Panduan Aplikasi Keterbukaan Informasi Publik (KIP)

Oleh Tim AirPutih (info@airputih.or.id)

Hak Cipta

Hak Cipta (c) 2014 dipegang oleh tim penulis, dan di publikasikan berdasarkan lisensi

Creative Commons Atribusi Non-Commercial, Share Alike:

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/

http://creativecommons.org

Anda bebas menyalin, menyebarluaskan, dan mengadaptasi tulisan ini dengan ketentuan

tulisan hasil adaptasi dari tulisan ini harus menyebutkan nama penulis ini dan

disebarluaskan dengan lisensi yang sama atau mirip dengan lisensi tulisan ini.

i

DAFTAR ISI

PANDUAN INSTALASI..................................................................................................1

Pendahuluan..................................................................................................................1

Kebutuhan Aplikasi..................................................................................................1

Instalasi Langkah demi Langkah..............................................................................1

PANDUAN BAGI PENGGUNA...................................................................................19

Pendahuluan................................................................................................................19

Panduan Bagi Administrator.......................................................................................20

Pengenalan Antarmuka Aplikasi............................................................................21

Mengelola Informasi Publik...................................................................................22

Mengelola Permohonan Informasi.........................................................................25

Mengelola Profil.....................................................................................................27

Mengelola Profil Lengkap......................................................................................28

Mengelola Permohonan Akun................................................................................29

Panduan Bagi Pengunjung Situs.................................................................................30

Panduan Bagi Pemohon Informasi..............................................................................31

ii

Panduan Instalasi

PANDUAN INSTALASI

APLIKASI KIP

Pendahuluan

Kebutuhan Aplikasi

Sebelum menginstal aplikasi KIP ini, download master aplikasi KIP “kip-master.zip”

dan ekstrak di harddisk.

Instalasi Langkah demi Langkah

Instalasi di cpanel

1. Login ke http://(domainanda)/cpanel

1

Panduan Instalasi

2. Setelah login klik menu/icon Subdomains untuk membuat subdomain sendiri

3. Create subdomain baru misalnya kip, untuk “Document Root” tambahkan /public

sehingga menjadi /public_html/kip/public, dan klik “Create”

2

Panduan Instalasi

4. Setelah berhasil membuat subdomain, kembali ke “Home”, klik menu “File

Manager”

5. Pilih document root for: website utama

3

Panduan Instalasi

6. Setelah masuk file manager, klik upload, dan pilih kip-master.zip yang sudah di

download sebelumnya

7. Centang sesuai pada gambar sehingga angka permissionnya menjadi 755, kemudian

klik “Choose File” untuk mengambil file dari harddisk.

4

Panduan Instalasi

Setelah selesai, klik kanan “kip-master.zip” kemudian pilih “Extract”

8. Klik “Extract File(s)”

5

Panduan Instalasi

9. Selesai extract, hasilnya sebagai berikut

10. Kembali ke tab Home cpanel untuk membuat database, klik menu/icon “MySQL

Database”

6

Panduan Instalasi

11. Masukkan nama database kemudian klik “Create Database” misalnya databasenya

“kip”

12. Setelah berhasil create database, tambahkan MySQL users pada bagian bawah tabel

7

Panduan Instalasi

13. Klik add pada bagian “Add User To Database” untuk user kip dan database kip

14. Kemudian centang “ALL PRIVILEGES” dan klik “Make Changes”

8

Panduan Instalasi

15. Kembali ke Home cpanel, klik menu/icon “phpMyAdmin”

16. Klik database kip, kemudian klik “Import”

9

Panduan Instalasi

17. Klik “Choose File” untuk browse file “kip.sql” hasil ekstrak “kip-master.zip” di

harddisk

10

Panduan Instalasi

18. Pilih file “kip.sql” dan klik open

11

Panduan Instalasi

19. Klik “Go” untuk memulai proses import

20. Jika berhasil akan tampil seperti berikut

12

Panduan Instalasi

21. Kemudia ke tab “File Manager” ketik “public_html/kip/app/config” pada bagian

serach dan klik “Go”, kemudian klik kanan “database.php” dan pilih “Code edit”

22. Kemudian muncul popup konfirmasi, klik “Edit”

13

Panduan Instalasi

23. Edit konfigurasi mysql database mulai baris ke 57, sesuaikan nama database,

username dan password database

24. Kemudian klik “Save Changes” di pojok kanan atas, kemudian klik “Close” untuk

menutup editor

25. Buka di tab baru ketik http://kip.(domainanda)/

14

Panduan Instalasi

26. Konfigurasi username dan password admin, klik login pada link di kanan atas.

Masukkan email dan password default; email: “admin@kip.local” dan password:

“123456” kemudian klik “Login”

27. Setelah berhasil login, ubah email dan password default, klik link “Profile”

15

Panduan Instalasi

Note : Jika email dan password default tidak diganti, aplikasi akan dengan mudah

dimasukin oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab, efeknya website bisa

dihack, deface dan paling berbahaya bisa ditanami virus/malware.

28. Konfigurasi website, klik menu “Setting”, ubah preferensi, logo, alamat sesuai

dengan profil instansi.

16

Panduan Instalasi

29. Konfigurasi email server yang digunakan untuk mengirimkan notifikasi, sesuaikan

dengan email server yang dipakai, kemudian klik “Save”.

17

Panduan Instalasi

18

Panduan Penggunaan

PANDUAN BAGI PENGGUNA

APLIKASI KIP

PendahuluanAplikasi Keterbukaan Informasi Publik (KIP) mengenal 3 (tiga) jenis pengguna:

• Administrator. Pengguna jenis ini memiliki hak untuk mengelola aplikasi KIP

secara penuh, diantaranya yaitu :

• mengelola informasi publik

• mengelola akun-akun pemohon informasi publik

• mengelola berita

Bisa disebut juga sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

• Pemohon Informasi. Pengguna jenis ini hanya memiliki hak untuk melihat dan

mengajukan permohonan informasi publik.

• Pengunjung Situs (anonymous). Pengguna ini merupakan masyarakat umum

yang tidak terdaftar di sistem aplikasi KIP. Memiliki hak untuk melihat

informasi publik.

19

Panduan Penggunaan

Panduan Bagi AdministratorPada tahap instalasi point ke 26 sampai 29 adalah tahap awal yang harus dilakukan

terlebih dahulu oleh administrator setelah menginstal aplikai KIP. Bagi admnistrator

maupun pemohon informasi harus login terlebih dahulu sebelum masuk ke menu yang

ada pada dasbor.

1. Klik menu login

2. Pada halaman Login, isikan alamat email dan kata sandi anda seperti gambar di

bawah ini dan klik tombol Login.

20

Panduan Penggunaan

3. Selanjutnya akan muncul menu dasbor yang akan dilihat oleh administrator atau

PPID

Pengenalan Antarmuka Aplikasi

Sebelum mulai lebih rinci, ada baiknya kita mengenal antarmuka aplikasi KIP dilihat

dari sudut pandang seorang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Gambar diatas adalah dasbor yang akan dilihat oleh administrator :

1. Informasi : memuat tentang pengkategorian informasi yaitu informasi berkala,

sertamerta dan setiap saat yang harus diinputkan oleh admin.

2. Request : memuat tentang daftar permintaan dari pemohon informasi yang

harus dikelola (disetujui atau ditolak) oleh admin.

3. Page : halaman untuk menambahkan berita

4. User : memuat data pengguna aplikasi (admin dan peminta informasi)

5. Setting : untuk mengkonfigurasi website

21

Panduan Penggunaan

Mengelola Informasi Publik

Informasi Berkala

Informasi berkala adalah informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara

berkala. Termasuk didalamnya :

1. Informasi yang berkaitan dengan badan publikasikan

2. Kegiatan dan kinerja badan publikasikan

3. Laporan keuangan badan publik, dan

4. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan

Untuk mengelola halaman informasi berkala ini, pilihlah menu “informasi” dari menu

utama di dasbor kemudian pilih “add information”

Pada “kategory” pilih kategori “berkala”, kemudian “title” dituliskan judul berita,

sedangkan “deskription” tulis deskripsi berita berkala yang akan dituliskan, selanjutnya

klik “browse” untuk mengungggah file kategori berita berkala. Jika sudah klik submit”.

22

Panduan Penggunaan

Informasi Setiap Saat

Informasi setiap saat adalah informasi yang wajib tersedia setiap saat. Termasuk

didalamnya :

1. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasannya, tidak

termasuk informasi yang dikecualikan;

2. Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya;

3. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;

4. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan

badan publik;

5. Perjanjian antara badan publik dengan pihak ketiga;

6. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat badan publik dalam

pertemuan yang terbuka untuk umum;

7. prosedur kerja anggota badan publik yang berkaitan dengan pelayanan

masyarakat; dan

8. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik.

23

Panduan Penggunaan

Untuk mengelola halaman informasi setiap saat ini hampir sama dengan waktu

menambahkan informasi berkala, pertama klik “add information”.

Pada “kategory” pilih kategori “Setiap Saat”, kemudian “title” dituliskan judul berita,

sedangkan “deskription” tulis deskripsi berita setiap saat yang akan dituliskan,

selanjutnya klik “browse” untuk mengungggah file kategori berita setiap saat. Jika

sudah klik submit”.

Informasi Serta Merta

Informasi serta merta adalah informasi yang wajib diumumkan serta merta. Termasuk di

dalamnya:

1. Informasi yang mengancam hajat hidup orang banyak;

2. Mengganggu ketertiban umum.

Untuk mengelola halaman informasi serta merta ini hampir sama dengan waktu

menambahkan informasi berkala, pertama klik “add information”.

Pada “kategory” pilih kategori “serta merta”, kemudian “title” dituliskan judul berita,

sedangkan “deskription” tulis deskripsi berita setiap saat yang akan dituliskan,

selanjutnya klik “browse” untuk mengungggah file kategori berita setiap saat. Jika

sudah klik submit”.

24

Panduan Penggunaan

Mengelola Permohonan Informasi

Apabila ada masyarakat yang mengajukan permohonan informasi publik, maka

permohonan ini akan tampil di menu “request”seperti terlihat pada gambar berikut ini.

Ada permohonan yang belum disetujui dan masih berstatus “pending”, klik “view”

untuk melihat detail permohonan informasi sebelum disetujui. Jika Anda menyetujui

permintaan maka pilih “accept” tapi jika Anda menolak permintaan maka pilih

“reject”.

25

Panduan Penggunaan

Selanjutnya jika Anda “menolak” ataupun “menerima” permintaan, maka Anda harus

memberikan alasan kenapa Anda menerima atau menolak permintaan tersebut.

Kemudian klik “submit”, sistem akan mengirimkan surel (email) ke pemohon informasi

terkait persetujuan permintaan informasi yang sudah diminta.

26

Panduan Penggunaan

Detail Request atau daftar permintaan akan berubah yang awalnya status masih

“pending” akan berubah menjadi “accept” jika diterima dan “reject” jika ditolak.

Mengelola Profil

Agar suatu badan publik publik lebih dikenal masyarakat, ada baiknya disediakan

profile lembaga dan pejabatnya. Profil ini dapat diakses di menu utama “tentang”.

27

Panduan Penggunaan

Mengelola Profil Lengkap

Untuk mengelola halaman profile lembaga ini, pilihlah menu “page” dari menu utama

di dasbor kemudian pilih “add pages”

Anda bisa menuliskan tentang PPID, struktur PPID, visi dan misi, prosedur serta berita

umum lainnya yang berkaitan dengan Keterbukaan Informasi Publik. Pilih “Page” pilih

kategori “Tentang” kemudian di “Title” isikan judul semisal profil PPID, dan pada

“Description” tulis isi profil. Klik “Choose File” untuk mengunggah dokumen yang

berhubungan dengan profil, selanjutnya klik “Submit”.

28

Panduan Penggunaan

Mengelola Permohonan Akun

Masyarakat yang ingin mengajukan permohonan informasi diharuskan untuk

mendaftarkan diri (membuat akun) di aplikasi KIP. Akun yang dibuat dapat langsung

dipergunakan untuk mengajukan permohonan informasi, akan tetapi harus melalui

aktivasi ke email pemohon informasi.

Anda dapat melihat daftar akun aktif pemohon informasi di dasbor pada menu user.

Klik “view” untuk melihat data yang diajukan oleh pemohon informasi, anda juga bisa

menghapus akun dengan mengklik “delet” jika pemohon informasi profilenya tidak

sesuai dengan NIK KTP data yang diajukan.

29

Panduan Penggunaan

Panduan Bagi Pengunjung Situs

Masyarakat umum yang mengunjungi situs Keterbukaan Informasi Publik dapat melihat

dan meminta informasi publik yang telah diterbitkan.

Namun, apabila ingin mengajukan permohonan suatu informasi maka diharuskan

mendaftarkan dirinya terlebih dahulu ke sistem aplikasi KIP dengan mengisi formulir

pendaftaran yang telah tersedia.

Tautan ke formulir pendaftaran bisa ditemukan di menu “Login” di pojok kanan atas.

Setelah klik login, aplikasi akan menampilkan menu “Register” seperti dibawah. Isikan

data diri anda jika ingin mendaftar menjadi user, selanjutnya klik “Register”.

30

Panduan Penggunaan

Panduan Bagi Pemohon InformasiMasyarakat umum yang telah terdaftar di sistem aplikasi KIP dapat mengajukan

permohonan informasi di situs publik dengan terlebih dahulu harus “login” ke aplikasi.

Isikan email dan password selanjutnya klik “login”.

31

Panduan Penggunaan

Setelah login, pemohon informasi akan diarahkan ke dasbor.

Hal yang dapat dilakukan oleh pemohon informasi adalah:

1. Mengajukan permohonan informasi

2. Melihat daftar permohonan baik yang sudah disetujui ataupun yang belum

disetujui

3. Melihat profil atau biodatanya saat pendaftaran

4. Memperbaharui profilnya (kata sandi, nama lengkap, nomor hp dan alamat)

Untuk memperoleh informasi yang anda cari, anda dapat klik informasi pada menu

utama. Misalnya anda mau mencari data informasi tentang laporan keuangan tahun

2013. Anda dapat pilih halaman “Informasi” kemudian pilih “Berkala”.

Selanjutnya akan muncul halaman seperti dibawah ini, kemudian pilih klik langsung

pada beritanya.

32

Panduan Penggunaan

Langkah Selanjutnya yaitu klik “REQUEST”.

33

KLIK

Panduan Penggunaan

Sistem akan memunculkan Form Permohonan Informasi dan anda diminta untuk

mengisi formulir tersebut. Seperti tampilan di bawah ini ada kolom “Tujuan

Penggunaan” yaitu “Subjek Tujuan” dan “Uraian Tujuan Penggunaan”, kemudian

klik “Submit”.

Jika Request anda berhasil di submit, maka akan muncul halaman seperti dibawah ini

dengan Status Menunggu.

34

Panduan Penggunaan

Untuk melihat Request/Permintaan yang anda kirim, anda dapat klik “MY REQUEST”

pada menu utama. Sistem akan mengirimkan surat elektronik ke email anda, apakah

permintaan anda di terima atau di tolak. Jika permintaan anda di terima, maka akan

muncul perubahan status dari “Menunggu” menjadi “diterima”, selanjutnya anda bisa

download file atau informasi yang anda minta. Begitupula sebaliknya, jika permintaan

ditolak maka status “Menunggu” berubah menjadi “Ditolak”, dan anda dapat

mengetahui alasan kenapa permintaan informasi anda ditolak.

35

Panduan Penggunaan

36

AirPutih

Jl. Warga Raya No. 30 RT 003 RW 03

Kel. Pejaten Barat Kec. Pasar Minggu

Jakarta Selatan 12510

2014