paie et grh : des séances d’affectations… aussi pour le personnel...
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PAIE et GRH :des séances d’affectations…
aussi pour le personnel de soutienAtelier 231
Invitée : Mme Guylaine TremblayC.S. des Affluents
Animation : André Joly, Société GRICS
© Société GRICS 2007
Plan de la présentation
Courte présentation du moduleSÉANCES D’AFFECTATIONS :• Les types de séances• Les paramètres• Le tableau de bord• Les affichages• Le rapport sur la séance d’affectations
Expérience vécue à la C.S. des Affluents
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Les types de séances :• Séance basée sur les postes• Séance basée sur les employés• Séance basée sur les employés
avec postes restreintschoix parmi les postes vacantspossibilité de déplacerune personne moins anciennerang : ancienneté, expérience, scolarité, etc.
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• Séance basée sur les employésavec postes restreints
Nouvelles informations à la liste des employés sécurité d’emploi- regroupement des lieux de travail (50 km)- corps d’emploi d’origine
(hiérarchie classes d’emplois)- nombre d’heures garanties- employé à l’essai- statut
SÉANCES D’AFFECTATIONS
© Société GRICS 2007
• Séance basée sur les employésavec postes restreints
Filtres offrir les postes en fonctionde la personne qui choisit (clause)
SÉANCES D’AFFECTATIONS
statut
corps d’emploi d’origine
nombre d’heures garanties
ancienneté
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Les paramètres :• Informations sur la séance• Données proposées pour les affectations• Liste des employés
calcul de l’ancienneté à considérerdate à considérer pour la permanenceaffichage
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Les paramètres :• Liste des postes
comportement » postes choisis et relâchésaffichage
• Tableau des nombres de postesaffichage
• Tableau des numéros de postesaffichage
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Le tableau de bord :• Liste des employés
rang, situation, poste, ancienneté, etc.actions : choisit, passe, absent
• Liste des postesrang, situation, %, lieux de travail, etc.action : choisit
• Affectations à traiterproposées par le systèmeprovenance : employé, nouvelle, futur
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Les affichages :• Liste des employés• Liste des postes• Détail d’un poste• Tableau des nombres de postes• Tableau des numéros de postes
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SÉANCES D’AFFECTATIONS
Le rapport sur les séances d’affectations :• Minutes de la séance
Ressources humainesSyndicat
• Liste des mouvements de personnel pour chaque école
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Expérience vécue
Accompagnement :• Apprentissage de l’utilisation du module• Préparation des filtres• Simulation pour le syndicat, le personnel
de direction et le personnel impliquédans la tenue des séances
• Soutien constant lors des séances
Et maintenant, à Mme Tremblay…
PAIE et GRHPAIE et GRHdes sdes sééances dances d’’affectationsaffectations……aussi pour le personnel de soutienaussi pour le personnel de soutienparGuylaine Tremblay, directrice adjointeSecteur des relations du travail
I- Historique à laCommission scolaire des Affluents.
II- Préalables à la mise en place des séances d’affectations informatisées…
Gestion des postesVérification du plan d’effectifs de l’année couranteMise à jour du registre de postes(abolition et création de postes)Entrées des données reliées auxmises à pied temporairesEntrées des données reliées auxjumelages des postes à temps partielMise à jour des exigences particulièrespour chacun des postesPrévision des sessions d’examens en lien avec les exigences particulières reliées aux postes.
III- Préparation des séances d’affectations
Programmation des séances (filtres) en lien avec les dispositions de la convention collective
Séances reliées au processus de sécurité d’emploiSéances pour combler les postes vacants
• juin (secteur général)• août (adaptation scolaire)• janvier (secteur général)
Diffuser l’information en lien avec les séances dans le site Internet de la Commission, sur une affiche publiée dans les établissements et dans le bulletin d’information du Service au personnelIdentifier les personnes susceptibles d’être déplacées qui doivent être convoquées par écrit aux séances d’affectationsValider « le profil » des personnes salariéesdont les postes sont abolis(exigences du plan de classification et particulières)
III- Préparation des séances d’affectations
Demander aux personnes salariées,intéressées par le processus de mutation ou aux séances d’affectations remplaçant les affichages de postes vacants, de s’inscrire avant lesdites séances afin de pouvoir valider leur profil en lien avec les exigences du plan de classification et particulièresPrésentation du dossier et de l’échéancieraux directions d’établissement
III- Préparation des séances d’affectations
Préparer une rencontre d’information àl’intention du personnel de soutien afin de fournir les explications sur le fonctionnement des séancesRendre toute l’information disponible dans le site Internet de la Commission scolaire :
ÉchéancierListe d’anciennetéExplication du processusDescription de tâches des postes(horaire, supérieur immédiat, etc.)Exigences reliées au plan de classificationet exigences particulières.
III- Préparation des séances d’affectations
27 aoûtTechniciens en éducation spécialisée(liste de priorité, personnel temporaire).Adaptation scolaire
29 juinToutes (liste de priorité, personnel temporaire)Général
23 aoûtTechniciens en éducation spécialisée (postes vacants)Adaptation scolaire
16 aoûtPréposés aux élèves handicapésAdaptation scolaire
15 aoûtTechniciens en éducation spécialisée,techniciens-interprètes, techniciens en écriture brailleAdaptation scolaire
27 juinToutes (postes vacants)Général
18 juinTechniciens de travaux pratiques, appariteursGénéral
15 juinConcierges de nuit, techniciens en loisirs,surveillants d’élèves et soutien manuel de jourGénéral
14 juinPersonnel administratifGénéral
DateCatégorie/classe d’emploiSecteur
IV- Calendrier des séances d’affectations
… dès le débutFaites une présentationavant la tenue des séances.
V- Implication du Syndicat…
Plus de travail avant, moins de travail aprèsPlus efficace puisque tous les postes vacants sont comblés, et ce, avant la rentrée des élèvesLe nombre d’affichages de postes demeure marginal… quelques cas seulementConfirmation écrite de l’affectation remise sur place aux personnes salariées
VI- Les avantages…
À l’aide du rapport sur la séance d’affectations, il est possible, à la fin de chacune des séances, de transmettre les résultats d’affectations aux directions d’établissement par courrier électroniqueAprès quelques vérifications, les données reliées à chacune des séances sont transmises au secteur de la paie
VI- Les avantages…
En conclusion, quelques conseils…
Prévoir un nombre suffisant d’effectifs pour pouvoir mener à terme ce projetIdéalement, dégager une personne qui pourra coordonner le projetPrévoir la tenue de plusieurs séances un samedi au lieu de plusieurs soiréesPrévoir que les séances qui ont lieu en soirée débutent le plus tôt possible puisqu’elles peuvent être souvent très longues et même se terminer aux petites heures du matin
En conclusion, quelques conseils…
Prévoir des séances pour combler les postes vacants par catégorie de personnel (une séance pour le personnel de soutien manuel et une autre pour le personnel administratif)Ce qui reste à mettre en place…
Lien entre les exigences des posteset les profils des personnes salariéesRappel école pour les services de gardeSéance d’affectations pour les services de garde.
Pour plus d’informationPour plus d’information
Internet : www.grics.qc.caTéléphone : (514) 251-3730
Télécopieur : (514) 251-3920Courriel : [email protected]