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Procedimiento para la asignación de carga, destinos y rutas a transportistas

1.- Objetivo

Optimizar la utilización del servicio de transporte asignando cargas, destinos y rutas obteniendo el máximo aprovechamiento del servicio y vigilando que este se lleve a cabo con calidad. 2.- Ámbito de Aplicación Este procedimiento aplica a las Oficinas de Tráfico de nivel central y delegacional adscritas a las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento. 3.- Políticas 3.1 Las áreas de tráfico darán cumplimiento a las leyes, reglamentos y demás disposiciones en materia de transporte que dicte el gobierno federal, estatal y el Instituto. 3.2 Las áreas de tráfico aplicaran la normatividad para la asignación y control de la prestación del servicio de transporte que se realicen en las unidades almacenarías del IMSS, de acuerdo al presente procedimiento. 3.3 El responsable del almacén vigilará que se asignen los servicios de transporte de acuerdo a su destino, peso, monto, tipo de carga y calidad del servicio. 3.4 El área de Tráfico correspondiente proporcionará el servicio de transporte requerido de carga seca o refrigerada, de conformidad con las rutas e itinerarios preestablecidos, manteniendo comunicación constante con las áreas usuarias y en las mejores condiciones de oportunidad y calidad en el servicio. 3.5 El área de Tráfico será responsable de vigilar el cumplimiento en materia de control sanitario al momento del embarque de los bienes a transportar. 3.6 El área de Tráfico verificará que el vehículo que realizará el transporte cumpla con las características técnicas estipuladas en las bases y que garantice el traslado de los bienes en óptimas condiciones. 3.7 El área de trafico podrá utilizar vehículos que no cuenten con una unidad de refrigeración en casos especiales y por excepción, vigilando que los bienes se empaquen adecuadamente en thermos provistos de refrigerantes que garanticen la conservación de la temperatura.

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4.- Definiciones

Para efectos de este Procedimiento se entenderá por:

4.1 capacidad:- Número máximo de personas, mas peso del equipaje y paquetería, que un vehículo destinado al servicio de pasajeros puede transportar y para el cual fue diseñado por el fabricante o constructor.

4.2 carga refrigerada: Bienes que por razón de su naturaleza requieren ser transportados entre +2 y +8 ºC de temperatura y/o en vehículos que cuenten con un sistema de refrigeración, 4.3 carga seca: Bienes que por su naturaleza, son transportados en condiciones ambientales de temperatura.

4.4 carta porte, talón de embarque o factura: Es el título legal del contrato entre el remitente y la empresa, por su contenido se decidirán las cuestiones que se susciten con motivo del transporte de los insumos. Contiene las menciones que exige el código en la materia., Cabe aclarar que para los fines del presente procedimiento, los nombres, “carta porte”, “talón de embarque” o “factura”, se refieren al mismo documento con el que realiza los tramites de cobro el transportista por el servicio de traslado o arrastre. 4.5 C.T.V. : Control de Trafico de Vehículos 4.6 dimensiones: Alto, ancho y largo expresados en metros, de un vehículo en condiciones de operación, incluyendo la carga. 4.7 lista de empaque: Documento que ampara los artículos empacados y puestos en orden para ser transportados a las unidades almacenarias receptoras y que tienen los datos de identificación del destinatario, número de bultos, peso y volumen, en el cual se entrega al transportista. 4.8 peso: Fuerza que ejerce sobre la superficie terrestre un vehículo expresado en kilogramos. 4.9 remisión: Es el documento oficial mediante el cual las unidades almacenarias surten a otras unidades almacenarias y es la base para contabilizar las entradas y salidas de un almacén a otro. Invariablemente se deberá recabar sello de alta en el almacén receptor para que tengan validez 4.10 termograficador: Equipo (termograficador) que tiene la característica de registrar constantemente la temperatura en el sitio en que es colocado y que guarda en su memoria los valores correspondientes. Para los fines del Instituto es útil para conocer las condiciones de temperatura en que se transportaron los productos que requieren mantenerse en un

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rango controlado, desde su sitio de suministro hasta el sitio destinatario. 4.11 transportista:- Persona física o moral que preste servicio público o privado de auto-transporte de pasajeros, de turismo o de carga. 4.12 unidad almacenaria emisora: Almacén facultado para recibir, custodiar, controlar y suministrar; y al suministrar bienes de consumo a otra unidad almacenaria, se define como emisora. 4.13 unidad almacenaria receptora: Almacén facultado para recibir, custodiar, controlar y suministrar; y al recibir bienes de consumo de otra unidad almacenaria, se define como receptora.

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5. Procedimiento para la asignación de carga, destinos y rutas a transportistas

Responsable Actividad Documentos involucrados

Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional

5.1 Recibe de la Sección de Embarques las Listas de Empaque de los bienes a transportar, 1482-009-006 (reporte de carga) el cual contiene los destinos, fechas de solicitud, prioridades del embarque, tipos de bienes que se embarcaran (carga seca o refrigerada), volúmenes y peso aproximado.

Lista de Empaque. 1482-009-006

5.2 Revisa y ordena la Lista de Empaque

1482-009-006, para la asignación de rutas de acuerdo al tipo de bienes a embarcar

Lista de empaque. 1482-009-006

5.3 Determina si solicitará servicio local o foráneo; transportación terrestre, área o incluso, el servicio de paquetería.

5.4 Determina el tipo y capacidad de los vehículos que transportaran los bienes de consumo, dependiendo si se trata de carga seca o refrigerada

5.5 Consulta contratos (documento externo)

de prestación de servicios de transporte celebrados y directorio de líneas transportistas.

Contratos con los prestadores de Servicios. (documento externo)

5.6 Selecciona al transportista, y solicita el tipo y capacidad del vehículo requerido para transportar los bienes de consumo

5.7 Verifica la calidad del servicio del

transportista seleccionado y revisa que no cuente con reclamaciones.

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Si, cuenta con reclamaciones

5.8 Repite actividad 5.5 de este procedimiento

No, cuenta con reclamaciones

5.9 Asigna viaje y requisita la Hoja de Control de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 en original y 3 copias, en el que se indica la línea transportista, nombre del operador, tipo de vehículo, tonelaje, tipo de carga, destinos, No. de placas, No. de carta porte, talón de embarque o factura, (documentos externos) de las líneas transportistas.

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.). 1482-014-003 carta porte, talón de embarque o factura (documentos externos)

5.10 Entrega original y dos copias de la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.), 1482-014-003 así como, la Lista de Empaque 1482-009-006 y en el caso de transporte refrigerado, Hoja de Control de Temperatura, 1482-014-005 y su termograficador programado.

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.). 1482-014-003 Lista de Empaque 1482-009-006 Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005

Sección de embarques 5.11 Recibe del transportista la Hoja de Control de Vehículos (C. T. V.), 1482-014-003 Hoja de Control de Temperatura, 1482-014-005, (si es vehículo refrigerado) y Lista de Empaque 1482-009-006 y le indica que puede pasar a recibir los bienes a transportar

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.). 1482-014-003 Lista de Empaque 1482-009-006

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Remisión de almacén. (documento externo)

Unidad Almacenaria Embarques

5.12 Entrega la carga al transportista por destino y por unidad de presentación (cajas, piezas, frascos) de acuerdo a la remisión de almacén (documento externo) y supervisa su correcto acomodo en cajas, bultos o thermos para cumplir con el optimo aprovechamiento de la capacidad del vehiculo

5.13 Recaba la firma de recibido del

transportista en la Remisión de Almacén (documento externo)

Remisión de almacén. (documento externo)

Sección de embarques 5.14 Requisita la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003, y Lista de Empaque 1482-009-006 de acuerdo a la remisión de almacén (documento externo) y destinos entregados complementado con los datos de la cantidad de cajas, bultos o thermos, así como la hora en que se concluyó la carga, incluyendo la Hoja de Control de temperatura 1482-014-005, requisitada en su caso.

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Lista de Empaque 1482-009-006 Hoja de Control de Temperatura. 1482-014-005

5.15 Firma la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003, Lista de Empaque 1482-009-006 y en su caso la Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005 y entrega original y copias correspondientes al transportista para que continúe con los trámites de entrega de los productos, así mismo le entrega tres copias de la remisión de almacén (documento externo), para la entrega de los bienes en los destinos correspondientes.

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Lista de Empaque 1482-009-006 Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005 Remisión de almacén. (documento externo)

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Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional

5.16 Recibe del transportista los origínales de la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C.T.V.) 1482-014-003, Lista de Empaque 1482-009-006, y revisa documentos entregados.

5.17 Requisita en la Hoja de Control de

Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 lo correspondiente a los costos de tarifas, así mismo requisita la carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo) del transportista.

5.18 Entrega al transportista copia de la

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 firmada. así como el original y copias de la carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo), para la entrega de los bienes de consumo en los destinos correspondientes, recabando los sellos de recibido

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Lista de Empaque 1482-009-006 Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo)

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo)

5.19 Autoriza al transportista para que pueda salir de las instalaciones, anotando la hora de salida y entregándole copia de la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C.T.V.) 1482-014-003 para que la entregue en la caseta de vigilancia

Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003

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Unidad Almacenaria Receptora Unidad Almacenaria Receptora

5.20 Recibe del transportista la documentación (documentos externos) transportados y en su caso verifica temperatura de arribo y así mismo verifica que los datos del vehículo (Placas) corresponda a los asentados en la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C.T.V.) 1482-014-003.

NO ESTA DE ACUERDO

5.21 Recibe la carga, anota y describe las anomalías detectadas en el vehiculo así como, de los bienes de consumo en la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C.T.V.) 1482-014-003 y de la carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo), en presencia del transportista, firmando la reclamación correspondiente, así como en las copias de la Remisión del Almacén. (documento externo) Y Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005

SI ESTA DE ACUERDO

5.22 Recibe la carga y conserva copias de

la Remisión de Almacén, (documento externo) y de la Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 y de la carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo)

(documentos externos) Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C.T.V.) 1482-014-003 Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.). 1482-014-003 Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo) Remisión de almacén (documento externo) Hoja de Control de Temperatura. 1482-014-005 Remisión de almacén. (documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003. Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo)

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Área Almacenaría emisora Sección de embarques

5.23 Otorga sello, con nombre, matrícula y firma de conformidad de recibido en la copia de la Remisión de Almacén, (documento externo) y en la Hoja de control de trafico de vehículos (C.T.V.) 1482-014-003 y en la carta porte, talón de embarque o factura (documento externo), y requisita la Hoja de Control de Temperatura, 1482-014-005 si la carga es refrigerada.

5.24 Recibe del transportista copia de la

remisión de almacén, hoja de control de trafico de vehículos (C.T.V.) 1482-014-003, carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo), así como la hoja de control de temperatura 1482-014-005, si la carga es refrigerada

5.25 Verifica que la documentación haya

sido debidamente requisitaza con sello y firma de cada unidad receptora.

Documentación con inconsistencias 5.26 Solicita al responsable del área de

trafico central o delegacional volante aclaratorio 1482-021-006 por las diferencias o anomalías que se describen en la documentación entregada por el transportista para su análisis y aclaración correspondiente.

Remisión de almacén. (documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo) Hoja de Control de Temperatura. 1482-014-005 Remisión de almacén.(documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos (C. T. V.) 1482-014-003 Carta porte, talón de embarque o factura, (documento externo) Hoja de Control de Temperatura. 1482-014-005 Volante aclaratorio 1482-021-006

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Responsable del área de Trafico Central o Delegacional Área Almacenaría Emisora (Sección de Embarques) Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

5.27 Se enlaza con el Procedimiento para el tramite de pago a transportistas

Documentación correcta

5.28 Otorga sello de liberación de embarque y turna al Área de Trafico Central o Delegacional.

5.29 Se enlaza con el Procedimiento para

el tramite de pago a transportistas

Fin del Procedimiento

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7. Procedimiento para la asignación de carga, destinos y rutas a transportista

Codificación Título del documento Observaciones

1482-009-006 Lista de empaque Anexo 1

Contrato formalizado con los prestadores de servicio

Consulta, documento externo

1482-014-003 Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

Anexo 2

Carta porte, talón de embarque o factura, (documentos externos)

(documentos externos)

1482-014-005 Hoja de control de temperatura Anexo 3

Remisión de almacén (documento externo)

1482-021-006 Volante aclaratorio Anexo 4

de 4 Clave: 1482-003-011

ANEXO 1

Lista de empaque

de 4 Clave: 1482-003-011

148

2-0

09-0

06

de 4 Clave: 1482-003-011

Lista de empaque

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Dar a conocer a la Oficina de Tráfico en forma veraz y oportuna las

necesidades de cada uno del almacén, para efectuar el suministro de artículos a las diferentes unidades del sistema nacional de atención.

GENERADO POR: Responsable de embarques

Número Dato Anotar

1 Almacén de: El nombre del Almacén que remite.

2 No. de Guía / línea. El número de Guía y Razón Social de la línea transportista en caso de que el vehículo designado de servicio subrogado.

3 Destino. El destino ya sea servicio local o servicio foráneo.

4 Prioridad. La prioridad del servicio la cual determina su atención por parte de la Oficina de Tráfico.

5 Grupo de Almacenaje o Destino.

El grupo de suministro al destino que pertenece cada uno de los despachos o en caso de ser ruta (local) anotar cada una de las unidades receptoras.

6 Número de Despacho y / o Remisión.

Por cada despacho o Remisión asignado.

7 Número de bultos. Por cada Despacho o Remisión el número de bultos a enviar.

8 No. de piezas a granel. El número exacto por la cantidad de piezas sueltas.

9 Descripción. La descripción en forma específica de los artículos a enviar por cada uno de los despachos, en el caso de los artículos que requieran de refrigeración, se anotará los grados de temperatura a la que deberá de mantenerse para su debida conservación.

de 4 Clave: 1482-003-011

Número Dato Anotar

10

Volumen en metros cúbicos.

Los metros cúbicos por los artículos que representen volumen.

11 Peso Tonelada. El peso calculado por los artículos a enviarse.

12 Jefe de embarques Nombre y firma del responsable de embarques

13 Jefe del Departamento El nombre del Jefe del Departamento, el cual firmará la

Solicitud en caso de ser un suministro extraordinario.

14 Fecha de elaboración. La fecha de elaboración utilizando seis dígitos para el

día, mes y año.

de 4 Clave: 1482-003-011

ANEXO 2

Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

de 4 Clave: 1482-003-011

1482-014-003

de 4 Clave: 1482-003-011

Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Controlar en forma idónea la entrada y salida de los vehículos propios del

Instituto, así como los vehículos subrogados, los cuales se encargarán de transportar los diferentes artículos que se manejan en los Almacenes del IMSS.

GENERADO POR: Oficina de tráfico del almacén.

Número Dato Anotar

Sella hora de entrada.

1 Número. El número progresivo (folio) de cada uno de los Formatos de Control de Tráfico de Vehículos.

2 Línea o proveeduría La razón social del vehículo en el caso de que este sea subrogado o si el vehículo es oficial, anotar su procedencia.

3 Tipo. El tipo y capacidad de carga en el vehículo.

4 Placas. El número de placas correspondientes al vehículo que ingresará a las instalaciones del Instituto.

5 Nombre del chofer. El nombre completo con todo y apellidos del operador del vehículo.

6 Nombre del repartidor. El nombre completo con todo y apellidos del o los repartidores.

7 Para. Con una cruz el cuadro correspondiente al tipo de maniobras a realizar en los Almacenes.

8 No. de Talón.

El número de Guía de Porte de la línea transportista que presentará el servicio. |

9 No. de Licitación El número de Licitación Vigente, No. de Contrato y Dictamen.

10 Almacén. El número de lista de empaque del Almacén o Almacenes de origen y destino donde se realizará la maniobra de carga o descarga.

11 Toneladas. El tonelaje total por cada uno de los Almacenes asignados (Lista de Empaque).

12 Número de bultos El número total de bultos de cada uno de los Almacenes asignados (Lista de Empaque).

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13 Hora de recepción. La hora en que se recibe el vehículo para su carga o descarga por el o los Almacenes de origen.

14 Hora de salida. La hora en que se libera el vehículo del Almacén o Almacenes.

15 Firma del Responsable de recepción y/o embarques.

El nombre completo con todo y apellidos y firma del responsable del área de recepción y/o embarque o personal autorizado del Almacén o almacenes asignados.

16 Total. El total de toneladas y total de bultos, amparados en la lista de empaque de cada uno de los almacenes donde se efectuaron las maniobras.

17 Número de sobres. El total de sobres que le fueron entregados al operador para la recepción de los artículos.

18 Tonelaje real % cargado.

El tonelaje real, con el cual se cargo el vehículo, así como el porcentaje de su ocupación con relación a su capacidad de carga.

19 Destino. El destino o los destinos asignados al vehículo. 20 No.(s) de Despacho (s). El número o números de los despachos

correspondientes a los artículos para su transportación y entrega.

21 Del Almacén El Almacén remitente de acuerdo al número o números de Despachos.

22 Destino El o los destinos a los que serán trasladados los artículos (artículos entregados en su destino o documentos devueltos al Almacén.

23 Costos. Cuota Tonelada.- De acuerdo a las tarifas vigentes autorizadas de acuerdo a los costos de la Licitación del Transporte.

• Flete.- El importe del flete con relación al kilometraje que existe entre la unidad remitente y el destinatario.

• Maniobras.-El importe convenido por las maniobras efectuadas.

• Reparto.- Si se pagará el 25% del flete por reparto en el caso de que el transportista efectúe más de un reparto.

Importe total de fletes.- El correspondiente a la suma del flete (+) más el pago de maniobras, (+) más el pago por reparto.

24 Autorizaciones. Autorizaciones. 25 Fecha de Elaboración. Fecha de Elaboración. 26 Fecha de Salida. Fecha de Salida.

de 3 Clave: 1482-003-011

ANEXO 3

Hoja de control de temperatura

de 3 Clave: 1482-003-011

1482-014-005

de 3 Clave: 1482-003-011

Hoja de control de temperatura

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Comprobar que la temperatura de las vacunas siempre se conservo

durante su transito dentro de los rangos de temperatura normada, tiempos de arribo entre destino y destino, certificar a que temperatura se reciben las vacunas

GENERADO POR: Oficina de Tráfico

Número Dato Anotar

1 Transportista Razón social de la empresa transportadora y nombre completo del chofer

2 Tipo Vehículo refrigerado thermoking

3 Control de Trafico de Vehículos

Número de folio del C,T,V,

4 Placas Placas del vehículo

5,6 y 7 Fecha de salida, hora de Fecha y hora de la salida del vehículo del almacén

8/9 Fecha de liberación, hora de,

Fecha y hora de liberación del transportista

10 Liberación Si o no autoriza liberación

11 Destino(s) y/o ruta Anotar la delegación o delegaciones que se están enviando las vacunas.

12 Fecha Fecha en que la delegación recibe la vacuna

13 Hora Hora de recepción de las vacunas 14 Lugar Almacén delegacional que recibe las vacunas 15 Lectura de temperatura Anotar la temperatura a la que se reciben las

vacunas 16 Responsable, nombre y

firma Nombre completo y firma de quien recibe las vacunas en el almacén delegacional

17

Vo.Bo. Delegación

Visto bueno del Titular del Almacén delegacional o empleado facultado

de 3 Clave: 1482-003-011

ANEXO 4

Volante aclaratorio

de 3 Clave: 1482-003-011

1482-021-006

de 3 Clave: 1482-003-011

Volante aclaratorio

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Verificar que el transportista contratado haya entregado correctamente los

bienes de consumo, en cantidad y buen estado. Documentar diferencia de recepción de más y de menos, así como los bienes recibidos en las estado, y en su caso fincar las responsabilidades al transportista para pago del importe de los bienes más el 6% de gastos administrativos.

GENERADO POR: Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional.

Número Dato Anotar

1 Talón N° Número o folio de la Carta Porte

2 Línea transportista Nombre o razón social de la línea transportista que presta el servicio.

3 Día Día

4 Mes Mes

5 Año Año

6 Control Tráfico Vehicular C.T.V.

Número o folio de la Hoja de Control de Tráfico de Vehículos

7 Transporto artículos de Nombre de la Unidad Almacenaria emisora del embarque

8

A la Delegación de

Nombre de la Unidad Almacenaria receptora de los artículos

9 Texto Descripción de la incidencia, diferencias o anomalía reportada por la Unidad Almacenaria receptora

10 Nombre

Nombre y firma del Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

11

Fecha

Fecha en que se turna el volante aclaratorio para su análisis e investigación

12 Resultado o conclusiones

Descripción del resultado del análisis e investigación y acciones a seguir

13

Jefe de Embarques

Nombre y firma del responsable de la Sección de Embarques

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