GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

PROF. : MARCO ANTÔNIO COGHI

GP – 19Goiânia – GOESUP / FGV

EMPRESA P3TI PROJETO

Portfólio, Programas e Projetos de Transportes

IntegradosTransFormar

A P3TI é uma empresa de projetos, especializada

em Logística e Mobilidade Urbana, que ganhou

uma concessão para explorar o Veículo Leve sobre

Trilhos, projeto TransFormar, durante 20 anos, na

cidade de Goiânia – GO.

EQUIPE DE GESTORES DA P3TI

Bruno Raoní Vilela Ribeiro

Larissa Arantes Miszura

Fabrício Ribas Kruel Yuri Rodrigues Braz

• O objetivo deste trabalho é desenvolver o

plano de gerenciamento das aquisições.

Este plano tem por objetivo descrever como

o processo de aquisições será:

• Planejado;

• Executado;

• Controlado.

ITEM 5Objetivo do Trabalho

ITEM 6EAP

Completa

Critérios1. Capacidade da equipe

Somos uma empresa focada em executar projetos e, como gerenciamos vários contratos simultaneamente, faz-se necessária a terceirização de partes do projetos.

2. Necessidade de fornecimento especializado

Como atuamos em várias frentes de trabalhos distintas (VLT, Estradas, Portos, Etc), precisamos contratar especialistas em cada negócio que atuamos ou pretendemos atuar.

ITEM 7Critérios ‘Make or Buy’

3. Restrições de Prazo

Devido à necessidade de viabilizar o projeto através de seu ROI, é necessário a contratação de empresas especializadas que executem o trabalho mais rápido que a nossa equipe.

4. Restrições de custo

Devido ao alto custo de vários recursos, muitos pacotes de trabalho são terceirizados, pois ficaria inviável a contratação e aquisição de todas as pessoas e equipamentos.

5. Core Business

Por sermos uma empresa focada em geração financeira de novos negócios (através da execução de projetos), não executamos atividades relacionadas à operação de negócios que exigem especialistas.

ITEM 7

6. Compartilhamento de riscos

Como lidamos com atividades, muitas vezes extremamente onerosas e que exigem grandes financiamentos, se faz necessário reduzir os riscos de não entrega de um projeto, visando a sobrevivência da empresa, caso haja oscilações financeiras decorrente de projetos.

7. Abrangência da área de atuação

Pacotes de trabalhos que podem ser feitos por um único fornecedor, mas em vários projetos, ajudam nossa empresa a controlar os contratos, minimizando o esforço de gestão de aquisições (menos fornecedores) e melhorando o custo de contratação (compartilha equipamentos, materiais e pessoas).

ITEM 7

8. Trabalho especializado

Pacotes de trabalho que podem ser executados por poucos fornecedores, especializados no assunto, e que demandam um alto grau de complexidade em sua execução.

9. Aprovação Governamental

Pacotes de trabalham que exigem liberação do governo, o que torna mais eficiente a contratação de um despachante especializado que já está acostumado à realização de trabalhos com os órgãos governamentais envolvidos.

10. Transferência de tecnologia

Itens componentes do projeto que façam parte do planejamento estratégico da empresa, em termos de expansão e diversificação de suas atividades, para garantir sua sobrevivência a longo prazo.

ITEM 7

ITEM 8Mapa das Aquisições

ITEM 9WBS Revisada

ITEM 10Registro de Riscos

ITEM 10

ITEM 10

Categoria na RBS

Id Risco Identificado TipoData de Registro

Qualitativo Probabilidade

PQualitativo de Impacto

I Semáforo

F=> Taxas de câmbio

1O valor dos VLTs cotados em US$ podem sofrer aumento caso haja demora no fechamento da compra

Am 06/ago/12 Provável 0,7 Pequena 0,10 0,07

W=> Mudanças na tecnologia

2Caso a especificação dos trilhos não seja compatível com o VLT será necessário a substituição dos trilhos

Am 06/ago/12 Improvável 0,3 Média 0,20 0,06

D=> Perda de potencial

3Se a quantidade de passageiros por vagão for menor que 200 pessoas o valor cobrado pela passagem ficará muito alto.

Am 06/ago/12 Média 0,5 Grande 0,40 0,2

K=> Riscos do mercado

4Se as empresas de transporte coletivos praticarem dumping de preços afetará o ROI do negócio.

Am 06/ago/12 Rara 0,1 Muito Grande 0,80 0,08

X=> Performance

5Se a quantidade de pontos de parada for estratégicamente posicionada pode-se ter uma resução de até 50% no tempo da viagem

Op 06/ago/12 Quase Certa 0,9 Média 0,20 0,18

ITEM 10

IdV.M.E. antes da resposta

[R$]Resposta

V.M.E. depois da resposta

[R$]

Sinal de alerta

Proprietário Ação a tomar

1 R$ 800.000,00 Mitigar R$ 280.000,00 Cotação do Dolar acima do projetado

Analista de Compras

Agilizar o processo de aquisição dos VLTs.

2 R$ 300.000,00 Tranferir R$ 105.000,00

Fornecedores evitarem formação de consorcio

Engenheiro Chefe

Verificar as possíveis combinações de VLTs e trilhos compatíveis incluindo visitas a outros locais

3 R$ 5.000.000,00 Eliminar R$ 1.750.000,00 Capacidade dos VLTs dos fornecedores

Engenheiro Mecânico

Exigir na RFP a capacitade de passageiros como um critério eliminatório.

4 R$ 600.000,00 Aceitar R$ 600.000,00 Preços praticados no mercado

Analista de Marketing Estratégico

Reservar uma verba extra para promoções e descontos. Implantação de um plano de fidelização.

5 R$ 2.000.000,00 Provocar R$ 2.700.000,00 Pontos identificados

Urbanista

Estudar os pontos de maior concentração de pessoas para aproveirtar melhor as paradas de passageiros

ITEM 11Critérios Eliminatórios

Pelo menos 5 atestados de capacidade técnica;

Não ter o nome inscrito nos órgãos de proteção

ao crédito;

Não ter o nome inscrito na dívida ativa;

Ter tido lucro, demonstrado pelo balanço, nos

últimos 5 anos;

Ser certificada em ISO 9000 e ISO 14000.

ITEM 12Critérios Classificatórios

Preço;

Prazo;

Referências Técnicas;

Equipe Técnica;

Estratégia de Execução;

Confiabilidade;

Capacidade Financeira;

Agilidade e Flexibilidade;

Capacidade de Gerenciamento.

ITENS 13 e 14Declaração de Trabalho

Optamos por divulgar os critérios de avaliação essenciais para o projeto. Desta forma, temos mais transparência e qualidade, além de não corrermos o risco do fornecedor não prever o desenvolvimento de determinado aspecto da proposta.

* Visualize a Declaração de Trabalho nos próximos slides.

ITENS 13 e 14

ITENS 13 e 14

ITENS 13 e 14

ITEM 15Sistema de Pontuação

ITEM 15

ITEM 15

ITEM 15

• Pacote(s) de trabalho – Documento:

Motivo.

1.1.1 – RFP: O estudo de viabilidade é um processo

cujo resultado varia de acordo com a metodologia de

trabalho do fornecedor. A empresa irá especificar as suas

necessidades de forma técnica e, ao lançar a RFP, espera

que os fornecedores façam propostas diferenciadas,

permitindo uma escolha assertiva de acordo com os

critérios adotados para a seleção do fornecedor.

ITEM 16Documentos Adotados

1.3.2 – RFQ: A infraestrutura necessária inclui apenas

itens amplamente conhecidos, tais como aterramento e

eletricidade. Tais itens são passíveis de serem especificados

com precisão, não sendo necessária uma proposta,

outrossim, apenas uma cotação.

1.3.3 e 1.3.4 – RFP: Os pacotes “Trilhos” e “Veículos”

estão intimamente ligados e será solicitado aos

fornecedores uma proposta que tenha ambos os itens como

escopo, pois entende-se que a tecnologia do veículo

restringe o tipo do trilho, e é mais seguro contratar um

fornecedor único para atender esta demanda.

ITEM 16

1.3.5 – RFP: A empresa tem uma necessidade de

divulgação, mas espera que, solicitando uma proposta, os

fornecedores da área de publicidade façam propostas que

associem as necessidades básicas de divulgação à

estratégias de novos formatos de publicidade.

1.4.1 – RFQ: Assume-se que a fiscalização de iniciativas

deste tipo é padronizada pelo governo e que não há muito

diferencial a ser associado. Será feita uma cotação com os

possíveis fornecedores.

ITEM 16

O método adotado para o envio dos convites será eletrônico, devido à facilidade, flexibilidade e

confiabilidade.

Entretanto, antes do envio das propostas, será exigido um termo de confidencialidade para mitigar o risco do

fornecedor, que irá receber o convite, não utilizar as informações para obter vantagens indevidas. Tal termo

deverá ser enviado fisicamente, assinado e com reconhecimento de firma.

As propostas também deverão ter sua versão final enviadas fisicamente; assinadas e com reconhecimento de

firma.

ITEM 17Métodos de Envio

Contrato Formal: Será feito contrato formal, pois visamos garantir que os altos investimentos feitos na aquisição dos VLTs sejam resguardados de interpretações titubeantes. Com isso, nossa empresa terá um instrumento jurídico que possibilitará que qualquer dúvida seja dirimida nas instâncias judiciais competentes.

Espécie do contrato: A espécie de contrato utilizada nesta situação será a de compra e venda devido ao fato de termos um produto envolvido: os VLTs. Referente ao funcionamento dos VLTs, será feito um outro contrato, para colocá-los em funcionamento, que será tratado através de um consórcio.

ITENS 18, 19 e 20Contrato / Espécie do Contrato

ITENS 18, 19 e 20Tipo do Contrato

Tipo do Contrato: O tipo de contrato a ser utilizado

nesta situação será Preço Fixo com Remuneração de

Incentivo. Isto se dá pelo fato do foco do pacote de

trabalho ser a aquisição dos VLTs e este ter que ser

entregue em uma data específica, pois assim o caminho

crítico do projeto não será comprometido.

ITEM 21Tipo de Concorrência

Fluxo com o passo a passo

Comprometimento do contrato por ambas as partes;

Cumprimento das cláusulas contratuais pela Contratada;

Relatórios de status do cronograma de execução;

Auditoria de qualidade e segurança;

Medição/Controle da qualidade;

Avaliação contínua do fornecedor;

Acompanhamento de milestones.

ITEM 22Atitudes e Fiscalização

ITEM 23Relatórios Administrar Aquisições

ITEM 24Administração do ContratoFluxo com o passo a passo

ITEM 25Encerramento do ContratoFluxo com o passo a passo

1. Introdução;2. Método de gerenciamento de aquisições;3. Considerações sobre as aquisições;4. Acompanhamento dos pedidos;5. Critérios de decisão;6. Tipos de contrato a serem utilizados;7. Gerenciamento de contratos;8. Gerenciamento de fornecedores;9. Métricas de desempenho para atividades de

aquisições.

ITEM 26PGA