p b /j untuk

PANDUAN PENYEDIA BARANG/JASA UNTUK PROSES KONTRAK

(CONTRACT MANAGEMENT)

User_Guide_18September2021 Version: 1.0

© 2021 GEP

PANDUAN PENYEDIA BARANG/JASA UNTUK

PROSES KONTRAK


Design Attributes

Application Name SMART by GEP

Status FINAL

Document Attributes

Created By GEP Created On 18 September 2021

Last Updated By GEP Last Updated On 18 September 2021

Revision Control

Version Date Author Changes Made

1.0 18 September 2021 GEP -



User_Guide_18September2021 Version: 1.0

© 2021 GEP

Daftar Isi

Chapter 1: Pendahuluan ___________________________________________________________________________________ 1

Chapter 2: Gambaran Umum ______________________________________________________________________________ 2

Chapter 3: Menggunakan Dokumen Kontrak ________________________________________________________________ 3

3.1 Catatan dan Lampiran ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3.2 Meng-export Kontrak -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

3.3 Tanda Tangan Supplier ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7



User_Guide_18September2021 Version: 1.0 Page 1 of 10

© 2021 GEP

Chapter 1: Pendahuluan

Manajemen Kontrak (Contract Management) SMART by GEP memungkinkan Anda sebagai Penyedia Barang/Jasa

untuk meninjau kontrak melalui satu tempat penyimpanan yang terpusat. Kemampuan terintegrasi (end-to-end)

dapat menyederhanakan proses penandatanganan kontrak, persetujuan, negosiasi, dan manajemen Kontrak.

Panduan berikut akan membantu Anda untuk menavigasi dan memanfaatkan berbagai fitur dan kemampuan pada

aplikasi secara efektif.




© 2021 GEP

Chapter 2: Gambaran Umum

Setelah login, halaman utama Workspace akan tampil sebagai berikut:

Pada Workspace, Anda dapat melihat dokumen Kontrak yang ada di bagian Tasks atau bagian Manage.

Di bawah bagian Tasks, dokumen dikategorikan dan ditampilkan sesuai dengan tindakan yang perlu Anda lakukan.

Sebagai contoh, Anda akan melihat dokumen yang perlu ditandatangani pada menu Action Pending.

Pada bagian Manage, dokumen disusun menurut jenis dokumen. Klik Contracts untuk melihat seluruh dokumen

Kontrak dan klik dokumen Kontrak yang perlu dikelola.

Anda juga dapat mencari dokumen kontrak menggunakan fitur pencarian di halaman beranda Workspace.




© 2021 GEP

Chapter 3: Menggunakan Dokumen Kontrak

Sebagai Penyedia Barang/Jasa, Anda dapat melihat progres Kontrak. Sebagai contoh, Anda dapat melihat apakah

kontrak telah terkirim untuk ditanda tangan Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan. Anda tidak memiliki akses

untuk melihat kontrak dalam status Draft dan Draft Amendment. Anda dapat Menandatangani kontrak hanya ketika

kontrak telah ditujukan untuk Anda, oleh tim Pengandaan Barang/Jasa Perusahaan.

3.1 Catatan dan Lampiran

Anda dapat mengunggah softcopy dokumen kontrak dan dokumen tambahan untuk kontrak. Anda juga dapat

menambahkan catatan dan link eksternal.

Pengunggahan semua dokumen yang relevan baik sebagai dokumen hasil scan atau sebagai lampiran individual,

termasuk:

Formulir Pendaftaran Proses Internal

Lampiran

Catatan dan Link eksternal

Dokumen lain yang berkaitan dengan kontrak yang mungkin diperlukan

Untuk mengunggah dokumen:

1) Klik “File Upload”, pilih dokumen, pilih dan klik “Open” untuk mengunggah dokumen.

ATAU

Drag and drop dokumen.




© 2021 GEP

Anda dapat memilih dokumen yang diperlukan dan mengklik ikon Download Selected untuk mengunduh

dokumen yang dipilih. Anda juga dapat mengunduh banyak dokumen secara bersamaan, dengan memilih beberapa

dokumen dan mengklik ikon Download Selected , semua dokumen akan terunduh sebagai file zip.

Jika Anda ingin menghapus dokumen, pilih dokumen yang ingin Anda hapus lalu klik ikon Delete . Setelah

menghapus dokumen, sistem akan meminta konfirmasi, pilih Yes untuk menghapus dokumen yang dipilih atau

pilih No untuk membatalkan penghapusan dokumen.

Untuk menambahkan Catatan, klik Notes, pada saat pop-up muncul, masukkan nama dan deskripsi untuk catatan

lalu klik Save.




© 2021 GEP

Demikian pula, untuk menambahkan link eksternal, klik External Link, masukkan nama dan URL untuk tautan

eksternal lalu klik Save.

3.2 Meng-export Kontrak

Anda dapat mengunduh kontrak secara keseluruhan. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Menggunakan Dokumen

Kontrak atau Anda dapat juga mengunduh detail kontrak, contractual language, lampiran atau line item dalam format

Word atau PDF.

Lakukan langkah-langkah berikut untuk meng-export kontrak:

1) Dari halaman Workspace, klik Manage, dan di bawah menu Contracts, klik nama kontrak.

2) Klik Export dari menu Actions. Pop-up berikut akan muncul:




© 2021 GEP

3) Pilih dokumen yang diperlukan dan klik Export. Pesan berikut akan muncul.

Dokumen akan diunduh dalam format zip di folder Downloads Anda. Klik file zip untuk melihat detail dalam

lampiran.

4) Untuk melihat detail dokumen yang diunduh, klik View Log




© 2021 GEP

3.3 Tanda Tangan Supplier

Anda dapat menandatangani Kontrak sesuai dengan mode yang dipilih oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa

Perusahaan.

Setelah tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan mengklik Send for Supplier Signature, kontrak akan tersedia

untuk Anda dengan status “Supplier Signature Pending”. Anda akan menerima email untuk menandatangani kontrak.

Setelah Anda membuka kontrak, klik Sign Contract untuk menerima kontrak atau Reject untuk menolak kontrak.

Setelah Anda mengklik Sign Contract, Anda harus mengunduh kontrak, menandatanganinya, lalu mengunggahnya

setelah Anda tandatangani. Setelah berhasil diunggah, kontrak telah ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa.




© 2021 GEP

Klik tombol Sign Contract di kanan bawah layar.

Pop-up untuk mengunduh dokumen akan muncul. Klik Download untuk mendapatkan kontrak dalam format PDF.




© 2021 GEP

Setelah mengunduh, Penyedia Barang/Jasa akan diarahkan ke pop-up untuk mengunggah kontrak yang telah

ditandatangani dalam format PDF. Setelah mengunggah, kontrak akan diperbarui ke status "Supplier Signed”.




© 2021 GEP

Tentang SMART by GEP

GEP membantu perusahaan global beroperasi dengan lebih efisien dan efektif, mendapatkan keunggulan

kompetitif, meningkatkan profitabilitas, dan memaksimalkan nilai bisnis dan pemegang saham.

Pemikiran segar, produk inovatif, domain dan keahlian subjek yang tak tertandingi, serta orang-orang yang cerdas

dan bersemangat – beginilah cara GEP menciptakan dan memberikan solusi bisnis terpadu dengan skala,

kekuatan, dan efektivitas yang belum pernah ada sebelumnya.

Dengan 14 kantor dan pusat operasi di Eropa, Asia, dan Amerika, Clark, GEP yang berbasis di New Jersey membantu

perusahaan di seluruh dunia mewujudkan tujuan strategis, operasional, dan keuangan mereka.

Baru-baru ini dinobatkan sebagai Best Supplier di EPIC Procurement Excellence Awards, GEP sering dihormati

sebagai inovator dan penyedia perangkat lunak pengadaan source-to-pay terkemuka oleh analis industri dan

teknologi terkemuka, seperti Forrester, Gartner, Spend Matters, Paystream, dan Ardent Partners. GEP juga

mendapatkan penghargaan tertinggi dalam konsultasi dan layanan terkelola dari firma riset, asosiasi profesional,

dan jurnal industri terkemuka, termasuk Everest Group pada PEAK Matrices of Procurement Services Providers dan

Supply Chain Services Providers; NelsonHall pada NEAT Matrix of Global Procurement BPO Service Providers; HfS

dalam Laporan Cetak Biru Procurement-as-a-Service; dan ALM Intelligence dalam Vanguard Reports tentang

Konsultasi Pengadaan dan Konsultasi Supply Chain.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang rangkaian lengkap layanan strategis dan terkelola kami, silakan kunjungi

www.gep.com . Untuk informasi lebih lanjut tentang SMART by GEP, platform source-to-pay terpadu cloud-native

kami, silakan kunjungi www.smartbygep.com .

http://www.gep.com/

http://www.smartbygep.com/

p b /j untuk

Documents