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3 eXetesis
Gestire tutte le informazioni,
in entrata e in uscita.
Exetesis si propone come partner aziendale per la gestione delle informazioni in entrata e in uscita, proponendo una serie di servizi mirati a snellire le procedure di acquisizione, archiviazione, consultazione e smistamento.
Il document management si sta sempre di più
configurando come la leva per promuovere
l’innovazione e spingere verso l’efficienza
organizzativa e la competitività.
All’aumentare dei flussi di dati, corrisponde una
sempre più pressante esigenza da parte delle aziende
di impiegare risorse per la gestione documentale.
Gli investimenti in termini di formazione, hardware
e software richiedono alle aziende uno sforzo
potenzialmente stressante in termini economici e di
sviluppo. L’outsourcing si inserisce come soluzione
privilegiata, permettendo all’azienda di concentrarsi
sul proprio core business e ottenendo, con minor
spreco possibile, tutti i vantaggi di una funzionale
gestione delle informazioni.
I vantaggi per l’azienda sono:
•Esternalizzazionedegli sforzi per l’acquisizione e
l’organizzazione delle informazioni.
•Maggiorcontrollosulciclodivitadeidocumenti.
•Istantaneità delle operazioni di ricerca e
consultazione.
•Drastica riduzione degli errori e delle omissioni
nello smistamento.
•Possibilitàdidematerializzaregliarchivi,liberandosi
di costi ed ingombri importanti.
•In generale, acquisizione di un modus operandi
più produttivo, che riduce i costi interni e aumenta
la competitività esterna.
La strategia di Exetesis consiste nel coniugare l’automatizzazione delle procedure con la ricerca di soluzioni personalizzate.
Questo approccio è reso possibile da due fattori:
• Flessibilità e personalizzazione dei diversi stadi
di lavorazione, che permettono di ottimizzare i
risultati sia sui grandi volumi che al servizio delle
piccole imprese.
•Capacitàdigestionedituttiglistadi,dall’acquisizione
allo smistamento tramite postalizzazione, che
permettono all’azienda di avere un unico partner
per risolvere tutte le problematiche correlate al
flusso di informazioni.
Innovazione e Document ManagementOutsourcing di valore come strategia per la competitività
Mission
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Vision
Outsourcing come valore aggiunto
Exetesis progetta e gestisce un pacchetto di servizi che si adatta prontamente alle esigenze del cliente, anche quando queste cambiano velocemente.
L’esperienza maturata permette alla nostra azienda
di interpretare i cambiamenti globali e di rispondere
immediatamente, adeguando la propria offerta.
Sappiamo che più velocemente si raggiunge un
obiettivo,maggiori saranno i vantaggi. Per questo
motivo, nell’attuare le soluzioni proposte, Exetesis
segue il cliente step by step, al fine di rendere
indolore e rapido il passaggio al nuovo approccio di
automatizzazione elettronica dell’intera gestione del
flusso documentale, sia in entrata che in uscita.
In base al singolo caso, Exetesis è in grado di dedicare
soluzioni scalabili, che tengano presente le esigenze
più immediate e le prospettive future. L’obiettivo è
quello di garantire supporto dinamico, vera energia
per le aziende che vogliono disfarsi delle attività per
loro improduttive e concentrarsi sui comparti più
competitivi.
Non esistono clienti grandi o piccoli. Il nostro punto di forza è nella capacità di proporre soluzioni su misura, qualunque siano la qualità e la quantità dei dati da trattare.
Una guida al nuovo approccio di automatizzazione
dei processi documentali
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Servizi
L’offerta nel dettaglioDall’acquisizione allo smistamento, ottimizziamo l’intero processo di gestione dell’informazione.
Exetesis propone l’outsourcing in un’ottica di completa integrazione dei servizi connessi alla gestione documentale, che permette di affrontare i grandi numeri, senza trascurare i dettagli.
Le infrastrutture di Exetesis sono in grado di assorbire
grandi quantità di documenti e di rendere disponibile
in tempi brevi l’archivio indicizzato, anche sostitutivo.
Il doppio trattamento dei dati, automatico e manuale,
e la personalizzazione delle chiavi di ricerca e dei livelli
di protezione, fanno del servizio di archiviazione uno
strumento sicuro ed efficiente al 100%.
Altrettanto efficace è il passaggio inverso, da file a
cartaceo. Grazie ai propri impianti di stampa digitale,
Exetesis è in grado di stampare e postalizzare ingenti
flussi, venendo incontro alle esigenze di una vasta
tipologia di clienti, dalle grandi società finanziarie,
agli enti pubblici.
FLUSSO DATI INPUTDocumenticartaceidafonte
attiva o passiva, anche compilati manualmente
SCANSIONEAcquisizione delle immagini
INDICIZZAZIONE
ARCHIVIO
POSTALIZZAZIONE
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Pubblicazione su Web
Permigliorare l’efficienzadegliarchivi,Exetesispropone il servizio di pubblicazione su Web. I vantaggi:•L’archivioèconsultabilecontemporaneamenteda più operatori.• I dati sonoprotetti e gli accessi consentiti inconformità ai livelli di sicurezza impostati per i singoli operatori.• Il motore di ricerca a più chiavi garantiscel’accesso rapido alle informazioni.
Normalizzazione Anagrafica
La provenienza dei dati contenuti negli indirizzari, spesso disomogenea, e i possibili errori di compilazione, possono rendere inefficiente una percentuale più o meno variabile del database anagrafico di un’azienda.
Grazie al motore di normalizzazione messo a punto da Exetesis, è possibile ricavare informazioni omogenee, rispondenti alle condizioni tecniche per gli invii di posta massiva. come previsto dal Decreto Ministeriale 12 maggio 2006 delMinisterodelleComunicazioni.
I dati, ripuliti e ottimizzati a seconda della destinazione d’uso, permettono di evitare gli invii a vuoto e. grazie all’ordinamento stradale e per numeri civici, di eliminare sprechi di tempo e risorse da parte dei responsabili del recapito.
Archiviazione ottica e Conservazione sostitutiva
L’archiviazione ottica ha lo scopo di informatizzare il processo di conservazione e consultazione della documentazione aziendale.
L’acquisizione dei dati avviene tramite scansione, che può essere effettuata dal cliente con la strumentazione messa a disposizione da Exetesis. In alternativa, Exetesis provvede alla scansione presso la propria sede operativa, con macchine in grado di elaborare grosse quantità di documenti.
Le immagini, acquisite ad alta risoluzione, subiscono poi il processo di indicizzazione.Il metodo proposto da Exetesis prevede il controllo a tre livelli delle informazioni estratte:
•Ilprimolivelloèautomaticoevienesvoltodalsoftware. Basato sulla tecnologia OCR/ICR/OMR, ilsistemaconsentediestrapolare idaticon tempi sensibilmente inferiori ai tradizionali processi di acquisizione.•Il secondo livello è manuale e integra le
informazioni estratte con quelle eventualmente tralasciate.•Il terzo livello, infine, viene effettuato
da personale specializzato che valida le informazioni e ne garantisce la rispondenza rispetto all’originale.
La meticolosità dei passaggi garantisce la massima fruibilità e precisione dei dati.
I vantaggi, oltre alla completa e immediata disponibilità delle informazioni, sono:•Nessun investimento in infrastrutture, risorse
umane e formazione.•Integrazioneconisistemigestionaliaziendali.
In caso di archiviazione sostituiva, oltre a garantire la conservazione delle immagini in conformità alle normative in materia, Exetesis può provvedere alla dematerializzazione o, in alternativa, all’archiviazione fisica della documentazione trattata.
Data Entry
IlserviziodiDataEntryvieneoffertoalloscopodi informatizzare grandi e piccole quantità di dati in tempi ridotti. Consente di digitalizzare e indicizzare testi,compilare database o raccogliere informazioni dalle fonti più diverse e ridurle ad un unico formato,adesempioXML.
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Stampa e postalizzazione
Enti, pubbliche amministrazioni, istituti finanziari e assicurativi sono fra i clienti del servizio di postalizzazione.Exetesisprovvedeall’inoltroutilizzandotutteletariffepropostedaPosteItaliane:postamassiva,prioritaria,raccomandata, target, etc., oppure utilizzando altri carrier. La flessibilità del modello produttivo non impone al cliente alcun limite minimo o massimo e garantisce:•Tracciabilitàdegliinvii.•Gestioneintempieccezionalmentebrevidiqualunquevolumedidocumenti.•Gestionedeidativariabili.•Personalizzazionesupporti(cartaebuste).•Stampafullcolor.
Il sistema permette, oltre all’invio per posta, di incanalare i flussi documentali anche tramite:•E.Mail•Fax•SMS
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Outsourcing modulare, gestione globale.Ogni servizio risponde ad una specifica esigenza e, insieme, forniscono la soluzione integrata al business del cliente.
Servizi
FAX
NORMALIZZAZIONEANAGRAFICA
Processoautomaticodinormalizzazionedell’anagrafica aziendale per la posta massiva
SMS
E.MAIL
FLUSSO DATI
CLIENTE
POSTALIZZAZIONE
CREAZIONE DOCUMENTI
SMISTAMENTOInvio delle informazioni
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INPUTAcquisizione dell’immagine a
mezzo scansione
DIGITALIZZAZIONEProcessoautomaticodiriconoscimento
testuale ed estrazione dei dati sensibili tramite tecnologiaICR/OCR/OMR
CONTROLLO E DATA ENTRYControllodeidatiestratti,normalizzazionee
data entry degli eventuali omissis
INDICIZZAZIONEOrganizzazione dei dati e indicizzazione rispetto ai criteri di ricerca concordati
ESPORTAZIONECreazionedell’archiviosusupportoottico,
CDoDVD
CONSULTAZIONERicercainarchivioedestrazione
delle informazioni utili
ALTRE FONTIAvvisi di ricevimento, certificazioni,
bollettini, contratti, verbali di infrazione, pratiche di qualunque tipo, anche
compilate manualmente.
PUBBLICAZIONE WEBCreazionedell’archiviosuweb,perconsultazioneinmodalitàASP
ARCHIVIAZIONE SOSTITUVACreazionedell’archivioconicertificatiperla
validazione legale a fini giudiziari e fiscali
FATTURE PASSIVE
FATTURE ATTIVE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
10 eXetesis
La tradizione SanguinettiLa storia del documento, dal primato della carta a quello dell’informatica, sempre al passo con i tempi.
Background
La tipografia Sanguinetti nasce nel 1845, inaugurando la tradizione tecnologica del gruppo.
Dal primo impianto a bobina fino alla rivoluzione
informatica, il gruppo Sanguinetti non ha mai smesso
di aggiornarsi e di proporre servizi avanzati.
In quest’ottica di continua innovazione, nel 2003
nasce Exetesis, allo scopo di gestire le nuove
tecnologie al servizio del document management.
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1845
1960
1980
2000In Italia, lo Stato sancisce la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi con la loro riproduzione su supporto ottico.
2003
Introduzione nell’ordinamento nazionale del sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale strumento di validazione legale dei documenti conservati su supporto ottico. L’archiviazione sostitutiva diventa un’alternativa sicura.
2002
NascelatipografiaSanguinetti
Sanguinetti adotta la stampa a bobina
NasceExetesisperfornirealleaziendeeallapubblica amministrazione gli strumenti per usufruire dei vantaggi dell’archiviazione ottica e della gestione documentale.
Sanguinetti brevetta il modulo continuo per la stampa dei moduli fiscali 740
Time Line
Dalla carta al fileNel 2003 nasce Exetesis, realtà del gruppo Sanguinetti per gestire le nuove tecnologie in linea con le direttive in materia di conservazione sostituiva.
2008 NasceHighDoc,ilconsorziochemoltiplicalepotenzialità dei servizi Exetesis.
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Exetesis e HiDocIl consorzio nato dalla sinergia di otto aziende specializzate nella gestione dell’informazione e della comunicazione
Partnerships
HighDoc è l’alleanza che moltiplica le potenzialità dei servizi Exetesis. Grazie al perfetto coordinamento delle strutture e degli impianti produttivi, HighDoc rendepossibile, in qualunque momento, lo smistamento e la gestione di ingenti volumi di dati.
Nato nel 2008, il consorzio HiDoc accomuna
otto aziende con una solida realtà professionale,
all’avanguardia nello sviluppo e realizzazione di
progetti per la gestione documentale.
L’obiettivo del consorzio è moltiplicare le capacità
produttive delle singole aziende, in una sinergia di
metodi e infrastrutture capace di assorbire carichi
di qualunque portata.
I numeri del consorzio garantiscono per le sue
potenzialità:
•Fatturatoglobale15milioni.
•150Collaboratori.
•Sititotali6.
• Impianti di stampa con una capacità totale di
2400paginealminuto,
•80milionididocumentitrattatiinunanno.
•CertificazioneISO9001-2000sulserviziodiPosta
Ibridaapartiredaluglio2007.
Sanguinetti Group si posiziona con decisione sul mercato dei servizi
di stampa digitale in outsourcing, offrendo un insieme di soluzioni
che consentono alle aziende di ottimizzare il flusso informativo
senzadoverricorrereacostosiinvestimentiintecnologiaeknow-
how specifico, ricorrendo ad una struttura altamente specializzata
in servizi di stampa digitale, imbustamento, postalizzazione ed
archiviazione ottica.
Koinè Srl è un’azienda specializzata nella gestione della stampa
e dell’invio di corrispondenza transazionale (fatture, avvisi
di pagamento, bollettini C/C ecc.) ed informativa (circolari,
invii di depliant e brochure ecc.). L’approccio Web-Based
contraddistingue la gamma di servizi offerti da Koinè.
Media Srl è editore ufficiale di Confesercenti e Cna a livello
nazionaleedioltre120associazioniterritorialichefannopartedi
Confartigianato,Coldiretti,CiaeConfindustria.Offreunagamma
completa di servizi per la gestione di periodici, dall’impaginazione,
alla fotocomposizione alla stampa digitale fino ad arrivare alla
cellophanatura e all’invio postale degli stessi.
CompedSpaèunaaziendaspecializzatanel softwaredi firma
digitale, archiviazione ottica sostitutiva e spedizione dei documenti
multi-carrier.È stata laprimasocietàa renderedisponibile sul
mercato una linea completa di applicazioni conformi ai requisiti
della legge italiana.
MontelupoDigitaloffreuninsiemedisoluzionicheconsentono
alle aziende il controllo completo del flusso informativo, dai
servizi di stampa digitale, imbustamento e postalizzazione,
all’archiviazione ottica.
Grafica 4 è in grado di gestire tutte le attività legate alla stampa
digitale e tipografica.
DigitalTeamSrlsvolgeservizidioutsourcingrelativiallagestione
della documentazione dalla digitalizzazione computerizzata alla
manualistica, alla gestione degli archivi,
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