~o[ución áe Secretaría (jenera[gyoOOg -201D-:MI:N.Jl:M

Lima, "1 5 FEB. 2010Visto, el Memorando N° 034-2010-0GA-SG/MINAM del 27 de enero de 2010 de la Oficina

General de Administración y el Informe N° 004-2010-MINAM-OGA-LOG del 18 de enero de 2010 dela Unidad Operativa Funcional de Logistica, sobre propuesta de Directiva "Normas y Procedimientospara la Toma de Inventario Fisico de Bienes del Ministerio del Ambiente";

CONSIDERANDO:

Que, el articulo 121° del Reglamento de la Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacionalde Bienes Estatales establece que el Inventario es el procedimiento que consiste en verificarfisicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinadafecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registrocontable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones quecorrespondan; además, señala que bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General deAdministración o la que haga sus veces, se efectuará un inventario anual en todas las entidades, con

~~ fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación, y deberá ser40- "'i\ remitido a la SBN entre los meses de enero y marzo de cada año. La InformaCióndeberá remitirse ati;> ~ ~ ",' través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMil, la que será acompañada del Informe-[11 <e.c:..~ c: ¡;¡¡;j Final de Inventario y del Acta de ConciliaCión,~ 1. :oG«;"

11t>¡NJ;.-' Que, la OfiCina General de Administración remite la propuesta de Directiva "Normas yProcedimientos para la Toma de Inventario Flsico de Bienes del Ministerio del Ambiente" que tienecomo objetivo establecer los lineamientos y desarrollar el procedimiento para la verificación de laexistencia fisica y estado de conservación de los bienes muebles del Ministerio del Ambiente al 31 dediciembre de cada año fiscal;

Que, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el articulo 20° de la Resolución deSuperintendencia de Bienes Nacionales N" 039-98-SBN en cuanto a la elaboración del InventarioFisico de los bienes muebles que detenten las entidades del sector público, resulta necesario aprobarla propuesta de Directiva antes señalada, y emitir el acto correspondiente;

Con el visado de la Oficina General de Administración y Oficina de Asesoria Juridica;

De conformidad con lo dispuesto Decreto Legislativo W 1013, Ley de Creación, Organizacióny Funciones del Ministerio del Ambiente y el Reglamento de Organización y Funciones del Ministeriodel Ambiente aprobado por Decreto Supremo N° 007-2008-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1°._Aprobar la Directiva N" 001-2010-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para laToma de Inventario Flsico de Bienes del Ministerio del Ambiente", cuyo Anexo forma parte de lapresente Resolución.

Artículo 2°._ Encargar a la Responsable del Portal de Transparencia la publicación de lapresente Resolución en la página web del Ministerio del Ambiente, www.minam.gob.pe.

L

Artículo 3°._ Notificar la presente Resolución a la Oficina General de Administración, a laOficina de Asesoría Jurídíca y al Órgano de Control Institucional.

Regístrese y comuníquese.

DIRECTIVA No. 001.2010.MINAM/SG"NORMAS y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FíSICO DE BIENES

DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE"

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y desarrollar el procedimiento para la verificación de laexistencia física y estado de conservación de los bienes muebles del Ministerio delAmbiente al 31 de diciembre de cada año fiscal, de manera que se mejore laadministración de los mismos y llevar un registro de bienes actualizados y conciliadoscon las áreas correspondientes.

11 FINALIDAD

2.1 Establecer los procedimientos a seguir para la ejecución de la Toma deInventario Fisico de los bienes muebles al cierre de cada año fiscal.

2.2 Definir los niveles de responsabilidad en la realización de la Toma de InventarioFísico de los bienes muebles de la sede central y oficinas periféricas ubicadas enLima - Callao y a nivel nacional.

2.3 Difundir las acciones preventivas a seguir por parte de los usuarios de bienesmuebles, para que contribuyan adecuadamente en la correcta ejecución de latoma de inventario físico valorizado.

2.4 Obtener información exacta y veraz referida a la descripción de los bienespatrimoniales del MINAM como son marca, modelo, tipo, serie, color,dimensiones, estado de conservación, uso, dominio, ubicación, condición, otros.

2.5 Mantener la Información actualizada mediante su registro en el SIMI, de acuerdoa las normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

\ 2.6 Presentación del Informe Final y resultado del Inventario Físico de BienesMuebles Patrimoniales a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales,dentro del plazo previsto en la normatividad vigente.

111 BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú.3.2 Ley W 29151, "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales".3.3 Decreto Supremo W 007-2008-VIVIENDA, "Reglamento de la Ley W 29151, Ley

General del Sistema Nacional de Bienes Estatales".3.4 Resolución de Contraloría 458-2008-CG, que aprobó la "Guia Para la

Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado".3.5 Decreto de Urgencia W 071-2001, declara de interés nacional el saneamiento de

la propiedad estatal.3.6 Resolución N° 039-98/SBN, de fecha 24.03.98, que aprueba el "Reglamento

para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado".3.7 Resolución de Contraloría 320-2006-CG, que aprobó "Las Normas de Control

Interno para el Sector Publico".

Directiva N° 001 -20IO-MINAMlSG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

3.8 Resolución de Contra loría 094-2009-CG, que aprobó la Directíva N° 002-2009/CG/CA "Ejercicio de Control Preventivo por la Contraloria General de laRepública y los Órganos de Control Institucional.

3.9 Resolución Ministerial N° 126-2007-VIVIENDA, Reglamento Nacional deTasaciones del Perú.

3.10 Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la ContraloríaGeneral de la República.

3.11 Ley N° 28708 "Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad".3.12 Resolución N° 158-97-SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicación, y sus modificatorias.3.13 Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema de

Abastecimiento.3.14 Resolución Jefatural N° 335-90-INAPIDNA, Manual de Administración de

Almacenes para el Sector Público Nacional.3.15 Resolución de Contaduría N° 067-97 -EF-93.01 "Compendio de Normatividad

Contable" - Instructivo N° 2: Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijoe Infraestructura Pública".

3.16 Resolución Directoral N° 001-2009-EF/93.01 "Aprueban el uso obligatorio delPlan Contable Gubernamental 2009" y Resolución N° 042-2009-EF/94, quefaculta que dicho plan podrá ser usado a partir del 1 de enero del 2010.

IV ALCANCE

La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos losórganos y unidades orgánicas del Ministerio del Ambiente.

RESPONSABILIDAD

Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva, la Oficina General deAdministración, la Unidad Operativa Funcional de Logística y el Encargado de ControlPatrimonial del MINAM.

La Dirección de la Oficina General de Administración: a través del Control Patrimoniales la responsable de la administración de los bienes muebles del MINAM con lassiguientes funciones:

a) Administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el patrimonio mobiliario delMINAM. .

b) Aprobar el alta, la baja y la disposición final de los bienes muebles de propiedaddel MINAM. .

c) Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales el inventario patrimonial delos bienes muebles del MINAM.

d) Realizar las demás funciones propias de su dirección.

VI DEFINICIONES

Inventario Físico General.- Corresponde el inventario de los bienes del Activo Fijo,Bienes No Depreciables y de Existencias Físicas de Almacén.

Bienes Patrímoníales.- Conjunto de elementos materiales adquiridos por la entidadpública para la ejecución de las funciones asignadas, el logró de sus objetivos yalcance de sus metas. Estos se caracterizan porque se pueden verificar, contar, medir,

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Directiva N° 001 -2010-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

pesar, y cualquier otra unidad de mensura. Se clasifican por su naturaleza en muebles,inmuebles, semovientes y cultivos permanentes y por su valor, en activos fijos, bienesno depreciables y equipo auxiliar.

Respecto a los bienes muebles, dentro del marco de la presente Directivasuscribiremos nuestro concepto de bienes patrimoniales a todos aquellos tipos debienes descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y en losfascículos respectivos.

VII DISPOSICIONES GENERALES

7.1 Para efectos de la presente Directiva, se entiende que son bienes muebles losdescritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, así como todosaquellos bienes que sin estarlo, son susceptibles de ser incorporados como talesal patrimonío del MINAM.

7.2 Es deber de los funcionarios, trabajadores y el personal que se encuentreprestando servicios, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, quetengan asignado y/o en uso bajo su responsabilidad un bien mueble del MINAM,brindar el apoyo necesario para el cumplimiento de la presente directiva.

7.3 El Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniaies permitirá verificar yconstatar in situ la existencia física o real de los bienes adquirídos al cierre decada año fiscal por toda fuente de financiamiento, de los recibidos y/o otorgadosen calidad de transferencias y donaciones, los que hayan sido objeto dedecomisos administrativos; recuperación o reposición, fabricación u otros actossimilares, así como apreciar su estado de conservación o deterioro y lascondiciones de seguridad en que se encuentran.

7.4 La programación del inventario físico de bíenes muebles es de cargo yresponsabilidad exclusiva de la Unidad Operativa Funcional de Logística a través

'. del encargado de Control Patrimonial del Ministerio del Ambiente, la misma quepropondrá ante la Oficina General de Administración, en forma anual, ladesignación de la respectiva Comisión de Inventario Físico de Bienes MueblesPatrimoniales, para su aprobación. La programación del inventario físico debienes muebles deberá realizarse teniendo en cuenta que el inicio del mismodebe darse durante el último trimestre de cada año, para tal efecto elaborará elPlan de trabajo para la Toma de Inventario Físico de los bienes mueblespatrimoniales del MINAM, el cuai será remitido a la Oficina General deAdministración para su aprobación.

7.5 El proceso de inventario se iniciará con la instalación de la Comisión deInventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales, mediante Acta de iniciosuscrita por todos sus miembros - Anexo A.

7.6 La Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales presentará elCronograma de Actividades para la realización del Inventario Patrimonialdetallado para la ejecución del Plan de Trabajo probado por la Oficina Generalde Administración. El Cronograma deberá tener la conformidad y autorización dela Oficina General de Administración.

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Directiva ND 001 -2010-M1NAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

7.7 La Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales formulará ycomunicará cada año las instrucciones, plazos y forma en que deberá dellevarse a cabo el Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales a la OficinaGeneral de Administración del MINAM, al personal de la Institución, de laempresa y/o personas naturales que se designen o contraten para ellevantamiento del Inventario fisico de bienes muebles.

7.8 Los Directores y/o Jefes designarán a un representante responsable en calidadde Coordinador, quien deberá brindar a la Comisión de Inventario Fisico deBienes Muebles Patrimoniales y al personal inventariador, el apoyo que lessoliciten, y estar presente durante todo el proceso de Toma de Inventario Físicode los bienes muebles de su respectiva área, a fin de apoyarlos en la ubicación eidentificación de los mismos. Asimismo, atenderán con carácter de obligatorio losrequerimientos de información documentaria, reportes e informes que le seansolicitados por la Comisión de Inventario Físico de Bienes MueblesPatrimoniales.

7.9 Los Directores y/o Jefes no otorgarán vacaciones, ni permisos a quienes sehayan designado como Coordinadores para participar en la Toma del InventarioFísíco, bajo responsabilidad, salvo aquellos que cuenten con descanso médicodebidamente acreditado ante la Unidad Operatíva Funcional de RecursosHumanos. Asimismo, para efectos de la designación de la comisión y personalinventariador, se considerarán los plazos que correspondan a los descansosfísícos del personal contratado bajo la modalidad de CASo

7.10 Durante el proceso de levantamiento de la Toma del Inventario Fisico de losBienes Muebles se suspenderá la entrega, cambios y movimiento de los bienespatrimoniales; salvo casos de excepción debidamente dispuestos y autorizadospor la Unidad Operativa Funcional de Logística. La omisión a esta disposiciónserá de responsabilidad solidaria de quién ordena la movilización del bíen y delusuario que permite dicho movimiento sin cumplir con las normas establecidas.

7.11 Los funcionarios, trabajadores y/o personal que se encuentre prestando serviciosbajo cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral están en la obligación,bajo responsabilidad de proporcionar en forma inmediata a la Comisión deInventario Fisico de Bienes Muebles Patrimoniales, la información que ésta lesolicite, así como de mostrar todos los bienes asignados en uso, inclusiveaquellos que por medida de seguridad pudieran encontrarse guardado bajo llave.En caso de incumplimiento, la Comisión de Inventario Fisico de Bienes MueblesPatrimoniales, deberá informar de inmediato al Director de la Oficina General deAdministración para la acción necesaria correspondiente, ya que cualquierretraso en lo programado, afectará la normal ejecución del cronograma deTrabajo aprobado.

7.12 Los bienes, que se encuentren fuera de la entidad (comisión de servicio), enproceso de reparación o mantenimiento, serán incluidos en el proceso deinventario, debiendo el usuario a cargo de tales bienes, proporcionar eldocumento que acredite su salida, el mismo que deberá estar debidamentevisado por las oficinas competentes, el cual se anexará al Acta de InventarioFísico de Bienes Muebles y a la carpeta patrimonial individual. La omisión a estadisposición se considerará como un intento de sustracción de los bienes noinformados, sometiéndose al funcionario y/o servidor, cualquiera sea su nivel

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Directiva N" 001 -20JO-M/NAMlSG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

jerárquico o condición laboral, a las acciones administrativas que le fueranaplicables conforme a la normatividad vigente.

7.13 Respecto a los bienes de uso común o colectivo que forman parte del activodentro del órgano o unidad orgánica, éstos deberán estar a nombre del servidordesignado por el Jefe del área, lo cual deberá ser consignado en el Cuadro deAsignación de Bienes.

7.14 El Inventario de Bienes Muebles Patrimoniales, deberá realizarse medianteverificación fisica, colocando etiquetas conteniendo el código de la SBN ydenominación del bien.

7.15 Las sedes inventariadas deben informar sobre los vehículos, máquinas, equiposy mobiliario, que se hallan en calidad de excedentes y sobrantes para suredistribución.

7.16 Las sedes inventariadas deben informar sobre los vehículos, máquinas, equiposy mobiliario que se hallan en calidad de faltantes.

VIII

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7.17 La Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales, el personaldel equipo de inventariadores y los Coordinadores, deberán dedicarse a tiempocompleto al proceso de la Toma del Inventario Fisico de los bienes mueblesdurante la realización del mismo.

7.18 La actualización de los valores de los bienes muebles al 31 de Diciembre decada año fiscal se efectuará de acuerdo a las normas establecidas por laDirección Nacional de Contabilidad Pública, que a la fecha se encuentrenvigentes.

COMISiÓN DE INVENTARIO FíSICO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES

8.1 La realización de la Toma de Inventario Físíco de los Bienes MueblesPatrimoniales estará a cargo de la "Comisión de Inventario Físico de BienesMuebles Patrimoniales" integrada por:

• Un representante de la Oficina General de Administración quien la presidirá .• Un representante de la Unidad Operativa Funcional de Contabilidad .• Un representante de la Unidad Operativa Funcional de Logística .• Un representante del Órgano de Control Institucional como veedor.

8.2 El responsable de la Unidad Operativa Funcional de Logística y el encargadodel Control Patrimonial propondrá a la Oficina General de Administración, laconformación de la Comisión de Inventario Físico de Bienes MueblesPatrimoniales.

8.3 La Unidad Operativa Funcional de Logística a través del encargado de controlpatrimonial, dará apoyo técnico, documentario y otros a la Comisión deInventario Físico de Bíenes Muebles Patrimoniales, para el cumplimiento de susfunciones.

8.4 La Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales, fonmulará ycomunicará las instrucciones, plazos y forma en que se realizará el Inventario

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Directiva N° 00/ -20JO-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

Físico de Bienes Muebles Patrímoniales a la Oficina General de Admínistracióndel MINAM, al personal de la Institución, de la empresa y/o personas naturalesque se designen o contraten para el levantamiento del inventario físico de bienesmuebles.

8.5 La Comisión de Inventario Fisico de Bienes Muebles Patrimoniales se ceñirá alPlan de Trabajo aprobado por la Oficina General de Administración y alCronograma de Actividades para la realización del Inventario Patrimonial queelaborará, el cual previamente deberá ser aprobado por la Oficina General deAdministración. El referido Cronograma incluirá el Presupuesto de Gastos de lamencionada Comisión.

8.6 El equipo inventaríador estará conformado por personal permanente y/ocontratado para dichos efectos, según el "Plan de Trabajo" aprobado por laOficina General de Administración, dichos inventariadores estarán supervisadospor la Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales, así comopor el área funcional de Control Patrimonial y/o personal contratado para tal fin.

IX DEL INVENTARIO

FASE DEL PLANEAMIENTO DEL INVENTARIO:

9.1 Aprobación del Plan de Trabajo para la Toma del Inventario Físíco de BíenesMuebles Patrimoniales al 31 de diciembre del año fiscal de propiedad delMinisterio del Ambiente, la cual será elaborada por la Unidad OperativaFuncional de Logistica - Control Patrimonial y aprobada por la Oficina Generalde Administración.

9.2 Aprobación de la Comisión de Inventario Físico de Bienes MueblesPatrimoniales.

9.3 Instalación de la Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales.

9.4 Elaboración del Cronograma de Ejecución del Inventario Físico de BienesPatrimoniales al 31 de diciembre del año fiscal.

9.5 Conformación de equipos de inventariadores, supervisores, digitadores,programación y la conciliación contable.

9.6 Elaboración de la relación de material a emplearse.

9.7 Hacer de conocimiento por escrito a todas las oficinas así como a las entidadesprivadas y estatales y otras dependencias donde se tiene bienes del MINAMpara la realización de los inventarios de bienes patrimoniales al 31 de diciembredel año fiscal; para que se otorguen las facilidades del caso a los inventariadoresy en la entrega de la información, teniendo en consideración lo estipulado endisposiciones generales de la presente directiva.

9.8 El MINAM, podrá contratar los servicios profesionales de empresasespecializadas para realizar la Toma del Inventario Patrimonial, para ello sedeberá llevar a cabo el respectivo proceso de selección de acuerdo a lanormatividad vigente.

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Directiva N° 001 -2010-MINAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de Irrventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

9.9 La supervlslon y coordinación de la toma del inventario patrimonial estará acargo de Control Patrimonial, y la aprobación y conformidad del servicio estarádado por Control Patrimonial, la Unidad Operativa Funcional de Logística,Unidad Operativa Funcional de Contabilidad, y la Oficina General deAdministración, según sea el caso, cada uno dentro de su competencia.

9.10 La Comisión de Inventario y los equipos inventariadores cumplirán con eldesarrollo, verificación y supervisión de la toma de inventario, dentro de losplazos y niveles de responsabilidad previstos en el plan trabajo.

9.11 Son condiciones previas a la Toma del Inventario Físico las siguientes:a) El Principio de Orden en todos los ambientes del MINAM debe mantenerse

permanentemente.b) Preparar para la toma de inventario:

1. Preparar la documentación necesaria para la Toma de Inventario.2. Suspender la recepción de pedidos por un periodo prudencial antes y

mientras dure la toma de inventario.3. Los bienes muebles según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles

del Estado que se encuentren pendientes de reclamo durante elproceso de inventario y que cuenten con comprobantes de salida,permanecen en la zona de despacho.

4. De ser el caso, preparar las etiquetas o los medios de identificacióny/o materiales para el etiquetado de los bienes patrimoniales.

c) Dotar al equipo que realiza el inventario de medios o instrumentos talescomo: catálogos, winchas, lupas, linternas, calibradores, metros, balanzas,entre otros.

9.12 Asimismo, se deberá preparar los siguientes materiales de trabajo o consulta,dependiendo del caso y la metodología particular que el MINAM emplee pararealizar la Toma de Inventario:

a) Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.b) listado de Plan de Cuentas del Activo Fijo y Existencias de Almacén.c) Formato de Hoja de Toma de Inventario.d) Material que se utilizará en la identificación del bien (plumón, etiquetas,

tinta indeleble, placas en el que se consignará nombre del MINAM y códigocorrespondiente.

e) Demás que sean necesarias de acuerdo al procedimiento y naturaleza dela Toma de Inventario que realice el MINAM.

FASE SOBRE LA VERIFICACiÓN FISICA:

9.13 La veríficación física a realizar comprende todos los bienes mueblespatrimoniales que actualmente tienen asignados, en uso y cada uno de lostrabajadores, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral en el MINAM,verificándose de extremo a extremo.

9.14 Cada funcionario, trabajador y el personal que se encuentre prestando servicioscualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral facilitara la labor delinventariador mostrando los bienes que tiene asignado y en uso, inclusive deaquellos que se encuentren guardado por seguridad bajo llave en el escritorio,

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Directiva NQ 001 -20IO-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

archivador, armario, credenza u otro mueble que el usuario indique, verificandoinsitu en cada mueble por el inventariador.

9.15 Elaborar las Actas de Inicio y Cierre del Inventario, en cada sede inventariada,con la firma de los miembros conformantes, Su distribución comprenderá enoriginal a Control Patrimonial y en copia a la Unidad Operativa Funcional deContabilidad, Oficina de Auditoria Interna cuando los requiera.

9.16 Calificar el real estado de conservación de cada uno de los bienes inventariados(Bueno, Malo, Regular, Muy Malo), especificando si se encuentra en uso o endesuso, operativo o inutilizado y colocaran las observaciones respectivas.

9.17 Confirmar si los bienes verificados son de propiedad del MINAM, prestados enafectación en uso de otras entidades del estado o son prestados de propiedadde terceros. De confirmarse que los "Bienes Afectados en Uso" o de terceros noson de propiedad del MINAM, el funcionario, trabajador y el personal que seencuentre prestando servicios cualquiera sea su nivel jerárquico o condiciónlaboral al firmar el Acta de Inventario Físico, asumen plena responsabilidadsobre la existencia de dichos bienes a su cargo, estado de conservación yfuncionamiento.

9.18 Para el caso de vehículos, equipos médicos, u otros de características pococomunes o no muy familiares para el equipo inventariador, se requerirá el apoyode personal especializado, por tener que recopilarse información técnica. Paratal efecto, la Comisión de Inventario efectuará las coordinaciones del caso con ladebida anticipación.

9.19 Para los casos de existencias de bienes en proceso de reparación, enmantenimiento o en comisión de servicio, se solicitara la documentación quesustente su salida y serán considerados dentro del inventario de la oficina,haciendo constar con hoja adicional el documento que autoriza la salida del bienmuebles.

9.20 Ante la ausencia del funcionario, trabajador y el personal que se encuentreprestando servicios cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, deberáresponder el encargado o jefe inmediato, referente a los bienes que tienenasignados en uso, verificándose para el efecto la respectiva Acta de Inventariode Bienes.

9.21 Si en el proceso de verificación, se encontraran bienes muebles patrimonialessobrantes y se comprueba que su origen legal es desconocido, se procederá deacuerdo a la Directiva vigente aprobada por la Superintendencia de BienesEstatales para iniciar el proceso de incorporación al patrimonio del MINAM, deser el caso.

9.22 Para los casos de bienes faltantes, la Comisión de Inventario, investigará lascausas y actuará en la forma siguiente:

a) Solicitar en primera instancia, la información correspondiente por escrito, altrabajador que últimamente tuvo asignado o utilizo los bienes patrimonialesno habidos, a fin de que indique el destino de los mismos dando un plazode tres (03) días hábiles para que remita el informe documentadosolicitado.

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Directiva N" 001 -2010-MINAMISG "Nonnas y Procedimientos para [a Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente ¡o

b) Organizar un expediente administrativo que contenga las investigacionesrealizadas acompañadas de la documentación obtenida.

c) La Comisión de Inventario elevará el o los expedientes administrativos a laUnidad Operativa Funcional de Logística para su conocimiento y disponersu baja de acuerdo a las Directivas y normas vigentes del SistemaNacional de Bienes Estatales. Así mismo entregara copia a la OficinaGeneral de Administración para conocimiento de la labor realizada.

9.23 De encontrarse bienes sobrantes la Comisión de Inventario requerirá alresponsable designado por la Dirección, Oficina o Área, la informacióndocumentada sobre su procedencia, con la finalidad de que faciliten copiafedateada de los respectivos documentos que sustenten su ingreso, paraproceder a su regularización correspondiente.

9.24 Conforme se van verificando los bienes se va colocando una etiqueta numeradasegún modelo adjunto en la Directiva: terminada la verificación física el usuariosuscribirá el acta de inventario emitída en el campo y su entrega al supervisor, aefecto de que verifique al muestreo sí la información registrada en el acta escorrecta. El Acta de inventario de campo será entregada al equipo de monitoreopara su procesamiento, conciliación y emisión del Acta de Inventario definitivaimpresa, para la suscripción del usuario (previa verificación) y jefatura del área;momento en que se procederá al etiquetado definitivo consignando el código dela SBN y su denominación pertinente.

9.25 El personal supervisor, verificará el proceso del levantamiento de información,comprobando que todos los bienes se encuentren inventariados y etiquetados,teniendo en cuenta las instrucciones de la presente Directiva y las que dispongade ser el caso, la Comisión de Inventario.

9.26 La empresa contratada o el personal designado para conformar el equipoinventariador coordinará directamente con el equipo de Gabinete para el registrode la información y conciliación de bienes de la Base de Datos de ControlPatrimonial, reportando diariamente a la Comisión del Inventario sobre el avancedel Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales.

9.27 Las Actas de Inventarios Físico de Bienes Muebles Patrimoniales deberán sernumeradas en forma correlativa y por sede o local del MINAM.

9.28 El software o programa informático, deberá estar listo al inicio del InventarioFísico de Bienes Muebles Patrimoniales, debiendo proceder los dígitadores aregistrar, procesar, conciliar e imprimir las Actas del Inventario Físico, para quesean firmadas por el usuario y jefe de cada dependencia del MINAM.

9.29 Concluida la verificación física en una oficina o unidad orgánica, el equipoinventariador entregará al trabajador representante de la misma o al jefe, unacopia firmada y sellada mancomunadamente del formato listado de InventarioFísico Patrimonial llenado como consecuencia de la labor realizada, la cualservirá como constancia de su trabajo.

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Directiva NtJ 001 -20JO-M1NAMISG "Normas y Procedimientos para Ja Toma de 1rrventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

FASE DE TRABAJO DE GABINETE:

9.30 Se deben conformar grupos de trabajo para el registro de los bienesinventariados y su conciliación con los registrados en la Unidad Funcional deLogística, a través del responsable del Control Patrímonial por cuentas con losRegistros de Contabilidad.

9.31 Procesada las Actas del Inventario físico de bienes patrimoniales valorizados,deberá conciliarse con los datos del Registro de la Unidad OrgánicaResponsable de Logistica a través de Control Patrimonial y con los valores porcuentas contables con los Registros de contabilidad, estableciendo suconformidad o diferencias sobrantes y faltantes por usuario, local y a nivelconsolidado.

9.32 En el caso excepcional de tasación, está se sustentará en los siguientes criteriostécnicos: el precio de mercado de bienes similares nuevos, experiencia y criteriodel tasador, capacidad de repotenciación que podria tener el bien objeto detasación, estado de conservación. Para tal efecto, deberá ser de aplicación elReglamento Nacional de Tasaciones del Perú, aprobado por ResoluciónMinisterial W 126-2007-VIVIENDA.

9.33 Al valorizar un bien patrimonial, se considerará todas las mejoras significativasque se hubieren efectuado en él, siempre y cuando éstas y su valor seansignificativas y aumenten su capacidad de servicio o prolonguen su periodo deutilidad o vida útil.

9.34 El valor de los bienes patrimoniales adquiridos por el MINAM, será el que figureen la respectiva Orden de Compra- Guía de Internamiento, al cual se le agregarátodos los gastos adicionales efectuados hasta que el bien es puesto en uso.

9.35 El valor de los bienes patrimoniales fabricados o construidos en los tallerespropios del MINAM será el que resulte de considerar los gastos efectuados en lamateria prima utilizada, la mano de obra empleada y los demás gastosadicionales, originados hasta que el bien es puesto en uso, lo cual constará enun informe escrito elaborado por la persona autorizada en la materia.

9.36 El valor de los bienes patrimoniales donados o legados, será el que indique losdonantes en la respectiva acta de entrega-recepción de bienes donados o en laResolución de donación, según sea el caso, o en todo caso, el que resulte de latasación efectuada a los mismos por la entidad pública donataria, de acuerdo alvalor que éstos o artículos similares nuevos pudieran tener en el mercado local ysu real estado de conservación actual, siendo de aplicación lo establecido en elReglamento Nacional de Tasaciones del Perú, aprobado por ResoluciónMinisterial W 126-2007-VIVIENDA.

9.37 El valor de los bienes patrimoniales usados, que excepcionalmente adquiera elMINAM, será el que figure en la respectiva Orden de Compra - Guía deInternamiento, al cual se le agregará todos los gastos adicionales efectuadoshasta que el bien es puesto en uso.

9.38 Clasificar cada uno de los bienes inventariados, de acuerdo a su naturaleza,características propias y valor, en activos fijos, bienes no depreciables o equipo

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Directiva N° 001 -2010-MINAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

auxiliar, así como por las respectivas cuentas del Plan Contable aplicado alMINAM.

FASE DE LA CONCILIACION

9.39 Efectuada la toma de inventario, la Comisión de Inventario deberá realizar laconciliación y verificación de la información obtenida durante la verificación fisicacon la que aparece en el inventario físico (activos fijos, bienes no depreciables yexistencias físicas de almacén) inmediato anterior, sustentado por losrespectivos cargos personales por asignación de bienes en uso y determinar asíla conformidad, los sobrantes y/o faltantes de bienes, así como cualquier otrainformación adicional.

9.40 Para cada caso, se deberá recabar del representante de cada una de lasdependencias correspondientes, la información documentada que fuerenecesaria para aclarar cada caso.

9.41 La Unidad Operativa Funcional de Contabilidad recepcionará y verificará las"Hojas de Cargo Personal de Bienes en Uso", los bienes faltantes, sobrantes,registrará las altas, bajas, donaciones, conciliará con los saldos que sustentanlas Cuentas del Balance de los Bienes del Activo Fijo con los inventarios físicos,previa coordinación y verificación con el encargado de control patrimonial.

9.42 Una vez realizada la conciliación de la información con el ejercicio anterior,ajustes correspondientes por corrección monetaria, y otros, se elaborarán en loscuadros Resúmenes y Consolidados de Bienes, asi como el Informe Final, paraser presentados a la Oficina General de Administración y a la Unidad OperativaFuncional de Contabilidad, para su conciliación y sustento contable.

9.43 El resultado del Inventariado Físico, será presentando en los siguientes reportes:a) Relación de los bienes de propiedad del Ministerio del Ambiente al 31 de

diciembre del año fiscal.b) Cuadro Consolidado por unidades, valor con su depreciación al 31 de

diciembre del año fiscal por Cuentas Contables, el cual deberá estarfirmado por la Unidad Operativa Funcional de Contabilidad y la Comisiónde Inventario en señal de conformidad.

c) Relación de Bienes Muebles Patrimoniales Inventariados por usuarios,aéreas y local.

d) Relación de bienes calificados excedentes y en mal estado para su bajacorrespondiente. .

e) Relación de bienes en calidad de sobrantes.f) Relación de bienes encontrados como faltantes y su valorización

correspondiente.g) Relación de bienes de propiedad de terceros, con procedencia

desconocida y/o cedidos en uso al MINAM por convenios.h) Relación de bienes que salieron físicamente del local para su reparación,

mantenimiento o por comisión de servicios.i) Relación de bienes y su valor de propiedad de MINAM prestados a otras

instituciones por afectación en uso, comodatos o por convenios.j) Relación de bienes dados de baja y su valor en proceso de enajenación.k) Relación valorizada y detallada de los bienes existentes en MINAM no

incluidos en el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del estado, para suinclusión y codificación.

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J

Directiva N° 001 -2010-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

9.44 Elaboración del Informe Final General del Inventario Físico de BienesPatrimoniales, el cual deberá contener la información del SIMI y documentaciónde conciliación y otros solicitados por la Superintendencia de Bienes Estatales,así como sus conclusiones y recomendaciones.

FASE DE LA CODIFICACiÓN

9.45 Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrán una codificaciónpermanente que los diferencie de cualquier otro bien.

9.46 Son objeto de codificación los bienes comprendidos en el Catálogo Nacional deBienes Muebles del Estado, en los cuales concurran las siguientescaracterísticas:a) Los de propiedad de las entidades del Estado.b) Los que tengan existencia útil estímada mayor de un año.c) Los que no estén sujetos a operaciones de venta.d) Los que sean objeto de acciones de mantenimíento y/o reparación por

personal profesional o con formación técnica en la materia.

No son objeto de codificación:a) Los bienes adquiridos por las entidades con la finalídad de ser donados de

forma inmediata o aquellos adquiridos por norma expresa con el fin de serentregados a terceros en cumplimiento de los fines institucionales.

b) Los repuestos, herramientas y accesorios, a excepción de los descritos enel Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

9.47 La codificación se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de números através del cual se le clasificará e identificará, siendo este el símbolo materialmediante el cual se consigna en un bien el nombre de la entidad a la quepertenece y/o sus siglas y el código correspondiente, el cual debe estar ubicadoen un lugar visible del bien.

9.48 En el caso de bienes muebles compuestos por otros que se mencionan en elCatálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, éstos se codificaránindependientemente.

9.49 La Dicha identificación de los bienes podrá realizarse de las siguientes formas:a) Escribiendo con tinta indeleble,b) Grabando directamente en el bien, oc) Adhiriendo placas, láminas o etiquetas y,d) Cualquier otra forma que observe las características exigidas en las

normas vigentes sobre la materia.

9.50 Las etiquetas de los bienes muebles, deberán consignar como mínimo lossiguientes datos:a) Nombre o siglas del MINAM.b) Año del inventario.c) Código del bien (12 dígitos).d) Denominación del bien.e) Marca y Serie.

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Directiva N° 001 -2010-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Fisicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

9.51 Adicionalmente a estos datos minimos se podrá consignar datos como: códigode ubicación, identificación del local, área y/u oficina, código presupuestal,código contable, entre otros.

9.52 El medio identificatorio que utilice el MINAM para identificar cada bien asignadoa su uso, será colocado uniformemente en los bienes, de acuerdo al tipo de bienal que corresponda y según sea su naturaleza y características propias,adhiriéndolo en un lugar apropiado y visible del mismo, guardando siempre laarmonía y estética que el caso requiera.

9.53 En el caso que la identificación aplicada al bien sufra daño o deterioro, lapersona a la que está asignado, comunicará de tal hecho en forma inmediata aControl Patrimonial. Esta identificación se renovará con otra de las mismascaracteristicas.

9.54 La identificación que corresponda a bienes dados de baja no debe ser utilizadapara nuevos bienes.

9.55 Con respecto a los bienes de proyectos estos podrán tener un correlativo propiocon una letra delante del correlativo, los cuales no serán reportados en elsistema del SIMI.

DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO FíSICO

9.56 Control Patrimonial realizará la verificación de la información que aparece en elInventario Fisico del período anterior con la obtenida en el Inventario Fisicoactualizado, a fin de establecer y determinar la conformidad o la existencia desobrantes y/o faltantes de bienes.

9.57 En caso de comprobarse bienes faltantes por pérdida, robo, sustracción,destrucción total o parcial, Control Patrimonial, organizará un expedienteadministrativo que contenga las investigaciones realizadas tramitando la copiacertificada de la denuncia policial respectiva, resultado de la investigación policialrealizada, resultados de las indagaciones internas efectuadas por ladependencia de Seguridad y Vigilancia de la entidad, gestiones realizadas antela Compañia de Seguros, etc. Y, en caso de bienes faltantes por negligencia,tramitará los antecedentes correspondientes ante la Oficina de Control Interno ola que haga sus veces, a efectos que se promueva el procedimientocorrespondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativasegún sea el caso.

9.58 El equipo inventariador, en el supuesto de encontrar faltantes, requerirá enprimera instancia, la información correspondiente al trabajador que últimamentetuvo asignado el bien no ubicado o no habido para que indique el destino delmismo. Igual procedimiento se seguirá para el caso de bienes sobrantes, hastadeterminar su procedencia y regularizar su tenencia física.

FASE DE REGULARIZACION DE ACCIONES REALIZADAS EN EL INVENTARIOFISICO.

9.59 Una vez concluida la verificación física de los bienes patrimoniales, ControlPatrimonial elaborará y tramitará la aprobación de los documentos fuente uotros, a que hubiere lugar, a fin de regularizar los sobrantes de inventario,

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Directiva Na 001 -20JO-MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

traslados internos, cambio de usuario o de ubicación fisica, transferencia, etc.producidas con anterioridad a la fecha de la verificación.

9.60 Con el fin de ordenar adecuadamente la situación de los bienes patrimoniales yde asegurar su permanencia, conservación, etc., es pertinente que la OficinaGeneral de Administración, disponga que queda prohibido, bajo responsabilidaddel jefe de cada dependencia y del propio trabajador usuario, efectuar cualquiertraslado, interno o externo, de los bienes patrimoniales existentes en el MINAM,sin la autorización previa, en forma escrita, de dicho funcionario y elconocimiento de Control Patrimonial, la que de efectuarse asi, actualizará deinmediato los registros correspondientes.

FASE DE LA ENTREGA DE INFORMACiÓN A LA OGA

9.61 Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario evacuará el InformeFinal del Inventario, el cual deberá ser elaborado teniendo como marco dereferencia el modelo consignado en el Anexo G, el cual será elevado a ControlPatrimonial para su revisíón y aprobación.

9.62 Concluido la revisión y visación de la información de la toma del inventariopatrimonial, el Informe Final'dellnventario y la documentación pertinente, ControlPatrimonial y la Unidad Operativa Funcional de Logística, remite dichainformación a la Oficina General de Administración, para su aprobación.

9.63 Una vez que la Oficina General de Administración, aprueba el Inventario Fisico yel Informe Final del Inventario, este deberá ser remitido a la Superintendencia deBienes Nacionales.

FASE INFORMACION A REMITIR A LA SBN

9.64 La información del inventario mobiliario a presentar a la Superintendencia deBienes Nacionales consiste de:

a) Reporte Consolidado del Inventario Mobiliario, de acuerdo al SoftwareInventario Mobiliario Institucional.

b) El disquete conteniendo las bases de datos del inventario conforme alSoftware Inventario Mobiliario Institucional.

9.65 Dicha documentación debe concordar con la información remitida por la UnidadFuncional Operativa de Logistica a través de Control Patrimonial a la OficinaGeneral de Administración.

FASE PLAZO DE PRESENTACiÓN.

9.66 El inventario patrimonial mobiliario deberá ser presentado cada año al finalizar elmes de enero, teniendo como fecha de cierre, el 31 de diciembre del añoinmediato a su respectiva presentación.

FASE DE ACTAS Y REPORTES DE INVENTARIO:

9.67 Las actas, etiquetas y reportes de inventario a utilizar por la Comisión deInventario Fisico de Bienes Muebles Patrimoniales son los siguientes:

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Directiva N° 001 -2010-MiNAMlSG "Normas y Procedimientos para la Toma de inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

a) Acta de Inicio de Toma de Inventario Físico de Bienes MueblesPatrimoniales al 31 de diciembre de cada año fiscal - Anexo A.

b) Modelo de Cronograma de Actividades para La Realización del InventarioPatrimonial - Anexo B.

c) Acta del Inventario Fisico de Bienes Patrimoniales - Anexo C.d) Acta de Término de Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles

Patrimoniales al 31 de diciembre de cada año fiscal - Anexo D.e) Etiquetas a .utilizarse en el Inventario Físico de Bienes Muebles de cada

año fiscal - Anexo E.f) Acta de conciliación del Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales

con los Saldos de Registros de Contabilidad por cuentas de cada año fiscal-ANEXO F.

g) El Informe Final del Inventario será elaborado teniendo en cuenta el marcode referencia al modelo consignado en el Anexo G, el cual será elevado acontrol Patrimonial para su aprobación.

X SANCIONES

10.1 El MINAM, está obligado a imponer sanciones al funcionario, trabajador y elpersonal que se encuentre prestando servicios cualquiera sea su nivel jerárquicoo condicíón laboral que incumplan las disposiciones de la presente Directiva y engeneral de cualquier ordenamiento normativo emitido por la Superintendencia deBienes Nacionales, de acuerdo con las recomendaciones emitidas por estaúltima.

10.2 Asimismo, el funcionario, trabajador y ei personal que se encuentre prestandoservicios cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, que incumplan lapresente Directiva, serán responsables administrativa, civil y/o penal mente de losperjuicios que irroguen al patrimonio del Estado.

XI DISPOSICIONES FINALES

11.1 La Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebies Patrimoniales presentará elInforme Final y sus Anexos a la Oficina General de Administración para suaprobación y trámite dentro del plazo establecido en la normatividad vigente.

11.2 Las disposiciones no contempladas en la presente Directiva, serán subsanadaspor la Comisión de Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales, debiendotener en cuenta las Disposiciones Legales y Directivas vigentes aprobadas por laSuperintendencia Nacional de Bienes Estatales.

11.3 La codificación patrimonial de bienes pertenecientes al MINAM se realizará deconformidad con lo preceptuado en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles delEstado, el Software Inventario Mobiliario Institucional y las normas que para esteefecto dicte la Superintendencia de Bienes Nacionales.

11.4 La Oficina General de Administración y la Unidad Operativa Funcional deLogística a través del Encargado de Control Patrimonial son los órganosencargados de supervisar el cumplimiento de la presente Directiva.

11.5 El Órgano de Control Institucional es el órgano encargado de efectuar exámenesespeciales, con el objeto de verificar la correcta aplicación de la presenteDirectiva.

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Directiva ND 001 -20JO-MINAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de lfTW!ntarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

ANEXO A

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO FíSICO DE BIENESMUEBLES PATRIMONIALES AL 31 DE DICIEMBRE DE .

En San Isidro, siendo las _:_ horas del día _ del mes de de 2reunidos en la Sede Central del Ministerio del Ambiente, ubicado la Av. Javier Prado Oeste1440 - San Isidro - Lima; se reunieron los integrantes de la Comisión de Inventario Físico deBienes Patrimoniales, designados mediante Resolución Directoral No.__MINAM/OGA, de fecha __ de de __ , en virtud de sus funciones yatribuciones señalada en la Directiva N'_____ __-MINAM/OGA "________ " aprobada mediante Resolución Directoral N' ---------------------MINAM/OGA, da inicio a las actividades del proceso de Inventario conforme al cronogramaestablecido.

1.- Se trataron lo siguiente:

2.- Los acuerdos son los siguientes:Cronograma de trabajoConformación de equipos de trabajo.Delegación de funciones.Materiales a utilizarse.Plazos para la entrega de información.Comunicaciones a oficinas y otros.

No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesiónsiendo a las __ horas del día de del __ , procediendo los participantes afirmar en señal de conformidad:

Sr.Presidente de la Comisión Inventario

Sr.Miembro de la Comisión Inventario

Sr.Miembro de la Comisión Inventario

Sr.Veedor del Órgano de Control Institucional

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Ofic1na GenerMdeAdmll'\lstraclón

MODELO. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA REALlZACION DEL INVENTARIO PATRIMONIAL

SecretariaGeneral

MinIsteriodel Ambiente~III

NOMBRAMIENTO DI:-LA COMISION DE INVENTARIOELABORACION DE OFICIO CIRCULAR PARA COMUNICAR LA LABORFORMULACION y APROBACIQN DEL CRONOGRAMAENTREGA DE MATERIALES Al eQUIPO DE INVENTARIORECONOCIMIENTO DE lOS AMBIENTES Y ORGANIGRAMAELABORACION DE ETIQUETAS TEMPORALESELABORACION DE FORMATOSTOMA DE INVENTARIO Y ETIQUETADOSUPERV1SION DE lOS TRABAJOSCONSOLlDACION REVISION y CLAS1FICAClQN DE LAS HOJAS DE TRABAJOPROCEDIMIENTO DE INFORMACION EN EL SOFTWARE DE LA SBNSUPERVJSION DE LOS TRABAJOS DE GABIENTEANAlISIS DE LA INFORMACION PROCESADACONCILlOACION FISICCA CONTABLEDETERMINACION DE SOBRANTES Y FAL TANTESIMPRESiÓN y PEGADO DE ETIQUETAS DIFINITIVASIMPRESION DE REPORTES FINALESENTREGA DE FORMATOS DE BIENES POR USUARIOSULTIMOS AJUSTESELABORACION DE INFORME FINALELABORACION DEL LISTADO DE FALTANTESELABORACION DEL LISTADO DE SOBRANTESELABORACION DE LISTADO DE BIENES PARA BAJAPRESENTACION DEL INFORME FINAL

Ministeriodel Ambiente~. Secretaría

GeneralOficina Generalde Administración HOJA No. 1 1

ANEXOC

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES

USUARIO:DEPENOENCIA~, _

AREA:

lOCAL:

AMBIENTE:-----------------------------PISO:

ITEM ETIQUETA CODIGOSBN BIEN PATRIMONIAL MARCA SERIE f DIMENSIO PAIS ESTADOOPERA-

DETALLE TECNICOINVET. CONAM MODELO TIPO COLORPROCEDo TIVlDAD

1

2

3

•5

•7

•9

10

11

12

13

,.15

~-----LEYENDA'" ESTADO: B=Bueno, R=Regular, M=Malo, MM"'Muy Majo - -- ---OPERATIVIDAD: U"En Uso, D=En Desuso.Nota: * Los bienes patrimoniales quedan bajo el cuidado y responsablUdad del Responsable del bien asignado. de acuerdo a normativldad vigente .

• Los movimientos de entradas y salidas de bienes patrimoniales; deberán ser autorizados por el Jefe del Área; mediante actas y documentos que sustenten dichos movimientos, con la visacion deControl Patrimonial quisn actualizara el control de la ubicación de los bienes, en el Registro Patrimonial de la Institución .• El trabajador es responsable directo de la existancia. pennanencia. conservación y buen uso de cada uno de los bienes descritos; por lo que se recomiendatomar la providencia del caso para evitar perdida. sustracción, detertoro. etc .• En caso de perdida, robo, sustracción, destrucción total o parcial del bien; el Servidor y(o Funcionario responsable deberá sustenlar con documentos dicha ocurrencia. la misma que estará sujeta a laresponsabilidad establecida en la normatividad vigente. Asimismo, cuando la pérdida. extravío o deterioro de los bienes sea por negligencia del usuario eslos deberán ser repuestos o reparados por elresponsable de los mismos.

Estando conforme con la informacion consignada en la presanta Acle. siendo las horas del dl8 __ d, de 200_, firman en señal de conformidad:

NOMBRE Y FIRMA INVENT f C:PATRIMONIAl FIRMA DE LA DEPENDENCl FIRMA DEL USUARIO J RESPONSABLE CEl(OS) SIEN{ES)

Directiva N° 001 .2010.MINAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

ANEXO D

ACTA DE TÉRMINO DE TOMA DE INVENTARIO FíSICO DE BIENESMUEBLES PATRIMONIALES AL 31 DE DICIEMBRE DE .

En San Isidro, siendo las _:_ horas del día _ del mes de de 2reunidos en la Sede Central del Ministerio del Ambiente, ubicado la Av. Javier Prado Oeste1440 - San Isidro - Lima; se reunieron los integrantes de la Comisión de Inventario Físico deBienes Patrimoniales, designados mediante Resolución Directoral No.__MINAM/OGA, de fecha __ de de __ , en virtud de sus funciones yatribuciones señalada en la Directiva N"_____ __-MINAM/OGA "

" aprobada mediante Resolución Directoral N"MINAM/OGA, da inicio a las actividades del proceso de Inventario conforme al cronogramaestablecido.

1.- Se trataron lo siguiente:Informe Final del Inventario de Bienes Patrimoniales

2.- Los acuerdos son los siguientes:Apruébese el Informe Final

No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesiónsiendo a las __ horas del día de del __ , procediendo los participantes afirmar en señal de conformidad:

Sr.Presidente de la Comisión Inventario

Sr.Miembro de la Comisión Inventario

Sr.Miembro de la Comisión Inventario

Sr.Veedor del Órgano de Control Institucional

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Directiva N" 001 -2010-MINAMlSG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

ANEXO E

MODELO - ETIQUETAS A UTILIZARSE EN EL INVENTARIO FíSICODE BIENES MUEBLES

ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS

MINAMPROPIEDAD DE TERCEROS

N° CORRELAT,INV:T-OOOXX:

AÑO INVENTARIOAÑO INVENTARIO

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Directiva N" 001 -20JO-MJNAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

ANEXO F

ACTA DE CONCILIACiÓNDEL INVENTARIO FíSICO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES

CON LOS SALDOS DE REGISTROS DE CONTABILIDAD PORCUENTAS AL 31/12 DEL AÑO FISCAL

En San Isidro, siendo las _:_ horas del dia _ de del __ , los servidores dela Unidad Operativa Funcional de Contabilidad y la Unidad Operativa Funcional de Logistica,el encargado de Control Patrimonial y los de la Comisión de Inventario de Bienes MueblesPatrimoniales abajo firmantes, procedieron a emitir la presente "ACTA DE CONCILIACiÓNDEL INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES CON LOS SALDOS DEREGISTROS DE CONTABILIDAD POR CUENTAS AL 31/12/2_". al haberse concluido elproceso de la Toma de Inventario Fisico de Bienes Patrimoniales y su conciliación con losRegistros de Contabilidad al 31/12/2_: cuyo resultado se detalla a continuación:

~

' .. _ _ .. __--Li. _ _ .lIsaldOAjUstadollliJSaldoAiustado~1 !•••• Oiferencia_11II,No.;Cta;~1~,~DescripcióndelaCuenta~l. JI•••. Control_ ¡"Reaistrode •. n¡s b~ t P tlF It 1I

.. . - _... J ~IiiPatrimonial. ".• Contabilidad.¡ *- o ra~e!~~ ~._~.n~e1501 EDIFICIOSY ESTRUCTURAS 0.00 0.00 0.00 0.00

1503.01 Vehlculos 0.00 0.00 0.00 0.001503.02 MaQuinarias,EQuipo,MobiliarioY Otros 0.00 0.00 0.00 0.00

1503.04,1 I Vehículos Por Recibir1503.0401 I Para Oficina Por Recibir

Maouinaria Y Eouipo No DepreciableEauioo De Transoorte No DeoreciableMuebles Y Enseres No Deoreciable

9105.03019105.03029105.0303TotalA P El~

(rf: ;'- ~!1 j~~e anexa la presente

~''; é'~'" onsta de 0000 folios.-:,,~qeril~;:•.t..

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I 0.00 I 0.00 I 0.00 I 0.000.00 I 0.00 I 0.00 I 0.00

0.00 0.00 0.00 0.000.00 0.00 0.00 0.000.00 0.00 0.00 0.000.00 0,00 0.00 0,00

la relación de Bienes por Cuentas Contables al 31/12/2_ que

Siendo las horas del dia de de 20_. se da por concluido laConciliación; firman en señal de conformidad. ----

Sr.(e) Unidad Operativa Funcional

de Logística

Sr.(e) Unidad Operativa Funcional

de Contabilidad

Sr.Presidente de la Comisión Inventario

Sr.Encargado de Control patrimonial

Sr.Representante de la Unidad Operativa

Funcional de Contabilidad

Sr,Miembro de la Comisión de Inventario

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Directiva N° 001 .2010.MINAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Fisicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

ANEXOG

INFORME FINAL DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

El Informe Final del inventario de Bienes Muebles debe ser elaborado por la Comisión deInventario, y dirigido a la Oficina General de Administración. Una copia de dicho Informedebe ser remitido a la SBN (concordancia con los Arts. 27' y 28' de la Resolución N' 039-98/SBN y el Art 1210 de D. SW 007-2008-VIVIENDA).

PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIOl.- BASE LEGAL• Ley N" 29151, "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales".• Decreto Supremo N' 007-2008-VIVIENDA, "Reglamento de la Ley N' 29151, Ley

General del Sistema Nacional de Bienes Estatales".• Resolución N" 158-97/SBN, de fecha 23.07.97, que aprueba el "Catálogo Nacional de

Bienes Muebles del Estado" y Directiva que norma su aplicación.• Resolución N" 039-98/SBN, de fecha 24.03.98, que aprueba el "Reglamento para el

Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado".• Resolución de Contraloría 320-2006-CG, que aprobó "Las Normas de Control Interno

para el Sector Publico".• Resolución de Contraloria 528-2005-CG, que aprobó el "Ejercicio de Control Preventivo

por los Órganos de Control Institucional".• Resolución de Contraloría 458-2008-CG, que aprobó la "Guia Para la Implementación

del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado".• Otras normas legales o Directivas para la Toma del Inventario.11.- ANTECEDENTES• Revisión, a la fecha, del último inventario pasado (inventario físico, inventario contable,

etc.).

- PROCEDIMIENTOStividades desarrolladas:Formación del equipo de trabajo (personas que elaboraron el inventario, capacitación,condiciones previas).

• Toma de inventario (fase de campo, levantamiento de la información).• Fase de gabinete (ingreso al Software IMI, digitación, migración de información, etc.).• Resultados (reportes).• Información contable (cuadro de resumen contable y valor en libros de los bienes

patrimoniales).• Tasación de bíenes (de aquellos bienes totalmente depreciados o que carecen de valor).• Otras actividades no señaladas (etiquetado, fecha de cierre, tiempo de ejecución, etc.).

IV.- ANÁLISIS

V.- RESULTADOS• Relación de bienes muebles de propiedad de la Institución (impresión del Inventario

General a través de la opción: Reportes\ Bienes Activos\ General). (Anexo 01)

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Directiva N° 001 -2010-M1NAM/SG "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

• Relación de bienes de propiedad de la institución que no se encuentran en uso y seránpropuestos para su baja. (Anexo 02)

• Relación de bienes Afectados en Uso o Arrendados a otras Instituciones. (Anexo 03)• Relación de bienes faltantes (registrar los bienes muebles que han sido perdidos,

robados, etc. - Art. 27° Y 33° de la Resolución N" 039-98/SBN). (Anexo 04)• Relación de bienes sobrantes del inventario. (Anexo 05)• Relación de bienes dados de baja y en custodia. (Anexo 06)• Relación de bienes que serán propuestos para su inclusión al Catálogo. (Anexo 07)• Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones; reportes: de

locales, de áreas por local, de funcionarios, etc.). (Anexo 08)

VI.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

VII.- FIRMA DE TODOS LOS MIEMBROS DE LA COMISiÓN DE INVENTARIO• Suscripción del Informe por todos los miembros de la Comisión de Inventario. Asimismo,

de haber conformado grupos de trabajo estos deberán de ser nombrados en el presenteinforme.

EXPLICACiÓN DE LOS ANEXOS1) RELACiÓN DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE LA INSTITUCiÓN .- Son

aquellos bienes de propiedad de la Institución, que se encuentran descritos en elCatálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, han sido adquiridos bajo cualquiermodalidad y se encuentran registrados en los estados financieros. Se obtiene delingreso de los bienes al Software Inventario Mobiliario Institucional, a través de laopción Ingreso de Bienes. El reporte respectivo se obtiene siguiendo la ruta Reportes \Bienes Activos \ General.

2) RELACiÓN DE BIENES DE PROPIEDAD DE LA INSTITUCiÓN QUE NO SEENCUENTRAN EN USO Y SERAN PROPUESTOS PARA SU BAJA- Son aquellosbienes de propiedad de la Institución que se encuentran en sus depósitos, almacenesu Oficinas, los mismos que no están siendo utilizados por estar obsoletostécnicamente, porque su mantenimiento o reparación resulta onerosa o se encuentranen estado de excedencia, los mismos que deberán ser dados de baja de conformidadcon la Resolución 021-2002/SBN, publicado el 25-07-2002, que aprueba la DirectivaN" 004-2002/SBN : "Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles dePropiedad Estatal y su Recepción por la Superintendencia de Bienes Nacionale~". .

3) RELACiÓN DE BIENES AFECTADOS EN USO O ARRENDADOS A OTRASINSTITUCIONES.- Son aquellos bienes muebles registrados en el inventario que laInstitución ha afectado en uso o, arrendado de acuerdo a la normatividad vigente afavor de otras Instituciones por un determinado plazo. Se sustenta con las Resolucióny Actas de Entrega - Recepción. Se elabora en un listado empleando cualquier tipo deformato con los datos básicos (código SBN, código anterior, denominación, detalletécnico, valor en libros o de tasación). Estos bienes deberán continuar registrados enel inventario de la entidad titular.

4) RELACiÓN DE BIENES FALTANTES.- Son aquellos bienes que han sido registradosen el inventario anterior (físico o contable), y que luego de culminado la Toma deInventario no fueron ubicados (aun no dados de baja por alguna de las causalesindicadas en el "Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienesde Propiedad Estatal". Se elabora en un listado empleando cualquier tipo de formatocon los datos básicos (código SBN, código anterior, denominación, detalle técnico,valor en libros o de tasación). Estos bienes deben estar registrados en el inventariohasta que se regularice su baja de conformidad con la normatividad vigente.

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'.Directiva N" 001 -2010-MINAMISG "Normas y Procedimientos para la Toma de inventarios Físicos de Bienes del Ministerio del Ambiente"

5) RELACiÓN DE BIENES SOBRANTES.- Son aquellos bienes cuyo origen y presenciaen la Institución es desconocido. No existen documentos que sustenten propiedad porparte de la Institución o de un tercero. Estos bienes no deberán ser objeto deinventario. Su control deberá llevarse en cualquier formato con los datos básicos(denominación, detalle técnico, valor de tasación de ser el caso, observaciones). Estosbienes no deben registrarse en el inventario hasta que se regularice su situación.

6) RELACiÓN DE BIENES DADOS DE BAJA Y EN CUSTODIA.- Son aquellos bienesque han seguido un proceso de baja (ya ha sido aprobada Resolución que aprueba laBaja) y aún no tienen una disposición final o han quedado en la condición de desiertoso abandonados producto de una subasta pública (Están en la base de datos de bienesdados de baja). El reporte respectivo se obtiene siguiendo la ruta Reportes \ Bienesdados de baja \ General.

7) RELACiÓN DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL INVENTARIO.- Son laspersonas que realizaron el inventario, tanto de la Comisión, Equipos de Apoyo y losresponsables. Se elabora en un listado empleando cualquier tipo de formato con losdatos básicos (nombres, apellidos y trabajo desarrollado).

8) OTROS RESULTADOS NO CONTEMPLADOS.- Son los reportes que la Instituciónpueda obtener para los fines que le compete y de interés para complementar lainformación del inventario.

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