Osnove excela

Download Osnove excela

Post on 02-Jun-2015

12.610 views

Category:

Technology

5 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. Elementi Excel prozora Pored standardnih elemenata prozora kod Excela postoji nekoliko specifinih elemenata.Nakon startanja Excela dobija se standardni prozor kao u svim aplikacijama iz paketa MicrosoftOffice.Na vrhu prozora nalazi se Office Button... Title bar (ExclVjeybeStart Microsoft Excel), Closebutton; zatim linija menija (Meni bar) i tarka alatki (koja zavisi od izabranog menijapredefinisano Home)Ispod linije s menijima slijedi radni prostor koji poinje sa Name Box i Formula Bar.Excelova datoteka je tzv. radna sveska. Radni prostor Excela ine radni listovi, inicijalno sepojavljuju tri radna lista (Sheet1, Sheet2 i Sheet3), vidi sliku. Na slici prvi radni list nosi nazivJanuar. Promjena imena, odnosno, dodjeljivanje drugog imena radnom listu obavlja se tako to sedesnim tasterom mia klikne na jeziak radnog lista (recimo Sheet3) i nakon izbora komandeRename unese novo ime-vidi sliku.Ovo poetno upoznavanje sa radnim okruenjem emo vremennom dopunjavati.Zasad je dovoljno da se shvati da je radna sveska po svom izgledu podsjea na tabelu iomoguava unos razliitih podataka.ta sve Excel moePored standardnih alatki koje posjeduje ova vrsta programa: izrada tabelarnih prorauna ireprezentativnih izvjetaja, grafikona i analiza, Excel nudi mnogo vie. U sebi ima ugraenopreko 600 gotovih funkcija, svrstanih po kategorijama, funkcije za rad sa tekstualnim podacima,funkcije za rad sa bazama podataka, kao i razne matematike, statistike, financijske i drugefunkcije, a to ga posebno ini atraktivnim je to to je njegova arhitektura otvorena za dodatke"Add-ins" drugih proizvoaa, a time i jednostavno proirenje mogunosti rada.</li></ul><p> 2. Excelova alatka za izradu mapa omoguava da se podaci prikau u formi geografske karte. Naprimjer, lako se moe napraviti atraktivna mapa koja prikazuje za kompaniju nivo prodaje podravama.Excel nudi alatke za analiziranje i upravljanje podacima organizovane u bazama podataka(listama), odakle se mogu lako sortirati, filtrirati, ureivati i izdvajati u vrlo jasne i efikasneizvjetaje po emu je posebno poznat. Jednostavna izrada izvedenih tabela (Pivot tabele) idijagrama na osnovu podataka u Excelu pomae u donoenju vanih poslovnih odluka, a njegovenapredne alatke Goal Seek (funkcije za odreivanje ulaznih podataka potrebnih da bi se dobiozadani rezultat), mona alatka Solver i dodatni modul Analysis ToolPak sa statistikim,finansijskim, inenjerskim i naunim funkcijama, koriste se za rjeavanje sloenih poslovnihproblema.U Excelu mogu da se naprave dinamiki Gantovi dijagrami za vremensko i razvojno upravljanje, agrafike mogunosti ugraenih alatki omoguavaju izradu lanaca vrijednosti za analiziranjetrita i strateko planiranje poslovanja, poreenje plasmana proizvoda i iskorienosti trita.Excel je odlino ukomponovan sa ostalim aplikacijama i bez problema obavlja saradnju saWordom, PowerPointom i Accessom (izvoz-uvoz podataka, prezentacije i analize podataka) apogodan je i za preuzimanje podataka sa Weba. Posjeduje ugraene Wizarde koji olakavaju radsa sloenim analizama OLAP tehnologije i rad sa "kockom" podataka Cube.Programeri su od prvih verzija Excela imali ogromnu podrku u vidu makroa i Visual Basica koji jeod samih poetaka inkorporiran u Excelovim modulima.Excel je program bogat mogunostima i moe se koristiti na razliitim nivoima. Vrlo je vjerovatnoda Vam nee biti potrebne sve njegove funkcije (koje nisu ovdje ni pobrojane), ali je dobro znatita se sve moe uraditi sa Excelom. U protivnom, moe se desiti da traite drugi softverski paketda biste obavili odreen zadatak, ne znajui, pri tom, da Excel ima ugraenu tu mogunost. Osimtoga, moete da provedete mnogo vremena obavljajui "runo" zadatak koji Excel moe da izvriautomatski.Bilo bi pretenciozno i pokuati dati upute i opisati rad svih navedenih mogunosti Excela.Zato emo se zadrati samo na osnovnom nivou odnosno nivou za poetnika, jer u principu 95%korisnika raunara ovakve i sline aplikacije koristi u praksi na tom nivou. Kada se uvjerite uprednosti koje u radu nudi Excel (bar kad su u pitanju samo tabele ili liste podataka, jednostavniprorauni, izvjetaji i dijagrami), vjerovatno ete pronai nain kako efikasnije koristiti Excel.Format zapisa i mjesto zapisaExcel ima sopstveni format datoteka (Microsoft Excel Worksheet) koje se prepoznaju ikonom ilipo nastavku XLS. to se tie kompatibilnosti, Excel moe da ita datoteke napravljene u drugim 3. programima za tabelarna izraunavanja (na primjer, Lotus1-2-3 ili Quattro Pro), tekstualne idBASE datoteke kao i HTML dokumente.Nain smjetanja i organizacija fajlova (datoteka) i zapisa pripadala bi osnovima Windowsa.Za poetak recimo da sloenost problema odreuje nain, mjesto i poziciju zapisa datoteke. Zaprvu fazu (neznalice) moete koristiti predefinisane (one koje Vam Excel nudi) pozicije vrijednosti(a to je folder My Documents na c disku).Kad shvatite da to nije dovoljno pozabavite se strukturom i organizcijom datoteka.PomoRaunarska dokumentacija postaje sve bolja i bolja. Nekada su korisnici bili sreni ako je prirunikkoji se dobijao uz softver tano predstavljao sve funkcije. Danas se, umjesto tampanihprirunika, sve ee proizvode priruni programi za pomo, tako da je trend tampanihprirunika gotovo naputen. Sve aplikacije, pa i Excel, koriste on line help.Da bi je koristili potrebno je da ste konektovani na Internt i da se znate sluiti njime. Excelovapomo je odlina i izuzetno detaljna.No ako ste poetnik bie dovoljno da koristite Help-osnovnu pomo koja se nalazi u naslovnoj liniji (vidiElementi prozora u Uvodnoj lekciji) ikona helpa .Kad pozovete pomo u polje Search ukucate pojam (naslici sheet) koji elite razjasniti i dobijete spisak topikakoji sadre pojam.Klikom na topik dobijete objanjenje.Kako dodati-napraviti novi radni listDodavanje novog radnog lista se vri izborom komande Insert-Worksheet. Radni list se moesauvati u datoteci ili ukloniti-obrisati.Brisanje radnog lista se vri izborom komande Delete. Panja!!! Ova akcija nema mogunostponitavanja - Undo. Excelove datoteke su radne sveske i mogu se sastojati od "neogranienog" broja (ogranieno memorijom) odvojenih radnih listova kojima se pristupa tako to se pritiskaju jezici nalik na one u adresaru.Listovi radne sveske mogu sadrati tabele ili dijagrame. Ovo Excelovo svojstvo moe dapojednostavi organizaciju rada. Na primjer, sve radne listove sa proraunima budeta mogu da sedre u jednoj radnoj svesci, gdje imaju odgovarajua imena, a grafiki izvjetaji mogu da se nalazena posebnim radnim listovima.Excelov radni list je ustvari tabela koja se sastoji od 256 kolona oznaenih slovima A, B, C... do IV,i redova 1, 2, 3...do 65536. Presjek reda i kolone naziva se elija (Cell) koja je jednoznanoodreena oznakom pripadajue kolone i reda (adresa elije ili referenca elije), primjer A1, D13, 4. IV6. Dakle, to je jedna ogromna tabela sa 16.777, 216 elija. U elije se unosi eljeni sadraj, (direktno ili u Formula baru), koji moe biti obian tekst, brojevi, datumi (specijalan sluaj brojnog podatka) ili formule koje obavljaju odreenu raunsku operaciju korienjem podataka iz jedne ili vie elija. Kopiranje i premjetanje elija su standardne operacije Copy-Paste i Cut-Paste, i sve ostaleradnje kao mijenjanje, brisanje ili kopiranje sadraja elija u okviru radnih listova, obavljaju sedirektno u elijama uobiajenim komandama sa tastature.elije radnih listova se mogu formatirati na razliite naine i odtampati. Osim toga, grupenumerikih elija mogu posluiti za izradu dijagrama i mapa. Najznaajnija prednost elektronskihradnih listova su formule koje automatski preraunavaju rezultat ukoliko se mijenjaju podaci unekoj od elija koje one koriste. To znai da, kada se jednom napravi radni list definiui formule,taj "model" moe da se koristi za razliite namjene uz mala prilagoenja prema potrebikonkretnog zadatka.Osnovne raunske operacijeKrenite sa radom. Ostavite prvi red prazan. Pomjerite se miem do elije B2 i unesite 9. (Nakonto ste unijeli 9, pritisnite , odnosno, ili iskoristite mia da se pomjerite u narednueliju koju elite popuniti, a to je C2) u koju upiite broj 7.A sada prvi put kreirate formulu koja e prikazivati umnoak vrijednosti unesene u eliju B2 ivrijednosti unesene u eliju C2 (vidi sliku).- Pravilo pisanja formule je da ona mora poinjati saznakom jednakosti =, dakle postavite aktivnu elijuD2 u koju se unosi formula i, kliknete miem na znakjednakosti (Formula Bar), da se unese znak jednakosti,ili ga unesete sa tastature.- Nakon toga kliknete miem na eliju B2 i njenaadresa se pojavi u formuli, ili unesete tekst B2 satastature, (ovo drugo nije ba preporuljivopoetnicima dok ne uvjebaju rad sa formulama).- Zatim sa tastature unesete znak eljene operacije, uovom sluaju * mnoenje brojeva, i pritisnete miemna eliju C2.- Formula je unesena tek kada pritisnete taster Enterili na Formula baru 5. Osnovne operacije + Sabiranje - Oduzimanje * Mnoenje / Djeljenje Excel podrava standardna matematika pravila koja se odnose na prioritet raunskih operacija (sjetite se osnovne kole: zagrade, negacija, procenat, stepenovanje, mnoenje i djeljenje, te sabiranje i oduzimanje). Nekoliko ispravno unesenih formula sa pokazanim rezultatima je na slici ispod:.Oprez pri unosu podataka u elijeExcel prati unos u elije i pokuava prepoznati vrstu podatka koja je unesena i prikazati je uodgovarajuem obliku, to ponekad i nije ono to ste Vi htjeli. Na primjer, ako unesete u neku eliju1/5 i napustite je, Excel e to protumaiti kao datum (1. maj ili 5. jan) i automatski izvriti unos iformatiranje datuma u pomenutoj eliji.Kada upisujete brojeve, NE upisujte oznake za dolare, zareze, oznake za procenat itd.Savjet Formatiranje (podeavanje) izgleda brojeva i datuma (kao broj decimalnih mjesta, procenat,valuta i izgled datuma) uvijek uradite kasnije, tek kada upiete sve podatke i postavite sva potrebnaizraunavanja (formule). Tako ete utedjeti vrijeme, jer nakon unosa hiljade brojeva, moetejednim potezom postaviti na primjer da su svi sa dva decimalna mjesta.Formatiranje izgleda teksta u elijama takoe je poeljno uraditi tek kada ste formirali kompletnutabelu iz istih razloga.Izrada tabele (za verc cigara, vjbajte neto profitabilno)Va zadatak je da napravite tabelu prema slici. Slijedite postupke koje su opisani ispod i ovaj Vaprvi zadatak bie uspjeno rijeen-. 6. Excel na djelu/ OSNOVNE OPERACIJEPrije bilo kakvog rada podrazumijeva se da znate markirati odnosno oznaavati elije ili dijeloveradnog lista koristei tastaturu ili mia.U oba sluaja prvo se postavi poetna elija da bude aktivna i,Tastatura: drite taster Shift pritisnut i strelicama na dolje, gore, lijevo ili desno, markirate eljenidio radnog lista;Mi: kliknete na lijevi taster mia i drite ga pritisnutog sve dok povlaite mia u najudaljeniji ugaobloka elija koji hoete da oznaite (oznaene elije e potamniti, a oznake u njima bie svijetle).Ova akcija je bitna zato to se sa oznaenim rangu mogu vriti razne radnje: kopiranje,formatiranje, premjetanje, brisanje, definisanje rangova u formulama ili pri izradi dijagrama i takodalje.Trebalo bi da ste upoznati i sa osnovnim akcijama koje se esto koriste, a to su kopiranje i naravnobrisanje podataka, ali ipak evo ukratko.Postupak kopiranja:1. Oznaite eliju ili rang koji elite kopirati (A1 do D3) 7. 2. Iz glavnog menija se bira komanda Edit-Copyi tog trenutka oznaeni dio koji e biti kopiran biva posebno istaknut u radnom listu (trepti);3. Kursorom aktivirate eliju gdje e biti gornji lijevi ugao kopije (elija F1) i4. Iz glavnog menija se birate komandu Edit-Paste i to je sve (vidi sliku).Postupak brisanja1. Oznaite eliju ili rang koji elite obrisati i2. Iz glavnog menija se bira se komanda Edit-Delete 3. Postupak brisanja se malo razlikuje od postupka brisanja u Wordu jer se ovdje radi o radnom listu koji je ustvari jedna velika tabela, pa Excel postavlja pitanje ta elite obrisati: oznaene elije (pri tom da li na njihovo mjesto da postaviti postojee elije koje su sa lijeve strane ili one ispod), probajte i bie jasno, ili elite li obriate kompletne redove odnosno kolone koje su zahvaene oznaavanjem.Postoji jo jnekoliko mogunosti za brisanje a jedna je iz trake sa alatima (vidi sliku dolje): 8. Kako se proiruju kolone? Morate proiriti kolonu B. To ete uraditi tako to ete kursor mia postaviti na vertikalnu liniju koja odvaja kolonu B od kolone C. Vidjet ete simbol koji izgleda poput ovoga: Kliknite na njega i povucite vertikalnu liniju na desno (drite lijevo dugme mia dok ga pomjerate) sve dok vam kolona ne postane dovoljno iroka za uneseni sadraj Naziv artikla.Kako se proiruje red?Runo proirenje reda se vri tako to se kursor miapostavi na horizontalnu liniju koja odvaja red 1 od reda2 i kada se dobije simbol za proirenje (vidi sliku) kliknese i povue prema dolje koliko se eli proiriti red. Prva povoljnost Excela Oznaite elije A2 i A3 u kojim se nalaze brojevi 1 i 2. U dnu oznaenog ranga se pojavljuje zatamljena taka. Kad joj primaknete pokaziva mia, on postaje krsti. Drite pritisnut lijevi taster mia i povucite mia na dolje. Automatski e se popuniti naredni brojevi 3, 4... u elije ispod. Excel je prepoznao da elite popunjavati po 1 broj vie zato to je razlika prva dva broja 1. Pogledajte u kolonu D, koliine u elijama D8 i D9, (brojeve 250, 350) Excel prepoznaje "klicu" (razliku 100) i unosi u sljedee elije 450, 550...do 850. Podatke u koloni B "Naziv artikla" morate "runo" ispuniti kao i kolonama C "Cijena" i D "Koliina". Kolona F "Porez" se ispunjava jednim potezom nakon unosa 10% koristei pomenutu mogunost popune AutoFill. 9. Ve do sada pokazano dovoljno je ubjedljivo da kada pravite tabele to radite u Excelu a ne uWordu.Kolone E "Ukupno" i G "Iznos poreza" se ne popunjavaju ve se u njima automatski dobijajuvrijednosti koristei formule.Vrijednosti u koloni E "Ukupno" su rezultat mnoenja vrijednosti iz kolona C "Cijena" i kolone D"Koliina", a vrijednosti u koloni G "Iznos poreza" su rezultat umnoka vrijednosti iz kolone E"Ukupno" i kolone F "Porez".Kada ste uspjeno unijeli formulu i provjerili njen rezultat spremni ste za automatski unos u svimelijama kolone.Dakle, postavite da je aktivna elija E2 sa unesenom formulom i postavite mia na zatamljenutaku u donjem desnom uglu elije kojom se vri popuna tako to se dri lijevi taster mia ipovue dolje dokle se vri proraun. Uradite to isto u koloni G.Na pola rada nakon unosa podataka, va radni list treba da izgleda ovako: 10. Do sada ste uradili najvei dio posla. Ostalo je da formatirate i uredite tabelu.Formatiranje elijaFormatiranje elija podrazumijeva podeavanje izgleda podataka u elijama i izgleda samih elija.Nakon davanja komande Format-Cell dobije se prozor u kojem se mogu formatirati numerikipodaci (odrediti broj decimala, prikaz razlomka, prikaz broja u naunom formatu, prikaz valute iliprikaz datuma na razne naine) kartica Number, zatim poloaj teksta u eliji kartica Alignment(poravnanje), izgled slova kartica Font (znakovi), izgled i boja okvira elija kartica Border (okvir),boja popune elije kartica Patern (popuna)i zakljuavanje elije Kartica Protection (zatita).Formatiranje se uvijek vri na markir...</p>