osnove domačega in mednarodnega kongresnega trga

Osnove domačega in mednarodnega kongresnega trga

SREČO PETERLIČ

Ljubljana, 20. maj 2010

SREČO PETERLIČ

• več kot 20 let aktiven v kongresni dejavnosti

• 15 let direktor Kongresne dejavnosti v Cankarjevem domu

• AUDITORIA – direktor Kongresne dejavnosti

• prvi direktor Kongresnega urada Slovenije

• Prvi predsednik sveta Kongresnega urada Slovenije

• 6 let član predsedstva Mednarodnega združenja profesionalnih kongresnih organizatorjev - IAPCO

KAJ JE KONGRESNA DEJAVNOST?

ORGANIZIRANJE KOMUNIKACIJE

(ena od neštetih definicij)

DEJAVNIKI ZA ORGANIZACIJO KONGRESA

Vsebina

(nosilec teme)

Organizator

• strokovni organizator

• kongresni organizator

Udeleženec

RAZLOGI ZA SESTANKE

• urejanje pravic in obveznosti

• oblikovanje zakonov

• miritev nesporazumov in vojn

• razvijanje in posredovanje znanja

• izmenjava izkušenj

• širitev religioznih idej

• širitev političnih programov

• zabava

SVETOVNA KONGRESNA POTROŠNJA

OKOLI 300 MILIJARD EURO LETNO

Samo direktna potrošnja

MEDNARODNI KONGRESNI TRG(CONGRESS INDUSTRY)

• Meetings – Corporations(gospodarsko-podjetniška srečanja)

• Incentives – Corporations(motivacijska srečanja in potovanja – podjetja)• Congresses/Conventions – Associations(kongresi/konvencije – strokovna združenja)

• Exhibitions/Events – Associations/Corporations(komercialne razstave/prireditve – združenja/podjetja)

Letna svetovna potrošnja: 300 milijard euro

MEDNARODNA KONGRESNA INDUSTRIJA

• KONGRESNA DEJAVNOST

• KONGRESNI TURIZEM

KONGRESNA DEJAVNOST

• mednarodna strokovna organizacija (podjetje, javna institucija)• lokalna strokovna organizacija

• organizacijski odbor; programski odbor; častni odbor• profesionalni kongresni organizator

• strokovni program• organizirani družabni program

RAZLIKA MED KONGRESNIM IN POČITNIŠKIM TURIZMOM

Počitnice Kongres

Namen potovanja: dopust, počitek stroka, delo

Plačnik potovanja: posameznik podjetje, organizacija

Kdo odloča o lokaciji posameznik organizator

Kdaj poteka potovanje? v času dopusta v delovnem času

Kdo potuje? vsak, ki si lahko privošči strokovnjak

Čas med rez. in odhodom? kratkoročno dolgoročno

Potrošnja finančne možnosti 2-3 krat več

KONGRESNI TURIZEM

• uradni letalski prevoznik• letališča• hoteli

• ostali prevozi, logistika• turistične agencije• izleti, ekskurzije

• gostinstvo, catering• turizem

KAKO OPREDELITI KONGRESNO DEJAVNOST

Union of International Associations:

več kot 300 udeležencev

najmanj 5 držav

najmanj 3 dni

10.000 mednarodnih kongresov v 180 državah

KAKO OPREDELITI KONGRESNO DEJAVNOST

Nemški kongresni biro:

več kot 50 udeležencev

150.000 prireditev

KAKO OPREDELITI KONGRESNO DEJAVNOST – SLOVENIJA

6506 srečanj z več kot 500.000 udeleženci

51% podjetniških

29% strokovnih združenj

12% medvladnih in političnih

8% motivacijskih dogodkov

80% nacionalnih – 20% mednarodnih

IZRAČUN FINANČNEGA UČINKAMEDNARODNEGA KONGRESA

• Mednarodni znanstveni medicinski kongres

• 4 dni

• 500 udeležencev, od tega

• 100 Slovencev

• 300 udeležencev iz Evrope

• 100 udeležencev iz drugih celin

• strokovno komercialna razstava

IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA MEDNARODNEGA KONGRESA

• priprave in potovanje

• postopki prijave

• potni stroški (letalo, avto, taksi...)

380.000,- euro


poraba v času kongresa:

hotelska namestitev

hrana in pijača

nakupi

krajevni transport

razno

460.000,- euro


kotizacija:

priprave in organizacija

tisk obvestil in brošur

najem dvoran in opreme

družabni dogodki

300.000,- euro


strokovno – komercialna razstava in sponzorji

160.000,- euro

1.300.000,- EURO

Razstavljalci5%

Kotizacija23%

Razstava7%

Priprave, potovanje

29%

Potrošnja v času kongresa

36%

POTROŠNJA UDELEŽENCEV/DAN(vir: Finland Convention Bureau)

• kotizacija 59eur 27%• namestitev 62eur 29%• družabni program 7eur 3%• restavracije, kavarne 19eur 9%• nakupi 19eur 9%• potovanja v državi 15eur 7%• izleti v tujino 11eur 5%• lokalni prevozi 6eur 3%• zabava 10eur 5%• drugo 8eur 3%

Skupaj 216,- euro

POSREDNI UČINKI KONGRESNE DEJAVNOSTI

• Znanstveni, strokovni

• Gospodarski

• Politični

• Turistični

POGOSTOST REDNIH KONGRESOV MEDN. ZDRUŽENJ

Vsako leto45%

Vsaki 2 leti25%

Vsaka 3 leta14%

Vsake 4 - 6 let16%

RAZVRSTITEV KONGRESOV GLEDE NA ŠT. UDELEŽENCEV

23%

21%19%

17%10% 7%3%

manj kot 50udel. - 19%

50-100 udel. -21%

101-250 udel. -23%

251-500 udel. -17%

501-1000 udel. -10%

1001-2500 udel. -7%

TRAJANJE KONGRESOV

4-5 dni42%

2-3 dni39%

1 dan9%

6 in več dni10%

LOKACIJA KONGRESOV

Kongresni

center36%

Hotel34%

Univ. prostori

19%

Drugi prostori

11%

KONGRESNA OBDOBJA/SEZONA

0

5

10

15

20September 17,70 %Oktober 14,00 %Maj 12,80 %Junij 12,45 %Avgust 10,25 %November 7,70

KONGRESI PO CELINAH

59%

15%

13% 6% 5%2%

Evropa - 59%

Severna Amerika -15%

Azija - 13%

Ju`na Amerika - 6%

Afrika - 5%

Avstralija - 2%

KONGRESNA SLOVENIJA: ZGODOVINA

• 30 – 40 mednarodnih kongresov letno:• Svetovni kongres mednarodne zveze gozdarskih strokovnjakov,

2300 udeležencev• Mednarodni kongres Evropske federacije biokemijskih društev,

2000 udeležencev• Mednarodni kongres Evropske zveze endokrinologov, 1500

udeležencev• Mednarodno uveljavljena destinacija

KONGRESNA SLOVENIJA: OSAMOSVOJITEV

• odpovedani skoraj vsi mednarodni kongresi:

• Evropski kongres patologov, 1500 udeležencev

• Svetovni kongres Mednarodne astronavtske federacije, 2000 udeležencev

• Evropski marketinški kongres, 1000 udeležencev

POGOJI ZA KONGRESNO SLOVENIJO

• identiteta Slovenije kot samostojne države• članstvo v mednarodnih organizacijah in strokovnih združenjih

• politična, gospodarska in socialna stabilnost• mir v državi in neposredni soseščini

• sistematično dolgoročno trženje Slovenije kot kongresne destinacije

KONGRESNA SLOVENIJA• 9. evropski kongres družinske medicine WONCA EUROPE 2003

– 18.-21.junij– Strokovni organizator: Združenje zdravnikov družinske medicine SZD

– Mednarodna organizacija: European Society of General Practice/Family Medicine-WONCA EUROPE

– 1650 udeležencev iz 59 držav– 630 prispelih referatov

– Več kot 30 razstavljalcev– Strokovna srečanja v vseh dvoranah CD-ja

– Družabni in kulturni dogodki v CD-ju, GH Union, parku Tivoli, Ljubljanski stolnici in na Ljubljanskem gradu

– Pokroviteljstvo Predsednika Slovenije in Županje mesta Ljubljana– Izleti po Sloveniji

– Udeleženci nameščeni po hotelih v Ljubljani ter od Bleda do Otočca

KONGRESNA SLOVENIJA:KONGRESNI URAD

1. Dostopnost2. Namestitvene zmogljivosti3. Konferenčne zmogljivosti4. Ponudba profesionalnih

kongresnih storitev5. Varna destinacija

6. Mestna poslovna in akademska skupnost

7. Turistična privlačnost8. Dober sloves9. Mestna in državna podpora10. Trženjska organizacija-

kongresni urad

Struktura kongresnega trga –vrste srečanj in kongresov

Srečo Peterlič


VRSTE PRIREDITEV (razvrščanje po kriterijih)

• namen in cilji

• ciljna publika, udeleženci

• odločitve, sklepi

• marketing

• način financiranja

• območna razvrstitev

• tematska razvrstitev

• obseg prireditve

NAMEN IN CILJI• izobraževanje

• znanost• izmenjava izkušenj

• informiranje• sprejemanje odločitev, sklepov in priporočil

• podelitve priznanj in nagrad za dosežke• odločanje in sprejemanje standardov

• promocija• sklepanje poslov, podjetništvo

• zabava, druženje, turizem

CILJNA PUBLIKA, UDELEŽENCI• interno osebje (člani, zaposleni) ; eksterna publika

• predavatelji ; udeleženci ; spremljevalci

• znanstveniki, gospodarstveniki, politiki

• delegati ; udeleženci ; gostje

• stranke, kupci, naročniki

• člani združenj ; nečlani

• novinarji ; predstavniki medijev

• splošna javnost ; strokovna javnost

ODLOČITVE, SKLEPI

• priporočila, predlogi

• zakoni, sklepi, pravila

• poslovno odločanje

• razvoj znanosti, izobraževanje

• konkurenca, pravila igre

• religija, filozofija

• politika

MARKETING• trženje prireditve

znanost (dolgoročno)

gospodarstvo (kratkoročno)

politika • pridobivanje udeležencev

aktivni udeleženci

spremljevalci• trženje sponzorjev in razstavljavcev

NAČIN FINANCIRANJA

• kdo je plačnik prireditve

- znanstveni kongresi (kotizacije, sponzorji, razstavljavci)

- gospodarske prireditve (naročnik, podjetje)

- politična srečanja (naročnik, država, javna sredstva)• riziko

- predvsem pri znanstvenih kongresih

OBMOČNA RAZVRSTITEV

• lokalne in nacionalne prireditve

• mednarodne prireditve

• medcelinske in svetovne prireditve

Kriterij: poreklo udeležencev in rotacija prireditev po lokacijah

TEMATSKA RAZVRSTITEV

• znanstveno – strokovne prireditve

(Association Market)

• gospodarsko – podjetniške prireditve

(Corporate Market)

• prireditve vladnih in političnih organizacij (javni sektor)

(Governmental Meetings)

RAZVRSTITEV PO OBSEGU

• trajanje prireditve

• število in vrste udeležencev

• obseg in število dejavnosti

POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(1)

• Meeting• Lecture• Conference• Convention• Congress• General Assembly• Fair• Seminar• Symposium

• Colloquium• Study Day• Workshop• Forum• Round Table• Informal Meeting• Brainstorming Sess.• Debate• Briefing Session


• Teleconference

• Audioconference

• Videoconference

• Conference Call

• Panel Discussion

• Discussion Group

• Working Group

• Group Experts

• Break-out Session• Concurent Session• Parallel Session• Poster Session• Oral Presentation• Rump Session• Rap Session• Free Papers Session


• Working session• Preparatory Session• Plenary Session• Extraordinary Session• Questions & Answers• Multi Track Conf.• Board Meeting• Buzz Session• Educational Session

• General Session• Local Event• Teach-in Session• Poster Exhibition• Post Graduate Course• Satellite Meeting• Briefing Session• Forum Discussion• Integrated Symposium


• Interactive Session

• Voting session

• Cross-parallel Session

• Plenary Assembly

• Satellite Symposium

• Satellite Seminar

• Integrated Meeting

• Integrated Seminar

• Practical Demonstr.

• Keynote Presentation

• Corporate Meeting

• Corporate Travel

• Open Space Technol.

• Open Space Event

• Government Meeting

• Offshore Meeting


• Pre-Convention Meeting

• Scientific Meeting

• Technical Meeting

• Event

• Incentive Meeting

• Think-Tank

• Brains Trust

• Governmental Conference

ZNANSTVENO-STROKOVNE PRIREDITVEASSOCIATION MEETINGS

• generalna skupščina (General Assembly)• Board and Committee Meetings

• kongresi• simpoziji

• seminarji. workshopi• izobraževalna srečanja (Certification Programmes)

• tiskovne konference• razstave

GOSPODARSKO-PODJETNIŠKE GOSPODARSKO-PODJETNIŠKE PRIREDITVE (CORPORATEPRIREDITVE (CORPORATE EVENTS)EVENTS)

• interni sestanki• treningi, izobraževanja

• sestanki delovnih skupin (Team-building Events) • informativne prireditve

• eksterni sestanki• srečanja delničarjev in solastnikov • prodajni sestanki (Sales Meetings)

• promocijska srečanja (Sales Promotions)• prodajne razstave in sejmi

PRIREDITVE VLADNIH IN POLITIČNIH ORGANIZACIJ (GOVERNMENT

MEETINGS)

• mednarodna in medvladna srečanja (Sestanki OZN, Evropske Unije, Sveta Evrope, GATT, UNESCO, FAO itd)

• regionalna in bilateralna srečanja• nacionalni sestanki

• lokalni, medvladni, medstrankarski sestanki• tiskovne konference, predstavitve političnih programov

MEDNARODNI KONGRESNI TRG(MICE MARKET)• Meetings – Corporations

(gospodarsko-podjetniška srečanja)• Incentives – Corporations

(motivacijska srečanja in potovanja – podjetja)• Congresses/Conventions – Associations(kongresi/konvencije – strokovna združenja)

• Exhibitions/Events – Associations/Corporations(komercialne razstave/prireditve – združenja/podjetja)

Letna svetovna potrošnja: 300 milijard euro

MEDNARODNE KONGRESNE ORGANIZACIJE

• povezujejo kongresno ponudbo

• medsebojno obveščanje

• skupni marketing

• določanje standardov dejavnosti

• oblikovanje image-a

• lobiranje…

• več kot 50 medn. združenj


• AIIC

Association internationale des interpretes de congres

Mednarodno združenje konferenčnih tolmačev

• AIPC

Association internationale des palais de congres

Mednarodno združenje kongresnih centrov


• EFCT

European Federation of Conference Towns

Evropska federacija kongresnih mest

• IAPCO

International Association of Professional Congress Organizers

Mednarodno združenje profesionalnih kongresnih organizatorjev


• ICCA

International Congress and Convention Association

Mednarodno kongresno združenje

• MPI

Meeting Planners International

Mednarodna zveza kongresnih organizatorjev


• UIA

Union of International AssociationsUnija mednarodnih združenj

• INCON

• CONGREX

• MCI

Kongresnoturistična ponudba in organiziranost


GLOBALNO

- preko 200 držav / cel svet- globalna dejavnost- mlada dejavnost- velike investicije v infrastrukturo- nizka prepoznavnost v gospodarskih in političnih krogih

NACIONALNO

• po celi Sloveniji• mlada dejavnost• investicije v infrastrukturo

(nove in obnovitve)• nizka prepoznavnost v gospodarskih

in političnih krogih

PONUDBAPONUDBA

PRIZORIŠČA “VENUES”

DESTINACIJE

DRUGOAGENCIJE IN POSREDNIKI

PRIZORIŠČA

• hoteli• kongresni in razstaviščni centri• fakultete in druge akademske ustanove• javni prostori (mestna hiša, GZS)• posebna prizorišča

(kulturno-zgodovinska, atrakcije, športna, transportna)

DESTINACIJE

KONGRESNI ORGANIZATORJI

POSVEČAJO IZBIRI LOKACIJE

VELIKO POZORNOST!

Zakaj?

Klient kupuje destinacijo!

LOKACIJA / DESTINACIJA

ima več pomenov:

• Mesto

• Okolje / “Resort”

• Regija

• Država

DESTINACIJE V SLOVENIJI

• srečanja v mestih

• srečanja na obali in krasu

• srečanja v alpskem svetu

• srečanja v zdraviliščih

Primeri dobrih praks:

- Barcelona

- Malta

- Flandrija

- Avstrija

AGENCIJE IN POSREDNIKI

NASTOPAJO KOT PONUDNIKI INPOVPRAŠEVALCI STORITEV

AGENCIJE IN POSREDNIKI

-PCO - Profesionalni kongresni organizator-DMC – Destinacijska tur. organizacija-“Venue finding agency” – agencija, kikupcu poišče najprimernejše prizorišče-Incentive agencija-Event agencija-Organizator sejmov-Marketinška agencija-PR agencija

PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR - PCOPROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR - PCO

KAJ PONUJA PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR:1.Iskanje in dogovor glede lokacije 2.Strokovno svetovanje 3.Marketing in komunikacijo z udeleženci 4.Postopke registracije 5.Pripravo družabnega programa 6.Finančno vodenje projekta

KAJ PONUJA PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR:1.Iskanje in dogovor glede lokacije 2.Strokovno svetovanje 3.Marketing in komunikacijo z udeleženci 4.Postopke registracije 5.Pripravo družabnega programa 6.Finančno vodenje projekta

CILJNE SKUPINE: 1.Mednarodna združenja 2.Korporativni klienti 3.Vladni klienti 4.Kombinirani dogodki (CONCENTIVE)

ZNAČILNOSTI - DIFERENCIACIJA:1.Obvladovanje tehnologije preko rezervacijskih sistemov 2.Prevzemanje posameznih združenj (CORE PCO)3.Dobro obvladovanje komunikacije (marketinška znanja)4.Velika kupna moč 5.Baza znanja in partnerjev

PRIMER 1: CONGREX

Vir: www.congrexnetwork.com

NEKAJ PODATKOV O PODJETJU: • Ustanvoljeno 1982• 420 zaposlenih • 27 predstavništev po celem svetu • Letni promet preko 100 milj. €STORITVE:• Svetovanje • Izbor lokacije • Marketing in PR • Projektni management• Finančno vodenje projekta • Administracija registracij• Izvedbena logistika• Obdelava abstraktov

DESTINATION MANAGEMENT COMPANY – DMCDESTINATION MANAGEMENT COMPANY – DMC

KAJ PONUJA DMC:1.Iskanje in dogovor glede lokacije (lokalno znanje)2.Organizacijo kongresne logistike (ground handling)3.Organizacijo izletov 4.Organizacijo transporta in rent a car 5.Logistika namestitev 6.Prodaja letaskih vozovnic

KAJ PONUJA DMC:1.Iskanje in dogovor glede lokacije (lokalno znanje)2.Organizacijo kongresne logistike (ground handling)3.Organizacijo izletov 4.Organizacijo transporta in rent a car 5.Logistika namestitev 6.Prodaja letaskih vozovnic

CILJNE SKUPINE: 1.Korporativni klienti (še posebej incentive skupine)2.Vladni sektor 3.Združenja 4.FIT

ZNAČILNOSTI - DIFERENCIACIJA:1.Licenca turistične agencije (ZTAS) 2.Vodniška služba 3.Transporta logistika (prevozniki, IATA licenca,..)4.Poslovalnice v destinaciji 5.Podpora segmentu sejmov

PRIMER 2: MEET ADRIA

Vir: www.meetadria.net

VREDNOST POSREDNIKOV IN AGENCIJ ZA DESTINACIJE

IN HOTELE

DRUGO

- letalski prevozniki- transportna podjetja- ponudniki tehnične opreme- ponudniki IT storitev- prevajalci in tolmači- ponudniki cateringa- moderatorji, govorniki- dekoraterji, cvetličarji

NEPOVEZANA IN NEORGANIZIRA PONUDBA

NIMA MOŽNOSTI ZA USPEH!

ORGANIZIRANOST

- lokalni kongresni urad- regionalni kongresni urad- nacionalni kongresni urad- hotelske verige (Hilton, BW, drugo)- marketinške povezave: --prizorišča – Historic Conference Centres --agencijske – Incon Group, Euromic --druge - Braehler

ZAKAJ POVEZOVANJE?

VLOGA KONGRESNEGA URADA

VLOGA KONGRESNEGA URADA

Prvi Kongresni urad (Convention Bureau)

–

Detroit, ZDA 1896

Glavni namen ustanovitve:

POVEČEVANJE PREPOZNAVNOSTI SLOVENIJE ZA KONGRESNO DEJAVNOST IN POVEČANJE

ŠTEVILA DOGODKOV TER USPEŠNOST ČLANOV

Pravno:-Zavod-Javno-zasebno partnerstvo-Neprofitna organizacija-MG : status delovanja v javnem interesu na področju razvoja turizma-STO : strateško sodelovanje-Nepristranski pri ponudnikih-Člani

-Vse informacije na enem mestu-Povezovanje ponudnikov-Domača in mednarodna promocija-Trženje destinacije in ponudnikov-Profesionalizacija (razvoj, kvaliteta)-Usposabljanje in izobraževanje-Raziskave-Lobiranje-Mednarodne povezave

Konkretno za organizatorje dogodkov:-Strokovna pomoč-Informacije o ponudnikih-Priprava ponudb-Rezervacija namestitev, prizorišč-Promocijski material-Organizacija študijski in oglednih obiskov-Sofinanciranje medn. znan.-strok. dogodkov

Primer 1:

mednarodni znanstveno-strokovni d.Hydro 2008 – Progressing World Hydro Development

5. – 9. oktober 2008

- 817 udeležencev iz 70 držav- Preko EUR 2 miljona prihodkov

Primer 2:

Medvladni dogodekEUREKA – enoletno predsedovanje Slovenije 2007 - 2008

(5 dogodkov preko celega leta)

Priprava javnega razpisa in izbornajugodnejšega ponudnika za organizacijo vseh dogodkov (PCO)

Primer 3:

Ekonomski pomen kongresnega turizma


TURIZEMTURIZEM

KONGRESNI TURIZEM

PROSTOČASNI /“LEISURE”

POSLOVNI / “BUSINESS”

Kongresni turizem lahko vsebuje tudi sestavine prostočasnega turizma.

RAZLIKE ?

• večja dodana vrednost / prihodek / dobiček (potrošnja!)

• čez celo leto (desezonalizacija!)

• udeleženci – turistični ambasadorji!

• strokovnjaki – razvoj stroke

• zeleni turizem

• višji življenjski standard destinacije

Velika BritanijaTurizem

1996 2005Skupna vrednost v GBP miljard 40 74 +85%Zaposlitev vmiljonih 1,7 2,1 +25%

• Velika Britanija• Poslovni turizem

• Skupna vrednost • v GBP miljard 22 (1/4 – 1/3)

• Kongresni del 10,3

• Vir: British Conference Venues Survey 2006

• Slovenija

• Poslovni turizem

• Ocena Kongresnega urada Slovenije

• 1/4 – 1/3

Problem!

statistika

Ekonomski učinek:

A: neposredni (hotel, avio, restavracija)B: posredni (dobavitelji, surovine)C: inducirani (plače, najemnine, dobiček)

Celovit izračun ekon. učinka: A+B+C

Rešitev: SATELITSKI RAČUNI

Turizem ima visok multiplikacijski faktor

Kongresni turizem še večji!

vrsta prihodka dnevni dog.

podjetja

večdnevni dog.

podjetja

dnevni dog. nac.

zdr.

večdnevni dog. nac.

zdr.Medn. zdr. drugi*

kotizacija 0 0 32 16 18 10

nočitev v času dogodka 0 17 0 16 23 30

nočitev pred/po dog. 0 2 0 4 8 1

lokalni prevozi 2 2 3 2 1 1

hrana in pijača na dog. 1 5 <1 3 5 4

hrana in pijača p/p dog. 2 2 6 2 3 6

družabni prog. na dog. 0 <1 <1 1 1 <1

zabava p/p dog. 0 1 0 1 1 1

zasebni nakupi 11 6 <1 2 5 8

izleti 0 <1 <1 <1 <1 <1

potrošnja spremljevalec 0 0 0 1 2 2

skupaj potrošnja na dan na udel. 16% 35% 41% 48% 66% 64%

skupaj potrošnja na dan PCO 84% 65% 59% 52% 34% 36%

skupaj potrošnja na dan v GBP 120 459 170 461 364 305

*drugi: javni sektor in vladni dogodki, dobrodelne ustanove, verske organizacije, politične stranke in sindikalni dogodki

Vir: "Delegate Expenditure Survey 2006, Visit Britain, VisitScotland, Visit Wales in Failte Ireland

Izračun potrošnje (samo neposredni):

Dogodek podjetja: 45 udel. x 2 dneva x £459=£41.310

Dogodek mednarodnega združenja150 udel. x 3 dnevi x £364= £163.800

1999 2000 2001 2002 2003

neposredni in posredni učinki 558 670 626 644 596

inducirani učinki 853 1020 958 985 912

skupaj ekonomski doprinos 1411 1690 1584 1629 1508

število delovnih mest 22.380 35.500 33.830 34.675 33.250

število dni - udeleženci 2,575 2,700 2,598 2,640 2,545

število nočitev - udeleženci 1,911 2,300 2,150 2,193 2,117

učinki in doprinos v EUR miljon

Neposredni ekon. učinki: skupna neposredna potrošnja kongresnih centrov v lokalnem okolju

Posredni ekon. učinki: potrošnja kongr. udel. v lokalnem okolju (hoteli, restavracije, trgovine)

Inducirani učinki: multiplikativen faktor izhajajoč iz neposrednih in posrednih ekon. učinkov

Vir: France Congres

MERJENJE POSREDNIH IN DIREKTNIH UČINKOV KONGRESNEGA TURIZMA

Gorazd Čad

MERJENJE POSREDNIH IN DIREKTNIH UČINKOV KONGRESNEGA TURIZMA

Gorazd Čad

Ljubljana, 20.05.2010

1.1. 1.1.

2.2.2.2.

3.3.3.3.

4.4.4.4.

5.5.5.5.

44 %44 % v izvozu storitev (Banka Slovenije)v izvozu storitev (Banka Slovenije)

Delež turizma v BDP-ju je Delež turizma v BDP-ju je 11,9 %11,9 %

Slovenijo je obiskalo do konca oktobra Slovenijo je obiskalo do konca oktobra 2.401.102 tur.2.401.102 tur.(2 % manj kot lani)(2 % manj kot lani)

V Sloveniji je prenočilo do konca oktobraV Sloveniji je prenočilo do konca oktobra 7.428.791 tur.7.428.791 tur.(1 % manj kot lani)(1 % manj kot lani)

Konkurenčnost slovenskega turizma – Konkurenčnost slovenskega turizma – 35 mesto35 mesto med 133 državami (2007 – 44 mesto)med 133 državami (2007 – 44 mesto)

1.1.

2.2.

3.3.

4.4.

5.5.

Kongresna industrija Kanade generira več kot Kongresna industrija Kanade generira več kot 71 miljard71 miljard USD prihodkov letnoUSD prihodkov letno Kongresna industrija Kanade generira več kot Kongresna industrija Kanade generira več kot 71 miljard71 miljard USD prihodkov letnoUSD prihodkov letno

Generira več kot Generira več kot 673.000 srečanj673.000 srečanj letno letnoGenerira več kot Generira več kot 673.000 srečanj673.000 srečanj letno letno

Generira povprečno Generira povprečno 70 miljonov70 miljonov udeležencev/letno udeležencev/letno Generira povprečno Generira povprečno 70 miljonov70 miljonov udeležencev/letno udeležencev/letno

Generira preko Generira preko 14 miljard14 miljard USD davčnih prihodkov letno USD davčnih prihodkov letno Generira preko Generira preko 14 miljard14 miljard USD davčnih prihodkov letno USD davčnih prihodkov letno

Kongresna industrija Kanade ustvarja preko Kongresna industrija Kanade ustvarja preko 550.000 550.000 delovnih mestdelovnih mest Kongresna industrija Kanade ustvarja preko Kongresna industrija Kanade ustvarja preko 550.000 550.000 delovnih mestdelovnih mest

UČINKI INDUSTRIJE SREČANJ UČINKI INDUSTRIJE SREČANJ

MULTIPLIKATIVNIMULTIPLIKATIVNIUČINKI UČINKI

- Povprečna poraba kongresnih gostov je 3x večja - Povprečna poraba kongresnih gostov je 3x večja od “leisure” gostovod “leisure” gostov- Povprečna poraba v Sloveniji je 2.300 EUR - Povprečna poraba v Sloveniji je 2.300 EUR

- Povprečna poraba kongresnih gostov je 3x večja - Povprečna poraba kongresnih gostov je 3x večja od “leisure” gostovod “leisure” gostov- Povprečna poraba v Sloveniji je 2.300 EUR - Povprečna poraba v Sloveniji je 2.300 EUR

NOVE IDEJE NOVE IDEJE - Srečanja in dogodki so prostor za izmenjavo Srečanja in dogodki so prostor za izmenjavo novih idej in ustvarjanje novih poslovnih novih idej in ustvarjanje novih poslovnih priložnosti priložnosti

- Srečanja in dogodki so prostor za izmenjavo Srečanja in dogodki so prostor za izmenjavo novih idej in ustvarjanje novih poslovnih novih idej in ustvarjanje novih poslovnih priložnosti priložnosti


MEDIJSKAMEDIJSKAPOZORNOSTPOZORNOST

- Vrhunski mednarodni dogodki so običajno vVrhunski mednarodni dogodki so običajno vsredišču domače in tuje medijske pozornosti središču domače in tuje medijske pozornosti - Vrhunski mednarodni dogodki so običajno vVrhunski mednarodni dogodki so običajno vsredišču domače in tuje medijske pozornosti središču domače in tuje medijske pozornosti

GOSPODARSTVOGOSPODARSTVO- Srečanja lahko veliko prispevajo k Srečanja lahko veliko prispevajo k gospodarski rasti mest, regij in držav. gospodarski rasti mest, regij in držav. Predstavljajo most med turizmom in gospodar.Predstavljajo most med turizmom in gospodar.

- Srečanja lahko veliko prispevajo k Srečanja lahko veliko prispevajo k gospodarski rasti mest, regij in držav. gospodarski rasti mest, regij in držav. Predstavljajo most med turizmom in gospodar.Predstavljajo most med turizmom in gospodar.


KUPNA MOČKUPNA MOČ- Udeleženci so običajno gostje z veliko kupnoUdeleženci so običajno gostje z veliko kupnomočjo, ki ustvarjajo veliko dodano vrednostmočjo, ki ustvarjajo veliko dodano vrednost- Udeleženci so običajno gostje z veliko kupnoUdeleženci so običajno gostje z veliko kupnomočjo, ki ustvarjajo veliko dodano vrednostmočjo, ki ustvarjajo veliko dodano vrednost

PROMOCIJA PROMOCIJA - Kongresni udeleženci so ambasadorji Kongresni udeleženci so ambasadorji turističnih destinacij in se lahko uporabljajo kot turističnih destinacij in se lahko uporabljajo kot učinkovito promocijsko orodje učinkovito promocijsko orodje

- Kongresni udeleženci so ambasadorji Kongresni udeleženci so ambasadorji turističnih destinacij in se lahko uporabljajo kot turističnih destinacij in se lahko uporabljajo kot učinkovito promocijsko orodje učinkovito promocijsko orodje

KAKOVOSTNI POGOJI ZA RAZVOJ KONGRESNE DEJAVNOSTIKAKOVOSTNI POGOJI ZA RAZVOJ KONGRESNE DEJAVNOSTI

1. KAKOVOST INFRASTRUKTURE (število dvoran, dostopnost, multimedijska oprema, označevanje lokacije)

2. KAKOVOST GOSTINSKE PONUDBE (raznolika gostinska ponudba, dodatna ponudba, doživljajske atrakcije)

3. KAKOVOST NASTANITVE (hotelske kapacitet 4****, raznolikost, welness ponudba)

4. CENA (cenovna fleksibilnost, sprejemljive cene dodatnih storitev)

5. KAKOVOSTNI PROMOCIJSKI MATERIALI (pregledni, všečni in izvedbeno kvalitetni materiali)

6. KAKOVOST LOKACIJE (dostopnost in oddaljenost od letališča)

ALI VEMO KAJ PRIČAKUJEJO NAŠI GOSTJE OD KONGRESA

TRENUTEK RESNICE TRENUTEK RESNICE TRENUTEK RESNICE TRENUTEK RESNICE

POVPRAŠEVANJEPOVPRAŠEVANJE POVPRAŠEVANJEPOVPRAŠEVANJE

OGLAŠEVANJEOGLAŠEVANJEOGLAŠEVANJEOGLAŠEVANJE

PRIHOD/RECEPCIJAPRIHOD/RECEPCIJAPRIHOD/RECEPCIJAPRIHOD/RECEPCIJA

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

ODLIČNOST = hitrost, prijaznost, fleksibilnost,…….ODLIČNOST = hitrost, prijaznost, fleksibilnost,…….

ODLIČNOST = izpolnitev obljubeODLIČNOST = izpolnitev obljube

ODLIČNOST = prijaznost, urejenost, čistoča,….ODLIČNOST = prijaznost, urejenost, čistoča,….


KONGRESNE KONGRESNE DVORANEDVORANE

KONGRESNE KONGRESNE DVORANEDVORANE

TEHNIČNE STORITVE TEHNIČNE STORITVE TEHNIČNE STORITVE TEHNIČNE STORITVE

GOSTINSTVOGOSTINSTVOGOSTINSTVOGOSTINSTVO

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

ODLIČNOST = prijeten ambient, oprema, funkcionalnost,.....ODLIČNOST = prijeten ambient, oprema, funkcionalnost,.....

ODLIČNOST = delovanje brez zastojev, enostavnost uporabe,...

ODLIČNOST = delovanje brez zastojev, enostavnost uporabe,...

ODLIČNOST = prijaznost, ukus, ambient, način strežbe,.....ODLIČNOST = prijaznost, ukus, ambient, način strežbe,.....


STRANIŠČASTRANIŠČASTRANIŠČASTRANIŠČA

GARDEROBEGARDEROBEGARDEROBEGARDEROBE

OSEBJEOSEBJEOSEBJEOSEBJE

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

PRAVO DOŽIVETJE

ODLIČNOST = čistoča, vonj, dodatki,............ODLIČNOST = čistoča, vonj, dodatki,............

ODLIČNOST = hitrost, prijaznost, čakalne vrste...

ODLIČNOST = hitrost, prijaznost, čakalne vrste...

ODLIČNOST = prijaznost, urejenost, profesionalnost, nasmeh,.....ODLIČNOST = prijaznost, urejenost, profesionalnost, nasmeh,.....

S POGLABLJANJEM KRIZE POSTAJA POMEMBNO MERJENJE

UČINKOV KONGRESOV!

DOGODKI DOGODKI ČUSTVAČUSTVA

ČUSTVAČUSTVA OBNAŠANJE OBNAŠANJE

IZHODIŠČA

VLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJAVLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJA

VLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJA V KADRE? VLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJA V KADRE?

VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODUKTIVNOST? VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODUKTIVNOST?

VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA DOBIČKONOSNOST?VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA DOBIČKONOSNOST?

VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA VREDNOST V OČEH KUPCA?VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA VREDNOST V OČEH KUPCA?

VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODAJO?VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODAJO?

VLAGANJE V KONGRES POVEČUJE VREDNOST BRANDA?VLAGANJE V KONGRES POVEČUJE VREDNOST BRANDA?

STARA ORODJA ROI – ANALIZA STROŠKOVSTARA ORODJA ROI – ANALIZA STROŠKOV

KOLIKO: Za kakšno ceno in s kakšnimi stroški bomo izpeljali kongresni projekt?

PRIMER: • Budget predstavljen v prejšnjem poglavju.• Potrebno je paziti, da se ne podcenijo stroški in precenijo koristi.

PRIMER: • Budget predstavljen v prejšnjem poglavju.• Potrebno je paziti, da se ne podcenijo stroški in precenijo koristi.

ORODJARNA ROI ORODJARNA ROI

STARA ORODJA ROI – ROI ANALIZA STARA ORODJA ROI – ROI ANALIZA

DONOSNOST: Razmerje med vloženimi stroški in dobičkom?

PRIMER: • Koeficient donosnosti = dobiček kongres/vsi stroški • Primer kongresa 1000 udeležencev :150.000 EUR dobička/1.200.000 EUR stroškov = donosnost 12,50 %

PRIMER: • Koeficient donosnosti = dobiček kongres/vsi stroški • Primer kongresa 1000 udeležencev :150.000 EUR dobička/1.200.000 EUR stroškov = donosnost 12,50 %


STARA ORODJA ROI – VREDNOST ZA UDELEŽENCESTARA ORODJA ROI – VREDNOST ZA UDELEŽENCE

VREDNOST: Realno merjenje zadovoljstva preko vprašalnikov ?

PRIMER: • Anketa med udeleženci. PRIMER: • Anketa med udeleženci.


STARA ORODJA ROI – IZVEDBA STARA ORODJA ROI – IZVEDBA

ORGANIZACIJA: Realno merjenje izvedbe projekta

PRIMER: • Merjenje izvedbe po projektnih področjih. PRIMER: • Merjenje izvedbe po projektnih področjih.


NIVO 1: ZADOVOLJSTVO UDELEŽENCEVZADOVOLJSTVO UDELEŽENCEV

- Anketni vprašalniki - Blog - Forum - Fizični kazalci (npr. pohvala hrane na sprejemu)

REZULTAT: Zadovoljni udeleženci, ki se bodo ponovno udeležili dogodka in razširili dober glas. REZULTAT: Zadovoljni udeleženci, ki se bodo ponovno udeležili dogodka in razširili dober glas.

NIVO 2: ZNANJEZNANJE

- Izobraževanje - Povezovanje- Navezovanje strokovnih stikov

REZULTAT:- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih in motivaciji.

REZULTAT:- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih in motivaciji.

NIVO 3: UVAJANJE SPREMEMBUVAJANJE SPREMEMB

- Vedenjske spremembe - Psihologija sprememb

Spremembe, ki jih udeleženci prenesejo domov.

REZULTAT: Merjene vedenjskih sprememb, ki so nastale zaradi uvajanja spoznanj v dnevni praksi podjetij.

REZULTAT: Merjene vedenjskih sprememb, ki so nastale zaradi uvajanja spoznanj v dnevni praksi podjetij.

NIVO 4: POSLOVNI UČINKIPOSLOVNI UČINKI

- Akcijski načrt kaj morajo udeleženci dejansko narediti,- Kvantitavni cilji npr. povečati št. prodajnih sestankov za 25 %.

REZULTAT:- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih.REZULTAT:- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih.

NIVO 5: DONOSNOST - ROIDONOSNOST - ROI

Primerjava med: - Prihodki - Stroški - Dobiček

REZULTAT: Merjenje finančnih učinkov kongresa. Pogosto tudi prvi korak pri odločanju o izvedbi projekta. V tej točki lahko izmerimo kako bo dogodek vplival na prodajo.

REZULTAT: Merjenje finančnih učinkov kongresa. Pogosto tudi prvi korak pri odločanju o izvedbi projekta. V tej točki lahko izmerimo kako bo dogodek vplival na prodajo.

ORGANIZATOR DOGODKA JE ARHITEKT DOGODKA, KI MORAVSEH 5 NIVOJEV ROI SISTEMA

POVEZATI V CELOTO!

POTREBNA ZNANJA ARHITEKTA DOGODKA

1. SKUPINSKA PSIHOLOGIJA

2. SOCIOLOGIJA

3. IZOBRAŽEVANJE

4. MULTIMEDIJSKA ZNANJA

5. SKUPINSKA DINAMIKA

6. MODERIRANJE

ROI – RETURN ON INVESTEMENT

Dobiček kongresa/Stroški kongresa = ROI (v %) Metodologija merjenja donosnosti kongresnih projektov ROI jesestavni del načrtovanja uspešnih kongresnih projektov. Metodologija je celovit proces načrtovanja jasnih in merljivihciljev, ki jo izvajamo že v fazi načrtovanja projekta.

Posebej pomemben del celotnega sistema je znanje merjenjačustev in doživljajev.

ROI – RETURN ON INVESTEMENT

Dobiček kongresa/Stroški kongresa = ROI (v %) Metodologija merjenja donosnosti kongresnih projektov ROI jesestavni del načrtovanja uspešnih kongresnih projektov. Metodologija je celovit proces načrtovanja jasnih in merljivihciljev, ki jo izvajamo že v fazi načrtovanja projekta.

Posebej pomemben del celotnega sistema je znanje merjenjačustev in doživljajev.

Pomen korporativne družbene odgovornosti

Maruša RosulnikGo.Mice, ZRC SAZU

Korporativna družbena odgovornost

Korporativna družbena odgovornost je koncept, ko podjetje:– upošteva dolgoročni interes skupnosti,

v katerih deluje, – prevzame odgovornost nad vplivi

njegovih aktivnosti na zaposlene, stranke, člane ali partnerje, skupnost in okolje.

Koncept, ko podjetja prostovoljno vključujejo družbena in okoljska vprašanja v svoje poslovne aktivnosti.

Trajnostni razvoj

Trajnostni

razvoj

Trajnostni

razvoj

Zakaj?

Trajnostni (kongresni) turizem

Convention Industry Council (2004)

Področja uvajanja trajnostnih ukrepov

2 temeljna načina uveljavljanja ukrepov:-Direktni nadzor-Vplivanje na vedenje

Komuniciranje in marketing

Namestitev

Transport

Gostinske storitve

Podjetje je pripravilo svojo politiko družbene odgovornosti ter strategijo, kako jo uresničiti. Podjetje konsistentno komunicira svojo politiko, da bi aktivno vpletlo vse zaposlene, partnerje in stranke.

Kako lahko kongresni turizem postane trajnostno naravnan?

Raziskava Meetings & Convention Magazine (2009)

Zeleno pranje možganov (greenwashing)

Sedem grehov zelenega pranja možganov

• Brez dokazov

• Skriti kompromispapir iz trajnostno izkoriščenega gozdu, a z uporabo klora v postopku beljenja

• Izpostavljanje manjšega zla“organske cigarete”, “varčen športen avto”

• Ohlapno“vse naravno” (arzen, uran, živo srebro in formaldehid so tudi naravni)

• Upoštevanje napačnih blagovnih znamk.• Nepomembnost

“brez klorofluoroogljikovodika” (prepovedan z zakonom)

• Drobne laži

Futerra (2009)

Dodatne informacije

• Concern. 2003. How to Plan a Sustainable Event. Dostopno prek: http://www.sustainable.org/information/SusEvent_2003.pdf (15. 3.2010).

• Convention Industry Council. 2004. Green Meetings Report. Dostopno prek: http://www.conventionindustry.org/projects/green_meetings_report.pdf (15. 3.2010).

• Futerra. 2009. The Greenwash Guide. Dostopno prek: http://www.futerra.co.uk/down loads/Greenwash_Guide.pdf (15. 3.2010).

• Meeting Strategies Worldwide. 2008. The Economy and the Environment: One Solution for Two Meeting and Event Industry Issues. Dostopno prek: www.meetingstrategies worldwide.com (15. 3.2010).

• Scholar, Debi. 2009. Corporate Social Responsibility in Meetings and Events. PricewaterhouseCoopers‘.

• Stabler, M.J., ur. 1997. Tourism Sustainability: Principles to Practice. Wallingford, New York: CAB International.

• United States Environmental Protection Agency. 1996. It’s Easy Being Green! A Guide To Planning And Conducting Environmentally Aware Meetings And Events. Dostopno prek: http://www.epa.gov/osw/wycd/grn-mtgs/gm-bklt.pdf (15. 3.2010).

Kontakt

Maruša RosulnikMlada raziskovalka v gospodarstvu

[email protected] www.go-mice.eu

mailto:[email protected]

http://www.go-mice.eu/

NAČELA PRIDOBIVANJA MICE PROJEKTOV

DESTINATION MANAGEMENT COMPANY

1. Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”

2. Obseg poslovanja industrije srečanj

3. Postopek pridobivanja MICE projektov

4. Načela pridobivanja MICE projektov


Osnovna delitev segmentov turističnega poslovanja

1. Prostočasne aktivnosti (leisure) – počitnice, izleti,…

2. Poslovni turizem – organizacija letalskih vozovnic, rezervacije hotelskih sob, najem avtomobilov,…

3. MICE / industrija srečanj oz. meeting industry Meeting – poslovna srečanja, konferenceIncentive – motivacijska potovanjaCongress – kongresiEvent/Exhibition – dogodki, predstavitve, sejmi


Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”

Incentive – motivacijska potovanja

Incentive (spodbuda) je ekonomski in sociološki pojem in pomeni kakršenkoli (finančni ali nefinančni) dejavnik, ki spodbuja ali motivira določene aktivnosti ali pripomore k dajanju prednosti ene izbire pred drugo.

Je spodbujanje določenih pričakovanj, ki vodijo k določenemu (želenemu) obnašanju z namenom doseganja želenih ciljev.


Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”

Ni prostočasna aktivnostČeprav so dogodki največkrat organizirani preko vikenda, to ni prost čas, ampak se vse odvija po točno določenem programu, katerega si udeleženci ne izbirajo prostovoljno.

Točno določen namen takšnega dogodkaNameni so jasni: spodbujati pripadnost določenemu podjetju, spodbujati tekmovalnost in produktivnost in najuspešnejšim kot nagrado ponuditi ekstravagantno potovanju. Namen ni nekomu ponuditi nekaj lepega kar tako (ker je lastnik podjetja npr. dober človek), temveč je to neke vrstepodkupnina za doseganje boljših rezultatov in ohranjanje pripadnosti določenemu podjetju (farmacija).

Kompleksnost dogodkaTi dogodki oz. potovanja so zelo kompleksna in tudi izvedbeno zahtevna, kajti morajo biti “drugačna”. Želja je, da so ”unique, once in a liftime, never done before,… “. Obstaja npr. klasičen ogled Ljubljane (vodič, vzpenjača). Lahko pa se ogled Ljubljane organizira na

način, da morajo udeleženci ob upoštevanju skrbno načrtovanih navodil sami najti glavne točke, kjer se jim nato znamenitosti podrobneje razložijo. V takšen ogled Ljubljane je vključenih najmanj 7 oseb, potrebno je pripraviti program in rekvizite , zato je tudi primerno dražji. Primer predstavitve novega modela Škode: morali smo izvesti več kot 100 različnih storitev.


Značilnosti MICE segmenta oz. industrije srečanj

Visoki budgetiKer so programi posebni, so seveda tudi budgeti dogodkov temu primerno visoki. Najnižji budget za tridnevni MICE dogodek je okoli 400 eur/osebo (brez letalskih povezav), najvišji gredo preko 1.500 eur/osebo.

Odgovornost do naročnikaTakšna potovanja so za udeležence vedno brezplačna, njihovo udeležbo plača naročnik potovanja.Primer: neko podjetje pripravi nov izdelek, glavne prodajalce želi prepričati, da naj ne prodajajokonkurence, temveč njih. Ker je konkurenčno podjetje pred časom z istim namenom pripravilo fantastično potovanje v Južno Afriko, mora biti to potovanje, predstavitev, skratka vse skupaj še tolikoboljše. Naročnik bo v ta dogodek za 50 oseb vložil npr. 200.000 eur. Vsak od teh 50 povabljenih pa bi

po načrtih moral prodati za npr. 150.000 eur izdelkov. Skupni obseg prodaje, ki je zelo odvisen od tega dogodka je tako 7,5 mio eur. Seveda je naročnik zahteven, kajti vse mu pade v vodo, če hotelske storitve ne bodo na nivoju, če ne bodo pravilno razdeljena darila, če se bo zapletlo s prtljago, če bo hrana slaba, če bo na predstavitvi zatajila tehnika, če bodo aktivnosti slabo izvedene,….. Skratka, dosežen bo nasprotni učinek, naročnik bo lahko zaradi slabo izvedenega dogodka izgubil, ne pa pridobil.


Značilnosti MICE segments oz. industrije srečanj

Razporeditev dogodkov po kontinentih v letu 2008:

Evropa 52,73%Amerika (S in J) 17,83%Azija 21,67%Afrika 4,70%Avstralija 3,07%Vir: Union of International Associations

Glavna mesta glede na število organiziranih dogodkov v letu 2007:

1. Dunaj 1472. Pariz 1303. Singapur 1274. Barcelona 1035.Berlin 9148. Ljubljana 24Vir: ICCA


Obseg poslovanja industrije srečanj

Nekateri podatki iz naslova industrije srečanj v Sloveniji za leto 2006:

Število dogodkov 7.200Direktni prihodki 230 mio EURIndirektni prihodki 609 mio EUR% celotnega turističnega prihodka 17% Število tujih udeležencev 86.000Število tujih nočitev 143.400Povprečna potrošnja na dan 215 EUR

Vir: Kongresni Urad


Obseg poslovanja industrije srečanj

Odločitev podjetja za npr. incentiveDoločeno podjetje se zaradi nekega razloga odloči za npr, incentive ali pa je to že njihova stalna praksa, katero ponavljajo vsako leto.

Osnovne zamisli poteka dogodkaNaročnik si sam ali pa s pomočjo svoje agencije postavi osnovne smernice: kaj želim doseči, koliko

oseb, približno kje naj bi se dogodek odvijal, okvirni budget .

Pošiljanje povpraševanja agencijamNaročnik navadno pošlje povpraševanje trem agencija, od katerih pričakuje npr. tri ponudbe. Teoretično tako naročnik prejme npr. devet različnih ponudb.

Pošiljanje povpraševanj agencij lokalnim DMC-jem Agencija za pridobitev ponudb pošlje povpraševanja lokalnim DMC-jem. Lahko se zgodi, za pošlje povpraševanje več DMC-jem na eni destinaciji ali pa samo enemu DMC-ju na posamezni destinaciji. Na tej točki se večinoma prvič pokaže, ali je npr. Slovenija zanimiva za širši izbor. Dejstva, ki vplivajo na odločitev agencije, da pomisli na Slovenijo kot možno destinacij: poznavanje destinacije, lastne izkušnje iz WS ali študijskih potovanj, predstavitve na salles calls-ih, sejmih,…..


Pridobivanja MICE projektov – od odločitve za nek MICE dogodek do končne izbire destinacije

Pridobivanje ponudbAgencije pošljejo povpraševanja na DMC-je, katere ponovno izbirajo na podlagi kriterijev: prejšnja sodelovanje, razne predstavitve, spletna stran, reference, priporočila. Navadno ima DMC samo 48 ur časa, da pripravi ponudbo.

Ožji izbor ponudbNaročnik skupaj z agencijo na osnovi prispelih ponudb in ob upoštevanju svojih kriterijev pripravi ožji izbor destinacij. V tem koraku sledi mnogo dodatnih vprašanj naslovljenih na DMC-je.Navadno se v tem koraku še ne odloči dokončno za eno destinacijo.

Inspection tripIzbrana agencija pred končno odločitvijo navadno obišče destinacije iz ožjega izbora, kjer se na lastne oči prepriča o vseh ponujenih storitvah in sposobnostih DMC-ja.

Dokončna odločitevNaročnik na osnovi dokončnih predstavitev (včasih tudi na osnovi lastnega obiska) sprejme odločitev.

Izvedba dogodka


Pridobivanja MICE projektov – od določitve za nek MICE dogodek do končne izbire

Pravočasnost priprave ponudbe Pravočasnost oddaje ponudbe je eno zlatih pravil. Na prispelo povpraševanje je potrebno takoj odgovoriti vsaj z nekaj stavki. Rok je navadno 48 ur, e glede na kompleksnost povpraševanja, zasedenost, razpoložljivost. Če se zamudi rok, je priložnost zamujena.

Razumevanje naročnikovih želja Želje naročnikov so mnogokrat nejasne, zamegljene Bolje večkrat vprašati, kot pa se mučiti v napačno smer Potrebno je jasno povedati, kaj npr. ni možno izvesti, tudi če je to zelo želeno

Poznavanje destinacije Agencija zelo hitro vidi, ali DMC resnično pozna destinacijo To velja tako za hotele, restavracije, prireditvene prostore kot za oddaljenosti, aktivnosti,

možnosti prevozov, naravne in zgodovinske znamenitosti,….


Načela pridobivanja MICE projektov

MICE projekti se v glavnem pridobivajo na osnovi povpraševanj, pa tudi na raznih sejemskih predstavitvah in workshopih. Posebej pri zadnjih dveh, ko ni veliko časa, da se naročnika/agencijo prepriča o destinaciji in lastnih sposobnostih še posebej pridejo do izraza izkušnje in poznavanje destinacije.

Korektnost ponudbe Ponudba ne sme vsebovati elementov, ki niso izvedljivi. Predstavitev mora biti pripravljena na način, iz katerega se da razbrati večino podrobnosti, tudi

če npr. agent še ni bil nikdar v Sloveniji. Cenovni del ponudbe mora biti jasen, razumljiv in pregleden. Cenovni del ponudbe je vedno potrebno pripraviti po posameznih storitvah.

Originalnost ponudbe Vsak naročnik želi čim bolj originalno ponudbo, nekaj ker je novega, zanimivega, kar udeleženci

še niso počeli nikdar in nikjer prej. To je težko zagotoviti, vendar je originalnost ponudbe je bistvena pri odločitvi za destinacijo in

DMC-ja. Pri odločitvah za Slovenijo je originalnost toliko bolj pomembna, ker pač nimamo nekih drugih

prednosti, katere imajo konkurenčne destinacije.

Privlačna oblika ponudbe Ponudba mora biti oblikovno všečna in pregledna Velike, všečne fotografije prodajajo! Ponudba mora vsebovati fotografije iz preteklih dogodkov.



Upoštevanje budgeta Še tako dobra in originalna ponudba ne bo sprejeta, če je zunaj budgeta. Če obstaja možnost, da se ponudi program po nižji ceni od želene s strani naročnika, potem je

dobro ponuditi nižjo ceno. To vsakdo ceni, tudi pri končni primerjavi s konkurenčno destinacijo. Če je končna ponudba nad budgetom zaradi visoke cene ene od želenih storitev se ponudi

podobno, vendar cenejšo storitev. Opozoriti je potrebno na nesorazmerno drage storitve in tudi na tiste, ki nudijo več kot

pričakovano.

Sodelovanje z naročnikom/agencijo Z naročnikom/agencijo je potrebno ažurno sodelovati. Vprašanj, tudi nadležnih in ponavljajočih se je mnogokrat zelo veliko. Ne glede na kratek rok je

potrebno biti potrpežljiv. Zamude z odgovori so navadno razlog za nenaklonjenost posameznemu DMC-ju in destinaciji. Pri pomembnih in končnih odločitvah je potrebno naročniku/agenciji pomagati – npr. pri

podaljševanju opcij, pogajanjih za ceno, iskanju rešitev. Vzpostavljanje čim bolj pristnega odnosa z osebo, odgovorno za ponudbo je mnogokrat

bstvenega pomena.



Izvedba inšpekcijskega obiska Izredno pomemben del celotnega procesa. Potrebno je pokazati lokacije, kjer so aktivnosti in storitve izvedljive glede na predvideno število

oseb in budget. Ves čas obiska je potrebno poskušati ustreči željam, pokazati nadomestne lokacije, biti ves čas

na voljo. Brez nasmeška in dobre volje ne gre v nobenem primeru. Naročnik/agencija mora dobiti občutek, da DMC resnično “obvlada” destinacijo. Če neka želja oz. del programa ni izvedljiv, je potrebno to argumentirati. Vsiljivost ni zaželena. Slabo izveden inšpekcijski obisk je lahko vzrok za odpoved že potrjenega dogodka !



POTRDITEV DOGODKA JE SAD VEČEMESEČNIH AKTIVNOSTI, TRDEGA IN KREATIVNEGA DELA.

ZATO JE ZADOŠČENJE OB PRIDOBLJENEM DOGODKU TOLIKO VEČJE.


USPEŠNA PRIPRAVA IN POSTOPKI

PRIPRAVE PONUDB


Bistveni pogoji za uspešno pripravo ponudbRazumevanje povpraševanja (briefa)

Poznavanje destinacije

Usklajevanje zahtev, ki niso (so težje) izvedljive

Postavitev programa glede na zahteve in želje

Izdelava predstavitve

Izdelava cenika

Nekaj pomembnih pravil

Follow up

Predstavitve na licu mesta – če je potrebno in če agent zahteva

Inšpekcijski obisk

Še nekaj dejstev


• Good Morning,• • We need the following proposal.• • BEFORE SEND THE PROGRAM AND THE BUDGET IT IS VERY IMPORTANT TO READ THIS EMAIL AND IF YOU HAVE ANY QUESTION CONTACT WITH US.• • Customer dedicated to the distribution and sale of agricultural chemicals for fertilization, want to make an incentive trip. • • This incentive trip has the category of medium level.• • Dates: 27th to 31st of July 2011.• Destination: Slovenia.• Hotels: 4****• Number of pax: 64• Number of rooms: 32 doubles.• Number of days and nights: 4 nights / 5 days. Before send the program and the budget it is very important to read this• Age of Participants: 30 – 65 years old.• Budget: Between 600 – 800 € per person. ( Please exclude package of drinks for the meals and send the price in a separate budget). • Date of presentation: 14th of May.• • The selection of the agency shall be determined by assessing the originality of the program, selecting landmarks and proposals designed outside of standard programs.• • We look forward to hearing from you soon,• • Thank you very much,• • Best Regards.• • David Corredera

Povpraševanje je potrebno podrobno prebrati. Na prispelo povpraševanje je potrebno takoj odgovoriti in potrditi prejem. Pri bolj zapletenih povpraševanjih je nujno usklajevanje in braistorming znotraj pisarne. Povpraševanja so lahko zelo splošna in kratka (pol strani) ali pa so podrobna, jasna in

obsežna (6 strani) Za dobro razumevanje povpraševanja je potrebno poznati običaje in pričakovanja dežele,

od koder prihajajo gosti (primer MCI Singapur).

Primer: Angleži in Francozi ne preferirajo obale v nasprotju z Nemci, Poljaki, Belgijci. Prav tako je dobro poznati pričakovanja agenta, če le-ta ni iz iste dežele, kot so gosti.


1. Razumevanje povpraševanja (briefa)

Brez podrobnega poznavanja destinacije ni možno pripraviti dobre ponudbe. Takoj je potrebno predvideti kateri hotel bi prišel v poštev glede kategorije, lokacije,

števila sob, konferenčnih zmogljivosti,… Bistveno je tudi poznavanje in pregled na prireditvenimi zmogljivostmi (venues). Nujno je potrebno poznati tudi ponudnike raznih dodatnih storitev:

- aktivnosti na prostem (npr. teambuildingi, baloni, jamski trekking,…) - catering- prevozi (limuzine, terenska vozila, vlaki, posebni avtobusi)- vodniki za različne jezike- vinske kleti- restavracije


2. Poznavanje destinacije

Tisti, ki pošlje povpraševanje Slovenije ne pozna v podrobnosti. Pojavljajo se zahteve in želje, ki niso oz. so težje uresničljive. To je potrebno razčistiti takoj

na začetku, preden se začne pripravljati podrobna ponudba . Če so budgeti prenizki, je na to potrebno opozoriti. Primeri želja iz nekaterih povpraševanj:

- gala večerja za 400 oseb v dvorcu na obali - jahte za transfer iz Benetk za 80 oseb- večerja v tipični gorski koči za 100 oseb- helikopterski prevozi za 60 oseb- moderno poslopje v Alpah, primerno za predstavitev avtomobilov- namestitev na Blejskem otoku- dinne arround v 6 restavracijah v Portorožu, od katerih imajo vsaj tri Michelinove

zvezdice- vprege z huskiji za 100 oseb in dvodnevno tekmovanje- motorne sani za 80 oseb s postanki v tipičnih gorskih kočah- limo transfer z 10 enakimi Mercedesi razreda S


3. Usklajevanje zahtev, ki niso (oz. so težje) izvedljive

Pred sestavo programa je potrebno uskladiti želje in možnosti. V tej fazi je potrebno predvideti namestitve in časovne okvire, posebno če je v programu

mnogo sprememb lokacij in različnih aktivnosti. Nujna je neka okvirna kalkulacija stroškov. Zaželeno je, da se pred podrobno pripravo programa dobi potrditev od agencije.


4. Postavitev programa glede na zahteve in možnosti

Zelo pomembna faza. Ponudba za Francoze v francoščini, za Špance v španščini,… Pomembne podrobnosti pri pripravi prezentacij:

- najbolje je pripraviti PPT prezentacijo- všečna oblika- logičnost- preglednost- primerni teksti- dobre fotografije

> Slovenije na splošno> krajev namestitve> hotelov> restavracij> prireditvenih prostorov> aktivnosti

- fotografije dogodkov iz preteklosti- argumenti “why “


5. Izdelava predstavitve

Cenik mora biti pregleden in razumljiv Vedno se uporabi excell. Pravilo je, da se ponudi cene posameznih storitev in aktivnosti, nikdar paketne cene. Tabela mora biti pripravljena tako, da lahko takoj izračunajo celoten budget.


6. Izdelava cenika

Upoštevanje rokov

- ne glede na zapletenost povpraševanja, zasedenost, morebitne praznike,…., je potrebno

pripraviti ponudbo v želenem roku

- v primeru, da do roka prezentacije ni možno pripraviti, je potrebno o tem naročnika

obvestiti v naprej Na dodatna vprašanja, ki sledijo poslani ponudbi je prav tako potrebno odgovoriti takoj. Če so potrebne dodatne prezentacije, jih je potrebno narediti v rokih. To je mnogokrat

zamudno, kajti zaradi določenih razlogov se želje naročnika lahko zelo spremenijo.


7. Nekaj pomembnih splošnih pravil

“Neugodno” opravilo po trdem delu. Nekateri agenti se zahvalijo, od nekaterih ni glasu. Telefonski klic z vprašanjem, kakšne se jim zdi ponudba in prezentacija. Telefonski klic pred iztekom opcij. Bridka resnica: potrjenih je v povprečju samo okoli 3% poslanih ponudb.


8. Follow up

V fazi zaključnega izbora je to včasih želeno s strani agenta ali naročnika. Na osebni predstavitvi je potrebno biti še posebno prepričljiv. Predstavitve so lahko

- skupne, ko so vsi ponudniki, ki so v ožjem izboru pred naročnikom

- posamezne , ko se predstavi vsak posamezen ponudnik Osebne predstavitve je potrebno vaditi !


9. Predstavitev programa na pri agentu oz. naročniku

Ob tej priložnosti je potrebno pokazati, da se destinacija absolutno “obvlada”. Mnogokrat je prav inšpekcijski obisk bistven pri odločitvi. Potrebno je oceniti osebo, ki pride na obisk in se ji prilagoditi:

- nekateri želijo v vsako podrobnost

- nekateri so zelo sproščeni in jim je važen celoten vtis Dodaten argument je poznavanje konkurenčnih destinacij, agencij, naročnikov, splošnega

stanja v MICE segmentu. Dobrodošlo je poznavanje hrane in predvsem vin. Sproščenost in profesionalnost sta dve zmagovalni značilnosti.


10. Izvedba inšpekcijskega obiska

Vsako povpraševanje je drugačno, skoraj vsaka ponudba je narejena po meri. Priprava ponudb je zahtevno in zamudno delo. Vsaka priprava ponudbe in inšpekcijski obisk je učenje. Pomemben je arhiv fotografij. Obliko je potrebno prilagajati in posodabljati. Odstotek potrjenih ponudb je zelo nizek. Naša najkrajša ponudba ima okoli 10 strani (preprosto povpraševanje), najdaljša je imela

več kot 100 strani (predstavitev novega avtomobila).


11. Še nekaj dejstev

HVALA ZA POZORNOST !

Tomaž Krušič

INTOURS DMC

Demaco d.o.o.


osnove domačega in mednarodnega kongresnega trga

Documents