OSGB Başvuru Rehberi OSGB müracaatlarında kullanılmak üzere İSGGM tarafından düzenlenmiştir.

01.01.2015

İSGGM

Yetkilendirme Daire Başkanlığı

Amaç

Bu rehber ile 29/12/2012 tarihli ve 28512 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İş

Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerince Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi yetkisi

talep eden tüzel kişilerin başvuru dosyalarının hazırlanması aşamasında dikkat edilmesi gereken

hususların açıklanması amaçlanmıştır.

Dayanak

Bu rehberin hazırlanmasında:

29/12/2012 tarihli 28512 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İş Sağlığı ve

Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği esas alınmıştır

Teşekkür

Rehberin hazırlanmasında emeği geçen Yetkilendirme Daire Başkanlığı personeline teşekkürlerimizi

sunarız.

İçindekiler Başvuru yazısının uygunluğu ................................................................................................................... 6

Ticaret Sicil Gazetesi ................................................................................................................................ 6

İmza sirküleri ........................................................................................................................................... 7

İş sözleşmeleri veya görevlendirme belgeleri ......................................................................................... 9

OSGB ’de sorumlu müdürünün kabul şerhli görevlendirme yazısı ........................................................ 10

Yapı kullanma izin belgesi ...................................................................................................................... 13

Numarataj veya adres tespit belgesi ..................................................................................................... 14

Kira sözleşmesi veya intifa hakkı belgesi ............................................................................................... 15

Tapu senedi ........................................................................................................................................... 16

1/100 ölçekli plan. ................................................................................................................................. 18

Yangın Raporu ....................................................................................................................................... 19

Notlar ..................................................................................................................................................... 20

OSGB ADRES DEĞİŞİKLİĞİ ...................................................................................................................... 21

OSGB UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ ..................................................................................................................... 22

BELGE ÜCRETİ VE UYGULAMALARI ........................................................................................................ 23

YERİNDE İNCELEMEDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR ............................................................................ 24

Adres Tespiti ....................................................................................................................................... 24

Oda büyüklükleri, isimlikleri, bölümlendirmeler ................................................................................ 24

Araç ve gereçler .................................................................................................................................. 25

Yangına karşı tedbirlerin alındığını gösterir, yetkili mercilerden alınan belgeye uygunluk ................ 25

Ortam sıcaklığını sağlayacak gerekli donanım .................................................................................... 25

Aydınlata, Havalandırma ve Tabela .................................................................................................... 25

OSGB yetkisi almak için başvuruda bulunacakların 29/12/2012 tarihli ve 28512 sayılı

Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İş Sağılığı ve Güvenliği Hizmetleri

Yönetmeliği ile 18/12/2014 tarihli ve 29209 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik

değişikliği çerçevesinde aşağıdaki belgeleri “Açıklama” kısımlarına dikkat edecek şekilde

hazırlayarak başvurmaları gerekmektedir.

Not: Aşağıda belirtilen evrakların tümünün aslı veya noter onaylı örnekleri ile Genel

Müdürlüğümüze başvurulması gerekmektedir. Belgelerin aslı ile başvurulduğunda Genel

Müdürlüğümüzde “aslı gibidir” tasdiki yapılmayacaktır.

Şekil 1 Başvuru yazısı sureti

1 2

3

4

Başvuru yazısının uygunluğu

Başvuru dilekçesinde;

1

2 4 gibi bilgiler eksiksiz olmalıdır.

Ticaret Sicil Gazetesi

OSGB yetki belgesi almak üzere müracaat edecek firmaların ticari şirket olarak tescil edilmiş

olmaları zorunludur. Şahıs işletmelerinin yapacağı başvurular kabul edilmeyecektir.

Ticaret Sicil Gazetesinde;

gerekmektedir.

OSGB’nin unvanı 1

OSGB’nin adresi 2

Başvuran kişinin ismi ve ıslak imzası, 3

İletişim adresi, ulaşılabilecek telefon numarası, elektronik posta adresi, vergi dairesi, SGK Sicil Numarası,

4

Amaç ve konu kısmında: “ortak sağlık birimi açmak/işletmek”, “iş sağlığı ve güvenliği hizmetleri vermek” vb… gibi ibarelerin yer alması,

5

Kurucuların sahibi ya da ortağı olduğu OSGB’nin belgesinin iptal edilmiş olmaması ya da Genel Müdürlük tarafından yapılan herhangi bir işlem itibari ile yasaklı kurucu konumuna düşen OSGB kurucularından olmaması,

6

Şekil 2 Ticaret Sicil Gazetesi sureti

İmza sirküleri

Ticaret Sicil Gazetesinde yer alan hissedarın/hissedarların tümünün ya da şirket müdürü

olarak (imza yetkilisi olarak) atanan kişinin imza sirkülerinin bulunması gerekmektedir.

OSGB adına Genel Müdürlüğümüz ile yapılan işlemlerde başvuruda tebliğ edilen imza

sirkülerindeki imzacılar dışındaki imzalar kabul edilmeyecektir.

5

6

Şekil 3 Sözleşme örneği

8

9

10

7

11

İş sözleşmeleri veya görevlendirme belgeleri

İş sözleşmelerinde:

belirgin olarak ifade edilmesi gerekir. Tam zamanlı olarak çalışacak kişi şirket sahibi

ya da ortağı ise “tam süreli olarak çalışacağına dair taahhütname” yazması gerekmektedir.

“Tam Zamanlı” ifadesi 7

OSGB’nin unvanı 8

Personelin adı ve soyadı ile TC Kimlik numarası 9

Yapılacak iş 10

İşe başlayacağı “tarih” 11

Şekil 4 Çalışma taahhütnamesi

OSGB ‘de tam zamanlı olarak çalıştırılacak İSG profesyonellerinden sertifika bilgileri ile

kimlik bilgileri uyumlu olmayan kişilerin kayıtlı olduğu nüfus idaresinden alacakları belgenin aslı

veya onaylı suretini sunmaları gerekmektedir.

OSGB ’de sorumlu müdürünün kabul şerhli görevlendirme yazısı

OSGB’de görev alacak sorumlu müdürün şirket yetkilileri tarafından görevlendirildiğine ve

sorumlu müdürün görevi kabul ettiğine dair beyanı ve ıslak imzası gerekmektedir. (Kabul şerhli

görevlendirme yazısı)

Şekil 5 Kabul Şerhli Görevlendirme Yazısı Örneği

Eğer sorumlu müdürlük görevini yapacak kişi şirket sahibi ya da ortağı ise sorumlu müdürlük

görevini yapacağına dair taahhütname gerekmektedir.

Şekil 6 Sorumlu müdürlük taahhütnamesi

Yapı kullanma izin belgesi

“Yapı Kullanım İzin Belgesi”nin noter veya alındığı kurum tarafından onaylı örneğinin

dosyada bulunması gerekmektedir. Yapı ruhsatı ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir.

Yapı kullanım izin belgesinde:

Şekil 7 Yapı Kullanma İzin Belgesi Örneği

Ada, pafta ve parsel bilgilerinin numarataj belgesi ile uyumlu olması gerekmektedir.

12

12

Numarataj veya adres tespit belgesi

Numarataj veya adres tespit belgesinde:

gerekmektedir.

Şekil 8 Numarataj Belgesi Örneği

Adres bilgisi ile kira sözleşmesindeki ve yangın raporundaki adres bilgisinin uyumlu olması,

13

Ada, pafta, parsel bilgilerinin ise yapı kullanma izin belgesindeki ve tapudaki ada, pafta ve parsel bilgileri ile tutarlı olması,

14

13

14

Kira sözleşmesi veya intifa hakkı belgesi Kira sözleşmesinde:

gerekmektedir.

Şekil 9 Kira Sözleşmesi Örneği

Adres bilgisinin numarataj belgesi ve yangın raporundaki adres bilgisi ile uyumlu olması,

15

Kiralayan kişinin mal sahibi olarak tapuda belirtilen kişi olması,

16

15

16

Tapu senedi

Giriş katın üstünde kat niteliği taşıyan OSGB başvurularında bina girişinin zemin kattan

olmasının yeterli görülerek kabul edilecektir.

Mesken ise;

“İşyeri, dükkân, ofis, büro” olarak kayıtlı olmayan yerlerde kurulabilmesi için (yani tapu

kütüğünde mesken olarak kayıtlı yerlerde kurulması ile ilgili) kat maliklerinin oy birliği ile

aldığı “İlgili adreste OSGB olarak faaliyet gösterilmesinde sakınca bulunmadığı”na dair

“apartman karar defteri” ya da “site yönetimi karar defteri”nin anılan hususun belirtildiği

sayfasının aslı veya noter onaylı sureti ile binanın tüm bağımsız bölümlerinin sahiplerini

gösterir yetkili idarelerce verilmiş olan belge/belgelerin sunulması (kat maliklerine ait onaylı

tapu örnekleri, emlak vergisi beyannamesi vb) gerekmektedir.

OSGB olarak faaliyet gösterilecek adresin tapu ve/veya yapı kullanım izin belgesinde

“müstakil mesken” niteliği taşıdığı durumlarda, faaliyet gösterilecek yerin herhangi bir site

yönetimine bağlı olup olmadığına dair ilgili kurumdan yazı talep edilecektir.

OSGB’lerin tapu kütüğünde ada, pafta ve parsel bilgilerinin numarataj belgesinde geçen bilgiler ile uyumlu olması gerekmektedir.

17

Tapuda bodrum kat olarak nitelendirilen ancak zemin kat niteliği taşıyan (girişi; yol seviyesi veya üstü olan) OSGB başvurularında, İlgili Belediye biriminden alınmış “giriş kat” olduğuna dair yazı getirilmesi talep edilecektir

18

Şekil 10 Tapu Örneği

17

18

1/100 ölçekli plan.

Faaliyet gösterilecek yere ait olan 1/100 ölçekli planda:

Odaların büyüklükleri,

Kapıların yerleri ile oda isimleri Yönetmelikte (İSG Hizmetleri Yönetmeliği, Madde

12) ifade edilen şekilde yazılmalıdır. (“Muayene odası, İlkyardım ve acil müdahale odası,

İş güvenliği uzmanı odası, Bekleme yeri, Arşiv odası”)

Arşiv oda şeklinde kapısı olan bir yer olmalıdır.

Ayrıca, planı onaylayan kişinin adı, soyadı, unvanı (İnş. Tek., İnş. Müh., Mimar), oda

sicil numarası ve ıslak imzası yer almalıdır. Plan üzerinde kesinlikle tahrifat yapılmamalıdır.

Yangın Raporu

20 Şekil 11 İtfaiye Raporu Örneği

Sadece OSGB yetki belgesi müracaatında bulunulan bağımsız bölüm için düzenlenmiş olmalıdır. Binanın tümü için alınan yangın raporu kabul edilmeyecektir. Ayrıca, adres bilgisi numarataj belgesindeki adres bilgisi ile tutarlı olacaktır.

19

Yangın raporunda ifade edilen hususların varlığı yerinde incelemede kontrol edilecektir.

20

19

20

Notlar

NOT-1: “OSGB, 10/2/2004 tarihli ve 25369 sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan “İşyeri Bina

ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik” ‘te belirtilen

niteliklere uygun şekilde oluşturulur ve Ek-1’de belirtilen araç ve gereçlerle donatılır.

NOT-2: Bildirimi yapılacak bütün belgelerin aslı ile yahut, aslını düzenleyen ilgili kurumca

onaylı veya noter tarafından onaylanmış sureti gerekmektedir. Bakanlığımıza sunulan evrakların

hiçbirine aslı sunulsa dahi tasdik işlemi gerçekleştirilmeyecektir.

NOT-3: OSGB ’deki odaların her birisinin kapısı olmalı, oda bölmeleri tavana kadar uzatılmış

olmalıdır. Tavan yüksekliği 3metre ve üzeri olan birimlerde ara duvarlar asgari olarak 3metreye kadar

yükseltilmelidir.

NOT-4: Başvuru dilekçesinde vergi numarası, iletişim bilgileri ve OSGB’ye ait SGK sicil

numarasının mutlaka bulunması gerekmektedir.

NOT-5: OSGB’de yer alan odalar birbirinden bağımsız olacaktır. Yalnız, “İlkyardım ve acil

müdahale odası” ile “muayene odası” bölümlerine birbirinden geçişe müsaade edilecek olup bu

bölümlerin hasta mahremiyetine uygun şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Arşivin ayrı bir oda olması gerekmektedir. Ancak gerekli durumlarda arşiv, yine oda şeklinde

düzenlenmesi şartı ile iş güvenliği uzmanı odasında, muayene odasında veya bekleme yerinde

bulunabilir fakat ilk yardım ve acil müdahale odasında bulunamaz.

NOT-6: Başvuru evraklarında herhangi bir eksiklik olması durumunda eksiklikler

giderilinceye kadar yerinde incelemeye gidilmeyecektir. Evrak eksikliklerinin giderilmesi için 45 gün

süre verilir. Belirtilen süre içerisinde eksikler giderilmezse başvuru iade edilir ve 1 yıl süre ile tekrar

başvuru yapılamaz.

NOT-7: Yetki başvurusu yapan OSGB’lerin tam süreli diğer sağlık personellerinin İSG-

KÂTİP’te kayıtlı sertifikasının olması zorunludur. İSG-KÂTİP sisteminde kayıtlı olmayan diğer sağlık

personeli ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir.

OSGB ADRES DEĞİŞİKLİĞİ

Adres değişikliği talebinde bulunan OSGB’ler ilk başvuru işlemlerine tabidir. Ancak

gönderilen evrakların arasında çalışan tam zamanlı personele ilişkin evrakların olması

İSG-KATİP sisteminde tanımlı olmaları halinde zorunlu değildir. (İSG Hizmetleri

Yönetmeliği (28/12/2012) Madde 12 Fıkra 10 “OSGB’lerde adres değişikliğinden

önce veya unvan değişikliği sonrasında, e-devlet sistemi kullanılarak Genel

Müdürlüğe başvurulur. Yeni adresin Genel Müdürlükçe onaylanmasına müteakip

işlemler ilk başvuru hükümlerine tabi olarak yürütülür. Adres değişikliği işlemi

tamamlanıncaya kadar hizmet vermek isteyen OSGB’ler, yetki aldığı mevcut adreste

faaliyetine devam eder. Unvan değişikliğinde yetki belgesi yenileme başvuru süresi 30

gündür.” )

Yetki belgesini vize ettirmek üzere başvuruda bulunan OSGB’lerin aynı zamanda

adres değiştirmesi halinde, yerinde inceleme tek seferde her iki talebi karşılayacak

şekilde yapılacaktır.

OSGB adres değişikliği başvurularında, yapılan yerinde incelemelerde herhangi bir

noksanlığı bulunmadığı anlaşılan firmaların yetki aldıkları adresten yetki alacakları

adrese yerinde inceleme tutanağında uygun görülmesi durumunda 5 (beş) iş günü

içinde taşınmaları gerekecektir.

OSGB UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ

Unvan değişikliği yapacak OSGB’lerin, başvuru için getirmesi gereken evraklar unvan

değişikliğini gösteren Ticaret Sicil Gazetesi sureti, yetki belgesinin aslı ve yetki

belgesi ücretinin yatırıldığını gösteren dekonttur. Bu evraklarla birlikte Genel

Müdürlüğümüze en geç 30 gün içerisinde başvurmaları gerekmektedir. (İSG

Hizmetleri Yönetmeliği (28/12/2012) Madde 12 Fıkra 10 “OSGB’lerde adres

değişikliğinden önce veya unvan değişikliği sonrasında, e-devlet sistemi kullanılarak

Genel Müdürlüğe başvurulur. Yeni adresin Genel Müdürlükçe onaylanmasına

müteakip işlemler ilk başvuru hükümlerine tabi olarak yürütülür. Adres değişikliği

işlemi tamamlanıncaya kadar hizmet vermek isteyen OSGB’ler, yetki aldığı mevcut

adreste faaliyetine devam eder. Unvan değişikliğinde yetki belgesi yenileme başvuru

süresi 30 gündür.” )

BELGE ÜCRETİ VE UYGULAMALARI

Belge bedelleri her yıl makam oluru ile belirlenmekte ve değişiklik göstermektedir.

Yetki belgesi almak üzere müracaatta bulunulan ve yapılan ön inceleme sırasında

eksik evrakı olmadığı anlaşılan OSGB lerden, dosya tamamlanma tarihi esas alınacak

şekilde yerinde inceleme programına dâhil edilmeden önce yetki belgesi ücreti

alınacak, kamu kurumlarından ise yerinde inceleme sonrasında yetki belgesi ücreti

alınacaktır.

Birden fazla kapı numarasına OSGB yetki belgesi verilen durumlarda, yetki

belgesinde ifade edilen numaralardan birinin veya birkaçının iptal edilmesi sureti ile

plan değişikliği müracaatı yapıldığında, yetki belgesi yeniden düzenlenecek ve

başvuru sahibinden yalnızca belge yenileme ücreti talep edilecektir.

OSGB’lerin yetki almış oldukları adreste yapacakları adres küçültme talepleri (kat,

bölüm iptali) yeni belge basımı olarak değerlendirilecek ve belge yenileme ücreti

alınacaktır. Adres değişikliğine ve adres büyütmeye ilişkin talepler ise yeni yetki

belgesi başvurusu işlemlerine tabi olacaktır.

Yetkili OSGB’lerin tek bir müracaat ile adres ve unvan değişikliğinde bulunması

halinde her bir işlem için belirlenen ücret ayrı ayrı alınacaktır.

Yetki belgesini vize ettirmek üzere başvuruda bulunan OSGB’lerin aynı zamanda

adres değiştirmesi halinde belge ve vize ücretleri ayrı ayrı alınacaktır.

Vize başvurusunda bulunan OSGB’lerin aynı zamanda unvan değiştirmesi halinde

belge yenileme ve vize ücretleri ayrı ayrı alınacaktır.

YERİNDE İNCELEMEDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Adres Tespiti

İlgili bağımsız bölümün kapısına numarataj levhasının takılmış olması gerekmektedir.

Oda büyüklükleri, isimlikleri, bölümlendirmeler

Arşiv odası olarak kullanılacak bölümün büyüklüğü için belirli bir m2 şartı

aranmamakla beraber ihtiyacı karşılayacak büyüklükte olması gerekmektedir.

Bekleme yeri en fazla iki bölümden oluşabilir. Alanı, metrekare hesabında mevzuatta

geçen toplam metrekarenin altında olmamalıdır.

Oda isimlikleri “İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği”ne göre;

Muayene odası,

İlkyardım ve acil müdahale odası,

İş güvenliği uzmanı odası,

Arşiv odası,

Bekleme yeri,

şeklinde olmalıdır.

OSGB’lerin bağımsız her bir bölümünü birbirinden ayırmak üzere kullanılan ayırıcı

bölme duvar tavan yüksekliğinin 3 metreden az olduğu yerlerde tavana kadar, tavan

yüksekliğinin 3 metreyi aştığı hallerde ise 3 metreden az olmayacak şekilde uygun

nitelikte yapı malzemesi ile tavana doğru yükseltilecektir.

OSGB’lerde iş güvenliği uzmanı, muayene, arşiv, ilkyardım ve acil müdahale odaları

ve bekleme yerinin tavan yüksekliklerinin 2,20 metreden az olmaması gerekmektedir.

Tavan yüksekliğinin değişim gösterdiği durumlarda belirtilen yüksekliğin altında

kalan izdüşümü alanlarının tüm alandan düşülecektir.

“İlk yardım ve acil müdahale odası” ile “muayene odası” na geçişler diğer odalardan

bağımsız olmalıdır. Bu bölümler hasta mahremiyetine uygun şekilde düzenlenmelidir.

Araç ve gereçler

İlgili yönetmeliğin Ek-1’inde belirtilen araç ve gereçler çalışır durumda bulunmalıdır.

Personelin ihtiyaçlarını karşılayacak yeterli ofis malzemesi mevcut olmalıdır. Ayrıca

arşiv odasında arşivlenecek dosyaların yerleştirilebilmesi için raf veya dolap gibi

eşyaların bulunması gerekmektedir.

Yangına karşı tedbirlerin alındığını gösterir, yetkili mercilerden

alınan belgeye uygunluk

Yangına karşı gerekli tedbirlerin alındığını gösterir belgede ifade edilen hususların

birim içerisinde mevcudiyeti kontrol edilecektir.

Ortam sıcaklığını sağlayacak gerekli donanım

OSGB’nin merkezi bir ısınma sistemi veya sabit bir ısınma sistemine sahip olması

gerekmektedir.

Seyyar elektrikli ısıtıcılar kabul edilmeyecektir.

Kombi veya merkezi sistemi olmayan birimler için klima takılması gerekmektedir.

Aydınlata, Havalandırma ve Tabela

OSGB’nin bütün birimlerinin uygun şekilde aydınlatılabiliyor olması gerekmektedir.

OSGB’nin bütün birimlerinin havalandırılabiliyor olması gerekmektedir.

Ayrıca, yetki belgesi düzenlenmeden Yönetmelik’in Ek-8’inde yer alan tabela

asılmamalıdır.