orka bİlgİsayar · e-defter sürüm 1.0.0.0 programı orka windows sql-2012 programıyla...

Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi

1

ORKA BİLGİSAYAR TİCARET ve SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ

Kurbağalı dere Caddesi Ali Ferruh Sk.No:15

Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İSTANBUL

T:0850. 420 00 61 [email protected]

F:0216.223 00 62 www.orka.com.tr

mailto:[email protected]

http://www.orka.com.tr/


2

Adı: Orka e-Defter

Sürüm, Versiyon: 1.0.0.0

Yazılımın Geliştirilmesinde Kullanılan Dil: Microsoft C#, Microsoft Visual Studio 2012

Çalıştığı İşletim Sistemleri: Minimum Windows Vista ve üst Masa üstü sürümleri, Windows Server 2008 ve

üstü sürümleri.

Dosya sistemi: Windows NTFS, SQL Server 2008.R2 ve üstü

Hesapların kaydedildiği veri tabanlarının Adı: Programa girişte firmanın sıra numarası (0001, 0002… gibi) ve

çalışılan yılı (2012, 2013, ...) gibi bilgiler kullanılarak, kayıtların işleneceği veri tabanına bağlanmaktadır. Veri

tabanı adı sabit olmayıp, yapılan firma ve dönem seçimine göre değişmektedir.

Sadece veri tabanı sisteminde, veri tabanları “ORKA” adı ile başlamaktadır. Her firmanın kayıtları çalıştığı

dönemleri itibariyle ayrı ayrı veri tabanlarında tutulmaktadır. Örneğin 2013 yılında, 0058 numaralı firmada

çalışmak isteyen kullanıcı, yaptığı seçimler sonucu ORKA_ 0058_2013 veri tabanına bağlanmaktadır.

Ayrıca Firmanın Bilgileri haricinde tüm firmaları ilgilendiren ve ortak kullanım için kullanılan 4 tane veri tabanı

daha vardır.

ORKAGENELTANIM: Yıllardan firmalardan bağımsız tabloların, sabit verilerin ve şablon tanımlamaların

bulunduğu veri tabanıdır.

ORKABURO: Büroların için kullandığı veri tabanıdır.

ORKARESIMLER: Her türlü yüklü verilerin (resim, belge, …) gibi bilgilerin üzerinde saklandığı veri tabanıdır.

ORKATEMP: Tüm raporlamalar, servis işlemleri, dış transferler için geçici oluşturulan bir veri tabanıdır.

Program ilk defa çalıştırıldığı zaman, bu veri tabanlarının var olup-olmadığını kontrolünü yaparak, olmayan veri

tabanlarını hazır değerleri, tabloları ile beraber otomatik olarak oluşturur.

Program da yeni bir firma oluşturulunca, tüm sabit tanımlamaları ve Tekdüzen hesap planı hazır bir şekilde

oluşturulur. Böylece kullanıcı hemen kayıt işlemeye başlayabilir.


3

E-defter sürüm 1.0.0.0 Programı Orka Windows SQL-2012 programıyla tümleşik çalışmaktadır.

Orka Windows SQL sürüm 2012, Windows-SQL kökenli bir yazılım olup, minimum Windows SQL Server 2008.R2

sürümleri beraber çalışmaktadır.


4

Genel Kayıt Alanlarına (Hesap Plan Kodu, Cari Kart, Demirbaş, Personel, Fatura, Stok Kartı…) ait Word©, Excel©, PowerPoint ©, Microsoft ofis dosyalarını ekleyebileceğiniz gibi PDF, JPG, BMP… gibi resim dosyalarının da ekleyebilirsiniz. Bu eklenen dosyaları isimlerinden, tutarlarından veya Dosya gruplama tanımından arayabilirsiniz.

Genel Kayıt Alanlarına 10 Alan Tipinde (Metin, Sayısal, Tutar, Döviz, Kontrol…) gibi 12 adet, Toplam 120 adet size özel alan ilave edebilirsiniz.

Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Excel’e© atabilirsiniz. Bu Kayıtları sıralama, filtreleme, gruplama, al toplam alma, grup toplam alma, sayma, ortalama alma… gibi işlemleri Program üzerinden de yapabilirsiniz.

Tüm Raporları, Fatura ve Diğer Belgeleri Yazıcıya göndermeden önce Ekranda inceleyebilirsiniz. Dilerseniz yazıcı yerine e-Posta PDF, Microsoft Ofis© Programlarına veya herhangi bir resim(JPEG, BMP..) şeklinde dış ortama çıkarabilirsiniz. Yazıcıda yazdırmadan önce, Raporlara ve Belgelere «Düzelt» Seçeneği ile müdahale edebilirsiniz. Dilediğiniz resmi, yazıyı raporun veya belgenin üstüne ekleyebilirsiniz.

Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Yazıcıda yazdırabilirsiniz veya dilerseniz bu kayıtları, dışarıya genel kullanım formatların (PDF, JPEG, BMP, HTML, XML)herhangi birinde çıkarabilirsiniz.

Kayıtlar Üzerinde Hızlı arama özelliği sayesinde, aradığınız kayıtlara çok çabuk ulaşabilirsiniz.

Kullanıcı bazında ara yüz ekranları tanımlayabilirsiniz. Ayrıca kullanıcıları ait Firma seçimi veya gizleme, şifreleme işlemlerini Kullanıcı Grupları üzerinden veya Kullanıcılardan yapabilirsiniz. Kullanıcı Gruplama sistemiyle Kullanılan Ana modül, Modül kısıtlaması yapabilirsiniz.

16 adet grup tanımlama sistemi ile kayıtlarınızı gruplayabilir, bu kayıtlar üzerinden özel mizanlar, muavin raporları, stok raporları, demirbaş, personel, hizmet, departman, plasiyer, araç-makine, İstatistik… diğer raporlarınızı kolayca alabilirsiniz. Örneğin Benzin giderini işlerken aracı, personeli, projeyi… seçerseniz, o aracın, personelin ve projenin tüm giderlerini (veya gelirlerini) bu gruplama sistemiyle sayesinde, gelir-gider hesaplarını (600-740..) gelire veya gidere göre kırmadan detaylı olarak grup mizanlarında, muavinlerde raporlayabilirsiniz.

Tüm Genel Kayıt alanlarında resim-küçük simge alanını kullanarak, kayıtlarınızı bu simgeler üzerinden filtreleme, sıralama ve gruplama işlemine tabii tutabilirsiniz. Örneğin sorunlu fatura veya Cari kartlar üzerine ateş simgesi koyarak, hızlı bir şekilde bu kayıtları filtreleyebilir, sıralayabilir veya gruplayabilirsiniz.

Programda Ajanda Modülünü kullanabilirsiniz. Ajanda Modülünü kullanarak, istediğiniz tarih veya saatte hatırlatma sağlayabilirsiniz. Ajanda modülünü günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık veya GANT diyagramında izleyebilirsiniz. Görev ve Notlarınızı bu Ajanda Modülü üzerinden yapabilirsiniz. Örneğin bir Modülü Fatura, Cari Kart, Fiş Listesi, Hesap Planı üzerindeki kayıtlardan çağırabilirsiniz.

Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur değerlerini serbest girebilirsiniz.

Program içinden, program eğitim ve anlatım videolarını direkt olarak YouTube© üzerinden izleyebilirsiniz.

Program Güncellemelerini otomatik olarak İnternet üzerinden yapmaktadır. Ayrıca program üzerinden anında Uzaktan Yardım Sistemi sayesinde, destek birimimizi çağırabilir, destek birimimiz sorununuza bilgisayarınıza anında bağlanarak çözüm alabilirsiniz.


5

Microsoft SQL© ‘in raporlama gücü ve görsel raporlama araçları sayesinde istediğiniz gibi Rapor tasarlayabilirsiniz. Bu raporları Microsoft Ofis© araçları direkt bağlayarak, kendinize özel çözümler üretebilirsiniz.

BİLANÇO USÜLÜ MUHASEBE

FİRMA TANIMLAMALARI

Beyannameyi Düzenleyen, Gönderen Onaylayan SMMM ve YMM tanımı eklenmiştir.

Firmaya ait sözleşme, yazışmalar ve kuruluş evraklarına ait Word©, Excel©, PowerPoint ©, PDF, JPG, BMP… gibi resim dosyalarının da ekleyebilirsiniz.

Şube tanımı ile girilen kayıtlardan beyannameleri ve mali tabloları tek bir firmada, defterleri her şube için ayrı ayrı döküm alabilirsiniz.

16 adet grup tanımlama sistemi ile fişlerinizde tek hesap üzerinden proje, departman, araç ve personel maliyetlerinin takibini yapabilirsiniz.

Sınırsız sayıda Mali Müşavir, Yeminli Mali Müşavir, Noter, Kanuni temsilci, ortak ve diğer meslek mensupları tanımlayabilirsiniz.

DÖVİZLİ İŞLEMLER Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur değerlerini serbest el ile girebilirsiniz.

STOKLU MUHASEBE

Stok Kartları ile tek hesap üzerinden fiş kayıt esnasında stok kartını, miktar ve fiyat bilgisi girilerek stok takibi sağlanmıştır. Envanter Defteri ve daha birçok pratik rapor ve Büroların basit Stok takibinin yapabilirsiniz.

HESAP PLANI Banka hesapları tanımı ile bankaya ait çek senet hesapları, tahsil ve teminat çekleri, mevduat, pos ve kredi kartı hesaplarının otomatik açabilirsiniz. Ayrıca Cari Kartları ve Diğer Hesaplarında Hesap Planından açabilirsiniz.

Portföy hesapları ile 101-121-321 vb. hesapların yıl ve aylara göre otomatik açabilirsiniz.

Gider Hesap ile 770'deki gider yerleri ve gider çeşitlerine göre diğer gider gruplarına da (750 hesabı) otomatik açabilirsiniz.

Hesap Planındaki standart alanlara ilave olarak 120 adet farklı tipte alan tanımı yapabilirsiniz. (Örnek Hesaba ait bütçe değerleri, özel kod ve not alanları. Vb.)

Hesap Planlarını Firmadan Firmaya Kopyalayabilirsiniz. Kopyalamada sadece işaretli kayıtları seçebileceğiniz gibi, tüm kayıtları da kullanabilirsiniz. Yine Seçenekler ile plan kodlarını alıp, gönderebilirsiniz.

Hesabın üstünde iken 12 Aylık Mizanlarını, Normal Mizanlarını ve Muavin detayını, tıklayarak inceleyebilirsiniz.

Hızlı arama seçeneği sayesinde hem hesap kodundan, hem de hesap adından plan kodlarını ve hesap isimlerini çok hızlı bir şekilde arayabilirsiniz. Cari Kartlar Tablosunda ise ayrıca vergi numarası, Cep Telefonu veya 1.Telefon alanı üzerinden arama yapabilirsiniz.

Hesap Planını istediğiniz seviyede görüntüleyebilirsiniz. (Yalnız Kebir, Kebir+Muavin, Kebir+Grup, Yalnızca Muavin gibi. Ayrıca Tüm veya Yalnızca çalışan hesaplar veya seçeneğiyle çalışmayan hesapları görüntülemeyebilirsiniz.

Hesap Plan Kodlarını değiştirmek için gelen listede değişilecek hesabın yanına yeni hesap kodunu yazarak Toplu Hesap Kodu değişimini yapabilirsiniz.

FİŞ LİSTESİ Fiş Listesinde istediğiniz alanların ekranınızda görüntülenmesini sağlayabilir, sırasını değiştirebilir ve bu değişiklikleri kaydedebilirsiniz.

Tüm Kayıt alanlardan Arama, Sıralama, Filtreleme, Gruplama, Toplam Alma, Ortalama Alma… gibi işlemler yapabilirsiniz.

Seçili olan fişleri silebilir, birleştirebilir, başka firmaya veya bulunduğunuz firmaya kopyalayabilirsiniz.

FİŞ SATIR KAYIT GİRİŞLERİ

Girilmiş olan açıklamaları listeleyebilirsiniz ve tekrar tekrar aynı açıklamaları girmek zorunda kalmazsınız.

Fişin özel işaretini belirtip tüm sistemde bu işarete göre rapor alabilirsiniz.

Fişin hangi şubeye ait olduğunu belirtebilirsiniz.

BA-BS İçin 100 kasa hesabını kullandığınız halde karşı hesap kodundan ilgili cari seçerek BA-BS formlarınız doğru hazırlanmasını sağlayabilirsiniz. 120, 320 hesaplarınız fiş içinde kullandığınızda karşı hesap kodu seçmek zorunda değilsiniz.

Fiş içinde stok adını, miktarını, birim fiyatını girerek ilgili stok koduna ait mizan, muavin ve maliyet (FIFO, Hareketli Ortalama, Aritmetik Ortalama) raporlarını da alabilirsiniz.

Döviz Modülünü satın alan kullanıcılar ilgili döviz cinsini seçtiğinden merkez bankası kurlarını seçme ve döviz miktarı ile çarp suretiyle Borç veya Alacak tutarının tespitini yapabilirsiniz.

Fiş içinde tevkifât tipini, cari hesap kodunu ve işlem kanun numarasını girerek muhasebe fişinin otomatik hazırlanmasını sağlayabilirsiniz.

İlk, Son ve Ara Değer alanları ile elektrik, su, doğalgaz… saatlerinizin sayaçlarını, araçlarınızın kilometrelerini ve diğer sayısal işlemleri takip edebilirsiniz.


6

Hesaba alt birim tanımı yaparak fiş içinde alt birim miktarı girip alt birime göre mizan ve muavin alabilirsiniz.

Hesaba ait proje, departman, araç, personel… seçilerek tek hesap üzerinden ilgili departman ve proje maliyetlerini takip edebilirsiniz. Örnek 770 4 03 Benzin Giderlerine ait gider işlenirken ilgili araç, proje, … seçilerek, Benzin giderini proje, araç, departman, personel… gibi gruplara otomatik olarak dağıtabilirsiniz.

Fiş içinde aynı belge tarihi ve belge numarası işlenmişse uyarı sistemi getirilmiştir.

Hesaba ait, içinde bulunulan fiş dahil olmak üzere TL, Döviz, Stok ve Alt Birimlerine göre mizan alabilirsiniz.

KDV Dahil, KDV Hariç veya KDV'den matrahı bul yöntemiyle tutarların hesaplaması yapılıp ilgili hesaplara aktarabilirsiniz.

FİŞ SATIR KAYIT GİRİŞLERİ

Fişi tek bir tuşla eşitleyebilirsiniz, üst alanı veya üst satırı kopyalayabilir, araya satır ilave edebilir. Hesap adını ve bakiyesini taşıyabilir, borç-alacak tutarını değiştirebilirsiniz. (Klasik ORKA-DOS kullanıcılarımız alışkın oldukları tuş kombinasyonlarını {[Ctrl]+[Enter], F7,…} fiş içinde rahatlıkla kullanabilir.)

FİŞ ŞABLONLARI Otomatik Fiş şablonları tanımlayarak, belge tarihi, belge numarası, açıklama ve belge tutarını girip fiş oluşturabilirsiniz.

YANSITMALAR Yansıtma Fişlerini otomatik yapabilirsiniz. Yansıtmadan önce hesapların detaylarını ve muavinleri tek bir ekran üzerinden inceleyebilirsiniz. Fişleri oluşumunu görüp, en son kaydet seçeneğiyle de isterseniz yansıtmaları da otomatik olarak yapabilirsiniz.

DÖNEM SONU Dönem Sonu işlemleri ile hesapları otomatik olarak kapanış işlemlerini yapabilirsiniz.

DİĞER HESAP VİRMANLARI

Diğer Hesapların Virmanları ile tanımladığınız hesaplar, kendi aralarında otomatik olarak virman fişleri oluşturabilir ve bu fişleri inceleyebilir daha sonra da kaydedebilirsiniz.

TOPLU TAHAKKUK Belirli hesap grubuna belli tutarı direkt veya belli bir birime bölerek (m², kw, ..) tahakkuk fişini hazırlayabilirsiniz. Örnek; Kooperatif veya dernek üyelerinin borçlandırılması.

MİZAN RAPORU

İlgili hesaba ait en son hangi kaydın işlendiğini görebilirsiniz.

Tanımlı kebir hesaplarına ait mizan alabilirsiniz.

İngiliz ve Almanca Mizan, Gelir Tablosu ve Bilanço alabilirsiniz.

Döviz Çevrim işlemleri ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi otomatik yapılıp kur farkı fişini yapabilirsiniz.

TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde mizan alabilirsiniz

Mizanlarınızı Grafik ortamında gösterilmesi sağlanmıştır.

ile borç veren hesaplar sola, alacak veren hesaplar sağa yazılarak hızlıca hesap bakiye kontrolü yapabilirsiniz.

Gelir Tablosu ve Bilanço otomatik olarak, virmanların yapılmasına gerek duyulmadan görebileceksiniz.

Nakit Akım Tablo, Fon Akım Tablosu Raporu

Sadece belirli hesapları ait proje mizan alabilirsiniz. Örnek {600, 770 vb.}

İstediğiniz kadar Mizan Raporu tanımlayabilirsiniz.

Fiş Kayıtlarından veya Entegre Kayıtlardan gelen(Demirbaş, Bordro, Büro..) grupların toplamlarını ve detaylarını raporlayıp, İnceleyebilirsiniz.

GRUP MİZANLARI Döviz Çevrim işlemi ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi otomatik yapabilirsiniz.

MUAVİN RAPORU TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde muavin raporu alabilirsiniz.

Muavin defter içinde iki tarih arası mizan ve genel raporu mizan alabilirsiniz.

İstediğiniz kadar rapor Muavin Raporu tanımlayabilirsiniz.

KESİN MİZAN Kesin Mizanı Hazırlayıp, BDP ve GİB sitesine İnternet üzerinden otomatik olarak bildirebilirsiniz. Eğer hesaplar üzerinde Ters Bakiye uyarıları varsa, ekranda sizi uyaracaktır.

ADAT HESAP Adat Hesaplamasını Otomatik olarak yaptırabilirsiniz. Muhasebe fişini de, otomatik olarak kaydedebilirsiniz.

Kasa-Banka Defter Özel Dökümlerini İnceleyebilirsiniz.

RESMİ BİLDİRİMLER

Yevmiye Defterini Müsvedde olarak yazımını inceleyebilirsiniz. Yevmiye maddelerini yazım esnasında, seçeneğe bağlı olarak; Her Fişe, her güne, haftalık ve 10 Günlük oluşturabilirsiniz. Böylece Fiş Birleştirme işlemine ihtiyaç duymazsınız. Defter sayfa sayısından tasarruf edebilirsiniz.

Defter-i Kebir ve Envanter Defterini Yazdırabilirsiniz. Eğer Ters Bakiye işlemleri varsa, defter Yazımlarından önce ekranda gerekli ters bakiye uyarıları otomatik gelecektir.

GELİR-GİDER Kapanış işlemlerini yapmadan gelir gider tablosunu inceleyebilirsiniz. Tabloyu gruplar, şubeler, döviz seçeneğiyle hazırlayıp çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler kıyaslayabilirsiniz.


7

Ayrıca İngilizce ve Almanca standart olarak Gelir tablosunu, Bilançoyu inceleyebilir, yazdırabilirsiniz.

BİLANÇO Kapanış işlemlerini yapmadan bilançoyu görebilirsiniz. Ters Bakiye veren hesapların uyarıları ekrana hemen gelecektir. Dilerseniz Bilanço’ yu sizin gireceğiniz kur üzerinden Dövize otomatik olarak çevirebilirsiniz. Ayrıca İngilizce ve Almanca standart olarak tabloyu görebilir, yazdırabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler kıyaslayabilirsiniz.

ORKA WINDOWS SQL-2012 PROGRAMA GİRİŞ

Programa Giriş Ekranı:

Ekran üzerinde bağlanılacak SQL Server Adı, Kullanıcı

adı ve şifresi girilerek ekrandaki kırmızı çalışma yılına

ait, SQL Serverdaki veri tabanları listelenir. Gerekli

Tanımlamalar yapılarak, kullanıcılar kendilerine ait veri

tabanlarına girme hakkına sahiptir.

Yeni bir veri tabanı (firma) ise bu ekran üzerinde fare

sağ kliği ile beraber çok basitçe oluşturabilmektedir.

Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı:

Kullanıcılar buradan çalışacağı ana

modüle geçebilirler. Kullanıcı yetkilerine

göre çalışacağı ana modülü seçebilirler.

Diğer modüller yetkilere göre

kapatılabilir.

E-Defteri ilgilendiren modül ise

“BİLANÇO” modülüdür.


8

BİLANÇO ANA MODÜLÜ

ANA GİRİŞ EKRANI

Bilanço Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı: Bu ekran üzerinde Firmanın muhasebe fiş kayıt işlemleri, beyannameleri

kısaca muhasebe ile ilgili tüm işlemleri yer almaktadır. Orka e-Defter programı da, programın Yevmiye defteri

yazımından çağrılarak kullanılacaktır.

Orka e-defter programı bu programdan bağımsız hazırlanmıştır. Hazırlama, görüntüleme arşivleme ve diğer

işlemleri bağımsız yapabildiği gibi, kullanıcılar ana programdan çıkmadan da kullanabilmeleri de mümkündür.

Programdaki fiş kayıt işlemlerinden kayıtlar girilmektedir. Personel ücret bordrosu, demirbaş amortisman ve büro

programından entegre kayıtlar sisteme kaydedilmektedir.

Ticari paket program üzerinden yapılan işlemler, sisteme anında kaydedilmektedir. Ayrıca bir entegrasyona gerek

kalmadan fişler anında oluşturulmaktadır.

Tüm beyannameler, resmi defter hazırlama ve yazdırılmaları bu modül üzerinden gerçekleştirilmektedir.

Program en fazla kullanılan kısımlara bu büyük kutucuklara yerleştirilmiştir. Bu kutucuklar kullanıcılara göre

tanımlanabilir ve yetkilendirebilir. Ayrıca yukarıda çubuk menü içerisinde daha fazla program bölümü yer

almaktadır.


9

Firma Tanımlamaları:

Firma e-Defter ve e-Fatura uygulamalarına tabii ise, Genel Tanımlamalar sekmesinden, Firma Tanımlamalarından, e-

devlet işlemleri sekmesi tıklanır. Gelen pencerede e-Devlet işlemlerine ait, e-Defter Uygulaması seçeneği seçilir. e-

Defter geçiş tarihi de girilerek, e-defter için kontrol ve başlangıç tarihide firmada belirtilmiş olur.

Böylece Muhasebe Fiş Giriş ve Programın tüm modüllerinde kayıt işlemlerinin ve alan kontrollerinin e-defter

uyumluluk ve ikaz kontrollerinin yapılması sağlanır.

e-Defter Uygulamasında Ödeme Tipleri (“Payment Methods”) önem arz etmektedir. E-Defter Ödeme Tiplerinin

tanımlamalarında hazır şekilde gelmektedir. Eğer e-Defter Ödeme tiplerine ilerde ilave edilecek bir tip varsa, buradan

eklenmelidir. Fiş girişlerindeki Ödeme tipleri bu tanımlamalardan alınmaktadır. Ödeme Kontrol Kebir Kodu ise, Fiş

girişinde Ödeme tipi seçildiğinde, eğer fişin içerisinde bu kebir (veya kebir kodları, virgülle ayrılmış) yok ise, fiş girişine

program izin vermemektedir.


10

Tekdüzen Hesap Planı

Orka SQL 2012 Programının tüm omurgası hesap planı üzerinde kuruludur. Firma faaliyet türüne göre (Üretim,

Hizmet, İnşaat, Ticaret …) program, tekdüzen hesap planı tanımlamaları otomatik olarak tanımlamaktadır.

Orka Bilanço modülün de hesap kodu tanımlamaları için bazı zorunlu kurallara bağlıdır. Bu kurallar şunlardır.

- Kebir hesap tanımlamaları 100-999 arasında olmalıdır.

- Plan kodu metin tanımlıdır. Plan kodu 30 karakter uzunluğunda olabilir. Seviyeler arasında 1 boşluk karakteri

kullanabilir. Üst seviyeler açılmadan alt seviyelerin açılmasına müsaade edilmez. Alt seviye altında, üst seviye

tanımlamaz.

- Plan kodu tanımlamalarında harf kullanabilir. Ancak “ . , : ; \ * ‘ “ / + @ “ gibi özel işaretlemeler kullanılamaz.

Kullanılırsa program bunları otomatik olarak iptal eder.

- Banka Hesapları, pörtföy hesapları, gider hesapları, cari kartlar gibi özel seviyeli detaylı hesaplar için şablonlar

geliştirilmiştir. Böylece sistematik bir düzen içinde kayıtlar açılabilmektedir.

- Kullanıcılar serbest kod girişi yaparak, istedikleri seviyelerde hesap kodu tanımlamaları yapabilmektedir.

- Kullanıcılar açtıkları bir hesap kodunu silmek isterlerse, eğer hesabın bir alt seviyesinde bir hesap varsa önce alt

hesapları silmeleri gerekmektedir. Eğer hesap çalışmışsa önce hesabın çalıştığı fişin iptali istenilir. Eğer o fiş,

beyannamede kullanılmışsa, resmi defterler(Yevmiye, Defter-i Kebir) de yazdırılmışsa, yönetici tarafından

kilitlenmemişse, gün kapatma işlemi yapılmışsa… gibi kontrollerden geçilerek ancak silmeye ve düzeltmeye izin

verilir. Ayrıca kullanıcıların düzeltme ve silme yetkisi olmalıdır.

- Fiş içerisinde yalnızca detay(muavin) hesapların kullanılmasına izin verilir. Kebir ve Grup Hesaplara kayıt işlenemez.

- Hesap planında ayrıca kullanıcı ihtiyaç duyabileceği ek alanları tanımlayabilir. Örneğin Hesap kodları yanında bir

tarih, kontrol kutucuğu, tutar, döviz, vs.. gibi 13 tipte 12’şer alan tanımı yapabilir.

- Her bir Hesap Koduna sınırsız sayıda Excel tablosu, PDF, resim, gibi genel formatlı belge dosyaları eklenebilir.

Bunlara ihtiyaç duyulduğu zaman anında bu ekran üzerinde ulaşabilir.

- Hesap planı üzerinde, bir hesabın üzerinde iken, o hesaba ait muavin raporunu, Mizan raporunu, 12 aylık mizan

raporunu TL, Döviz, vs.. alt stok birimleri dahil inceleyebilirsiniz.


11

MUHASEBE FİŞ GİRİŞ EKRANI

Serbest tanımlama hesap plan kodu

açılımı yukarıdaki kurallara bağlı

kalınarak yandaki ekranda görüldüğü

gibi basitçe tanımlanabilmektedir.

Ayrıca daha detaylı raporlamalar içine

gerekli olan diğer alanlarda isteğe

bağlı olarak seçilip, kullanabilir.

Muhasebe Yeni Fiş Girişi, Düzeltme, İptali, Yazdırılması gibi işlemler bu ekran üzerinden yapılmaktadır.

Ayrıca entegrasyon yoluyla kaydedilen kayıtlar da bu ekran üzerinde yer alır. Ekran üzerinde gelişmiş

filtreleme yöntemiyle arama işlemleri yapılabildiği gibi, bu ekran üzerindeki kayıtlar anında Excel©, Pdf

©, … biçiminde dış ortama aktarabilmektedir..

Ekrandaki “Yeni Fiş” düğmesi tıklanarak, yeni fiş girişine yapılır. Bant bulunduğu kaydın üzerinde iken

“Düzelt“ düğmesine basılarak Fiş Düzeltmeye yapılabilir. Yine Bandın üzerinde bulunan fiş kaydının

silinmesi için “Sil” düğmesine tıklanılır. Düzeltme ve Silme seçeneklerinde kullanıcın ayrıca onayı istenir.

Ek işlemlerle fiş kopyalama, yazdırma, fişi dövizi çevirme, fişe ek alan tanımlama, fişe belge bağlama gibi

programın ekstra özellikleri kullanabilir.


12

MUHASEBE FİŞ GİRİŞİ

Fiş kayıdı bu ekran üzerinde yapılmaktadır. Fiş satır girişinden önce, başlık bilgileri doldurulur. Başlık bilgilerinde fişin tipi,

tarihi, Fiş Başlık Açıklaması, Belge Tipi, Fiş Niteliği … kullanılacaksa gerekli olan tüm detaylar girilir.

Daha sonra satır girişine geçilir. Fiş Satır girişinde hesap kodu seçiminden sonra, başlıkta girilen değerler otomatik olarak fiş

satır değerlerine de taşınır. Böylece kullanıcı bir daha aynı değerleri tekrar tekrar girmez. İstenilirse satırdaki alanlar

değiştirilir. Böylece fiş satırından istenilen detay satır bilgileri seçimi de sağlanmış olur.

Muhasebe hesap plan kodun da KDV tanımlanmışsa, program otomatik olarak İlgili KDV hesabına (191, 391) Dahil veya

Hariç durumuna göre hesaplayıp taşır.

Yine satır girişinde departman, araç, personel … gibi gruplar seçilerek grup bazlı raporlar alınabilir.

Fiş girişinde borç – alacak eşit değilse fiş kesinlikle kaydedilmez. Fiş girişine mizan raporundan ve yine mizan raporu

üzerinden kur farklarından otomatik olarak satır kaydı yapılabilir.

Aynı zamanda alt birimlerde stok kodları beraberinde kullanılarak basit stok takibi de yapılabilmektedir. Yukarıdaki hesap

planı düğmesi kullanılarak, yeni hesap açmak ve diğer hesap planı işlemlerini yapılabilmektedir.

Fiş girişinde hesap kodu girildikten sonra, girilen hesaba ait tüm mizan toplamları anında ekrana gelmektedir. Fiş

Açıklamaların da “akıllı tamamlama“ özelliği sayesinde daha önce girilen bir açıklama veya benzer açıklama otomatik

olarak tamamlanmaktadır.

Ayrıca, kullanıcılarının “fare” yardımı olmaksızın, seri bir şekilde fiş kaydı işleyebilmesi için tuş kombinasyonları

tasarlanmıştır.


13

Belge ve Ödeme Tipi Kontrolleri:

Fiş Kayıt Girişinde e-Defter Uyumluluk seçilmişse, program e-Defter uyumluluk kontrollerini otomatik olarak gerçekleştirilir.

Bu kontroller şu aşamalardan oluşmaktadır.

1. Eğer Fişe belge Tipi Seçilmişse, belge tanımlamasından dolayı kesinlikle belge numarası sahası boş

geçilememektedir.

2. Eğer Fişe Ödeme Tipi Seçilmişse, Ödeme Tiplerinde tanımlı kebir(veya kebir kodları) fiş içerisinde tanımlı değilse,

kayıt işlemine izin verilmemektedir. Örneğin Ödeme Tipi Nakit Seçilmişse, fiş satırları içerisinde muhakkak, 100

(Kasa) hesap kodu aranmaktadır.

3. Eğer Ödeme tipi ve Belge Tipi seçilmişse, yukarıdaki iki kuralda fiş satırlarında aranmaktadır.

Aşağıdaki örneklerde bu duruma ait gelen ikaz uyarıları yer almaktadır.


14

Gelen uyarı ekranında, yapılan işlemin muhasebe kaydının doğru olduğu ancak, e-defter

uyumluluğun yevmiye kaydından sağlanamadığı uyarısı verilmektedir. Kullanıcı bu uygulamada fişi

bu haliyle kaydetmek istemiştir. Belge Tipini “fatura”, ödeme tipine ise “nakit” belirterek oluşacak

yevmiye kaydında kasa kodu ile herhangi bir kayıt yapmayarak e-defter uyumluluğu ihlal

etmektedir.

Bu gelen ekranda ancak “Uyarıları okudum, anladım. İşleme devam etmek istiyorum seçimiyle

gelen uyarının okunması sağlanması amaçlanmaktadır. Ayrıca pencere kapatılınca tekrar fiş girişine

program yönelmektedir.


15

BİLANÇO DEFTERİ RAPORLARI

Mizan Raporu

T-Mizan Raporu:


16

Yevmiye Defteri Ekran Dökümü:

Yevmiye Defteri Yazıcı Dökümü:


17

Defter-i Kebir Ekran Dökümü:

Defter-i Kebir Yazıcı Dökümü:

Gelir-Gider Tablosu, Bilanço Tablosu, Fon Akım, Nakit Akım … gibi Mali Tablolar programın diğer bölümlerinde

hazırlanmaktadır.

Form BA/BS, KDV-1, KDV-2, İndirilecek KDV, Yüklenilen KDV, Kesin Mizan… kısaca Gelirler İdaresinin istediği

tüm beyanname, bilgiler otomatik olarak hazırlanıp G.İ.B. internet sitesine yüklenmektedir.


18

ORKA E-DEFTER PROGRAMI sürüm 1.0.0.0

Orka E-Defter Programı, Orka SQL-2012 Programı ile entegre çalışan bir programdır.

Ayrıca dışarıdan direkt olarak çalıştırabilir. Dışarıdan bağımsız olarak çalıştırıldığı zaman, Hangi SQL Server’a,

hangi kullanıcı ve şifresi girildikten sonra, çalışılacak firmalar için listelenir. Firma seçildikten sonra, e-defter

işlemleri Ana Menüsüne geçilir.

Ana Menü son derece sadece işlemlerden oluşur. Üç adet ana işlem vardır. Bunlar E-defter’in hazırlanması,

gönderilmesi ve arşivlenme işlemleridir. Program Orka Windows SQL-2012 içerisinden Yevmiye Defteri yazım

modülünden çağrılınca, otomatik olarak E-defter Oluştur kısmı çalıştırılır.

Böylece Firmaya ait E-Defter’in kayıtları da hazırlanmış olur.

E-Defter ve beratları “Seçenekler” pencereside belirlenen sürücüde “Orka_EDefterler\XML” dizininde

oluşturulmaktadır. Örneğin; C:\Orka_EDefterler\XML, D:\Orka_EDefterler\XML gibi...


19

Orka e-defteri programında ayrıca, seçenekler, arşiv izleme ve sürüm bilgisi ekranı da yer almaktadır.


20

E-Defter Oluşturulurken, program bir dizi kontrolleri otomatik olarak yapar. Eğer bu kontrollerde hatalar

oluşursa, bu ekran üzerinden kullanıcıya hatalarla ilgili mesajlar verilir.

Hatasız oluşturulup, zaman damgası ve e-imza ile imzalanan, e-defter daha sonra siteye yükleme işlemiyle

işlem tamamlanmış olur.

Orka E-Defter sürüm 1.0.0.0 programı bağımsız çalıştırılınca, daha önce gönderilen e-defterlerin arşiv raporları

ve arşivleri incelemek için kullanılır. Seçenekler de ise; E-Defterin kullanıcı sürücü Adı ve Mali Mühürün şifresi

yer almaktadır.


21

ORKA E-DEFTER V1.0.0.0 E-DEFTER VE BERÂTININ AYRINTILI OLUŞTURULMA ADIMLARI

1. Ön koşulların denetlenmesi ve sağlanması:

Uygulama, defter ve beratını hazırlamaya başlamadan önce ön koşulların sağlanmış olup olmadığını denetler.

İlk denetlenen ön koşul uygulama ayarlarının yapılmış olmasıdır. E-Defterlerin hangi sürücüde oluşturulacağı

önceden belirtilmemişse ya da mali mühür / nitelikli elektronik imza sertifika şifresi tanımlanmamışsa,

uygulama, otomatik olarak Seçenekler penceresini görüntüleyerek kullanıcısından ayarları tamamlamasını

ister.

Ön koşullardan ikincisi Bölgesel ayarlardır. Ondalık ayıracının nokta (.) olarak tanımlanmış olması gerekir.

Üçüncü ön koşul ise Internet erişiminin sağlanmış olmasıdır. Söz konusu iki ön koşulun sağlanamaması

durumunda uygulama e-defter ve beratını üretme aşamasına geçmez ve kullanıcıya uyarı görüntüler.

Son denetlenen koşul ise e-defter ve beratını üretmek, imzalamak ve sınamak için gerekecek dosyaların ilgili

sürücü ve dizinlerde var olduklarını onaylamaktır. Söz konusu dizin ve dosyaların bulunamaması durumunda

şirketimizin FTP sunucusundan sıkıştırılmış dosya (.ZIP) şeklinde indirilen dosyalar ilgili hedeflere

kopyalanmakta ve sorun uygulama tarafından otomatik olarak giderilmektedir.

2. E-Defterin oluşturulması:

Uygulama, e-defteri oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci, muhasebe fiş

başlıkları ve bunlara bağlı satırlar) MS-SQL tablolarından ilgili sınıfa yükler.

Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanında ki, GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan alınır.

İşletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013 gibi) veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM

tablosundan alınır. Muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki GNL_SMMMBILGI

tablosundan alınır. Muhasebe Fiş Başlıkları ve bunlara bağlı satırlar ise ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013

gibi) veri tabanında ki ORT_EDEFTER ve ORT_EYEVMIYEDEF tablolarından okunmaktadır.

Veri tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defteri oluşturmak için hazır

konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defteri oluşturur ve

diske yazar.

E-Defter dosyasının isimlendirilmesinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği e-defter ve beratının

isimlendirilmesi standartları uygulanır. Bu standartlara göre; e-Defter adını oluşturan bilgiler şu şekildedir:

VERGİNO-YILAY-DEFTERTÜRÜ-SIRA.XML

Örneğin:

6470009903-201301-Y-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defteri

6470009903-201301-YB-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defterinin berâtı

Not: Sonda yer alan dört haneli sıra numarası, tek parça oluşturulmuş e-defter ve beratlarında 0000’dır. Birden

fazla parçadan oluşan e-defter ve beratlarında ise 0001 ile başlamakta ve her defter / berat parçasında ardışık

olarak artmaktadır.

Örneğin:

6470009903-201301-Y-0001.XML -> Yevmiye e-defterinin 1’nci parçası

6470009903-201301-Y-0002.XML -> Yevmiye e-defterinin 2’nci parçası


22

6470009903-201301-YB-0001.XML -> Yevmiye e-defteri 1’nci parçasının beratı

6470009903-201302-YB-0002.XML -> Yevmiye e-defteri 2’nci parçasının beratı

3. E-Defterin imzalanması:

Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defterin imzalanması işleminde Kamu

Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi kullanılmaktadır.

İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T), istendiğinde zaman damgasız

olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter, ilgili kütüphane ile zaman damgasız olarak imzalanır.

4. E-Defterin şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması:

E-Defteri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir şekilde

oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınamak

gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema (schema) ve

şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu istendiğinde

kullanıcıya görüntülenir.

5. E-Defterin sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP):

Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defterin sıkıştırılmış

(.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur.

6. E-Defter beratının oluşturulması:

Uygulama beratı oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci) MS-SQL

tablolarından ilgili sınıfa yükler. Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki

GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan, işletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin Orka_0003_2013 gibi)

veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM tablosundan, muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri-

tabanındaki GNL_SMMMBILGI tablosundan okunmaktadır.

Uygulamada, e-defteri ve beratını oluşturan sınıf aynıdır. E-Defter ve beratının oluşturulması sırasında en

önemli fark; Beratta, Muhasebe Fiş başlıklarının (entryHeader) ve bunlara bağlı Muhasebe Fiş Satırların

(entryDetail) yer almamasıdır.

Veri-tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defter beratını oluşturmak için

hazır konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defter beratını

oluşturur ve diske yazar.

7. E-Defter beratına e-defter imza değerinin (ds:SignatureValue) eklenmesi:

Oluşturulup diske yazılmış ve imzalanmış şekilde hazır bulunan e-defter dosyasından imza değeri

(ds:SignatureValue) okunarak e-defter beratına eklenir.

8. E-Defter beratının imzalanması:

Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defter beratının imzalanması işleminde

Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi

kullanılmaktadır. İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T),

istendiğinde zaman damgasız olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter beratı, ilgili kütüphane ile

zaman damgalı olarak (XAdES-T) imzalanır.


23

9. E-Defter beratının şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması:

E-Defter beratını, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir

şekilde oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile

sınamak gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter beratı (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema

(schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu

istendiğinde kullanıcıya görüntülenir.

10. E-Defter beratının sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP):

Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defter beratının

sıkıştırılmış (.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur.

11. Dizin ve dosyalar nerede bulunmaktadır, oluşturulmaktadır?

Seçenekler penceresi ile kullanıcı tarafından belirlenen sürücünün kökünde (root) ORKA_EDEFTERLER adında

dizin uygulama tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. E-Defter ve beratları söz konusu dizinin altında

yer alan XML adlı dizinin içerisinde vergi numarası, yıl ve ay sınıfına göre bölümlenmiş olarak oluşturulup

biriktirilir.

Örneğin: C:\ORKA_EDEFTERLER\XML\6470009903\2013\01\

İlgili dizin yapısı e-defterler ve berâtları dışında şu dizin ve dosyaları da barındırmaktadır:

\ORKA_EDEFTERLER\CFG: Politika Ve Ayar Dosyaları.

\ORKA_EDEFTERLER\CRT: Sertifika deposu Dosyaları.

\ORKA_EDEFTERLER\SCH: Şematron (Schematron) Dosyaları.

\ORKA_EDEFTERLER\XSD: Şema (Schema) Dosyaları.

\ORKA_EDEFTERLER\XSLT: Şablon Dosyaları.

+---Cfg

+---Crt

+---Sch

+---XML

| \---6470009903

| \---2011

| \---10

| \---Paketler (GİB’ten indirilen onaylı beratların saklandığı dizin)

+---XSD

| \---2006-10-25

| +---Bus

| +---Cor

| +---Gen

| \---Plt

| \---Case-C-B

\---XSLT

12. İndirilen Beratların Kontrolü Nasıl Yapılmaktadır?

GİB e-Defter berat kontrolü, program tarafından yine şema ve şematron kontrollerinden geçirilerek, İlgili ayın

Paketler klasörünün içine yerleştirilir. Eğer GİB site portaldan indirilen beratta herhangi bir dosya oluşum

hatası vs. varsa, kullanıcı uyarılarak indirme işleminin yeniden yapılması konusunda kullanıcı uyarılır.


24

12.1 GİB Portaldan Hatasız berat indirme mesaj ekranı

12.2 GİB Portaldan Hatalı İndirme mesaj ekranı ekranı

Aynı zamanda program yevmiye madde sayısına esas olarak 200 MB XML dosya büyüklüğü kontrolünü yapar.


25

Tüm veriyi analiz ederek, defterin kaç parçaya bölünmesini kullanıcıya bildirir. Bilanço programına e-defter

hazırlama ekranına defter parça sayısını otomatik olarak aktarır. Böylece kullanıcının defteri kaç parçaya

ayırması otomatik olarak hesaplanır.


26

GİB Onaylı Beratların Yüklenmesi.

Uygulama ana ekranından “Paket Yükle” menüsü seçilerek hazırlana berat paketinin yükleme işlemi

gerçekleştirilir.

İstenilirse birden fazla paket çoklu olarak seçilerek yükleme işlemi yapılabilir.

Paket yükleme işlemi başarılı bir biçimde gerçekleşmesi halinde sistem tarafından bir işlem numarası verilir.

Paketin Durumu “Paket Listesi” menüsünden takip edilebilir.


27

e-Defter Beratına erişim.

Yüklenen paket içerisinde bulunan berat XML dosyası sistem tarafından gerekli kontrollerden geçirilir.

Kontrolleri geçen dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührü ile de mühürlenerek defter sahibinin

erişimine sunulur. Erişime sunulan dosya söz konusu defterin geçerliliğini ispat bakımından muhafaza ve ibraz

edilmek üzere saklanmalıdır.


28

İletişim Bilgileri

Şirket Bilgileri:

Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi Ali Ferruh Sokak No: 15 Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İstanbul

Tel: 0850.420 00 61

Faks: 0216.223 00 62

www.orka.com.tr [email protected]

DESTEK

Tel: 0850.223 00 61 [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:%[email protected]

mailto:%[email protected]

orka bİlgİsayar · e-defter sürüm 1.0.0.0 programı orka windows sql-2012 programıyla...

Documents