ORGANIZOVANJE KAO FUNKCIJA MENADZMENTA

PROCES ORGANIZOVANJA

Menadzment je proces planiranja,organizovanja,vodjenja i kontrole svih resursa organizacije u cilju realizacije ciljeva organizacije,na efikasan i efektivan nacin.

Menadzmentu se prilazi sa tri aspekta,odnosno tri pristupa pojmu menedzmenta su: 1.Menadzment kao proces u upravljanju organizacijom

2.Menadjment kao naucna disciplina

3.menadzeri

Treba naglasiti da postoje dva pristrupa pri posmatranju menadzmenta kao procesa:

- Prvi pristup menadzmentu kao procesu ima cetiri podprocesa: 1.Planiranje

2.Organizovanje 3.Vodjenje

4.kontrola

- Drugi pristup menadzmentu obuhvata: 1.Planiranje

2.Organizovanje

3.Vodjenje

4.Kontrolu

5.Stafing

Jedan od samostalnih podprocesa moze biti stafing.ali moze biti i integrisan u organizovanje ili vodjenje.

Pojam organizovanje cesto se izjednacava sa pojmom organizacija.Medjuti,izvesna razlika je evidentna. ORGANIZACIJA predstavlja skup ljudi koji na strukturirani teze ostvarenju odredjenih,konkretnih,pre svega zajednickih ciljeva.Organizacije mogu biti profitne(preduzeca,poslovne organizacije)-njima je osnovni cilj ostvarenje profita,dobiti,dobitka, i neprofitne(obrazovne,sportske,kulturne,zdravstvene)-njima primarni cilj nije ostvarenje profita,ali se i profit pojavljuje kao jedan od ciljeva.Organizacije omogucavaju ostvarivanje efekata sinergije ,sto znaci dve ili vise osoba,zato sto rade zajedno I medjusobno komuniciraju i koordiniraju svoje aktivnosti, postizu vece efekte nego sto bi predstavljao prost zbir njihovih pojedinacnih ucinaka. Kada organizacije ne bi postojale,mnogo ljudske energije,vremena i resursa nepotrebno bi se rasipalo u procesu ostvarenja razlicitih ciljeva,i obavljanja mnogih aktivnosti i poslova.

ORGANIZOVANJE spada u jednu od najslozenijih faza ili aktivnosti menadzmenta.Nju je najteze objasniti.Organizovanje je druga faza ili podproces upravljanja koja sledi nakon planiranja i obuhvata-definisanje i formiranje takve organizacije preduzeca koja omogucava realizaciju planiranih ciljeva i zadataka postavljenih u okviru faze planiranja.Rec je o vrlo slozenoj uprvljackoj aktivnosti koja obuhvata veci broj poslova,a upravo iz tih poslova koje obavljju menadzera moze se izvesti i definicija organizovanja: Organizovanje je faza procesa menadzmenta u kojoj se definisu poslovi koje treba uraditi,u kojoj se vrsi podela rada,grupisu poslovi u odgovarajuce strukture i koordiniraju aktivnosti svih clanova organizacije radi ostvarivnja postavljenih ciljeva.Neophodno je da se organizovanje odvija prema standardnim i unapred propisanim procedurama koje omogucavaju koriscenje nucnih metoda i odredjivanje najboljih organizacionih resenja.Postupci i procedure se najcesce unapred propisuju,a krajnji cilj je postizanje efikasnog poslovanja.Cilj se postize formiranjem odgovarajuce organizacije preduzeca,koja predstavlja, rezulta procesa organizovanja.Organizacija preduzeca povezuje sve ljudske i fizicke resurse u skladnu celinu,gde su uloge pojedinaca pravilno odredjene,zadaci tacno definisani i dideljeni,nacini obavljanja zadataka propisani, ovlascenja i odgovornosti delegiarni.Sve ovo je preduslo za uspeh.Da bi se formirala valjana organizacija preduzeca neophodno je poznavanje i koriscenje odredjenih opstih principa organizovanja.Definisanje osnovnih principa organizacije i menadzmenta potce od H.Fayola,koje je definisao i razrado 17 principa na kojima se baziraju menadzmet i njegove osnovne faze i funkcije.Medju najznacajnije Fayolove principe organizovanja spadaju :

- jedinstvo komandovanja - jedinstvo ciljeva

- raspon komandovanja

- hijerarhija

- centralizacija

- autoritet - Princip jedinstva komandovanja govori o tome da svaki zaposleni prima naredjenja samo od jednog rukovodioca.

- Princip jedinstva ciljeva govori o tome da svi zaposleni u preduzecu treba da rade na ostvarenju istih,zajednickih ciljeva preduzeca. - Princip raspona komandovanja govori o broju zaposlenih kojima rukovodi jedan sef.

- Princip hijerarhije govori o tome da je potrebno da postoji odredjeni red kojim se regulisu nadleznosti u pogledu rukovedjenja.

- Princip centralizacije govori o tome da na svakom stupnju hijerarhijske lestvice postoji odredjen rukovodilac koji ima sve kompetencije.On ima sva prava i snosi svu odgovornost. - Princip autoriteta govori o tome da osnovna osobina svakog rukovoduioca treba da bude autoritet.Bez autoriteta rukovodilac ne moze izdavati naredjenja zaposlenima.

OSNOVNI PRINCIPI ORGANIZOVANJA :

- Specalizacija

- Standardizacija

- Kooperacija

- Integracija

- Centralizcija

- Decentrelizacija

- Specijalizacija je vezana za podelu rada i rasclanivanje i grupisanje poslova izadataka.Specijalizacija se moze posmatratr i kao orijentisanje,odnosno usavrsavanje preduzeca,pogona,odeljenja Sve veca podela rada iziskuje sve vecu specijalizaciju nosilaca realizacije pojedinih poslova i zadataka.Specijalizacija se odnosi na coveka,ali na masine,uredjaje,alate - Standardizacija odnosi na suzavanje raznovrsnosti i ujednacavanje razlicitih elemenata proizvodnje.Standardizacija se sprovodi pronalazenjem i propisivanjem jednoobraznih ,reprezentavnih,resenja,koja nazivamo standardima.Standardi imaju univerzalni karakter i najcesce se zakonski propisuju Nastala je u procesu proizvodnje.Danas se standardizacija primenjuje u svim oblastima privrede.A najvise u industrijskog proizvodnji i to kod : sirovina i materijala,delova,masina,uredjaja.- Centralizacija i decentrelizacija vezane su za delegiranje autoriteta u rukovedjenju ,i govore o davanju svih kompetencija manjem broju rukovodilaca na nizem hijerarhijskom nivou,ili davanju ovlascenja vecem broju rukovodilaca na nizem hijerarhijskom stupnju.Kod cenralizacije se odluke donose na visim organizacionim nivoima, i ovlascenja za donosenje odluka ima manji broj starijih menedzera.Centalizacija znaci suzavanje, a decentralizacija prosirivanje ovlascenja za donosenje usluga .Decentralizacijom se oslobadja top menedzment donosenja velikog broja operativnih odluka, omogucava fleksibilnost menadzmentu,usmerava paznju na vazne profit centre i centre troskova,i doprinosi motivaciji mladjih rukovodilaca,ali ona ima i nedostatke: zahteva poseban sistem kontrole i sistem komunikacija,zahteva vecu koordinaciju starijih menadzera,moze dovesti do situacije da pomocne jedinice gledaju samo svoje potrebe zahteva veci broj sposobnih menadzera.Smatra se da decentralizacija ima vise prednosti nego mana ,a tri osnovna tipa decentralizacije su: - centri troskova

- centri profita

- centri investiranja

- Kooperacija se odnosi zajednicki rad pojedinaca,ili organizaciju u situaciji kada je to neophodno za efikasno poslovanje.Koopercija se najcesce javlja kada vise organizacija ucestvuju u realizaciji zajednickog, najcesce slozenog proizvoda.Pored kooperacije u proizvodnji ,zajednicki rad moze da postoji i u drugim oblastima poslovanja ,kao sto su israzivanje i razvoj,markenting - Integracija predstavlja povevezivanje i spajanje pojedinih delova ili celokupnih organizacija radi ostvarenja boljih poslovnih rezultata.Razlozi integracije su poboljsanje,usavrsavanje i zaokruzivanje proizvodnje i postizanje povoljne pozicije na trzistu.Integracija moze biti horizontalna (ako se povezuju organizacije iz istih oblasti proizvodnje) i vertikalna (ako se povezuju organizacije koje se nalaze u odredjenom proizvodnom lancu-kada jedna drugoj isporucuju sirovine). DEFINISANJE POSLOVA

Svaka organizacija se osniva sa odredjenom svrhom i ima misiju.Iz njih se izvode vrlo razliciti ciljevi, koje je ne moguce ostvariti bez obavljanja velikog broja pojedinacnih poslova.Timovi mendzera ,kada donose menadzerske odluke,pre svega -Indetifikuju potrebu I definisu problem (prikupljanje znacajnih i blagovremenih infoemacija ,i stvaranje alternativa)

- Procenjuju alternative (biraju najbolje alternative-u skladu sa problemom ,potrebom i trenutnom situacijom ) - Realizuju potrebne alternative

Prva aktivnost koju menedzeri (timovi menadzera) u okviru organizovanja moraju da urade jeste indetifikovanje potreba i definisanje neophodnih poslova I zadataka.Da bi menadzeri dobro obavili ovu aktivnost moraju detaljno objasniti zaposlenima znacaj i tehnike obavljanja poslova.Pri tome je neophodno dati detaljan opis posla ,mesta gde ce se oni obaviti ,standarde koji ce se koristiti u kontroli i nagrade koje slede za uspesno obavljanje svih postavljenih zadataka i aktivnosti.U organizacionoj teoriji za ovu aktivnost ponekad se koristi u kontroli i pojam dizajniranje posla.

Dizajniranje posla bitno je iz najmanje dva razloga:

- da bi se radni zadaci logicno grupisali

- nacin kako su poslovi definisani znacajno utice na motivisanje zaposlenih

Smatra se da postoje cetiri glavna pristupa dizajniranju posla: - Simplifikacija posla - zaposlenima se dodeljuje mali obim aktivnosti koje treba da obavi. Radne operacije su uglavnom rutinske,ponavljaju se,pa je lako obuciti nove zaposlene.

- Rotacija posla - praksa gde menadzeri mogu zaposlene da povremeno menjaju sa jednog na druga radna mesta,cime se smanjuje stepen dosade i povecava njihova zainteresovanost. - Povecanje ili prosirivanje posla - nacin definisanja posla,gde se siri obim aktivnosti koje zaposleni treba da obavi,prevashodno kako bi se povecala njihova zainteresovanost. - Obogacivanje posla proces povecanja nivoa aktivnosti kako bise stvorio potencijal za vece angazovanje zaposlenih,njihov raazvoj i povecanje nivoa odgovornosti.KREIRANJE ORGANIZACIONIH JEDINICA Grupisanje pslova i kreiranje radnih i organizacionih jedinica predstavlja jednu od osnovnih menadzerskih aktivnosti u okviru funkcije organizovanja.Sustina se sastoji deljenju radnih aktivnosti i formiranju specijalizovanih grupa kako bi se sto bolje ostvarili organizacioni ciljevi, a istovremeno pojednostavio posao menadzera i olaksala kontola.

Proces organizovanja neminovno dovodi do kreiranja organizacione strukture.ORGANIZACIONA STRUKTURA

Slobodno se moze reci da je organizaciona sruktura jedan od ne posrednih rezultata procesa organizovanja.Pojedini strucnjaci smatraju da u definisanju organizacione strukture treba voditi racuna o vise momenata kao sto su: - Organizaciona stuktura predstavlja skup odredjenih zadataka koji se dodeljuju poedincima,grupama

- Ona ukljucuje odnose formalnog izvestavanja koji obuhvataju : odgovornost za odluke raspon kontrole

- Obavezno dizajniranje sistema koji mora da omoguci efikasnu koordinaciju zaposlenih izmedju organizacionih delova.

Organizaciona struktura predsavlja sistem zadataka,radnih tokova,odnosa odlucivanja ,izvestavanja i komunikacionih kanala koje u organizaciji povezuju pojedince i grupe u zajednickim naporima da ostvare organizacioni cilj.Ne postoji idealna i najbolja, kao ni najbolji nacinza njeno kreiranje. Promenama u okruzenju menja se i sruktura.

Graficki prikaz organizacione strukture naziva se organizaciona sema.Ona vizuelno oslikava odnose u organizaciji, odnosno ona odrzava formalnu strukturu organizacije i pokazuje: odnose razlicitih radnih i organizacionih jedinica, odnose izmedj podredjenjih i nadredjenih Dzej Gelbrajt je jedan od autora koji su pokusali da prikazu model organizacione strukture.Po njemu zadaci koje obavlja organizacija su pod uticajem faze razvoja i strategije.

Gelbrajt smatra da postoji vise nacina za kreiranje organizacionih jedinica:

- prema radnim procesima i funkcijama

- prema znanjima i vestinama

- prema outputima odnosno proizvodima ili uslugama

- po podrucju,odnosno regionalnom ili geografskom principu - prema vremenu

- prema klijentima

- prema projektima

Ne postoji univerzalna formula za sprovodjenje departmentalizacije.Moguce je poneka primeniti jedan ili vise kriterijuma kako povezati ralicite aktivnosti, zadatke I pojedince radne i organizacione jedinice:

- grupisanje na osnovu slicnosti aktivnosti

- na osnovu povezanosti poslova

- grupisanje na nacin da se podstice konkurencija izmedju zaposlenih ili organizacionih delova

- grupisanje na nacin da se izbegnu moguci konflikti ili sukobi

- grupisanje radi zblizavanja zaposlenih ili radi poboljsanja koordinacije

KOORDINACIJA

Kako organizacije vremenom rastu i razvijaju se, desavaju se minimum dve stvari: - Osvajaju se novi poslovi i kreirju se nove organizacione jedinice radi zadovoljavanja novih strategijskih potreba.Samim tim raste broj i obim pojedinacnih poslova, broj zaposlenih i organizacionih nivoa - Menadzeri pokusavaju da pronadju nacine za adekvatno povezivanje svih tih organizacionih delova.

Dakle, neophodna je koordinacija koja predstavlja jednu od najvaznijih aktivnosti menadzera u okviru funkcije organizovanja.Ponekad se upravo zbog njenog velikog znacaja celokupan proces organizovanja izjednacavao sa koordinacijom.Koordinacija moze biti vertikalna i horizontalna. Vertikalnom koordinacijom se povezuje vrh organizacije sa srednjim i nizim nivoima menedzmenta radi ostvarivanja organizacionih ciljeva.Moze se postici na pet nacina:

- formalizacijom

- rasponom kontrole

- centrlizacijom i decentrlizacijom

- delegirnjem

- linijskim i pozicijama osobljaHorizontalna koordinacija je vezana za aktivnost pojedinih organizacionih delova na istom hijerarhijskom nivou.Bitna je za pravilan protok informacija, posto se time olaksava i poboljsava proces donosenja odluka.TIPOVI ORGANIZACIONIH STRUKTURA

Prena klasicnom pristupu postoje tri osnovna tipa organizacione strukture :

- linijska organizaciona struktura

- fukcionalno-linijska struktura

- linijsko-stabna organizaciona struktura - Linijska organizaciona struktura se bazira na jedinstvu,odnosno na principu da svaki podredjeni ima jednog nadredjenog.Potice od Fayola, i ona je tipicna hijerarhijska organizaciona struktura.

- Fukcionalno-linijska struktura bazira se na principu da ima vise nadredjenih jednom podredjenom. Rukovodioci pokrivaju odredjeno podrucje poslovanja za celo preduzece.

- Linijsko-stabna organizaciona struktura se bazira na linijskoj organizacionoj strukturi sa dopunom stabnih sluzbi za linijske rukovodioce.Ove organizacione strukture su zastarele i prevazidjene.Postoje brojne modifikacije ovih organizacionih struktura.

- Savremeni tipovi organizacionih stuktura :

- prema funkcijama

- prema proizvodima

- prema procesima

- prema teritoriji

- diviziona

- prjektna

- matricna

- prema strateskim poslovima

- inovativna

- kontigencijska

- reinzenjering

- Organizovanje prema funkcijama

Formiranje ovakve organizacione strukture predvidja grupisanje aktivnosti i definisanje organizacionih jedinica prema pojedinim funkcijama, koje predstavljaju skup istovrsnih i povezanih poslova i aktivnosti uz pomoc kojih se na najbolji nacin realizuju odredjeni zadatak ili deo poslovnog procesa preduzaca.Osnovne funkcije su: - funkcija israzivanja

- funkcija marketinga

- funkcija proizvodnje

- funkcija racunovodstva i finansija

- kadrovska funkcija

Kadrovi su grupisani na osnovu specijalnosti, a zadaci organizacije su jasno odredjeni. Medjutim, ovde postoji sukob interesa pojedinih funkcija i preduzeca u celini. Ovakva organizacija trazi centralizaciju odlucivanja, posebno kada organizacija raste i razvija se.

- Organizovanje prema proizvodima

Ovde se predvidja da se organizacione jedinice formiraju za svaku vrstu proizvoda.Najcesce se formira kod velikih organizacija koje u svom asortimanu imaju nekoliko proizvoda.Ovakva organizaciona struktura usmerava sve resurse i sve aktivnosti na jedan proizvod, cime se moze specijalizovati proizvodnja. Medjutim, kod nje dolazi do dupliranja organizacionih jedinica i kadrova, sto je posebno ne prihvatljivo za manje firme. Isto tako moguce je da izmedju proizvoda ne postoje dovoljno jasne razlike,pa moze doci do njihove medjusobne konkurencije. - Organizovanje prema procesima

Ona predvidja da se organizacione jedinice definisu za svaku vrstu procesa ili za svaku fazu rada koja postoji u preduzecu.

Specijalisti se grupisu za jedan proces ili fazu rada i oni su usmereni na realizaciju ovog procesa. Medjutim, evidentna je potreba za vecom koordinacijom celokupnog posla, da problemi u jednom procesu ne bi izazvali probleme u celokupnom poslu. - Organizovanje prema teritoriji

Ona podrazumeva da se organizacione jedinice formirju prema gegrafskim podrucjima koje opsluzuju.Pogodan je za velike firme. Koristi se trgovine na malo,banaka osiguravajucih drustva,Problemi mogu nastati kod troskova transporta, kao i zbog potrebe velikim brojem kadrova I menadzera za svako posebno podrucje.

- Diviziona organizacija

Ona predstavlja jednu mesovitu organizacionu strukturu kao kombinaciju strukture formirebe na geografskom, proizvodnom i fukcionalnom principu.Divizije su formirane fukcionalnom principu, glavna uprava kompanije zadrzava neke kljucne funkcije (planiranje,finansije i kadrovi ). Koristi se kod vecih firmi koje posluju u vise zemalja. Ovde se ostvaruje odredjena smostalnost divizija a istovremeno i neophodna kontrola na nivou kompanije.

- Projektna organizacija

Ovakva organizacija stvara posebnu privremenu organizacionu jedinicu, projektni tim, ciji je zadatak da realizuje odredjeni poduhvat ili projekat.Obicno se formira kod realizacije vojnih programa ( gde je i nastala ), zatim kod gradjevinskih i inzenjering organizacija, i kod istrazivacko-razvojnih projekata.Omogucava efikasniju realizaciju projekta i upruvljanje projektom, medjutim ovde dolzi do dupliranja kadrovskih resursa i nastaju problemi sa kadrovima nakon raspustanja projektnog tima.

- Matricna organizacija

Ona predstavlja kombinaciju fukcionalne i projektne organizacije. Cilj je da se iskoriste prednosti a smanje nedostaci ove dve organizacije.Ovu organizacionu strukturu koriste ona preduzeca koja imaju na raspolaganju nekoliko projekata koje treba realizovati, a nemaju dovoljno kadrova da formiraju cistu projektnu organizaciju. Omogucava efikasno upravljanje velikim brojem projekata i efikasno koriscenje resursa, i smanjuje konflikte izmedju rukovodilaca. Medjutim,konflikti mogu izbita oko alokacije resursa.

- Organizaciona struktura po strateskim poslovnim jedinicama Ona predstavlja modifikaciju divizione organizacione strukture.Razlikuje se po tome sto su osnove za ovu organizacionu strukturu strateska poslovna podrucja. Formira se od relativno samostalnih delova preduzeca-to su strateske poslovne jedinice. Svakva ovakva jedinica ima svoj top menadzment koji ima pravo i odgovornost upravljanja.- Inovativna organizaciona struktura U osnovi ovakve organizacije lezi inovativna strategija-uraditi nesto novo, drugacije i bolje. Ovo je fakticka dualna struktura koja ima inovativni oprativni deo. Inovativna jedinica moze da bide razlicito organizovana-fukcionalno,projektno i matricno. Ona pokriva celu firmu. Operativni deo treba da realizuje ideje i programe nastale u inovativnom delu. Inovativni deo je centar troskova, a operativni deo centar profita.

- Kontigencijska organizaciona stuktura Uvodi fenomen situacije kao sumarni izraz za stanje faktora koje treba uzeti u obzir. Dakle, osnovu za organizaciono modeliranje treba traziti u skladu sa konkrentnim slucajem i konkrentnom situacijom. Prvi korak u projektovanju organizacione strukture ovim pristupom je indetifikacija situacionih faktora, zatim sledi analiza uticaja pojedinih faktora i definisanje mogucih resenja.

- Reinzenjering

Predstavlja novi moderni pristup u projektovanju organizacione strukture. Bazira se na ideji-porusi sve postojece i gradi potpuno novu organizaciju-definise se kao novi pocetak.

SEMINARSKI RADTEMA : Proces organizovanja

PREDMET : Uvod u menadzment

SADRZAJ:

1.UVOD2.OSNOVNI PRINCIPI ORGANIZOVANJA3.DEFINISANJE POSLOVA4.KREIRANJE ORGANIZACIONIH JEDINICA5.ORGANIZACIONA STRUKTURA

6.KOORDINACIJA7.TIPOVI ORGANIZACIONIH STRUKTURA8.LITERATURA

LITERATURA :

1.Prof. dr Milicevic Vesna : Strategijsko poslovno planiranje (menadzment pristup) 2002.god

2.Prof. dr Jovanovic Petar : Menadzment

(teorija i praksa) 2004.god

3.Dr Eric Dejan : Uvod u menadzment 2000.god

4.Beleske sa predavanja i vezbi

5.INTERNET