organizační změny a zvyšování efektivity magistrátu města karviné

Magistrát města Karviné

Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné

PhDr. Roman Nogol, MPA

Magistrát města Karviné 2

Přípravná fáze I.

• 2008 červen – ukončena funkční analýza s popisy procesů, 3 interní zam. (tajemník, zástupce +vedoucí OLZ) +1 externí poradce Pojmenování jednotlivých procesů, aktivit, agend – logické setřídění Přiřazení pracovních úvazků s navrhovanou redukcí Přeskupení a přetřídění náplní činností odborů a oddělení Identifikace duplicit a redundancí Identifikace a kvantifikace úspor – během 3let odhadnuta úspora 40

mil Kč.

• 2008 září – projednání závěrů ve vedení, rámcový souhlas, odklad realizace na období po kom. volbách 2010


Identifikace základních aktivit – závěry z roku 2008

Nově seskupené činnosti 7 logických celků:• Vnitřní chod úřadu• Ekonomika a rozpočet• Majetková správa• Rozvojové agendy• Občansko-správní agendy• Technicko-správní agendy• Sociální agendy


Přípravná fáze II.

• 2010/2011 iniciace změny v novém vedení města • 2011 – start projektu ESF 53 – “Zvýšení kvality řízení Magistrátu

Města Karviné“– Zavedení Projektového řízení metodou Balanced Scorecard (realizace leden-srpen 2012)– Změna organizační struktury (realizace k 1.1.2012)– Delegování odpovědnosti a motivace za efektivitu a snížení mzdových nákladů na

vedoucí odborů (2012-2013)– V rámci Projektového řízení optimalizace řízení Magistrátu (2012-2013) – činnosti týmů

K01-K08

• 5.4. 2011 – programové prohlášení rady závazek zvýšení efektivity MMK a snížení nákladů na veřejnou správu

• 2011 květen - dopracování celého formalizovaného konceptu změny v nové podobě, Příprava změny v součinnosti s týmem projektu 53 – K 04 (3 ved. odborů, 3 ved. oddělení, 3 řadoví zam.) a s externím partnerem dlouhodobě spolupracujícím PhDr. Jiřím řebíčkem, fa Activconsult, s.r.o.


Definice cílů změny

• základní cíl = naplnění vize MMK – Profesionalita, výkonnost a vstřícnost = spokojený klient,

• zvýšení a zlepšení 4E (Economy - úspornost, Efficiency - výkonnost, Effectiveness – účinnost, Ethics - etika) přenastavením organizace procesů

• dosažení konkrétních úspor v konkrétním čase jako důsledek naplňování cíle

• Východiska a podklady:– projekt 53– Funkční analýza procesů - koncepční návrh z roku 2008– průběžné zprávy o rozvoji lidských zdrojů MMK s údaji sledovanými od r. 2003– benchmarkingové údaje z účasti na BI 2004– benchmarkingové údaje KÚ MSK – správní řízení,– kriteriální analýzy BSC, EFQM


Usnesení Rady města Karviné č 778 ze dne 28. června 2011

• Název: „Organizační změny v Magistrátu města Karviné za účelem racionalizace a zvýšení efektivnosti práce“

• RM s účinností od 1.1.2012: – zrušila 10 ze 14 odborů, 17 z 35 oddělení– zřídila 4 nové odbory a 8 nových oddělení– změnila název 4 již existujících oddělení

• Poznámka: do doby realizace sociální „reformy“ (tj. do 31.3.3012 byly ponechány 2 sociální odbory – tj. samostatně odbor SPOD

• Formulace v návaznosti na možné pracovněprávní spory, na převažující charakter nových či stejných činností a podobně, s jasným záměrem zamezit případné námitce účelovosti změny . Příprava ve spolupráci s Mgr. Chrástkovou , fa Aliaves,a.s.


– uložila tajemníkovi MMK:• zpracovat nový Organizační řád MMK (prosinec 2011)• Vytvořit pracovní skupinu a realizovat všechna

potřebná opatření k zajištění fungování MMK v podmínkách nové organizační struktury


Přípravná fáze III. červen – prosinec 2011

• Vytvoření prac. týmu pro realizaci změny:– primátor,– 1. náměstek primátora., – tajemník, – pověření zaměstnanci pro: legislativu,majetek, logistiku, lidské zdroje, ICT,

procesy ( interní auditor)

• Tajemník MMK vyhlásil a provedl výběrová řízení na pozice dle nové organizační struktury na 12 pozic (s použitím metody Assessment center a s externími spolupracovníky)– jmenování nových vedoucích odborů RM (září 2011)– jmenování nových vedoucích oddělení tajemníkem MMK

(září – prosinec 2011)• Proces legislativních změn vnitřních předpisů• Návrh logistiky, dislokace a transferů


• ukončení procesu změn pracovněprávních vztahů u všech zaměstnanců (změny druhů práce, prac. smluv, prac. náplní, ukončení prac. poměrů, jmenování vedoucích zaměstnanců aj.)

• zajištění plynulého přechodu agend do nové struktury, včetně spisové rozluky

• ukončení převodu kompetencí včetně předávacích protokolů• dopracování systému vnitřních předpisů v nové struktuře• ukončení změny ICT logistiky – zajištění plné funkčnosti všech

agend na ICT platformách v nové struktuře• změna kontaktů, označení a další logistika, stěhování • průběžné PR změny pro veřejnost• organizace vlastního přechodu na novou strukturu, organizace

konce roku


Nová organizační struktura k 1.1.2012

• Tajemník MMK• Odbor ekonomický (OE)

– oddělení poplatků a pohledávek– oddělení rozpočtů– oddělení účtárny

• Odbor majetkový (OM)– oddělení investiční– oddělení majetkoprávní– oddělení provozu a údržby majetku– oddělení veřejných prací

• Odbor organizační (OO)– oddělení administrativní– oddělení informatiky– oddělení lidských zdrojů– oddělení právní a kontrolní– oddělení vnitřních služeb

• Odbor rozvoje (OR)– oddělení marketingu– oddělení strategií a plánování– oddělení školství a organizací města

• Odbor sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD)– oddělení péče o děti– oddělení sociální prevence

• Odbor sociálních věcí (OSV)– oddělení pomoci v hmotné nouzi

1– oddělení pomoci v hmotné nouzi

2– oddělení sociálních služeb

• Odbor správní (OS)– oddělení dopravněsprávní– oddělení občanskosprávní– oddělení přestupkové– oddělení živnostenské

• Odbor stavební a ekologie (OSE)– oddělení ekologie– oddělení stavebního úřadu

• Interní auditor


Aktuální organizační struktura MMK

• Tajemník MMK• Odbor ekonomický (OE)

– oddělení poplatků a pohledávek– oddělení rozpočtů– oddělení účtárny

• Odbor majetkový (OM)– oddělení majetkoprávní– oddělení provozu a údržby majetku– oddělení veřejných prací

• Odbor organizační (OO)– kancelář primátora– oddělení informatiky– oddělení lidských zdrojů– oddělení právní a kontrolní– oddělení vnitřních služeb

• Odbor rozvoje (OR)– oddělení marketingu a školství– oddělení strategií a plánování

• Odbor sociální (Oso)– oddělení sociálně-právní

ochrany dětí – oddělení sociálních věcí

• Odbor správní (OS)– oddělení dopravněsprávní– oddělení občanskosprávní– oddělení přestupkové– oddělení živnostenské

• Odbor stavební a životního prostředí (OSŽP)– oddělení stavebního úřadu– oddělení životního prostředí

• Interní auditor


Fáze realizace změny

• 1. etapa realizace změny – do 31.3.2012 – náběh fungování v nové struktuře (1. pracovní den – pondělí - úřední den 2.1.2012), vylaďování systému, optimalizace procesů, pokračování změny v sociálních odborech, souhrnná analýza výsledků změny – funkčnost přenastavení procesů

• 2. etapa realizace změny – do 31.12.2012 – optimalizace počtu úvazků v nové struktuře, celkové meziroční snížení o více než 50 pracovních míst z toho převod na ÚP 20 úvazků (bez pracovněprávních sporů!, pouze 1 výpověď, ostatní dohodou)

• 3. etapa realizace změny - do 31.12. 2013 – dosažení finálních parametrů – ukončení procesu změny, včetně přemístění na nová pracoviště (rekonstrukce objektu pro kontaktní agendy), evaluace a případná korekce změny


Principy změny

• snížení počtu manažerských pozic:– tajemník– 7 vedoucích odborů (ze 14)– 21 vedoucích oddělení (z 35)

• zvýšení počtu řízených zaměstanců 1 manažerem– ze 7 na 10

• zachování lidských zdrojů s výraznými a dlouhodobými investicemi do nich a jejich know-how

• nová struktura se stejným počtem pracovních míst (tj. nabídka řadových pozic pro VO a Vodd. neúspěšných ve VŘ – 4 VO, 8 Vodd.)

• akcent na manažerskou roli vedoucích odborů – 2/3 manažer, 1/3 odbornost

• zjednodušení komunikace s UF – stabilní účast VO na PUF, změna systému porad

• zjednodušený přenos informací


Principy změny

• centralizace a koncentrace procesů – zejména správa a údržba majetku

• odstranění duplicit a multiplicit- např. ekonomické činnosti, sekretariáty,

• organizační diferenciace samostatné a přenesené působnosti

• zachování vysoké kvality výkonu přenesené působnosti i samostatné působnosti

• odstranění zbytných administrativních bariér zejména ve vztahu k vnějšímu klientovi, zejména ve správních řízeních

• vnitřní časové úspory při vyřizování spisů – „koordinovaná stanoviska“ - ve vztahu k vnitřnímu klientovi

• ekonomické úspory


Témata k případným korekcím

• disproporce u oddělení provozu a údržby Odboru majetkového - 25 zaměstnanců

• disproporce u oddělení vnitřních služeb Odboru organizačního - 24 zaměstnanců


Srovnání výsledků změn – ekonomické ukazatele

• Vytvoření vlastního know-how ke kvantifikaci nákladů na 1 zaměstnance a hodinu práce pro sledování účinnosti změn

1. Personální obligatorní náklady – spojené s existencí LZ – Platy, pojistné, sociální fond, pracovnělékařská péče, náhrady platů v

době nemoci, cestovné, ošatné, vzdělávání

2. Provozní fakultativní náklady – spojené s pracovní aktivitou LZ– Ochranné pomůcky,knihy, tisk, spotř. materiál, DHM, PHM, poštovné,

telekomunikace, SW, konzultační a poradenské služby, dohody

3. Provozní obligatorní náklady – bez vlivu pracovní aktivity LZ– Topení , TUV, elektřina, plyn, voda, opravy - IT, budovy, vozidla; služby -

servis, úklid, ostraha, IT – tech. podpora, renovace, nájem budov,


Srovnávací kvantifikace nákladů MMK

2010 2011 2012

náklad KčKč/1zaměstnanec

Kč/1 odprac.hod. náklad Kč

Kč/1zaměstnanec

Kč/1 odprac.hod. náklad Kč

Kč/1zaměstnanec

Kč/1 odprac.hod.

Personální obligatorní náklady 172 443 395 476 943 221 158 756 271 443 453 207 155 582 513 515 174 242Provozní fakultativní náklady 22 638 294 62 313 29 21 180 237 59 163 28 18 093 282 59 912 28Provozní obligatorní náklady 26 390 381 72 992 34 24 275 619 67 809 32 22 609 158 74 864 35Celkem náklady na zaměstnance 221 472 070 612 248 284 204 212 127 570 425 267 196 284 953 649 950 305

počet zaměstnanců + UF 362 358 302počet hodin za rok 781 791 767 543 642 701fond pracovní doby 731 797 724 592 611 248

Pozn.: V tabulce za rok 2012 nejsou zohledněny nově zúčtované odpisy ve výši 11.062,8 tis. Kč.


Prokazatelné úspory v souvislosti s organizační změnou

úspora

2011/2010úspora

2012/2011úspora

2012/2010

úspora 2012+2011/2010

Personální obligatorní náklady -13 687 124 -3 173 758 -16 860 882-30 548 006Provozní fakultativní náklady -1 458 057 -3 086 955 -4 545 012 -6 003 069

Provozní obligatorní náklady -2 114 762 -1 666 461 -3 781 223 -5 895 985

Celkem náklady na zaměstnance -17 259 943 -7 927 174 -25 187 117-42 447 060


Srovnání kvantifikace správních rozhodnutí dle metodiky KÚ MSK

Oblast AgendaPočet rozhodnutí vydaných MMK

2010 2011 2012

vnitra I. přestupky 2 958 3 173 3 713 II. ostatní agendy 544 487 445živnostenský úřad vykazováno souhrnně 479 463 451územní plánování, stavební řád a kultura I. územní rozhodnutí 70 89 59 II. stavební povolení 199 386 116

III. rozhodnutí o vyvlastnění 1 2 0 IV. ostatní agendy 952 871 682

životní prostředí a zemědělství I. lovecké a rybářské lístky 278 186 195 II. ostatní agendy 793 577 366sociální věci vykazováno souhrnně 11 346 13 482 0

doprava a silniční hospodářství I. přestupky na úseku pojištění X 29 33

II. dopravní přestupky 885 815 738 III. ostatní agendy 2 057 1 753 1 884ostatní 262 253 191Celkem 20 824 22 566 8 873

Celkem bez sociálních agend 9478 9048 8873


Děkuji za pozornostPhDr. Roman Nogol, MPA

organizační změny a zvyšování efektivity magistrátu města karviné

Documents