Descripción Archivística II

Licenciatura en Gestión Archivística III año Nocturno

Descripción de un Fondo documentalGrupo N°. 1

PROCESO DE CODIFICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS CUADROS

Ejemplo: Conjunto de documentos que se Cartas SERIES relacionan entre si. Contratos

Resoluciones Ejemplos: Es la sub-división de una Cartas enviadas y recibidas SUB- SERIE serie Contratos: Servicios profesionales o concesiones Conjunto de documentos conjunto de documentos que No organizados que no genera una empresa. FONDO llevan procesos archivísticos Conjunto de departamentos Son las sub-divisiones que forman documentos SUB-FONDO de un fondo Es la estructura Elaboración de un orgánica de una cuadro de clasificación CUADRO empresa CLASIFICACIÓN

C L A S I F I C A C I O N D E D O C U M E N T O S

Descripción de un Archivo Fotográfico y el Microfilm

Grupo N°.2

Concepto de un Archivo Fotográfico.

Conjunto ordenado de materiales a fines de la fotografía, copias, positivas, negativos, transparencias y otros producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas en función de sus actividades dispuestos en forma que faciliten su almacenamiento, preservación y consulta.

Funciones que se realizan en un Archivo fotográfico.Se recibe, se hace un inventario, se analiza, se describe, se clasifica, se cataloga y se le aplica el soporte de acuerdo con un sistema ya establecido.

Podemos ordenar las fotografías en dos sistemas.

Orden Numérico: hay casos en que solo lleva una cara o cuerpo se utiliza la numeración consecutiva así, del 01 en adelante, se indicaría el color, nombre del fotógrafo, fecha y lugar.

Orden Alfabético : se basa en el principio de ordenación de la A –Z, método practico y funcional para la recuperación y control de nombre de personas, lugares y asuntos concretos es similar a un diccionario.

Concepto de Microfilm.

Es una técnica de archivamiento de documentos basado en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones en forma original , sin por ello perder la calidad o información.

Objetivo.Es obtener una reproducción exacta del documento original , representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida. Esto hace que cada una de sus imágenes tenga valor individual.

Ventajas La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química, pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de 18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.

Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas, Permite rápido Acceso, localización y consulta ágil.

Descripción sobre Mapas y Planos dentro de un Archivo

Grupo N°.3

Concepto: De los mapas o planos de lectura o detalles más profundos, se pueden obtener elementos informativos detallados. La cantidad de información debe estar relacionada en forma proporcional a la escala y diferentes tipos de mapas según su finalidad o función, cuanto mayor sea el espacio dedicado al archivo de los mapas y planos en esta área, mayor será también el número de elementos informativos que se puedan aportar acerca de ellos. Importancia: En relación al archivar los Mapas y Planos podemos mencionar que los mismo se pueden mantener dentro de un archivo clasificándolos a través de las diferentes representaciones gráfica y métrica, por el orden jerárquico de valores, las diferentes escalas y su finalidad y función. Para el profesional de archivo estos dos puntos son de suma importancia, ya que al establecer un área de archivo (estructura), debemos conocer por medio del mapa y el plano si las condiciones para crear el mismo son de acorde con sus suelos.

Modelo de Ficha de DescripciónNorma ISSAD (G)Elementos de la Descripción Área de Identificación Código(s) de referencia: Mapa-0000-01-Provincial Titulo: Mapa de la Provincia de Bocas del Toro Fecha(s): desde 1903 al 2010  Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones): Mantiene un territorio de 4,643.9 Km. Área de Contexto Nombre del o de los Productor(es): El Instituto Geográfico Nacional Tommy Guardia. Historia institucional/Reseña biográfica: Los Mapas son conservados en el Instituto Tommy Guardia, estos mapas que realiza esta institución son mapas de descripciones territoriales a nivel nacional por provincias entre otros. Historia archivística__________________________________________

Forma de ingreso: de su propia producción Área de Contenido y Estructura Alcance y contenido_________________________________________ 

Valoración, Selección y Eliminación: Permanente Nuevos Ingresos_______________________________________________________________________________________________________ 3.4Organización: Cronológicamente y por sus valores en las escalas

•Área de Condiciones de Acceso y Uso1.Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones2.Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida3.Lengua/escritura(s) de la documentación: Español4.Características físicas y requisitos técnicos______________________

__________________________________________________________5.Instrumentos de descripción__________________________________

__________________________________________________________•Área de Documentación Asociada

1.Existencia y localización de los originales________________________

__________________________________________________________2.Existencia y localización de copias_____________________________

__________________________________________________________3.Unidades de descripción relacionada___________________________

__________________________________________________________4.Nota de Publicaciones________________________________________

__________________________________________________________•Área de Notas

1.Notas______________________________________________________

•Área de Control de la Descripción1.Nota del archivero: Descripción realizada por Yadira Otero2.Reglas o Normas: ISAAD (G)3.Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13-12-2010

Descripción de medios ópticos en un Archivo

Grupo N°.4

MEDIO ÓPTICOEl disco óptico fue inventado en 1958, por David Paul Gregg

En el campo de la informática, y la reproducción de sonido y de video, un disco óptico es un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda, almacena... haciendo unos surcos, pits, microscópicos con un láser sobre una de las superficies planas que lo componen, que suele ser de aluminio.

La lectora de CD, también llamada reproductor de CD, es el dispositivo óptico capaz de reproducir los CD de audio, de video, de datos, etc. utilizando un láser que le permite leer la información contenida en dichos discos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEDIO ÓPTICO

Un tipo de almacenamiento óptico bastante usado en nuestros días son los discos CD-R que permiten almacenar datos de forma permanente en un formato que puede leerse en prácticamente todas las unidades de CD-ROM. Como característica general consta que la información se almacena de forma permanente en el CD y no puede borrarse lo que permite como ventajas generales hacer copias de seguridad de un disco duro, guardar permanentemente presentaciones de gran tamaño, compartir información sin permitir editarla, duplicar un CD.

Otra tecnología de almacenamiento es la CD-RW que permite grabar información en un CD y, a continuación, volver a almacenar información nueva. Entre las ventajas principales destacan el transporte de grandes archivos de datos de un ordenador a otro, archivar datos, almacenar archivos grandes mientras trabaja en ellos, actualizarlos y .hacer copias de seguridad de un disco duro entre otros

Presentando las desventajas de por ejemplo un CD-R (tipo de almacenamiento óptico) y aplicando los factores cotidianos y físicos del lugar en que se encuentran están; que fallan al exponerlo a temperaturas elevadas o a la luz directa, se rayan de fácil manera al no estar en sus cajas protectoras, la tinta puede dañar el contenido del CD al rotularlo entre otras.

ANEXOS

Es el documento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales.El inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.

Este instrumento condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.