organización de los archivos institucionales de la semarnat · de los archivos de la apf y...

CoordinaciCoordinacióón de Archivos de SEMARNATn de Archivos de SEMARNAT

OrganizaciOrganizacióón de losn de losArchivos InstitucionalesArchivos Institucionales

de lade laSEMARNATSEMARNAT

Diciembre de 2008Diciembre de 2008


1. ESTRUCTURA1. ESTRUCTURA


1. ESTRUCTURA

Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios

Dirección de Administración de

Documentos y Coordinación de Archivos

Subdirecciónde Archivo de Trámite

e Histórico

Departamento de Archivo

de Concentración


1. ESTRUCTURA

COORDINADORDE ARCHIVOSCOORDINADORDE ARCHIVOS

Archivos deTrámite

Archivos deConcentración

ArchivoHistórico


1. ESTRUCTURA

Centralizada

Desconcentraday descentralizada

29 UNIDADES 29 UNIDADES ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVAS31 DELEGACIONES 31 DELEGACIONES FEDERALESFEDERALES


1. ESTRUCTURA

LEY FEDERALLEY FEDERALDE TRANSPARENCIADE TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LAY ACCESO A LAINFORMACIINFORMACIÓÓN N

PPÚÚBLICA BLICA GUBERNAMENTALGUBERNAMENTAL

11 DE JUNIO DE 200211 DE JUNIO DE 2002

LINEAMIENTOS GENERALESLINEAMIENTOS GENERALESPARA LAPARA LA

ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN YN YCONSERVACICONSERVACIÓÓNN

DE LOS ARCHIVOS DE LA APFDE LOS ARCHIVOS DE LA APFY ENTIDADESY ENTIDADES

20 DE FEBRERO DE 200420 DE FEBRERO DE 2004

COMITCOMITÉÉ DE INFORMACIDE INFORMACIÓÓNN COORDINACICOORDINACIÓÓNN DE ARCHIVOSDE ARCHIVOS

UNIDAD DE PARTICIPACIÓNSOCIAL Y TRANSPARENCIA

DIRECCIDIRECCIÓÓN GENERAL DEN GENERAL DERECURSOS MATERIALES,RECURSOS MATERIALES,INMUEBLES Y SERVICIOSINMUEBLES Y SERVICIOS


2. PROBLEM2. PROBLEMÁÁTICA TICA GENERALGENERAL


2. PROBLEMÁTICA GENERAL

BODEGASBODEGAS

DocumentaciDocumentacióón apilada en espacios cerradosn apilada en espacios cerradosIntegrada en todo tipo de cajasIntegrada en todo tipo de cajasEn algunos casos, en mal estadoEn algunos casos, en mal estadoSin conocimiento de la documentaciSin conocimiento de la documentacióón n retenidaretenidaSin inventariarSin inventariarSin personal capacitado para realizar las Sin personal capacitado para realizar las actividades archivactividades archivíísticassticas



BODEGAS PEQUEBODEGAS PEQUEÑÑASAS


BODEGA GRANDEBODEGA GRANDE



OFICINASOFICINAS

DocumentaciDocumentacióón sin integrarn sin integrarSin inventariarSin inventariarFalta de valoraciFalta de valoracióón documentaln documentalConservaciConservacióón de expedientes semiactivos n de expedientes semiactivos e inactivose inactivosSin transferencias primariasSin transferencias primarias



OFICINASOFICINAS


3. PROPUESTAS DE 3. PROPUESTAS DE SOLUCISOLUCIÓÓNN


3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL

Lineamientos para la recepciLineamientos para la recepcióón, n, resguardo y organizaciresguardo y organizacióón de los Archivos n de los Archivos de Trde Tráámitemite

Lineamientos para el prLineamientos para el prééstamo y consulta stamo y consulta de expedientes activosde expedientes activos




Lineamientos para las transferencias Lineamientos para las transferencias primarias al Archivo de Concentraciprimarias al Archivo de Concentracióónn

Lineamientos para el prLineamientos para el prééstamo y consulta stamo y consulta de expedientes semiactivosde expedientes semiactivos




CatCatáálogo de Disposicilogo de Disposicióón Documentaln Documental

Cuadro General de ClasificaciCuadro General de Clasificacióónn

ClasificaciClasificacióón de acuerdo a la LFTAIPGn de acuerdo a la LFTAIPG



PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL

29 Unidades Administrativas29 Unidades AdministrativasValorando 100,000 expedientesValorando 100,000 expedientesDurante 8 meses continuosDurante 8 meses continuosSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:

Transferencias a Archivos de TrTransferencias a Archivos de TráámitemiteTransferencias Primarias al Archivo de Transferencias Primarias al Archivo de ConcentraciConcentracióónnTrTráámite de Baja Documentalmite de Baja Documental



PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL

31 Delegaciones Federales31 Delegaciones FederalesDocumentaciDocumentacióón sin cuantificarn sin cuantificarDurante 12 meses continuosDurante 12 meses continuosSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:

Transferencias a Archivos de TrTransferencias a Archivos de TráámitemiteTransferencias Primarias al Archivo de Transferencias Primarias al Archivo de ConcentraciConcentracióónnTrTráámite de Baja Documentalmite de Baja Documental



ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN DE ARCHIVOS DE TRAMITEN DE ARCHIVOS DE TRAMITE

Programa de OrganizaciPrograma de Organizacióón de Archivos de n de Archivos de TrTráámite de SEMARNATmite de SEMARNAT

29 Unidades Administrativas 29 Unidades Administrativas 31 Delegaciones Federales31 Delegaciones Federales



REGLAS GENERALESREGLAS GENERALES

Nombramiento de Responsables de Nombramiento de Responsables de Archivos de TrArchivos de TráámitemiteRespetar los Lineamientos InstitucionalesRespetar los Lineamientos InstitucionalesComunicaciComunicacióón permanente con la n permanente con la CoordinaciCoordinacióón de Archivosn de Archivos



PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN

Curso de archivosCurso de archivosCurso Taller de OrganizaciCurso Taller de Organizacióón de Archivosn de Archivos


4. RESULTADOS4. RESULTADOS


4. RESULTADOS

NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL20042004

AprobAprobóó el COTECIADel COTECIAD

AprobAprobóó el COMERIel COMERI

PublicPublicóó en la Normatecaen la Normateca


4. RESULTADOS

NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL20042004

CatCatáálogo de Disposicilogo de Disposicióón Documental de n Documental de SEMARNATSEMARNATCuadro de ClasificaciCuadro de Clasificacióón archivn archivíísticasticaClasificaciClasificacióón de acuerdo a la LFTAIPGn de acuerdo a la LFTAIPG


4. RESULTADOS

PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL20042004

Valorando 200,000 expedientesValorando 200,000 expedientesSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:

66,213 expedientes activos para 66,213 expedientes activos para Archivos de TrArchivos de Tráámitemite49 Transferencias Primarias al Archivo 49 Transferencias Primarias al Archivo de Concentracide Concentracióónn8 Tr8 Tráámites de Baja Documentalmites de Baja Documental


4. RESULTADOS

PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL20062006--20082008

Valorando 500,000 expedientesValorando 500,000 expedientesSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:

100,000 expedientes activos para 100,000 expedientes activos para Archivos de TrArchivos de Tráámitemite150 Transferencias Primarias al Archivo 150 Transferencias Primarias al Archivo de Concentracide Concentracióónn9 Tr9 Tráámites de Baja Documentalmites de Baja Documental


4. RESULTADOS

ARCHIVOS DE TRARCHIVOS DE TRÁÁMITEMITE

20052005

CreaciCreacióón de 23 Archivos de Trn de 23 Archivos de Tráámitemite17 archivos con 12 m2. 17 archivos con 12 m2. 6 archivos 150 m2. 6 archivos 150 m2. ActualizaciActualizacióón de 5 archivosn de 5 archivos


4. RESULTADOS

REGLAS GENERALESREGLAS GENERALES

Otorgar instalaciones segurasOtorgar instalaciones segurasOtorgar espacio para los Archivos de Otorgar espacio para los Archivos de TrTráámitemiteOtorgar anaquelesOtorgar anaquelesAcceso restringido a los archivosAcceso restringido a los archivosAsesorAsesoríía permanentea permanente


4. RESULTADOS



4. RESULTADOS


20062006--20082008CreaciCreacióón de 93 Archivos de Trn de 93 Archivos de Tráámitemite31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de n de AdministraciAdministracióón e Innovacin e Innovacióónn31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de n de PlaneaciPlaneacióón y Fomento Sectorialn y Fomento Sectorial31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de Gestin de Gestióón n Ambiental y Recursos NaturalesAmbiental y Recursos Naturales


4. RESULTADOS

PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN20042004

18 18 ““Cursos de ArchivosCursos de Archivos””Unidades AdministrativasUnidades AdministrativasDelegaciones FederalesDelegaciones FederalesÓÓrganos Desconcentrados y rganos Desconcentrados y DescentralizadosDescentralizados1 curso a trav1 curso a travéés satelital a todo el sectors satelital a todo el sector


4. RESULTADOS

PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN20052005--20062006

Curso Taller de OrganizaciCurso Taller de Organizacióón de Archivosn de Archivos29 Unidades Administrativas29 Unidades Administrativas31 Delegaciones Federales31 Delegaciones Federales


4. RESULTADOS

ARCHIVO DE CONCENTRACIARCHIVO DE CONCENTRACIÓÓNN

20062006ModernizaciModernizacióónn

Cambio de lugarCambio de lugarInstalaciones segurasInstalaciones segurasInstalaciInstalacióón de medidas de seguridadn de medidas de seguridadAdquiriAdquirióó mobiliario mobiliario


4. RESULTADOS

ARCHIVO DE CONCENTRACIARCHIVO DE CONCENTRACIÓÓNN


4. RESULTADOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


4. RESULTADOS


Comprende 3 mComprende 3 móódulos:dulos:Control electrControl electróónico de expedientesnico de expedientesArchivos de trArchivos de tráámitemiteArchivo de concentraciArchivo de concentracióónnArchivo histArchivo históóricorico

Control de prControl de prééstamo de expedientesstamo de expedientesControl de solicitudes de informaciControl de solicitudes de informacióónn


4. RESULTADOS



4. RESULTADOS


MMóódulo 1:dulo 1:Captura la carCaptura la caráátula para integrar los tula para integrar los documentos del expediente, ya sea documentos del expediente, ya sea ffíísicos o digitalizados.sicos o digitalizados.Genera una etiqueta de identificaciGenera una etiqueta de identificacióón n con el que se inicia el proceso de con el que se inicia el proceso de seguimiento del expediente.seguimiento del expediente.


4. RESULTADOS


MMóódulo 1:dulo 1:

Clasifica los expedientes de reservado o Clasifica los expedientes de reservado o confidencial y de manera automconfidencial y de manera automáática se tica se actualizan los campos asociados y se actualizan los campos asociados y se amplamplíían los plazos de conservacian los plazos de conservacióón.n.


4. RESULTADOS



4. RESULTADOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSMMóódulo 2:dulo 2:

Controla los prControla los prééstamos de expedientes stamos de expedientes activos por Archivo de Tractivos por Archivo de TráámitemiteGenera el Vale de PrGenera el Vale de PrééstamostamoGenera status del expediente, Genera status del expediente, autorizaciones, fechas de vencimiento y autorizaciones, fechas de vencimiento y devolucidevolucióón.n.


4. RESULTADOS



4. RESULTADOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSMMóódulo 3:dulo 3:

Controla los solicitudes de informaciControla los solicitudes de informacióónnDistribuye las solicitudes Distribuye las solicitudes electrelectróónicamentenicamenteControla los plazos de respuestaControla los plazos de respuesta


4. RESULTADOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSGenera:Genera:

ReportesReportesInformesInformesReportes de Avances de ArchivosReportes de Avances de ArchivosGuGuíía Simplea SimpleÍÍndice de expedientes reservadosndice de expedientes reservados


4. RESULTADOS



4. RESULTADOS

PROGRAMA DE DIGITALIZACIPROGRAMA DE DIGITALIZACIÓÓNN

Archivos de TrArchivos de Tráámitemite6 Unidades Administrativas con 6 Unidades Administrativas con funciones sustantivasfunciones sustantivasVarias Direcciones de Varias Direcciones de ÁÁrea utilizan los rea utilizan los expedientes simultexpedientes simultááneamenteneamenteExpediente administrativoExpediente administrativo


4. RESULTADOS



Gracias Gracias ……

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