organização, sistemas e métodos. a evolução da teoria das organizações a) escola clássica;...

Organização, Sistemas e Métodos

A evolução da Teoria das Organizações

a) Escola Clássica;b) Escola de Relações Humanas; c) Abordagem Estruturalista; d) Abordagem Sistemas Abertos; e) Abordagem Contingencial; ef) Tendências da Teoria das Organizações.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais

Um estudo organizacional

precisa se desenvolver pautado

por uma estratégia que o auxilie

no diagnóstico e tratamento

dos principais problemas da empresa.


Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2)

Uma boa estratégia possui os seguintes passos:

a) definição do objeto de estudo;

b) pesquisa preliminar;

c) planejamento da ação;

d) execução;

e) identificação dos principais problemas e necessidades;

f) formulação (e escolha) de alternativas de ação;

g) mudança e acompanhamento; e

h) reavaliação.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestãoorganizacional. Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (3)

A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca

das razões que levam à necessidade

de transformação.


Instrumentos de levantamento de informações

Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal


Vantagens da entrevista

Permite maior abertura para os entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais profundo para o

analista; Alcança informações “guardadas” na memória

do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento sobre as

chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e

entrevistador.


Desvantagens da entrevista

Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza

emocional.


Condições de aplicação do questionário

Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados

quantificáveis.


Vantagens do questionário

Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas;

Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;

Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e

Possibilita maior detalhamento nas respostas.


Desvantagens do questionário

Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma mesma

pergunta;e Lentidão do processo de tomada de informações.


Vantagens da observação pessoal

É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;

Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e

Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.


Desvantagens da observação pessoal

Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.


Estudo de layout

A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.


Indicadores de problemas no layout

Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de trabalho; e Perda de tempo no deslocamento de

uma unidade à outra.


Objetivos do estudo de layout

Obter um fluxo de informações eficiente;

Obter um fluxo de trabalho eficiente; Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e visitantes; e Aumentar a flexibilidade para as

variações necessárias.


Estratégia de um estudo de layout Cálculo da área necessária ou existente; Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e

papéis; Determinação da quantidade e natureza

dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e localização

das instalações elétricas e hidráulicas; Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.


Técnicas de layout

Layout em corredor; Layout em espaço aberto; e Layout panorâmico


FLUXOGRAMA Técnica de representação gráfica que utiliza de

símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência de um processo, bem como sua análise e redesenho.

O FLUXOGRAMA (representação gráfica de rotinas) é uma das técnicas mais tradicionais de organização e métodos, amplamente utilizada em Auditoria, Consultorias, Análise de Sistemas e Racionalização de empresas, ou entre elas e os Procedimentos.

FLUXOGRAMA

OBJETIVO

Descrever a seqüência (fluxo), seja manual ou mecanizado, especificando os suportes (documento, papel, formulários ou qualquer outro) que seja utilizados para os dados e as informações.

Tendo em vista as estratégias da empresa:•Identificar a utilidade de cada etapa do processo.•Identificar as oportunidades de melhoria: redução de custos; aumento de produtividade e aumento do valor agregado

FLUXOGRAMAO objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação e manter o limites de decisão dentro de princípios que não permitam ineficiência e ineficácia de todo o processo.

Objetivos secundários: identificar a utilidade de cada etapa do processo; verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações; procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam; e identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo

FLUXOGRAMA O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos que

representam as fases dos processos, ou as pessoas ou setores envolvidos. Por uma questão de simplificação, só representaremos os quatros mais utilizados, sendo eles:

Retângulo - OPERAÇÃO: representação de uma fase ou etapa do processo que registra tanto a etapa quanto o responsável pela sua execução.

Losango - DECISÃO: Representa o ponto onde uma decisão tem que ser tomada. Registra-se a decisão na forma de pergunta e que a resposta seja Sim ou Não.

Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o sentido e a ordem entre as fases do processo.

Oblongo - LIMITES: Representa o início e o final do processo.

SÍMBOLOS O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos

que representam as fases dos processos, ou as pessoas ou setores envolvidos. Por uma questão de simplificação, só representaremos os quatros mais utilizados, sendo eles: Retângulo - OPERAÇÃO: representação

de uma fase ou etapa do processo que registra tanto a etapa quanto o responsável pela sua execução.

Losango - DECISÃO: Representa o ponto onde uma decisão tem que ser tomada. Registra-se a decisão na forma de pergunta e que a resposta seja Sim ou Não.

Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o sentido e a ordem entre as fases do processo.

Oblongo - LIMITES: Representa o início e o final do processo.

Fluxograma de um pedido de compra de peça de reposição

Inicio

Pedido de comprapreenchido em 3 vias

pelo supervisor

Pedido de compraentregue ao comprador

Pedido de compraremetido ao escritório central

Pedidoexaminado e

aprovado

Fim

Sim

Não

Análise de processos - Fluxogramas

Indicadores de problemas no processo:

a) Filas;

b) Reclamações de outros pontos da organização;

Objetivo do estudo de processo:

Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.


Estratégia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e representação gráfica; Análise dos métodos do processamento

atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.


Técnicas

Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.


Análise da distribuição do trabalho

Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:

a) Insatisfação de outras unidades;

b) Demora na transmissão de dados, na entrega de documentos;

c) Divulgação em rede de dados incorretos;

d) Filas; e

e) Rendimento individual fraco.

Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.


Etapas da análise da distribuição do trabalho

a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; ed) Analisar o quadro;


Técnicas

a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; ec) Quadro de custo do trabalho.


Análise e desenho de formulários

Indicadores de problemas em formulários:

a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; ed) demoras na utilização.

Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.


Estratégia na análise e desenho de formulários

Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação;

Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações;

Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação;

Criação de novos formulários; e Teste dos formulários


Técnicas

Periférica; e Comparativa.


Manualização - elaboração e uso e manuais

Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:

a) divulgação;

b) coordenação;

c) análise; e

d) treinamento.

Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.


Estratégia para manualização

a) Itemizar os modelos manualizados;

b) Qualificar a manualização;

c) Elaborar o manual; e

d) Distribuir o manual.


Tipos e técnicas de manualização

a) Manual de organização, manual de estrutura;

b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços;

c) Manual de formulários;

d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e

e) Manual de normas.


Departamentalização (estruturação) - formulação e análise

Objetivos:

a) aproveitar a especialização;

b) maximizar recursos disponíveis;

c) controlar;

d) coordenar;

e) descentralizar;

f) integrar ambiente e organização; e

g) reduzir conflitos.


Técnicasa) Área geográfica;

b) Clientes;

c) Contingência ambiental;

d) Funções;

e) Mercado;

f) Número;

g) Processo;

h) Produto ou serviços;

i) Projeto;

j) Task-force ( força-tarefa); e

k) Tempo. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Organograma - formulação e análise estrutural

Objetivos

a) divisão do trabalho;

b) relação superior-subordinado;

c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; e

d) análise organizacional facilitada.


Técnicas

a) Estrutural;

b) Circular ou radial;

c) Funcional (a);

d) Funcional (b);

e) Estrutural-funcional; e

f) Matricial


Manualização - formulação e análise estrutural Objetivos:

a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;

b) relatar resumidamente a história da empresa;

c) demonstrar a estrutura organizacional;

d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e

e) atender às exigências das normas internacionais.


Tipos e técnicas

a) Manual de política;

b) Manual de organização (a);

c) Manual de organização (b);

d) Manual de organização (c); e

e) Manual de organização (d).


Sistemas de informação nos estudos organizacionais

Objetivos:

a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas;

b) elaborar normas de conduta adequadas;

c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento;

d) criar subsistemas de informações; e

e) possibilitar programas de auditoria.


Técnicas

a) Sistemas de informações (a); e

b) Sistemas de informações (b).


Mudança organizacional

Como desenvolver um programa de mudança?

a) suporte da alta administração;

b) consciência sobre o impacto do processo de mudança;

c) preparação da mudança;

d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança;

e) não esperar resultados plenos e imediatos;

f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; e

g) controle. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

Mudança organizacional

O que é mudança organizacional?

É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada


Bibliografia

ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.

organização, sistemas e métodos. a evolução da teoria das organizações a) escola clássica;...

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