organiseren van inspirerende congressen
DESCRIPTION
Een beschrijving van het proces van het opzetten en organiseren van een inspirerend congres, opgedeeld in verschillende fases.TRANSCRIPT
Inspirerende congressen: Een uitdaging!
23 februari 2010
Marga Groot Zwaaftink
Programma
Introductie
Congressen
Feedback
Doorlopend:
Discussie/stellingen
Introductie:
• HHS Maastricht• Euroforum• Ondernemer
Doelstelling:
• Inspirerend voor deelnemers• Volle zaal• Binnen budget• Scoren voor jouw organisatie
(en carrière)
Stelling: Congressen zijn duf, saai!
Fase 1• Communicatie mix• Doel• Financiën
• Congres als onderdeel van communicatiemix
• Impact van ‘live’• Wie willen we zijn:
initiator of volger
Advertentie
DirectMail
TV/radio
Internet
BeurzenPR
Doel van congres:
• Impact• Financieel• Uitstraling
Succesbepalers
Sponsors
LocatieInitiatief-nemer
PCO
Deel-nemers
Congres
Tijdspad project
• Datum congres• Datum uitnodiging
versturen• Datum uitnodiging naar
drukker
Stress: sprekers, adressen, teksten, logo’s sponsors, deelnemerslijst, congresmap
Wie doet wat:Projectteam
• Inhoud
• Marketing
• Sponsoring
• Financiën
• Logistiek
• Projectleider
Inhoud
• 6 sprekers op een rij met lunch….
• Thema, subthema’s• Sprekers benaderen• Rol dagvoorzitter
Fase 3:Sponsors/exposanten
• Voor- en nadelen• Doel vaststellen• Financiën• Wie doet wat
Fase 4: Communicatie
• Sprekers• Deelnemers werven• Pers
Middelen voor congres promotie:
• Website email• Post• Sms alert, weblog, Google• Advertenties, bijsluiten in
vakbladen• PR
Fase 5: Logistiek
• Draaiboek• Inkoop• Registratie/facturatie• Deadlines
Media
Transport
Prof.Dagvoorz
Congres-locatie
Catering
Act
Aankleding
Techniek
Drukker
Ontwerper
INKOOP
• Deelnemersregistratie/
communicatie• Visitekaartje• Ambassadeurs• Bevestiging• Factuur• Herinnering
Fase 6:
Congresdag
• Opbouw• Briefing• Dubbel check• Registratie:
• Regulier• On site • Pers• Sprekers
• Dagdraaiboek
Social event:
• Intensiteit voor deelnemers
• Impact op imago congres• Check/dubbel check
Fase 7:
Na afloop
• Evaluatie deelnemers • Evaluatie projectteam• Communicatie
deelnemers/sprekers/pers
• Volgende editie
