ordenacion documental

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ORDENACION DOCUMENTAL ORDENACION DOCUMENTAL DORA DUQUE MOLINA DORA DUQUE MOLINA

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En esta presentación puedes identificar de forma clara y concisa la forma de ordenar corretamente los documentos tanto de medio físico como de medio magnético.

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Page 1: Ordenacion Documental

ORDENACION DOCUMENTALORDENACION DOCUMENTAL

DORA DUQUE MOLINADORA DUQUE MOLINA

Page 2: Ordenacion Documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTALORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto Conjunto de acciones orientadas de acciones orientadas a la: a la: clasificación, clasificación, ordenación y ordenación y descripción descripción de los documentosde los documentos de una institución, de una institución, como parte integral de los procesos como parte integral de los procesos archivísticosarchivísticos

Page 3: Ordenacion Documental

CLASIFICACION DOCUMENTALCLASIFICACION DOCUMENTAL

INSTRUMENTO TECNICO QUE INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA.CADA DEPENDENCIA.

Page 4: Ordenacion Documental

PRINCIPIOSPRINCIPIOS

LEGISLACIONLEGISLACION, , ESTRUCTUA,ESTRUCTUA, PROGRAMAPROGRAMA SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.Y ENTIDADES.

Page 5: Ordenacion Documental

LEGISLACIONLEGISLACION

Ley 4 de 1913Ley 4 de 1913. . Sobre régimen político y Sobre régimen político y municipalmunicipalArtículo 289.Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

Ley 80 de 1993Ley 80 de 1993Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.ocurrencia de los mismos.

La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción

penal prescribirá en veinte (20) añospenal prescribirá en veinte (20) años..

Page 6: Ordenacion Documental

ESTRUCTURAESTRUCTURA

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDADDE LA ENTIDAD

PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJOORGANISMO QUE LO PRODUJO

Page 7: Ordenacion Documental

PROGRAMAPROGRAMA

CUADRO GENERAL DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA.CLASIFICACION ARCHIVISTICA.

PRODUCCION, CIRCULACION, USO,PRODUCCION, CIRCULACION, USO,

CONSERVACION, SELECCIÓN Y CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACIONELIMINACION

Page 8: Ordenacion Documental

OBJETIVOOBJETIVO

MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.

Page 9: Ordenacion Documental

VENTAJASVENTAJAS

PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJOORGANISMO QUE LO PRODUJO

FACILITAR LA LOCALIZACION FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA.INFORMACION CONTENIDA.

FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO.CONTROL Y MANEJO.

Transferenc

ia

Page 10: Ordenacion Documental

ESTRUCTURA ARCHIVISTICAESTRUCTURA ARCHIVISTICA

FONDO

SECCION SECCION SECCION

SUBSECCION

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA

SUBSECCION

SERIE

SUBSERIE

Page 11: Ordenacion Documental

EN RESUME LA CLASIFICACIONEN RESUME LA CLASIFICACION

ES DIVIDIR O SEPARAR UN ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDODE UN TODO = FONDO

EJEMPLOEJEMPLO

CODIGO 01CODIGO 01 ACTASACTAS SERIESERIE 01 Actas del Comité de Archivo01 Actas del Comité de Archivo 02 Actas del Comité Paritario de salud 02 Actas del Comité Paritario de salud OcupacionalOcupacional 03 Actas del Comité de Compras adquisición 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitacióny licitación

Page 12: Ordenacion Documental

CLASIFICACION DE DOCUMENTOSCLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVODOCUMENTOS DE ARCHIVO

DOCUMENTOS DE APOYODOCUMENTOS DE APOYO

Page 13: Ordenacion Documental

SISTEMAS DE CLASIFICACIONSISTEMAS DE CLASIFICACION

- MATERIAMATERIA- ASUNTOSASUNTOS- ACCIONESACCIONES- FUNCIONALFUNCIONAL- ORGANICOORGANICO- ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONALESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL (LA (LA

QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES.ACCIONES.

(Esta ultima es la mas recomendada)(Esta ultima es la mas recomendada)

Page 14: Ordenacion Documental

NORMATIVIDAD TECNICANORMATIVIDAD TECNICA

IDENTIFICACIONIDENTIFICACIONJERARQUIZACIONJERARQUIZACIONCODIFICACIONCODIFICACION

Se debe identificar cada una de las unidades Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:documentales así:

– Código de la OficinaCódigo de la Oficina

– Código de la SerieCódigo de la Serie

– Código de la SubserieCódigo de la Subserie

– Nombre del ExpedienteNombre del Expediente

Page 15: Ordenacion Documental

LA ORDENACIONLA ORDENACION

ES LA OPERACIÓN ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN DE UNIR UN CONJUNTO DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS, DOCUMENTOS, RELACIONANDO RELACIONANDO UNOS CON OTROS UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ESTABLECIDA DE ANTEMANO.ANTEMANO.

Historias Laborales

98.495.783

41.694.906

49.698.323

Page 16: Ordenacion Documental

SISTEMAS DE ORDENACIONSISTEMAS DE ORDENACION- NUMERICONUMERICO ( ORDINAL Y EL ( ORDINAL Y EL

CRONOLOGICO)CRONOLOGICO)

- MIXTOS MIXTOS ( ALFANUMERICO, ORDINAL, ( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO)CRONOLOGICO)

- ALFABETICOS ALFABETICOS ( TEMATICO, ( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO) ONOMASTICO Y TOPONIMICO)

Page 17: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

ALFABETICO GENERAL ALFABETICO GENERAL

EjemploEjemplo

ABADIA GOMEZ GIRALDOABADIA GOMEZ GIRALDO

ABADIA MARTINEZ LOPEZABADIA MARTINEZ LOPEZ

ABADIA MARTINEZ RESTREPOABADIA MARTINEZ RESTREPO

Page 18: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

NUMERICO SIMPLENUMERICO SIMPLE

EJEMPLOEJEMPLO

1 CONTRATOS1 CONTRATOS

2 CONVENIOS2 CONVENIOS

3 RESOLUSIONES3 RESOLUSIONES

Page 19: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3)NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3)

EJEMPLOEJEMPLO1.1. 1.1.11.1.1 1.2.11.2.12.2. 2.1.12.1.1 2.1.22.1.2

Page 20: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

- CRONOLOGICOCRONOLOGICO

- EJEMPLOEJEMPLO- ENERO 2008ENERO 2008- FEBRERO 2008FEBRERO 2008- MARZO 2008MARZO 2008

Informes de Gestión

2001

2002

2003

Page 21: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

DECIMALDECIMAL

EJEMPLOEJEMPLO- 11.0,11.0,- 111.2111.2- 111.3111.3

Page 22: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

GEOGRAFICO GEOGRAFICO

EJEMPLOEJEMPLO ANTIOQUIAANTIOQUIACALDASCALDASCUNIDAMARCACUNIDAMARCAMETAMETAVAUPESVAUPES

Page 23: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

ASUNTOS O MATERIAS ASUNTOS O MATERIAS

EJEMPLOEJEMPLO

CONTRATOSCONTRATOS

COTIZACIONES, COTIZACIONES,

POLIZASPOLIZAS

PROYECTOSPROYECTOS

Page 24: Ordenacion Documental

TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION

- ONOMASTICOONOMASTICO

- EJEMPLOEJEMPLO

- ANGELANGEL- BARRERABARRERA- CANOCANO- LOPEZLOPEZ

Page 25: Ordenacion Documental

IMPORTANTEIMPORTANTE

LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS.ESPECIFICAS.