oppilaitoksen digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. hankkeen avulla luodaan...

23
Susanna Ylihärsilä ja Tuula Vatanen TAMPEREEN SEUDUN TYÖVÄENOPISTO Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö VÄLIRAPORTTI 31.1.2017

Upload: others

Post on 20-Jul-2020

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

Susanna Ylihärsilä ja Tuula Vatanen TAMPEREEN SEUDUN TYÖVÄENOPISTO

Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö VÄLIRAPORTTI 31.1.2017

Page 2: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

1

Sisällys

1 KOHTI DIGITAALISTA TOIMINTAYMPÄRISTÖÄ ....................................................................................... 2

2 HANKKEEN TYÖNJAKO JA AIKATAULU .................................................................................................. 2

3 TOIMINTAKULTTUURIN MUUTOS JA DIALOGISUUS .............................................................................. 3

3.1 Päätoimisten kyselyn tuloksia ....................................................................................................... 4

3.2 Kädet saveen ................................................................................................................................ 5

4 KESKUSTELLEN ETEENPÄIN ................................................................................................................... 6

5 TUNTIOPETTAJARESURSSI .................................................................................................................... 7

5.1 Hankkeesta tiedottaminen ........................................................................................................... 7

5.2 Open café ..................................................................................................................................... 8

5.3 Tuntiopettajien kyselyn tuloksia ................................................................................................... 9

6 UUSIEN TAITOJEN OMAKSUMINEN .....................................................................................................10

6.1 Työväenopiston tarjoamat perehtymismahdollisuudet ................................................................10

6.2 Muiden tarjoamien koulutusten hyödyntäminen .........................................................................11

7 UUSIA LAITTEITA .................................................................................................................................13

8 DIGITAALINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ OSANA MUITA HANKKEITA .......................................................14

8.1 HelleWi-SAP -laskutusjärjestelmä ................................................................................................14

8.2 Sähköinen arkistointi ...................................................................................................................15

8.3 Tuntiopettajien matkalaskut ........................................................................................................15

8.4 Hyvinvointia vanhuksille ..............................................................................................................16

9 ULKOINEN TIEDOTTAMINEN................................................................................................................17

10 TALOUS ...........................................................................................................................................17

11 MATKA JATKUU ...............................................................................................................................18

Liite Digitaalinen toimintaympäristö -hanke: tapahtumakooste 2016 ......................................................20

Hankkeeseen on saatu Opetushallituksen kansalaisopistoille suunnattua laatu- ja kehittämisavustusta.

Page 3: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

2

1 KOHTI DIGITAALISTA TOIMINTAYMPÄRISTÖÄ Tampereen seudun työväenopisto on perinteinen luokkaopetukseen keskittynyt oppilaitos. Tampereen kaupungin strategiassa digitaalisuudella ja sähköisillä palveluilla on erityispainoarvo. Kaupungin Digiroadmapin mukaan tavoitteena on, että vuonna 2025 Tampereella kaikki käyttävät ensisijaisesti digitaalisia palveluja.” Siksi Tampereen kaupungin strategiaan pohjaavassa työväenopiston toimintakykysuunnitelmassa on nostettu esille digitaaliseen toimintaympäristöön liittyviä parantamisalueita, kuten toiminnan joustavuuden parantaminen, sähköisen opiskelijapalautejärjestelmän ja perehdytysmateriaalin käyttöönotto sekä digitaalisen viestinnän ja sosiaalisen median haltuunotto hallinnossa ja opetuksessa. Työväenopiston Digitaalinen toimintaympäristö -kehittämishankkeen tavoitteena on siirtää työväenopiston toimintaa digitaaliseen asiointi- ja oppimisympäristöön. Työväenopisto viedään digimaailmaan uudistamalla pedagogiikkaa ja oppimisympäristöjä, mutta myös opetusta tukevaa hallinnollista toimintaa ja asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa sivistystyössä. Hankkeen lähtökohtana on ajatus, että toimivalla digitaalisella toimintaympäristöllä säästetään aikaa ja rahaa sekä tehdään ihmisten välisestä viestinnästä sujuvampaa. Digitalisaatioon siirtymisessä etsitään työväenopiston omia ratkaisuja, mutta hyödynnetään myös koko kaupunkiorganisaation digitaalisuuteen pyrkiviä hankkeita ja tarjoamia sovelluksia. Kouluttautumisessa ja uusien ideoiden etsimisessä olemme mukana etenkin Kansalaisopistojen liiton koulutushankkeissa.

2 HANKKEEN TYÖNJAKO JA AIKATAULU Hankkeen ohjausryhmänä on toiminut rehtori Matti Saaren johtama johtotiimi, johon kuuluvat rehtori Heli Tiainen, apulaisrehtorit Päivi Varjosalo ja Tuula Vatanen sekä toimistopäällikkö Helena Mäkinen. Projektipäällikkönä toimii apulaisrehtori Tuula Vatanen. Johtava opettaja Susanna Ylihärsilä toimi osa-aikaisesti projektityöntekijänä. Hänen vastuullaan on ollut vetää pedagogisen toiminnan kehittämistä ja pedagogisen henkilökunnan osallistumista hankkeeseen. Lisäksi joulukuussa 2016 hankkeelle palkattiin osa-aikainen (50 %) työntekijä, jonka tehtävänä on ollut edesauttaa ja opastaa työväenopistoa teknisissä ratkaisuissa. Järjestäjä Jaakko Pimperi toimii työväenopistossa myös tuntiopettajana, joten hän edustaa myös 370 määräaikaisen työntekijän näkemyksiä.

Page 4: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

3

Kaikki työväenopiston 29 päätoimista työntekijää ovat osallistuneet hankkeen toteuttamiseen muun muassa yhteisissä kokouksissa. Hankkeen henkilökohtaistamiseksi tavoitteita pilkottiin pienemmiksi kokonaisuuksiksi, ja jokainen työntekijä on siten mukana vähintään yhdessä pienemmässä alaprojektissa.

Vuoden 2016 teemana oli luoda pohjaa hankkeen toiminnalle: koota yhteinen digitaalisen toimintaympäristön käsitteistö, kartoittaa sopivia digitalisoitavia palveluja ja määritellä miten erilaisia pedagogisia ja asiakaspalveluun liittyviä kokeiluja lähdetään toteuttamaan. Hanke on edennyt aikataulun mukaisesti. Keväällä 2017 pedagogisessa kehittämisessä selvitetään ja kokeillaan erilaisia työalustoja, oppimisympäristöjä, sovelluksia ja sisällöllisiä ratkaisuja, jotka vastaavat vapaan sivistystyön tarpeita. Opetusta tukevassa hallinnollisessa työssä muodostetaan uusia sähköisiä asiakaspalvelumuotoja sekä sisäiseen että ulkoiseen asiakaspalveluun. Syksyllä 2017 tullaan opetuksessa testaamaan erilaisia tapoja hyödyntää digitaalista toimintaympäristöä ja toimintaa palvelevia laitteita. Opettajat saavat kokemusta digipedagogiikasta ja oppijat löytävät uudenlaisen tavan oppia. Asiakaspalvelussa kerätään kokemuksia uusista sähköisistä asiakaspalvelumuodoista sekä sisäisestä tuntiopettajien ja päätoimisen henkilökunnan palveluista. Tavoitteena on löytää pysyviä rakenteellisia parannuksia pikaviestimistä sekä lisätä itsepalveluun ja automaatioon pohjautuvia tiedon välittämis- sekä toimistoratkaisuja osana oppilaitostoimintaa.

3 TOIMINTAKULTTUURIN MUUTOS JA DIALOGISUUS Digitaalisen toimintaympäristön kehittäminen niin opetus- kuin asiakaspalvelutyössä vaatii pitkäjänteistä työotetta. Digitalisaatio on jatkuva prosessi, joka haastaa työntekijät pohtimaan ammatillista identiteettiään. Eli kyse ei ole ainoastaan digitaalisten laitteiden, ohjelmien ja esimerkiksi sovellusten valitsemisprosesseista tai hankinnoista, vaan ennen kaikkea työyhteisön toimintakulttuurin muutoksesta. Jotta uusi toimintakulttuuri saadaan toimivaksi, tarvitaan kaikkien osallisuutta, pienemmällä tai isommalla panostuksella.

Page 5: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

4

Työyhteisön toimintakulttuurin kehittäminen digitaalisempaan suuntaan aloitettiin Tampereen seudun työväenopistossa hankerahapäätöksen (26.4.2016) jälkeen keväällä 2016. Projektityöntekijä Susanna Ylihärsilä haastatteli kaikki päätoimisen työyhteisön jäsenet ja kysyi heidän näkemyksiään digitaalisesta kehittämisestä omasta työroolista sekä asiakkaan ja organisaation näkökulmasta lähtien. Samanaikaisesti haastattelujen kanssa työyhteisö vastasi sähköiseen Zef-ohjelmalla toteutettuun kyselyyn, jossa kartoitettiin työyhteisön nykyisiä laitekantoja, ohjelmistojen käyttöä, digitaalista osaamista sekä mm. koulutustoiveita. Työyhteisö otti haastattelut ja henkilökohtaisen lähestymistavan positiivisesti vastaan, ja haastattelut antoivat hyvän lähtökohdan sille, mitä kaikkea työyhteisössä voitaisiin lähteä kehittämään. Alkukartoitukset käynnistivätkin aiheen laajemman käsittelyn koko työyhteisössä, ja keskusteluja käytiin monesta digitaalisuuteen liittyvästä asiasta niin muodollisissa kuin epämuodollisissakin kokoonpanoissa. 3.1 Päätoimisten kyselyn tuloksia Eri sukupolvet ovat kasvaneet digitaalisuuteen eri tavoin, siksi työyhteisökyselyyn otettiin mukaan sukupolvi-muuttuja. Suuret ikäluokat saivat ensin tutustua elämässään radioon ja lankapuhelimeen, X-sukupolvi televisioon, korvalappustereoihin ja vhs-videoihin, kun taas Y-sukupolvi kasvoi maailmassa, jossa käytettiin dvd:tä, internetiä ja kännyköitä. Myös arvomaailmamme on muuttunut ajan kuluessa työn ja vaatimattomuuden hyveistä, X-sukupolvelle tyypilliseen oppimisen, vapaa-ajan ja perheen arvostamiseen, ja siitä edelleen globaaliin maailmaan, jossa kukin voi olla itseään kiinnostavan asian parissa sosiaalisen median ansiosta 24/7. Vuoden 2000 jälkeen syntyneet ns. diginatiivit kasvavat suoraan älypuhelinten ja sovellusten maailmaan ja toimivat digitaalisessa ympäristössä sujuvasti 24/7 luoden ja jakaen siellä tietojaan sekä taitojaan. Lähes kaikki työväenopiston työntekijät kuuluvat suuriin ikäluokkiin tai X-sukupolveen, joille digitaalinen maailma on tullut myöhemmällä iällä. Siksi nettimaailma ei ole meille luontainen toimintaympäristö, mistä kertoo esimerkiksi se, että päätoimisille tehdyn kyselyn mukaan keväällä 2016 älypuhelinta käytti 69 %. Huomattakoon, että johtoa lukuunottamatta kaikilla työväenopiston työntekijöillä oli siinä vaiheessa peruskännykät ilman nettiliittymiä.

Päätoimisten työntekijöiden ja asiakaskunnan sukupolvijakaumasta on nähtävissä, että asiakaskunnassa jakauma on huomattavasti tasapainoisempi. Digitaalisen toimintaympäristö -hankkeen näkökulmasta kuvaajasta on luettavissa haaste: Missä määrin toimintatapamme ja työvälineemme rajoittavat tai edesauttavat asiakkaiden kohtaamista ja saavuttamista? Monet työntekijät olivat huolissaan digitaalisen toimintaympäristö vauhdista, hektisyydestä ja lyhytjänteisyydestä. Koettiin, että siinä on paljon kaikenlaista kuormittavaa. Osa oli huolestunut etenkin

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

Asiakaskunta v. 2015

Kyselyyn vastanneet

Päätoimisten sukupolvijakaumat prosentteina

Suuret ikäluokat X-sukupolvi Y-sukupolvi Diginatiivit

Page 6: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

5

omasta puolestaan digitaalisen tiedon suuresta määrästä ja sen hallitsemisesta tai liian monista käyttöön otettavista sovelluksista. Myös digitaalinen toimintakulttuuri vaikuttaa joistakin sekavalta ja epävarmalta, ja osa pohtii, kuinka paljon kaikenlaista muistettavaa se tuo mukanaan salasanoineen ja erilaisine temppuineen. Lisäksi käytetty terminologia voi hämätä ja hankaloittaa asioiden ymmärtämistä. Osa mietti myös miten turvataan henkilökohtaisten asioiden salassapito tai miten tietoturva ylipäänsä hoidetaan. Muun muassa sosiaalisen median hyödyntäminen on ollut työväenopistossakin esillä. Jotkut miettivät onko somesta oikeasti hyötyä tiedottamisessa. Toisaalta esitteen nettiversion laajentaminen ja paperiversion vähentäminen nähtiin mahdollisuutena vähentää kustannuksia ja säästää ympäristöä. Asiakkaan katsottiin voivan löytää digitaalista tietoa nopeasti ja helposti sekä pystyvän vertailemaan informaatiota itsenäisesti. Asiakkaiden uskotaan myös oppivan käyttämään digitaalisia palveluja yhä enemmän. Vastauksissa pohdittiin myös sitä, kuinka löytää tasapaino digitaalisuuden ja käsin kosketeltavan läsnäolon suhteen esimerkiksi oppilaiden kanssa. Asiakkaan mahdollisuutena nähtiin digitaalisten oppimisympäristö- jen / mobiilisovellusten hyödyntäminen oppituntien ulkopuolellakin sekä niiden avulla eriyttäminen. Verkossa järjestettävät kurssit ja verkkoluennot nähtiin asiakkaan eduksi myös siksi, että ne vähentäisivät matkustamista tilanteissa, joissa kurssipaikka olisi kaukana asiakkaasta. Lisäksi osa näki mahdollisuuksia organisaation toiminnan tehostumisessa sekä asiakkaalle toiminnan monipuolistumisessa ja joustavuuden lisääntymisessä. Asiakkaalle katsottiin voitavan tuottaa reaaliaikaista tietoa enemmän sekä jakaa tarvittaessa erilaista materiaalia nopeasti. Digitaalisuuden uskottiinkin voivan auttaa palvelun paranemisessa, nopeutumisessa ja sujuvuudessa: aikaan ja paikkaan sitomaton asiointi sekä mahdollisuus tarjota esimerkiksi chat-palvelua mainittiin digitaalisuuden hyötyinä. Asiakas pystyisi ehkä tulevaisuudessa palauttamaan kaikki lomakkeet sähköisesti ja saamaan tietoa yhdestä paikasta. Myös etätyöskentelymahdollisuuden että henkilökunnan tavoitettavuuden nähtiin paranevan, ja mahdollisuutena nähtiin myös jonkinlaisen ”täsmäpalvelu” -järjestelmän kehittäminen. Ja koska kyse on tässä vaiheessa hankkeesta, jotkut olivat huolestuneita siitä, kuinka tietyt toimintatavat saadaan turvattua hankkeen jälkeenkin, esimerkiksi valittujen oppimisalustojen tukipalvelujen suhteen. 3.2 Kädet saveen Yksi jo keväällä työyhteisöä askarruttaneista teemoista oli digitaaliset tekijänoikeudet. Siksi ryhdyimme

saman tien keräämään aiheesta tietoa. Tekijänoikeuksista keskusteltiin myös pedagogisessa tiimissä ja opistolle kirjoitettiin oma tekijänoikeuskooste, joka jaettiin myös tuntiopettajille koko työyhteisön virtuaaliseksi opettajainhuoneeksi perustetussa Google+ yhteisössä. Uusi lukukausi aloitettiin elokuussa 2016. Silloin käsittelyssä olivat päätoimisten parissa tehtyjen alkukartoitusten tulokset. Tuloksia käytiin läpi päätoimisen henkilökunnan yhteisessä henkilöstökokouksessa. Projektityöntekijä laati sähköisestä kyselyn tuloksista raportin ja keräsi haastatteluista hankkeeseen soveltuvia ideoita kolmeen eri tarkoitukseen: kaikille yhteisiä tavoitteita, asiakaspalvelutiimin ideakooste ja pedagogisen tiimin ideakooste. Kumpikin tiimi sai myöhemmin syksyllä valita omista ideakoosteistaan mielestään parhaimmat tai kiinnostavimmat ideat, joista he

muokkasivat pienempien tiimien tai pelkästään yhden työntekijän eteenpäin vietäväksi alaprojektien tavoitteet. Yhteinen nimittäjä kaikille jatkokäsittelyyn valituille tavoitteille oli digitaalisen toimintaympäristön kehittäminen omasta asiantuntijuudesta käsin sisäisen tai ulkoisen asiakkaan palvelun monipuolistamiseksi tai kehittämiseksi. Alaprojektien tavoitteiden kirjaamista varten projektityöntekijä laati paperin, jota koristi

Page 7: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

6

kuva pöllöistä. Pian tavoitepaperit kulkivatkin opistossa nimellä ’pöllöpaperit’. Pedagogisessa tiimissä pöllöpapereita jaettiin ja työstettiin myös yhteisellä Padlet-alustalla.

Kauden viimeisessä henkilöstökokouksessa 9.12. jokainen työyhteisöön kuuluva henkilöstöryhmä - vahtimestarit, opistosihteerit, suunnittelijat, vakituinen opetushenkilöstö sekä Sara Hilden -akatemian edustajat ja johto - esittivät lyhyesti tavoitteitaan ja pyysivät näkökulmia kehittämistyön alle valitusta aiheestaan. Useassa esityksessä oli otettu jo digitaaliset esitystekniikat käyttöön ansiokkaalla tavalla, joten saimme mm. katsoa aiheesta itse tehtyjä esitysvideoita ja tehdä väliin taukojumppaa langattomilla kaiuttimilla.

Pöllöpapereilla kuvattuja alaprojekteja olivat:

Kädentaitojen tuntiopettajablogi Tavoite: Etsiä sosiaalisen median kanavia, joita voidaan ottaa käyttöön kädentaitojen markkinoinnissa

Sarjakuvablogi ja nettinäyttely Tavoite: Ottaa käyttöön blogi, joka toimii ikkunana sarjakuvaan. Opiskelijat saavat julki omia sarjakuviaan näyttely-periaatteella.

Opetuksen rikastaminen digitaalisin keinoin Tavoite: Tuntityöskentelyn monipuolistaminen nykylaitteilla ja ohjaamisen tehostaminen vinkeillä, linkeillä ja kotityöskentelyn ohjaamisella sekä kieltenopettajien digityöpajat vertaismentorointina

#Hastag Tavoite: Kehittää ja kerätä koko opistoa kuvaavia #hastag-asiasanoja, joita voidaan hyödyntää some-markkinoinnissa

Sähköiset kurssipalautelomakkeet Tavoite: Kartoittaa erilaisia sähköisiä palautteenantomenetelmiä ja valita niistä työväenopistolle soveltuvin sekä laatia palautelomakepohja ja käyttöohjeistus henkilökunnalle

Ylöjärven avain- ja tilahallinta Tavoite: Saada kaikkien päätoimisten nähtäville sähköiseen muotoon Ylöjärven tilojen varaus ym. käytänteet

Kotisivujen uudistaminen ja sähköinen esite Tavoite: Nykyaikaistaa kotisivuja ja saada kurssiesite lehdenomaiseksi nettiversioksi

Sampolan tilahallinnan sähköinen tiedonvälitys Tavoite: Vahtimestareille annetut tiloihin ja laitteisiin liittyvät tehtävät tulevat kaikkien vahtimestarien yhteiseksi omaisuudeksi ja niiden toteutumisvaiheita on mahdollista seurata.

Paperisesta sähköiseksi Tavoite: HelleWin sähköisen päiväkirjan käyttöönotto Sara Hildén -akatemiassa

4 KESKUSTELLEN ETEENPÄIN Toimintakulttuurin muutos herättää jokaisessa paljon kysymyksiä ja ihmettelyä, vastustustakin. Yksi johtava ajatus hankkeen aloituksessa vuonna 2016 on ollut se, että työyhteisön jäsenillä on mahdollisuus jakaa näkökulmiaan yhteisissä tilaisuuksissa, mikä mahdollistaa sen, että työyhteisön yhteinen ymmärrys digitaalisuuden tuomista muutoksista voi kasvaa.

Page 8: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

7

Siksi kaikkien kolmen henkilöstökokousten puitteissa järjestettiin toiminnallisia keskustelutilaisuuksia. Syksyn ensimmäisessä keskustelussa toimittiin pienryhmissä, joille jokaiselle oli annettu oma tehtävä pohdittavaksi. Tehtävinä oli mm. piirtää visio opistosta 2020-luvulla tai toisella ryhmällä kerätä ajatuksia siitä, mitä alkukartoituksen raportissa esitetty kaavio sukupolvieroista oman henkilöstön ja asiakaskunnan eroavaisuuksissa herättää. Lopuksi kaikki ryhmät esittelivät seinäjulisteillaan sen, mitä olivat ryhmätehtävästä saaneet irti, ja uusia näkökulmia tuli varmasti jokaiselle. Syksyn toinen keskustelutilaisuus alusti jo hankkeen toista vaihetta, eli sitä, miten tuntiopettajat tullaan ottamaan hankkeeseen mukaan.

Keskustelun pohjana käytettiin kiertäviä kartonkeja, joihin jokaiseen oli kirjoitettu kysymys. Pienryhmät saivat lyhyen ajan pohtia kysymystä ja tehdä merkintöjä kartonkiin, jonka jälkeen ne laitettiin eteenpäin seuraavalle ryhmälle, ja näin jokainen pääsi jatkamaan edellisten tekemiä pohdintoja. Kysymyksinä oli mm. se, mitä tuntiopettajilta tulisi tulevassa kyselyssä kysyä, miten heille tulisi viestiä ja toisaalta osassa pyydettiin myös välipalautetta hankkeesta. Vastauksista poimittiin lopuksi keskeisimpiä kohtia yhteisesti jaettavaksi. Kolmas henkilöstökokous oli joulukuussa. Tilaisuudessa esiteltiin pöllöpaperitavoitteita, ja esittelijät kysyivät kysymyksiä, joihin toivoivat kommentteja tai ohjeistusta muilta työntekijöiltä. Projektityöntekijä Susanna Ylihärsilä kuvaa prosessin ja keskustelujen vetäjänä kokemuksiaan seuraavasti: ”Toiminnalliset keskustelutavat vievät paljon aikaa ja ovat ennakkoon työläämpiä, koska ne vaativat myös hyvän ennakkosuunnittelun ja valmistelun verrattuna normaaliin kokouskeskusteluun. Toisaalta keskustelut ovat olleet kaiken kaikkiaan niistä annetun välipalautteenkin mukaan hyvin pidettyjä ja hedelmällisiä. Koenkin, että hankkeessa on hyvä jatkaa dialogisuutta. Siksi pohdinta siitä, miten dialogisuutta toteutetaan hankkeen seuraavassa vaiheessa - kun opistolle on hankittu lisää teknisiä laitteita ja alustoja - on tärkeää. Voidaanko keskusteluja toteuttaa yhä enemmän digitaalisesti esimerkiksi pilvipalvelujen, yhteistuottamisen ja etäyhteyksien keinoin, jolloin päästäisiin paitsi tuottamaan yhteistä näkemystä opiston digitaalisuuden kehittämisestä myös samalla käyttämään digitaalisia työkaluja?”

5 TUNTIOPETTAJARESURSSI Päätoiminen henkilöstä on avainasemassa silloin, kun hanketta lähdetään laajentamaan opiston määrällisesti paljon suurimpaan henkilöstöresurssiin eli tuntiopettajiin päin. Heillä on hyvä olla yhteinen näkemys siitä, mitä ja miten toimintaa kehitetään ja myös siitä, miten siitä viestitään esimerkiksi tuntiopettajille, jotka ovat avainasemassa asiakkaiden kohtaamisessa. Lisäksi erityisesti suunnittelijoiden oma malli, innostuminen ja innostaminen ohjaavat asiaa pohtivia tuntityöntekijöitä. 5.1 Hankkeesta tiedottaminen Kevään 2016 aikana oli kartoitettu erilaisia mahdollisuuksia muodostaa Virtuaalinen opettajainhuone. Tampereen kaupungin käyttämä Virta-työtila osoittautui ongelmalliseksi työntekijöille, joiden työsuhde koostuu lyhyistä määräaikaisuuksista. Niinpä lopulta päädyttiin perustamaan Google+-yhteisö, johon saattoi liittyä myös yksityistilillä. Huhtikuun kuukausikirjeessä kerrottiin lyhyesti vireillä olevasta hankkeesta kaikille työyhteisöön kuuluville, myös tuntiopettajille. Työväenopistolle Google-yhteisö oli esillä myös toukokuun kirjeessä.

Page 9: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

8

Koska toimintatapojen muutos ja niiden käyttöönotto edellyttävät pitkäjänteistä toimintaa, myös kesäkuun kirjeessä muistuteltiin sekä hankkeesta että yhteisöstä:

Varsinainen hankkeen esittely tarjottiin PowerPoint-esityksenä syksyn opettajakokouksessa 25.8.2016. Siinä kerrottiin paitsi hankkeen tavoitteista, myös esimerkiksi tulevasta tuntiopettajakyselystä ja Google+ yhteisöstä, johon kaikilla on oikeus liittyä. 5.2 Open café Opistossa on järjestetty tuntiopettajille jo pitkään Open Café -toimintaa. Sen tarkoituksena on tarjota tuntiopettajille epämuodollinen tilaisuus tavata muita opettajia ja keskustella heille tärkeistä asioista. Projektityöntekijä Susanna Ylihärsilä veti tätä ryhmää syksyllä 2016 ja sai tuntiopettajilta idean keskustella marraskuun Open Cafen kokoontumiskerralla digipedagogiikasta. Toiveiden mukaisesti marraskuun kokoontumisessa käsiteltiin asiaa. Aiheesta keskusteltiin tilaisuutta varten laaditun ’Kohti digipedagogiikkaa’ -koosteen pohjalta, ja se jaettiin myös myöhemmin sekä opettajainhuoneessa paperisena että Google+ -yhteisössä sähköisenä versiona.

Page 10: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

9

5.3 Tuntiopettajien kyselyn tuloksia Kartoitusvaiheessa haluttiin myös tuntiopettajien näkemyksiä digitaalisesta toimintaympäristöstä. Kysymysten laadinnassa otettiin huomioon suunnittelijoiden näkökulma: ajatuksia syksyn 2017 kurssien opetusjärjestelyiden monipuolistamiseen, esimerkiksi tietoa siitä, kuka tuntiopettaja on kiinnostunut verkkokurssien järjestämisestä tai kuka on niitä jo pitänyt jossakin muualla, kuka tarvitsee koulutusta tai kuka voisi jakaa tietotaitoaan vertaiskoulutuksissa. Toisaalta kyselyssä pyydettiin tuntiopettajilta vapaata palautetta, mistä johto saa halutessaan näkyviin sen, mitä asioita tuntiopettajan mielestä opiston on organisaationa ratkaistava uusien toimintatapojen myötä, kuten esimerkiksi lainattavien tablettien hankinta opistolle tai tuntiopettajien tekemän kehittämistyön korvaavuus. Kysely oli rakennettu niin, että tuntiopettajat saivat vaihtoehtokysymysten kautta tietoa siitä, mitä kaikkea digitaalisuudella voitaisiin opistossa tehdä ja minkälaisia pedagogisia ratkaisuja on tällä hetkellä Suomessa kokeiltu digitaalisten laitteiden muuttaessa opetusta. Kysely toteutettiin marraskuussa 2017. Projektityöntekijä kirjoitti kyselystä koosteen, josta projektia varten palkattu järjestäjä Jaakko Pimperi jakaa kyselyn yksityiskohtaiset vastaukset suunnittelijoille alkukeväästä 2017 niin, että jokainen saa oman aineensa tuntiopettajien vastaukset käyttöönsä keväällä alkavaa syksyn kurssisuunnittelua ja tuntiopettajien kanssa käytävää keskustelua varten. Kyselyyn vastasi 87 tuntiopettajaa. Koska opettajat ovat pääosin naisia, vastaajistakin vain joka neljäs oli mies. Naisten ja miesten prosentuaalinen määrä vastaa myös opiskelijoiden sukupuolijakaumaa. Myös tuntiopettajien kyselyssä, kuten päätoimistenkin, tarkasteltiin sukupolvijakaumaa. Päätoimisiin verrattuna kyselyyn vastanneiden tuntiopettajien joukko on hieman lähempänä asiakaskunnan ikäjakaumaa.

Kun digitalisaation hyödyntämisestä kysytään päätoimisilta työväenopiston kursseja suunnittelevilta henkilöiltä, niin vastaus on ollut varsin yksimielinen: lähiopetus on työväenopiston vahvuus ja se linja, jota halutaan jatkaa. Osa tuntiopettajista ajattelee samoin, perustellen näkemystään muun muassa sillä, että digitaalisuus voi lisätä opiskelijoiden yksinäisyyttä vuorovaikutuksen kustannuksella. Kuitenkin vastanneista tuntiopettajista 61 % on kiinnostunut jonkinlaisesta digitoiminnan hyödyntämisestä. Heistä reilusti yli puolet koki, että sulautuva oppiminen ja monimuoto-opetus sopivat parhaiten työväenopistossa opettamiseen. Joka viides kertoi hyödyntävänsä jo digimahdollisuuksia, vaikka ei välttämättä hyödynnä niitä työväenopistossa. Lähes joka neljäs vastaaja käyttää jo jotain sähköistä vaihtoehtoa kurssin opettamisen tukena. Työväenopiston sivuilla on nähtävissä jo useita tuntiopettajien blogeja, joilla tuntiopettajat edesauttavat opiskelijoidensa opiskelua. Ilahduttavaa oli, että jo käyttävien lisäksi puolet muista vastaajista oli kiinnostunut ottamaan jotain mahdollisuuksia käyttöönsä: tietopankki, keskusteluryhmä ja blogi-sivusto olivat kaikki yhtä suosittuja vaihtoehtoja. Päätoimisten kyselystä selvisi, että vain osa johtavista opettajista tai suunnittelijaopettajista käyttää sähköistä päiväkirjaa. He ovat työväenopiston kontaktihenkilöitä mm.

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

Asiakaskunta v. 2015

Kyselyyn vastanneet

Tuntiopettajien sukupolvijakaumat prosentteina

Suuret ikäluokat X-sukupolvi Y-sukupolvi Diginatiivit

Page 11: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

10

kurssisuunnittelua ja työn tekemistä pohtivien tuntiopettajien kanssa. Jääkin avoimeksi, millaisen mallin ja suosituksen sähköisten välineiden käytöstä he antavat tuntiopettajille, Kyseistä asiaa ei kyselyissä kartoitettu. Digitalisaation mahdollisuuksien käyttöönotto opettamisessa edellyttää luonnollisesti, että opettajalle tarjotaan mahdollisuus kehittää taitojaan laitteiden ja niihin saatavilla olevien sovellusten hyödyntämisessä. Erityisesti opettajat kaipasivat pilvipalvelun sekä verkkokokousjärjestelmän käytön opastusta. Pedagogista koulutusta kaipasi puolet vastaajista. Muutamat vastaajat kertoivat, että olivat jo hyödyntäneen Kansalaisopistojen liiton ja Haaga-Helian yhteishankkeiden koulutuksia. Koska kyse on opettajista, jotka tekevät työtä, josta maksetaan vain pidettyjen tuntien mukaan, nousivat korvausasiat luonnollisesti esille. Osa esimerkiksi toivoi, että opettajia palkitaan opetuksen kehittämisestä. Toisaalta todettiin, että digitaalisuus edellyttää atk-tukea, mutta se nähtiin myös mahdollisuutena tavoittaa uusia opiskelijoita. Kyselyssä ilmeni sekä tyytyväisyyttä tämän hetkiseen toimintatapaan että pyrkimyksiin edistää tietotekniikan käyttöä opetuksessa ja mahdollisuutta monipuolistaa opetusta. Kurssien alkuun ehdotettiin kyselyä, jossa selvitettäisiin opiskelijoiden omien laitteiden käyttömahdollisuutta. Toisaalta esiintyi myös kritiikkiä digitalisaation ylikorostamisesta. Työväenopiston opetuksesta suurin osa tulee olemaan jatkossakin lähiopetusta, joten senkin kehittäminen on tärkeää. Meneillään olevan projektin keskiössä on kuitenkin digipedagogiikka, siksi kyselyn tarkoitus oli mahdollistaa keskustelujen avaaminen ja opetuksen kehittäminen digitaalisin keinoin niiden kanssa, jotka olivat siitä kiinnostuneita. Siihen raportti antoi erinomaiset eväät. Kuten Susanna Ylihärsilä sisäiseen käyttöön tehdyssä raportissa toteaa: ”Tuntiopettajan rooli on opiston toiminnassa hyvin merkityksellinen. He kohtaavat konkreettisesti asiakkaita kursseillaan ja toteuttavat kukin oman näköistä koulutusta omasta asiantuntijuudestaan lähtien. Opiston kokonaistarjonnan kannalta puolestaan suunnittelijat ovat avainasemassa. He huolehtivat siitä, että kurssitarjonnasta löytyy asiakkaille erilaisia vaihtoehtoja osallistua opiston toimintaan, oli kyseessä sitten esimerkiksi vanha tai nuori opiskelija, lähellä tai kaukana asuva.”

6 UUSIEN TAITOJEN OMAKSUMINEN 6.1 Työväenopiston tarjoamat perehtymismahdollisuudet Uusi toimintapa vaatii uusia taitoja. Uusia taitoja, varsinkin digitaitoja, opitaan tänä päivänä ennen kaikkea kokeilemalla ja käyttämällä. Hankkeessa onkin pyritty kannustamaan työyhteisöä jatkamaan käytössä ollutta vertaisoppimista, ja sitä monet ovatkin tehneet muiden työtehtäviensä rinnalla. Esimerkkeinä hankkeen aikana tehdystä vertaisohjauksesta mainittakoon mm. Outlook-kalenterin tai muiden sähköisten työkalujen opastusta työkaverille tai luokan opetustekniikan ja älypuhelimen opastusta toiselle opettajalle.

Lyhyitä koulutustilaisuuksiakin järjestettiin vakituiselle henkilöstölle elokuussa 2016. Tietokoneiden äärellä käytiin läpi muun muassa työväenopistossa käytössä olevan kurssihallintajärjestelmä HelleWin hyödyntämistä eri työntekijäryhmittäin. Kursseja suunnittelevien henkilöiden ja opistosihteerien kanssa tarkasteltiin ilmoittautumisjärjestelmää sekä henkilöstön että asiakkaan näkökulmasta, vahtimestarien kanssa tutustuttiin siihen, kuinka HelleWistä löytää tietoja asiakaspalveluun sekä avain- ja tilahallintaan. Tilaisuuksiin osallistui 15 henkilöä.

Page 12: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

11

Päätoimisille tehdystä kyselystä ilmeni, että reilusti alle puolet työntekijöistä käyttää Tampereen kaupungin suositusten mukaista sähköistä Outlook-kalenteria ja jakaa sen kollegoilleen. Tampereen kaupungilla on olemassa jo useita sähköisiä työkaluja, joiden käyttöön työntekijöitä nyt pyrittiin aktivoimaan. Olemassa oleviin ohjelmiin ja niistä laadittuihin ohjeisiin tutustuttiin yhden aamupäivän koulutuksessa. Käsittelyssä olivat muun muassa Outlook-kalenterin käyttö, Travel-matkaohjelma ja Donna-asiakirjahallinta. Sähköisten lomakkeiden teossa voidaan hyödyntää mm. Exceliä. Siksi päätoimiselle henkilökunnalle järjestettiin marraskuussa päivän kestävä Excel-koulutus. Koulutukseen osallistui 9 henkilöä. Digitaalisen toimintaympäristö -hankkeen myötä aloimme suositella sähköisesti pidettävää päiväkirjaa paperisen sijasta. Sitä opetettiin Uusien tuntiopettajien perehdyttämiskoulutuksessa juuri taloon tulleille tuntiopettajille. Lisäksi opettajakunnalle tuli syksyllä tarjolle mobiiliversio sähköisestä päiväkirjasta. Mobiilista päiväkirjasta tiedotettiin syyskuun kuukausikirjeessä:

Yksi työväenopiston mobiilisti toimivan sähköisen päiväkirjan ensimmäisiä käyttäjiä oli päätoiminen terveysliikunnanohjaaja Virpi Peltomaa. Hän otti mobiilipäiväkirjan käyttöön heti, kun se oli mahdollista. Virpi käytti mobiilipäiväkirjaa syksyllä kaikilla 16 kurssilla. Hän aikoo jatkaa kokeilua myös kevätkaudella, ja tavoitteena on koota kokemuksia myös muilta käyttäjiltä. Mobiiliohjelmassa oli syksyllä erinäisiä kokeiluversioon liittyviä ongelmia. Esimerkiksi se, että Virpi opetti myös toisessa opistossa, aiheutti ongelmia kirjautumisessa: ”Tampereen tunnuksilla avautuivat toisen opiston kurssitiedot tai toisinpäin.” Virpi pohti, että ohjelma toimisi paremmin pienillä kuin isoilla ryhmillä. Isojen ryhmien hankaluudet tosin eivät sinällään johdu ohjelmasta vaan käytännöstä aloittaa uusi ryhmä samalla kellonlyömällä kuin edellinen loppuu. Myös puhelimen monikäyttöisyys on joskus hankalaa: ”Koin liikuntaryhmien kohdalla hankalaksi sen, että puhelin piti tunnin alkuun asettaa lentokonetilaan musiikin toistoa varten, ettei mahdolliset puhelut tulisi läpi. Tällöin nettiyhteys ei toimi ja mobiilipäiväkirja ei ole käytössä. Kokeilin joskus tehdä merkinnät ensin ja sitten kytkeä puhelimen musiikintoistotilaan. Tämä vei mielestäni liian kauan aikaa.” Koulutusten lisäksi laadittiin kirjallisia ja/tai animoituja ohjeita. Suunnittelijoille laadittiin uusi yksityiskohtainen kirjallinen ohje siitä, kuinka kurssit syötetään HelleWiin niin, että ne palvelevat parhaiten hallinnollista työtä ja sen kautta sekä sisäistä että ulkoista asiakaspalvelua. Myös tuntiopettajille laadittiin ohjeet HelleWin käytöstä. Lisäksi tuntiopettajille otettiin käyttöön kaupungin ylläpitämä sähköposti ja hallintoverkon käyttäjätunnukset. Sen myötä heille laadittiin ohjeita Outlook-sähköpostin, Travel-matkaohjelman ja etäkäyttöisen intranetin eli Etä-Looran käyttöönottoon. 6.2 Muiden tarjoamien koulutusten hyödyntäminen Suurin tuki mittavampiin koulutuksiin on saatu Kansalaisopistojen liiton (KoL) ja Hämeen Ammattikorkeakoulun yhteistyössä järjestämistä Verdia-verkkopedagogiikan koulutuksista ja loppusyksystä alkaneista DigiEssi -hankkeen koulutuksista. Verdia oli vuonna 2016 päättynyt Haaga-Helia ammatillisen opettajakorkeakoulun hallinnoima hanke, joka yhteistyössä Kansalaisopistojen liiton kanssa tuotti opetustoimen henkilöstökoulutuksia vapaan sivistystyön oppilaitoksille. Koulutukset oli suunnattu pääosin kansalaisopistojen opettajille, mutta myös muut vapaan

Page 13: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

12

sivistystyön kouluttajat olivat tervetulleita. Verdia-hankkeen tavoitteena oli kehittää digitaalista pedagogiikkaa, jossa sosiaalisen median sovelluksia, digitaalisia aineistoja ja mobiililaitteita hyödynnettiin opetuksen, ohjauksen ja oppimisen tukena. Hanke tarjosi neljä maksutonta koulutusta, joissa kaikissa oli mukana työväenopistosta sekä päätoimisia työntekijöitä että tuntiopettajia:

Yhteisölliset oppimisen tilat -koulutus on tarkoitettu opettajille, jotka haluavat toteuttaa opetustaan joko kokonaan tai osittain verkossa. Lähipäivät ovat Helsingissä.

Uudet esitystekniikat oppimisen tukena -koulutus on opettajille, jotka haluavat uudistaa opetusmateriaaleja ja tuottaa niitä digitaalisesti. Lähipäiviin voi osallistua Helsingissä, Tampereella tai Oulussa.

Asiantuntijaluennot verkossa - laadukasta koulutussuunnittelua opistojen verkkotarjontaan -koulutus on kansalaisopistojen verkko-luentotarjontaa suunnittelevalle henkilöstölle, tavoitteena on antaa valmiuksia ohjata ja opastaa verkkoluentoja pitäviä asiantuntijoita luentojen toteutuksessa. Koulutus toteutetaan kokonaan verkossa.

Koulutusmarkkinointia somessa - näkyvyyttä ja profiilia osaamiseen! -koulutus on tarkoitettu kansalaisopiston opettajille, jotka haluavat markkinoida koulutuksiaan sosiaalisen median avulla opistolle ja/tai opiskelijoille. Koulutus toteutetaan kokonaan verkossa.

Koulutuksen aikana työväenopistolle tehtiin muun muassa markkinointimateriaalia ja ohjeistusta asiakastoimintoja varten. Kuvallisia materiaaleja talletettiin suoraan kotisivuille ja työväenopiston Facebookiin. Videomuotoiset ohjeet talletettiin työväenopistolle avatulle

Youtube-kanavalle, josta ne linkitettiin työväenopiston kotisivuille: www.tampere.fi/ tyovaenopisto/ilmoittautuminen.html Koulutuksissa yhteistuotetun verkko-opetus- ohjeistuksen muokkaus työväenopistolle sopivaksi siirtyi vuodelle 2017. DigiEssi -hanke on syksyllä 2016 alkanut Haaga-Helian ja Kansalaisopistojen Liiton hanke, jossa tavoitteena on kehittää kansalaisopistojen henkilöstön valmiuksia ymmärtää opiskelijoiden erilaisuutta ja erityistarpeita, sekä parantaa opettajien valmiuksia ottaa opetuksessa huomioon erilaiset oppijat. Pyrkimyksenä on lisätä digitaalisen ja mobiiliteknologian käyttöä kansalaisopistojen koulutuksissa ja siten parantaa opiskelijoiden digitaalisia kansalaistaitoja. Tavoitteena on myös kehittää osaamisperustaisuutta kansalaisopistojen koulutuksissa. Kaksi viidestä DigiEssin koulutuksesta alkoi jo syksyllä 2016:

Osaamisperusteisuutta kurssisuunnitteluun ja osaamisen arviointiin. Koulutuksessa kehitetään yhdessä koulutukseen osallistuvien opettajien kanssa kurssisisältöjen ja toteuttamistapojen osaamisperustaisuutta ja suunnitellaan käyttöön otettavia osaamismerkkejä.

Digitaaliset taidot kansalaistaitona. Koulutuksessa kehitetään yhdessä koulutukseen osallistuvien opettajien kanssa tietotekniikan opetussisältöjä vastaamaan kansalaisten digiosaamisen tarpeisiin.

Koulutuksia markkinoitiin useissa kuukausikirjeissä ja ne osuivat ajallisesti hyvin yhteen opiston hankkeen kanssa. Myös tuntiopettajilla oli ollut mahdollisuus osallistua koulutuksiin. Siitäkin huolimatta, että kaikissa

Page 14: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

13

koulutuksissa oli työväenopistolta edustus, opiston koko henkilöstömäärä huomioon ottaen niihin osallistuminen on ollut vähäistä. Monet ovat maininneet syyksi epäsopivan, opiston opetuskauden ja työpäivän aikana olevan koulutusajankohdan. Toisaalta voi olla, että hankkeen kannalta kaikki eivät kuitenkaan ole vielä löytäneet koulutuksia vaan ovat vasta alkaneet pohtia asiaa oman työnkuvansa kannalta.

Edellä mainittujen koulutusten lisäksi työväenopiston apulaisrehtori Tuula Vatanen osallistui Open Badget -merkkikoulutukseen. Vapaassa sivistystyössä osaamisen tunnustaminen ja merkkien käyttö ovat myötätuulessa. Leena Saloheimon mukaan osaamismerkki soveltuu hyvin vapaan sivistystyön osaamisen tunnustamiseen: myöntävälle organisaatiolle osaamismerkki on uusi tapa tuoda esiin koulutuksen sisältöjä ja kertoa toiminnasta. Päätös siitä, otetaan merkit käyttöön työväenopistossa, tehdään keväällä 2017.

Koulutusten ohella muiden kokemuksista saatiin ajattelun aihetta marraskuussa tehdyllä Bencmark-vierailulla Espoon työväenopistoon eli Omniaan. Mukana oli 14 päätoimista työntekijää.

7 UUSIA LAITTEITA Lokakuussa 2016 kartoitettiin päätoimisten toiveita hankittavista mobiililaitteista ja etätyön tekemisestä. Koska työväenopiston laitehankinnoissa noudatetaan Tampereen seudun mobiilipolitiikkaa ja kilpailutuksia, valittavien laitteiden mallit olivat vakioituja. Jokainen sai kertoa oman näkemyksensä ja toiveensa älypuhelimesta, tabletista, kannettavasta tietokoneesta ja etätyöstä. Sähköisen kyselyn linkki jaettiin 24:lle päätoimiselle työntekijälle tai heidän sijaisilleen joukkopostina - postituksen ulkopuolelle jäivät kuvataidekoulun päätoimiset opettajat, jotka eivät ole mukana postituslistalle. Neljä työntekijää jätti vastaamatta. Kaupungin periaatteisiin kuuluu, että kaikkien mobiililaiteiden käyttäjien täytyy tutustua mobiilipolitiikkaan, jotta osaavat toimia sen mukaisesti: ”Mobiilipolitiikan tavoite on selkeyttää, yhtenäistää, määritellä ja ohjeistaa mobiililaitteiden käyttöön ja hallintaan liittyviä asioita ja toimintatapoja. Mobiililaitteiden käyttäjät halutaan saada noudattamaan yhteisiä suositeltavia hyviä käytäntöjä.” Työntekijät ohjattiinkin tutustumaan infrasta löytyvään mobiilipolitiikan sisältöön sekä Tampereen kaupungin tietoturvaohjeis- tukseen. Kyselyssä ilmeni, että 35 prosenttia päätoimisista ei ollut vielä tutustunut mobiilipolitiikan ohjeisiin. Kaupungilla on käytössä myös tietoturvallisuuden verkkokurssit: Tietoturvan peruskurssi sekä Tietoturvan jatkokurssi. Tietoturvallisuuden peruskurssilla avataan oleellisimmat asiat tietoturvallisuuden perusteista. Tietoturvallisuuden jatkokurssi koostuu tietoturvallisuuden perusteista ja parhaista käytännöistä, keskittyen erityisesti etätyöhön, kannettaviin laitteisiin ja verkkopalveluihin liittyviin turvallisiin käytäntöihin. Tietoturvallisuuden peruskurssin oli käynyt 45 prosenttia vastaajista, mutta jatkokurssin, joka liittyi tarkemmin mobiililaitteisiin, oli tehnyt vain kaksi vastaajaa. Etätyötä halusi hyödyntää 80 prosenttia, etätyölle ”Ei” sanoivat lähinnä opistosihteerit, joiden työ edellyttää läsnäoloa asiakaspalvelussa. Etätyötä haluttiin tehdä etenkin keskittymistä vaativissa tehtävissä. Opetustehtäviä tekevillä etätyö on aina ollut käytössä, koska opettajien työehtosopimuksessa opetuksen suunnittelu kuuluu sitomattomaan työaikaan: ”Näin olen tehnyt koko työurani ja omilla laitteilla, mikä opettajan työssä on aivan normaalia.”

Page 15: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

14

Kyselyssä ilmeni, että kaikki kurssien suunnittelusta vastaavat työntekijät halusivat käyttöönsä älypuhelimet. Asiakaspalvelussa toimivista opistosihteereistä ja vahtimestareista vain kaksi koki tarvitsevansa työhönsä älypuhelinta. Tärkeimpinä perusteina älypuhelimen hankinnalle työntekijät nimesivät mahdollisuuden lukea MMS-viestejä. Lisäksi opetustyössä älypuhelinta haluttiin käyttää erilaisissa harjoituksissa, esim. Kahootin käytössä tai musiikin soittamisessa. Puhelin toimii myös kamerana, kun halutaan kuvia markkinointia varten. Myös yhteydenpito tuntiopettajiin ajateltiin helpottuvan, kun voi muodostaa erilaisia ryhmiä sosiaalisen median avulla. Lisäksi älypuhelin mahdollistaa nopeamman tekstiviestien kirjoittamisen sekä sähköisen päiväkirjan käytön ja asioiden tarkistamisen myös paikoissa, joissa ei ole nettiä muuten saatavilla. Kaikille älypuhelinta toivoneille hankittiin joulun alla älypuhelimet nettiyhteydellä.

Henkilökohtaisen kannettavan tietokoneen toivoi vain yksi työntekijä, jonka työviikko jakautuu kahden toimipisteen välille. Hänen työkoneensa liisauksen päättymisestä tuli ilmoitus vuoden lopulla, joten tilalle tilattiin kannettava. Muut työntekijät eivät nähneet henkilökohtaista kannettavaa tietokonetta tarpeelliseksi juuri nyt. Sen sijaan mainittiin, että yhteiskäyttöistä konetta voisi hyödyntää osallistuessa palavereihin tai seminaareihin työpaikan ulkopuolella tai halutessaan hyödyntää työmatkojen matka-aikaa. Myös opiston toiminnan esittely messuilla yms. saisi lisäväriä mobiililaitteesta. Tablettia ei kukaan katsonut tarvitsevansa henkilökohtaisena työvälineenä, mutta kannettavan tietokoneen tavoin ajateltiin, että yhteiskäyttöisellä tabletilla

voisi olla jossain määrin käyttöä. Digitaalisen opetuksen ja erityisesti yleisluentojen yksi toteutusmuoto on livestreamauksen eli nettiin tehtävän suoratoisto. Järjestäjä Jaakko Pimperi kartoitti joulukuussa muiden Tampereen kaupungin organisaatioiden työntekijöiden kokemuksia ja näkemyksiä asiasta. Sen jälkeen hän aloitti työväenopistossa toteutettavan suoratoiston teknisen suunnittelun ja laitehankintojen valmistelun. Osa laitteista saatiin hankittua vielä ennen vuoden vaihdetta.

8 DIGITAALINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ OSANA MUITA HANKKEITA 8.1 HelleWi-SAP -laskutusjärjestelmä Hankehakemuksessa olemme todenneet: ”Tampereen kaupunkistrategia korostaa kaupungin sähköisten palvelujen käyttöönottoa silloin, kun ne ovat tarkoituksenmukaisia kuntalaisten tarpeiden ja kaupungin tuottavuuden näkökulmasta. Yksiköille asetettu sitova tavoite korostaa, että tuottavuus on parantunut erityisesti digitalisaatiota edistämällä. Työväenopiston tavoitteena on luoda toimintamalli, jolla kaupungin tavoite voitaisiin tuoda lähemmäs oppilaitoksen arkea.” Siten digitaalisen toimintaympäristön yhtenä sivuhaarana olimme vuonna 2016 keskeisiä toimijoita Tampereen kaupungin konsernihallinnon HelleWi-SAP -laskuliittymän rakentamisprojektissa. Kaupungin sisäisessä projektissa olivat mukana työväenopiston ja liikuntapalvelujen lisäksi kaupungin laskutus ja maksuliikenne (Koppari). Projektin tavoitteena oli yhtenäistää toimintatapoja sekä lisätä prosessin sujuvuutta ja kustannustehokkuutta siirtämällä työväenopiston ja liikuntapalvelujen käyttämän HelleWi-kurssihallintajärjestelmän kautta tehty kurssilaskutus konsernihallinnon SAPin kautta tapahtuvaksi.

Page 16: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

15

Projektia ryhdyttiin suunnittelemaan jo silloin, kun työväenopiston digihankkeen päätöstä vasta odoteltiin. Varsinainen yhteistyön ja projektin tavoitteiden määrittelypalaveri pidettiin 6.4.2016. Toteutusvaiheeseen ja ohjelmien muutostöihin päästiin toukokuun puolivälissä. Projektin aikataulu oli tiukka ja työkausi oli koko ajan käynnissä uutta kehitettäessä. Etukäteen oli tiedossa, että työväenopiston ja HelleWin osalta projektissa haastavinta oli kesken toimintakauden aloittaa uuden liittymän kanssa. Siirtymisellä tulisi olemaan oleellinen vaikutus muun muassa suoritusten käsittelyyn.

Tiiviin syksyn kehitystyön jälkeen tiedostojen muodostumista ja siirtymistä päästiin testaamaan lokakuun lopulla. Varsinaiseen tuotantoon siirryttiin varsinaisen opetuskauden päättymisen jälkeen 9.12.2016. Kauden loppumisesta johtuen laskutusajoja oli enää muutamia ja nekin olivat vain muutamien laskujen suuruisia. Näin ollen se, miten paljon poikkeamia jäi testeissä kokeilematta, valkenee vasta kevään 2017 alkaessa. 8.2 Sähköinen arkistointi Työväenopiston arkistoinnissa HelleWin oppilas- ja kurssitietoarkiston siirtäminen Donnaan. Tampereen konsernihallinnon arkistointiprojektin työntekijä haastatteli työväenopiston työntekijöitä ja teki kartoitusta erilaisista arkistoon kuuluvista materiaalista kesä-lokakuussa. Työväenopisto siirtyi HelleWi-kurssihallintajärjestelmän nettiversioon syksyllä 2007. Sitä edeltävä vanha työasemalla toimivan HelleWi kurssihallintaohjelman materiaali on säilössä työväenopiston vanhalla kannettavalla. Päiväkirjat ja opiskelijalomakkeet on arkistoitu myös paperisina. Myös kuvataidekoulu Sara Hildén -akatemia siirtyi netissä toimivaan HelleWiin syksyllä 2012 ja aiemmin käytössä olleen Avista -kurssihallintaohjelman materiaalia säilytettiin toisella työväenopiston vanhalla kannettavalla. Netissä toimivan HelleWi-kurssihallintaohjelman materiaalista päiväkirjat on arkistoitu paperisina tulosteina, mutta muu materiaali on ollut vain sähköisessä muodossa ohjelman toimittajan palvelimella. Kartoituksen tuloksena loka-marraskuussa 2016 ryhdyttiin selvittelemään sitä, kuinka vanhat tiedot saataisiin siirrettyä tietokoneilta sähköiseen arkistoon. Työasema-HelleWin tiedot saatiin ohjelmistotoimittajalta pakattuna tiedostona jo lokakuun lopussa ja kuvataidekoulun vanhat arkistot joulukuussa. Siirto Donnaan jäi kuitenkin keväälle 2017. Vanhojen tiedostojen siirron lisäksi jatkettiin nykyisten HelleWissä säilytettävien tietojen arkistoinnin selvittämistä. Tavoitteena on, että arkistoitavat aineistot siirtyisivät suoraan ohjelmien välillä ilman paperitulosteita. Ohjelmistojen välisen yhteyden luonnin selvittäminen on vuoden 2017 tehtäviä. 8.3 Tuntiopettajien matkalaskut Aina projektit eivät suju niin kuin alkuaan on suunniteltu. Kolmas työväenopiston toimintaan vaikuttanut Tampereen konsernitason projekti oli matkalaskujen keskittäminen yhteen yksikköön lokakuussa 2016. Työväenopistossa käytössä olevan tuntiopettajien työehtosopimuksen mukaan tuntiopettajalle maksetaan opetusmatkat kuuden kilometrin omavastuun jälkeen / suunta. Muutosten myötä tuntiopettajien tuli kyetä tekemään aiemmin paperisena opistosihteerille toimittamansa matkalaskut sähköisessä muodossa suoraan matkoista vastaavalle yksikölle.

Page 17: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

16

Opettajille laadittiin kirjalliset ohjeet Travel-matkalaskuohjelman käyttämisestä. Asiasta kerrottiin lokakuun kuukausikirjeessä, ja marraskuun kuukausikirjeessä lähetettiin ohjeet.

Hankkeessa luotiin lomakkeita matkaerittelyä varten, ja juuri, kun ohjeet olivat nähneet päivän valon, ilmeni, että tuntiopettajien matkalaskuja ei tullakaan tekemään Travelin kautta. Niinpä hanke sai uuden suunnan juuri ennen lukukauden päättymistä ja matkalaskujen tekemisajankohtaa. Pienen muokkauksen jälkeen lomakkeet olivat edelleen käyttökelpoisia, mutta tuntiopettajilta ei enää odotettu Travelin käytön opettelua. Digitalisointi jäi näin ollen vielä puolitiehen, sillä matkalomakkeiden sähköiseksi muuttaminen siirtyi vuoteen 2017. Askel oli kuitenkin oikeansuuntainen, sillä paperiset lomakkeet jäivät pois ja matkalaskut saatiin eteenpäin sähköpostien liitteenä. 8.4 Hyvinvointia vanhuksille Vuoden loppupuolella neuvoteltiin vielä yhdestä kaupungin sisäisestä yhteistyöstä. Koukkuniemen vanhainkodissa oli käynnissä Pekka Saarivirran vetämä digiprojekti, jonka tavoitteena oli aktivoida kotona asuvia kotipalveluasiakkaita etälaitteiden avulla. Pilotissa mukana oleville asiakkaille oli hankittu kotikäyttöön tabletit, joiden käyttö oli yksinkertaistettu. Työväenopiston ja kotipalvelun tavoitteena on välittää tablettien avulla harrastustoimintamahdollisuus kotona asuville ikäihmisille. Neuvottelussa olivat mukana suunnittelijaopettaja Ulla Tujula, johtava opettaja Susanna Ylihärsilä, koulutussuunnittelija Kristiina Kestinen sekä apulaisrehtorit Päivi Varjosalo ja Tuula Vatanen. Tilaisuuden tuloksena päätettiin, että aloitamme projektin, jossa ikäihmisille tarjotaan kädentaitoja verkon välityksellä. Työväenopistosta hankkeen suunnittelusta vastaa suunnittelijaopettaja Ulla Tujula. Kun ensimmäisestä kokeilusta on saatu jotain kokemuksia, jatketaan keväällä 2017 neuvotteluja muiden harrastusmahdollisuuksien välittämisestä kotipalvelun asiakkaille.

Page 18: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

17

9 ULKOINEN TIEDOTTAMINEN Hankehakemuksessa määriteltiin hankkeen ulkoisesta tiedottamisesta hankkeen tulosten levittämissuunnitelmassa: ”Hankkeelle palkataan projektityöntekijä, jonka tehtävänä on levittää tuloksia mm. ylläpitämällä hankkeen toiminnasta kertovaa blogia. Näin hanketta ja sen etenemisestä voi seurata lähes ajantasaisesti. Pedagogiaan liittyvistä tuloksista kootaan yhteenveto, joka esitellään työväenopiston tuntiopettajien yhteiskokoontumisessa sekä Pirkanmaan alueen yhteistyöoppilaitoksille ja muille asiasta kiinnostuneille kuten medialle. Tuloksista ja hankkeesta raportoidaan vuoden 2016 ja 2017 työväenopiston toiminnasta kertovissa toimintakertomuksissa. ” Hankkeen tiimoilta perustettiin blogi, jonka tarkoitus ei ollut kertoa vain hankkeen eri vaiheista, vaan käsitellä ajatuksia, joita herää Tampereen seudun työväenopiston Digi Top -hankkeen tiimoilta matkallamme kohti Digitaalista toimintaympäristöä. Kirjoittaminen jäi projektipäällikkönä toimivan apulaisrehtori Tuula Vatasen kontolle. Matkalla digitaaliseen toimintaympäristöön -blogin ensimmäinen kirjoitus julkaistiin 30.4.2016. Ennen kesätaukoa blogia kirjoitettiin kerran viikossa, syksyllä kirjoitusväliksi muotoutui joka toinen viikko. Vuonna 2016 julkaistiin yhteensä 18 tekstiä. Hankkeen alkamisesta on kerrottu myös työväenopiston kotisivuilla, josta löytyy myös linkki blogiin.

10 TALOUS Digitaalisen toimintaympäristö -hankkeen tavoitteet nähtiin työväenopistossa niin tärkeinä, että sen tavoitteita ryhdyttiin valmistelemaan jo ennen rahoituspäätöksen saamista. Kevään valmistelutyön resursseja ei ole siirretty hankkeen kuluiksi edes opiston sisäisessä kirjanpidossa Interaktiivinen tekniikka koulutuksessa (ITK) -konferenssiin osallistumiskuluja lukuunottamatta. Kyseiset kulut katetaan kuitenkin täysin työväenopiston omalla rahoituksella. Hyväksytyn päätöksen mukaisesti työväenopisto sai hankkeelle 42 000 euroa. Saatu rahoitus vastasi noin 73,5 % haetusta avustuksesta. Etukäteen oli tiedossa, että pääosan kustannuksista tulisivat muodostamaan palkkakustannukset. Saadun avustuksen tuli kattaa kolmen lukukauden työskentely hankeen parissa, joten lähes kaksi kolmasosaa siitä siirrettiin käytettäväksi vuonna 2017. Hankepäätöksen jälkeen lähes koko työväenopiston henkilökunta on osallistunut hankkeen toteuttamiseen, kukin sillä panoksella, mihin muut työt ovat antaneet mahdollisuuden. Lisäksi yhden sijaisuutta tekevän työntekijän työsuhteeseen määriteltiin selkeä prosenttiosuus, joka käytettäisiin hanketyöhön. Hänen lisäkseen joulukuussa palkattiin hankkeelle toinen osa-aikainen työntekijä. Näin hankkeen puitteissa tehtiin hankepäätöksen saamisen jälkeen joulukuun loppuun mennessä 630 tuntia. Se vastaa yli kahden päätoimisen työntekijän työpanosta. Siten jo pelkät hanketyöhön käytetyn työn palkkakulut olivat yli kaksinkertaiset verrattuna hankkeelle vuonna 2016 käytettäväksi ajateltuun avustusosuuteen nähden. Menoja aiheuttivat myös projektiin palkattujen työntekijöiden työtilojen ja -laiteiden vuokrakulut. Opetushallituksen ohjeistuksen mukaisesti kulut saa kohdistaa hankkeelle aiheuttamisperiaatteen mukaisesti käytetyn työajan suhteessa.

Page 19: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

18

Hakemuksessa oli huomioitu se, että hanke edellyttää myös laitehankintoja. Ajateltuihin kustannuksiin nähden haettu rahamäärä oli selkeästi alakanttiin, joten älypuhelinten ja suoratoistolaitteen hankinnat tehtiin pitkälti omalla rahoituksella. Kolmas erillinen kustannuserä muodostui Omniaan tehdystä Benchmarkkaus-vierailusta marraskuussa 2016. Talouden näkökulmasta on jo nyt todennäköistä, että saatu avustus tulee kattamaan vain pienen osan siitä, mitä projektin menot tulevat olemaan. Osittain tämä johtuu siitä, että kaupunkitasoiset projektit, joiden osaksi työväenopiston Digitaalisen toimintaympäristön -hankkeen puitteissa on liitytty, vievät suunniteltua enemmän aikaa. Toisaalta myös yksittäisten alaprojektien sekä kokonaisprojektin yhteisöllinen eteenpäin vieminen lisäävät hankkeelle suunnattuja työaikaresursseja. Koska digitalisoitumisessa on kyseessä koko kaupunkiorganisaatiolle asetettu strategiaan pohjaava kehittämistavoite, muutoksia olisi jouduttu toteuttamaan ennen pitkää ilman erillistä kehittämishankettakin. Siksi työväenopisto on valmistautunut viemään projektin loppuun, ja laajentamaan projektia kehittämistavoitteiden mukaisesti, vaikka kustannukset todennäköisesti nousevat kaksinkertaiseksi siihen nähden, mitä alkuperäisessä suunnitelmassa oli ajateltu.

11 MATKA JATKUU Opetushallituksen hankehakemuksessa kysyttiin jo rahoitusta haettaessa, miten hankkeen tavoitteiden toteutumista tullaan arvioimaan. Kuvauksessa ensimmäinen tavoite oli, että siirtyminen kohti opiston digitaalista toimintaympäristöä tapahtuu askel kerrallaan tiedottamisen ja toiminnan arvioinnin kulkiessa koko hankkeen etenemisen ajan sen rinnalla. ”Hanketta käsitellään koko työyhteisön palavereissa, ja ohjausryhmä arvioi hankkeen etenemistä ja tavoitteiden toteutumista säännöllisin väliajoin. Arvioinnissa hyödynnetään erilaisia kokeiluja ja niistä kerättyjä kokemuksia sekä keskitetysti kerättyjä asiakaspalautteita. Hanketta käsitellään koko työyhteisön palavereissa, ja ohjausryhmä arvioi hankkeen etenemistä ja tavoitteiden toteutumista säännöllisin väliajoin.” Arviointia on tehty lupauksen mukaisesti. Asiakkaille hanke näkyy lähinnä konsernihallinnon kanssa tehdyn laskutusprojektin valmistelevissa toimenpiteissä. Hankkeen aikana on tavoitteiden mukaisesti pyritty käsittelemään hanketta kaikissa työyhteisön palavereissa. Työyhteisöä on pyritty osallistamaan myös hankkeeseen kuuluvien pienhankkeiden muodossa ja ajatuksia saamaan esille haastatteluilla, kyselyillä, keskusteluilla ja sähköisiä kanavia avaamalla. Näiden toimivuudessa on kuitenkin nähtävissä jähmeyttä. Osa työntekijöistä on lähtenyt aktiivisesti mukaan ja vienyt omalta osaltaan eteenpäin päähankkeeseen liittyvää pienempää hanketta, jonka ovat itse valinneet. Kuitenkin vielä on niitäkin työntekijöitä, jotka eivät vielä näe yhteyttä oman toimintansa sekä siitä tiedottamisen ja hankkeen etenemisen välillä. Se osoittaa, että hankkeesta ei ole tullut vielä kokonaisuutena työväenopiston yhteistä omaisuutta. Susannan jäähyväissanat hankkeelle olivat: ”Koen, että yhteisöllisyys on yksi Tampereen seudun työväenopiston tärkeistä arvoista, ja sen ohjaamana on ollut erittäin mielenkiintoista työskennellä sellaisen substanssin parissa,

Page 20: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

19

joka on tällä hetkellä paitsi Tampereen kaupungin organisaatiossa myös koko yhteiskunnassamme pinnalla.” Nyt on aika siirtyä hankkeessa kartoitus- ja tiedonkeruuvaiheesta toimintojen kokeilemiseen ja eteenpäin viemiseen sekä uusien toimintamallien löytämiseen. Vuoden 2016 lopulla hankkeen ohjaustiimi päätti kokeilla, millaista lisäpotkua digihankkeeseen keskittyvä tiimi toisi mukanaan. Siksi hankkeelle perustettiin digitiimi, joka aloitti toimintansa tammikuussa 2017. Yhden naisen prosessien kuljetustyö vaihtuu nyt tiimimäisempään malliin. Haastatteluissa ja kyselyissä esitetyt ajatukset ja toiveet konkretisoituvat vain lähtemällä itse mukaan niitä toteuttamaan. Mitkä olisivat ne eväät, joilla työyhteisö lähtisi laajemmin mukaan ja huomaisi oman merkityksensä digitalisoinnin eteenpäin viemisessä? Siihen ryhdymme etsimään keinoja yhteistyöllä.

Page 21: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

20

Liite Digitaalinen toimintaympäristö -hanke: tapahtumakooste 2016

PVM 2016

TAPAHTUMA / AIHE OSALLISTUJAT Erilliset LIITTEET

MUUTA HUOMIOITAVAA

20.1. mennessä

Hankehakemuksen laadinta

Tuula, Susanna Hankehakemus pdf

Ideointia yhteiselle Padlet-sivulle

5.4. Ohjausryhmän kokous johtotiimi Avoin data 6.4. HelleWi-SAP -projektin

suunnittelupalaveri Projektisuunnitel

ma pdf

26.4. Hankerahoituspäätös Päätös pdf 28,4. Ohjausryhmä johtotiimi Hankkeen aloittaminen 29.4. Avoin data Tampereen

verkkosivuille: Tampereen seudun työväenopiston tilastot 2013-2015

http://www.tampere.fi/tampereen-kaupunki/tietoa-tampereesta/avoin-data.html

13.5. Koko palaveri: hankkeen esittely

Vakituinen henkilöstö

Hankkeen esittely pp, Aikataulu-suunnitelma pdf

Google+ sivut tuntiopettajille, Tuulan digi-blogi, opiston kotisivuille oma hankesivu, henkilöstön digituntien kirjaustaulukko, hankkeelle oma kansio Virtaan

18.5. Ohjausryhmän kokous johtotiimi Hankkeen tilanne 26.5. Pedagoginen tiimi:

keskustelua digitaalisista tekijänoikeuksista

Pedagoginen tiimi

Lyhyt tekijänoikeus-kooste pdf

31.5. HelleWi-SAP -projektin aloittaminen konsernihallinnon kanssa

Tuula

touko-kesäkuu

Zef-kysely henkilöstölle digitaalisesta toimintaympäristöstä sekä yksilöhaastattelut (á n. 20 min)

Vakituinen henkilöstö

Sähköinen Zef-kysely lomake

3.6. Ohjausryhmä johtotiimi Tekijäoikeudet, projektisalkku

7.6. HelleWi-SAP -ohjausryhmä

Helena

15.8. Ohjausryhmän kokous johtotiimi Henkilöstön käyttö hankkeessa, syksy 2016

15.-17.8. Sähköiset työkalut koulutusta (Outlook, Travel ja HelleWi)

Vakituinen henkilöstö

HelleWin ohjeet pdf

Työkalujen ohjeet Loorassa

17.8. Koko palaveri: zef-kyselyn tulokset, haastatteluideoiden käsittely tiimeihin sekä pienryhmissä eri näkökulmia digitaalisuuteen, (keskustelutehtävät, joista seinäjulisteet)

Vakituinen henkilöstö

Raportti digikyselystä PP, Ideoiden käsittely PP

22.8. Pedagoginen tiimi: keskustelua: digipedagogiikka

Pedagoginen tiimi

Haastatteluiden ideakooste pdf, pöllöpaperi pdf

Page 22: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

21

artikkelit ja haastattelujen ideoista omiin tavoitteisiin (=pöllöpaperit alkuun)

22.8. Uusien tuntiopettajien perehdytys / sähköinen päiväkirja: esittely ja opastus

Uudet tuntiopettajat

HelleWin sähköinen päiväkirja

23.8. Ohjausryhmä johtotiimi Digitaalisuus ja toimintakykysuunnitelma

25.8. Tuntiopettajien opettajankokous: Digihankkeen esittely

Kaikki henkilöstöön kuuluvat

Digitop-esitelmä PP

31.8. HelleWi-SAP projektiryhmä

Tuula

6.9. Ohjausryhmä johtotiimi Kuvapan Digiroadmap 12.9. Työväenopiston

johtoryhmä johtoryhmäläiset Digiroadmap, pöllöpaperit

19.9. Ohjausryhmä johtotiimi laite- ja ohjelmahankinnat, benchmark-vierailu

4.10. Ohjausryhmä johtotiimi Kopparin hankkeiden yhteistyö

7.10. Koko palaveri: keskustelua pienryhmissä tuntiopettajien roolista sekä välipalautetta hankkeesta (kiertävät kartongit)

Vakituinen henkilöstö

kuvat kartongeista

11.10. HelleWi-SAP -projektiryhmä

Tuula

22.10. HelleWi-SAP -ohjausryhmä

Tuula

24.10. Ohjausryhmä: digitaalinen toimintaympäristö kyselyn pohdintaa

Johtotiimi Digitaalinen toiminta-ympäristö johdolle PP

Kartoituksen tulokset sekä Koukkuniemen ja kotipalvelun yhteistyö

24.10. HelleWi-SAP -projektiryhmä

27.10. Asiakaspalvelutiimi: pöllöpapereiden käsittely

Asiakaspalvelu-tiimi

28.10. Pedagoginen tiimi: tiedonhankintaa atk-luokassa omaan projektiin ja sen jakaminen Padlet-sivulla

Pedagoginen tiimi

Pöllöpapereista kooste yhteiselle Padlet-sivulle

1.11. Palaveri Treen kaupungin kotihoidon digihankkeen vetäjien kanssa. Mahdollinen yhteistyö tablettien käyttöön. Opisto sisällöntuottajana hyvinvoinnin edistäjänä, erityisesti käsityöt.

Päivi, Ulla T, Tuula, Kristiina ja Susanna + Ella Suojalehto ja Pekka Saarivirta

4.11. Omnia-vierailu Sirkka, Kirsi, Kristiina, Irma,

Omnia vierailun ohjelma (Word)

Kooste vierailun annista yhteiselle Padlet-sivulle

Page 23: Oppilaitoksen Digitaalinen toimintaympäristö · asiakaspalvelua. Hankkeen avulla luodaan toimintamalleja digitalisaation toteuttamiseksi vapaassa ... automaatioon pohjautuvia tiedon

22

Aila, Helena, Anneli, Matti, Katriina, Päivi, Tuula, Susanna

7.11. Ohjausryhmä johtotiimi Matkalaskujen muutos 10.11. HelleWi-SAP -

projektiryhmä Tuula

11.11. EXCEL-kurssi henkilökunnalle

9 työntekijää Kouluttaja: Anne Tolvanen

17.11. HelleWi-SAP -projektiryhmä

Tuula

21.11. Ohjausryhmä johtotiimi Henkilöstön käyttö keväällä 2017 ja hankkeen hankinnat

25.11. HelleWi-SAP -projektiryhmä

Tuula

28.11. HelleWi-SAP -ohjausryhmä

Helena etenemisraportti pdf

marraskuu 2016

Tuntiopettajien zef-kyselyn laadinta, ja jakelu suunnittelijoiden kautta.

Suunnittelijat ja tuntiopettajat

Sähköinen Zef-kyselylomake

23.11. Open Cafen Digiteema: Kohti digipedagogiikkaa

Tuntiopettajia ja päätoimisia opettajia

Open Cafen PP-esitys

7.12. Pedagoginen tiimi: pöllöpapereiden esitysten viimeistelyä, tuntiopettajakyselyn alustavia tuloksia

pedagoginen tiimi

Tuntiopettaja-kyselyraportti pdf

8.12. HelleWi-SAP -projektiryhmä

Tuula HelleWi_SAP laskutustoimin-tojen kuvaus 05122016 pdf

9.12. Koko palaveri: kaikkien syksyn projektien esittelyt

Vakituinen henkilöstö

Pöllöpaperit

15.12. Ohjausryhmä johtotiimi hanke keväällä 2017 ja digitiimi

Erilliset liitteet kootaan päätoimisen työyhteisön yhteiselle työasemalle Virtaan.