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GOBERNACION DEL GUAVIARE .>l • Secretaría de Educación

Despacho

onnno775 RESOLUCIÓN N°

Por la cual se establece el Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en el Departamento del Guaviare para el año 2016 y se dictan otras disposiciones.

LA SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales especialmente las que confiere la Ley 115 de 1994, la Ley 715 de 2004, Resolución 7797 de 2015, y

CONSIDERANDO

Que, la educación es un derecho fundamental consagrado en la Constitución Política de Colombia y un servicio público que cumple una función social, a cargo del Estado, la Sociedad y la familia, la cual es obligatoria entre los cinco y quince (15) años de edad y comprende como mínimo, un año de preescolar y nueve de educación básica.

Que. el artículo 6 de la Constitución Política, expresa que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Que el artículo 94 de la ley 115 de 1994, establece la educación para personas con limitaciones físicas, sensonales, psíquicas, cognoscitivas, emocionales o con capacidades intelectuales excepcionales, es parte integrante del servicio público educativo. Los establecimientos educativos organizarán directamente o mediante convenio, acciones pedagógicas y terapéuticas que permitan el proceso de integración académica y social de dichos educandos.

Que los artículos 95 y 171 de la Ley 115 de 1994, disponen; "La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo" y "Los gobernadores y los Alcaides podrán ejercer la inspección y vigilancia a través de las respectivas Secretarias de Educación".

Que el artículo 96 de la ley 115 de 1996, instaura que el reglamento interno de la Institución y/o Centro Educativo establecerá las condiciones de permanencia del estudiante en el plantel y el procedimiento en caso de exclusión. La reprobación por primera vez de un determinado grado por parte del estudiante, no será causal de exclusión del respectivo establecimiento, cuando no esté asociada a otra causal expresamente contemplada en el reglamento institucional o manual de convivencia

Que la ley 387 de 1997 adopta medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y esta estabilización socioeconómica de las víctimas del conflicto.

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Av M a ' c o ' m . Huelo

'^v^lr- GOBERNACION DEL GUAVIARE Secretaría de Educación

^ Despacho 00000775 Que el artículo 6 de la ley 715 de 2001 determina las competencias de los departamentos y en su acápite 6.2 Competencias frente a los municipios no certificados establece que se debe Mantener la cobertura actual y propender por su ampliación.

Que el articula 10 de La Ley 715 de 2001, expresa que los rectores deben Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos.

Que la Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia, establece normas sustantivas y procesales para la protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes, la garantía del ejercicio de los derechos y libertades consagrados en los instrumentos internacionales de derechos humanos, en la Constitución Política y en las leyes, garantía y protección de responsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado

Que la Ley 387 en el articulo 19, numeral 10, estableció que el "Ministerio de Educación Nacional y las Secretarias de Educación territoriales, adoptarán programas educativos especiales para las victimas del desplazamiento por la violencia"; y el Decreto 250 de 2005 determina las orientaciones específicas en el marco del "Plan Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia", la Ley 4635 de 2011 adopta medidas en materia educativa para la población víctima del conflicto, y la Sentencia de Tutela T-025 de 2004 de la Corte Constitucional determina un tratamiento preferencial para la población en condiciones de desplazamiento forzado, declarando el estado de cosas inconstitucional frente a la población en condición de desplazamiento por considerar que existe una vulneración sistemática de sus derechos.

Que la Ley 1618 de 2013 establece normas para garantizar y asegurar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas con discapacidad, mediante la adopción de medidas de inclusión, acción afirmativa y de ajustes razonables y eliminando toda forma de discriminación por razón de discapacidad, en concordancia con la Ley 1346 de 2009.

Que el Decreto 2247 de 1997 relacionado con la prestación del servicio educativo del nivel preescolar. establece que en ningún caso los establecimientos educativos que presten el servicio público de preescolar, podrán establecer como prerrequisito para el ingreso de un educando al Grado de Transición, que éste hubiere cursado previamente, los grados de Pre jardín y Jardín. Que de conformidad con lo dispuesto en el Fallo No.2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011, fija otros criterios para evaluar el ingreso de un niño que no cumpla con la edad, dispone los límites señalados en las normas constitucionales y determina el ingreso de los menores que no tengan los cinco (5) años de edad, indicando que la edad no es único criterio para el ingreso a un determinado grado escolar, pues también deben ser evaluados para el ingreso el desarrollo personal, los factores regionales, culturales y étnicos

Que el Decreto 3011 de 1997 regula la atención de adultos, estableciendo los principios rectores y los criterios por los cuales se deben reglamentar las entidades para atender este tipo de población.

Que la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1526 de 2002 establece como competencia de los Departamentos, administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones

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' D e s p a c h o ^ 0000G775 que se requiera, y frente a los municipios no certificados, dirigir, planificar; y prestar el servicio con equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la ley.

Que el Decreto 3020 de 2002 establece los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territonales y se dictan otras disposiciones.

Que el Decreto 1850 de 2002 reglamenta la organización de la jornada escolar y la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados, y se dictan otras disposiciones.

Que el Decreto 2355 de 2009 reglamenta la contratación del servicio público educativo y el Decreto 2500 de 2010 reglamenta de manera transitoria la contratación de la administración de la atención educativa con los cabildos, autoridades tradicionales indígenas, asociación de autondades tradicionales indígenas y organizaciones indígenas en el marco del proceso de construcción e implementación del sistema educativo indígena propio SEIP.

Que el Decreto 1290 de 2009, reglamenta la evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.

Que el Decreto 366 de 2009, reglamenta la organización de! servicio de apoyo pedagógico para la atención de los estudiantes con discapacidad y con capacidades o con talentos excepcionales, en el marco de la educación inclusiva.

Que el Decreto 4807 de 2011, establece las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, pnmaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales como estrategia para garantizar el derecho a la educación de los niños niñas y jóvenes.

Que la Resolución 2620 de 2004, emanada del Ministerio de Educación Nacional establece directnces, criterios y procedimientos para la prestación del servicio educativo a niños, niñas y jóvenes desvinculados del conflicto armado y menores de edad hijos de personas desmovilizadas de grupos armados al margen de la ley.

Que mediante el Decreto 1075 de 2015. el Ministerio de Educación Nacional expide "ti Decreto único Reglamentano del Sector Educativo" con el fin de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector

Que mediante la Resolución 5360 de 2006, el Ministerio de Educación Nacional organizó el proceso de matricula de la educación preescolar, básica y media en las Entidades Territoriales Certificadas, pero dada la necesidad de implementar no sólo este proceso sino las demás actividades que comprende la gestión de la cobertura educativa, se hace necesario expedir una nueva reglamentación en la materia acorde con el macro proceso establecido para ello por el Ministerio.

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Despacho 00000775 Que la Resolución 7797 del 29 de mayo de 2015, emanada por el Ministerio de Educación Nacional establece el proceso de gestión de la cobertura educativa en las Entidades Territoriales Certificadas y deroga en toda su integridad la Resolución 5360 de 2006 y los incisos respectivamente como "Matricula de estudiantes del sector Oficial" y "Matricula estudiantes del sector No Oficial" del articulo 1 de la Resolución 166 de 2003".

Que con fecha 17 de Mayo de 2015 la Secretada de Educación Departamental amparada en la Resolución 5360 del 2006, expidió la Resolución 661 de 2015 que sobre el Proceso de Ma'ricula se trata.

Que el proceso de gestión de la cobertura educativa busca garantizar que pievio a iniciar el calendario escolar, se articule la capacidad operativa de las Entidades Territonales Certificadas, con los requerimientos de plantas de personal docente, de infraestructura física, de estudios de insuficiencia y de asignación de estrategias, con el fin de mejorar la prestación del s' 'vicio educativo y asegurar la continuidad del mismo.

Que, en mérito a lo anteriormente expuesto, este despacho

R E S U E L V E :

TITULO I -CONSIDERACIONES G E N E R A L E S

ARTÍCULO 1. P R O C E S O DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO conjunto de actividades técnicas y administrativas requeridas para hacer eficiente, eficaz y efectivo e! acceso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo estatal.

ARTÍCULO 2. DEFINICIONES BÁSICAS DEL P R O C E S O - Para los efectos de la presente Resolución, es establecen las siguientes definiciones:

Oferta Educativa Es el número de cupos escolares identificados por niveles y opados educativos y modalidad de atención en las Instituciones y/o Centros Educativos Oficiales del Departamento. Estudiante Nuevo: Es aquel que no se encuentra registrado como matriculado en la Sistema Integrado de Matricula - SIMAT del Departamento, bien sea porque no se matricularon para estudiar o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

Estudiantes antiguos: Son aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, r n los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman e! servicio de educación no tradicional, ICBF, y entidades territoriales de Bienestar Familiar.

Estudiante Cancelado: Cuando a cancelado la inscripción.

Estudiante Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción. Estudiante Promocionado Cuando se ha pasado de un grado a otro para e! siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es oue se I esta reservando un cupo para el año siguiente.

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^ D e s p a c h o p Q Q Q fj 7 7 5 Asignado: Un estudiante esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no realice el proceso de matricula en la respectiva Institución y/o Centro Educativo.

Centro educativo oficial Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaha, únicamente.

Institución y/o Centro Educativo oficial Establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es. educación básica pnmaria y secundana.

Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.

Graduado Una vez el estudiante termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado Grupos: Son los conjuntos de estudiantes en que se agrupa la población estudiantil de un grado

Jornada: Se asimila a un turno escolar. La jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

Matriculado: Cuando el estudiante se encuentra cursando el grado y el año.

Procesamiento de solicitudes de estudiantes nuevos Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional.

Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.

Reprobado Significa que el estudiante ha perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2014 y pierde el grado quinto, el estudiante quedará en estado reprobado para quinto en el año 2015.

Retirado: Cuando un estudiante decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el estudiante pasa a este estado.

Sede: Son plantas físicas independientes que conforman una Institución y/o Centro Educativo. Una Sede puede ser un centro educativo oficial

Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.

Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de estudiantes nuevos, no es posible conseguir un cupo a un estudiante, el estudiante es marcado como sin asignación.

Sin continuidad En este estado quedan los estudiantes a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 estudiantes

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para promocionar, 10 de los estudiantes quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución.

Trasladado Cuando un estudiante desea cambiarse de colegio y solicita que se le envié a otro, es marcado como trasladado

ARTÍCULO 3. OBJETIVOS DEL P R O C E S O DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

a. Garantizar el derecho a la educación a los niños, niñas jóvenes, y a los adultos que lo requieran

b Optimizar el uso de la capacidad instalada en las Instituciones Educativas Oficiales c. Adecuar la oferta educativa a las necesidades de la población en edad escolar, priorizando

la implementación de modelos pedagógicos flexibles pertinentes. d. Vincular a la comunidad en estrategias de integración y trabajo colaborativo que posibiliten

mejorar las condiciones de acceso y de permanencia escolar de la población escolar, e. Gestionar un proceso de registro oportuno y de calidad de la información suministrada por

el Establecimiento Educativo en el Sistema Integrado de Matrícula -SIMAT-. Sistema de Información para el Monitoreo, Prevención y Análisis de la Deserción Escolar —SIMPADE-, Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa -SICIED-, o aquellos que los sustituyan.

ARTÍCULO 4. OFERTA POR NIVELES EDUCATIVOS. El servicio de carácter público de la educación formal que ofrece el sistema educativo oficial del Departamento del Guaviare comprende:

a. Educación Preescolar: Grado Transición. Educación Básica Primaria: Grados 1° a 5", aulas especiales de aceleración del aprendizaje para niños y niñas con extraedad, Educación Básica Secundaria: Grados 6° a 9° y Educación Media: Grados ^0° y 11°.

b. Programa de alfabetización para Jóvenes en extraedad y Adultos: Ciclo I y Educación Básica y Media para Adultos: Ciclos educativos II al VI

c. Educación especial para la población con necesidades educativas especiales, atendidas de manera inclusiva en el aula regular.

ARTÍCULO 5. R E S P O N S A B L E S DEL P R O C E S O DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO EN E L DEPARTAMENTO: Responsables del proceso de gestión de la cobertura educativa. Son responsables del proceso de gestión de cobertura los siguientes:

a. Las Entidades Territoriales Certificadas en educación - ETC.(Secretaria de Educación Departamental

- Velar por el cumplimiento adecuado del proceso de gestión de la cobertura educativa, mediante la articulación de acciones con los establecimientos educativos estatales de su jurisdicción

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í i p i í ^ GOBERNACION DEL GUAVIARE ' Secretaría de Educación

Despacho

Definir y acompañar los procedimientos para el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura educativa en cada establecimiento educativo estatal.

Garantizar la prestación oportuna del servicio educativo en condiciones de eficiencia, equidad y calidad.

Definir estrategias que permitan el acceso, continuidad y la permanencia de los estudiantes en los niveles de educación de preescolar, básica y media en el sistema educativo estatal.

- Garantizar la calidad y veracidad de la información en el SIMAT, SIMPADE y el SICIED.

- Reportar oportunamente al Ministerio de Educación Nacional — MEN, la información establecida en la presente Resolución.

b. Alcaldías de los municipios no certificados

Hacer seguimiento y velar por el cumplimiento por parte de Directivos Docentes, de los lineamientos, criterios, procesos, cronograma y directrices establecidas en la presente resolución, además de efectuar los reportes oportunamente a la Secretaría de Educación Departamental sobre cualquier incumplimiento, apoyando y gestionando acciones el acceso y permanencia que garanticen que todos los niños, niñas y jóvenes se encuentren en el sistema educativo de su municipio.

c. El rector o director del establecimiento educativo estatal.

Ejecutar las etapas establecidas para el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura educativa

Garantizar la calidad y veracidad de la información en el SIMAT y SIMPADE.

- Hacer seguimiento y control permanente al registro de información SIMAT y SIMPADE.

Registrar la aprobación y reprobación de estudiantes.

- Garantizar la continuidad de los estudiantes antiguos para la siguiente vigencia.

Realizar la matrícula de los estudiantes nuevos asignados.

- Actualizar la información personal del estudiante con base en los documentos entregados por el padre de familia y/o acudientes o el estudiante, en el SIMAT

d. El personal administrativo responsable en la entidad territorial certificada y/o en el establecimiento educativo, de reportar la información en el Sistema Integrado de Matrícula —SIMAT-, Sistema de Información para el Monitoreo, Prevención y Análisis de la

Centro Administrativo Departamental Nit- 800 103 196-1 -«¿a^Cfr*.' Calle 8 No 24-115.Tel: (098) 5840534/36, San José de! Guaviare www sedguaviare.gov co w U C M Q f G

GOBERNACION DEL GUAVIARE ^ Secretaría de Educación

Despacho ^ r,-?^ 5 Deserción Escolar —SIMPADE-, Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa -SICIED-, o aquellos que los sustituyan.

El personal administrativo deberá registrar a través del usuario que le sea asignado, las solicitudes de traslados, la matrícula de estudiantes activos (antiguos) y nuevos, y las novedades de matrícula. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al rector o quien haga sus veces en la materia.

e. Los padres de familia o acudientes

Realizar la inscripción para la solicitud de cupo y formalizar la matrícula a los estudiantes nuevos.

Formalizar la renovación de la matrícula a los estudiantes activos.

- Realizar la solicitud de traslados, en los casos que lo requieran.

Mantener actualizados los datos personales del estudiante, padre de familia y/o acudiente, en el establecimiento educativo estatal.

Cumplir con las fechas y los procedimientos que establezca la Secretaria de Educación del Guaviare, en el marco del proceso de gestión de la cobertura educativa.

Informar al establecimiento educativo, de manera escrita y motivada, el retiro del estudiante del sistema educativo estatal indicando las causas que motivaron el retiro.

Parágrafo Primero. La información registrada en SIMAT se constituye en la fuente oficial para obtener información estadística de alta calidad y oportunidad, que permite a la Secretaría de Educación Departamental, definir y distnbuir la planta de cargos Docentes, Directivos Docentes y Administrativos en cada establecimiento educativo, según la matricula, garantizando el acceso y la permanencia en el sistema educativo No será válida ni producirá efecto alguno la información de matricula por fuera del Sistema Integrado de Información de Matrícula - SIMAT

Parágrafo Segundo. El administrador del servicio de educación contratada es responsable de organizar, ejecutar, adecuada y oportunamente, cada una de las etapas del proceso oe matricula, registrar correctamente y actualizar la información de los estudiantes, en consecuencia para efectos de determinar parámetros legales por parte de la Secretaria de Educación No será válida ni producirá efecto alguno la información de matrícula por fuera del Sistema Integrado de Información de Matrícula - SIMAT

Parágrafo Tercero. Absolutamente todos los niños, niñas y jóvenes asistentes al Establecimiento Educativo deben ser registrados y correctamente caracterizados en SIMAT, en eventos en los que carezcan de documentos oficiales de identificación, el Sistema Integrado de Matricula proveerá un código temporal (NES) por 60 días, acción que garantiza el derecho a la educación y permite evidenciar la cobertura atendida, no obstante el Rector y/o Director Rural debe validar el reporte y

Centro Administrativo Departamental Nit 800 103 196-1 . Calle 8 No 24-115.Tel (098) 5840534/36, San José del Guaviare ^^^ " ^^^^SS* www sedguaviare gov co ^ U O J J I Q í C

GOBERNACION DEL GUAVIARE " ^ • Secretaria de Educación

^W"' Despacho 00000 ' ' 75 gestionar a través de los padres, madres de familia, acudientes y entidades pertinentes la actualización de la información en el Sistema Integrado de Matricula - SIMAT.

ARTÍCULO 6. D IRECTRICES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL P R O C E S O DE GESTIÓN DE LA COBERTURA EDUCATIVA. La Secretana de Educación Departamental y El Rector y/o Director Rural del Establecimiento Educativo, tendrán en cuenta y aplicarán las siguientes directnces en la organización del proceso de gestión de la Cobertura educativa:

Las ETC aplicarán las siguientes directrices en la organización del proceso de gestión de la Cobertura educativa:

a. Garantizará el derecho a la educación a los niños, las niñas y jóvenes, en condiciones de equidad, dando prioridad a población en situación de desplazamiento y/o vulnerable.

b. Dará cumplimiento a los parámetros mínimos establecidos en los decretos nacionales 3020 de 2002 para la organización de los grupos escolares y Decreto 3011 de 1997.

c. Desarrollará y fomentará el uso de metodologías flexibles y modelos pedagógicos que garanticen la atención en zonas de difícil acceso, siempre y cuando sean legalmente avalados y autorizados por la Secretaria de Educación Departamental.

d. Suministrará información veraz y oportuna a los padres de familia y acudientes para facilitar el cumplimiento de las etapas del Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

e. Verificará y garantizará que la edad mínima para ingresar al grado de transición, grado obligatorio de preescolar se encuentre en concordancia con lo dispuesto en el Fallo No.2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011.

f. Realizará acciones con el fin de garantizar el ingreso de los niños y niñas de primera infancia que ingresan al grado de transición y que provienen de los programas de atención integral a la primera infancia, los diferentes programas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, la estrategia de Cero a Siempre o las demás que sean formuladas con este propósito, así como otros programas de atención a la primera infancia a nivel Municipal. Departamental y Nacional.

g. Garantizará que para el ingreso al sistema educativo oficial no se exija como requisito examen de admisión, no obstante, se podra realizar examen de nivelación para clasificación en los casos en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos. En cualquier caso, la inscnpción y examen de clasificación serán gratuitos para los estudiantes.

h. Velará porque la asignación de cupos, matricula o su renovación no esté condicionada al pago de derechos de afiliación o incorporación a la asociación de padres de familia o cualquier otro tipo de organización, fondo o cuenta.

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'^^Sr GOBERNACION DEL GUAVIARE Secretaría de Educación

^ W Despacho p, Q 100775 i. Realizará acciones con los programas orientados a garantizar el acceso y la permanencia

educativa a la población vulnerable tales como Red Unidos, Familias en Acción y programas de búsqueda activa de población escolar, entre otros.

j . La atención a los estudiantes debe ser oportuna y con calidad, a través del uso de modalidades educativas como: educación presencial, semi-escolanzada, modelos educativos flexibles, educación por ciclos para jóvenes y adultos, sistemas tutoriales a distancia, didácticas flexibles para la inclusión de población con discapacidad, proyectos etnoeducativos, entre otros, garantizando condiciones de acceso y permanencia educativa para la población escolar,

k. Contratar la prestación del servicio educativo cuando sea insuficiente o existan limitaciones en la oferta estatal, de acuerdo con la normatividad vigente.

ARTÍCULO 7.0RDEN DE PRIORIDAD LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CUPOS Y MATRICULA. El Rector y/o Director Rural del Establecimiento Educativo, tendrá en cuenta los siguientes directnces para el proceso de asignación de cupos según la prioridad definida a continuación:

a. Para la asignación de cupos a estudiantes activos:

Estudiantes que ya están vinculados a un establecimiento educativo para asegurar su continuidad en éste.

Estudiantes asignados mediante convenios de continuidad, es decir Niños y niñas procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). entidades regionales de bienestar social y/o programas integrales de primera infancia que hayan terminado el jardin y vayan a comenzar el grado obligatorio de preescolar o hayan sido atendidos con algún operador de primera infancia, siempre. Que de conformidad con lo dispuesto en el Fallo No,2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011, fija otros criterios para evaluar el ingreso de un niño que no cumpla con la edad, dispone los limites señalados en las normas constitucionales y determina el ingreso de los menores que no tengan los cinco (5) años de edad, indicando que la edad no es único criterio para el ingreso a un determinado grado escolar, pues también deben ser evaluados para el ingreso el desarrollo personal, los factores regionales, culturales y étnicos

Estudiantes vinculados al sistema educativo estatal que hayan solicitado traslado y tengan hermanos(as) en el establecimiento educativo al cual solicitan el cupo.

Estudiantes vinculados al sistema educativo estatal que hayan solicitado traslado

b. Para la asignación de cupos a estudiantes nuevos:

Estudiantes en condición de discapacidad o con talentos excepcionales.

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GOBERNACION DEL GUAVIARE r . l ^ Secretaría de Educación

Despacho 00300775 Estudiantes que vayan a ingresar al grado de transición o grado obligatorio de preescolar.

Estudiantes victimas del conflicto armado.

Estudiantes en condición de vulnerabilidad.

Estudiantes que tengan hermanos ya vinculados al establecimiento educativo estatal.

Estudiantes que abandonaron el sistema educativo y manifiesten su intención de reingresar.

- Estudiantes que de acuerdo con la Ley 1098 de 2006, Código de Infancia y Adolescencia, se encuentren en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescente (jóvenes entre los 14 a los 18 años), en estos casos, la ETC. seguirá los lineamientos establecidos en las diferentes normas, para atender esta población. Los demás estudiantes que se hayan inscrito durante el proceso.

Estudiantes no inscritos durante el proceso y que requieran ser matnculados en el sistema educativo estatal

Parágrafo Primero. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales durante el proceso de la gestión de la cobertura educativa, están obligadas a garantizar la reserva de la información, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o compilen.

ARTÍCULO 8. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN EN E L SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA SIMAT Con el fin de ejecutar correctamente el proceso de matricula y permitir una acertada toma de decisiones, el Rector y/o Director Rural debe garantizar la calidad y veracidad de la información de los registros de cada estudiante en el Sistema Integrado de Matricula ~ SIMAT. Se determina que el Rector y/o Director Rural:

a. Es el responsable de gestionar oportunamente el registro correcto y la actualización de la información de los estudiantes en el Sistema Integrado de Matricula- SIMAT, en consecuencia para efectos de determinar parámetros legales por parte de la Secretaria de Educación, no será válida ni producirá efecto alguno la intormacion cíe iiidiiicuia pui fucid del Sistema Integrado de Información de Matricula.

b Adelantará y certificará las auditorías internas de matrículas requeridas en la presente resolución, garantizando los ajustes necesanos en el Sistema Integrado de Matrícula-SIMAT permitiendo obtener un insumo de calidad,

c. Garantizará que en su Establecimiento Educativo los docentes utilicen como lista oficial de aula ei reporte de SIMAT, esta acción dará oportunidad a identificar novedades y corregirlas oportunamente.

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* Despacho ^ ' J - J J U J i ' ^

Parágrafo Primero. La Secretaria de Educación adelantará gestiones de auditoria mediante visitas técnicas y acciones de seguimiento que identifiquen la calidad de la información registrada por los Establecimientos Educativos.

Parágrafo Segundo. Los Rectores y/o Directores Rurales de establecimientos educativos y el administrador del servicio de educación contratada, en calidad de prestador directo del servicio educativo deben adelantar gestiones de auditoria interna que garanticen la calidad de la información registrada en el Sistema de Matrícula SIMAT y la comprobación física de los estudiantes atendidos en la vigencia escolar.

Parágrafo Tercero La Secretaría de Educación Departamental orientará a Establecimientos Educativos de manera formal los tipos de auditoria que debe realizar y prestará asistencia técnica, mediante los funcionarios pertinentes del área de Cobertura Educativa.

TITULO l l -ETAPAS DEL P R O C E S O DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO - MATRICULA OFICIAL

ARTICULO 9. ETAPAS DEL P R O C E S O DE GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERIVICIO EDUCATIVO. La Secretaria de Educación Departamental tendrá las siguientes etapas dentro del proceso de gestión de Cobertura Educativa:

Planeaclón. Capacidad institucional y proyección de cupos. Solicitud y asignación de cupos educativos. Matrícula. Auditoria a los establecimientos Educativos

ARTÍCULO 10. ETAPA DE PLANEACIÓN: La etapa de planeación tendrá como objetivo el análisis de los requerimientos e instrumentos de recolección de la información y la definición de la metodología necesaria para desarrollar el proceso de gestión de cobertura en cada establecimiento educativo bajo la jurisdicción de la Secretaria de Educación Departamental. Como resultado de esta etapa de planeación, la SED tiene como responsabilidad, expedir anualmente el acto administrativo donde define las directrices, criterios, procedimientos y cronograma, para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo estatal, de conrormioaa con el cronograma establecido en el articulo 32 de la Resolución 7797 de 2015

a. Divulgación del proceso de gestión de la cobertura del servicio educativo de matricula a la comunidad educativa. La comunidad educativa deberá estar oportunamente informada de los lineamientos de la presente resolución con el fm de dar cumplimiento a los procedimientos y el cronograma oficial, por lo tanto los directamente responsables asumirán las siguientes acciones:

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GOBERNACION DEL GUAVIARE Secretaría de Educación Despacho H •' O O O 7 7 5 El Coordinador de Acceso Educativo y el Rector y/o Director Rural gestionarán la divulgación de la presente resolución con Alcaldías e Instituciones y/o Centros Educativos.

El Rector y/o Director Rural gestionará la divulgación de la presente resolución con los Docentes.

Los Docentes de cada una de las sedes educativas gestionaran la divulgación de la presente resolución con los padres, madres de familia y estudiantes

- El Rector y/o Director Rural, así como la SED, realizarán campañas de capacitación de los sistemas de información SIMAT - SIMPADE y de las directrices pertinentes para el proceso de gestión de Cobertura Educativa al personal designado de manejar los sistemas

b. Divulgación y socialización del proceso de matricula a la conumidad educativa por parte del Rector y director rural.

El área de Cobertura Educativa realizará la gestión de divulgación y socialización del Proceso de gestión de la Cobertura del Servicio Educativo con la comunidad Educativa.

El Rector y/o Director Rural radicará el formato oficial en el Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la SED que evidencia la gestión de divulgación y socialización de la presente resolución con la comunidad de su jurisdicción, consolidando las acciones adelantadas por los docentes en reunión con padres de familia y estudiantes.

- Para validar e! cumplimiento de esta etapa el Rector y/o Director Rural en el Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la SED y en la fecha prevista por el cronograma de la presente resolución el formato oficial C01 01 F05 Guia Taller de la Divulgación del Proceso de Matrícula a la Comunidad Educativa con la respectiva lista de asistencia. Acta y Fotos del Proceso

ARTÍCULO 11.ETAPA DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL Y P R Ü Y b ü C I U N ÜE C U P O S . La etapa de capacidad institucional y proyección de cupos, tiene los siguientes obfeíivos

Determinar en cada establecimiento educativo, la capacidad en infraestructura, personal docente y administrativo, y de recursos pedagógicos, para la continuidad de los estudiantes activos y propender por la ampliación de cobertura educativa estatal

Proyectar el número de cupos disponibles en cada establecimiento educativo bajo la jurisdicción de la Secretaria de Educación Departamental, garantizando la continuidad de estudiantes activos y la atención e inclusión de la población por atender

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GOBERNACION DEL GUAVIARE "r fT V Secretaría de Educación ^

Despacho 0000G7 .

Establecer convenios de continuidad para garantizar la permanencia de los estudiantes y la continuidad entre los diferentes niveles educativos, registrándolos en el SIMAT,

Determinar las estrategias de ampliación de cobertura, mediante la distribución adecuada de planta docente y administrativa; haciendo uso eficiente de los recursos existentes; reorganizando los grupos de clase; optimizando, adecuando, ampliando rotando los espacios escolares; realizando convenios de continuidad entre establecimientos educativos y dotando a los mismos de los recursos necesarios, dentro de los parámetros establecidos por el MEN,

ARTÍCULO 12. R E S P O N S A B L E S DE LA ETAPA DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL Y PROYECCIÓN DE CUPOS

a. Secretaria de Educación Departamental:

Definir las insuficiencias y limitaciones para la prestación del servicio educativo en el departamento. Reportar la información de infraestructura de los establecimientos educativos establecimiento educativo en el Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa — SICIED y según la metodología dispuesta para el inventario de la infraestructura educativa. Desarrollar el plan de inversión en infraestructura educativa. Distribuir la planta docente y administrativa, de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 3020 y 1850 de 2002 o aquellas normas que las modifiquen, sustituyan o compilen, y en las fechas establecidas en el cronograma de que trata el articulo 32 de la Resolución 7797 de 2015

- Asesorar y acompañar continuamente los establecimientos educativos para la ejecución de esta etapa.

- Asesorar a los establecimientos educativos en la definición de estrategias de ampliación de cobertura.

- Asistir continuamente a los establecimientos educativos para el cálculo de la oferta educativa y recursos necesarios para garantizar la continuidad del servicio educativo. Realizar la contratación necesaria para la prestación del servicio educativo, de acuerdo con la normatividad vigente.

b. El Rector y/o Director Rural

El Rector y/o Director Rural es responsable de realizar la proyección de cupos que establece la oferta de la Institución y/o Centro Educativo en la siguiente vigencia, en consideración a lo anterior agotará el siguiente procedimiento;

Calcular los cupos y grupos para el siguiente año a través de los instrumentos entregados por la Secretana de Educación Departamental e informar el déficit de cupos. Para esto Diligenciará el formato oficial C02.01.F01 Proyección de Cupos (insumo de uso interno, archivo y consulta del Establecimiento Educativo) para oficializar la proyección de cupos en el Sistema Integrado de Matricula - SIMAT, la oferta debe elaborarse por sede, jornada, grado y modelo educativo.

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GOBERNACION DEL GUAVIARE f Secretaría de Educación , ,

• ÍV Despacho ^ -000007

Identificará en su comunidad y/o jurisdicción a los niños y niñas procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), entidades regionales de bienestar social y/o programas integrales de primera infancia y la población en general que no se encuentre estudiando y cumplan el criterio de edad escolar para ingresar al grado de Transición,

- Registrará en el Sistema Integrado de Matrícula - SIMAT- la proyección de cupos y certificará la veracidad y confiabilidad del registro, mediante el diiigenciamiento del formato oficial: Formato de certificación del registro de la proyección de cupos en el SIMAT

- Propondrá a la Secretaria de Educación Departamental las estrategias de ampliación de cobertura educativa, que permitan garantizar la continuidad y acceso de los estudiantes al sistema educativo,

- Ejecutar de manera articulada con la Secretaria de Educación, las estrategias de ampliación de cobertura educativa y realizar acciones orientadas a garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados que reciben el servicio educativo en los establecimientos educativos estatales.

Parágrafo Primero. El Comité de Cobertura verifica y retroalimenta la proyección de la Institución y/o Centro Educativo, dando alcance al cumplimiento de los criterios exigidos en la presente resolución procederá a "poner en firme la proyección de cupos" en el Sistema de Información de Matricula - SIMAT,

Parágrafo Segundo La oferta educativa se podrá modificar en cualquier tiempo y lugar, si así lo determina el Comité de Cobertura. Para validar correctamente la Proyección do CLipos. el Rector y/o Director Rural y el área de Cobertura Educativa administrador SIMAT garantizarán ji ie el sistema integrado de matricula (SIMAT) se encuentre actualizado mediante la ejecuc: n de las auditorias pertinentes.

Parágrafo Tercero. En la apertura de grupos, grados, ciclos y/o niveles académicos, se requiere la solicitud expresa de la necesidad, justificando los motivos. Solicitud que obligatoriamente deberá realizarse ante el Sistema de Atención al Ciudadano (SAU de la 5ecreiafia ue EUu tuiún Departamental.

ARTÍCULO 13. ETAPA DE SOLICITUD Y ASIGNACIÓN DE CUPOS EDUCATIVOS. La etapa de solicitud y asignación de solicitud de cupos educativos tiene como objetivos:

Establecer la demanda real de los estudiantes activos para el siguiente año escok^r, que permita garantizar su continuidad en el sistema educativo

- Asignar los cupos oficiales de estudiantes activos siguiendo el c u e n de prioridad establecido en el artículo 07 de la presente resolución. Establecer la demanda real de los estudiantes nuevos que desean acceder al sistema

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^ . v-. . , . . ' ' . ; ; ;Htrfo-

^ í j ^ r ^ GOBERNACION DEL GUAVIARE * Secretaria de Educación

Despacho 00000773 educativo , conforme a la solicitud que realizan los padres de fanniia o acudientes durante el periodo correspondiente mediante el Cronograma mencionado on la presente resolución

- Asignar los cupos disponibles para estudiantes nuevos inscritos, siguiendo el orden de prioridad establecido en el articulo 07 de la presente Resolución

ARTÍCULO 14. R E S P O N S A B L E S DE LA ETAPA DE SOLICITUD Y ASIGNACION DE CUPOS.

a. Secretaria de Educación Departamental:

Preparar, organizar y apoyar la ejecución de esta etapa.

Definir y adelantar los mecanismos, procedimientos e instrumentos para la sol ici tud de cupos y traslados de estudiantes activos en los establecimientos edu.;:Uivos

Definir y adelantar los mecanismos, procedimientos e instrumentos p'ira la inscripción de estudiantes nuevos.

o Recibir la inscripción para solicitud de cupo por parte del padre de familia y/o acudiente Formato FRM C03.03.F01 "Inscripción de alumnos nu» vos" Cuando los casos se presente fuera de las fechas establecidas e n el Cronograma de matricula

o Asignarlos cupos de acuerdo con e! orden de prioridad establecido en el articulo 07 de la presente Resolución, de no existir cupo en las opciones solicitadas por el padre de familia y/o acudiente, se asignará el cupo en ei establectf"^ •'^nto educativo más cercano con disponibilidad según zona y/o jurisdicción,

o Entregar a los establecimientos educativos, el listado de los estudiantes asignados a dicho establecimiento,

b. El Rector y/o Director Rural: el Rector y/o Director Rural Orientara a la comu'^'dad docente y gestionará reunión de padres, madres de familia y/o acudiente-: para esta^j.ccer la continuidad del estudiante, el objetivo de

Informar acerca de la proyección de cupos oficial para la vigencia siguiente, socializar oportunamente la continuidad de los estudiantes, en la misma sede y/o en una diferente mediante convenio de continuidad.

Registrar en formato oficial de la Institución Educativa la información en donde cada acudiente de constancia (firma) de la continuidad especificando a) RETIRO (Motivo) b) Reserva c) Traslado (especificar lE - CE o sede).

Enviar a la Secretaria de Educación el Listado de estudiantes que solicitaron traslado y/o Retiro, FRM C03,01,F02 formatos internos dispuestos por el establecim-onto educativo. Información la cual deberá ser enviada por

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^K^^^ GOBERNACION DEL GUAVIARE * ^ Secretaria de Educación

Despacho ^ ^ ^ ^ « - j - 7 r -

00000775 Así mismo será el responsable de:

- Seleccionar en el SIMAT, los estudiantes activos para generar la soliciuid de cupo.

Registrar en el SIMAT, los estudiantes que fueron promovidos ie acuerdo a lo dispuesto en el articulo 6 del Decreto 1290 de 2009, o las normas .e lo modifiquen, sustituyan o compilen.

- Reportar en el SIMAT, los estudiantes que no fueron promovidos al siguiente grado

c. Padre de Familia y/o Acudiente:

Realizar en las fechas y con los procedimientos establecidos por la SED, la inscripción para solicitud de cupo y traslados de los estudiantes.

Diligenciar y entregar la solicitud de inscripción de estudiantes nuevos en la Secretaria de Educación Departamental de acuerdo al Cronograma establecido en la presente resolución Formato FRM C03.03.F01 "Inscripción de alumnos nuevos" Cuando los casos se presente fuera de las fechas establecidas en el Cronograma ee matricula

ARTÍCULO 15. ETAPA DE MATRICULA. La etapa de matricula tiene como objetivos;

Garantizar el goce efectivo del derecho a la educación en los niveles ele preescolar, básica y media. Formalizar la renovación de matrícula de los estudiantes activos. Matricular a los estudiantes nuevos inscritos. Determinar la población matriculada,

ARTÍCULO 16. R E S P O N S A B L E S DE LA ETAPA DE MATRICULA.

a. Secretaria de Educación Departamental: tendrá como responsabilida i en el desarrollo de la etapa de matricula, liberar los cupos de los estudiantes inscritos no liiairiculados.

b. El Rector y/o Director Rural:

Renovar la matricula de estudiantes activos. Realizar la matrícula de estudiantes nuevos Registrará la información de estudiantes nuevos en el Sistema Inte.j.aüo de Mn!rícula -SIMAT y certificará la veracidad y confiabilidad mediante el formato oficial: Formato de certificación del registro de Inscripción de Estudiantes Nuevos en SIMAT

c. Padre de Familia y/o Acudiente:

Entregar en el establecimiento educativo la documentación necesaria para formalizar la matrícula, de acuerdo a los lineamientos expedidos por la Secretaria de Er't imrión Departamental. En el caso de los niños, niñas y jóvenes desvinculados del c> ifiicto

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GOBERNACION DEL GUAVIARE • Secretaría de Educación

Despacho ! -0000775 armado y menores de edad, hijos de personas desmovilizadas de grupos armados al margen de la Ley, los padres deberán entregar la documentación establecida en la Resolución 2620 de 2004.ARTÍCULO 3- REQUISITOS PARA LA MATRÍCULA. Los establecimientos educativos, efectuarán la matrícula sin exigir /06 documentos de identidad ni las certificaciones de los niveles aprobados de escolaridad quo se requieran. Los establecimientos educativos exigirán a la población desvinculada la respectiva certificación expedida por el Defensor de Familia del ICBF o quien hnoi sus veces y a los hijos menores de edad de personas desmovilizadas, la cerlmonción expedida por Ministerio del Interior y Justicia a través del Pi agrama para la reincorporación a la vida civil de las personas y grupos alzados en armas. Cuanrío los estudiantes no cuenten con los documentos que certifiquen los niveles y grod s de escolaridad aprobados, el establecimiento educativo realizará la currespor. ente validación o nivelación y expedirá de acuerdo con los resultados obtenidos, las certificaciones académicas de los grados o niveles aprobados

- Actualizar en el establecimiento educativo estatal, la información necesnri-] del estudiante y el de los padres de familia o acudientes

Artículo 17. NOVEDADES DE RETIRO DE ESTUDIANTES La Secretaria de Educación y los rectores y/o Directores Rurales de los establecimientos educativos registrarán en el SIM, ^T de forma permanente, las Novedades de retiro de matricula, las cuales procederán cuando:

Exista una solicitud escrita de retiro por parte de uno de los padres y/o acudiente;, o del estudiante si es mayor de edad-Exista el requenmiento de retiro por parte de otra Entidad Territorial certifinHa en donde el estudiante está cursando sus estudios, siempre y cuando exis!,"^ una certificación de dicha ETC y/o del establecimiento educativo , qut- acredite rne la persona se encuentra matriculada en esta otra jurisdicción.

Los informes de auditoría y el seguimiento de matricula que adelante la Secre'v^g de Educación Departamental o el Ministerio de Educación Nacional - MEN eviden'O --•] que algunos estudiantes no cursan sus estudios en el establecimiento ecucativo ' le el estudiante desertó del.

Parágrafo Primero: Durante los primeros cinco (5) días de cada mes, la Secretaria de Ed'i lación será la responsable de enviar el formato FRM: C04.01.F01 "NOVEDADES DE MATRÍCULA', con la relación de estudiantes que presentaron novedades durante el mes transcurrido

Parágrafo Segundo: El Rector y/o Director Rural será el responsable de alinientar el i r mato FRM: C04.01.F01 "NOVEDADES DE MATRÍCULA, teniendo en cuenta lo lineamientos ¡e la circular N° 017 de 17 de marzo de 2015.

Parágrafo Tercero. En caso de presentarse la novedad de retiro de estudiantes (solicitud otra entidad territorial ETC), la Secretaria de Educación Departamental o el establecimiento edi,ir.-iiivo, se encuentra obligado a retirar al estudiante del SIMAT. La Secretaru. de F'' ' ''-'ón

Centro Administrativo Departamental Nit. 800.103.196-1 Calle 8 No. 24-116.Tel; (098) 5840534/36, San José del Guaviare vi/ww/,sedguaviare gov co

ííM^ GOBERNACION DEL GUAVIARE 1 Secretaría de Educación

Despacho 00000 i

Departamental o el establecimiento educativo receptora del estudiante, le otor ¡ara el cupo y lo registrará en el SIMAT, sin exigir constancia o certificación alguna de retiro.

Artículo 18. ETAPA DE AUDITORÍA. La etapa de auditorias de la Secretaria de Educación tiene como objetivos:

- Evaluar la ejecución del proceso de gestión de la cobertura educativa en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales que hayan sido focalizados.

Identificar las inconsistencias y proponer una ruta para el mejoramiento continuo

Validar la veracidad de la información reportada en el SIMAT.

Artículo 19. RESPONSABLES EN LA ETAPA DE AUDITORÍA.

a. Secretaria de Educación Departamental: La SED tendrá las siouientes responsabilidades.

- Planear y ejecutar las auditorias al proceso de gestión de la cobertura educativa, en los establecimientos educativos focalizados.

Definir el alcance, participantes, cronograma y recursos necesarios para r o R ! ' 7 n r la auditoria.

Realizar los informes de auditoría e identificar las inconsistencias presentadas el proceso de gestión de la cobertura educativa.

Proponer al establecimiento educativo planes de mejoramiento para el proc^^o de gestión de la cobertura educativa.

b. El Rector y/o Director Rural: Los rectores y/o Directores Rurales tendrán las sí-^'p-^ntes responsabilidades para el desarrollo de la etapa de auditoria de la Secretaria de Ea " ion:

Proveer toda la información requerida por la Secretaria de Educación Departamental -SED para la ejecución del proceso de auditoria

Establecer con la Secretaria de Educación Departamental plan de niejoramionto que sea necesario. Actualizar la información en el SIMAT, cuando sea necesario.

Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto por la Secretaria de r^hmción Departamental, como resultado de la auditoría

Parágrafo Primero El Rector y/o Director Rural garantizará la calidad de la información '-'••e ha registrado en SIMAT del Establecimiento Educativo mediante la ejecución de auditorias ñas que garanticen la calidad de la información registrada en SIMAT y la comprobación físi los estudiantes atendidos en la vigencia escolar.

Centro Administrativo Departamental . Nit: 800 103 196-1 Calle 8 No 24-115.Tel. (098) 5840534/3G, San José del Guaviare ^ www.sedguaviare gov co

t^t^ GOBERNACION DEL GUAVIARE í^.- Secretaría de Educación

Despacho 00000775 Parágrafo Segundo La Secretaría de Educación ejercerá la inspección y vigilancia con finos de control con relación al cumplimiento por parte del Rector(a) o Directoría) Rural de io establoc 'o en la presente resolución a través de los reportes de cumplimiento que emita el áica de C d '.ura Educativa referente al Proceso de Auditorias una vez finalizadas las diferentos etapa-.: ;e la presente resolución, de acuerdo al Artículo 23 CRONOGRAMA de la présenle resoluci^'a. El Proceso se documentará mediante los lineamientos del Subproceso COS. Hacer seguimiont - a la Gestión de Matrícula.

TITULO MI-PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO -MATRICULA NO OFICIAL

ARTÍCULO 20 REGISTRO DE MATRICULA NO OFICIAL Los establecimientos educaüv s de carácter no oficial tendrán la obligación de reportar la matricula al MEN en el SIMAT y e la información que ella contenga, dicho reporte se realizará: Entre la pnmera semana de c''~' bre de 2015 hasta la cuarta semana del mes de febrero de 2016 .

TITULO IV - R E P O R T E S DE INFORMACIÓN Y CRONOGRAMA DEL P R O C E S O DE Cr^^lÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

ARTÍCULO 21. REPORTE DE INFORMACIÓN El reporte de información tiene cono objcl' ns:

Obtener la información registrada en los sistemas SIMAT, SIMPADE y SICIED. Cuantificar la población educativa atendida en el territorio nacional pa a los s de educación preescolar, básica y media.

- Analizar la cobertura del sector educativo en los niveles educativos antcn-! >-nte citados. Identificar los beneficiarios y las estrategias de permanencia que se adop: ' se asignan en la Secretaria de Educación Identificar la población en riesgo de deserción en SIMPADE.

- Generar estrategias para la permanencia de la población en el sistema educativo.

ARTÍCULO 22. R E S P O N S A B L E S DEL REPORTE DE INFORMACIÓN

a. Secretaria de Educación Departamental: La SED tendrá las siguientes rosponsa; i e s con los reportes de información;

Reportar la matrícula en el SIMAT Reportar las novedades de matrícula en el SIMAT. Reportar las estrategias de permanencia en el SIMAT, Garantizar que la información se encuentre actualizada en el SIMAT. Hacer seguimiento a la información de matricula reportada en ei SIMAT Registrar y/o cargar los siguientes productos en el SIMAT, en las fechas establecidas en el articulo 32 de la Resolución 7797 de 2015

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' W* Despacho ^ H Q Q Q O 7 7 5 o Copia del acto administrativo que reglamenta el proceso de gestu n de la

cobertura educativa en la ETC. o Proyección de cupos, o Solicitud de cupos, o Inscripción de alumnos nuevos, o Reporte de información de matricula.

- Garantizar la calidad y veracidad de la información reportada en el SIMA SIMPADE y SICIED,

b. Rectores y/o Directores Rurales:

- Reportar la matricula en el SIMAT. Hacer seguimiento y reportar las novedades de matrícula y retiro en SIMAT.

- Garantizar la actualización de la información que se encuentra en el SIMAT y - SIMPADE

ARTÍCULO 23. CRONOGRAMA. El proceso de gestión de Cobertura del Ser.icio Educativo establece las siguientes etapas, actividades, cronograma, responsables, productes y evidencias, que se constituyen en acciones de estricto cumplimiento por parte de los responsaí, es.

Centro Administrativo Departamental Nit 800 103 196-1 «» Calle 8 No 24-115 Tel (098) 5840534/36. San José del Guaviare p - . í , - ' ^ ^ www sedguaviare.gov co O U Q u l Q i G

Av. U u i u ' i i r . Hudla


CRONOGRAMA DE MATRICULA 2015 - 2016

ETAPA ACTIVIDADES INiqiO: i ;FIN RESPONSABLE PRODUCTO

P L A N E A C I Ó N

Anál is is de los requer im ien tos e i ns t rumen tas de reco lecc ión de la in fo rmac ión y las metodo log ías necesa r i os , para desar ro l la r el p roceso de ges t ión de Cober tu ra

05/06/2015 26/06/2015 S E D

P lan de C o m u n i c a c i ó n y

logíst ica


Exped ic ión del ac to admin is t ra t i vo del p roceso de ges t ión de cobe r tu ra educa t i va

05/06/2015 26-06/20^5 SED OOOOOT. R o e

P L A N E A C I Ó N Repor te del ac to admin is t ra t ivo del p r o c e s o de ges t ión de cobe r tu ra educa t i va

26/06/2015 SED r \es.


Divu lgac ión c o n la c o m u n i c a d Educat i va del p roceso de ges t i ón de cober tura educa t i va ( Personal admin is t ra t i vo de la S E D . Rec to res y/o D i rec tores Rura les y A lca ld ías )

19/06/2015 24/07/2015 S E D Fo rma to :

C 0 1 , 0 1 . F 0 5 . Ac ta y Fo tos de l P r o c e s o


Ac tua l i zac ión en S I M A T a los Es tab lec im ien tos Educat ivo 19/06/2015 24/07/2015 S E D F o r m a t o : D 0 2 . 0 4 , F 0 5


Divu lgac ión por par te del Rector y/o Di rector Rura l a su c o m u n i d a d Educat iva (docentes , padres de fami l ia y /o acud ien tes y es tud ian tes ) del P roceso de ges t ión de cober tura educa t i va

19/06/2016 24/07/20-5 S E D Fo rma to :

COl .O I .FOS Ac ta y Fo tos del P r o c e s o

C A P A C I D A D I N S T I T U C I O N A L Y P R O Y E C C I Ó N DE

C U P O S

Di l igenciar de P royecc ión de C u p o s (De te rm inac ión de la ofer ta educa t i va para e l s igu ien te año con la par t ic ipac ión de d o c e n t e s y d i rect ivos docentes . ) Fo rmato . C 0 2 . 0 1 . F01

01/05/2015 14/08/2015

Rector y /o D i rec to r Rura l /

S E D

S I M A T


C U P O S

E laborac ión o ac tua l i zac ión de conven ios de cont inu idad 01/05/2015 14/08/2015


S E D

D o c u m e n t o T é c n i c o 0 r equer im ien to

of ic ia l C A P A C I D A D

I N S T I T U C I O N A L Y P R O Y E C C I Ó N DE

C U P O S

Est ra teg ias de amp l i ac i ón de Cober tu ra

01/05/2015 14/08/2015


S E D

D o c u m e n t o T é c n i c o 0 r equer im ien to

of ic ia l C A P A C I D A D

I N S T I T U C I O N A L Y P R O Y E C C I Ó N DE

C U P O S Cer t i f icac ión of ic ia l d e va l idac ión de la P royecc ión 2 0 1 6 en S I M A T 14/03/2015 21/08 /2015


S E D F o r m a t o :

Cer t i f i cac ión del P r o c e s o de

P r o y e c c i ó n de C u p o s


C U P O S

Ap robac ión y va l i dac ión de p royecc ión de cupos 10/08/2015 21/08/2015 S E D

Acta e in fo rme


C U P O S

Repor te a! M E N de la Proyecc ión de c u p o s 2016 24/08/2015 28/08/2015 S E D

A n e x o (S IMAT)

S O L I C I T U D Y A S I G N A C I Ó N DE

C U P O S

Sol ic i tudes de c u p o s y t ras lados de es tud ian tes ac t ivos Ap l i ca para es tud ian tes ac t ivas e n cada es tab lec im ien to educa t i vo y para G c t u d i o n i e s que sol ic i tan t raslado a otra l¡ir,:ittj::¡on

Inscr ipc ión de es tud ian tes N U E V O S

01/09/2015

_ •- . _ . _. ,

01/09/2015

30/09/2015

R e c t o r e s y/o D i rec tores

R u r a l e s - Padres c e famil ia / / o

acud ien te

F o r m a t o : C 0 3 . 0 1 . F 0 1

S O L I C I T U D Y A S I G N A C I Ó N DE

C U P O S

Sol ic i tudes de c u p o s y t ras lados de es tud ian tes ac t ivos Ap l i ca para es tud ian tes ac t ivas e n cada es tab lec im ien to educa t i vo y para G c t u d i o n i e s que sol ic i tan t raslado a otra l¡ir,:ittj::¡on

Inscr ipc ión de es tud ian tes N U E V O S

01/09/2015

_ •- . _ . _. ,

01/09/2015 25/09r'2015 R e c t o r e s y/o S I M A T

5

Centro Administrativo Departamental Nit: 800.103.196-1 Calle 8 No. 24-11 S.Tel: (098) 5840534/36, San José del Guaviare www.sedguaviare.gov.co GuQuiQrc

A^, Morcomn Huela

t ^ Í R | í GOBERNACION DEL GUAVIARE 000007 Secretaría de Educación ^ * Despacho

Di rec to res Rura les - Padres

de fami l ia y/o a c u d i e n t e

Repo r te al M E N Inscr ipc ión de es tud ian tes N U E V O S 28/09/2015 30/09/2015 S E D S I M A T

Repo r te al M E N d e Sot ic i tud de cupos de es tud ian tes act ivos 21/09/2015 30/09/2015 SED S I M A T

P r o m o c i ó n y a p r o b a c i ó n de t ras lados de es tud ian tes 16/11/2015 30/11/2015

Rec to res y/o D i rec to res

Rura les - S E D

S IMAT

R e p r o b a c i ó n de es tud ian tes 16/11/2015 30/11/2015 Rec to res y/o

D i rec to res Rura les - S E D

S IMAT

M A T R I C U L A

As ignac ión de c u p o s para estud iantes N U E V O S 23/11/2015 04/12/2015


Rura les - S E D

S IMAT

M A T R I C U L A

R e n o v a c i ó n de ma t r i cu la de es tud ian tes A C T I V O S ( A N T I G U O S ) 23/11/2015 29/01/2016 Rec to res y/o

D i rec to res Rura les - Pad res

de fami l ia y /o acud ien te

S IMAT

M A T R I C U L A Mat r icu la es tud ian tes N U E V O S 23/11/2015 29/01/2016


Rura les - Pad res de fami l ia y /o

acud ien te

S IMAT

M A T R I C U L A

N o v e d a d e s de mat r i cu la o retiro de es tud ian tes Permanente


Rura les - Pad res de fami l ia y /o

acud ien te

S IMAT

M A T R I C U L A

Exped ic ión del ac to admin is t ra t ivo de d is t r ibuc ión d e p lanta docen te , d i rec t ivo docente y admin is t ra t iva

23/11/2015 25/03/2016 Admin is t ra t i va y F inanc ie ra

A c t o Admin is t ra t i vo

AUDITORIA Audi to r ia a los es tab lec imien tos educa t i vos 15/02/2016 30/06/2016 S E D / Rec to res

y/o D i rec to res Ru ra l es

F o r m a t o s del 0 0 5 . S E G U I M I E N T O A L A

M A T R I C U L A

Centro Administrativo Departamental Nit: 800.103.196-1 Caüti 8 N^. 1 i 5 Tel: (098) 5840534/36. San José del Guaviare viAvwsedguaviare.gov.co

GOBERNACION DEL GUAVIARE Secretaría de Educación Despacho

00000775

Parágrafo Primero. En los casos en los cuales la Institución o Centro Educat'^o carezcnn de conectividad o presente inconvenientes en el registro de información en el móduiu, se dispondrá de la Mesa de Ayuda del Área de Cobertura

ARTÍCULO 24° - VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga en todos sus artículos a la Resolución 661 del 17 de mayo de 2015.

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.

H 5 M Dada en San José del Guaviare, ' ^ de Junio de 2015

.RMENZA SECRETARIA DE EDUCAC

LASSO DEPARTAMENTAL

Proyectó

Aprobó

Erick Adeni Hinesiroza Rengifo Jorge Enrique Hernández Aguilar Ing Karen González A lvare^

Líder de Cobertura Educativa Adminislradoi^del SIMAT^ Protesionai de Apoyo

Comité de Cobertura Educativa Carmenza Liz Lasso Erick Hineslroza Rengifo Javier Martínez Cuellar

_Secfetana de Educación Departamental Líder de Cobertura Educativa Líder de Planeación Educativa

^ ^ ^ ^

Centro Administrativo Departamental Nit 800 103.196-1 Calle 8 No. 24-115,Tel: (098) 5840534/36. San José del Guaviare www sedguaviare.gov co

onnno775 - sedguaviare.gov.co. 775 sed guaviare... · que los artículos 95 y 171 de la ley 115 de...

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