Program Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOOlehOlehOlehOleh

Noraziah SharuddinNoraziah SharuddinWakil Pengurusan, PSZWakil Pengurusan, PSZ

28 November 2006,28 November 2006,Bilik Seminar 3, PSZBilik Seminar 3, PSZ

Apa Itu ISO?INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATIONSTANDARDISATION.B d b k t b k iBadan bersekutu mengabungkan organisadari seluruh dunia Bertanggungjawab mewujudkan standard dnegeri masing-masing.Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland.jI SO 9000 kini digunakan dilebih 150 buahnegara di dunia.negara di dunia.

Apa Itu ISO 9000Apa Itu ISO 9000 samb..samb..ISO 9000 - Standard bertulis yang menetapkan dan menerangkanmenetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikandalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan

dib ik l h b hyang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan dan diiktiraf diperingkat antarabangsa.g

Apa Itu ISO 9000..sambApa Itu ISO 9000..samb

Piawai ISO diperlukan untukPiawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragamandan kesetaraan keluarandan kesetaraan keluarandan perkhidmatan yang lebih

k b k l tcekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.

Penekanan ISOPenekanan ISOPencegahan Dan Bukan Mengatasi Masalah Setelah Ia BerlakuSetelah Ia BerlakuKajian Semula Yang Berterusan Keatas Proses-proses Yang Kritikal Dan Membuat Tindakan PembetulanMewujudkan Cara Bekerja Yang KonsistenDan Menepati Prinsip Betul Pertama KaliDan Menepati Prinsip Betul Pertama Kali Dan Setiap Kali Perlaksaan Tugas Berdasarkan KepadaPerlaksaan Tugas Berdasarkan Kepada Prosedur Yang DidokumenkanMementingkan Penyimpanan Rekod KualitiUntuk Membuktikan Tindakah Yang Telah Dilaksanakan.

PRINSIP ASAS ISOPRINSIP ASAS ISOISO 9000 adalah standard bagi

k l b k d dsistem kualiti. Ia bukan standard untuk produk atau perkhidmatan

dih ilkyang dihasilkan.ISO 9000 berasaskan dokumentasi. -Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang di dokumenkan dan buktikan.

P i i A ISO bP i i A ISO bPrinsip Asas ISO…sambPrinsip Asas ISO…samb

ISO 9000 adalah satu standard universal. Ia hanyauniversal. Ia hanya menerangkan apa yang diperlukan tetapi tidakdiperlukan tetapi tidak menjelaskan bagaimana hendak

bmembuatnya

F d hF d h F d h ISO 9000F d h ISO 9000FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000

Mengurangkan tindakan pembetulan yang diambilpembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah kerana staf dibekalkanmasalah kerana staf dibekalkan dengan prosedur-prosedur dan

h k j l karahan kerja yang lengkap

FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000 ..samb..sambo Membolehkan organisasi mengenal

pasti tugas-tugas yang patut dijalankan serta memperincikan langkah-langkah yang perlu di g g y g pambil.

o Memberi kaedah bagio Memberi kaedah bagi mendokumenkan secara tersusunamalan pengurusan danamalan pengurusan dan cara bekerja

FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000FaedahFaedah Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000..samb..samb

Membolehkan staf menjalankan tugas mereka dengan betul pada kali pertama dan seterusnyadan seterusnyaMembolehkan pihak pengurusan membuat keputusan dengan lebih baik melaluikeputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalankawalan dokumen.

Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 900 2000900 20009001:20009001:2000

Penambahbaikan berterusan. Penekanan terhadap peranan pengurusan atasan.Pertimbangan kepada keperluan perundangan dan peraturan.

b k b k f b l h d kPembentukan objektif yang boleh diukur pada fungsi dan label yang berkaitan.

Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb9001:2000 samb9001:2000 samb…9001:2000 samb…

Pemantauan maklumat kepuasan pengguna sebagai pengukurpengguna sebagai pengukur prestasi sistem.

Perhatian yang lebih terhadap sumber.

Penentuan keberkesanan latihan.

Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb9001:2000 samb9001:2000 samb…9001:2000 samb…

Pengukuran terhadap sistem, proses dan keluaranproses dan keluaran.

l d h dAnalisis data terhadap prestasi sistem pengurusan kualiti.

Kawalan terhadap proses-p pproses yang dikontrakkan

KeperluanKeperluan Dokumen dalam ISO Dokumen dalam ISO 9001:20009001:2000

Manual KualitiMenerangkan dasar kualiti,objektifMenerangkan dasar kualiti,objektif kualiti dan sistem pengurusan kualiti

Dokumen KualitiMenerangkan proses-proses yangMenerangkan proses proses yang dijalankan dalam sistem pengurusan kualitikualiti

KeperluanKeperluan Dokumen dalam ISODokumen dalam ISOKeperluanKeperluan Dokumen dalam ISO Dokumen dalam ISO 9001:2000..samb9001:2000..samb

Arahan KerjaMenerangkan bagaimana sesuatu tugasMenerangkan bagaimana sesuatu tugas dijalankan Dokumen SokonganDokumen SokonganLain-lain dokumen yang digunakan untuk

k ti b dmenyokong proses seperti borang dan pekeliling pentadbiran.

R k d K litiR k d K litiRekod KualitiRekod Kualiti

Maklumat Yang Membuktikan Sesuatu Aktiviti Telah Dijalankan. jWujud Selepas Sesuatu Aktiviti Atau Tugas dilaksanakanTugas dilaksanakan

Contoh: Data Statistik MinitContoh: Data, Statistik, MinitMesyuarat, Surat Perlantikan

AuditAuditAudit Kesempurnaan (Adequacy A di )Audit)

Audit bagi menentukan dokumen yang disediakan (manual kualiti, y g ( ,Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen Sokongan) memenuhi g )piawai keperluan ISO 9001:2000.

d l ( l d )Audit Dalam (Internal Audit)A di dil k k l hAudit yang dilaksanakan olehauditor dalaman organisasi

b j kyang bertujuan untukpenambahbaikan didalamk b k d k fikeberkesanan dan keefisyenansistem sebelum AuditP h dij l kPematuhan dijalankan.

AuditAudit Pematuhan (Compliance Pematuhan (Compliance AuditAudit))AuditAudit))

Audit AWAL terhadap kesemua aktiviti atau proses yang didokumen.

Memastikan perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi sepenuhnya keperluan yang ditetapkan di dalam Manual Kualiti Prosedur Kualiti dan Arahan KerjaKualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja serta keperluan perundangan.

Dari audit ini, organisasi boleh dicadangkan untuk didaftar sebagai organisasi yang memenuhi keperluan ISO 9001memenuhi keperluan ISO 9001.

AuditAudit Pengawasan (Surveillance Pengawasan (Surveillance A dit)A dit)Audit)Audit)

Audit terhadap sebahagian atauAudit terhadap sebahagian atau kesemua proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti bagiPengurusan Kualiti bagi memantau perlaksanaan berterusan dan penyelenggaraanberterusan dan penyelenggaraan sistem selepas mendapat pensijilanpensijilan.

KLAUSA ISO

KlausaKlausa 4.2 : Keperluan Dokumentasi4.2 : Keperluan Dokumentasi(Doc. Requirements)(Doc. Requirements)

Organisasi hendaklah mendokumenkan sistem kualiti yang mengandungi 1 Dasar dan objektif kualiti;1. Dasar dan objektif kualiti; 2. Manual kualiti; 3. Prosedur yang didokumenkan bagi y g g

memenuhi standard ISO 9001:2000; 4. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi

bagi memastikan perancangan operasi danbagi memastikan perancangan, operasi dan pengawalan proses yang berkesan;dan

5. Rekod-rekod kualiti sebagaimana yang diperlukan oleh standard ISO 9001:2000

KlausaKlausa 5: Tanggungjawab Pengurusan 5: Tanggungjawab Pengurusan ausaausa 5 a ggu gja ab e gu usa5 a ggu gja ab e gu usa(Management Responsibility(Management Responsibility))5.1 Komitment Pengurusan 5.2 Fokus kepada pelanggan 5.2 Fokus kepada pelanggan 5.3 Dasar Kualiti 5 4 P 5.4 Perancangan - Objektif Kualiti- Pelan Kualiti

Klausa 5.5 TanggungjawabKlausa 5.5 Tanggungjawab Pengurusan- 5.5.1 Tanggungjawab, kuasa dan komunikasikuasa dan komunikasi- 5 5 2 Wakil Pengurusan5.5.2 Wakil Pengurusan- 5.5.3 Komunikasi Dalaman

KlausaKlausa 5.6 Kajian Semula 5.6 Kajian Semula Peng r san(Mgmt Re ie )Peng r san(Mgmt Re ie )Pengurusan(Mgmt. Review)Pengurusan(Mgmt. Review)Menyemak keberkesanan SPK pada jangkamasa yang dirancang (Mesyjangkamasa yang dirancang. (Mesy. Semakan pengurusan PSZ – 2 Kali setahun)setahun)INPUT1 Aktiviti Audit;1. Aktiviti Audit; 2. Maklumbalas Pelanggan; 3. Prestasi Proses Dan Pematuhan; 4. Status Tindakan Pembetulan Dan

Pencegahan; 5 NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan5. NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan 6. Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK.

OUTPUT O t t t k ji l Output mesyuarat kajian semula

pengurusanhendaklah mengambilkira:1. Penambahbaikan SPK dan proses; 2. Penambahbaikan produk / perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan; 3. Keperluan sumber.

KlausaKlausa 6: Pengurusan 6: Pengurusan Sumber(Resource management)Sumber(Resource management)S b M iSumber Manusia(Kelayakan, Latihan, Kemahiran dll)Infrastruktur(Bangunan, Hardware/Software, Kemudahan dll)Persekitaran Kerja

(Rujukan kepada Keselamatan, kaedah kerja dan etika kerja dll)

KlausaKlausa 7 : Realisasi Produk7 : Realisasi ProdukKlausaKlausa 7 : Realisasi Produk 7 : Realisasi Produk (Product Realization)(Product Realization)

7.1 Perancangan Realisasi Produk- Organisasi perlu merancang dan- Organisasi perlu merancang dan

mewujudkan proses realisasi produk7 2 Proses Berkaitan Pelanggan7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

(Customer-related processes)7 3 R k b t k d P b7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

(excluded)

7 4 Perolehan7.4 Perolehan7.4.1 Proses Perolehan - Kawlan Proses, Penilaian Pembekal7.4.2 Maklumat Perolehan - Butiran produk lengkap, kelulusan, staf dll))7.4.3 Verifikasi Produk Yang Dibeli

Kawalan pembelian bahan adalah- Kawalan pembelian bahan adalah mengikut speksifikasi yang ditetapkan

7.5 Operasi Pengeluaran dan P khid t (P d ti dPerkhidmatan (Production and Service Provision)7 5 1 K l k t P l d7.5.1 Kawalan keatas Pengeluaran dan Perkhidmatan melibatkan :

M kl t j l tt i i i i d k- Maklumat yg jelas ttg ciri-ciri produk- Mewujudkan arahan kerja- Menggunakan peralatan yg sesuai- Menggunakan peralatan kawalan dan pengukuran- Memantau dan menjelaskan mengenai aktiviti pengeluaran, penghantaran dan selepas penghantaran

7 5 2 Validasi Proses Pengeluaran dan7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Perkhidmatan (Validation of processes for production and service provision)for production and service provision)- Pengesahan proses persediaan produkproduk

7.5.3 Identifikasi dan KemudahkesananStatus Produk boleh dikenalpasti- Status Produk boleh dikenalpasti

7.5.4 Hakmilik PelangganDik l ti dili d i d- Dikenalpasti, dilindungi dan

disenggara

7.5.5 Pemeliharaan Produk (Preservation of Product)- Memastikan produk di pelihara dari segi identifikasi,’handling’, penyimpanan, pembungkusan, dan kawalankawalan

7.6 Kawalan Alat Pengukuran dan Penilaian (Control of Monitoring and Measuring Devices)Measuring Devices)- Peralatan dikawal secara konsisten

KlausaKlausa 8 : PENGUKURAN ANALISIS8 : PENGUKURAN ANALISISKlausaKlausa 8 : PENGUKURAN, ANALISIS 8 : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKANDAN PENAMBAHBAIKAN

8.2 Pengukuran dan Pemantauan8 2 1 Kepuasan pelanggan8.2.1 Kepuasan pelanggan- Pemantauan perlu dilakukan

8 2 2 A dit d l8.2.2 Audit dalaman- Berjadual

8.2.3 dan 8.2.4 Pengukuran dan pemantauan Proses dan Produkp

8.3 KAWALAN TERHADAP KETIDAKPATUHAN (CONTROL OFKETIDAKPATUHAN (CONTROL OF NONCONFORMING PRODUCT)- Memastikan produk yang tidak menepati spesifikasi dari sampai ketangan pengguna

8.4 ANALISA DATA- Kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan KualitiSistem Pengurusan Kualiti

8.5 PENAMBAHBAIKAN8 5 1 P b hb ik B t8.5.1 Penambahbaikan BerterusanDasar Kualiti, Obj. Kualiti, Audit,Analisa Data, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan8.5.2 Tindakan Pembetulan8 5 3 Tindakan pencegahan8.5.3 Tindakan pencegahan

ISO di PSZISO di PSZKetua Pengarah Kualiti Ketua PustakawanKetua Pengarah Kualiti – Ketua Pustakawan

Wakil Pengurusan - KKM

Jawatankuasa Kualiti

Pemilik Proses

DOKUMENTASI ISO PSZDOKUMENTASI ISO PSZ

Bercetak - KP, WP dan P ilik P h jPemilik Proses sahajaOnline - Rujukan UmumOnline - Rujukan Umum

http://ekspress.psz.utm.my/kup p p yaliti/

Dokumentasi Dokumentasi

Manual Kualiti

JENIS DOKUMENJENIS DOKUMEN KETERANGANKETERANGAN PEMILIKPEMILIKDokumen asasBagi SPK PSZ KP

Prosedur Mendiri

Bagi SPK PSZ KP dan WPProsedur umum WPProsedur Mendiri

(6 Mandatori) yang Digunapakai bagi aktiviti terbabit

WP

Prosedur Aktiviti Prosedur bagi Proses kerja Jabatan

Pemilik Proses

Arahan Kerja Perincian proses kerja

Pemilik Proses

Dokumen Sokongan

Bahan/Dokumen yang Dirujuk

Pemilik Proses

P d M d t iProsedur Mandatori

Enam prosedur mandotori yang ditetapkan oleh standard ialah:

• Kawalan dokumen (klausa 4.2.3) K l k d k liti (kl 4 2 4)• Kawalan rekod kualiti (klausa 4.2.4)

• Audit Dalaman (klausa 8.2.2) • Kawalan ke atas produk tidak menepati• Kawalan ke atas produk tidak menepati

spesifikasi (klausa 8.3) • Tindakan pembetulam (klausa 8.5.2)

RECORDS

p ( )• Tindakan pencegahan (klausa 8.5.3)

PROSEDUR AKTIVITIPROSEDUR AKTIVITI

Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik - AKT(JME)/PSZ/74

Prosedur Pengendalian MaklumbalasProsedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan - AKT(MP)/PSZ/72 3Perpustakaan AKT(MP)/PSZ/72.3

ARAHAN KERJAARAHAN KERJA

Prosedur Mengindeks dan Memproses Bahan - AKT(MB)/PSZ/75.3

Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses JurnalMemproses Jurnal- AK(MB)/PSZ/75.3.5

Dokumen SokonganDokumen Sokongan

Dasar JabatanPanduan TugasBuku PanduanBuku Panduan Perpustakaanp

OBJEKTIF KUALITI PSZOBJEKTIF KUALITI PSZ1. Mempertingkatkan

pengurusan sumber ilmupengurusan sumber ilmu dengan secara beransur melengkapkan Koleksi Khas sehingga tahun kiniKhas sehingga tahun kini.

2. Mengindeks semua penulisan UTM, berperingkat-peringkatberperingkat peringkat sehingga tunggakan sifar.

Samb…

3. Mengimbas dokumen b i k t i k tberperingkat-peringkat sehingga tahun kini.se gga ta u

4. Memantau dan li imenganalisis penggunaan

sumber elektronik dua (2)sumber elektronik dua (2) kali setahun.

Samb….

5. Mengaudit pembekal sekali setahunsetahun.

6. Memantau dan menganalisis6. Memantau dan menganalisis pelaksanaan komponen-komponen perpustakaan digitalkomponen perpustakaan digital, dan

7. Mengganda aktiviti sebaran, dan perkongsian ilmudan perkongsian ilmu.

Program Audit Program Audit Program Audit Program Audit ggDalam PSZDalam PSZ

ggDalam PSZDalam PSZ

TiapTiap TahunTahun

DuaDua kalikali ((20052005)) atasatas arahanarahanKetuaKetua PustakawanPustakawanKetuaKetua PustakawanPustakawan..

AuditAudit berfungsiberfungsi menyemakmenyemakgg yykepatuhankepatuhan prosesproses sepertisepertididokumenkandidokumenkan..

Perkembangan Perkembangan Perkembangan Perkembangan ISO PSZISO PSZISO PSZISO PSZ

Penambahan Prosedur Bagi Kelas Kemahiran PerpustakaanKelas Kemahiran Perpustakaan Objektif Kualiti

Mengaudit pelaksanaan St d d P l P tiStandard People Practice sekurang-kurangnya satu kali setahun

Program Kualiti Program Kualiti Program Kualiti Program Kualiti TerkiniTerkiniTerkiniTerkini

Kumpulan ICC (InnovativeKumpulan ICC (InnovativeCreative Circle))

5 S (Kekemasan Pejabat)Standards People PracticeCSI ( 2 kali setahun)CSI ( 2 kali setahun)

Penglibatan PSZ dalamPenglibatan PSZ dalamPenglibatan PSZ dalam Penglibatan PSZ dalam Minggu Kualiti UTMMinggu Kualiti UTM

Mulai 2 – 21 Disember 2006PSZ terlibat:PSZ terlibat:1. Program Kesedaran Amalan

SPP- 19 Disember 2006- 19 Disember 2006

1. Anugerah Perkhidmatan K C lKaunter Cemerlang

Peranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan Kita1 Memahami aspirasi ISO di PSZ1. Memahami aspirasi ISO di PSZ

2. Memberi komitmen bagi mencapai 2. Memberi komitmen bagi mencapai objektif kualiti yang ditetapkan

3. Mematuhi Prosedur Kerja yang ditetapkanp

4. Bersedia memberi input terhadap p plangkah pembaharuan berterusan