Økonomi & styring

14
Økonomi & Styring Projektpionerne – 2. modul – 1. februar

Upload: projektspace

Post on 05-Aug-2015

88 views

Category:

Education


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Økonomi & styring

Økonomi & Styring

Projektpionerne – 2. modul – 1. februar

Page 2: Økonomi & styring

Indhold & Fokus• Budget & regnskab i fondsfinansierede

projekter

• Sammenhæng ml. projektbeskrivelse og Budget

• Styring af økonomi

• Sammenhæng ml. regnskab og afrapportering

Page 3: Økonomi & styring

Fondsfinansieret Økonomi

• Ingen penge er gratis!

• Fonde vil have valuta for pengene

• Fondsmidler er givet med et formål og specifikke krav

• Fondsansøgning & budget er en kontrakt ml. dig og fonden

• Regnskab skal overholde deres krav – ikke dine!

Page 4: Økonomi & styring

Ansøgning & Budget

• Budgettet er projektet beskrevet med tal

• Projektets størrelse og økonomi skal være realistisk

• Aktiviteter skal kunne aflæses i budgettet

• Indtægter & udgifter i forbindelse med aktiviteter skal fremgå

Page 5: Økonomi & styring

Budget

• Et så kvalificeret gæt som muligt

• Et værktøj til at styre en ukendt økonomi

• Et værktøj til at få overblik over nødvendige indtægter & udgifter

Udarbejd flere budgetter• Himmelen – Hvis I selv kunne bestemme

• Helvede – Alt skåret ind til benet

• Virkeligheden – Det der reelt er kommet ind

Page 6: Økonomi & styring

Budget puslespilletIndtægter Drøm Balance Virkelighed Balance Helvede

Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0

Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500

Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0

Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0

Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500

Bar 40000 -40.000 -10.000 10000

entre 6000 -6.000 -3.000 3000

I alt 96.000 -68.000 28.000 8.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed Helvede

PR 15.000 1500

dj & bands 21000 5000

transport 5000 500

lyd & Lys 15000 5000

Security 10000 0

oppyntning 10000 1000

lokation 10000 5000

forplejning til frivillige & bands 10000 1500

I alt 96.000 0 19500

Mere/mindreforbrug 28.000

Page 7: Økonomi & styring

Budget puslespillet

fortsat…

Indtægter Drøm BalanceVirkeligh

ed BalanceHelved

eDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighe

d HelvedePR 15.000 1500dj & bands 21000 5000transport 5000 500lyd & Lys 15000 5000Security 10000 0oppyntning 10000 1000lokation 10000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 1500I alt 96.000 0 19500Mere/mindreforbrug 53.000

I har kun fået mindre end halvdelen af de forventede fondsindtægter og har skruet lidt ned forventningerne til billet- og bar salg.Det betyder I har langt mindre end I drømte om og langt mere end I ville kunne gennemføre det for på et absolut skrabet budget? Opgave:Hvordan vil I fordele de budgetterede indtægter på udgiftsbudgettet og hvorfor?

Page 8: Økonomi & styring

Budget puslespillet fortsat…

I fik lige læst fondsbevillingerne igennem igen….

-Og UPS! Der er begrænsninger på hvad pengene skal bruges på….

Påvirker det jeres ”Virkelighedsbudget”?

Hvis det gør hvad gør I?

Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance HelvedeDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed HelvedePR 15.000 kan ikke skrues på 15000 1500dj & bands 21000 5000transport 5000 kan ikke skrues på 5000 500lyd & Lys 15000 kan ikke skrues på 15000 5000Security 10000 0oppyntning 10000 1000lokation 10000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 1500I alt 96.000 35000 19500Mere/mindreforbrug 18.000

Page 9: Økonomi & styring

Budget puslespillet fortsat…

Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance HelvedeDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed HelvedePR 15.000 kan ikke skrues på 15000 1500dj & bands 21000 10000 5000transport 5000 kan ikke skrues på 5000 500lyd & Lys 15000 kan ikke skrues på 15000 5000Security 10000 0 0oppyntning 10000 3000 1000lokation 10000 3000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 2000 1500I alt 96.000 53000 19500Mere/mindreforbrug 0

Fondsansøgning og budget er en Kontrakt mellem jer og fondene.

Overvej om virkelighedsbudgettet er ændret i en grad, der gør I skal kontakte fonde for at høre om det er ok

Kan I opfylde det I har lovet i fondsansøgningen på det noget lavere budget?

Page 10: Økonomi & styring

Budget & StyringUdgifter Virkelighed Reelt forbug Aconto/bestilt Rest

PR 10.000 7.000 2000 1.000

dj & bands 15000 12.000 3.000

transport 5000 5.000

lyd & Lys 10000 10.000

Security 0 0

oppyntning 5000 5.000

lokation 5000 5.000 0

forplejning til frivillige & bands 3000 200 2.800

I alt 53000 12.200 14.000 26.800

• Husk Kvitteringer!• Udbetalt kun a conto med underskrift og cpr-nummer• Før regnskab løbende – Husk at udligne Aconto/bestilt

Page 11: Økonomi & styring

Budget & Detailstyring

Pr dj & band transport lys & lys security oppyntning lokation forplejningBudget 10000 15000 5000 10000 0 5000 5000 3000Rest 3000 15000 5000 10000 0 5000 0 2800forbrug 7000 0 0 0 0 0 5000 200 Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. 2 525 3 5000 1 200 4 6075 5 400

• Tag kun imod kvitteringer, når du ved du får lagt dem på plads• Helt praktisk: Køb mappe – chatek – pengekasse• Noter bilagsnummer på kvittering

•Hvad gør I, hvis folk ikke afleverer kvitteringer?•Hvad gør I, hvis folk har brugt flere penge end aftalt?•Hvad gør I, hvis folk mister pengene?

Page 12: Økonomi & styring

Regnskab• Regnskabet er projektet, som det blev, beskrevet med tal• De reelle & kendte indtægter og udgifter• Afrapportering og regnskab skal hænge sammen• Husk at have styr på krav fra fonde & hvad pengene kan bruges til

ikke bruges til

Page 13: Økonomi & styring

Hvad nu hvis…..• Hvad gør I, hvis fondene ikke udbetaler pengene på forhånd?• Hvad gør I, hvis I går ud med et underskud?• Hvad gør I, hvis en fond ikke godkender regnskab og derfor ikke udbetaler pengene?

Der er ingen nem løsning! Det bedste råd er: Lav en Skriftlig aftale med hinanden, inden I går i gang med projektet

Page 14: Økonomi & styring

Held og Lykke

Nana Friis MadsenProjektleder - Projektspace

[email protected]