Toiminta-suunnitelmaa suunnitel-mallisesti

www.yhdistystoimijat.fi -sivulta löytyy kaavio, joka kertoo kuinka toiminta-suunnitelma, toteutus ja arviointi on yhtä jatkumoa. Jo toimintasuunnitelmaa tehdessä, on syytä muistaa, että tavoit-teellisuus ja sen mittaaminen ja arviointi ovat tärkeässä asemassa. Vain toimintaa arvioimalla sitä voidaan kehittää!

Lippukunta tekee joka vuosi tulevalle vuodelle toimintasuunnitelman ja talous-arvion. Toiminnansuunnittelu tapahtuu usein perinteisellä hyväksi havaitulla tavalla, mutta joskus on hyvä kokeilla erilaisia menetelmiä. Tässä on esiteltynä yksi tapa toteuttaa toimintasuunnitelma.

http://parempilippukunta.fi/2013/11/05/tavoite-mittari-toimintasuunnitelma/

Nykytilanarviointi

Toiminnastapäättäminen

Painopisteenvalinta

Toteutumisenseuranta ja

arviointi

Varsinainentoteutus

Tavoitteidenasettaminen

SUUNNITTELU-PROSESSIN

VAIHEET

LIPPUKUNNAN TOIMINTASUUNNITELMAN TEKEMINEN

Lippukunnan toimintaa sunniteltaessa on hyvä miettiä kokonaisuutta. Mitä me lippukuntana haluamme tehdä ja tavoi-tella? Onko meillä suunnitelmissa isoja hankkeita esim. Lapin vaellus tai leiri, vai halutaanko rekrytoida uusia aikuisia mukaan toimintaan?

Tukea toiminnansuunnitteluun ja kehit-tämiseen löytyy rutkasti. Muistakaa hyödyntää tilastoja, kokemushistoriaa ja hyviä työkaluja.

Linkkivinkit:• Kehittyvä lippukunta

http://toiminta.partio.fi/lippukunta/lippukunnan-toiminnan-kehittaminen

• Loisto laatutyökalu http://www.hp.partio.fi/ loistolippukunta

Toimintasuunnitelman voi työstää lip-pukunnassa vaikka tämän kaksiosaisen työstön avulla.

Esim.akelaneuvostontoiminta taisudareidensiirtymäretki

Esim.samponeuvos-ton toiminta taielokuunpartiostartti

Esim.lisää ryhmienretkiä, ulkoinenviestintä, Loistonsaavutta-minen

OSA1: MISSÄ MENNÄÄN JA MIHIN SUUNNATAAN?

TOIMINTA

1. PARASTA VIIME VUODESSA

Jokaiselle jaetaan kolme postit-lappua. Kullekin paperille kirjoitetaan yksi asia, joka meni edellisenä vuonna (tai kuluvana vuonna, riippuen koska suunnitelmaa tehdään) hyvin, ja se tulisi uusia myös suunnitel-mavuonna.

2. KEHITYSKOHTEITA

Jokaiselle jaetaan toiset kolme postit-lappia. Kullekin paperille kirjoitetaan asia, jota on jo lippukunnassa tehty, mutta sitä pitää ehdottomasti kehittää.

3. TAVOITTEET KIRKKAAKSI

Jokaiselle jaetaan jälleen kolme postit-lappua. Kullekin pape-rille kirjoitetaan yksi tavoite tai painopiste, johon seuraavan vuoden aikana toimintaa panostaa. Tässä kohtaa asian ei tarvitse olla uusi, mutta sen tulee olla eri kuin kohdassa kaksi.

PURKU

Kirjoittamisen jälkeen on tärkeää pitää keskusteleva purku. Jokainen erillinen kohta puretaan keräämällä laput esimerkiksi samalle seinälle tai pöydälle.

Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen PARASTA VIIME VUONNA: Mitä asiat onnistuivat, miksi ne koettiin onnistuneiksi. Voidaanko asia /tapahtuma uusia sellaisenaan vain onko niissä jotain kehitet-tävää?

Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen KEHITYSKOHTEITA: Miksi asia tai tapahtumat koettiin tärkeäksi? Millaisia kehitys-asioita niissä olisi? Onko kaikilla samansuuntaiset ajatukset

kehityksestä?

Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen TAVOITTEET KIRKKAAKSI: Löytyykö samankaltaisuuksia? Mitkä asiat ovat nyt niitä,

joihin halutaan panostaa, tehdäänkö kaikki vai keski-tytäänkö vain muutamaan? Löytyykö porukastamme

osaamista kehittämiseen vai pitääkö se hakea jostain muualta (lasten vanhemmat, naapurilippukunta, partiopiiri)?

Työstäkää Post-it lappujen avulla asiat, jotka ehdottomasti haluatte säilyttää ja joita täytyy kehittää tulevan vuoden ai-kana. Valitkaa myös uusia tavoitteita ja painopisteitä, joihin koko lippukunnan voimin ryhdytään.

Tavoitteet voivat olla usealle vuodelle tarkoitettuja! Ei siis ole syytä pelästyä suuria visioita ja tavoitteita. Kakkukin syödään pala kerrallaan!

Käykää siis keskustelua, sillä jo pelkästään se kehittää lippukunnan toimintaa! Jakakaa myös vastuita osaami-sen ja osaamisen kehittämisen mukaan tasaisesti eri

ihmisille lippukunnassa.

Kehitys-

kohteita?

Parasta

viime

vuonna?

Tavoitteet

kirkkaaksi!

Vinkkivitonen: Lisäosana voidaan toteuttaa sama harjoitus

myös ikäkausikohtaisesti, jolloin saadaan mukaan myös ikäkausien tavoitteet.

Tavoitteidenvalinta!

Tavoitteettodeksi!

OSA 2 TUUMASTA TOIMEEN

Valinta voi joskus olla vaikeaa. Mitkä ovat ne asiat, jotka nostetaan toiminnan kärjiksi ja miksi? Valitkaa yhdestä kolmeen tavoitetta vuodelle, ei enempää. Mikäli hyviä ideoita on tusinoittain, tsekatkaa sieltä valmiik-si jo tavoitteet seuraaville vuosille.

Lopullinen toimintasuunnitelman muoto on vapaa. Vuosikello, kalenterimalli tai mikä tahansa toimii, kunhan se on kaikkien nähtävillä ja saatavilla.

1. TAVOITTEIDEN VALINTA

Asettakaa itsellenne tavoitteet kevät- ja syyskaudelle. Tavoitteet voivat olla pieniä tai suuria, konkreettisia tapahtumia tai asioita. Kunhan ne ovat tavoitettavissa ja tavoittelemisenarvoisia. Yhdessä päätettyihin tavoitteisiin tulee kaikkien sitoutua.

Kutakin tavoitetta edistetään ja seurataan sovitusti esimerkiksi kuu-kausitasolla. Tavoitteille voidaan luoda myös mittareita, jolla arvioida ja varmistaa toteutuminen. On tärkeää, että tavoitteiden asettelussa ja niitä kohti kulkiessa muistetaan, että vuosikellossa on paljon muuta-kin toimintaa.

2. TAVOITTEET TODEKSI

Olette valinneet tavoitteet lippukunnalle. Kirjatkaa ylös asioita, joita tekemällä pääsette tavoitteeseen. Mitä selkeämpi toi-menpide on, sen helpommin se on toteutettavissa. Pohtikaa millä voitte myös mitata onnistumistanne!

Vinkki:Katso seuraavalta aukeamalta esimerkki ja tavoitekartan teko!

KEVÄÄN TAVOITE

LIPPUKUNTA ON PÄÄTTÄNYT LÄHTEÄ LAPIN VAELLUKSELLEKOKO LIPPUKUNNAN VOIMIN ELOKUUSSA

• Vaellukselle on nimettynä johtaja ja tiimi• Koko lippukunta valmistautuu koloilloissa ja retkillä vaellukseen

(aktivitettit, taitomerkit)• Jokaiselle ikäkaudelle asetetaan omia tavoitteita ja valmistautumi-

sen ennakkotehtäviä• Varainhankintaa vahvistetaan

• Vanhempia osallistetaan vaelluksen valmisteluihin• Vaellukseen liittyen järjestetään vanhempaintiltoja tai -infoja

• Retket ja harjoitusvaellukset ovat osana harjoittelua• Vaelluksesta viestitään ennen, sen aikana ja jälkeen näyttävästi

• Vaelluksesta järjestetään muisteloilta ja samalla kiitetään työtä tehneitä

SYKSYN TAVOITE

LISÄÄ VIESTINTÄÄ LIPPUKUNNASTA

• Lippukunta nimeää itselleen viestintävastaavan tai tiimin

• Kesällä laitetaan lippukunnan internet ja mukaanparti-oon.fi -sivut kuntoon

• Syyskuussa vahvistetaan somessa oloa ja luo-daan mahdolliset puuttuvat somekanavat• Syksyn aikana tapahtumista, kolo-illoista jne.

julkaistaan kaikissa kanavissa juttuja ja kuvia• Syysleiristä tarjotaan juttua paikallislehteen ja

seurakunnan/taustayhteisön julkaisuihin. Samalla luodaan luontevia yhteyksiä näihin tahoihin ja sovitaan, kuinka jatkossa voitaisiin tehdä tiiviimpää yhteistyötä

• Joulukuussa kiitetään adventtikalenterilla yhteistyökumppaneita

ESIMERKKI

SYKSYN

TAVOITE

KEVÄÄN

TAVOITE

TAV

OIT

EKA

RTTA

TAM

MI

HELM

IM

AA

LIS

HUHT

ITO

UKO

KESÄ

JOU

LUM

ARR

AS

LOKA

SYYS

ELO

KEVÄ

ÄN

TAV

OIT

E:

VAEL

LUS

SYKS

YN

TAV

OIT

E:

VIE

STIN

TÄTAM

MI-

STA

RTTI

ELO

-ST

ART

TI

KIRJ

ATA

AN

TO

IMEN

PITE

ET T

AVO

ITTE

EN S

AAV

UTT

AM

ISEK

SI

KIRJ

ATA

AN

TO

IMEN

PITE

ET T

AVO

ITTE

EN S

AAV

UTT

AM

ISEK

SI

3. TAVOITTEET JA TOIMINTA YKSIIN KANSIIN

Tavoitekartta ja toimenpiteet on nyt kirjattu. On aika siirtää toi-met mukaan lippukunnan kaikkeen tekemiseen. Jotta johtajien jaksaminen ja ajan riittävyys voidaan varmistaa, on hyvä kirjata ylös kaikki ne tapahtumat, mihin lippukunta osallistuu ja

mitä se järjestää itse. Unohtamatta sitä, kuka on se jokin, joka tapahtumat hoitaa.

Linkkivinkki: Tässä on hyvä hyödyntää piirin toimintakalen-teria, jonka ensimmäisiä versioita tulee www.hp.partio.fi-sivuille syksyllä. Varsinaisesti piirin toimintakalenteri hyväksytään vasta syyskokouk-sessa marraskuussa.

Mallia näyttää piirin toimintasuunnitelma excelin osa.

SYKSYN

TAVOITE

KIRJATAAN

TAPAHTUMAT

NÄKYVIIN

4. TOIMINTAKALENTERI

5. VUOSIKELLO

Tavoitteiden lisäksi lippukunta tarvitsee tietysti toimintakalanterin. Kalenterin, josta selviää jokainen lippukunnan tapahtuma.

Toimintakalenteri voi olla listaus tapahtumista tai visuaalinen tuotos. Muista kuiten-kin kohderyhmä. Ei ole ihan sama, jos toimintakalenteria lukee sudenpentu, lapsen huolta tai samoaja.

Livenä toimintakalenteri voi syksyn osalta näyttää vaikka tältä:

Mitä lippukunnassa vuoden mittaan tapahtuu? Vuosikello on tapa osoittaa se kuvin tai sanoin. Vuosikello muodostuu lippukunnan omista, piirin ja keskusjärjestön tarjoamista tapahtumista ja koulu-tuksista.

Mitä te nostatte vuosikelloonne? Mikä on oleellista muistaa lippu-kunnanjohtajien näkökulmasta tai ikäkausivastaavien näkökul-masta?

MILLAINENON TEIDÄNVUOSIKELLO?

TÄSSÄ MALLI, MITÄ KAIKKEA VUOSIKELLO VOISI SISÄLTÄÄ. VUOSIKELLO VOI MYÖS OLLA ERÄÄNLAINEN ”CHECK-LIST”.

Tammikuu:• Muuttuneiden tietojen päivittäminen

lippukunnan nettisivuille• Tilinpäätöksen valmistelu ja toimit-

taminen toiminnantarkastajille• Kevään kurssi-ilmoittautumisten DL

sekä myöhemmin tieto kursseille otetuista

• Vajaiden ryhmien täydentäminen• Vuosiselosteen täyttäminen• Ansiomerkkihaun DL (15.1: merkit

Yrjönpäiväksi, Mannerheimin-soljet tosin haetaan jo marraskuussa)

• Ilmoitus talvileiristä piiritoimistoonHelmikuu

• Aluetapaamiset• Kaupunkien/Kuntien avustushake-

musten DL. Varmista oman kaupun-gin/kunnan hakuaika.

Maaliskuu• Lippukunnan vuosi-/kevätkokous

Muuttuneet pestitiedot Kuksaan• Muutos nimenkirjoittajista PRH:hon• Piirin kevätkokous ja johtajapäivät

Huhtikuu• Partioviikko, Yrjönpäivä• Syksyllä ikäkaudessa etenevien

ryhmien siirtymän suunnittelu• Ansiomerkkihaun DL (15.4., merkit

kesäleirille)Toukokuu

• Ilmoitus kesäleiristä piiritoimistoon• Paraatiretkipäivä Reissu• Syksyn suunnittelua: markkinointia,

aikuisrekryä ja jäsenhankintaa. • mukaanpartioon.fi-sivun päivitys

lippukunnan osalta• Leirivalmistelut parhaimmillaan!

Kesäkuu• Osa leireilee jo kesäkuussa

Heinäkuu• Partiosta lomaa tai leirille!

Elokuu• Leirillä!• Johtajisto kokoontuu kesän jälkeen

tsekkaamaan syksyn toiminnan kuntoon Tieto kokousajoista viimeistään nyt mukaanpartioon.fi-sivulle

• Muuttuneet pestitiedot Kuksaan• Muuttuneiden tietojen päivittämi-

nen lippukunnan nettisivuille• Syksyn kurssi-ilmoittautumisten

DL sekä myöhemmin tieto kurs-seille otetuista

• Viikkotoiminta alkaa!Syyskuu

• Vanhempainilta lippukunnan jäsen-ten vanhemmille, ja kutsu mukaan vaikkapa lippukunnan retkelle

• Uusien jäsenten lisäys Kuksaan• Joulukampanjakoulutus

Lokakuu• Aluetapaamiset• Lippukunnan seuraavan vuoden

toiminnansuunnittelua• Vajaiden ryhmien täydentämistä

Marraskuu• Ansiomerkkihaun DL

(15.11. Mannerheimsoljet)• Valmistautuminen kevääseen:

Ryhmät, johtajat, tiedossa olevien kokousaikamuutosten

• Piirin syyskokous ja lippukunnan-, ohjelma-, ja pestijohtajien tapaa-minen

Joulukuu• Lippukunnan joulujuhlat ja esimer-

kiksi partiolupauksenantotilaisuus sen yhteydessä

• Toimiston joulukahvit Tampere / Lahti

5. HOMMIIN

Tästä se lähtee! Nyt vaan ideoita heittelemään ja asioita työstämään!

Hollolan Hirvenhiihtäjät ovat pukeneet tapahuma -vuosikellonsa tällaiseen muottiin:

TÄSTÄSE

LÄHTEE!

Hämeen Partiopiiri rywww.hp.partio.fiwww.mukaanpartioon.fi