Office 365 終端使用者投入的 成功因素影響 Office 365 採用的關鍵成功因素以及如何將他們順利運用在您的首度發行中

Office 365 可讓個人和小組提高生產力，進而改變組織的運作方式。我們都知道這項變更可能會對您的員工及整個組織造成影響，因此，請務必了解有助於終端使用者順利採用 Office 365 的關鍵成功因素。

推動終端使用者採用就代表要確保組織內的人員了解使用 Office 365 以全新方式工作所實現的優點。為了實現這些優點，請務必考慮一些重要問題，這些問題可協助您以正確的方式推動 Office 365 首度發行：

• 應該參與 Office 365 首度發行的重要專案關係人有哪些？

• 成功的面貌為何？我需要針對組織考量 Office 365 的使用目標和商業成果為何？

• 如何有效地溝通及訓練人員，好讓他們與新技術互動？

那麼，您該如何有效地處理這些考量以確保自己能實現成功的首度發行，以及讓 Office 365 的投資發揮最大效益？

請繼續閱讀即可了解。

2

3

2.6

2.0

1.8

每位客戶的平均 活動數目

圖 1

有意推動 Office 365 採用的組織可實現更高的使用率每位客戶的平均採用活動數目與使用率對比

Microsoft Office 365 使用率研究，2015 年 5 月

部署 Office 365 時，事先了解推動採用投資的重要性是非常重要的一點。研究顯示，有意推動採用並且投入特定活動以推動投入的組織可實現更高的 Office 365 使用率。投入超過兩個 Office 365 採用相關活動的組織發現，使用者的投入程度更高 (圖 1 )。

我們已經找出推動終端使用者採用最重要的成功因素。請務必了解每個成功因素如何影響新技術的採用率，以及您如何在

組織內首度發行 Office 365 時運用這些因素做為您的優勢。

01. 專案關係人

02. 案例

03. 宣傳和訓練

成功因素

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低使用率

高使用率

中使用率

確保組織內的重要人員參與

確定重要的專案關係人、獲得集體認同和參與，對於 Office 365 首度發行的成果而言屬於不可或缺的條件。在這個過程中，最重要的其中一個步驟就是在組織內部選擇一位「成功計劃負責人」，此人將成為負責及推動您想要之 Office 365 商業成果的關鍵。成功計劃負責人可以來自組織的任何部門，包括 IT，但前提是他們要將重點放在實現 Office 365 的商業價值上，而非只是實作技術而已。

採行高度合作的做法很重要，其對象不僅包括成功計劃負責人、高層主管支持人和達人社群，而且還包括企業組成部分的

其他人，例如人力資源、安全性和法務。

01. 專案關係人

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圖 2

參與轉型之執行長或業務單位主管的露面頻率露面的價值

轉型的成功與否

不成功 稍微成功 非常成功 極為成功

完全不露面 23% 6% 3% 1%

不太常露面 29% 22% 10% 13%

露面次數多 32% 37% 31% 25%

經常露面 16% 35% 56% 61%

展示內容改自「建立組織轉型」(Creating organizational transformations)，2008 年 7 月，McKinsey 季報告，www.mckinsey.comCopyright© 2008 McKinsey & Company. 著作權所有，並保留一切權利。需取得許可權方可轉載。

高層主管支持

擁有積極投入的高層主管支持人 (執行長或業務單位主管) 是專案成功的其中一個首要推動因素。高層主管支持人能夠產生來自最上層管理人員的支持，而且這些人的參與是促使員工採用新技術的重要關鍵。

高層主管支持人會協助組織設定 Office 365 的總體願景、使其與組織的遠大目標連結在一起並且向組織內的其他領導階層傳達這個願景，藉以建立一致的組織策略。此外，他們也可以直接向終端使用者傳達採用的重要性以及 Office 365 的優點，並且透過自己使用 Office 365 來樹立所要的行為模範。

研究指出，有經常露面的高層主管支持人參與時，轉型專案會更成功 (圖 2 )。超過 85% 的受訪者表示，當執行長露面次數多或經常露面時，轉型專案不是被視為非常成功就是極為成功。

如需有關高層主管支持人如何協助推動 Office 365 專案首度發行成功的詳細資訊，請參閱這項資源：

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

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達人社群

在您的組織內建立及運用 Office 365 達人社群，他們是推動 Office 365 採用的另一個重要專案關係人團體。

一份 Microsoft 終端使用者研究指出，在學習新的技術時，向同事學習是最有效且最常用的方式 (圖 3 )。

這些方式未經充分使用

(使用率低，但效果很好) 向同事學習是最有效且最常用的方式

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

使用這些方式來學習的百分比

SharePoint 終端使用者研究，2013 年 4 月，Microsoft Corporation

圖 3

終端使用者學習新技術的有效方式

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

我的主管 IT 人員

正式培訓

(外部)正式培訓

(內部)

社群論壇

Microsoft 網站

同事 (非主管、非 IT)

我本人，透過反覆試用

使用者指南或手冊

線上教學課程

搜尋引擎自學大部分不太有效果，但現在很多是透

過自學方式學習

請務必透過建立正式的 Office 365 達人社群計劃，運用同事可能會產生的影響力。達人社群不只對如何使用 Office 365 有滿腔熱情，他們也很樂於向周遭的人推廣並協助深入了解 Office 365。

獲得組織內每個使用者的集體認同是一個挑戰。達人社群可協助減輕這項挑戰，並在推動 Office 365 採用的過程中扮演重要角色。他們具有豐富的知識、致力於提升其專業知識並且願意提供同儕指導與協助。

建立達人社群計劃時，有許多事項必須列入考量，才能確保計劃成功。達人社群必須接受正規培訓、受到鼓勵並獲得教導

授權，而且他們也需要清晰的執行計劃。

如需有關如何建立您專屬 Office 365 達人社群計劃的其他資源以及一些可提供協助的資料，請下載這份指南：

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

表示此方式﹁很有用﹂的人數百分比

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圖 4

下列哪一項敘述最符合您公司針對轉型成功定義所設定的目標？

設定成功目標

轉型的成功與否

不成功 稍微成功 非常成功 極為成功

在財務或營運方面定義明

確，而且代表真正新的績

效等級

16% 36% 72% 80%

在財務或營運方面定義明確，但公司並未明顯成長

20% 32% 20% 13%

定義不明確 65% 32% 8% 8%

展示內容改自「建立組織轉型」(Creating organizational transformations)，2008 年 7 月，McKinsey 季報告，www.mckinsey.comCopyright (c) 2008 McKinsey & Company. 著作權所有，並保留一切權利。需取得許可權方可轉載。

定義成功及設定明確的目標

任何轉型專案都需要從一開始就設定明確的目標。有了定義明確的目標之後，成功的機率也隨之提高 (圖 4 )。在一份 McKinsey 全球問卷調查中，80% 的受訪者指出一組定義明確的財務和營運目標可促成「極為成功」的轉型。

01.

針對 Office 365 首度發行定義及建立具體可行之商業案例的程序如下：

確定商業案例。請務必在更廣泛的組織計劃範圍內確定及定義您的商業案例。與重要的專案關係人一起確定您

想要透過 Office 365 實現的商業成果或目標。

02. 探索使用案例。一旦您確定商業案例之後，就可以開始探索特定的 Office 365 使用案例，以協助您實現所設定的目標。下列使用案例可讓您開始協助終端使用者運用 Office 365 提高生產力。

如需有關確定案例的詳細資訊，請參閱這項資源：

https://aka.ms/office365scenarios

02. 案例

針對 Office 365 首度發行進行規劃時，您必須確定組織的商業案例。這些案例就是您想要讓組織透過 Office 365 達到的特定目標。

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使用案例 優點

完成工作，不受地點拘束Office 365 讓整個組織的人員不受時地限制，隨時都能存取所需的內容以完成

工作。

在行進之間使用電子郵件和行事曆Office 365 是電子郵件、行事曆、檔案、連絡人和工作的同一終點站，而且全

都可隨處使用。

共同合作完成內容Office 365 可讓您適時地存取您所需要的文件和資訊。您可以透過任何裝置與

小組成員共同處理文件、分享報告，並且與客戶聯繫。

讓會議變得有意義商務用 Skype 可讓人們隨時隨地透過多種裝置，輕鬆進行線上會議並進行交流。高畫質視訊、螢幕共用和即時筆記記錄都能讓會議變得有意義。

凝聚您的小組Yammer 可協助您的組織建立工作網路，以嶄新的方式聆聽、調整及成長。

它可讓使用者學習、分享及表達意見，進而激發團結與創新。

您也可以使用生產力資料庫，將所列的 Office 365 功能與特定的工作相互對應：http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

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一般來說，只有 34% 的使用者願意使用首度發行的新技術*。為了克服迎接首度發行的新技術時通常會面臨的冷漠感，結合運用內部行銷活動和訓練，來提高宣傳效果以及確定終端使用者整備狀態，這點非常重要。

*資訊長執行委員會企業生產力資料庫

盡可能提高影響力和採用率

3b. 訓練訓練是 Office 365 首度發行不可或缺的部分，因為您的終端使用者可透過訓練了解如何有效地運用 Office 365。訓練的類型很多元，從課堂式學習課程到自助式「快速入門」指南，都包括在內。

03. 宣傳和訓練

3a. 宣傳建立宣傳活動可以有效地確保您發揮最大影響力及推動 Office 365 的採用。宣傳活動可能包括內部公告、電子報、啟用活動、員工大會、比賽和贈品，可向使用者傳達 Office 365 的效益並製造興奮感。

10

圖 5

推動成功採用的前三大活動

100%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

針對推動採用所實作的活動

提供訓練給

終端使用者

透過多重

管道的內部行銷活動加強宣傳

獲得資深

領導階層小組的主動支持

Microsoft Office 365 使用率研究，2015 年 5 月

高使用率客戶

中使用率客戶

低使用率客戶

實作活動的人數百分比

了解及實作這些成功因素是 Office 365 首度發行成功不可或缺的條件。這項成功的關鍵在於，一開始要選擇成功計劃負責人，由此人推動新工作方式的持續採用。擬訂願景時，確定重要的專案關係人並且獲得高層主管支

持人的支持，將奠定與首度發行目標一致的堅實基礎。確定商業案例可協助您針對 Office 365 建立一致的商業目標，並設定終端使用者投入的途徑。然後，請務必規劃宣傳活動和訓練策略以確保持續使用。

展開 Office 365 旅程的最佳方式是運用 Office 365 適用的 Microsoft FastTrack，這項客戶成功服務是專為協助您順利且安心地移轉至 Office 365 以更快實現商業價值所設計。

與符合資格的客戶互動時*，Office 365 適用的 Microsoft FastTrack 會提供指引、內容和最佳做法，讓他們了解如何規劃成功的 Office 365 採用。

深入了解：http://fasttrack.office.com

* 符合資格的客戶至少擁有 50 個 Office 365 企業版/商務版 SKU、付費政府版 SKU、Kiosk SKU 及非營利組織版 SKU 基座

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