ofİs sÜreÇlerİnde yalinlaŞmaembk.mmoizmir.org/wp-content/uploads/2016/04/embk2013-018.pdf ·...
TRANSCRIPT
Genel 20 Novembre, 2010
Genel
1
OFİS SÜREÇLERİNDE
YALINLAŞMA
05.10.2013
Onur ARTIIŞIK
Organizasyonel Gelişim Uzmanı
İnsan Kaynakları Direktörlüğü
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Yalınlık
• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Ofis Kaizen
• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Genel
Yalın
KAIZEN
KANBAN
GENCHI GENBUTSU
OOBEYA
5S
VSM
SMED
POKA YOKE
HOSHIN KANRI
A3
HEIJUNKA
JUST-IN-TIME
MILK-RUN
ONE PIECE FLOW
BULT-IN-QUALITY
TPM
JIDOKA
KAIKAKU
YOKOTEN
YAMAZUMI
Genel
Yalın
Genel
Yalın
Az
Görsel
Basit
Dengeli
Gerçek İhtiyaç
Genel
Basitlik Zordur!
Okundu mu?
Anlaşıldı mı?
İçselleştirildi mi?
Uygulandı mı?
Alışkanlık haline
geldi mi?
Genel
Yalın = Gerçek İhtiyaç
Genel
Yalın (Lean)
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Yalınlık
• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Ofis Kaizen
• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Ofis süreçlerindeki israfları belirleyerek ortadan kaldırmak ve
sadece katma değer yaratan işleri yapmak.
• Bütün prosesler arasında bilgi akışını sağlamak.
Proses Proses Proses
Genel
Değer
Değer, müşterinin istediği (ödemeye razı olduğu) şeyi
doğru zamanda, doğru kalitede, doğru miktarda ve doğru
şekilde sunmaktır.
Genel
İsraf Türleri
Üretim Süreçlerindeki İsraflar Ofis Süreçlerindeki İsraflar
Aşırı Üretim Aşırı Veri Üretimi
Bekleme Bekleme
Aşırı İşlem Aşırı İşlem
Aşırı Envanter / Stok Aşırı Envanter
Düzeltme Düzeltme
Gereksiz Çalışan Hareketi Gereksiz Çalışan Hareketi
Gereksiz Taşıma Gereksiz Veri Taşıma
Genel
İşin 3 Boyutu
Tedarikçi
Proses
Müşteri
Proses
Mevcut Durum
Genel
Akış
Tedarikçi
Proses
Müşteri
Proses
İdeal Durum
Akış
Genel
Problem Çözme
Proses
Ofis Kaizen Majör
Ofis Kaizen
(Değer Akışı Haritalama)
Değer Akışı İyileştirme
Proses Proses
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
İyileştirme Metotları
Problem
OFİS
KAİZEN
OFİS
VSM
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Yalınlık
• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Ofis Kaizen
• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Genel
Problem Çözme
Proses
Ofis Kaizen Majör
Ofis Kaizen
(Değer Akışı Haritalama)
Değer Akışı İyileştirme
Proses Proses
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
İyileştirme Metotları
Problem
OFİS
KAİZEN
OFİS
VSM
Genel
PUKÖ Çevrimi
(Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al)
P U
K Ö
Genel
PUKÖ Çevrimi
P U
K Ö
P U
K Ö
P U
K Ö
Standartlaştırma (takoz)
Genel
Ofis Kaizen
P Problem Tanımı
Kök Neden Analizi
Hedef
U Karşı Tedbir Açıklaması
Ö Standartlaştırma
Yayılım?
K Sonuçların Doğrulanması
Genel
Problem Tanımı
Genel
Problem Tanımı
Genel
Ofis Kaizen (Kapsam)
• Üretim dışı operasyonlar (beyaz yaka)
• Ofis ortamı
Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Yalınlık
• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
• Ofis Kaizen
• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Genel
Problem Çözme
Proses
Ofis Kaizen Majör
Ofis Kaizen
(Değer Akışı Haritalama)
Değer Akışı İyileştirme
Proses Proses
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma
İyileştirme Metotları
Problem
OFİS
KAİZEN
OFİS
VSM
Genel
Değer Akışı
Değer akışı, bir ürünü veya hizmeti başlangıcından sonuna
kadar tamamlamak için gerekli değer yaratan ve yaratmayan
bütün adımlardır.
Müşteri
Proses
Tedarikçi
Proses
Genel
Detay Seviyesi
Operasyonel
Ekip İçi
Birim İçi
Birimler Arası
Değer Zinciri
Genel
Ofis Süreçlerinde Değer Akışı Haritalama
P 1. Sürecin Belirlenmesi
2. Proje Takımının Belirlenmesi
3. Mevcut Durum Analizi - Mevcut Durum Haritası
- İsraf/Değer Ayrımı
- Problemler
4. Hedef - Gelecek Durum Haritası
(beklenen)
U 5. Uygulama Planı
- İyileştirmeler
Ö 7. Önlem/Standartlaştırma
- Dokümantasyon
- Eğitim/Bilgilendirme
- Sonraki Adımların Planlanması
K 6. Sonuçların Kontrolü
- Gelecek Durum Haritası
(gerçekleşen)
ICE
QCD
QCD
QCD
QCD
Genel
ICE Analizi
Skala Etki (I) Maliyet (C) Yapılabilirlik (E) Sonuç
3 Yüksek Ucuz Kolay
I x C x E 2 Orta Orta Orta
1 Az Pahalı Zor
0 Yok Çok Pahalı İmkansız
Önceliklendirme Endeksi
Genel
Sürecin Belirlenmesi
Seçilen proje bir süreç mi?!
Proses Proses Proses
Genel
Sürecin Belirlenmesi
• Süreç Tanımı
• Süreç Kapsamı
• Müşteri/Değer Tanımı
• Süreç İndikatörleri (QCD)
Genel
Sürecin Belirlenmesi
Süreç İndikatörleri
• Sürecin sağlıklı işlediğinden nasıl emin olursunuz?
QCD Süreç İndikatörü
Kalite
İndikatör-1
İndikatör-2
İndikatör-3
Maliyet Süreç Maliyeti (adam.saat)
Süre
Proses Süresi (P/T)
Temin Süresi (L/T)
% Değer Yaratan Süre (% VAT)
Genel
Mevcut Durum Haritası
• Taraflar
• Ana Proses Adımları
• Bilgi Akışı
• Kullanılan Teknoloji Platformları
• İndikatörler
Genel
Mevcut Durum Haritası
Taraflar
• Sürecin müşterisi ile birlikte değer akışına temas eden taraflar
Müşte
ri
X B
irim
i Y
Birim
i
Genel
Mevcut Durum Haritası
Ana Proses Adımları
• Tarafların gerçekleştirdiği operasyonlar sırasıyla
proses kutuları şeklinde haritaya eklenir.
Proses
Genel
Mevcut Durum Haritası
Ana Proses Adımları
Müşte
ri
X B
irim
i Y
Birim
i
Talep
Veri İşleme Raporlama
Onay
Genel
Mevcut Durum Haritası
Bilgi Akışı
• Prosesler arasında gerçekleşen bilgi akışı türüne göre oklar
şeklinde haritaya eklenir.
Bilgi Akışı
Elektronik Bilgi Akışı
Doküman (Kâğıt) Akışı
İş Akışı
Genel
Mevcut Durum Haritası
Bilgi Akışı
Müşte
ri
X B
irim
i Y
Birim
i
Talep
Veri İşleme Raporlama
Onay
Genel
Mevcut Durum Haritası
Kullanılan Teknoloji Platformları
• Her bir proseste kullanılan elektronik sistemler proses
kutusunun sol alt köşesine not edilir.
• Süreçte verinin çok fazla platformdan geçmesi bir sorun teşkil
etmektedir! (gereksiz veri taşıma ve aşırı işlem israfı)
Proses
Excel
Genel
Mevcut Durum Haritası
Kullanılan Teknoloji Platformları
Müşte
ri
X B
irim
i Y
Birim
i
Talep
Veri İşleme Raporlama
Onay
SAP
Excel Excel
Yazıcı
Genel
Mevcut Durum Haritası
İndikatörler
• P/T (Process Time - Proses Süresi)
• D/T (Delay Time - Gecikme Süresi)
• L/T (Temin Süresi - Temin Süresi)
• %C/A (% Complete & Accurate -
% Tamamlanma ve Doğruluk Oranı)
Genel
VSM İkonları
Proses Kutusu Envanter/Inbox Gecikme Süresi Müşteri/Tedarikçi
Bilgi Akışı
Elektronik Bilgi Akışı
Doküman (Kâğıt) Akışı
İş Akışı
Çalışan
P/T = 15 dk
D/T = 5 dk
%C/A = %95
Melih
Veri Kutusu
Problem
Gereksiz Veri İletimi:
Zorunlu iş
Genel
Mevcut Durum Haritası
İndikatörler
P/T
L/T
10 dk
25 dk
15 dk
1 saat 2-4 saat
5 dk
5 dk 30 dk
Genel
Mevcut Durum Haritası
Değer Akışı Metrikleri
Değer Akışı Metrikleri
P/T = 30 dk
L/T = 4-6 saat
Genel
Mevcut Durum Haritası
İsraf/Değer Ayrımı
Değer
Değer Yaratmayan Zorunlu İş
İsraf
Tip 1 İsraf
Tip 2 İsraf
Genel
Mevcut Durum Haritası
İsraf/Değer Ayrımı
Proses Proses
Proses
Değer İsraf
Zorunlu İş
Genel
Mevcut Durum Haritası
İsraf/Değer Ayrımı
P/T
L/T
10 dk
25 dk
15 dk
1 saat 2-4 saat
5 dk
5 dk 30 dk
Genel
Mevcut Durum Haritası
% VAT (% Değer Yaratan Süre Oranı)
% VAT =
Proses
P/T
Toplam L/T
25 dk
4-6 saat = = % 7-10
Genel
Mevcut Durum Haritası
Değer Akışı Metrikleri
Değer Akışı Metrikleri
P/T = 30 dk
L/T = 4-6 saat
% VAT = % 7-10
Genel
Microsoft Visio ile Ofis VSM
Genel
Rapor
Talep Edenler
Müşteri
L/T 15 dk 60 dk 30 dk 60 dk 3-4 gün, 5 dk 15 dk
Toplam L/T = 3-4 gün, 185 dk
2-3 gün
Veri Çekimi
Oracle Excel
Ana Şablona Kopyalama
Excel
Hesaplamalar
Excel
Raporlara Veri Girişi
Excel
Teyit
Outlook
Raporların Gönderimi
IN IN
Aylık rapor talebi Raporlar
Direkt-Endirekt
BY-MY
Daimi-Geçici, İştr.
P/T = 15 dk
D/T = 0
P/T = 60 dk
D/T = 0
P/T = 30 dk
D/T = 0
P/T = 60 dk
D/T = 0
P/T = 5 dk
D/T = 1 gün
P/T = 15 dk
D/T = 0
Melih, Nadir, Muzaffer
Melih Melih Melih Melih Melih
Değer Akışı Haritası (Örnek)
İK Raporlama Süreci
(Mevcut Durum)
Bekleme: Farklılaşan
ihtiyaçlardan dolayı, hazırlık
aşamasında «rework»
Aşırı İşlem
Rework: Contact Group
olmaması
Gereksiz Veri Taşıma:
Zorunlu iş
Gereksiz Veri Taşıma:
İtme Sistemi
Genel
Rapor
Talep Edenler
Müşteri
Veri Çekimi
Oracle Excel
Ana Şablona Kopyalama
Excel
Hesaplamalar
Excel
Raporlara Veri Girişi
Outlook
Raporların Gönderimi ve Ortak Veri
P/T = 15 dk
D/T = 0
P/T = 60 dk
D/T = 0
P/T = 30 dk
D/T = 0
P/T = 30 dk
D/T = 0
P/T = 5 dk
D/T = 0
L/T 15 dk 60 dk 30 dk 30 dk 15 dk
Toplam L/T = 150 dk
Aylık rapor talebi Raporlar
Ana Veri Tablosu
Teyit İşlemini Ortadan Kaldırma
Değer Akışı Haritası (Örnek)
İK Raporlama Süreci
(Gelecek Durum)
Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek)
Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek)
BEDELSİZ İHRACAT SÜRECİ
İndikatör İyileşme
Proses Süresi (P/T) % 16
Temin Süresi (L/T) % 55
% Değer Yaratan Süre (VAT) % 100
Süreç Maliyeti (adam.saat) % 43
Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek)
KAMPANYA KARAR SÜRECİ
İndikatör İyileşme
Proses Süresi (P/T) % 28-44
Temin Süresi (L/T) % 23-49
% Değer Yaratan Süre (VAT) % 33
Süreç Maliyeti (adam.saat) % 33-60
Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek)
KALİTE KPI YÖNETİMİ SÜRECİ
İndikatör İyileşme
Proses Süresi (P/T) % 83
Temin Süresi (L/T) % 88
% Değer Yaratan Süre (VAT) 66 kat
Süreç Maliyeti (adam.saat) % 83
Genel
Kaynak Önerileri
Genel 20 Novembre, 2010
Genel
59
OFİS SÜREÇLERİNDE
YALINLAŞMA
05.10.2013
Onur ARTIIŞIK
Organizasyonel Gelişim Uzmanı
İnsan Kaynakları Direktörlüğü