official website of universiti teknologi mara uitm pahang … · 2012-09-27 · kursus lotus notes...

Kursus Lotus Notes R8.5

Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 0

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT UiTM PAHANG


Emel, Penjadualan & Calendar

Manual pengguna Emel Rasmi UiTM (Lotus Notes Client)



KANDUNGAN KURSUS

Bil Tajuk Mukasurat

1.0 Menambahbaik Emel Anda 2

1.1 Mengubah rupa emel anda 2

1.2 Membuat dan menggunakan stationery sendiri 5

1.3 Menggunakan kemudahan Out of Office 7

2.0 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling) 10

3.0 Menghapus emel ( Delete) 12

4.0 Archive Database 14



1.0 Menambahbaik Emel Anda

1.1 Mengubah rupa emel anda

Anda boleh mengubahsuai rupa emel anda dengan membuat pilihan‐pilihan yang telah disediakan,

diantaranya anda boleh memilih koleksi letterhead yang telah disediakan oleh Notes.

Cara untuk mengubahsuai rupa emel anda ialah dengan membuka emel anda klik pada

Menu Home Mail

Klik pada Action Menu Tools - Preferences.

Gambarajah database emel.

Di dalam skrin Preferences terdapat beberapa pilihan untuk mengubahsuai rupa emel anda. Diantara

pilihan adalah seperti di bawah ini.



i. Menukar Letterhead

Klik Menu Tabs Letterhead Pilih Letterhead yang digemari <> Klik OK

ii. Meletak Tandatangan (Signature)

Klik Menu Tabs Signature Klik Automatic append a signature…. Klik Use: Text

Klik OK

Klik Menu Tabs Signature Klik Automatic append a signature…. Klik Use: HTML or Image File



Klik Browse Klik OK

iii. Message Marking Lotus Notes membolehkan anda membuat penanda bagi mengenalpasti dengan mudah siapa penghantar emel tersebut juga mengenalpasti status anda sebagai penerima.

Senders (Pengirim)

Klik Menu Tabs Message Marking

Klik Sender Klik Sender names Klik View colors Klik OK

Recipients (Pengirim)

Klik Menu Tabs Message Marking

Klik Recipients Klik Display a solid circle……. Klik Display a half-solid circle…… Klik Display an empty circle.…… Klik OK



1.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri.

i. Memo Stationery – Menggunakan format yang sama setiap kali menghantar email.

Klik Action Menu ( Mail) Tools Stationery Klik Action Menu New Stationery Memo



Klik Save

Namakan Stationery tersebut.

Klik OK

ii. Personel Stationery – Menggunakan letterhead, header atau footer

Klik Action Menu ( Mail) Tools Stationery Klik Action Menu New Stationery Personel

Klik Save

Namakan Stationery tersebut.

Klik OK

Menggunakan Stationery

Kliks Action Menu Tools Stationery

Klik New Memo – Using Stationery

Pilih Personel Stationery / Memo Stationery

Klik OK



1.3 Mengunakan Kemudahan Out of Office

Lotus Notes membenarkan system menjawab emel yang dihantar kepada anda dengan

memberitahu penghantar yang anda sedang bercuti atau tiada di pejabat ketika itu dan akan

membalas emel tersebut sebaik telah kembali bertugas.

Action Menu Mail Inbox

Klik Tools Out of Office

Klik Menu Tab Dates Pilih tarikh Leaving

Pilih tarikh Returning

Klik Menu Tab Out o Office Message

Klik butang Enable

Klik butang Yes

Klik butang OK



Sebaik sahaja Menu Out Of Ofice memaparkan

Current Status : Enable

Sistem akan menghantar email ke dalam Inbox dengan Subject Welcome Back!

Cara bagaimana untuk Disable Out of Office diterangkan di dalam email tersebut.

Action Menu Mail Inbox

Klik Tools Out of Office

Klik butang Disable

Menu Lotus Notes Out of Office Klik butang Yes

Klik butang OK

Klik butang Yes



Paparan di Menu Out of Office Current Status : Disable



2.0 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling)

Petua: Anda boleh bertukar dari calendar anda sendiri ke calendar pengguna lain. Switch to Calendar, Switch to To Do dan Open Another Person’s Mail.

Berikut ialah gambar paparan Calendar.

i. Untuk menukar paparan Calendar Klik tab Day, Week, Month atau All Calendar Entries

Pada anak panah kebawah dan pilih format terperinci yang anda perlukan.

ii. Cara Kemasukan Calendar - Dwi klik pada slot masa dalam calendar (membuka kemasukan untuk Jenis Kemasukan )

- Klik pada jenis kemasukan dan Klik OK



Berikut adalah maklumat yang perlu dimasukan ke dalam:

Calendar Entry Meeting

Calendar Entry Appoinment

Calendar Entry All Day Event

Calendar Entry Anniversary



Calendar Entry Reminder

3.0 Menghapus emel (Delete)

Klik Menu Action ikon Trash

Klik butang Empty Trash

Klik Yes

Klik Open Workspace



Klik butang mouse sebelah kiri pada Mail on phg2

Pilih Application Properties

a) Klik Tab I (Database) b) Klik Tab I (Workspace)

Klik % used Klik % used

Jika % used kurang dari 95% ini bermakna database tersebut perlu dibuat compact bagi mendapatkan

saiz disk space sebenar database. Klik Compact

Nota: Jika telah compact tunggu sehingga proses compact selesai dalam masa 5 ke 10 minit bergantung kepada

saiz database tersebut.



4.0 Archive Database

1. Cara Create Archive

Klik Actions Archive Settings

Klik butang Create (Archive Settings Menu)

Taip Mail Mesyuarat (Descrptive name of these archicve criteria)

Tandakan Enable the criteria

Klik Selection Criteria

Klik selected by user

Klik OK



Sekiranya mesej ini dipaparkan

Kilk No

Klik OK



2. Cara meletakkan email yang hendak di archive

a. Klik mail yang berkaitan (Inbox)

b. Klik Actions Archive Archive Selected Documents

c. Klik Mail Mesyuarat

d. Klik OK

3. Cara buka Fail Archive

Kliks Tools Archive Mail Mesyuarat