ИЗМЕНЕНИЯМИ ПРОЕКТА С УЧЕТОМ РИСК...

4865

XII ВСЕРОССИЙСКОЕ СОВЕЩАНИЕ ПО ПРОБЛЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ВСПУ-2014

Москва 16-19 июня 2014 г.

УДК 004.62:651.012.7:005.94

МЕТОДИКА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

ПРОЕКТА С УЧЕТОМ РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО ПОДХОДА

О.В. Заговора

Сумский государственный университет Украина, 40007, Сумы, ул. Р.-Корсакова, 2

E-mail: [email protected]

В.Г. Концевич Сумский государственный университет Украина, 40007, Сумы, ул. Р.-Корсакова, 2

E-mail: [email protected]

Ключевые слова: управление изменениями, бизнес-процессы, риск-ориентированный подход, конструкторско-технологическая проектная организация

Аннотация: В статье рассматривается модифицированная методика управления изме-нениями, в основу которой был положен риск-ориентированный подход. Проведен ана-лиз существующих изменений бизнес-процессов, создан классификатор изменений биз-нес-процессов и возможных причин их возникновения. Предложена архитектура ин-формационной системы управления изменениями.

1. Введение

Требуемые высокие показатели качества, изделий атомного и энергетического ма-шиностроения требуют обеспечение высокого качества проектирования, изготовления и эксплуатации. Кроме этого, в условиях рыночной экономики чрезвычайно важным для промышленных предприятий является умение быстро и эффективно перестраивать свою работу в соответствии с техническим заданием заказчика. При этом внедрение методологии управления проектами на всех этапах жизненного цикла (ЖЦ) проектов атомного и энергетического машиностроения [1, 2] позволяет обеспечить требуемую эффективность за счет адекватного управления изменениями (УИ).

2. Анализ основных исследований и постановка задачи Исследованием проблем управления изменениями в организациях и проектах за

последнее десятилетие занимались: Арёхина И.А., Бурмистров А. Н., Гедро Г.К., Зинь-ковский К.В., Подвойская Н.Г., Стелюк Б.Б.. Проблемы управления наукоемким произ-водством с учетом рисков были рассмотрены в работах Гусєва Ю.Ю., Дружинин Е.А., Латкин М.А., Максименко О. В., Сиора О.А., Чередниченко А.М., и др. Применением

4866



когнитивных моделей в управлении проектами занимались следующие отечественные ученые Бабаев И.А., Бойко А.В., Войтенко О. С., Тесля Ю.Н., Шукри А., и др.

Анализ вышеперечисленных научных трудов позволил сделать следующие выводы: практика управления изменениями бизнес-процессов нуждается в организационном

инструментарии и механизме управления изменениями, позволяющем реализовывать научный потенциал;

имеется потребность в разработке концептуальных основ по управлению изменениями с учетом наличия организационных рисков негативно влияющих на ход разработки и внедрения, и на устойчивость структуры проектного офиса. Наличие такой концепции позволит проводить своевременное их выявление, минимизацию или предупреждения возникновения;

сформулировать цель научного исследования «Разработка методики и моделей управления изменениями процессов, направленных на обеспечение своевременной адаптации проектов к изменениям внутренней и внешней среды и снижение затрат на организацию и проведение изменений с использованием методологии управления проектами и риск-ориентированного подхода». В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:

провести системное исследование принципов классификации изменений бизнес-процессов инновационных проектов в конструкторско-технологических проектных организациях;

создать классификатор изменений бизнес-процессов с учетом ранжирования параметров изменений архитектуры проекта;

спроектировать модель многоуровневой структуры существующих и предполагаемых рисков, путем их декомпозиции;

предложить систему показателей оценки бизнес-процессов с целью обоснования решений по изменению процессов проекта;

усовершенствовать и формализовать методики управления изменениями бизнес-процессов проекта, направленной на обеспечение целостности, семантической корректности принятых решений и оперативной адаптации к изменениям внешней и внутренней среды с учетом риск-ориентированного подхода;

разработать архитектуру системы управления изменениями, позволяющей автоматизировать процессы адаптации деятельности конструкторско-технологической проектной организации к изменениям внешней и внутренней среды. Предполагаемая научная новизна может быть описана, как разработка методики

управления рисками, возникающими в процессе изменений, за счет укрепления и на-ращивания адаптивного потенциала проекта, который максимально нейтрализует по-следствия несоответствия элементов, участвующих в изменениях, а именно: цели, стра-тегия, организационная структура, организационная культура.

Объект и предмет исследования. В качестве объекта исследования выступают про-цессы изменения ЖЦ проекта. Предметом исследования являются модели управления изменениями ЖЦ проекта.

4867



3. Результаты исследований

3.1. Анализ изменений бизнес-процессов Реализация системного подхода [3] применительно к управлению изменениями ус-

танавливает, что все изменения, проводимые в течении всего ЖЦ проекта, должны быть описаны в регламентах бизнес-процессов, а также все проводимые изменения должны обеспечивать, прежде всего, постоянное повышение эффективности деятель-ности конструкторско-технологической проектной организации в целом как системы. Целью реализации данного подхода является осуществление непрерывного процесса улучшения деятельности организации, направленного на соответствие условиям функ-ционирования внутренней и внешней среды.

Согласно требованиям системного подхода к анализу и реинжинирингу бизнес процессов первым этапом является исследование предметной области. Результаты ана-лиза существующих изменений бизнес-процессов, а именно, внесения изменений в до-кументацию проекта, описанных в разработанных регламентах, представлены в виде диаграммы As-Is на рис. 1. Результаты анализа процесса согласование изменений в журнале запросов на изменения представлены в виде диаграммы As-Is на рис. 2.

Рис. 1. Модель As-Is бизнес-процесса внесения изменений.

Рис. 2. Модель As-Is процесса согласование изменений в журнале запросов на изменения.

Основное внимание уделено анализу процесса документационного обеспечения

управления изменениями проекта. На основании существующих регламентов бизнес-процессов создана диаграмма As-Is (рис. 3), являющейся исходной для проведения ре-инжиниринг данного процесса. Планируемый реинжиниринг заключается в распарал-леливании подпроцессов и определения для каждого из них возможных рисков.

4868



Рис. 3. Процесс документационного обеспечения управления изменениями проекта.

3.2. Классификация изменений бизнес-процессов Для определения и классификации изменений бизнес-процессов в первую очередь

следует выявить причины, которые вызывают необходимость внесения таковых изменений. Были определены следующие причины [4,5]. Изменения инициируются рынком. Здесь можно определить и изменения в поведе-

нии конкурентов, которые неожиданно могут снизить цены, увеличить ассортимент товаров, и появление новых технологий и товаров, и изменение законодательной базы, и многое другое.

Достижения в области автоматизации деятельности проектного офиса. Данные из-менения осуществляются посредством перехода к автоматизированным средствам и технологиям обработки информации, что приводит к росту эффективности и произ-водительности её деятельности. Однако возможна ситуация, когда данный переход не всегда сопровождается достижением положительных результатов, это может быть вызвано, например, неоптимальным использованием различных технических возможностей средств автоматизации. Таким образом, возможно появление призна-ков неэффективности деятельности проектного офиса.

Меняются интересы стейкхолдеров. Изменения возникают в виду разногласий во взглядах компаньонов, имеющих общий бизнес. Например, такие, как раздел сфер бизнеса, ресурсов, сотрудников, или создание конкурирующей компании.

Расширение проектного офиса, создание новых портфелей, создание новых команд проекта. В такой ситуации изменения затрагивают каждую часть вновь образован-ных структур. Разница в культуре работы организации настолько существенна, что представляет собой проблему, требующую существенных изменений.

В команде проекта накапливаются внутренние противоречия. Данные изменения инициируются ввиду возникновения внутренних конфликтов и противоречий среди сотрудников проектного офиса, приводящих к снижению эффективности и потере конкурентных преимуществ.

Развитие организации и бизнеса в целом. Изменения внедряются не в ответ на из-менения рынка, а в предвидении возникновения данных изменений. Данный подход

4869



к управлению изменениями является прогрессивным, но не имеет широкого распро-странения, в связи с тем, что своевременная адаптация к изменениям рынка являет-ся сложной задачей и, кроме того, планирование должно быть основано на точном прогнозе, который руководитель не всегда может получить. Рассмотрим уже существующие классификации изменений. В современной литера-

туре [6, 7] описаны различные системы классификаций организационных изменений. Наиболее известная из них представлена на рис. 4.

Рис. 4. Система классификаций организационных изменений.

Приведенная система классификации носит общий характер, поэтому принято ре-шение в рамках научного исследования разработать собственную классификацию, на-целенную на определение сущности и параметров изменения проекта. В основу спроек-тированной классификации положены два критерия: по изменениям в ранжировании выполнения бизнес-функций (последовательность

функций, реорганизации функций); по изменениям объекта отдельной бизнес-функции (изменения в документообороте,

изменения в ответственности и автоматизацией выполнения функции). Созданная классификация изменений учитывает различные представления бизнес-

процессов, и имеет вид представленный на рис. 5. Согласно этой классификации можно выделить следующие изменения: организационные – изменения в организационной структуре; информационных потоков – изменения в документообороте; процессные – изменения хода выполнения процесса организации; функциональные – изменения параметров выполнения функции проектного офиса.

4870



Рис. 5. Классификация изменений бизнес-процесса.

3.3. Методика управления изменениями Созданная классификация изменений бизнес-процессов позволила разработать ме-

тодику управления изменениями и преобразовать ее в адаптивную структуру бизнес-процессов в соответствии с изменениями внешней и внутренней среды. Преобразова-ние может быть представлено в следующем виде: 21 DD УИ , где D1 – существующие процессы деятельности конструкторско-технологической про-ектной организации; D2 – измененные бизнес-процессы деятельности конструкторско-технологической проектной организации; УИ – управление изменениями.

При получении данного преобразования была произведена модификация методики управления изменениями (ММУИ), в основу которой было положено последовательное выполнения этапов, с возможностью применения итерационного подхода (рис. 6).

Реализация Этапа 3 потребовала разработки алгоритмов автоматизации подготовки отчетов, которые содержат информацию о выявленных проблемных местах в бизнес-процессе: список не формализованной информации; перечень документов в бумажном и электронном виде; перечень дублируемой информации; список дублируемых действий; сведения об информационных разрывах; перечень контрольных мероприятий в бизнес-процессе; список не автоматизированных функций бизнес-процесса.

4871



Рис. 6. Модифицированная методика управления изменениями.

Для оперативной адаптации конструкторско-технологической проектной организа-ции к требуемым изменениям внешней и внутренней среды на основе ММУУ потребо-вала разработки информационной системы управления изменениями (ИСУИ). Основ-ными компонентами ИСУИ являются. 1) Модуль сбора изменений. 2) Анализатор. 3) Интерфейс. 4) Репозиторий. 5) Механизм проверки целостности бизнес-процессов.

4. Выводы В рамках научного исследования разработана:

классификация изменений бизнес-процессов, которая позволяет определить особенности процессов внесения изменений в зависимости от принадлежности к классам;

методика управления изменениями бизнес-процессов, основанная на заполнении семантических шаблонов, обеспечивающая своевременную адаптацию процессов организации в соответствии с требуемыми изменениями;

алгоритм оценки альтернатив организации деятельности, основанный на системе показателей бизнес-процессов;

ИСУИ, с помощью которой, пользователь получает возможность автоматизировано вводить изменения в бизнес-процессы проекта, подготавливать отчеты по организации процессов, разрабатывать регламенты деятельности организации.

4872



Сформулированы задачи следующего этапа научного исследования: создать классификатор изменений бизнес-процессов с учетом ранжирования пара-

метров изменений архитектуры проекта; спроектировать модель многоуровневой структуры существующих и предполагае-

мых рисков, путем их декомпозиции усовершенствовать методики управления изменениями бизнес-процессов с учетом

риск-ориентированного подхода; разработать модели знаний о деятельности для организации хранения и актуализа-

ции моделей бизнес-процессов; разработать концептуальную структура знаний о деятельности организации, позво-

ляющая представить бизнес-процессы в репозитории с целью обеспечения адапта-ции процессов к реальным условиям функционирования организации;

разработать: a) экономико-математическую модель, отражающая зависимость стоимости

выполнения бизнес-процесса от варианта организации ведения деятельности; b) СППР для выбора решения по адаптации бизнес-процесса к изменениям.

Список литературы

1. Заговора О.В., Концевич В.Г. Структурирование ЖЦ ИТ-проекта с учетом требований риск-ориентированного подхода // Материалы международной научно-практической конференции сту-дентов, аспирантов и молодых ученых. Луганск, 22-23 декабря 2010 г. Луганск: Ноулідж, 2010, С. 30-32.

2. Заговора О.В., Концевич В.Г., Метод управления изменениями в проектах ориентированных на вы-пуск наукоемкой единичной продукции // Управление проектами в условиях транзитивной экономи-ки: Материалы 3-й Международной научно-практической конференции магистрантов, аспирантов и научных работников. Одесса: ОДАБА, 2012. Т. 1. С. 83-85.

3. Zagovora O.V., Kontsevich V.G. Systematic approach to formalized knowledge flow management at the high technology manufacture // Conference proceedings SWorld «Scientific researches and their practical application. Modern state and ways of development ‘2013». Odessa, Ukraine, 2013. Kupriyenko, 2013. Vol. 10, Issue 1. P. 46-52.

4. Гедро Г.К. Разработка метода управления изменениями организации на основе электронного прото-кола // Научная сессия МИФИ-2007. Сборник научных трудов «Интеллектуальные системы и техно-логии». М.: МИФИ, 2007. Т. 3. С. 250.

5. Гедро Г.К. Технология управления изменениями организации // Труды 10-ой российской научно-практической конференции «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информаци-онных технологий. Система управления знаниями». М.: МЭСИ, 2007. С. 151-156.

6. Петракова Е.Е., Бушуева Л.И. Управление изменениями в корпорации // Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера. Вестник научно-исследовательского центра корпора-тивного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного универ-ситета. 2005. № 3. С. 86-91.

7. Норберт Т. Управление изменениями // Проблемы теории и практики управления. 1998. № 1. С. 68-74.

ИЗМЕНЕНИЯМИ ПРОЕКТА С УЧЕТОМ РИСК...

Documents