HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

QUY TRÌNH

XỬ LÝ VĂN BẢN (Ban hành kèm theo Quyết định số 99/QĐ-HVHK ngày

25/02/2014 của Giám đốc Học viện Hàng không Việt Nam, về

việc ban hành Quy trình xử lý văn bản của Học viện Hàng

không Việt Nam)

02 năm 2014

2

TÓM TẮT NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần

ban

hành

Ngày ban

hành Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi

3

........................................................................ 4

1. Mục đích ...................................................................................................................... 4

2. Phạm vi áp dụng .......................................................................................................... 4

3. Cơ sở pháp lý để thực hiện .......................................................................................... 4

......................................................... 5

1. ............................................................................................... 5

2. ..................................................................................... 5

3. .......................................................................................... 5

4. Lưu đồ xử lý văn bản đến ............................................................................................ 8

............................................................ 9

1. ................................................................................................. 9

2. ........................................................................................ 9

3. .......................................................................................... 9

4. Lưu đồ xử lý văn bản đi ............................................................................................ 11

................................................ 12

1. ........................................................................................ 12

2. ............................................................................... 12

3. ................................................................................. 12

4. Lưu đồ xử lý văn bản nội bộ ..................................................................................... 14

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA ĐỔI QUY TRÌNH .................................................................... 15

4

1. Mục đích

nhằm quy

định thống nhất về trình tự tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành văn bản; mặt khác

tăng cường việc quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản đảm bảo đơn giản

hóa thủ tục hành chính trong hoạt động. này nhằm cung cấp thông tin

nhanh chóng, chính xác, bảo mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý và tổ chức các

hoạt động khác của .

2. Phạm vi áp dụng

ụng cho tất cả các văn bản (bao gồm văn bản đến, văn bả

bản nội bộ) của các phòng, ban, bộ môn, đơn vị, cá nhân trong toàn

. Mọi cá nhân, đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện cùng với đơn vị đầu

mối (Phòng Hành chính Tổng hợp) để giúp công tác quản lý văn bản của

ngày càng chặt chẽ, đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao hơn.

3. Cơ sở pháp lý để thực hiện

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn

thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công

tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục Văn thư lưu trữ

Nhà nước về ban hành văn bản đi, văn bản đến;

- Quyết định số 99/QĐ-HVHK ngày25/02/2014 của Giám đốc Học viện Hàng

không Việt Nam, về việc ban hành Quy trình xử lý văn bản của Học viện Hàng

không Việt Nam.

5

1.

Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản

chuyên ngành, văn bản mật,… từ cơ quan khác được gửi trực tiếp, gửi qua bưu

điện, chuyển qua mạng Internet, Email, Fax và đơn, thư gửi đến Học viện (trừ thư,

bưu phẩm cá nhân) được gọi chung là văn bản đến.

2.

- Tất cả các văn bản được g i đến bằng bất cứ phương tiện nào cũng

đều phải được đăng ký vào sổ và quản lý có hệ thống tại Phòng HCTH.

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh, chính xác, kịp thời và giữ bí mật theo

yêu cầu.

- Văn bản đến phải chuyển cho lãnh đạo Phòng HCTH xem, kiểm tra quy cách

trước khi trình và sau đó chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có

trách nhiệm giải quyết.

- Phải có ký giao và nhận vào sổ chuyể . Trường hợp cần thiết

phải ghi rõ giờ phút, ngày, tháng, năm giao nhận công văn.

3.

Trình tự

thực hiện

Đơn vị/

cá nhân

thực hiện

Nội dung

1

Tiếp nhận

văn bản

Cán bộ

văn thư

- Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư có nhiệm vụ

xem nhanh bì văn bản, kiểm t

không, có còn nguyên vẹn không. Nếu không

đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi. Nếu bị bóc trước phải lập

biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.

2

Phân loại

văn bản đến

Cán bộ

văn thư

- Sau khi tiếp nhận văn bản, ăn thư căn cứ vào “Nơi

nhận” của văn bản để phân thành 2 loại chủ yếu:

+ Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho

, Giám đốc/Phó Giám đốc

. Đối với loại phải đăng ký thì tiếp tục quy trình tiếp

theo.

6

+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách

báo, tạp chí, bản tin… thì cán bộ văn thư có trách nhiệm gửi

đến cho người nhận ghi trên địa chỉ.

3

Bóc bì

văn bản đến

Cán bộ

văn thư

- Khi bóc bì không được làm rách, mất phần số, ký hiệu đã

đựơc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện

trên phong bì.

- Đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong

bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản. Phát hiện sai sót gửi lại

cho cơ quan đã gửi văn bản đó.

- Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản với ngày

tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn thư tố giác, khiếu

nại phải giữ lại phong bì.

4

Đăng ký

văn bản đến

Cán bộ

văn thư

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến vào văn bản.

+ Số đến là số thứ tự của các văn bản đến trong

vòng 01 năm, bắt đấu từ số 01.

+ Ngày đến là ngày văn thư nhận được văn bản

- Vào sổ đăng ký văn bản/máy tính

- Chuyển văn bản đến Trưởng phòng Hành .

5

v

Trưởng

phòng Hành

chính

- kiến phân phối văn bản đến đơn vị/cá nhân có trách

nhiệm giải quyết .

- Sau khi được phân luồng, tuỳ theo ý kiến đó mà văn bản sẽ

được b trình lên bộ phận

văn thư luân chuyển tới các đơn vị liên quan.

6

Trình Giám

đốc phê

duyệt

- .

7

Giám đốc

- Ký phê duyệt ý kiến phân phối lên văn bản.

7

8

Phân phối

và chuyển

giao

văn bản đến

Cán bộ

văn thư

- văn thư tiếp tục vào máy/sổ đăng ký văn bản đến ý

kiến phân luồng và ý kiến chỉ đạo giải quyết khác của lãnh

đạo (nếu có), sau đó tiến hành sao chụp để gửi cho các đơn

vị chịu trách nhiệm giải quyết.

- Văn bản khi chuyển giao phải đảm bảo chuyển giao đúng,

trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết ngay

trong ngày qua mạng internet hoặc theo đường công văn

thông thường (có ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản),

không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay. Bản

chính được lưu tại văn thư.

- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong

ngày đó. Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người

cùng tham gia giải quyết một văn bản thì bộ phận văn thư có

trách nhiệm sao văn bản ra làm nhiều bản khác nhau rồi

chuyển đến từng đơn vị, cá nhân nhưng bản chính phải lưu.

9

Tổ chức

giải quyết

văn bản đến

Đơn vị/cá

nhân có

trách nhiệm

giải quyết

văn bản

- Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách

nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực

tiếp giải quyết.

- Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải

nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp

thời các vấn đề đó. Những công việc liên quan đến các cán

bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng

giải quyết tốt công việc. Không được tự ý chuyển văn bản

cho bộ phận khác khi .

10

Tổ chức

kiểm tra,

giải quyết

văn bản đến

- Giám đốc

- TP. HCTH

- Cán bộ

văn thư

- Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản

so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Trưởng phòng HCTH có trách nhiệm kiểm tra

việc .

- văn thư có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận

văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản.

8

4. Lưu đồ xử lý văn bản đến

Người chịu

trách nhiệm Quá trình xử lý văn bản đến Biểu mẫu

Cán bộ

văn thư

Cán bộ

văn thư

Cán bộ

văn thư

(Sổ theo dõi văn

bản đến)

Trưởng

Phòng HCTH

Bộ phận

Thư ký

Giám đốc

Học viện

Cán bộ

văn thư

Đơn vị/cá

nhân có trách

nhiệm

Trưởng

Phòng HCTH

Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra sơ

bộ (tình trạng, bao bì, nơi nhận…)

Phân loại: Loại phải đăng ký thì bóc bì

và tiếp tục quy trình

Trình Giám đốc duyệt

phương án xử lý

Đăng ký văn bản đến

Phân luồng văn bản đến:

Đề xuất ý kiến phân phối văn bản đến

đơn vị/cá nhân liên quan

Duyệt

Kiểm tra giải quyết văn

bản đến

Sao, chuyển giao, lưu trữ

văn bản đến

Tổ chức giải quyết văn

bản đến

9

1.

đi là tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do g i đi các

nơi khác. Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của để g i

ra ngoài, nhất thiết phải thông qua Phòng hợp để đăng ký,

đóng dấu và phát hành.

2.

- Tất cả văn bản, giấy tờ do gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục

đi ở văn thư.

-

.

3.

Trình tự

thực hiện

Đơn vị/cá

nhân thực

hiện

Nội dung

1

Soạn thảo

văn bản

Đơn vị/cá

nhân có trách

nhiệm soạn

thảo

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn

bản cần soạn thảo.

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan.

- Soạn thảo văn bản. Lưu

(xem Quyết định 808/QĐ-HVHK 20/11

“Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính của Học viện Hàng không Việt Nam”.

- Trình duyệt bản thảo.

2

Trưởng

- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn

bản, thể thức của văn bản.

- văn bản.

3

Cán bộ

văn thư

- Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ

thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

-

10

.

4

-

.

B 5

Ban Giám đốc

- Ký văn bản không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc mực

dễ phai.

- Thẩm quyền ký tùy theo phân công công tác.

6

Cán bộ

văn thư

-

.

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản:

+ Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01 năm, bắt

đầu từ số 01.

+ Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi

ngày ấy.

- Nhân bản: Căn cứ vào “Nơi nhận” để nhân đủ số lượng

bản

- Đóng dấu: Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng

và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp

đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà

phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

- Vào sổ/máy tính đăng ký văn bản đi.

- .

7

Lưu văn

bản đi

Cán bộ

văn thư

- Cán bộ văn thư lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ của

, 01 bản chính

d .

11

4. Lưu đồ xử lý văn bản đi

Người chịu

trách nhiệm Quá trình xử lý văn bản đi Biểu mẫu

Đơn vị/cá

nhân có trách

nhiệm soạn

thảo

Trưởng đơn

vị có trách

nhiệm soạn

thảo

Cán bộ

văn thư

Bộ phận

Thư ký

Ban Giám đốc

Cán bộ

văn thư

(Sổ theo dõi

văn bản đi)

Cán bộ

văn thư

Soạn thảo văn bản đi

Đề nghị điều

chỉnh, bổ sung

Trình Ban Giám đốc

Duyệt

Phát hành, phân phối

Lưu trữ

Tiếp

nhận,

kiểm tra

Sai thể thức

Duyệt bản thảo: Ký tắt

vào cuối nội dung

12

1.

nội bộ là những công văn, giấy tờ, tài liệu sử dụng trong nội bộ

, bao gồm: Những quyết định, tờ trình, chỉ thị, thông báo, thư mời, giấ

, giấy giới thiệu,... d .

2.

Văn bản phải thông qua (các) phòng chức năng có liên quan trước khi

tập trung tại để phân loại và trình Ban giám đốc ký.

3.

Trình tự

thực hiện

Đơn vị/cá

nhân thực

hiện

Nội dung

1

Soạn thảo

văn bản

Đơn vị/cá

nhân có trách

nhiệm soạn

thảo

- Xác định , hình thức, nội dung, của văn bản

cần soạn thảo.

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan.

- Soạn thảo văn bản

(xem Quyết định 808/QĐ-HVHK

“Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính của Học viện Hàng không Việt Nam”.

- .

2

Trưởng

- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn

bản, thể thức của văn bản.

- .

-

.

3

Cán bộ

văn thư

- Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ

thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

-

.

4

-

13

.

B 5

Ban Giám đốc

- Ký văn bản không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc mực

dễ phai.

- Thẩm quyền ký tùy theo phân công công tác.

6

Cán bộ

văn thư

-

.

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản:

+ Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01 năm, bắt

đầu từ số 01.

+ Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi

ngày ấy.

- Nhân bản: Căn cứ vào “Nơi nhận” để nhân đủ số lượng

bản

- Đóng dấu: Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng

và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp

đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà

phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

- Vào sổ/máy tính đăng ký văn bản đi.

- .

7

Lưu văn

bản

Cán bộ

văn thư

- Cán bộ văn thư lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ của

, 01 bản chính

.

14

4. Lưu đồ xử lý văn bản nội bộ

Người chịu

trách nhiệm Quá trình xử lý văn bản nội bộ Biểu mẫu

Đơn vị/cá

nhân có trách

nhiệm soạn

thảo

Trưởng đơn

vị có trách

nhiệm soạn

thảo

Cán bộ

văn thư

Bộ phận

Thư ký

Ban Giám đốc

Cán bộ

văn thư

(Sổ theo dõi

văn bản nội

bộ)

Cán bộ

văn thư

Soạn thảo văn bản nội bộ

Đề nghị điều

chỉnh, bổ sung

Trình Ban Giám đốc

Duyệt

Phát hành, phân phối

Lưu trữ

Tiếp

nhận,

kiểm tra

Sai thể thức

Ký duyệt bản thảo, thông

qua đơn vị liên quan (nếu có)

15

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập –Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm 2014

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA ĐỔI QUY TRÌNH

Tên đơn vị: ........................................................................................................................................

Nội dung đề nghị sửa đổi: .................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Ý kiến của Lãnh đạo P.HC-TH Lãnh đạo đơn vị