octubre 2011 · 1.2. programes per fer i llegir pdf? un lector gratuït i universal és l’acrobat...
TRANSCRIPT
Vis@t COAC
Departament de Visat Octubre 2011
[ Guia ràpida EL PDF ]
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 2
1. Introducció.
1.1. Per què el ? El format de document portàtil (PDF) és l’estàndard mundial que permet capturar i revisar informació sofisticada des de qualsevol aplicació i en qualsevol sistema informàtic, així com compartir‐la amb qualsevol persona en qualsevol lloc. Les característiques de l’ús del PDF són:
• És un format multiplataforma, és a dir, pot ser presentat en els principals sistemes operatius (Windows, Linux, MacOS...) sense que es modifiqui ni l’aspecte ni l’estructura del document original, i permet l’obertura immediata en smartphones.
• Permet integrar qualsevol combinació de text, elements multimèdia com imatges, vídeos o so, marcadors, vincles i miniatures de pàgines.
• És un dels formats més estesos d’Internet per l’intercanvi de documents.
• És una especificació oberta, per la que s’han generat eines de software lliure que permeten crear, visualitzar o modificar documents en format PDF.
• Es pot xifrar per protegir el seu contingut i fins i tot signar‐lo digitalment.
• Es pot generar fàcilment des de qualsevol aplicació mitjançant la instal∙lació d’una ‘impressora virtual’ en el sistema operatiu.
• És un Standard ISO (ISO 19005‐1:2005) per fitxers contenidors de documents electrònics amb vistes a la seva preservació de llarga durada. D’aquesta manera ens assegurem que la documentació que estem elaborant a data d’avui, pugui ser gestionada en un futur.
• És un format que permet incloure dins un mateix arxiu informació variada ja sigui d’origen vectorial, raster (imatges)... Permet també incloure diverses mides de pàgines en un únic arxiu.
1.2. Programes per fer i llegir PDF? Un lector gratuït i universal és l’Acrobat Reader (es pot descarregar del web d’Adobe). Es recomana utilitzar‐lo per imprimir grans arxius PDF a format paper mitjançant impressores laser o plotters degut a la seva senzillesa i alta capacitat de gestió de la impressió.
El programa més utilitzat per fer PDF és l’Adobe Acrobat. Per realitzar el tràmit de vis@t, la versió STANDARD s’ajusta a les necessitats tot i ser una versió mitja del producte (permet crear PDF, realitzar el muntatge del PDF, crear l’arbre de marcadors). Nota: Cal utilitzar versions d’Adobe Acrobat 8.0 o superiors per crear el PDF. (Versions anteriors creen PDF sense compressions i amb unes mides inadequades per als enviaments telemàtics del PDF).
Opcions PDF lliures o a baix cost Existeixen multitud d’impressores virtuals gratuïtes o de poc cost tals com FreePDF, Cute PDF, PDFCreator, eDOCPrinterPDF... però només imprimeixen el document a PDF, sense arribar a compactar els diferents PDF en un únic arxiu amb marcadors.
Una solució de software PDF a baix cost és ‘eXPert PDF’ . Aquesta aplicació permet la impressió dels documents en PDF, compactar‐los en un únic PDF i incloure un arbre de marcadors.
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 3
2. Configuració de l’impressora PDF Al instal∙lar l’Adobe Acrobat, s’instal∙la una impressora anomenada Adobe PDF en el sistema. Això ens permet tenir, simplement imprimint, unificar en un mateix format tant vectors (dibuixos) com bitmaps (fotos o imatges). Aquesta és la impressora PDF que servirà per a generar els arxius PDF.
Aquesta impressora permet una configuració de les seves propietats.
Les opcions per defecte que li assignem des d’aquest quadre de diàleg, seran les que ens trobarem inicialment en tots els programes des dels quals podem imprimir. Amb el botó dret del ratolí accedim a les propietats de la impressora, i a les preferències d’impressió.
En aquest quadre s’escull la configuració de conversió a PDF. Aquesta configuració és vital perquè és capaç de donar més o menys qualitat, més o menys compressió, més o menys contingut, a l’arxiu PDF que generem. Pot passar, doncs, que tinguem algunes configuracions ajustades a les necessitats habituals del despatx. Cada element de la llista, fer clic sobre editar (edit)…, té el seu propi quadre de diàleg que conté les variables de configuració ajustades segons el cas. Per a crear una configuració nova, en modifiquem una d’existent i la guardem amb un nom diferent.
En aquesta pantalla es poden configurar:
o Les opcions de la impressió per defecte (podem crear diversos perfils)
o La mida del paper per defecte (és possible crear nous formats de paper)
o Si volem veure el PDF desprès de la seva creació
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 4
3. Resolucions aconsellades PDF Us recomanem utilitzar les següents resolucions per tal d’optimitzar la mida de l’arxiu PDF:
o 300dpi: per a documentació tipus text (p.e. memòria o fitxes).
o 600dpi: per a documentació gràfica (p.e. documentació gràfica o imatges).
o 1200dpi: per a casos excepcionals on vulguem imprimir amb molt de detall (p.e. fotografies d’informes...).
D’aquesta manera, el PDF creat restarà amb una mida optimitzada. Això possibilitarà el seu enviament a vis@ts i la posterior gestió al despatx d’una manera òptima.
4. Operatòria general generació PDF La operatòria general per generar PDFs és: Generació
o Des de qualsevol programa d’origen (cad, processador de text, full de càlcul, amidaments, tractament d’imatges…) s’imprimeix el contingut desitjat a PDF, seleccionant la impressora PDF.
o La impressora PDF crea un arxiu nou idèntic a la sortida en paper d’una impressora convencional, a la carpeta on li indiquem.
Muntatge
o Utilitzant l’Adobe Acrobat, com si fos un procés manual d’adjuntar fotocòpies d’una memòria, es van afegint el conjunt d’arxius creats un rere l’altre fusionant tot el contingut en nou arxiu. Es prepara l’aspecte final del document incorporant peus o encapçalaments de pàgina, numeració, compaginat, logos...
Marcadors
o Es crea un índex de marcadors interactiu vinculant‐lo a llocs concrets de l’arxiu.
Optimització del PDF
o Abans d’enviar el PDF, heu d’optimitzar la mida de l’arxiu.
Al encapsular el PDF, el que fem és adjuntar les pàgines tal com ho faríem si es tractés de muntar un treball en suport paper. Això ens permet fer i recomanar la impressió dels nostres treballs des de l’arxiu PDF, fet que ens donarà una relació biunívoca entre el contingut del format digital amb el contingut del format paper.
¿Quins avantatges té això? La senzillesa: Qualsevol persona pot generar l’expedient en format paper a partir del PDF unificat únicament imprimint‐lo. És a dir, no cal saber obrir i tancar capes, donar gruixos, etc. ni tenir coneixements del programa de CAD per generar un plànol. El plànol ja existeix en el nostre fitxer PDF, només cal imprimir‐ho. El cost: Es pot traslladar la reproducció de còpies a l’usuari final (contractista, instal∙lador, etc). La comunicació i el transport: Podem enviar l’arxiu i el lector gratuït dins d’un CD a qualsevol lloc. El treball és complet al CD i no cal que ens preocupem per les versions, programes o coneixements informàtics que
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 5
tingui el receptor. La ubiqüitat: Podem tenir el nostre arxiu a Internet i visualitzar‐lo quan vulguem.
La còpia d’arxiu restarà al servidor del COAC, i serà consultable a través del web de vis@t en tot moment. 5. Generació de PDF Si tenim en el word un document de text i el volem generar en PDF només cal obrir l’arxiu i, al imprimir, seleccionar la impressora Adobe PDF.
Seleccionem Arxiu>>imprimir i acte seguit escollim la impressora que volem (Adobe PDF) i la configurem (mida del paper, resolució, incrustació de fonts...) i imprimim.
Es genera automàticament un fitxer E3A_ME1.PDF i es desa al disc dur.
Des de qualsevol programa que tingui l’opció d’imprimir, es pot generar un arxiu PDF. El procés és el mateix que el d’una impressió en paper: arxiu ‐> imprimir ‐> escollir impressora PDF ‐> acceptar ‐> donar el nom de l’arxiu i la localització on el volem desar. A les propietats de la impressora podem modificar els paràmetres que calgui, o escollir una configuració predeterminada. Podem passar a PDF arxius de text, imatges, dibuixos, llistats, pàgines web... qualsevol arxiu imprimible.
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 6
6. Muntatge del PDF El sistema de muntatge de l’arxiu PDF es pot realitzar de diverses maneres.
La primera és semblant al procés que faríem manualment al ajuntar la diferent documentació en paper en un únic document enquadernat. Cal tenir oberts l’Adobe Acrobat amb el panell de les pàgines obert i l’explorador de Windows amb la carpeta dels arxius a inserir oberta. Posteriorment obrim un dels arxius PDF i obrim l’esquema de pàgines. De la finestra de l’explorador, seleccionem un altre PDF i l’arrosseguem amb el botó de l’esquerra del ratolí (p.e: annex1.pdf) fins a la ubicació que desitgem dins l’esquema del document obert a l’Adobe Acrobat. Apareixerà un marcador intermitent que indica la ubicació on inserirem l’arxiu quan deixem anar el botó del ratolí.
Si ho fem, veurem com apareixen totes les pàgines de l’annex1.pdf a continuació de les de la memòria.pdf. I així procedim de la mateixa manera amb tots els arxius.
Una altra manera de procedir és seleccionar els arxius PDF de la finestra de l’explorador de Windows, fer clic amb el botó de la dreta i seleccionar ‘combinar archivos admitidos en Acrobat’.
1. Seleccionem els arxius 2. Fem clic amb el botó de la dreta, seleccionem
‘combinar archivos admitidos...’ 3. Seleccionem la opció PDF individual.
4. A ‘Tamaño de archivo’ escollir predeterminat.
D’aquesta manera, no incrementem ni disminuïm la mida de l’arxiu PDF.
El PDF que enviarem a Vis@t ha de ser un arxiu únic, no pot ser un Portfolio o Cartera PDF (possibilitat existent a partir de la versió Adobe Acrobat 9)
NI EL NOM NI LA RUTA DEL FITXER PDF A ENVIAR no pot contenir punts ni caràcters
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 7
especials (accents, signes de puntuació, etc.). Ha de ser del tipus XXXXX‐XX.pdf (en cas contrari, us donarà un error de signatura del document). Consells en el muntatge del PDF
En qualsevol moment en un PDF, al seleccionar una o varies pàgines en un PDF podem:
• Canviar la ubicació de la pàgina o pàgines seleccionades fent clic amb el botó esquerre del ratolí; només cal arrossegar‐les fins la ubicació que desitgem..
• Si fem clic amb el botó del botó dret del ratolí podem inserir, extreure, reemplaçar, eliminar, rotar...
En el cas de documents de tipus formulari (p.e. fitxes interactives provinents de l’OCT del COAC), una vegada omplert el document cal imprimir‐lo en PDF abans d’incrustar‐lo a l’arxiu principal del projecte. Haurem de fer la mateixa operació amb els PDF provinents del programa GENT (certificació energètica).
Envieu la documentació en un ÚNIC PDF amb MARCADORS. La mida màxima del PDF a enviar és de 40Mb. **Si feu un PDF que ocupa més de 40Mb, l’heu de dividir i enviar‐lo en parts lògiques (memòria, documentació gràfica, annexes....).
No envieu a vis@t un PDF amb opcions de seguretat activades. Activeu‐les una vegada hagueu tramitat el visat. Si teniu documents en PDF provinents d’altres tècnics (p.e. projecte solar, ITC o geotècnic on tenim PDF amb un nivell de protecció) cal enviar‐los en un fitxer apart del projecte.
No envieu a vis@t un PDF amb signatures digitals incrustades a l’interior del document. Si voleu desar el document amb la signatura incrustada, feu‐ho a posteriori del tràmit amb vis@t.
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 8
7. Marcadors del PDF Anem a crear els marcadors 1. Fem clic al botó ‘Marcadores’ dins el PDF, seleccionem la pestanya ‘marcadores’ i visualitzem la pàgina on volem fer el marcador. Un cop la tinguem a la vista escollim ‘Nuevo marcador’.
Donem nom al marcador
En el cas de pàgines PDF de text, si volem associar un text ja escrit a un marcador. Ens situem a la pàgina i visualització que volem. Escollim l’eina “Seleccionar Texto”. Assenyalem el text que volem posar al marcador (en el nostre exemple “1. Introducción’). Al fer clic en ‘nuevo marcador’ automàticament ens suggereix el text del marcador
Durant el procés d’indexació és útil situar jeràrquicament els marcadors creats. Si tenim l’últim marcador ressaltat i en creem el següent, apareixerà a la mateixa categoria i ja no caldrà ressituar‐lo.
El procés també es pot fer a la inversa i moure un marcador d’una subcategoria un lloc principal, així com moure els marcadors de posició, amunt o avall, sense variar‐ne ja jerarquia. També podem seleccionar múltiples marcadors, amb l’ajut dels les tecles ‘Majúscules’ o Ctrl, per a moure’ls alhora. Podem crear una jerarquia dins l’arbre de marcadors. Seleccioneu el marcador i moveu‐lo sota el marcador on es vol ‘jerarquitzar’.
Cal que poseu els marcadors en els documents en PDF que enviareu a vis@t.
Si disposeu d’un arbre de marcadors ja existent, per exemple en el cas del IIT Informe d’Idoneïtat Tècnica, heu de:
1. Encapsular en un únic PDF la consulta de l’Ajuntament i el Projecte tècnic o documentació tècnica.
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 9
2. Cercar en l’arbre de marcadors el marcador a assignar, i en el contingut del document la pàgina que volem relacionar amb aquest marcador.
Per editar la destinació d'un marcador feu:
• Seleccioneu un marcador a la fitxa Marcadors.
• En el panell del document, aneu a la ubicació desitjada i definiu‐la com nova destinació.
• Si cal, ajusteu la ampliació de vista. Trieu Assignar destinació a marcador al menú Opcions. (feu clic amb el botó de la dreta damunt del marcador i escolliu ‘asignar destino’). 3. Fer clic amb el botó de la dreta en el
marcador, i fer clic a ‘ASIGNAR DESTINO’.
En aquest moment, el marcador quedarà assignat a la visualització que hem escollit. Procediu així amb la resta d’informació de la documentació. 8. Optimització del PDF Una vegada creat l’arbre de marcadors i abans d’enviar el PDF a vis@t, per tal d’optimitzar el seu contingut, cliqueu la opció ‘reducir tamaño de archivo’. Posteriorment feu ‘guardar como’ i deseu l’arxiu en el directori desitjat.
9. Eines avançades i opcionals En aquest apartat es mostren algunes eines que poden ser útils per a donar més dimensió al treball en PDF, però que no són imprescindibles per a dur a terme el Visat Telemàtic. Es descriuen només el concepte i l’operativa bàsica per no allargar desmesuradament aquest text, però la pràctica d’aquestes eines segur que pot aportar millores en la productivitat i en la qualitat dels treballs.
9.1 Numeració i encapçalaments
Igual que en un processador de text, podem inserir encapçalaments o peus de pàgina per a tot o una part del document. Això és especialment pràctic si tenim en compte que ho podem fer un cop hem refós tota la informació en un sol arxiu PDF. Així, la numeració (per exemple al peu de pàgina) i el títol del projecte (a l’encapçalament) seran coherents en tot el document independentment de quin en sigui el seu origen. A través del menú superior > Document > agregar encapçalaments, podrem gestionar aquest procés,
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 10
assenyalant l’estil de numeració i el text personalitzat, clicant sobre insertar, i assignant un tipus de lletra i justificació.
9.2 Marques i Logos De forma semblant al punt anterior, podem inserir a totes o a una part de les pàgines un segell, un logo de despatx o qualsevol altra imatge o dibuix que calgui, a mode d’imatge corporativa o informació addicional.
Per a aquest procés cal un arxiu PDF que contingui la informació que volem inserir. Des del quadre de diàleg que apareix a partir del menú superior > Document > agregar marca d’aigua i fons, podrem gestionar aquesta informació. Definirem quin és l’arxiu PDF origen (que pot haver estat creat des qualsevol programa) i quina és la pàgina que conté la informació i la posició i aspecte final que tindrà sobre el nostre document. Aquesta tecnologia és conceptualment la mateixa que s’executa quan es fa el segellat del Vis@t (l’aplicació inserta l’arxiu segell.pdf a l’arxiu Pbàsic.pdf en la posició que es determina l’usuari).
9.3 Distàncies, perímetres i àrees Una utilitat molt útil i desconeguda de l’Adobe Acrobat, és la capacitat de mesurar distàncies, perímetres i àrees. Cal recordar que el format PDF manté les característiques de vector i de coordenades d’un arxiu de Cad. Per a activar la barra de botons de mesurar, cal anar al menú superior > eines > mostrar barra de botons medir.
Abans de fer la primera mesura hem d’assignar l’escala de treball.
Ho farem a partir d’una mida coneguda, o millor, a partir d’una escala gràfica que tingui el plànol. Escriurem l’escala que ens sembla adequada i ho comprovarem amb un exemple.
La precisió que ofereix és suficient per a l’entorn de treball on ens trobem, ja que sovint es tracta de consultes ràpides on la magnitud és més important que el detall. A partir de la versió 7, s’ofereix la possibilitat de capturar punts de final de línia, com si fos un programa de Cad. Els perímetres i àrees funcionen de manera anàloga, amb una seqüència de punts i un punt final coincident amb l’inicial per a les àrees.
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 11
9.4 Comentaris i revisions Si compartim documents PDF amb altres col∙laboradors o clients, o dins mateix del despatx, podem utilitzar l’eina de comentaris per a marcar els plànols i els textos amb senyals d’atenció, subratllats i marcadors de color que el receptor del document podrà visualitzar. Pot ser molt útil per revisar documents sense haver d’imprimir o per a mantenir un llistat actualitzat de tots els canvis que s’han efectuat, ja que cadascuna de les marques que es fan, es poden acompanyar d’un text explicatiu que n’incorpora la data i l’autor. El receptor del document revisat pot obtenir un llistat de les correccions que cal efectuar i exportar‐les a un document de text. Aquests comentaris apareixen en una pestanya desplegable situada a la cantonada inferior esquerra.
Per a fer els comentaris o les marques de revisions hi ha una llista d’eines situades en dues barres de botons. Es poden activar des del menú superior > Eines > Comentaris > Mostrar barres de botons, i Eines > Comentaris avançats > Mostrar barres de botons. Explicar‐les totes aquí seria llarg, però ràpidament se’n pot veure la utilitat provant‐les amb qualsevol document.
9.5 Modificacions del contingut Un cop hem creat l’arxiu refós en PDF, des de diversos arxius més petits, pot passar que detectem un petit error en un número del pressupost o en la data de la firma. La solució és l’eina de retoc de text. Situada al menú superior > Eines > Edició avançada > Retoc de text, ens permet situar‐nos en un punt del text i afegir o eliminar‐ne una part. Cal tenir en compte que no funciona com un editor de text normal, i que les paraules no saltaran de línia si aquesta queda plena, ni les línies saltaran de pàgina.
9.6 Captura i exportació Si treballem amb un document PDF que no hem creat nosaltres, podem exportar el text i les imatges, sempre que no estigui protegit amb contrasenya. Amb l’eina de seleccionar text utilitzada per a crear els marcadors podem seleccionar un text i prémer Ctrl+C. Aquest contingut quedarà disponible per enganxar en qualsevol altre programa, encara que no amb el format de paràgraf sinó com a conjunt de línies. Si el que volem és disposar de tot el text, podem guardar el document en format Doc (Ms Word) o Rtf (Rich Text Format), incloent o no les imatges, des del menú superior > Arxiu > Guardar com. En aquest cas es guardarà la informació de paràgraf però es perdrà, en bona mesura, la compaginació general. També podem exportar a una carpeta del disc dur totes les imatges que hi ha en el document mitjançant l’ordre del menú superior > Avançades > Exportar totes les imatges. Finalment, podem copiar la vista actual d’un dibuix amb l’eina situada al menú superior > Eines > Basic > Instantània. Cal marcar dues cantonades oposades, mantenint el botó del ratolí premut, de l’àrea que volem capturar. Aquest contingut d’imatge quedarà disponible per a enganxar en qualsevol altra aplicació. Aquest procediment és especialment útil per a capturar “emplaçaments” de planejaments urbanístics publicats en PDF.
9.7 Seguretat La seguretat de l’arxiu PDF es pot determinar en el moment de crear‐lo o posteriorment amb l’Adobe Acrobat. Per aquest motiu queda fora de les pestanyes de la configuració de conversió a PDF. La seguretat que assignem a l’arxiu pot servir per evitar que s’imprimeixi, que es modifiqui o que se’n capturi el contingut. Els arxius PDF per a visat telemàtic mai poden estar protegits amb aquestes limitacions. Aquesta utilitat pot ser convenient de cara a limitar l’ús de la informació que es subministra a tercers o per protegir informació confidencial sota contrasenya. Cal tenir en compte que aquesta protecció no és infal∙lible i que hi ha programes comercials que la desmunten,
GUIA RÀPIDA EL PDF
Guies VIS@T
Guia Vis@t: EL PDF Departaments de Visats ® V1.0 Octubre 2011 Pàgina 12
per bé que gairebé cap dels destinataris dels nostres documents sap que existeixen, fins ara. Des del menú superior > Arxiu > Propietats del document, escollim l’apartat de seguretat, on podrem definir els nivell de protecció que volem aplicar al document.