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Delega, Crea tu Equipo Virtual y Crece tu Startup28 de mayo del 2015The Pool
Hugo M. Bretón [email protected]@hugombreton
Contenido
• ¿Eres un Mil Usos?
• Actividades por Delegar
• El poder de los Colaboradores y Equipos Virtuales
• Recluta y Capacita a tu Equipo Ideal
• Gestiona y Crece tu Startup
• ¿Cómo Empezar?
• Conclusiones
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¿Eres un Mil Usos?
• Como emprendedores (y Latinoamericanos), tendemos a resolverlo todo
• ¿En qué ocupas las horas de tu día? ¿Cuánto vale tu tiempo?
• Mi aprendizaje Lean: Valor agregado / Soporte / Desperdicio
• ¿Cómo puedes enfocarte y evitar estas distracciones?
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La respuesta es…
•Identifica aspectos estratégicos de tu empresa, enfoca donde hay valor
•Mejora tus habilidades como gerente y líder
•Libera tiempo para aprovechar talento
•Reduce tareas repetitivas en tu operación
•¡Desarrolla a otros!http://www.octhopus.com/por-que-delegar/ 4
¿Cómo iniciar el viaje a un mar de tranquilidad?
• Investiga y diagnostica tu situación actual
- Medición de tiempo
- Identificación de tareas
- Valoración de tu tiempo
• Logra ahorro de tiempo y dinero (aunque no siempre es barato)
• Empieza con lo rutinario y ve hacia lo complejo
• Busca calidad y reducir impacto en TU tiempo
http://michaelhyatt.com/what-to-delegate-first.html 5
¿Qué puedes delegar?Tareas administrativas y de única vez
Tareas básicas
Especialidades de Marketing y productividad
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• Tareas administrativas • Fuera de tu expertise • Lo que no te gusta • Actividades repetitivas
(¿automatiza?) • Redes sociales
http://www.octhopus.com/una-ola-de-temas-para-delegar/7
Ejercicio: Listas de temas por delegar
• Las “tres listas a la libertad” de Chris Ducker:
- Lo que no te gusta
- Lo que no puedes hacer
- Lo que no deberías hacer (enfócate donde agregas valor)
• Cada participante revisa las actividades que hace, estima el tiempo dedicado por semana y hace sus listas. Al terminar, revisar el ejercicio con un compañero y compartimos con el resto del grupo.
8http://www.chrisducker.com/3-lists-to-freedom/
Obstáculos al delegar
• Expectativas de calidad y manejo de tiempo
• Definir tareas que puedan delegarse
• Encontrar el personal adecuado
• “Toma mucho tiempo”
• Comunicación insuficiente o poco efectiva
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Los secretos de delegar
• Alcances y características del producto final
• Tiempo de entrega
• Recursos a utilizar (tiempo, monetarios, herramientas)
• Contexto, detalles y entendimiento del proyecto
• Asigna cada tarea al recurso correcto
• Establece metas
• Proporciona retroalimentación
http://www.octhopus.com/mejores-practicas-al-delegar-tareas/ 10
El poder de los equipos virtuales
• ¿Qué es un equipo virtual?
• Beneficios: costo, talento/ experiencia, escala, garantías
• Tu rol como CEO virtual
• Equipo virtual: habilidades adecuadas, conocimiento, confianza, compromiso y formalidad
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Posibles roles en un equipo virtual/ tipos de Asistentes Virtuales
Social/ Marketing
Escritor de contenido
Especialista en SEO
Mensajería/ Logística
Contabilidad/ Administración
Programador
Generalista
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Ejercicio: Composición de equipo virtual
• Integrar equipos de 3-5 personas
• En base a sus listas de actividades por delegar, describan el equipo que tendrían que integrar para cubrir lo que se puede delegar en su operación/ startup
• ¿Cuáles serían los principales retos para integrar y gestionar dicho equipo?
• ¿Qué experiencias positivas o negativas han tenido con equipos virtuales?
• Compartan con el grupo lo discutido
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Recluta y capacita a tu equipo virtual
• Identificación de fuentes de talento
• Proceso de selección según fuente (perfil: habilidades, ratings, proyectos, capacidad)
• Posting! (o búsqueda)
• Entrevista: habilidades, experiencia, personalidad, disponibilidad, pago
• Contratación
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Consideraciones con tu equipo
• Desarrolla y gestiona un presupuesto
• Bienvenida, on-boarding y capacitación (tecnología, comunicación, desempeño)
• Acceso a herramientas y dinámicas de trabajo
• Temas laborales
• Consideraciones legales: derechos de autor, laboral
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Gestiona y crece tu Startup
• Integra a tu equipo, hazlos parte de tu startup
• Entiende sus estilos sociales y de liderazgo (y los tuyos)
• Pon a prueba sus habilidades
• Establece mecanismos de gestión
• Proporciona retroalimentación
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Gestión del desempeño
• Métricas de equipo y esquemas de revisión
• Gestión de proyectos y productos finales
• Herramientas de medición de tiempo y gestión de proyecto
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Tool time: Skype
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¿Cómo Empezar?
• Cambia tu mentalidad, ¡no más mil usos!
• Conoce las opciones en el mercado
• Evalúa qué se adapta a tus necesidades
• Enfoca en actividades para crecimiento
• Soporta con productividad
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Ejemplo de delegar:
Objetivo Principios y reglas
Procesos y mecanismos Ejecución Retro-
alimentación
• Liberación de tiempo
• Enfoque
• Inbox zero
• Spam
• Archivo
• Folders (p.ej., Resp., Leer, Comprar)
• Horario
• Herra-mientas
• Manejo de conflictos
• Comuni-cación
• Prueba piloto
• Mejora continua de los procesos
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Bonus!
• El tesoro escondido en lugares de co-working
• Otros recursos
• No falles en lo básico
• ¡Contenido!
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Tool time: y
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Algunas opciones para delegar
Asistentes tradicionales
Outsourcing
• Solución tradicional • Costo • Espacio de trabajo • Responsabilidad
laboral • Falta de
experiencia en algunas áreas
• Muchas opciones • Informal, cambio
de personal • Calidad variable • Costoso
• Personal capacitado • Servicio especializado • Asignación individual • Enfoque digital • Premium, seguridad y
discreción
• Bajo costo • Tiempos definidos • Muchas opciones • Calidad variable • Infraestructura
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= Acelerar la economía startup y freelance
en América Latina
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Asistentes tradicionales
Sitios de freelancers Outsourcing
Asistentes virtuales premium
Conocimiento digital ✓ ✓ ✓
Atención en tareas urgentes ✓ ✓ ✓
Entorno de servicio a cliente ✓ ✓
Personal asignado ✓ ✓
Personal certificado ✓
Capacitación especializada ✓
Procesos y protocolos de atención ✓
Personal bilingüe ✓
Enfoque en nuevos negocios
Asesoría en uso de servicio
Comparativo con opciones en el mercado
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Conclusiones
• ¡Deja de ser un Mil Usos!
• Enfoca el valor que aportas a tu startup, delega el resto
• Considera armar un equipo virtual, aprende más y aplica para gestionar
• Evalúa a quién necesitas y busca el mejor talento
• Gestiona a tu equipo, adapta tu estilo y enfoca en el crecimiento de tu Startup
• Inicia con pequeños pasos, luego crece
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–Don Rittner, autor e historiador
“Un Líder es alguien que puede hacerlo todo pero deja que otros le ayuden.”
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