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O que é um projeto?
É um empreendimento temporário instituído unicamente para alcançar um objetivo
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Os Projetos...
• São executados por pessoas• Possuem recursos limitados• Precisam ser planejados, executados
e controlados
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Gestão de Projetos
• É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para elaborar atividades e atingir um conjunto de objetivos pré-definidos.
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Variáveis da Gestão de Projetos
• Tempo• Custo• Qualidade• Escopo
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Ciclo de Vida de um Projeto
1. Conceituação2. Planejamento e organização3. Implementação e monitoramento4. Conclusão
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Causas do Sucesso
• Competência da gerência• Competência da equipe• Riscos inexistentes ou neutralizados• Planejamento adequado
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Causas do Fracasso
• Metas e objetivos mal estabelecidos• Falhas no planejamento• Falta de liderança• Mudança de tecnologia• Muitos riscos• Informações insuficientes ou inadequadas
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Processo Simplificado de Planejamento de Projetos
1. Iniciação do Projeto2. Planejamento de Escopo do Projeto3. Programação de Prazos e Recursos4. Análise de Riscos5. Estimativas de Custos6. Criação do Plano do Projeto
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Iniciação do Projeto
• Análise da situação que originou o projeto• Elaboração do “Termo de Abertura de
Projeto” • Apresentação para aprovação do projeto• Produto dessa fase: Estrutura Identificação
do Gerente do Projeto
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Planejamento do Escopo do Projeto
• Fase de Planejamento do Trabalho• As informações de alto nível, formalizadas no
Estudo de Caso e no Termo de Abertura do Projeto, serão detalhadas: – detalhes do produto a ser gerado– requisitos para aprovação do projeto
(política da área/empresa)– principais premissas e restrições– requisitos funcionais e suas características
técnicas de construção e funcionamento– desenvolver com o cliente o entendimento
comum sobre o produto do projeto
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Planejamento do Escopo do Projeto
• Produto dessa fase: Estrutura de Desmembramento do Trabalho (EAP), que representa todo o trabalho a ser feito.
• O plano de trabalho pode ser convertido a um Cronograma de Projeto, caso o Gerente do Projeto disponha de uma ferramenta para isso.
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Programação de Prazos e Recursos
• Detalhar as atividades a serem executadas, para estimativas de prazos, recursos e custos.
• O detalhamento das atividades sairá da continuação da decomposição da EAP
• Quando parar o desmembramento: sempre que se atingir a resposta para cada atividade:– o quê deve ser gerado como resultado
(produto ou deliverable),– quem deve executar a tarefa,– quanto custará executar a atividade e– quanto tempo será necessário para isso
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Programação de Prazos e Recursos
• Identificar qual a necessidade de recursos humanos são necessários (número de pessoas, habilidades e conhecimentos, etc.), o que irá orientar o processo de contratação.
• Definir as estimativas de prazos para execução, com participação daquelas pessoas.
• Com base nos recursos humanos e materiais necessários às tarefas, calcula-se o custo desses recursos para determinar-se o custo de cada atividade.
• Produto dessa fase: Relação de Recursos E Custos do Projeto. A EAP do projeto também é atualizada e também o Cronograma do projeto.
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Análise de Riscos• O Gerente de Projeto não deveria deixar de prever
uma análise mínima de riscos, aos quais todo projeto sempre está sujeito.
• Criação da tabela de Controle de Riscos do Projeto• CLASSIFICAÇÃO DO RISCO
– Grau Descrição– 1 Baixo – impactos mínimos ao projeto– 2 Médio-Baixo – algum impacto no
projeto– 3 e 4 Médio – impactos consideráveis– 6 Médio-Alto – alto impacto no projeto– 9 Alto – impactos comprometedores
GRAU DE RISCO = PROBABILIDADE X GRAVIDADE
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Análise de Riscos
• A validade do processo de avaliação está justamente em se fazer essa análise, para não se subestimar as condições em que o projeto será executado.
• Produto dessa fase: ao final dessa fase tem-se a Tabela de Riscos do Projetos, com os riscos identificados e informações para o Gerente do Projeto orientar suas ações.
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Estimativa de Custos• Com os dados de recursos do projeto
(humanos e materiais), deve-se obter os custos de cada um ou uma estimativa, o mais precisa possível. No processo de estimativa, deve-se levar em conta as possíveis causas de variação dos custos individuais (horas-extras, compras em volumes, meios de fornecimento, etc.) que permitam chegar-se a uma previsão do custo total do projeto.
• Meios de estimativa de custos: analogia e a estimativa “de baixo para cima”.
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Estimativa de Custos• Outras formas mais complexas e completas de
estimativas como software de simulações e outras ferramentas de informática ou modelos matemáticos não se aplicam a um guia simplificado.
• Produto dessa fase: Relação de Recursos e Custos do Projeto atualizada.
• Eventualmente a EAP pode ser alterada, em função de decisões decorrentes dos custos e riscos calculados.
• A documentação de suporte para essas estimativas deve ser anexada ao plano do projeto; por exemplo: cotações e outras tomadas de preços, fórmulas de cálculo, etc.
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Criação do Plano do Projeto• Na linha de planejamento simplificado, o Plano
do Projeto é também simples:• Constitui-se apenas da reunião dos
documentos aqui mencionados. Esta pasta será organizada fisicamente, para preenchimento à mão ou eletronicamente.
• Esse Plano deve ser o ponto central e definitivo de informações a respeito do projeto: o que se deve fazer, quem deve fazer e para quando.
• O Gerente de Projeto é o principal responsável por manter o Plano atualizado, e comunicar as atualizações aos demais envolvidos.
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Criação do Plano do Projeto• Os integrantes do projeto, porém, devem
sempre comunicar ao Gerente do Projeto sobre as atualizações que devem ser feitas.
• Produto dessa fase - Plano do Projeto: ao final dessa fase, o Gerente do Projeto e equipe terão uma documentação completa e simples para guiar as atividades do projeto. Essa mesma documentação servirá de referência para a avaliação de resultados, tanto dos produtos gerados quanto do desempenho dos integrantes da equipe.
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Projeto - Seminário
Documentos do Plano de Trabalho
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Revisando - Objetivos
• Informar O QUÊ pretende realizar;• Expor de maneira clara e sucinta• Citar a estimativa de público-alvo• Expressar o resultado que pretende
atingir, período e local da realização
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Revisando - Justificativas
• É a DEFESA do projeto• Destaca as iniciativas já adotadas e as
articulações realizadas para resolver o problema
• Deve explicar O PORQUÊ se propõe o projeto
• Quais circunstâncias favorecem a execução e quais os benefícios que serão atingidos.
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EAP• A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a
principal ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto.
• Ela divide o resultado do projeto em partes físicas, quando se trata de produtos, e em grandes tarefas, quando se trata de serviços.
• A EAP permite visualizar a totalidade do objetivo a ser alcançado.
• Atenção: Se não faz parte da EAP, não faz parte do projeto.
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Regras para desenvolver uma boa EAP
• Assegure-se que a EAP está cobrindo todo o escopo do projeto
• O nível de detalhe mais adequado é aquele onde se enxerga claramente cada produto a ser gerado pelo projeto
• Procure fazer com que o segundo nível da EAP tenha uma estrutura que seja alinhada ao ciclo de vida do projeto
• É saudável discutir a EAP com a equipe do projeto.
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Criando a EAP - Decomposição
• Subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
• A decomposição dos resultados principais do projeto pode ser desenvolvido seguindo o ciclo de vida do projeto (fases no primeiro nivel) ou por áreas funcionais.
• O Pacote de trabalho é o nível mais baixo na EAP. É o ponto no qual o custo e o cronograma de trabalho podem ser estimados de forma confiável.
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Níveis da EAP
Primeiro Nível
Segundo Nível Segundo Nível Segundo Nível
Terceiro Nível Terceiro Nível
Pacotes de Trabalho
Pacotes de Trabalho
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Exemplo de EAP
CURSO
Infra-estrutura Corpo Docente Disciplinas
Seleção Avaliação
Disciplina 1
Preparação da aula Aula Avaliação
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Exemplo de EAPAutomação de agências
Treinamento Equipamentos Construção
Seleção de Pessoal
Contratação
Treinamento Básico
Treinamento Específico
Definição
Licitação
Fabricação e entrega
Montagem
Projeto
Licitação
Execução das Obras
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Exemplo de EAP• 1. Definição do Projeto
– 1.1. Elaboração do Estudo de Caso• 1.1.1. Análise da Necessidade• 1.1.2. Levantamento de Requisitos• 1.1.3. Análise de Viabilidade• 1.1.4. Apresentação do Estudo de Caso
– 1.2. Estudo de Caso aprovado– 1.3. Aprovação do Projeto
• 1.3.1. Criação do Termo de Abertura do Projeto• 1.3.2. Projeto Aprovado
– 1.4. Definição do Projeto Concluída• 2. Planejamento do Projeto
– 2.1. Detalhamento do Trabalho do Projeto– 2.2. Programação de Prazos e Recursos– 2.3. Estimativas de Custos– 2.4. Finalização do Plano do Projeto
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O que temos:
• Descrição do Projeto• Objetivo do Projeto• Justificativa• Premissas• Restrições• Público-Alvo e beneficiários
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Descrição do Projeto
• Realização de seminários para a sociedade sobre o ECA.
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Objetivo do Projeto
• Realizar estudos, seminários, debates e outras atividades para que as comunidades, as autoridades e a população do município de Macaé se apropriem e apliquem os fundamentos e as diretrizes do ECA para aproximadamente 400 pessoas a serem realizados durante o mês de outubro de 2009.
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Justificativa• O diagnóstico sobre a realidade do município
de Macaé, aponta a importância de imprimir novas práticas no trato com a criança e o adolescente.
• Considerando a precariedade do conhecimento operacional do ECA por parte dos operadores das políticas públicas voltadas para a infância e adolescência se faz necessária a realização de um espaço de reflexão e debate para sensibilização do papel desse profissional na legitimidade da proteção integral da criança e do adolescente.
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Premissas
• Apoio irrestrito dos patrocinadores• Equipe com dedicação exclusiva ao
projeto• A comunicação dentro do time será
feita através do site www.seminariomacaé.rj.gov.br/comunica
• O Time de projeto deverá ter conhecimento em gerenciamento de projetos
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Restrições
• Orçamento limitado• Prazo é curto para a execução do
projeto (mês de setembro)
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Público-Alvo
• Professores• Lideranças comunitárias• Instituições conveniadas
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Principais Produtos do projeto
• Seminários• Debates• “Workshops”• Relatório de Avaliação do Evento
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O que precisamos:
• Atividades / EAP• Cronograma• Definição dos Recursos Humanos e
Financeiros
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Construindo a EAP
• Nível 1 – Nome do Projeto• Nível 2 – Etapas– Reunião inicial– Equipamentos– Local – Contratação– Comunicação– Evento– Encerramento
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Construindo a EAP
• Nível 3 – Atividades– Reunião inicial• Definição dos coordenadores • Definição dos Temas• Definição do Local• Definição dos Palestrantes
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Construindo a EAP
Vamos fazer??
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Teste1 – Você foi encarregado de um projeto que
parece incluir uma série de expectativas explícitas e responsabilidades claramente definidas. O que você deverá fazer em primeiro lugar, antes mesmo de começar a planejar?
a) Verificar se o financiamento do projeto já foi aprovado.
b) Confirmar se o projeto irá resolver o problema específico
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Teste
2 - Quais são as três variáveis que, na maioria dos casos, determinam o que é possível analisar na fase de definição dos objetivos do projeto?
a) Recursos disponíveis, viabilidade do projeto e limitações de natureza temporal.
b) Complexidade, tempo hábil e recursos.c) Tempo, custo e qualidade.
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Teste
3 – O que se deve fazer quando examinar a EAP?
a) Subdividir o projeto geral em tarefas menores e, em seguida, subdividir mais ainda essas tarefas, até chegar ao tamanho desejado de cada tarefa.
b) Distribuir o financiamento previsto, entre os custos do projeto, visando analisar e prever os custos em termos de pessoal e atividades.