o perfil do técnico de secretariado e os seus novos … em hebraico significa sÔpher. que...
TRANSCRIPT
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa
24 de Abril de 2014
O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus
novos desafios
Paulo Vieira [email protected]
AGENDA
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
- A importância do passado no futuro do secretariado;
- Os desafios do profissional de secretariado;
- Caso prático de inovação – Gestão Documental;
- O próximo passo: Criação da “Ordem dos Profissionais de
Secretariado e Assessoria (OPSA)”
Evolução
A HISTÓRIA
PASSADO
O secretariado, e o seu início como profissão está associado
originalmente à função dos escribas no antigo Egito
“O Secretariado surgiu nas civilizações antigas, das atividades dos escribas
(homem que dominava a escrita, fazia as contas, arquivava, redigia as ordens.
aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é
naturalmente encarregado de sua execução. Escriba em hebraico significa
SÔPHER. que significa contar.”
Fonte: Portal de Secretariado
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
A HISTÓRIA
EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO
a) Idade Média - Restrito aos monges, nos mosteiros (copistas e
arquivistas);
b) 1400 - 1700: Mercantilismo: reaparece a necessidade do
Secretariado muito discretamente;
c) 1760: Revolução Industrial: A nova estrutura empresarial exigiu as
funções de assessoria administrativa.
d) Durante a segunda fase da Revolução Industrial, Christopher
Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. A sua filha, Lilian
Sholes, testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever
numa máquina, em público.
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
A HISTÓRIA
e) 2º Grandes Guerras Mundiais 1914-1918 e 1939 -1945 – Devido à
guerra surge a necessidade da mão-de-obra. Desta forma, os homens
afastam-se da profissão de secretariado.
f) Anos 60/70 - Aparecimento das teorias administrativas: Permitiu a
valorização das funções de secretariado, tornando o profissional de
secretariado parte integrante da dinâmica das organizações
EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
O passado como exemplo no presente
O passado marca uma profissão com milhares de anos, com tradição;
Os desafios ao longo da história transformaram o secretariado;
Os maus exemplos devem ser tomados como lições e desafios para o
futuro;
Cumpre-nos encontrar soluções duradoiras e eficazes;
O nosso maior desafio começa hoje:
O Secretariado é e será o que cada um de nós,
individualmente e em equipa conseguir que ele seja!
Compreender o passado, estudar o presente, projetar o futuro!
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
COMPETÊNCIAS ACTUAIS
• Um profissional de secretariado tem de possuir competências
pessoais e técnicas fundamentais, num mercado e o mundo cada vez
mais global;
• Um bom secretário destaca-se por cada tarefa assegurada estando
indissociavelmente ligada à das chefias que apoia e à da organização
que integra;
• Durante muito tempo foi considerada uma profissão em que um
curso superior, não era valorizado sequer e hoje tem um grande
potencial de crescimento em termos de desafios, e efetiva
progressão na carreira;
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
COMPETÊNCIAS ACTUAIS
• Um profissional multifacetado, polivalente e que busca e encontra
na inovação a sua capacidade de se diferenciar;
• Ser capaz de estar em atualização permanente, munindo-se de
ferramentas que lhe permitam vencer numa sociedade competitiva,
onde o valor acrescentado é a chave para o sucesso;
• Ter a capacidade de ser um bom gestor de tempo, conhecimento,
capacidade de organização, diferenciador;
• Ser capaz de acabar com o estereótipo de que o profissional de
secretariado é apenas alguém na organização que serve cafés,
atende telefones e anota os recados do “chefe”;
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
NOVOS DESAFIOS
• Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do
nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com:
Assertividade;
Convicção;
Visão de futuro;
Criatividade e empreendedorismo;
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
NOVOS DESAFIOS
• Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do
nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com:
Formação contínua;
Busca de novos métodos de trabalho;
Multidisciplinaridade, polivalência e flexibilidade.
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
“Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que não souberem aprender, desaprender e reaprender.”
In “Rethinking the Future”, Alvin Toffle
UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO
• O profissional de secretariado pode fazer a diferença na sua
organização.
Apresentando soluções para resolver problemas,
identificando-os e corrigindo-os;
EXEMPLO:
Um arquivo de papel, grande, desorganizado e de difícil
consulta pode ser uma grande “dor de cabeça”, quando
a capacidade de resposta é um fator diferenciador;
o Como o poderemos resolver:
Utilizando um Software de Gestão Documental
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO
• A Gestão Documental destaca-se por:
Inovação para os Arquivos das organizações;
Redução dos tempos de pesquisa;
Maior controlo sobre o fluxo de informação
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
GESTÃO DOCUMENTAL - DEFINIÇÃO
A Gestão Documental define-se pela utilização da tecnologia para digitalizar,
armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de
uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos
diários da organização.
Exemplo Fluxo da Gestão Documental
Fonte: http://www.quidgest.pt/p_documentPT.asp
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL
Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar:
Criar um sistema de classificação de acordo com o qual os documentos são
arquivados;
Gerir os documentos de arquivo, bem como os seus meta dados;
Registar um documento eletrónico, transformando-o numa prova fidedigna das
transações e decisões inerentes aos processos de negócios realizados;
Pesquisar e recuperar documentos de arquivo, sempre que necessário;
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL
Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar:
Gerir de forma consistente a conservação e eliminação de documentos;
Controlar os acessos aos documentos existentes no sistema, através de rotinas;
Fornecer mecanismos utilizáveis e robustos que permitam efetuar as tarefas inerentes à
Gestão Documental.
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
PRÓXIMO PASSO E DESAFIO
• Proteger o título e a profissão de secretário, promovendo
procedimento legal contra quem o use ou exerça a profissão
ilegalmente;
• Fomentar o desenvolvimento da formação e da investigação,
pronunciar-se sobre os modelos de formação e a estrutura dos
cursos;
• Ser ouvida em processos legislativos relacionados com suas
atribuições;
• Promover o intercâmbio de ideias, experiências e conhecimentos
científicos entre membros e organismos congéneres, nacionais ou
estrangeiros;
CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL
VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
PRÓXIMO PASSO E DESAFIO
• O exercício da profissão de secretariado depende e dependerá
sempre das competências técnicas detidas por cada profissional,
mas fundamentalmente das suas características pessoais e do
empenho que colocar naquilo que define como a sua missão.
SUBSCREVAM HOJE MESMO E DIVULGUEM ESTA INICIATIVA:
http://www.peticaopublica.com/pview.aspx?pi=OS
CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL
VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
Devemos refletir sobre os novos desafios do Secretariado;
Saber enquadrar o Secretariado como profissão de futuro e de excelência nas
organizações, através da multidisciplinaridade e polivalência ;
Existem muitas culturas onde o erro, é aproveitado para criar uma oportunidade de
melhoria. Claro que não devemos procurá-lo, mas sim quando este acontece, usá-lo
como uma oportunidade de corrigir algo que correu menos bem. E o profissional de
Secretariado tem um papel imprescindível na mudança deste paradigma;
O sucesso não se compra, conquista-se e trabalha-se todos os dias para o conseguir;
O enfoque deve estar, no fazer mais e melhor, criando valor acrescentado. É o valor
acrescentado que traz as mais-valias e a potenciação do negócio para o sucesso das
organizações e a chave para o sucesso.
CONCLUSÕES
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
Inovar nas organizações é uma função de todos pelo que devemos ter presente,
entre outros, os seguintes desafios :
Definição de objetivos mensuráveis onde nunca devemos desistir antes de os
alcançar;
Definir a Inovação e formação contínua como metas integrantes para alcançar o
sucesso
Estabelecer como parte integrante do trabalho, a colaboração e trabalho de
equipa.
CONCLUSÕES
I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira
PARA REFLECTIR NO NOSSO
DIA A DIA: «Um cliente é a visita mais importante da nossa casa.
Ele não depende de nós. Nós é que dependemos dele.
Ele não é uma interrupção do nosso trabalho, é o objectivo dele.
Não fazemos favor nenhum em servi-lo. Ele é que nos faz um favor
dando-nos essa oportunidade» (Mahatma Gandhi)
ESTE PENSAMENTO FAZ PARTE DO MEU DESAFIO DIÁRIO NA BUSCA DA
EXCELÊNCIA NO SECRETARIADO E QUE PARTILHO, CONVOSCO!
FIM I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira