Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Det helsevitenskapelige fakultetAllmøte for teknisk og administrativt ansatte om fusjonen

30. mars 2009

1. Ny organisasjon v/ fakultetsdirektør Stig Ørsje2. Omstillingssamtaler og innplassering v/ ass. fak.dir. Trond Nylund,

personal- og økonomisjef Ann-Sofie Rydningen og kontorsjef Anne Fismen3. Spørsmål og diskusjon

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

”Change is the norm”, men liker vi det?

Krisekurven

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Det helsevitenskapelige fakultet

• En unik konstruksjon i Norge• Departementene har store forventninger til

utdanning for samhandling• Fakultetet blir stort, ressurssterkt og

komplekst

• 22 studieprogram, 11 videreutdanninger og mange enkeltemner– I hovedsak god rekruttering til utdanningene– Ca 2 500 studenter

• Økende forskningsproduksjon (39 disputaser, økt publisering), økende kvalitet, sterke fagmiljø, f. eks. DMF deltar i 2 SFI, Eiliv Lunds TICE prosjekt mm

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Det helsevitenskapelige fakultet…

• Ca 700 årsverk fordelt på ca 800 ansatte

• Statsøkonomien vil få en ramme på nærmere 500Mnok

• Eksternøkonomien innhenter vel 150Mnok

• Utstrakt samhandling med Helse Nord, fylkeskommunen og kommunesektoren

• Krevende finansieringssystem i sektoren

• Ca 180 støttestillinger over statsøkonomien, totalt 250

• Dyr og komplisert infrastruktur

• Areal

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Organisasjonsutvikling fra 2006

• Bakgrunn:– Kvalitetsreform og samfunnsutviklingen generelt– Faglig utviklingsbehov (utdanning, finansiering, produksjon)– Regelverk, dokumentasjon og sporbarhet – Økonomi og strukturelle behov (robusthet, fleksibilitet, ansvarslinje)– Gode analyser, men manglende handlingskompetanse

• Delprosess I, II og III• Ekstern Biologievaluering• NOKUT evaluering av Farmasi• Arbeidsgrupper IKM og IMB• Fusjonsprosessen

– Organisering av basal IT ved Universitetet– Tekniske fellestjenester

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Gjennomgående trekk for prosessene

• Faglig enhetlig ledelse og brukerstyring

• Mer dynamiske organisering for alle grupper

• Matriseeffekter, spesialistkompetanse, fleksibilitet, robusthet

• Fra fellesområde medisin til fakultetsadministrasjon

Brukerråd

Styringsgruppe

Funksjon

Faglig enhetlig leder

Styringslinje til basisorganisasj

on

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Instituttinndeling, S16-09• 7 institutt

– Institutt for medisinsk biologi

– Institutt for klinisk medisin

– Institutt for samfunnsmedisin

– Institutt for farmasi

– Institutt for klinisk odontologi

– Institutt for helse- og omsorgsfag

– Institutt for psykologi

• Ikke 4. nivå• Dynamisk arbeidsorganisering og delegering av fullmakt

for alle grupper ansatte• Kan ha ulik organisering av forskning og undervisning• Forskningsgrupper og forskningsgruppeledere

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Fakultetsadministrasjonen, S 16-09

• 5 seksjoner– Utdanningstjenester– Forskningstjenester– Formidlingstjenester– Personal- og økonomitjenester– IKT- og tekniske tjenester

• Delprosess III– Helhetlig og brukerorientert administrasjon– Alle adm. tilsatte inngår i fagfora

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

• Kursingeniør• Glassvask/autoklavering• Medieproduksjon

• Ferdighetssenteret

Lab. nære funksjoner

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Faglige fellesfunksjoner

• Regionale FUGE plattformer– Proteomikk (FUGE-plattform) – Bioimaging (FUGE-plattform) – Mikromatrise (FUGE-plattform) – Integrert- og systembiologi (FUGE-

plattform)

• Biobank• EM• Anatomisk• Dyreavdelingen

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Generelle fellesfunksjoner

• Organisering av basal IT– IT– AV

• Tekniske fellestjenester– Sentrallager– Posters med mer– Foto– Mekanisk verksted– Elektronikk verkstedet

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Allmøte for tekniske og administrativt ansatte

Omstilling og innplassering

30. mars 2009

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Sentrale dokumenter

•Omstillingsavtalen•Omstillingshåndbok•Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09)•Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09)•Veiledning for innplasseringssamtale•Veiledning for oppfølgingssamtale

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Omstillingsavtalen av 17. juni 2008

Formål: sikre ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen

Alle arbeidstakere har rett og plikt til å følge sine oppgaver når disse overføres til den nye organisasjonen (rettskrav)

Kan selvsagt melde sin interesse for annen stilling/oppgaver, selv om en har rettskrav

Kan avvise tilbud 1 gang uten tap av rettigheter, dersom det ikke oppnås enighet om stilling / arbeidsoppgaver

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

… omstillingsavtalen

Den enkelte ansatt har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger

-Ved å delta aktivt i omorganiseringsprosessene

-Ved å delta i gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

….omstillingsavtalen

Fusjon vil kunne medføre:

- endring i arbeidssted- endring i arbeidsoppgaver

Så langt råd er ta hensyn til den enkeltes ønsker

Avdekkes i omstillingssamtalen

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Ved endring i oppgaver: Kompetansekartlegging

Så tidlig som mulig utarbeide oversikt over arbeidsoppgaver og kompetanse i nåværende og fremtidig virksomhet

Tiltak: pkt 8 i omstillingsavtalen

- Opplæring / utvikling gjennom nye arbeidsoppgaver

- Hospitering- Internkurs av kortere varighet- Skreddersydd internopplæring for spesielle målgrupper- Ekstern kursdeltakelse- Omskolering/ faglig oppdatering / relevant etter- og

videreutdanning- Videreføring av førstelektorprogrammet

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Omstillingshåndboken

Bidra til gode prosesser og legge forholdene til rette for god ivaretakelse av ansatte

- Klargjør viktige begreper i omstillingsavtalen bla rettskrav

- Prosedyrer for innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse)

-Danner grunnlag for vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

… omstillingshåndboka

Omstillingssamtaler skal gjennomføres med:

-Alle ansatte ved Høgskolen (endrer arbs.giver)-Alle ledere-Alle andre som blir berørt av fusjonen

Før innplassering skjer (mars, april og mai)

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Hvem er berørt?

De som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder

Nærmere avklaring av hvem som er berørt / ikke berørt: prosessen er igangsatt ved enhetene

Gi informasjon om videreføring av arbeids og ansvarsområder (info møter el. direkte til den ansatte) – skape trygghet

Ansvarlig: instituttleder, kontorsjef og seksjonsleder i samråd med fakultetsdirektør / dekan

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Andre dokumenter

•Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09): spesielt fokus på omstillings og

innplasseringsarbeidet

•Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09): basert på omstillingshåndboken og tilpasset fakultetet

•Veiledning for innplasseringssamtale•Veiledning for oppfølgingssamtale

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Omstilling og innplassering

Trinnvis prosess: se IH 06-09– Innplassering på ledernivå– Innplassering av øvrige ansatte

Første trinn godkjennes før neste trinn igangsettes

Starter når organisasjons- og bemanningsplan er godkjent

Sluttføres innen mai

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Om prosessenHovedregel at overordnet nivå godkjenner innplasseringen

– Lederstillinger faknivå: godkjennes av univ.dir– Lederstillinger inst nivå: godkjennes av fak.dir– Øvrige ansatte: godkjennes av fak.dir

Før skriftlig tilbud om innplassering: ansatte orienteres om foreløpig innplassering

Kan fremme skriftlig klage på innplassering (frist)Uenighet om innplassering avgjøres av univ.dirAlle tilbudsbrev sendes fra fak.admNye arbeidsavtaler

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Klargjøring av begreper

– Rettskrav– Likeverdig stilling– Passende stilling– Fortrinnsrett– Sterkt stillingsvern

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Begrepet rettskrav

Rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom en ser igjen sin stilling i ny organisasjon – videreført i vesentlig grad

Konkret og individuell vurdering

- stillingens innhold før og etter omorganiseringen

- ikke krav om at alle oppgaver er videreført

- grunnpreget må være beholdt (dette ikke tilstrekkelig)

- arbeidsgiver har bevisbyrden for at rettskrav ikke foreligger

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Rettskravvurderinger : 4 kriterier

1. Ansvar- Omfang / bortfall, antall ansatte, fagansvar, faglig

arbeidsområde. Høyere stilling: mindre til før at stillingen anses som endret

2. Arbeidsoppgaver- Hele arbeidsforholdet, konkrete oppgaver i tidligere og ny

stilling

3. Grad / nivå i organisasjonen- Organisatorisk plassering, beslutningsstruktur, kan normalt

ikke hevde rettskrav på høyere stillinger

4. Øvrige vilkår- Lønn, tittel, geografisk flytting, kvalifikasjoner

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Flere med rettkrav

Totalvurdering ut fra følgende kriterier:

- stillingsbeskrivelse- kvalifikasjoner / kompetanse- tjenestetid- erfaring / praksis- personlig egnethet ved lederstillinger

Saklig utvelgelse

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Innplassering uten rettskrav

Ikke rettskrav: Kan tilbys andre under omstilling

- Foreslå innplassering uten rettskrav

- Kunngjøre stillingen

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

….innplassering

Arbeidsgiver plikter å tilby alle fast ansatte og ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig (ikke lik) eller passende stilling / arbeidsoppgaver.

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Likeverdig stilling

Likeverdig stilling:- Status og lønn må være noenlunde lik- Stort sett samme funksjoner som opprinnelig

stilling- Saksbehandling, kontorarbeid- Vitenskaplig ansatt kan ikke pålegges administrativ

stilling

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Passende stilling

Passende stilling: et videre begrep

Tre avgjørende momenter:

- Nivå: kan ikke kreve høyere stilling / lønn

- Arbeidsoppgaver: ikke skille seg mye fra tidligere oppgaver

- Geografisk avstand: avstand til tidligere arbeidssted (ikke relevant her)

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Fortrinnsrett

•Tjenestemannsloven § 13:

•Før en tjenestemann blir sagt opp skal vedkommende så vidt mulig tilbys annen passende stilling•Forutsetter nødvendige kvalifikasjoner•Kan bli aktuelt ved bortfall av lederstillinger i ny

organisasjon – ansatte kan ha fortrinnsrett til andre passende stillinger ved institusjonen

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Om omstillingssamtaler

•Hensikt:– Gi informasjon om fusjonsprosessen og

omstillingsaktiviteter– Kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse– Ivareta behovet for dialog med og omsorg for den

enkelte som blir berørt– Gi leder bedre grunnlag for å gjøre vurderinger

Hjelpemiddel: Veileder for gjennomføring av omstillingssamtaler

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Hvem gjennomfører samtalen med hvem?

• Instituttene:– Dekan med instituttlederne– Instituttleder med kontorsjef, leder av

forskningsgruppe/fagenhet, evt. vitenskaplige ansatte

– Kontorsjef med tekniske og adm.ansatte

• Fakultetsnivået:– Fakultetsdirektør med seksjonsleder– Seksjonsleder med ansatte i seksjonene

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Flytskjema for innplassering

Kontorsjef Berørte tek./adm ansatte

Leder av forskningsgruppe /fagenhet

Berørte vitenskaplige ansatte

Universitets-direktør

Fakultets-direktør

Ass. fakultets-direktør

Seksjonsledere Berørte ansatte i seksjonene

Dekan Inst.leder

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

BEKREFTELSE PÅ GJENNOMFØRT OMSTILLINGSSAMTALE I FORBINDELSE MED INNPLASSERINGInnplasseringssamtale er gjennomført den _________________(dato) mellom _________________________og__________________________Eventuelle merknader:

underskrift

underskrift

Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no

Oppfølgingssamtaler

•Tilbud om omstillingssamtale gis de som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering•Formål:

– Gi informasjon om foreløpig resultat av innplasseringsprosessen

– Gi ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderinger som er gjort

– Drøfte muligheter for alternative innplasseringer– Ivareta behovet for dialog med og omsorg for ansatte

Uenighet om innplassering avgjøres av universitetsdirektøren

Hjelpemiddel: Veiledning for oppfølgingssamtale