nuv freelancebrochure

Veilig werken met freelancersVoorwoordUniek aan de uitgeverssector is dat het belangrijkste element in het uitgeefproces, het creëren van de content, voornamelijk ‘buiten de deur plaatsvindt’. Het werk wordt uitbesteed aan auteurs en andere redactiemedewerkers die niet in dienst zijn en dus ook niet bij de uitgeverij op de loonlijst staan. Deze constructie brengt diverse risico’s met zich mee, waaronder een risico op kostbare claims van de Belastingdienst.

Deze brochure legt u uit hoe u onbezorgd kunt werken met freelancers en hoe u het best kunt omgaan met de risico’s die er spelen wanneer u werk uitbesteedt aan freelancers. Bij het schrijven ervan is niet alleen veel aandacht besteed aan de juridische correctheid, maar vooral ook aan de praktische toepasbaarheid. Daarom is er bijvoorbeeld een groot aantal veelgestelde vragen in opgenomen en treft u een checklist aan voor het onbezorgd werken met freelancers.

De brochure is overigens gemaakt naar aanleiding van het in maart 2008 met de Belasting-dienst gesloten Convenant Eigen Verklaring. Vandaar dat dit convenant een prominente rol speelt in de brochure. Bent u meer geïnteresseerd in de auteursrechtelijke aspecten van het werken met freelancers, dan kunt u terecht bij het vaksecretariaat Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken én op de website van het Nederlands Uitgeversverbond.

Loek HermansVoorzitter Nederlands Uitgeversverbond

Voorwoord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Inleiding.3Welke.soorten.regels.zijn.er?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6Waarover.zijn.er.regels? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Advertorial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Alcohol. 18Brievenbusreclame,.huissampling.en.direct.response.advertising .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .20Direct.marketing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22. •.Privacy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22. •.Telemarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23. •.Email. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Financiële.producten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Geneesmiddelen.en.Gezondheidsproducten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Kansspelen.en.prijsvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Milieu. 44Minderjarigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Personenauto’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Privacy.(zie.Direct.Marketing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Reizen. 50Sms.dienstverlening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Streetmarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Tabak. 56Telefonische.informatiediensten.(0900-nummers). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Televisiereclame.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Verspreiding.ongeadresseerd.reclamedrukwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Voedingsmiddelen.en.Zoetwaren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Overig. 68Acquisitiefraude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68ROTA.. 69De.Nederlandse.Reclame.Code.(algemeen.deel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Handige.links. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

InhoudVoorwoordInhoudsopgaveWaarom deze brochure?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Stappen bij het inhuren van freelancers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.. Stap1:.Stel.vast.of.de.freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst.heeft. . . . . . 5. Stap.2:.Stel.vast.of.er.geen.sprake.is.van.een.zogenaamd.fictief.dienstverband. . . . . . . . . . 9. Stap.3:.Maak.afspraken.over.(her)gebruik.van.content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16. Stap.4:.Besluit.hoe.u.met.aansprakelijkheid.omgaat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Veelgestelde vragen over het convenant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20. Voor.wie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21. De.7200.euro.grens.voor.auteurs.en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25. Over.de.formulieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28. Beoordelen.van.de.formulieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30. Identificatieplicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31. Rechten.en.plichten.bij.inhoudingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32. Freelancer.en.(ex-).werknemer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35. Controle.op.naleving.van.het.convenant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bijlagen

Checklist. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Stroomschema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Voorbeelden uit de uitgeverij . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Modelbrieven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Voor- en nadelen van opting-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Vaak.wordt.aangenomen.dat.freelancers.niet.drukken.op.de.personeelsbegroting,.dat.zij.geen.ontslagbescherming.genieten.en.dat.secundaire.arbeidsvoorwaarden.(zoals.bijvoorbeeld.vakantiegeld).niet.op.hen.van.toepassing.zijn ..Maar.dit.hangt.er.nog.maar.vanaf .

De.term.‘freelancer’.bestaat.wettelijk.namelijk.niet ..Wat.de.rechtspositie.van.een.freelancer.is,.hangt.volledig.af.van.de.feitelijke.omstandigheden.waaronder.hij/zij.werkt.en.de.wet.biedt.u.weinig.houvast ..

Zo.komt.het.voor.dat.iemand.die.zich.freelancer.noemt.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereen-komst.blijkt.te.hebben ..Hij/zij.kan.dan.aanspraak.maken.op.allerlei.werknemersrechten,.waaronder.ontslagbescherming.en.loondoorbetaling.bij.ziekte ..Maar.ook.al.heeft.de.freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst,.dan.nog.kunnen.er.sociale.lasten.verschuldigd.zijn.door.de.opdrachtgever ..Dit.kan.gebeuren.als.de.freelancer.in.vergaande.mate.financieel.afhankelijk.is.van.één.opdrachtgever ..De.Belastingdienst.staat.dan.al.klaar.om.achterstallige.premies,.belasting.en.een.boete.te.innen ..En.dat.over.de.afgelopen.vijf.jaar!.

Een.ander.boeiend.onderwerp.is.het.auteursrecht ..Wilt.u.materiaal.van.een.freelancer.(bijvoorbeeld.een.foto.of.artikel).later.nog.eens.gebruiken,.dan.zult.u.daarvoor.toestemming.moeten.hebben.van.die.freelancer ...Tot.slot.kunt.u.te.maken.krijgen.met.aansprakelijkheid.als.de.freelancer.iets.overkomt,.of.een.ander.iets.laat.overkomen,.hetgeen.tot.kostbare.gevolgen.kan.leiden ....Kortom,.bij.het.werken.met.freelancers.bent.u.aan.spelregels.gebonden ..In.deze.brochure.krijgt.u.stapsgewijs.een.uitleg.van.deze.spelregels,.zodat.u.zorgeloos.kunt.werken.met.freelancers .

Heeft u concrete vragen over het onderwerp freelancers die u hierin niet beantwoord ziet, dan kunt u contact opnemen met de vaksecretariaten Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond via telefoonnummer 020 – 430 91 50.

Waarom deze brochure? 3

Waarom deze brochure?Vermoedelijk werken er nergens zoveel freelancers of -moderner- zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) als in de uitgeverssector. Denk bijvoorbeeld aan auteurs, fotografen of eindredacteuren die werkzaam zijn voor een redactie. Zij sturen een factuur of ontvangen royalty’s voor hun werkzaam-heden. Ook personen die op naam van een bv factureren zijn freelancers, waarvan de juridische status nog moet worden bepaald. Redacties die tijdelijk extra handen nodig hebben of een bepaald specialisme niet in huis hebben, werken graag met dit soort flexibele krachten. Dat gaat vaak lang goed, maar het werken met freelancers kent een aantal risico’s dat zich soms pas veel later openbaart.

Waarom deze brochure? 2

Stappen bij het inhuren van freelancersHieronder volgt een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen bij het inhuren van freelancers, waarbij u concrete adviezen krijgt hoe u dit het best kunt aanpakken. Achterin deze brochure vindt u al deze uitgewerkte stappen terug in een totaalchecklist.

1 Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft2 Stel vast of er geen sprake is van een ‘fictief dienstverband’ 3 Maak afspraken over (her)gebruik van content4 Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat

Stap 1: Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft

Een.werknemer.met.een.arbeidsovereenkomst.kan.aanspraak.maken.op.werknemersrechten,.zoals.doorbetaling.tijdens.ziekte.en.vakantie ..Ook.neemt.een.werknemer.deel.aan.een.pensioenfonds,.heeft.hij.ontslagbescherming,.krijgt.hij.vakantiegeld.en.valt.hij.meestal.onder.de.werkingssfeer.van.een.cao .

De.meeste.freelancers.kiezen.bewust.voor.een.bestaan.zonder.al.die.werknemersrechten ..Het.is.vaak.de.vrijheid.die.het.bestaan.als.freelancer.aantrekkelijk.maakt ..Daarnaast.verdient.een.freelancer.per.uur.meestal.meer.dan.een.werknemer ..En.voor.dat.voordeel.wordt.graag.wat.werknemersbescherming.ingeleverd ..Maar.de.omstandigheden.kunnen.veranderen… . .

Als.u.al.jarenlang.prima.samenwerkt.met.een.freelancer.lijkt.de.kans.dat.hij.een.arbeidsover-eenkomst.zal.claimen.waarschijnlijk.klein ..Maar.denkt.u.daar.nog.zo.over.als.u.de.freelancer.na.jaren.vertelt.dat.u.geen.werk.meer.voor.hem.heeft,.of.als.u.in.conflict.komt.met.uw.freelancer?.En.wat.zou.er.gebeuren.als.uw.freelancer.langdurig.ziek.wordt.en.zelf.geen..goede.arbeidsongeschiktheidsverzekering.heeft.afgesloten,.maar.wel.een.gezin.en..hypotheek.heeft?.

In.deze.gevallen.gaat.het.inkomen.van.de.freelancer.er.sterk.op.achteruit,.maar.zijn.vaste.lasten.gaan.gewoon.door ..Uw.freelancer.kan.zich.dan.-begrijpelijkerwijs-.zo.in.het.nauw.gedreven.voelen.dat.hij.een.beroep.doet.op.ontslagbescherming,.of.op.doorbetaling.van.zijn.honorarium.

Stappen bij het inhuren van freelancers 5 Wat moet ik weten over Veilig werken met freelancers? 14: Stappen bij het inhuren van freelancers 4

Wanneer is er sprake van een arbeidsovereenkomst?De.arbeidsovereenkomst.is.wettelijk.geregeld.in.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek ..Deze.vorm.van.samenwerking.voldoet.aan.drie.criteria:

•Persoonlijke arbeid •Betaling •Gezagsrelatie

De.gezagsrelatie.is.hiervan.het.belangrijkste.kenmerk ..Of.een.freelancer.als.zelfstandige.werkzaam.is,.op.naam.van.een.bv.factureert,.royaltyinkomsten.verdient,.of.een.ander.hoofdberoep.heeft,.doet.bij.deze.beoordeling.nog.niet.echt.ter.zake ..Dus.zelfs.een.zelfstandig.ondernemer.die.werkt.vanuit.een.bv.kan.door.het.feitelijk.bestaan.van.een.gezagsrelatie.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst.hebben ..De genoemde uitzonderingsgevallen worden pas relevant als het duidelijk is geworden dat de gezagsrelatie werkelijk ontbreekt. De.eerste.twee.criteria.zijn.niet.zo.moeilijk.vast.te.stellen ..

Het.is.steeds.weer.de.gezagsrelatie.die.vragen.oproept ..Met.gezagsrelatie.wordt.bedoeld.de.doorlopende,.algemene.aanwijzingsbevoegdheid.aan.de.medewerker ..Het.verschil.met.de.aanwijzingsbevoegdheid.binnen.de.overeenkomst.van.opdracht,.op.basis.waarvan.de.meeste.auteurs.en.redactiemedewerkers.werkzaam.zijn,.is.dat.die.beperkt.is.tot.aanwijzingen.over.de.overeengekomen.opdracht,.die.in.de.regel.alleen.vooraf.kunnen.worden.gegeven .

Hier.volgt.een.lijst.met.aanwijzingen.van.het.bestaan.van.een.gezagsrelatie ..Deze.lijst.is.samengesteld.op.basis.van.de.rechtspraak:

•Opdrachtgever bepaalt de werktijden•Freelancer krijgt doorbetaald wanneer hij niet werkt, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie•Freelancer is verplicht zich te houden aan een werkrooster•Freelancer is verplicht aanwijzingen van de opdrachtgever te volgen •Opdrachtgever is bevoegd instructies te geven over de inhoud van het werk •Freelancer is verplicht een bepaald (minimum) aantal uren te werken•Freelancer verricht de werkzaamheden op een (door de opdrachtgever bepaalde) vaste werkplek (bijvoorbeeld in het kantoor van de opdrachtgever)•Freelancer is opgenomen in de interne telefoonlijst/interne maillijst van opdrachtgever•Freelancer moet toestemming vragen voor vakantie- en snipperdagen•Freelancer wordt in het colofon genoemd als vaste medewerker•Honorarium van freelancer wordt gebaseerd op cao-schalen

Stappen bij het inhuren van freelancers7

gedurende.ziekte ..Zelfs.als.hij.dit.zelf.helemaal.niet.wil.kan.een.uitkeringsinstantie.hem.daartoe.dwingen ..Ook.heeft.hij.dan.met.terugwerkende.kracht.over.een.periode.van.vijf.jaar.recht.op.onder.andere.vakantiegeld,.vakantiedagen,.opname.in.de.pensioenregeling,.et.cetera .

Ook.instanties.als.de.Belastingdienst.en.het.UWV.kunnen.tijdens.looncontroles.of.naar.aanleiding.van.een.claim.door.de.freelancer.vaststellen.dat.de.‘freelancer’.in.werkelijkheid.een.werknemer.is ..Gevolg.is.dat.er.dan.sociale.lasten.afgedragen.moeten.worden ..Gebeurt.dit.niet,.dan.wordt.de.freelancer.eigenlijk.beschouwd.als.een.soort.zwartwerker,.ook.al.staat.er.met.grote.letters.‘freelance.contract’..boven.zijn.opdrachtbevestiging ..Ook.hier.geldt.weer.dat.de.feiten.doorslaggevend.zijn .

Blijkt.tijdens.een.controle.dat.de.beoordeling.niet.correct.is.gebeurd,.dan.kunt.u.worden.geconfronteerd.met.een.naheffing.(eventueel.vermeerderd.met.een.boete).van.de.Belastingdienst ..De Belastingdienst kan daarbij tot vijf jaar teruggaan, zodat het bedrag flink kan oplopen..Een.contractuele.afspraak.die.de.freelancer.aansprakelijk.stelt.voor.zo’n.naheffing.is.niet.toegestaan.en.heeft.ook.geen.rechtskracht;.betaling.kunt.u.op.geen.enkele.manier.afdwingen ..Kortom,.u.bent.als.opdrachtgever.volledig.financieel.aansprakelijk.voor.een.goede.beoordeling ..Er.zijn.zelfs.ondernemingen.failliet.gegaan.aan.dit.soort.naheffingen,.dus.onderschat.dit.risico.niet!

Een.‘echte’.freelancer.is.werkzaam.op.basis.van.een.overeenkomst.van.opdracht.(artikel.400,.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek) ..Wettelijk.bestaat.deze.overeenkomst.uit.de.volgende.elementen:

•Er wordt een opdracht verstrekt•Er wordt werk (de opdracht) verricht•Het werk wordt verricht buiten dienstbetrekking•Er wordt een vergoeding betaald als tegenprestatie Uit.het.derde.punt.blijkt.dat.een.overeenkomst.van.opdracht.per.definitie.geen.arbeidsover-eenkomst.is ..Het onderscheidende kenmerk van de arbeidsovereenkomst, de gezagsrelatie, ontbreekt in een overeenkomst van opdracht..

Hoe.u.het.contract.met.uw.freelancer.noemt.is.overigens.niet.zo.belangrijk;.de.feitelijke.omstandig-heden.zijn.uiteindelijk.bepalend.(cola.blijft.cola,.ook.al.schenkt.u.het.in.een.wijnglas.en.noemt.u.het.wijn) ..Wilt.u.niet.geconfronteerd.worden.met.een.freelancer.die.claimt.in.dienst.te.zijn,.dan.zult.u.moeten.voorkómen.dat.de.arbeidsrelatie.te.veel.gaat.lijken.op.een.arbeidsovereenkomst .

Stappen bij het inhuren van freelancers 6

Zie de

veelgeste

lde

vragen 1, 4

, 5 en 6

op pagina 2

1 en 22

Stap 2: Stel vast of er geen sprake is van een fictief dienstverband

Hiervoor.heeft.u.kunnen.lezen.dat.freelancers.die.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst.blijken.te.hebben.als.een.soort.zwartwerkers.worden.beschouwd ..De.Belastingdienst.kan.in.dat.geval.naheffingen.en.boetes.opleggen.over.de.afgelopen.vijf.jaar ..Dit.geldt.echter.niet.alleen.voor.freelancers.die.een.echte.arbeidsovereenkomst.hebben ..Er.bestaat.een.categorie.medewerkers,.die.zich.bevindt.tussen.de.werknemers.en.loondienst.enerzijds.en.echte.zelfstandig.ondernemers.anderzijds,.waarvoor.de.opdrachtgever.dezelfde.fiscale.verplichtingen.heeft:.freelancers.met.een.fictief.dienstverband ....

Voor.freelancers.die.zo’n.‘fictief.dienstverband’.hebben.bent.u.als.opdrachtgever.wettelijk.verplicht.loonheffing.op.het.honorarium.in.te.houden.en.af.te.dragen ..Ook.hier.geldt.dat.het.niet.voldoen.aan.deze.verplichting.maakt.dat.de.freelancer.als.een.soort.zwartwerker.wordt.gezien,.met.alle.financiële.consequenties.van.dien ..

Het grote verschil tussen de fictieve arbeidsovereenkomst en de werkelijke arbeidsovereen-komst is dat een freelancer die werkzaam is op basis van een fictief dienstverband geen aanspraak kan maken op andere werknemersrechten,.buiten.de.werknemersverzekeringen ..Denk.bijvoorbeeld.aan.doorbetaling.van.loon.bij.ziekte,.cao-verhogingen,.vakantiegeld.etc ..Hierop.heeft.een.werknemer.in.loondienst.wel.recht,.maar.de.fictieve.werknemer.niet ...Het.fictieve.dienstverband.biedt.de.freelancer.wel.de.bescherming.van.de.werknemers-verzekeringen,.zoals.de.WW.en.de.WIA ..

Criteria.voor.een.fictief.dienstverband.zijn:

•De opdracht duurt ten minste 30 dagen én •De freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week ongeacht het aantal uren én•Het honorarium is doorgaans ten minste 40 procent van het wettelijk minimumloon (per 1 juli 2008: 40 procent van 1356,60 euro = 542,64 euro per maand)

De.achterliggende.gedachte.van.het.fictief.dienstverband.is,.dat.de.freelancer.in.financiële.zin.dermate.afhankelijk.is.van.een.bepaalde.opdrachtgever,.dat.hij.bij.het.wegvallen.van.die.opdrachtge-ver.onevenredig.veel.risico.loopt.en.daarom.een.beroep.zou.moeten.kunnen.doen.op.een.uitkering ..

Voldoet.uw.freelancer.aan.deze.criteria,.dan.bent.u.in.beginsel.verplicht.inhoudingen.te.doen.op.het.honorarium ..Voor.de.uitgeverssector.bestaan.op.deze.verplichting.diverse.

Stappen bij het inhuren van freelancers9Stappen bij het inhuren van freelancers 8

•Binnen het bedrijf worden gelijksoortige werkzaamheden over het algemeen op basis van een arbeidsovereenkomst verricht•Freelancer draagt niet de eindverantwoordelijkheid voor het werk en heeft niet het laatste woord•Freelancer wordt beperkt in de mogelijkheid elders werkzaamheden te verrichten•Freelancer woont redactievergaderingen en werkoverleg bij, is betrokken bij de bestuurlijke organisatie en heeft inspraak in medezeggenschapsorganen•De overeenkomst zoekt aansluiting bij wettelijke arbeidsrechtelijke bepalingen•Ook de Belastingdienst en/of het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) vinden de arbeidsrelatie een arbeidsovereenkomst•Freelancer loopt geen ondernemersrisico•Beide partijen hebben klaarblijkelijk de intentie dat freelancer regelmatige bijdragen voor langere tijd (bijvoorbeeld tot aan de pensioengerechtigde leeftijd) zal leveren•Freelancer ontvangt een periodieke betaling van het honorarium, in plaats van een prijsafspraak per opdracht•Freelancer ontvangt een vaste onkostenvergoeding

Het.is.niet.zo.dat.als.één.van.deze.omstandigheden.voorkomt.dit.automatisch.leidt.tot.de.conclusie.dat.er.sprake.is.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.hangt.steeds.weer.van.alle.omstandigheden.van.het.geval.af ..Deze.omstandigheden.zult.u.ook.in.onderlinge.samenhang.moeten.afwegen ..Daarbij.steunt.de.wet.de.freelancer.overigens.wel,.doordat.er.twee.rechtsver-moedens.in.het.arbeidsrecht.voorkomen ..Het.begrip.‘rechtsvermoeden’.houdt.kort.samengevat.in:.het.is.zo,.tenzij.de.wederpartij.(werkgever).het.tegendeel.weet.te.bewijzen ..Natuurlijk.verdient.schriftelijk.bewijs.vooraf,.bijvoorbeeld.in.de.vorm.van.een.schriftelijk.auteurscontract,.de.sterke.voorkeur ..Deze.rechtsvermoedens.maken.het.bewijzen.van.een.arbeidsovereen-komst.en.de.omvang.daarvan.voor.de.freelancer.zeer.eenvoudig ..Zij.luiden.als.volgt:

610 a. Hij die ten behoeve van een ander tegen beloning door die ander gedurende drie opeenvolgende maanden, wekelijks dan wel gedurende ten minste twintig uren per maand arbeid verricht, wordt vermoed deze arbeid te verrichten krachtens arbeidsovereenkomst.

610 b. Indien een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden heeft geduurd, wordt de bedongen arbeid in enige maand vermoed een omvang te hebben gelijk aan de gemiddelde omvang van de arbeid per maand in de drie voorafgaande maanden.

Kortom,.de.‘freelancer’.hoeft.dus.alleen.maar.aan.te.tonen.dat.hij.voldoet.aan.deze.criteria.en.de.opdrachtgever.zal.moeten.komen.met.tegenbewijs ..Meestal.komt.het.er.dan.op.neer.aan.te.tonen.dat.er.geen.gezagsrelatie.bestond ..Daarom.is.van.belang.om.van.tevoren.glashelder.te.hebben.hoe.de.verhoudingen.liggen.en.dat.gezag.daarvan.geen.deel.uitmaakt .

Lees ook

vraag 35 op

pagina 32

vastleggen.dat.u.niet.-of.alleen.met.inhoudingen-.betaalt.zolang.de.gewenste.bewijsstukken.niet.zijn.ontvangen.van.de.freelancer ..Dit.is.de.enige.manier.waarop.u.zich.kunt.indekken.tegen.naheffingen.en.boetes ..In.veel.gevallen.is.het.leveren.van.bewijs.zeer.eenvoudig.omdat.u.het.bewijs.zelf.al.in.huis.heeft ..U.bent.dan.niet.afhankelijk.van.de.medewerking.van.uw.freelancers ..

Tijdens.de.onderhandelingen.met.de.Belastingdienst.over.het.convenant.heeft.het.NUV.overigens.steeds.de.wens.benadrukt.om.zoveel.mogelijk.gebruik.te.mogen.maken.van.bewijs.dat.binnen.de.uitgeverij.toch.al.aanwezig.is ..Dit.kan.de.administratieve.last.(versturen.of.opvragen.van.formulieren,.in.de.gaten.houden.of.ze.retour.komen,.freelancers.te.woord.staan,.discussiëren.met.freelancers.of.hun.boekhouders,.herinneringsbrieven.sturen.etc .).immers.beperken ..De.Belastingdienst.heeft.deze.wens.ingewilligd:.bewijzen.die.al.binnen.de.uitgeverij.aanwezig.zijn,.zijn.inderdaad.vaak.al.voldoende ..

Uitzondering 1 Auteur met royaltyinkomsten: royaltycontract als bewijs

Bewijs.leveren.van.de.eerste.uitzonderingscategorie.is.zeer.eenvoudig ..Kunt.u.een.royaltycon-tract.laten.zien.bij.een.looncontrole.en.vormen.royalty’s.het.grootste.bestanddeel.van.uw.betalingen.aan.hem,.dan.is.die.auteur.uitgezonderd ..

Dit.is.ook.logisch ..Allereerst vormen royaltybetalingen feitelijk geen beloning voor de arbeid, maar gaat het om betalingen die de freelancer ontvangt als beloning voor het exploiteren van zijn auteursrechtelijk beschermd werk..Met.andere.woorden:.het.betreft.een.betaling.voor.het.gebruik.van.zijn.intellectuele.eigendomsrechten ..Dit.is.een.geheel.andere.grondslag.dan.loon.uit.arbeid ..Is.er.geen.sprake.van.loon,.dan.kan.er.ook.geen.sprake.zijn.van.verplichte.inhoudingen.van.loonheffing .

Daarnaast.wordt.een.auteur.die.voornamelijk.op.royaltybasis.werkzaam.is.beschouwd.als.zelfstandig.ondernemer ..Zelfstandigen.zijn.wettelijk.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Royaltyauteurs.worden.als.zelfstandigen.beschouwd.omdat.zij.ondernemersrisico.lopen ..Betalingen.aan.een.royaltyauteur.zijn.tenslotte.gebaseerd.op.navenante.verkoop.van.zijn.auteursrechtelijk.beschermd.werk ..Het.wettelijk.minimumloon.is.op.royaltyauteurs.niet.van.toepassing ..NB:.Om.ook.voor.fiscale.faciliteiten.in.aanmerking.te.komen.moet.de.royaltyauteur.wel.voldoen.aan.aanvullende.eisen .

Het.verschil.in.status.tussen.een.freelancer.en.een.werknemer.blijkt.ook.uit.de.Auteurswet ..Van.auteursrechtelijk.beschermde.werken.gemaakt.in.het.kader.van.een.dienstverband.is.de.werkgever.de.maker,.terwijl.een.freelancer.altijd.het.auteursrecht.behoudt,.voor.zover.niet.in.licentie.gegeven.of.overgedragen.aan.zijn.opdrachtgever ..De.uitgever.als.opdrachtgever.dient.die.rechten.voor.ieder.werk.van.de.freelancer.te.verwerven,.terwijl.de.freelancer.altijd.zijn.morele.rechten.behoudt.(niet.overdraagbaar) .


uitzonderingen ..Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers valt onder één van die uitzonderingen, waardoor de uitzonderingen feitelijk de regel vormen...Valt.uw.freelancer.onder.één.van.deze.uitzonderingscategorieën,.dan.hoeft.u.niets.in.te.houden . . . . . ..mits.u.dit.kunt.bewijzen ..Over.de.uitzonderingen.en.het.bewijs.daarvan.leest.u.hieronder .

Uitzonderingen op inhoudingsplichtIn.de.uitgeverssector.geldt.per.1.januari.2008.een.convenant.tussen.het.NUV,.de.Belastingdienst.en.het.UWV.voor.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.(waarvan.dan.al.is.vastgesteld.dat.zij.niet.in.werkelijkheid.in.loondienst.zijn!) ..Zie.voor.de.tekst.van.het.convenant.pagina.53.e .v .

In.dit.convenant.zijn.de.uitzonderingen.op.het.fictief.dienstverband.verduidelijkt.en.geconcretiseerd ..Het.convenant.geldt.uitsluitend.voor.freelance.auteurs.en.redactiemede-werkers*,.die.worden.gedefinieerd.als.‘een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard.meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of.inhoud.van.een.werk.dat.door.de.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler’ .

De uitzonderingsgevallen die de regel vormen

1 Auteur/redactiemedewerker werkt hoofdzakelijk op royaltybasis of2 Honorarium van auteur/redactiemedewerker bij deze opdrachtgever blijft vermoedelijk of werkelijk onder de 7200 euro per jaar (of onder het naar rato bedrag) of3 Freelancer is werkzaam als ‘erkend’ zelfstandig ondernemer (VAR-WUO of VAR-DGA) of4 Auteur/redactiemedewerker heeft een ander hoofdberoep.

*Freelancers, niet zijnde auteurs en redactiemedewerkers, vallen niet onder het convenant en moeten volgens de algemene wettelijke regels worden beoordeeld.

Opdrachtgever moet bewijzen!Het.overgrote.deel.van.de.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.in.de.uitgeverssector.valt.wel.onder.één.van.deze.vrijstellingen,.zo.is.gebleken.uit.onderzoek.van.het.NUV.eind.2007/begin.2008 ..Toch.blijft.u.als.opdrachtgever.wettelijk.verplicht.te.beoordelen.of.u.premies.en.belasting.moet.inhouden.en,.als.u.besluit.dat.dit.niet.nodig.is,.bewijs.te.leveren.van.de.reden ..U.moet.dus.alert.blijven.op.riskante.gevallen ...Kunt.u.dit.bewijs.niet.leveren,.dan.krijgt.u.als.opdrachtgever.de.volledige.naheffing.en.boete.opge-legd ..Verhaal.van.naheffingen.en.boetes.in.verband.met.niet.ingehouden.premies.werknemers-verzekeringen.op.de.freelancer.is.wettelijk.niet.mogelijk ..Wel.kunt.u.vooraf.contractueel.


Lees ook

de

veelgeste

lde

vragen 2

en 3 op

pagina 21

Let op: Alleen bij een VAR Winst Uit Onderneming (VAR-WUO), of Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (VAR-DGA) voor dezelfde werkzaamheden die u laat uitvoeren, mag u ervan uitgaan dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap.

U.hoeft.dan.geen.premies.werknemersverzekeringen.en.belasting.in.te.houden.en.de.opdrachtnemer.kan.dan.geen.recht.doen.gelden.op.een.ZW-,.WIA-.of.WW-uitkering.en.er.is.geen.sprake.van.verzekeringsplicht.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.echter.anders.wanneer.de.Belastingdienst.achteraf.kan.bewijzen.dat.er.feitelijk.toch.sprake.was.van.een.arbeidsovereenkomst ..Dit.wordt.niet.volledig.uitgesloten.door.de.VAR ..Kan.de.Belastingdienst.op.basis.van.feiten.en.omstandigheden.achteraf.bewijzen.dat.er.sprake.is.van.een.civielrechte-lijke.dienstbetrekking,.dan.zijn.er.twee.mogelijkheden:

•Opdrachtgever is te kwader trouw: naheffing komt terecht bij de opdrachtgever•Opdrachtgever is te goeder trouw: naheffing komt terecht bij de freelancer

De.bewijslast.voor.de.eventuele.kwade.trouw.van.de.opdrachtgever.ligt.bij.de.Belastingdienst ...Meestal.verlegt.de.VAR-WUO.of.VAR-DGA.het.risico.van.de.opdrachtgever.naar.de.freelancer .De.VAR.is.in.beginsel.maximaal.één.jaar.geldig,.waardoor.deze.elk.jaar.opnieuw.door.u.moet.worden.opgevraagd.(bij.verwachte.overschrijding.van.de.7200.euro-grens) ..Staatssecretaris.De.Jager.is.voornemens.dit.te.veranderen.en.wil.een.stilzwijgende.verlenging.mogelijk.maken ..Houd.voor.de.actuele.stand.van.zaken.www.nuv.nl.in.de.gaten .

In.geval.van.wijziging.van.omstandigheden.of.een.onjuiste.aanvraag.kan.de.Belastingdienst.de.VAR.herzien.of.intrekken ..Een.dergelijke.herziening.of.intrekking.heeft.geen.gevolgen.voor.de.status.van.betrokkene.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.zo.geregeld,.omdat.de.opdrachtgever.moet.kunnen.vertrouwen.op.de.VAR,.ook.als.deze.achteraf.op.onjuiste.gronden.blijkt.te.zijn.verkregen .

VAR-ROW? Als.op.VAR.staat.dat.de.freelancer.’resultaat.uit.overige.werkzaamheden’.(ROW).geniet,.zegt.dat.over.de.werknemersverzekeringen.en.loonheffing.nog.helemaal.niets ..Heeft u alleen een VAR-ROW van uw freelancer, dan zult u nader onderzoek moeten verrichten..Hiermee.is.nog.niet.zeker.dat.u.dan.premies.en.belasting.moet.afdragen .

Allereerst.moet.de.freelancer.om.in.aanmerking.te.komen.voor.inhoudingen.ook.voldoen.aan.de.andere.criteria.voor.een.fictief.dienstverband:

•Opdracht duurt tenminste 30 dagen én•Freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week


Uitzondering 2 Auteur/redactiemedewerker met honorarium onder de 7200 euro (naar rato): boekhouding als bewijs

Via.uw.boekhouding.kunt.u.precies.laten.zien.hoeveel.uw.auteur/redactiemedewerker.in.een.bepaald.jaar.heeft.ontvangen.aan.honoraria ..Kunt.u.aannemelijk.maken.dat.u.erop.mocht.vertrouwen.dat.het.honorarium.onder.de.7200.euro.per.jaar.zou.blijven.(bijvoorbeeld.vanwege.het.honorarium.van.vorig.jaar.en/of.inkomsten.van.freelancers.met.vergelijkbare.werkzaamheden),.dan.is.dat.voldoende ..Begint.een.auteur/redactiemedewerker.gedurende.een.lopend.jaar,.dan.geldt.niet.het.volledige.bedrag.van.7200.euro,.maar.wordt.dit.naar.rato.aangepast.aan.de.nog.resterende.duur.van.het.kalenderjaar ..Voor.het.daaropvolgende.jaar.geldt.dan.wel.de.grens.van.7200.euro ..

Uitzondering 3 Zelfstandig ondernemer: geldige VAR-WUO of VAR-DGA als bewijs

De.letters.VAR.staan.voor.Verklaring.Arbeidsrelatie ..Deze.verklaring.schept.vooraf.duidelijk-heid.over.de.zelfstandigheid.van.de.opdrachtnemer.(freelancer) ..De.VAR.wordt.op.verzoek.van.de.freelancer.afgegeven.door.de.Belastingdienst,.aan.de.hand.van.het.standaardformulier.‘Aanvraag.verklaring.arbeidsrelatie’,.dat.de.freelancer.kan.downloaden.via.de.site.van.de.Belastingdienst,.www.belastingdienst.nl..Aanvragen.kan.digitaal.en.schriftelijk.en.alle.aanvragen.worden.centraal.behandeld.door.de.Belastingdienst.in.Winterswijk ..Volgens.eigen.richtlijnen.van.de.Belastingdienst.verstrekt.zij.de.VAR.binnen.acht.weken.na.indiening.van.het.verzoek ..Aan.de.VAR.is.zowel.de.Belastingdienst.als.het.UWV.gebonden ..De.VAR.is.een.beschikking:.bezwaar.en.beroep.is.mogelijk ..Dat een freelancer een VAR heeft zegt nog niets: het gaat erom wat erop staat over zijn werkzaamheden en zijn inkomsten!

Op.de.VAR.geeft.de.Belastingdienst.aan.wat.de.aard.van.de.inkomsten.is.die.de.freelancer.gaat.verdienen.met het werk waarvoor de verklaring is aangevraagd.Afhankelijk.van.de.omstandigheden.kan.de.Belastingdienst.de.inkomsten.aanmerken.als:

•Loon uit (fictieve) dienstbetrekking (loon)•Resultaat uit overige werkzaamheden (ROW)•Winst uit onderneming (WUO)•Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (DGA)


Zie ook de veelgestelde vragen 20 en 29

Lees ook vraag 21 op pagina 28

Kijk op pagina 14 t/m 19 voor de veelgestelde vragen over ditonderwerp

Tip: Lees de veelgestelde vragen 23, 24 en 31

•Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt•Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast•Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast•Leg planning en aanleverschema vast•Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst in deze brochure op pagina 7•Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomensgrens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te verwachten inkomsten hiermee•Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt, deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit jaar nog zal verdienen•Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houd dan bij of de grens alsnog wordt overschreden•Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar:

o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring

•Beoordeel nauwkeurig of er sprake is van inhoudingsplicht en handel conform de uitkomst•Zorg voor een jaarlijkse update van het freelance bestand en de benodigde formulieren. Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar•Vraag om ID-bewijzen aan freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA én aan freelancers waarvoor u verplicht moet inhouden•Stel persoonlijk de identiteit vast van de freelancers waaraan u een ID-bewijs moet vragen (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!)•Zorg jaarlijks voor correcte IB 47-opgave van inkomsten van freelancers•Richt de administratie zo in dat bij het ontbreken van de benodigde bewijzen niet wordt uitbetaald, laat betalingen blokkeren als u wacht op bewijsstukken•Zorg voor controle door uw accountant of controller en vraag om een schriftelijke bevestiging van een correcte toepassing van het convenant


Voldoet.de.freelancer.ook.hier.aan,.dan.nóg.heeft.u.geen.zekerheid.over.de.inhoudingen ..Immers,.weliswaar.is.er.dan.geen.sprake.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.er.kan.nog.wel.sprake.zijn.van.andere.uitzonderingscategorieën:.auteurs.met.royaltyinkomsten.of.auteurs/redactiemedewerkers.met.een.ander.hoofdberoep ..Dit.kunt.u.bijvoorbeeld.vaststellen.aan.de.hand.van.een.eigen.verklaring .

Uitzondering 4 Ander hoofdberoep: Eigen Verklaring als bewijs

Auteurs/redactiemedewerkers.die.een.ander.hoofdberoep.hebben,.waar.zij.meer.dan.50.procent.van.hun.tijd.aan.besteden.en.meer.dan.50.procent.van.hun.inkomsten.mee.verdienen,.zijn.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Omdat veel auteurs niet kunnen leven van hun werk als freelance auteur/redactiemedewerker hebben velen een ander hoofdberoep...In.educatieve.en.wetenschappelijke.uitgeverijen.werken.heel.wat.freelancers.die.in.het.dagelijkse.leven.een.ander.beroep.hebben ..Zij.zijn.vaak.juist.gevraagd.als.auteur.vanwege.dat.andere.hoofdberoep ..Het.is.aan.de.uitgever/opdrachtgever.om.deze.auteurs.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring ..

Dit.formulier.is.meer.dan.25.jaar.geleden.ontwikkeld.als.hulpmiddel,.maar.door.de.invoering.van.de.VAR.was.dit.document.verouderd.geraakt ..In.overleg.met.de.Belastingdienst.en.het.ministerie.van.Financiën.is.er.nu.een.geactualiseerde.versie.van.dit.formulier.beschikbaar,.die.in.het.convenant.in.deze.brochure.is.opgenomen ..

Belangrijke.wijziging.in.de.geactualiseerde.versie.van.de.Eigen.Verklaring.is,.dat.er.nu.aandacht.is.voor.de.bijzondere.status.van.royaltybetalingen ..Daarnaast.wordt.in.de.Eigen.Verklaring.het.bedrag.van.7200.euro.vermeld,.waaronder.geen.sprake.is.van.inhoudingsplicht.en.de.Eigen.Verklaring.dus.niet.nodig.is .

Advies

•Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet als zijzelf bevoegd zijn freelancers in te zetten)•Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan•Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract op pagina 35)•Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden


Lees ook

de

veelgeste

lde

vragen

22 en 30

Kijk ook bij de veelgest

elde

vragen 26 en 27

op pagina 29

uitgeefovereenkomsten gehanteerde begrip ‘werk’ werd dan ten onrechte gezien als uitgevoerd werk en niet als auteursrechtelijk beschermd werk (van wetenschap, letterkunde of kunst). Ook verwarde men dan de afspraken die betrekking hadden op de exploitatie van een reeds vervaardigd werk (waarop de licentie of overdracht betrekking heeft) ten onrechte met de totstandkoming van het werk. Een aantal uitgevers en het Nederlands Uitgeversverbond hebben hun huis- en modelcontracten voorgelegd aan het UWV of de Belastingdienst en steeds was de terechte conclusie dat uit een uitgeefovereenkomst an sich geen gezagsverhouding kan worden geconcludeerd, ook niet in geval van overdracht van het auteursrecht. Mocht u toch over dit aspect vragen krijgen bij een controle, kunt u altijd contact opnemen met het secretariaat Economische en Juridische Zaken van het NUV.

Advies

•Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast•Bepaal welke rechten u nodig heeft•Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op: www.nuv.nl/web/ejz/auteursrechtindepraktijk/Pages/default.aspx Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen•U kunt ook tegen kostprijs maatwerkcontracten laten maken of contracten laten checken door de Stichting Juridische Dienstverlening van het NUV.•Neem voor meer informatie of voor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50

Stap 4: Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat

Freelancer stelt u aansprakelijkGedurende het werk kan een freelancer van alles overkomen. Hij kan worden bedolven onder een archiefkast, uitglijden over gemorste koffie, aangevallen worden door de hond van de bekende Nederlander die hij gaat interviewen. Wanneer zo’n gebeurtenis leidt tot inkomens-schade bestaat de kans dat de freelancer die schade gecompenseerd wil krijgen….. door u.

Dan is het belangrijk te weten dat voor de freelancer die zijn werkzaamheden uitvoert binnen de muren van de uitgeverij dezelfde regels gelden als voor de veiligheid van werknemers. Denk daarbij aan stagiaires, uitzendkrachten en ieder ander die aan het werk is. De werkgever die zijn zorgplicht niet nakomt, is ook op vergelijkbare wijze aansprakelijk als tegenover medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het is dan ook zaak om hiermee rekening te


NB:Vrijwilligloonheffingafdragen:opting-in

In dit hoofdstuk ging het steeds over de wettelijke verplichting loonheffing in te houden en af te dragen. Naast die verplichting bestaat er ook een vrijwillige keuzemogelijkheid om onder de regels van de loonheffing te vallen. De freelancer hoeft dan zelf geen boekhouding bij te houden. Dit heet ‘opting-in’. Opting-in geldt alléén voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, dus premiebetaling voor werknemersverzekeringen is daarbij niet aan de orde en ook van andere werknemersrechten is dan geen sprake.Op pagina 56 vindt u meer informatie over deze constructie.

Stap 3: Maak afspraken over (her)gebruik van content

Wanneer iemand ‘een werk van creatieve aard’ creëert, zoals een boek, een artikel, een illustratie of foto, ontstaat op dat werk automatisch auteursrecht. Auteursrecht is het exclusieve recht van de maker van een werk ‘van wetenschap, letterkunde of kunst’ om zijn werk te verveelvoudigen (reproduceren) en openbaar te maken (publiceren). Dat betekent dat de maker zelf bepaalt wat er met zijn creatie, zijn ‘werk’ in auteursrechtelijke zin, mag gebeuren, tenzij er met zijn uitgever andere afspraken zijn gemaakt. Dit is anders wanneer de maker in loondienst is bij de uitgeverij en zijn werk creëert in het kader van zijn functie, want dan geldt zijn werkgever als auteur. Wanneer een uitgeverij afspraken maakt over auteursrech-ten geeft zij daarmee feitelijk aan dat van een arbeidsovereenkomst geen sprake is (anders zou zij immers niets behoeven te regelen).

Een afspraak kan zijn dat de maker al zijn rechten overdraagt aan (bijvoorbeeld) de uitgever, die het werk dan exclusief en onbeperkt mag reproduceren en exploiteren. Dit kan zelfs opgaan wanneer het werk in opdracht is gemaakt. Spreekt u niets af of maakt u onduidelijke afspraken, dan kunt u in vervelende discussies belanden die door een rechter vaak al snel in het voordeel van de auteur worden beslist.

Door alle nieuwe vormen van hergebruik die in de loop der jaren zijn ontstaan, bijvoorbeeld in een digitaal nieuwsarchief op de website van een dagblad of tijdschrift, is een eenmalig publicatierecht meestal niet voldoende meer. Het is nu belangrijk na te denken over de benodigde rechten en daarover heldere afspraken te maken met uw auteurs/redactiemedewer-kers en deze ook schriftelijk vast te leggen.

Het overdragen of in licentie geven van exploitatierechten op een werk is geen indicatie van een gezagsverhouding. Dit misverstand is in het verleden wel eens opgedoken. In die gevallen bleek het dan te gaan over gebrek aan kennis over auteursrecht. Het in veel



lezer.via.het.colofon.vooraf.duidelijk.te.maken.dat.hij.een.eigen.verantwoordelijkheid.heeft.bij.gebruik.van.de.informatie ..Dit.biedt.weliswaar.geen.garanties.op.het.uitblijven.van.aansprakelijkheid,.maar.kan.u.wel.helpen ..De.tekst.kan.bijvoorbeeld.luiden:

‘Deze uitgave is bestemd voor…. (doelgroep). Ondanks het feit dat de auteur en redactie met de grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de weergegeven informatie zijn getreden. Hiervoor kunnen auteur en uitgever niet aansprakelijk worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en inzicht. Bij twijfel over de juistheid van informatie kunt u contact opnemen met .......’

Advies

•Zorg.voor.veilige.en.gezonde.arbeidsomstandigheden.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij•Voorkom.alle.schijn.van.een.gezagsrelatie.=.arbeidsovereenkomst•Zorg.voor.goede.afspraken.over.aansprakelijkheid.voor.schade.door.de.freelancer.en.leg.deze... altijd.schriftelijk.vast•Is.uw.uitgeverij.in.de.toekomst.mogelijk.aansprakelijk?.Maak.keuze.over.verzekeren.ja/nee.. en.zo.ja,.welke•Voorzie.uw.publicaties.van.een.disclaimer,.waarin.u.uw.aansprakelijkheid.uitsluit.•Leg.vrijwaring.vast.tegen.rechten.van.derden

houden.en.ook.voor.freelancers.te.zorgen.voor.veilige.en.gezonde.omstandigheden ..Er.is.nog.wel.een.opmerkelijk.verschil:.in.tegenstelling.tot.de.ongevallen.met.‘gewone’.werknemers.geldt.er.-nog-.geen.meldingsplicht.voor.(bedrijfs)ongevallen.met.zzp’ers ..

Werkt.uw.freelancer.niet.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij.(en.dat.is.aan.te.bevelen),.maar.thuis.of.elders,.dan.heeft.u.in.beginsel.geen.arboverplichtingen.jegens.hem.of.haar ..Deze.aansprakelijkheid.geldt.namelijk.alleen.voor.werknemers.en.thuiswerkers.die.onder.uw.gezag.werken.(en.dus.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.hebben) ..Wie.wél.een.arbeidsovereen-komst.heeft,.kan.u.overigens.niet.alleen.aansprakelijk.stellen.voor.de.schade,.maar.heeft..ook.recht.op.loondoorbetaling.bij.ziekte,.gedurende.maximaal.twee.jaar ..Ook.uit.oogpunt.van.aansprakelijkheidsrisico’s.is.het.dan.ook.beter.alle.schijn.van.gezag.over.freelancers..te.vermijden .

Derde stelt u aansprakelijkNatuurlijk.kan.het.ook.voorkomen.dat.een.freelancer.die.in.uw.opdracht.werkt.schade.toebrengt.aan.een.ander ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.modefotograaf.die.kleding.leent.voor.een.reportage.en.deze.zoekmaakt.of.beschadigt ..De.eigenaar.van.de.kleding.weet.u.dan.ongetwijfeld.te.vinden ..Of.uw.freelance.reisgidsenauteur.levert.letterlijke.vertalingen.aan.uit.een.buitenlandse.reisgids.en.presenteert.die.als.zijn.eigen.tekst ..Uw.buitenlandse.collega.eist.schadevergoeding.wegens.inbreuk.op.zíjn.auteursrecht….U.bent.dan.als.de.uitgever.van.het.inbreukmakende.werk.degene.die.de.inbreuk.heeft.gemaakt.en.u.bent.daardoor.allereerst.aansprakelijk ..De.aansprakelijkheid.in.de.relatie.opdrachtgever/freelancer.is.anders.geregeld.dan.in.de.relatie.werkgever/werknemer,.waarin.de.werknemer.alleen.aansprakelijk.is.bij.‘bewuste.roekeloosheid’.of.opzet .

Wie uiteindelijk opdraait voor die schade (u of uw freelancer) hangt af van de afspraken die u daarover met uw freelancer heeft gemaakt en in hoeverre die afspraken te bewijzen zijn..U.kunt.over.aansprakelijkheid.afspraken.maken.in.de.opdrachtbevestiging.(overeenkomst.van.opdracht),.maar.ook.in.algemene.voorwaarden.(die.u.dan.wel.correct.van.toepassing.moet.verklaren!) ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.een.clausule.waarin.uw.freelancer.u.vrijwaart.voor.inbreuken.op.rechten.van.derden ..Leiden.die.afspraken.toch.tot.mogelijke.toekomstige.aansprakelijkheid.voor.uw.uitgeverij,.dan.is.het.zinvol.na.te.denken.over.een.eventueel.te.sluiten.aansprakelijkheidsverzekering .

Tot.slot:.zowel.de.auteur.als.de.uitgeverij.kan.te.maken.krijgen.met.een.schadeclaim.van.derden.wanneer.de.publicatie.heeft.geleid.tot.schade ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.foute.formule.voor.een.scheikundeproef.in.een.vakblad ..Hoewel.in.het.algemeen.pas.sprake.is.van.aansprakelijkheid.voor.inhoud.van.informatie.bij.schuld.of.nalatigheid.kan.het.zinvol.zijn.de.


Veelgestelde vragen over het convenant21

Veelgestelde vragen over het convenantIs er een adviseur/deskundige binnen de Belastingdienst (of het UWV) die mij kan informeren over werken met freelancers? Ja,.die.is.er ..Belastingkantoor.Groningen.was.zelf.nauw.betrokken.bij.de.totstandkoming.van.het.convenant.en.daar.is.voldoende.expertise.aanwezig ..U.kunt..Belastingkantoor.Groningen.bereiken.via.telefoonnummer.050.-.365.46.68 ..Binnen.het.NUV.kunt.u.terecht.bij.de.vaksecretariaten.Economische.&.Juridische.Zaken.en.Sociale.Zaken.via.020.–.430.91.50 ..Uitgebreide.informatie.vindt.u.overigens.ook.op.www.nuv.nl,.op.de.pagina.van.Economische.en.Juridische.Zaken,.dossier.Freelancers ..

Voor wie?

1 Wat is een freelancer?Freelancer.in.de.zin.van.deze.brochure.is.iemand.die.persoonlijk.werk.voor.een.ander.verricht,.zonder.daarvoor.in.loondienst.te.zijn ..Dat.kan.eventueel.zelfs.de.directeur.van.een.eenpersoons-bv.zijn,.mits.hij.geacht.wordt.het.werk.persoonlijk.te.verrichten ..Die.persoonlijke.arbeidsverrich-ting.is.het.belangrijkste.element ...‘Freelancer’.is.overigens.geen.wettelijke.term,.dus.de.rechtspositie.van.iemand.die.zich.zo.noemt.is.afhankelijk.van.de.omstandigheden .

2 Geldt het convenant alleen voor auteurs/redactiemedewerkers?Ja,.alleen.bij.het.inzetten.van.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.gelden.de.richtlijnen.uit.het.convenant ..De.freelancers.met.andere.beroepen.zult.u.volgens.de.wettelijke.regels.moeten.beoordelen ..Vraag.hierbij.advies.aan.uw.accountant.of.aan.het.NUV ..

3 Wat zijn auteurs/redactiemedewerkers? Als.auteur/redactiemedewerker.wordt.aangemerkt.een.persoon.(ook.eenpersoons-bv’s).die.met.arbeid.van.creatieve.aard,.in.de.zin.van.de.Auteurswet,.meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of.inhoud.van.een.werk.dat.door.een.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld:.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler ..

4 Geldt het convenant ook voor stockbureaus?.Stockbureaus.leveren.foto’s.uit.een.bestand ..Zij.worden.dus.niet.in.opdracht.van.de.uitgever.

Veelgestelde vragen over het convenant 20


op.een.vaste.vergoeding.zou.het.kunnen.dat.de.uitzondering.voor.auteurs.met.royaltyinkom-sten.niet.geldt ..Een.vooraf.afgesproken.maximum.levert.geen.extra.risico’s.op .

8 Als u zeker weet dat een freelancer genoeg andere opdrachtgevers heeft (bijvoor-beeld via de website), mag u dan aannemen dat er geen sprake is van inhoudingsplicht?Nee,.dat.is.zeker.niet.verstandig ..Gezien.het.aantal.opdrachtgevers.lijkt.het.erop.dat.de.freelancer.als.zelfstandig.ondernemer.werkzaam.is.en.dat.u.geen.risico.loopt ..Toch.kunt.u.beter.niet.vertrouwen.op.de.(vluchtige).informatie.op.websites.of.op.informatie.waarover.u.of.uw.medewerker.beschikt ..

Realiseert.u.zich.dat.looncontroles.eens.per.vijf.jaar.plaatsvinden.en.dat.naheffingen.met.terugwerkende.kracht.over.vijf.jaar.mogen.worden.opgelegd ..Van.auteurs/redactiemedewerkers.die.boven.de.‘7200.euro-grens’.zitten.(en.geen.auteur.met.royaltyinkomsten.zijn).moet.u.bij.zo’n.controle.over.de.afgelopen.vijf.jaar.bewijzen.waarom.er.niets.is.ingehouden ..

Dat.uw.medewerker.zeker.weet.dat.de.freelancer.genoeg.opdrachtgevers.heeft.vormt.dan.op.zichzelf,.dus.zonder.nadere.onderbouwing,.onvoldoende.bewijs ..Bovendien,.misschien.is.degene.in.de.uitgeverij.die.dit.weet.al.vertrokken.op.het.moment.van.de.controle ..

De.bewijskracht.van.een.website.van.de.auteur.zelf.zal.gering.zijn ..Wie.garandeert.u.dat.die.indrukwekkende.namenlijst.op.de.website.geen.marketingstunt.is?.Misschien.zijn.die.andere.opdrachtgevers.verzonnen,.en.bent.u.in.werkelijkheid.wel.de.enige.betalende.opdrachtgever ..Dan.heeft.de.freelancer.waarschijnlijk.een.fictief.dienstverband.met.u ..

Bovendien.is.niet.alleen.het.aantal.opdrachtgevers.relevant,.maar.ook.de.mate.waarin.deze.opdrachtgevers.bijdragen.aan.de.totale.inkomstenstroom.van.de.auteur ..Eén.bedrijf.dat.90.procent.van.de.omzet.levert.van.een.freelancer.kan.dus.nog.steeds.een.naheffing.krijgen,.ook.al.heeft.hij.daarnaast.bijvoorbeeld.nog.drie.kleinere.opdrachtgevers ..De.enige.manier.om.dit.risico.als.opdrachtgever.te.voorkomen.is.het.overleggen.van.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA ..Het.dringende.advies.is.dan.ook.hier.altijd.om.te.vragen.bij.het.passeren.van.de.7200.euro-grens.(niet.zijnde.royalty’s) .

Kortom,.ook.al.weet.u.dat.uw.freelancer.andere.opdrachtgevers.heeft,.zorg.dan.bij.overschrij-ding.van.de.7200.euro-grens.toch.altijd.voor.schriftelijk.bewijs:.een.VAR,.een.Eigen.Verklaring,.of.een.royaltycontract .

9 Is het nodig een 65-plusser om een VAR of een Eigen Verklaring te vragen?Ja,.dat.is.nodig.onder.dezelfde.voorwaarden.als.voor.andere.auteurs/redactiemedewerkers ..

gemaakt ..In.dat.geval.is.er.geen.sprake.van.een.overeenkomst.van.opdracht,.maar.van.een.koopovereenkomst ..Van.inhoudingsplicht.zal.dan.geen.sprake.zijn ..Neemt.u.foto’s.af.van.een.stockbureau,.dan.hoeft.u.dus.niet.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Wel.zult.u.bij.een.eventuele.controle.moeten.aantonen.dat.u.zaken.heeft.gedaan.met.een.stockbureau ..Bewaar.daarom.de.facturen.of.andere.bewijzen.van.de.aankoop.van.foto’s ..Maak.als.bewijs.desnoods.prints.van.de.website.van.het.bureau.(handig.als.het.bureau.later.misschien.niet.meer.bestaat) ..5 Een freelance redacteur factureert vanuit een VOF. Is alleen een inschrijving bij de KvK voldoende om verzekeringsplicht uit te sluiten of moet deze firmant toch een VAR aanvragen?Een.VOF.is.een.vennootschap.onder.firma ..Dat.is.een.samenwerkingsverband.tussen.verschillende.personen ..Wie.zaken.doet.met.een.VOF.zal.het.doorgaans.niet.uitmaken.wie.van.de.vennoten.de.werkzaamheden.uitvoert ..De.VOF.als.geheel.(en.daarmee.de.firmanten).staat.garant.voor.het.eindresultaat ..De.plicht.tot.persoonlijke.arbeidsverrichting.is.één.van.de.voorwaarden.voor.verzekeringsplicht ..Is.dit.niet.aan.de.orde,.dan.zal.er.geen.sprake.zijn.van.inhoudingsplicht.en.behoeft.de.VOF.ook.geen.VAR.in.te.leveren ..

6 Stel dat de auteur factureert vanuit een bv. Is dan alleen een uittreksel KvK voldoende?Nee,.dat.is.niet.voldoende.als.het.gaat.om.een.eenpersoons-bv ..Het.werken.via.een.bv.is.wel.een.indicatie.dat.er.sprake.is.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.dit.is.geen.garantie ..Het.werken.via.een.bv.zegt.nog.niets.over.de.relatie.tussen.de.bv.en.de.opdrachtgever ...Nog.altijd.kan.de.relatie.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.blijken,.waardoor.de.Belasting-dienst.niet.eens.aan.de.vraag.naar.zelfstandig.ondernemerschap.toekomt ..Ook.komt.het.voor.dat.de.bv.slechts.één.opdrachtgever.heeft,.waardoor.de.persoon.in.werkelijkheid.geen.echte.zelfstandige.is,.maar.een.fictief.dienstverband.heeft ..Dan.bestaat.het.risico.op.naheffingen.en.boetes ..Dit.risico.is.alleen.voor.rekening.van.de.freelancer.als.u.bij.een.looncontrole.een.VAR-WUO.of.een.VAR-DGA.van.hem.kunt.laten.zien .

7 Wat zijn royalty’s volgens dit convenant?Als.het.honorarium.van.de.auteur.is.gebaseerd.op.het.exploitatieresultaat.van.het.werk.(netto.of.bruto,.afhankelijk.van.de.uitgeefovereenkomst),.dan.is.er.sprake.van.royaltyinkomsten ..Royaltybetalingen vormen de beloning aan de auteur voor het exploiteren van zijn auteursrech-telijk beschermd werk door de uitgever..Betaling.op.royaltybasis.betekent.dat.de.ontvanger.het.risico.loopt.dat.hij.niets.ontvangt.van.de.uitgeverij.die.zijn.werk.exploiteert ..Dit.risico.is.een.ondernemersrisico,.waardoor.de.auteur.die.werkt.op.royaltybasis.wordt.beschouwd.als.zelfstandig.ondernemer ..Het.risico-element.is.dus.essentieel.voor.deze.uitzondering .Wel.is.het.zaak.alert.te.zijn.op.een.minimum.betalingsgarantie ..Omdat.dit.(te.veel).kan.lijken.


gedurende.de.opdracht?.Maakt.betrokkene.deel.uit.van.het.organisatorische.verband.van.de.“werkgever”?.Kan.hij.bijvoorbeeld.naar.eigen.believen.gaan.en.komen?.Heeft.hij.zijn.eigen.werkplek/telefoonnummer/e-mailadres.binnen.de.organisatie?.Moet.hij.zijn.vakantiedagen.aanvragen.net.als.een.gewone.werknemer?.Al.dit.soort.aspecten.is.van.belang ..De.hele.feitelijke.situatie.moet.worden.beoordeeld ..

Blijkt.de.arbeidsrelatie.geen.arbeidsovereenkomst.te.zijn,.dan.is.de.volgende.vraag.of.het.gaat.om.royaltyinkomsten ..Dat.is.grotendeels.het.geval ..Royaltyinkomsten.zijn.volgens.het.convenant.uitgezonderd.van.inhoudingen,.dus.die.uitzondering.op.die.inhoudingsplicht.zou.van.toepassing.kunnen.zijn ..

Echter,.deze.auteur.verdient.naast.zijn.royaltyinkomsten.ook.nog.honoraria.voor.opdrachten ..Volgens.het.convenant.worden.ook.die.inkomsten.dan.vrijgesteld.van.inhoudingen ..Dit.kan.anders.zijn.wanneer.de.royaltyinkomsten.slechts.een.klein.aandeel.vormen.in.het.totale.inkomen.van.die.uitgever,.maar.hier.bestaat.niet.meer.dan.de.helft.van.het.inkomen.bij.deze.uitgeverij.uit.niet-royaltyinkomsten.en.is.de.verhouding.dusdanig.dat.de.uitgever.zich.geen.zorgen.hoeft.te.maken ...Kortom,.ondanks.de.forse.inkomsten.van.de.auteur.bij.deze.uitgeverij.zal.er.geen.sprake.zijn.van.een.verplichting.loonheffing.en.premies.werknemersverzekeringen.in.te.houden.en.af.te.dragen .

De 7200 euro-grens voor auteurs en redactiemedewerkers

14 In het convenant staat dat u moet bepalen of een auteur/redactiemedewerker naar verwachting meer dan 7200 euro bij uw uitgeverij zal verdienen. Hoe bepaalt u dat?Allereerst:.de.7200.euro-grens.geldt.voor.een.heel.jaar ..Begint.een.nieuwe.freelancer.later.dan.1.januari,.dan.zult.u.het.bedrag.van.7200.euro.naar.rato.moeten.berekenen.voor.de.resterende.duur.van.het.jaar ..Bijvoorbeeld:.freelancer.begint.op.1.mei.met.zijn.eerste.klus ..Tot.het.einde.van.het.jaar.zijn.dat.nog.acht.maanden,.dus.8/12.jaar ..8/12.x.7200.euro.=.4800.euro ..U.zult.het.bedrag.dat.de.freelancer.‘naar.verwachting’.gaat.verdienen.moeten.vergelijken.met.dit.bedrag ..Zal.de.freelancer.naar.verwachting.bij.uw.uitgeverij.meer.gaan.verdienen.dan.die.4800.euro,.dan.zult.u.de.status.van.de.freelancer.aan.de.hand.van.formulieren.moeten.beoordelen ..Zo.niet,.dan.mag.u.dit.voorlopig.achterwege.laten ..Pas.wanneer.dit.naar.rato.bedrag.eventueel.wordt.overschreden.hoeft.u.de.freelancer.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR.te.vragen ..

Veelgestelde vragen over het convenant25Veelgestelde vragen over het convenant 24

Het.gaat.dan.om.65-plussers.die.niet.hoofdzakelijk.royalty’s.ontvangen.en.die.met.hun.inkomsten.de.grens.van.7200.euro.overschrijden ..Voorheen.werd.de.Eigen.Verklaring.vaak.niet.ingevuld.door.65-plussers,.omdat.zij.niet.behoren.(nog.altijd.niet).tot.de.kring.van.verzekerden.voor.de.werknemersverzekeringen ..Echter,.65-plussers.kunnen.wel.belastingplichtig.zijn.voor.de.loonheffing ..Dit.wordt.nu.ook.bepaald.aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring .

10 Een Nederlandse freelance auteur woont en werkt in het buitenland. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht?Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.die.in.het.buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat.betekent.dat.een.toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland.wonende.freelancers.niet.nodig.is ..

11 Freelancer is buitenlander en werkt in Nederland. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht?Buitenlandse.auteurs.zijn.niet.uitgezonderd.van.het.convenant,.zij.kunnen.gewoon.in.aanmer-king.komen.voor.inhoudingen ..Om.te.beoordelen.of.en.wat.u.moet.inhouden.zult.u.allereerst.moeten.vaststellen.of.de.relatie.met.uw.freelancer.feitelijk.een.(fictieve).arbeidsovereenkomst.is ..Is.dit.het.geval,.dan.moet.u.in.beginsel.(beperkt).loonheffing.gaan.inhouden ..Hoe.dit.ingevuld.wordt.hangt.af.van.het.belastingverdrag.dat.Nederland.heeft.gesloten.met.het.land.van.herkomst ..Voor.meer.informatie.kunt.u.het.best.contact.opnemen.met.de.Belastingdienst .

12 Freelancer is buitenlander, werkt in het buitenland voor een Nederlandse uitgeverij. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht?Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.(dienstbetrek-king).die.in.het.buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat.betekent.dat.een.toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland.wonende.freelancers.niet.nodig.is .

13 Een leraar op een middelbare school is daarnaast een goed verdienende auteur met 40.000 euro aan royaltyinkomsten. Hij doet ook nog wat eindredactionele en internet-klussen voor ongeveer 15.000 euro per jaar. Loopt deze uitgever risico op naheffingen?Die.kans.lijkt.niet.zo.groot,.maar.ook.bij.deze.freelancer.zal.de.uitgever.dit.moeten.toetsen ..Allereerst.is.het.zaak.te.beoordelen.of.de.relatie.ten.opzichte.van.de.uitgever.geen.kenmerken.vertoont.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.lijstje.met.indicatoren.in.deze.brochure.kan.hierbij.als.hulpmiddel.dienen ..Bij.beantwoording.van.de.vraag.naar.het.ontbreken.van.de.dienstbetrekking.is.een.heel.scala.van.omstandigheden.van.belang ..Het.komt.erop.neer.dat.er.geen.sprake.mag.zijn.van.een.gezagsrelatie ..Een.aantal.van.de.relevante.criteria:.Is.er.een.instructiebevoegdheid.

17 Een auteur/redactiemedewerker krijgt zijn eerste opdracht voor de uitgeverij halverwege april. Hij werkt dit jaar nog een paar keer, maar volgend jaar een hele tijd niet. Pas vanaf mei in dat jaar gaat hij weer opdrachten aannemen. Hoe bepaalt u wanneer u moet vragen om een Eigen Verklaring of een VAR?Voor.het.jaar.van.aanvang.van.de.werkzaamheden.geldt.de.7200.euro-grens.naar.rato.van.het.resterende.jaar,.in.dit.geval.dus:.8,5.maanden/12.maanden.x.7200.euro.=.5100.euro ..Wordt.dit.bedrag.overschreden.in.dit.jaar,.dan.dient.u.een.Eigen.Verklaring.te.laten.invullen.door.de.betrokken.freelancer.en/of.hem.te.vragen.om.een.VAR ..In.het.volgende.jaar.geldt.de.grens.van.7200.euro .

18 Een auteur/redactiemedewerker gaat naar verwachting meer dan 7200 euro verdienen en heeft geen VAR-WUO of VAR-DGA. Wat nu?Dit.betekent.nog.niet.dat.er.sprake.is.van.inhoudingsplicht ..U.zult.nader.onderzoek.moeten.verrichten.naar.de.situatie ..

Allereerst.is.dan.de.vraag.of.de.freelancer.werkt.op.basis.van.een.royaltycontract,.want.royaltyinkomsten.worden.uitgezonderd.van.de.inhouding.van.loonheffingen ..Is.er.geen.royaltycontract,.dan.moet.u.aan.de.auteur/redactiemedewerker.vragen.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..Aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring.kunt.u.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden ..Is.dit.niet.het.geval.en.heeft.de.auteur/redactiemedewerker.een.ander.hoofdberoep,.dan.is.hij.uitgezonderd.van.heffingen ..Is.de.auteur/redactiemedewer-ker.wel.beroepsmatig.bezig,.dan.zou.hij.in.aanmerking.kunnen.komen.voor.inhoudingen ..Of.dit.zo.is,.hangt.af.van.zijn.arbeidspatroon ..

Er.is.namelijk.pas.sprake.van.inhoudingsplicht.voor.de.loonheffingen.indien.de.auteur/redactiemedewerker.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.werkzaam.is.(ongeacht.het.aantal.uren) ..Een.zeer.gevarieerd.patroon,.waarbij.de.auteur/redactiemedewerker.bijvoorbeeld.niet.doorgaans.elke.week.op.twee.dagen.werkzaam.is,.zal.niet.leiden.tot.inhoudingsplicht ..Hetzelfde.geldt.voor.een.zeer.kortdurende.relatie.(korter.dan.één.maand).tussen.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.en.een.arbeidsbeloning.die.doorgaans.lager.is.dan.2/5.van.het.wettelijk.minimumloon.(exclusief.vakantiegeld) .

19 Moet u een contract sluiten met een freelance auteur als u minder betaalt dan 7200 euro?Het.is.altijd.verstandig.om.de.afspraken.binnen.een.zakelijke.relatie.schriftelijk.vast.te.leggen,.om.welk.bedrag.het.ook.gaat ..Dit.kan.later.vervelende.discussies.voorkomen ..Die.discussies.behoeven.niet.alleen.te.gaan.over.de.aard.en.inhoud.van.de.arbeidsrelatie,.maar.deze.kunnen.ook.auteursrecht.of.aansprakelijkheid.voor.schade.betreffen ..Is.er.niets.schriftelijk.vastgelegd.over.bijvoorbeeld.hergebruik.door.dezelfde.uitgeverij.(zoals.plaatsing.op.een.website).of.


Hoeveel.de.freelancer.naar.verwachting.gaat.verdienen.bepaalt.u.vooral.aan.de.hand.van.de.opdrachten.die.hij.al.op.zak.heeft ..Ook.de.jaarinkomsten.van.freelancers.die.dezelfde.soort.werkzaamheden.voor.u.uitvoeren.kunt.u.daarbij.gebruiken.als.hulpmiddel ..

Een.freelancer.die.al.eens.eerder.voor.uw.uitgeverij.heeft.gewerkt.mag.u.wel.langs.‘de.7200.euro-lat’.leggen ..Heeft.hij.het.afgelopen.jaar.minder.verdiend.dan.dat.bedrag,.dan.kunt.u.ervan.uitgaan.dat.dit.zo.blijft,.tenzij.u.redenen.hebt.of.moet.hebben.om.aan.te.nemen.dat.het.meer.zal.worden ..Zo’n.reden.kan.bijvoorbeeld.zijn.dat.de.freelancer.voor.een.extra.redactie.gaat.werken,.of.dat.hij.gewoon.meerdere.opdrachten.(=.extra.inkomsten).toegezegd.heeft.gekregen ..Belangrijk om te weten:.het gaat bij een looncontrole vooral om de geloofwaardigheid van uw beslissing.

15 Welke betalingen tellen mee bij het bepalen of de grens van 7200 euro is bereikt?Voor.het.bepalen.van.de.7200.euro-grens.moet.u.alle.betalingen.aan.een.auteur/redactieme-dewerker.bij.elkaar.optellen ..Dat.betekent.dat.u.niet.alleen.het.honorarium.meetelt,.maar.ook.andere.vergoedingen ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.betaling.van.gedeclareerde.reiskosten.(bijvoorbeeld.een.vliegticket) ..Deze.moet.u.meerekenen.als.u.de.optelsom.maakt.om.het.overschrijden.van.de.7200.euro-grens.te.bepalen ..Dat.betekent.overigens.niet.dat.er.ook.inhoudingen.nodig.kunnen..zijn.over.verstrekte.onkostenvergoedingen,.want.deze.zullen.niet.worden.gezien.als.loon ..Dit.geldt.echter.alleen.wanneer.de.onkosten.werkelijk.zijn.gemaakt.en.daarvan.bij.een.looncontrole.bewijs.voorhanden.is,.bijvoorbeeld.in.de..vorm.van.bonnetjes.en.facturen ..Onkostenvergoedingen.die.zijn.verstrekt.zonder.dat.de.gemaakte.kosten.te.bewijzen.zijn.kunnen.worden.gezien.als.loon.waarover.wel.inhoudingen.verplicht.zijn .

16 Als de inkomsten van een freelancer de grens van 7200 euro overschrijden, moeten er dan inhoudingen met terugwerkende kracht plaatsvinden?Nee,.dat.hoeft.niet ..Mocht.na.uw.toetsing.aan.de.criteria.voor.een.werkelijk.en.daarna.voor.een.fictief.dienstverband.blijken.dat.u.verplicht.bent.inhoudingen.te.doen.op.het.honora-rium,.dan.gaat.deze.verplichting.pas.in.vanaf.de.eerstvolgende.betaling.na.het.constateren.van.de.overschrijding,.dus.zonder.terugwerkende.kracht ..

Dit.is.echter.anders.wanneer.de.inschatting.van.de.inkomsten.niet.geloofwaardig.en.daarmee.feitelijk.niet.te.goeder.trouw.is.geweest ..Bijvoorbeeld.wanneer.een.freelancer.vorig.jaar.ruim.boven.de.7200.euro.heeft.verdiend.en/of.wanneer.de.reeds.verstrekte.opdrachten.een.waarde.vertegenwoordigden.van.een.fiks.bedrag.waardoor.overschrijding.van.de.7200.euro-grens.voor.de.hand.lag .


gedurende.de.looptijd.worden.gerespecteerd ..Hooguit.zal.er.voor.de.toekomst.van.worden.afgeweken ..Bezitters.van.een.VAR-WUO.of.een.VAR-DGA.gelden.dus.gedurende.de.looptijd.voor.hun.opdrachtgever.als.zelfstandig.ondernemer ..Op.de.afgegeven.VAR-Loon.en.VAR-ROW.staat.vermeld.dat.er.waarschijnlijk.sprake.is.van.Loon.uit.dienstbetrekking.respectievelijk.Resultaat.overige.werkzaamheden ..Deze.aanduidingen.zeggen.nog.niet.veel,.en.u.zult.zelf.naar.omstandigheden.en.door.toepassing.van.de.wettelijk.gestelde.voorwaarden.moeten.beoordelen.of.er.wel.of.geen.inhoudingen.moeten.plaatsvinden .

24 Is het toegestaan de VAR of de Eigen Verklaring alleen digitaal te bewaren?Nee,.het.is.niet.voldoende.de.VAR.en.de.Eigen.Verklaring.te.scannen.en.digitaal.te.bewaren ..Er.moet.altijd.een.papieren.versie.beschikbaar.zijn.bij.controles ..Overigens.kunnen.softwareproblemen.leiden.tot.verlies.van.de.gescande.formulieren.en.alleen.daarom.al.is.het.sterk.af.te.raden.alleen.digitale.versies.te.bewaren .

25 Is elk soort werk binnen een uitgeverij geschikt om op freelance basis te worden gedaan?Nee,.niet.elk.soort.werk.leent.zich.even.goed.om.op.freelance.basis.te.worden.verricht ..Besteedt.u.bijvoorbeeld.werk.uit.aan.een.freelance.redactieassistent,.dan.is.er.altijd.een.zeker.risico,.afhankelijk.van.de.wijze.waarop.de.werkzaamheden.en.de.relatie.in.werkelijkheid.worden.ingevuld ..Verlangt.het.soort.werk.bijvoorbeeld.aanwezigheid.op.de.redactie.tussen.bepaalde,.door.de.werkgever.vastgestelde.tijdstippen,.moet.de.freelancer.werken.volgens.de.regels.en.richtlijnen.die.gelden.binnen.die.redactie.en.die.niet.door.hemzelf.zijn.vastgesteld.en.is.het.gebruikelijk.dat.het.werk.binnen.de.uitgeverij.in.loondienst.wordt.verricht?.Alles.bij.elkaar.opgeteld.is.de.kans.dan.groot.dat.de.Belastingdienst.dit.als.een.werkelijke.arbeidsovereen-komst.beschouwt,.met.alle.bijbehorende.fiscale.consequenties ..Dit.nog.afgezien.van.de.rechten.die.de.freelancer.zelf.vermoedelijk.zou.kunnen.afdwingen .

26 Mag ik de Eigen Verklaring in mijn eigen huisstijl zetten?Ja,.dat.mag ..Met.de.Belastingdienst.en.het.UWV.is.afgesproken.dat.de.Eigen.Verklaring.een.hulpmiddel.is.dat.diverse.verschijningsvormen.mag.krijgen ..U.mag.het.formulier.dus.gewoon.voorzien.van.uw.eigen.logo.en.het.laten.drukken.of.printen.op.uw.eigen.briefpapier ..Natuurlijk.is.het.verstandig.de.inhoud.niet.te.veel.te.laten.afwijken.van.het.origineel ..27 Mag ik tekst toevoegen of weglaten uit de Eigen Verklaring?Dat.mag,.mits.daarmee.de.inhoud.niet.wezenlijk.verandert ..De.Eigen.Verklaring.moet.natuurlijk.nog.wel.in.overeenstemming.zijn.met.de.afspraken.in.het.convenant ..Een.zinvolle.toevoeging.onder.de.vraag:.‘Is.auteur/redactiemedewerker.uw.hoofdberoep?’.kan.bijvoorbeeld.zijn:.‘Zo.nee,.wat.is.dan.uw.hoofdberoep?’.Daarmee.controleert.u.of.degene.die.de.verklaring.invult.heeft.begrepen.dat.onder.auteurs/redactiemedewerkers.ook.vallen.fotografen,.vormgevers,.illustratoren.etc .


door.derden,.dan.kan.de.auteur.volhouden.dat.dit.gebruik.niet.is.toegestaan,.of.slechts.tegen.extra.betaling ..U.kunt.dan.een.claim.tegemoetzien ..

Over de formulieren

20 Op de Eigen Verklaring staat bij vraag B: ‘Is de arbeidsverhouding aangegaan voor een periode langer dan een maand?’ Dit is verwarrend: een freelancer heeft toch juist geen arbeidsverhouding?In.het.spraakgebruik.betekenen.‘arbeidsovereenkomst’.en.‘arbeidsverhouding’.(of.‘arbeids-relatie’).voor.de.meeste.mensen.hetzelfde ..Juridisch.ligt.dit.echter.anders ..De.term.‘arbeidsver-houding’.is.volstrekt.neutraal ..Deze.term.zegt.alleen.maar.dat.er.wordt.samengewerkt.met.iemand.die.werk.uitvoert,.maar.niet.wat.de.aard.van.die.verhouding.precies.is ..De.term.‘arbeidsovereenkomst’.geeft.wel.aan.wat.de.aard.en.inhoud.van.de.verhouding.is:.de.ene.partij.(werknemer).werkt.onder.gezag.van.de.ander.(werkgever) ....

21 Is het mogelijk alvast inzage te krijgen in het VAR-bestand van de Belastingdienst om zo het risico in te schatten?Helaas.is.dit.momenteel.(nog?).niet.mogelijk ..Dit.heeft.mede.te.maken.met.privacyredenen ..Freelancers.zijn,.ook.als.het.een.bv.betreft,.personen,.waarop.de.Wet.Bescherming.Persoonsgegevens.van.toepassing.is ..Deze.wet.stelt.als.voorwaarde.voor.het.openbaren.van.persoonsgegevens.dat.de.betrokken.persoon.uitdrukkelijk.voorafgaande.toestemming.(bijvoorbeeld.via.de.VAR-aanvraag).heeft.verleend.voor.dat.gebruik ..Dit.gebeurt.op.dit.moment.niet ..Bovendien.beschikt.de.Belastingdienst.voor.een.dergelijke.service.over.onvoldoende.capaciteit .

22 In plaats van de Eigen Verklaring stuurt een auteur/redactiemedewerker een briefje waarin hij uitlegt dat hij een ander hoofdberoep heeft en welk beroep dat is. Volstaat dit ook?Ja,.dat.is.op.zich.voldoende ..Natuurlijk.is.het.voor.toekomstige.looncontroles.plezierig.als.er.een.uniform.formulier.is.dat.door.iedere.auteur/redactiemedewerker.wordt.ingevuld ..Dit.verdient.dan.ook.de.voorkeur ..Echter,.een.eis.is.dit.niet ..Een.brief.van.een.auteur/redactie-medewerker.die.voldoende.informatie.geeft.om.zijn.status.vast.te.stellen,.is.volgens.het.convenant.ook.voldoende ..

23 Levert de VAR altijd 100 procent zekerheid over de arbeidsverhouding en daarmee over de inhoudingsplicht?In.de.praktijk.zal.een.voor.de.juiste.werkzaamheden.afgegeven.VAR-WUO.of.VAR-DGA.


31 Op een VAR staat ‘voor rekening en risico van een vennootschap’. Wat is de status van deze auteur/redactiemedewerker?.De.VAR.‘voor.rekening.en.risico.van.een.vennootschap’.wordt.ook.wel.genoemd.‘VAR-DGA’.(directeur.grootaandeelhouder) ..Deze.term.vindt.u.wel.overal.terug.in.informatie.van.de.Belastingdienst ..Auteurs/redactiemedewerkers.die.beschikken.over.zo’n.VAR.worden.als.zelfstandigen.aangemerkt ..Heeft.u.van.uw.auteur/redactiemedewerker.een.VAR-DGA,.dan.bent.u.niet.inhoudingsplichtig ..Dit.is.anders.indien.op.basis.van.feitelijke.omstandigheden.duidelijk.moet.zijn.dat.er.sprake.is.van.een.arbeidsovereenkomst .

Identificatieplicht

32 Wanneer moet ik vragen om een identiteitsbewijs?U.moet.als.opdrachtgever.vóór.aanvang.van.de.werkzaamheden.de.identiteit.van.de.opdrachtnemer.controleren.aan.de.hand.van.een.geldig.identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een.rijbewijs).en.indien.van.toepassing.een.verblijfsvergunning ..Wettelijk.bent.u.verplicht.om.de.identiteit.van.de.auteur/redactiemedewerker.zélf.vast.te.stellen ..U.voldoet.niet.aan.deze.verplichting.als.u.zich.een.kopie.laat.toesturen,.want.u.moet.de.identiteit.vaststellen.in.aanwezigheid.van.de.auteur/redactiemedewerker ..Indien.van.toepassing.dient.u.te.beschikken.over.een.geldige.tewerkstellingsvergunning .

Van.freelancers.met.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA.en.van.freelancers.die.gaan.werken..in.(fictieve).dienstbetrekking.zult.u.het.identiteitsbewijs.bij.de.(salaris)administratie..moeten.voegen .

Voor.opdrachtnemers.die.niet.tot.deze.categorieën.behoren.(bijvoorbeeld.freelancers.met.een.VAR-ROW,.of.degenen.die.onder.de.7200.euro-grens.blijven).bestaat.geen.specifieke.plicht.om.de.identiteitsbewijzen.op.te.nemen.in.de.administratie ..De.identiteitsgegevens.zijn.wel.nodig.voor.een.volledige.aanlevering.van.de.opgave.IB-47 ..

33 Als het identiteitsbewijs van de freelancer is verlopen, moet de opdrachtgever dan een nieuwe opvragen of is een eenmalige actie voldoende?Een.eenmalige.actie.is.voldoende ..U.bent.niet.wettelijk.verplicht.een.actueel.identiteitsbe-wijs.in.het.dossier.op.te.nemen.als.het.oude.is.verlopen .


Beoordelen van de formulieren

28 Eén van de voorwaarden voor een fictief dienstverband is, dat de arbeidsverhouding is aangegaan voor een periode van langer dan één maand. Hoe bepaalt u dit?Als.een.freelancer.nu.een.opdracht.krijgt.en.over.een.maand.nog.altijd.voor.u.werkzaam.is.(bijvoorbeeld.omdat.hij.een.serie.recensies.schrijft),.is.voldaan.aan.deze.eis .

29 Eén van de voorwaarden voor fictief dienstverband is, dat de freelancer ‘doorgaans op twee dagen per week’ werkzaam is. Deze voorwaarde komt ook terug in de Eigen Verklaring. Maar wat betekent ‘doorgaans op twee dagen per week’ eigenlijk?De.‘op.twee.dagen.per.week.eis’.is.lastiger.dan.de.‘één.maand.eis’ ..Meestal.weet.u.immers.helemaal.niet.-en.wilt.u.ook.niet.weten-.wanneer.een.freelancer.werkzaam.is ..Het.eindresul-taat.telt.en.er.wordt.vaak.een.vast.tarief.per.recensie,.artikel.of.fotoserie.afgesproken ..Het.zou.zelfs.tegen.u.kunnen.werken.wanneer.u.precies.weet.hoe.vaak.de.freelancer.werkt.(als.indicatie.van.gezagsrelatie!) .

Juist.voor.deze.vraag.is.de.Eigen.Verklaring.een.prima.hulpmiddel ..Daarop.geeft.de.freelancer.zelf.aan.wat.zijn.gebruikelijke.arbeidspatroon.zal.zijn.en.of.hij.doorgaans.op.twee.dagen.per.week.werkzaam.is ..Als.de.freelancer.op.de.Eigen.Verklaring.aangeeft.dat.hij.het.werk.op.minder.dan.twee.dagen.per.week.(ongeacht.het.aantal.uren).uitvoert,.dan.mag.u.daar.wel.op.vertrouwen,.tenzij.het.absoluut.niet.geloofwaardig.is.dat.iemand.zo’n.klus.in.minder.dan.twee.dagen.tijd.af.kan.hebben .

Het.criterium.‘op.twee.dagen.per.week.werkzaam’.geeft.overigens.geen.minimum.aantal.uren.per.werkdag.aan ..Een.freelancer.die.verspreid.over.twee.dagen.acht.uur.werkt,.komt.daardoor.in.aanmerking.voor.inhoudingen;.de.freelancer.die.acht.uur.werkt.op.één.dag.niet ..Op.welke.dagen.is.gewerkt.zal.soms.wel.uit.de.factuur.blijken ..Die.informatie.zal.dan.leidend.zijn,.want.op.een.andere.manier.zal.dit.(ook.door.de.Belastingdienst).niet.meer.te.achterhalen.zijn .

30 Wanneer is een ander hoofdberoep een ander hoofdberoep?Auteurs/redactiemedewerkers.die.in.het.dagelijkse.leven.hun.brood.met.andersoortige.werkzaamheden.verdienen.zijn.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.(hoog)leraar.die.schrijft.voor.een.wetenschappelijke.of.educatieve.uitgave ..De.grens.of.het.gaat.om.een.ander.hoofdberoep.ligt.bij.50.procent.van.de.tijd.en.50.procent.van.de.inkomsten.van.betrokkene ..Overigens.kan.ook.het.hebben.van.een.uitkering.(bijvoorbeeld.WW.of.WIA),.pensioen,.VUT.of.studiefinanciering.worden.beschouwd.als.een.ander.hoofdberoep,.mits.die.50.en.50-procentnorm.wordt.gehaald .


Schematisch weergegeven:

.

NB: Uitgever en auteur moeten zich wel realiseren dat de verplichte inhouding ook met zich brengt dat fiscale aftrek van beroepskosten niet meer mogelijk is. Desgewenst zouden ze dan kunnen afspreken dat de uitgever een deel van het honorarium als onbelaste kostenvergoeding betaalt tegen overlegging door de auteur van bewijsstukken. Hiertoe bestaat geen verplichting.

36 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband ziek wordt?Krijgt hij doorbetaald en zo ja, wat? En hoe zit het met re-integratie?Wordt.een.fictief.werknemer.ziek,.dan.kan.hij.aanspraak.maken.op.een.ziektewetuitkering.volgens.de.zogenaamde.vangnetregeling ..Dit.in.tegenstelling.tot.werknemers,.die.recht.hebben.op.(vaak.volledige).loondoorbetaling.door.hun.werkgever ..Iedereen.noemt.die.betaling.aan.zieke.werknemers.wel.‘ziektewet’,.maar.dat.is.dus.niet.correct ..De.ziektewet.is.een.ander.soort.uitkering.die.bijvoorbeeld.ook.van.toepassing.is.op.uitzendkrachten.en.zwangere.vrouwen.die.ziek.worden.ten.gevolge.van.de.zwangerschap.of.bevalling ..De.uitkering.moet.de.


Ontslag-bescherming

Cao-rechten

Vakantiegeld

Vakantiedagen

Ziekengeld

WW-uitkering

Auteursrecht

Pensioen

Btw

Re-integratieverplichtingen

Zwangerschaps-verlof

Rechten Arbeids-overeenkomst

Fictief dienstverband

Opting-in Zelfstandige ondernemers

Auteurs/redactie-medewerkers

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja,.door.werkgever

Ja

Werkgever

Ja

Nee

Ja,.door.werkgever

Ja,.op.basis.van.vorige.dertien.weken,.100%.van.honorarium

Gedeeltelijk

Nee

Nee

Nee

Ja,.door.UWV

Ja

Freelancer,.tenzij

Nee

Afhankelijk.Belastingdienst

Ja,.door.UWV

Ja,.op.basis.van.vorige.dertien.weken,.100%.van.honorarium

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Freelancer,.tenzij

Nee


NVT

Ja,.op.basis.van.honorarium.vorig.jaar,.max ..wettelijk.minimumloon

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Freelancer,.tenzij

Nee


NVT

Ja,.op.basis.van.honorarium.vorig.jaar,.max ..wettelijk.minimumloon

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Freelancer,.tenzij

Nee


NVT

Niet.via.deze.opdrachtgever ..Hooguit.bij.andere.werkgever

Rechten en plichten bij inhoudingen

34 Als ik premies en loonheffing afdraag, ben ik dan overal vanaf?Dit.is.helaas.niet.waar ..Weliswaar.is.het.risico.op.naheffingen.dan.nihil,.maar.aan.het.werken.met.freelancers.kleven.meer.risico’s ..Als.de.freelancer.ziek.wordt.heeft.hij.in.principe.aanspraak.op.een.ziektewetuitkering.van.UWV.(een.zogenaamd.vangnetgeval) ..Komt.dan.aan.het.licht.dat.de.‘freelancer’.al.maandenlang.op.vier.dagen.per.week.werkzaam.is.op.de.redactie,.aan.zijn.eigen.bureau.en.ook.nog.voorheen.in.dienst.was,.dan.zal.hij.die.uitkering.waarschijnlijk.niet.krijgen ..Het.standpunt.van.uitkeringsverstrekker.UWV.zal.dan.zijn.dat..er.sprake.is.van.een.(voortgezette).dienstbetrekking ..Het.UWV.zal.hem.dan.waarschijnlijk.doorverwijzen.naar.zijn.werkgever,.naar.u.dus ..Grote.kans.dat.u.dan.100.procent.moet.doorbetalen,.een.naheffing.en.een.boete.krijgt.en.ook.nog.met.de.kosten.van.een..vervanger.zit .

35 Wat zijn de consequenties als ik premies en loonheffing inhoud? Heb ik die freelancer dan in dienst?U.heeft.deze.freelancer.niet.per.definitie.in.dienst ..Het.ligt.volledig.aan.de.reden.waarom.u.inhoudingen.pleegt:.heeft.de.freelancer.een.verkapte.arbeidsovereenkomst,.is.er.sprake.van.een.fictief.dienstverband,.of.heeft.de.freelancer.vrijwillig.gekozen.voor.opting-in,.en.houdt.de.opdrachtgever.om.die.reden.loonheffing.in?

Grofweg.zijn.medewerkers.bij.een.uitgeverij.te.verdelen.in.vijf.categorieën:

•Werknemers met een (verkapte) arbeidsovereenkomst / uitzendkrachten•Freelancers met een fictief dienstverband•Freelancers die voor opting-in kiezen•Zelfstandige ondernemers •Auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep

Deze.categorieën.genieten.verschillende.gradaties.van.bescherming ..Werknemers.kunnen.aanspraak.maken.op.alle.werknemersrechten,.zoals.vakantieopbouw,.vakantiegeld,.ontslagbescherming.et.cetera ..Dit.geldt.ook.voor.uitzendkrachten.die.in.dienst.(kunnen).zijn.bij.het.uitzendbureau ..Freelancers.met.een.fictief.dienstverband.worden.alleen.voor.de.sociale.verzekeringswetten.als.werknemer.gezien,.maar.kunnen.verder.geen.aanspraak.maken.op.werknemersrechten,.behalve.soms.op.het.wettelijk.minimumloon.en.ontslagbe-scherming ..Zelfstandige.ondernemers.of.auteurs/redactiemedewerkers.met.een.ander.hoofdberoep.genieten.geen.enkele.werknemersbescherming .


Toch.gaat.het.niet.zozeer.om.wat.er.op.papier.staat,.maar.vooral.wat.er.in.werkelijkheid.gebeurt ..Doet.u.zaken.met.freelance.auteurs/redactiemedewerkers,.besteedt.u.dan.zeker.zoveel.aandacht.aan.de.feitelijke.situatie.als.aan.het.contract ..

Onderstaande.integrale.tekst.kunt.u.gebruiken.in.uw.contracten.met.freelancers:

a De freelancer verplicht zich medewerking te verlenen aan de uitgever bij het beoordelen van zijn juridische status.b Hiertoe zal de freelancer desgevraagd een Eigen Verklaring invullen ter vaststelling of de uitgever gehouden is loonheffingen in te houden op het overeengekomen honorarium, tenzij de freelancer anderszins zijn zelfstandigheid afdoende kan aantonen door middel van de VAR-WUO (Verklaring Arbeidsrelatie -Winst Uit Onderneming) of VAR-DGA/RRV (Resultaat voor Rekening en Risico van een Vennootschap).c De uitgever is gerechtigd de betaling van het honorarium op te schorten zolang de freelancer, ondanks het verzoek van de uitgever daartoe, de Eigen Verklaring niet naar behoren (tijdig) aan de uitgever ter beschikking heeft gesteld of zijn zelfstandigheid niet heeft aangetoond middels een VAR-WUO of VAR-DGA.d De freelancer is verplicht om, indien in het kader van voornoemde verklaringen zich wijzigingen voordoen, de uitgever daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen.e Indien de uitgever in het kader van de loonbelasting en/of sociale verzekeringsplicht tot inhouding verplicht is, zullen op het aan de freelancer uit te betalen honorarium de vereiste inhoudingen worden gedaan.f Het tussen partijen overeengekomen honorarium is een brutobedrag. Mocht de freelancer om redenen die voor zijn rekening en risico komen niet (meer) als zelfstandige worden aangemerkt, dan is de uitgever gerechtigd het honorarium aan te passen aan de situatie en alle daaruit voor de uitgever voortvloeiende schade te verhalen. Onder deze schade is onder meer begrepen de loonbelasting en zowel het werknemers- als het werkgeversdeel van de premies volksverzekeringen, met inbegrip van naheffingen. Redenen die voor rekening en risico van de freelancer komen, zijn in ieder geval het niet inleveren van een naar waarheid getrouw volledig en correct ingevulde Eigen Verklaring als bedoeld in lid b en het niet naleven van de in artikel lid d genoemde verplichting tot het melden van wijzigingen ter zake.

Freelancer en (ex-)werknemer

40 Mag een werknemer van een uitgeverij als freelancer werken voor diezelfde uitgeverij?Over.het.algemeen.is.het.niet.eenvoudig.dit.binnen.de.regels.van.de.wet.te.doen ..Wat.er.mogelijk.is.hangt.met.name.af.van.het.soort.werk.in.loondienst,.welk.soort.werk.hij.of.zij.op.


freelancer.zelf.aanvragen.bij.UWV ..De.uitkering.wordt.gebaseerd.op.het.inkomen.dat.de.freelancer.de.afgelopen.dertien.weken.heeft.verdiend.bij.de.opdrachtgever ..De.uitkering.bedraagt.70.procent.van.dit.bedrag,.waarbij.wel.een.plafond.geldt ..U.zult.als.opdrachtgever.na.ziekmelding.een.formulier.ontvangen.met.een.verzoek.tot.opgave.van.die.inkomsten ...De Wet Verbetering Poortwachter is niet van toepassing op fictieve werknemers. Deze.wet.maakt.namelijk.deel.uit.van.de.wettelijke.(re-integratie)verplichtingen.die.een.werkgever.heeft.ten.opzichte.van.een.‘echte’.werknemer ..‘Vangnetgevallen’.vallen.niet.onder.die.wetgeving ..Voor.de.re-integratie.van.deze.groep.is.UWV.verantwoordelijk,.niet.de.werkgever/opdrachtgever .

37 Heeft een zwangere freelancer recht op betaald zwangerschapsverlof?Soms.wel,.soms.niet ..Freelancers.met.een.fictief.dienstverband.hebben.recht.op.minimaal.16.weken.betaald.verlof ..De.uitkering.wordt.betaald.door.UWV,.net.als.bij.‘gewone’.werknemers ..De.hoogte.van.deze.uitkering.is.afhankelijk.van.het.honorarium.dat.de.freelancer.in.de.dertien.weken.voorafgaand.aan.het.verlof.heeft.verdiend.bij.de.uitgever.dise.inhoudingen.pleegt ..Echte.zelfstandigen.hadden.na.afschaffing.van.de.WAZ.een.tijdlang.geen.aanspraak.meer.op.zwangerschapsverlof ..Dit.is.inmiddels.veranderd ..Er.bestaat.per.1.juni.2008.opnieuw..een.uitkering.voor.zwangere.zelfstandigen ..Dit.is.geregeld.in.de.regeling.Zelfstandig.en.Zwanger.(ZEZ) ..Belangrijk.om.te.weten.is.dat.de.zwangerschapsuitkering.voor.zelfstandigen.wordt.gebaseerd.op.het.inkomen.van.het.voorgaande.jaar,.met.een.maximum.ter.grootte.van.het.wettelijk.minimumloon ..Deze.uitkering.wordt.betaald.uit.de.algemene.middelen ..Er.zullen.geen.afzonderlijke.premies.worden.opgelegd.aan.opdrachtgevers.en.freelancers .

38 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband werkloos raakt?Voor.een.WW-uitkering.is.van.belang.dat.de.aanvrager.niet.verwijtbaar.werkloos.is.geraakt.en.dat.er.een.formeel.einde.aan.de.arbeidsovereenkomst.is.gekomen ..Sinds.2006.is.een.beëindigingsovereenkomst,.waarbij.partijen.samen.besluiten.uit.elkaar.te.gaan.om.neutrale.redenen,.op.zichzelf.vaak.voldoende ..Neutrale.reden.kan.bijvoorbeeld.zijn.dat.er.een.onoverkomelijk.verschil.van.inzicht.is.ontstaan.over.de.manier.waarop.de.opdracht.moet.worden.uitgevoerd.of.dat.er.onvoldoende.werk.is ..In.zo’n.overeenkomst.moet.in.ieder.geval.staan.dat.de.arbeidsrelatie.is.beëindigd.op.initiatief.van.de.opdrachtgever/werkgever,.zonder.dat.de.freelancer/werknemer.in.overwegende.mate.een.verwijt.te.maken.valt ..39 Een overeenkomst van opdracht sluiten met de freelancer, biedt dat zekerheid voor looncontroles?Als.het.over.sociale.zekerheids-.en.belastingkwesties.gaat,.biedt.een.contract.maar.tot.op.zekere.hoogte.zekerheid ..De.controlerende.instanties.kijken.natuurlijk.wel.naar.de.formulering.in.het.contract,.bijvoorbeeld.dat.partijen.de.intentie.uitspreken.géén.arbeidsovereenkomst.aan.te.gaan ..



41 Waar moet ik op letten als ik een ex-werknemer op freelance basis inschakel?Als.uw.freelancer.met.betrekking.tot.hetzelfde.soort.werkzaamheden.onder.overeenkomstige.condities.eerder.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst.bij.u.heeft.gewerkt.is.dit.een.sterke.aanwijzing.dat.dit.nog.steeds.zo.is ..Wanneer.het.ook.nog.gaat.om.een.aansluitende.periode,.dan.is.er.nog.altijd.sprake.van.een.arbeidsovereenkomst,.tenzij.ondubbelzinnig.het.tegendeel.blijkt ..Dit.staat.in.de.Beleidsregels.beoordeling.dienstbetrekking.van.het.ministerie.van.Financiën/Directoraat-Generaal.Belastingdienst.en.het.UWV ..Een.aansluitende.freelance.periode.levert.extra.risico’s.op ..Om.het.vermoeden.van.voortzet-ting.van.het.dienstverband.zoveel.mogelijk.te.voorkomen.kunt.u.het.best.een.tijdje.wachten.met.het.verstrekken.van.opdrachten.aan.ex-werknemers ..Houd.daarbij.bij.voorkeur.een.periode.aan.van.ten.minste.drie.maanden.+.één.dag ..

Om.een.ongewenste.voortzetting.van.het.dienstverband.te.voorkomen.is.het.bovendien.van.belang.schriftelijk.voldoende.duidelijk.te.hebben.dat.beide.partijen.bewust.een.einde.aan.de.arbeidsovereenkomst.wensen ..Duidelijk.moet.zijn.dat.partijen.op.andere.voet.en.tegen.werkelijk.andere.voorwaarden.met.elkaar.verdergaan ..Een.kleine.afwijking.van.(arbeids)voorwaarden.is.niet.genoeg ..Overigens.kan.ook.de.kersverse.freelancer.bij.tegenslag.aanvoeren.dat.hij.feitelijk.in.dienst.is.gebleven ..Hij.zal.daar,.als.de.economisch.zwakkere.partij,.vaak.gelijk.in.krijgen.van.de.rechter ..Dus.ook.in.dat.verband.is.het.raadzaam.een.gezamenlijke.verklaring.op.te.stellen.waaruit.de.wil.blijkt.van.beide.partijen.om.als.werkgever/werknemer.uit.elkaar.te.gaan ..

Om.alle.schijn.van.een.voortzetting.van.het.dienstverband.te.voorkomen.is.een.zorgvuldig.geformuleerde.schriftelijke.bevestiging.van.de.opdrachten.aan.te.raden ..Gebruik.daarbij.bijvoorbeeld.de.checklist.voor.contracten.met.freelance.auteurs.achterin.deze.brochure ..

Tot.slot:.natuurlijk.gelden.voor.deze.freelancers.verder.dezelfde.regels.als.voor.alle.andere.freelance.auteurs/redactiemedewerkers ..Dat.betekent.goed.monitoren.wat.de.inkomsten.zijn.en.waar.nodig.vragen.om.de.Eigen.Verklaring.en/of.VAR .

Controle op naleving van het convenant

42 Als de externe accountant een akkoord geeft op de controle van de freelance administratie van de uitgeverij, is dat voldoende voor de Belastingdienst om aan te nemen dat de administratie op orde is?

Ja,.daar.mag.u.vanuit.gaan ..Zelfs.een.akkoord.door.de.interne.accountant.(controller).is.voldoende .

freelance.basis.zou.gaan.doen.en.voor.welke.afdeling.binnen.het.bedrijf ..Ligt.de.aard.van.de.freelance.werkzaamheden.zeer.dichtbij.die.van.het.werk.in.loondienst,.dan.zal.er.eerder.sprake.zijn.van.een.vergroting.van.de.arbeidsovereenkomst.dan.van.freelance.werkzaamheden ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.vormgever.in.dienst.die.vanwege.een.tijdelijke.piek.in.het.werk.door.de.redactie.extra.uren.‘op.freelance.basis’.wordt.ingezet ..

Over.zijn.inkomsten.moet.de.uitgever.dan.niet.alleen.loonheffing.en.premies.werknemers-verzekeringen.afdragen,.maar.de.werknemer.heeft.dan.ook.recht.op.doorbetaling.bij.ziekte,.vakantiegeld,.pensioenpremies.et.cetera ..Bovendien.kan.de.werknemer.dan.na.verloop.van.tijd.(drie.maanden).een.blijvende.uitbreiding.van.zijn.arbeidsovereenkomst.eisen,.op.basis.van.het.rechtsvermoeden.omvang.arbeidsovereenkomst.(zie.onder.stap.1.p .8) ..Is.er.dan.onvoldoende.werk.meer,.dan.heeft.de.‘pseudo-freelancer’.gewoon.recht.op.doorbetaling,.tot.het.moment.waarop.de.werkgever.het.aantal.uren.rechtmatig.heeft.teruggeschroefd.(bijvoorbeeld.door.het.aanvragen.van.een.ontslagvergunning) ..

Wat.wel.geaccepteerd.kan.worden.is.een.combinatie.van.twee.volstrekt.verschillende.soorten.werkzaamheden,.waarvan.het.werk.op.freelance.basis.van.creatieve.aard.is ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.facilitair.manager.die.columns.schrijft.of.fotografeert.voor.een.redactie.binnen.dezelfde.uitgeverij ..Maar.ook.een.uitgever.in.loondienst.die.voor.een.andere.uitgeefcluster.binnen.dezelfde.uitgeverij.columns.schrijft.mag.meestal.als.‘echte.freelancer’.zijn.werkzaamheden.doen .

Het.algemeen.advies.van.het.NUV.is.om.altijd.zeer.voorzichtig.te.zijn.met.combinaties.van.werken.in.loondienst/freelancen.en.daarover.helder.intern.beleid.te.formuleren ..Een.voorbeeld:

•Alleenwerkzaamhedenvancreatieveaardmogenondervoorwaardenopfreelancebasis worden uitgevoerd door werknemers•Hetisniettoegestaanwerknemersvoorhuneigenredactieintezettenopfreelancebasis•Freelancentijdensdienstverbandopeenandereredactieistoegestaan,maaruitsluitend onder de volgende voorwaarden:

o het gaat om incidentele freelance klussen én o medewerker heeft een VAR-WUO of DGA voor deze soort freelance werkzaamheden/ geeft een Eigen Verklaring af waaruit een ander hoofdberoep blijkt én o de afspraken over de freelance werkzaamheden zijn vastgelegd in een overeenkomst van opdracht voor bepaalde tijd


Bijlage: Checklist39

Checklist•Zorgvooreencentraleadministratievanalleingehuurdefreelancersbinnendezelfde onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet als zij zelf bevoegd zijn freelancers in te zetten), bijvoorbeeld bij de afdeling P&O of bij de financiële administratie Leg hierin vast: o Naw-gegevens o Omschrijving werkzaamheden van freelancer o Interne opdrachtgevers (bijvoorbeeld redacties) van freelancer o Aanvang opdracht(en) o Royaltycontract aanwezig ja/nee o Hoofdzakelijk royaltybetalingen ja/nee o Startmaand van freelancer en bijbehorend ‘naar rato bedrag’ o (Sub)totaal honorarium o Ingevulde Eigen Verklaring aanwezig ja/nee o Auteur/redactiemedewerker met ander hoofdberoep (ook welk hoofdberoep) ja/nee o ≤30 dagen +≤twee dagen per week ja/nee o VAR-WUO of VAR-DGA aanwezig ja/nee o VAR-Loon aanwezig ja/nee o VAR-ROW aanwezig ja/nee o Identiteitsbewijs aanwezig (ook welk soort) ja/nee

•Legafsprakenmetfreelancersaltijdzoveelmogelijkschriftelijkvast.Benadrukdaarbijde bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan•Verwijs,indienaanwezig,naaruweigeninkoopvoorwaarden•Legeeneinddatumvast,zodatderelatietenminsteopdattijdstipeindigt•Legvastdatdebeloningvoordewerkzaamhedenbrutoisenkanwordenaangepast•Legplanningenaanleverschemavast•Legeventueleafsprakenoveronkostenvergoedingenvast•Vermijdomstandighedendieduidenopeengezagsrelatie(endaarmeeopeen arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst op pagina 7 van deze brochure •Zoekuitofdefreelanceralwerkzaamisvoordeuitgeverijenzoja,bepaalwelke inkomensgrens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te verwachten inkomsten hiermee

Bijlage: Checklist 38

Bijlage: Checklist41

•Isuwuitgeverijindetoekomstmogelijkaansprakelijk?Maakkeuzeoververzekerenja/nee en zo ja, welke•Voorzieuwpublicatiesvaneendisclaimer,waarinuuwaansprakelijkheiduitsluit•Legvrijwaringvasttegenrechtenvanderden•Neemvoormeerinformatievoormaatwerkcontracten,controlevancontractenofvoor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50

•Bijeennieuwefreelancer:Berekenhoeveelmaandenhetkalenderjaarnogduurt,deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit jaar nog zal verdienen•Overschrijdtdefreelancervermoedelijkdetoepasselijkeinkomensgrens,vraagdanom een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houdt u dan bij of de grens alsnog wordt overschreden•VerplichteenfreelancerviahetcontractdesgevraagdeenEigenVerklaring(bijander hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract)•Zorgvoorbewijsvoorallefreelancersenbewaardittenminstezevenjaar: o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring

•Beoordeelnauwkeurigofersprakeisvaninhoudingsplichtenhandelconformdeuitkomst •Zorgvooreenjaarlijkseupdatevanhetfreelancebestandendebenodigdeformulieren. Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar•VraagomID-bewijzenaanfreelancersmeteenVAR-WUOofVAR-DGAénaanfreelancers waarvoor u verplicht moet inhouden•StelpersoonlijkdeidentiteitvastvandefreelancerswaaraanueenID-bewijsmoetvragen (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!)•ZorgjaarlijksvoorcorrecteIB47-opgavevaninkomstenvanfreelancers•Richtdeadministratiezoindatbijhetontbrekenvandebenodigdebewijzenniet wordt uitbetaald•Zorgvoorcontroledooruwaccountantofcontrollerenvraagomeenschriftelijke bevestiging van een correcte toepassing van het convenant•Legeennauwkeurigeomschrijvingvandeopdracht(optitelniveau)vast•Bepaalwelkerechtenunodigheeft•BezoekdepaginaAuteursrechtindepraktijkopwww.nuv.nl/ejz. Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen•Zorgvoorveiligeengezondearbeidsomstandighedenbinnendemurenvandeuitgeverij•Zorgvoorgoedeafsprakenoveraansprakelijkheidvoorschadedoordefreelancerenleg deze altijd schriftelijk vast

40 Bijlage: Checklist

Werkgeschiktvoorfreelancer?

afspraken vastleggen: • einddatum • tarief • brutohonorarium • verplichtingdesgevraagdEV/VAR te overleggen • hergebruik • planningenaanleverschema aanmelden freelancer bij CFA • ingeschatteinkomstenditkalenderjaar • naw-gegevens,evt.bedrijfsnaam • kopiecontractvermijd omstandigheden die op gezag duiden

registreer relevante gegevens freelancers in systeem

hoofdzakelijkroyaltybetalingen?

ditkalenderjaarbegonnen?

freelanceralwerkzaamvoordezeuitgeverij?

vergelijk het lopende naar rato bedrag met te verwachten inkomsten dit kalenderjaar

vergelijk verwachte inkomsten dit jaar met 7200 euro

bereken naar rato bedrag :•X/12x7200euro• vergelijkmetverwachte inkomsten

• geeninhoudingen

•monitoreninkomen

• inhoudingenverplicht• EDMdoenbijBelastingdienst• betalingvoortaanviasalarisadministratie• bevestigenaanfreelancer• eventueel:tariefaanpassen

niet als freelancer inzetten: • indienstnemenof • payrollof • uitzendbureau • EDMdoenbijBelastingdienst

verwachte inkomsten >toepasselijkeinkomensgrens?

VAR-Loon?

• controleerofarbeidspatroonklopt• geeninhoudingen• registreer‘EV<30dagen/tweedagen’• zevenjaarbewaren•blokkadelatenopheffen•bevestigenaanfreelancer•monitorenarbeidspatroon

opheffen blokkade betalingen

opdracht ≥ 30 dagen én werkzaam ≥ twee dagen per week

ja

ja

ja nee

ja nee

ja

ja nee

nee

nee nee

ja nee

• geeninhoudingennodig• contractindossier• registreer‘hoofdzakelijkroyaltybetalingen’ in systeem• eindekalenderjaaropnieuwbeoordelen

VAR-ROW?

• controleerofwerkelijkanderhoofdberoep• zoja,geeninhoudingen• registreer‘EV,anderhoofdberoep’• zevenjaarbewaren•blokkadebetalingenlatenopheffen•bevestigenaanfreelancer• eindekalenderjaaropnieuwbeoordelen

opheffen blokkade betalingen

vraag om:•EV(alsbekenddatanderhoofdberoep)of•VAR(alsbekenddatzelfstandige)of•EVofVAR(indiennognietbekend)

EV met een ander hoofdberoep?

• statusnogonzeker• laatfreelancerEVinvullen• controleerofretourkomt• rappelleerzonodig• registreer“VAR-ROW”of“VAR-Loon”

StroomschemaDit.schema.illustreert.hoe.de.administratieve.procedure.rondom.freelancers.eruit.kan.zien.en.welke.stappen.er.achtereenvolgens.genomen.moeten.worden.om.te.voldoen.aan.het.convenant ..Het.is.slechts.een.voorbeeld,.vanzelfsprekend.kunt.u.uw.eigen.freelance.administratie.inrichten.zoals.u.wilt ..Dit.schema.kan.daarbij.wellicht.wel.een.inspiratiebron.zijn .

nee

neeja

ja

•blokkeerbetalingen

• controleerofEV/VARretouris• rappelleerzonodig

redactie/interne.opdrachtgever

centrale.freelance.administratie.(CFA)

financiële.administratie

43 42 Bijlage: Stroomschema

45

Voorbeelden uit de uitgeverijJan Chopard (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep). o.Directeur.van.een.papierfabriek.. o.Nieuwe.freelancer. o.Gaat.artikelen.schrijven.over.de.papiersector.voor.een.vakblad.. o.Begint.op.1.september.met.zijn.opdrachten. o.Vast.bedrag:.300.euro.per.column;.intentie:.52.columns.per.jaar

Jan.begint.op.1.september.met.schrijven.van.de.artikelen ..Dit.is.creatief.werk,.dus.het.kan.in.beginsel.op.freelance.basis ..Jan.ontvangt.geen.royalty’s,.dus.de.hoogte.van.zijn.inkomsten.moet.worden.ingeschat ..

Als.Jan.begint.duurt.het.jaar.nog.vier.maanden ..In.die.vier.maanden.verdient.hij.grofweg.vier.maanden.x.vier.weken.x.300.euro.=.4800.euro ..Het.7200.euro-bedrag.naar.rato.is.2400.euro ..Jan.zit.daarboven.en.komt.daardoor.mogelijk.in.aanmerking.voor.inhoudingen .Omdat.de.uitgever.weet.dat.Jan.directeur.is,.kan.hij.direct.aan.hem.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..Daar.zal.Jan.op.aankruisen.dat.hij.een.ander.hoofdberoep.heeft:.directeur.van.een.papierfabriek ..De.inkomsten.uit.zijn.artikelen.mogen.daarom.zonder.inhouding.van.premies.en.loonheffing.betaald.worden .

Nathalie Beilen (boven de inkomensgrens, onregelmatig arbeidspatroon). o.Invaldocent.op.een.basisschool.voor.twee.halve.dagen.per.week. o.Maakt.illustraties.voor.een.leesmethode.voor.groep.3.t/m.6. o.Verdient.daarmee.60.euro.per.illustratie.. o.Nathalie.begint.haar.werkzaamheden.eind.juli. o.Er.worden.in.totaal.60.illustraties.in.opdracht.gemaakt.=.3600.euro.in.totaal

Illustreren.is.creatief.werk,.dat.kan.over.het.algemeen.wel.op.freelance.basis.worden.gedaan ..Nathalie.krijgt.geen.royalty’s,.maar.een.vast.bedrag.per.illustratie ..Nathalie’s.inkomsten.moeten.dus.worden.vergeleken.met.de.grens.van.7200.euro ..Omdat.zij.niet.aan.het.begin.van.het.jaar.begint.moet.het.bedrag.van.7200.euro.naar.rato.worden.berekend ..Het.jaar.duurt.nog.vijf.maanden ..5/12.van.7200.euro.=.3000 ..Nathalie.gaat.meer.verdienen.dan.die.3000.euro ..Zij.komt.mogelijk.in.aanmerking.voor.inhoudingen ..

De.uitgever.weet.dat.Nathalie.vooral.druk.is.met.haar.gezin ..De.illustraties.vormen.voor.haar.een.leuke.bijverdienste,.maar.zij.heeft.geen.eigen.bedrijf.of.iets.dergelijks ..De.kans.dat.

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 44 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij47

Webdesigners.ontvangen.doorgaans.geen.royalty’s,.ook.Petra.niet ..Daarom.moeten.haar.inkomsten.worden.geschat.en.vergeleken.met.de.grens.van.7200.euro ..Het.jaar.duurt.nog.tien.maanden ..7200.euro.naar.rato.van.tien.maanden.is.10/12.x.7200.euro.=.6000.euro ..Petra.overschrijdt.die.grens.ruimschoots ..Omdat.de.uitgever.weet.dat.Petra.zelfstandig.ondernemer.is.kan.hij.haar.het.best.direct.vragen.om.een.VAR ..Petra.zal.waarschijnlijk.wel.beschikken.over.een.VAR-WUO.voor.haar.werkzaamheden.als.webdesigner ..In.dat.geval.is.Petra.uitgezonderd.van.premies.en.loonheffing ..

Staat.er.op.de.VAR.iets.anders.(ROW.of.Loon).of.andere.werkzaamheden,.dan.moet.de.uitgever.nader.onderzoek.verrichten ..Dan.wordt.belangrijk.op.hoeveel.dagen.per.week.Petra.haar.werk.doet.(vaker.of.minder.vaak.dan.op.twee.dagen.per.week.werkzaam?) ..Blijkt.Petra.werkzaam.op.twee.dagen.per.week.of.meer,.dan.zal.de.uitgever.waarschijnlijk.premies.en.loonheffing.moeten.gaan.afdragen ..

Marleen de Vries (aard van werkzaamheden: geen auteur/redactiemedewerker). o.Secretaresse. o.Redactieassistente.bij.de.krantenredactie. o.Werkt.drie.dagen.per.week. o.Eigen.werkplek.op.kantoor,.werk.en.werktijden.als.iedere.secretaresse. o.Honorarium:.24 .000.euro.per.jaar.. o.Bij.ziekte.en.vakantie.doorbetaald.

Marleen.heeft.een.functie.die.zich.waarschijnlijk.minder.goed.leent.voor.het.werken.op.freelance.basis ..Ook.de.feitelijke.invulling.van.de.arbeidsrelatie.heeft.alles.weg.van.een.gewone.arbeidsovereenkomst ...Op.de.inkomsten.van.Marleen.moeten.daarom.niet.alleen.premies.en.loonheffing.worden.afgedragen ..Naast.de.bescherming.van.de.werknemersverzekeringen,.zoals.de.WW.waarvoor.haar.opdrachtgever.premies.moet.inhouden,.heeft.zij.recht.op.alle.andere.werknemersrechten,.zoals.ontslagbescherming.en.pensioenopbouw.en.re-integratie.bij.ziekte ..Ook.daarvoor.moet.haar.opdrachtgever.(feitelijk.werkgever).zorgdragen .

Helma van Dalsum (boven de inkomensgrens, VAR voor ander soort werk). o.Zelfstandig.juridisch.adviseur.met.veel.goedbetalende.opdrachtgevers. o.Schrijft.al.twee.jaar.lang.artikelen.over.wooninrichting.voor.diverse.woonbladen.van.. ....één.uitgeverij. o.Verdient.daarmee.jaarlijks.7800.euro

Nathalie.een.VAR-WUO.heeft.is.dan.ook.klein ..De.uitgever.vraagt.haar.daarom.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..

Nathalie.vult.hierop.in.dat.zij.geen.ander.hoofdberoep.heeft,.dat.zij.meer.dan.twee.vijfde.van.het.wettelijk.minimumloon.verdient.en.dat.de.relatie.is.aangegaan.voor.langer.dan.één.maand ..Bij.de.vraag.of.zij.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.voor.deze.uitgever.arbeid.verricht,.kruist.zij.echter.NEE.aan ..Inhoudingen.zijn.vooralsnog.niet.nodig ..

Begin.volgend.jaar.zal.de.uitgever.Nathalie.opnieuw.moeten.vragen.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.en.deze.opnieuw.beoordelen ..Vooral.het.arbeidspatroon.zal.dan.belangrijk.zijn.om.op.te.letten ..

Ronald Cornelis (royalty’s, boven de inkomensgrens). o.Bekend.literair.auteur. o.Schrijft.roman.over.een.managementtraining.die.verkeerd.afloopt. o.15.procent.royalty’s.op.de.bruto.verkoopprijs. o.Voorgaande.jaren.20 .000.euro.aan.royalty’s.ontvangen

Ronald.Cornelis.is.literair.auteur,.een.beroep.dat.hoogstwaarschijnlijk.nergens.in.loondienst.wordt.uitgeoefend ..Het.is.dus.geen.probleem.dat.Ronald.op.freelance.basis.werkt ..Ronald.verdient.met.zijn.schrijfwerk.voor.deze.uitgever.uitsluitend.royalty’s ..Ondanks.de.ruime.overschrijding.van.de.grens.van.7200.euro.per.jaar.zijn.Ronalds.inkomsten.uitgezonderd.van.premies.en.loonheffing ..De.uitgever.hoeft.hem.niet.te.vragen.om.formulieren.in.te.vullen ..Het.tonen.van.het.royaltycontract.en.de.royaltybetalingen.is.voldoende.bij.een.looncontrole,.ongeacht.de.hoogte.van.de.verdiende.royalty’s .

Petra Baum (boven de inkomensgrens, zelfstandig ondernemer?). o.Nieuwe.freelancer. o.Zelfstandig.webdesigner,.werkt.onder.de.naam.Stone.bv. o.Ontwerpt.nieuwe.site.voor.een.publiekstijdschrift.voor.jonge.vrouwen. o.Vast.bedrag:.15 .000.euro,.betaling.na.afronding.project. o.Verder.geen.opdrachten.voor.deze.uitgeverij. o.Opdracht.start.1.maart

Petra.werkt.op.naam.van.een.bv,.maar.dit.is.een.eenpersoons-bv.en.zij.wordt.geacht.het.werk.zelf.te.verrichten ..Petra.is.dus.een.freelancer,.waarop.het.convenant.van.toepassing.is ..Webdesign.is.creatief.werk,.waarvan.het.heel.gebruikelijk.is.dat.het.wordt.uitbesteed ..Dat.het.werk.op.freelance.basis.wordt.verricht.zal.geen.probleem.zijn ..

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 46

Columns.schrijven.is.creatief.werk.en.wordt.bijna.alleen.op.freelance.basis.gedaan ..Patrick.overschrijdt.de.grens.van.7200.euro.per.jaar ..Hij.verdient.met.deze.columns.geen.royalty’s.maar.een.vast.bedrag.per.column ..De.uitzondering.‘royaltyinkomsten’.is.niet.van.toepassing ..Aan.Patrick.kan.de.uitgever.een.Eigen.Verklaring.vragen ..Daarop.zal.Patrick.invullen.dat.hij.een.ander.hoofdberoep.heeft,.zodat.hij.uitgezonderd.is.van.premies.en.loonheffing ..Dit.gaat.ook.op.als.hij.de.arbeidsverhouding.is.aangegaan.voor.langer.dan.een.maand.en.als.hij.op.doorgaans.twee.dagen.of.meer.aan.zijn.columns.schrijft ..

René Postman (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep). o.Parttime.redacteur.bij.Uitgeverij.Van.Marum.. o.Al.drie.jaar.externe.webredactie.voor.algemene.uitgeverij.XYZ. o.60.euro.per.uur. o.Vijf.maanden.lang.acht.uur.per.week. o.Ongeveer.9600.euro.per.jaar

Webredactie.in.de.zin.van.artikelen.schrijven.(en.plaatsen).op.een.site.is.werk.dat.op.freelance.basis.mag.worden.verricht ..René.krijgt.een.vast.bedrag.per.uur,.dus.geen.royalty’s ..Hij.verdient.met.zijn.werkzaamheden.als.webredacteur.meer.dan.de.grens.van.7200.euro ..De.uitgever.zal.René.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..René.heeft.een.ander.hoofdberoep.(hij.is.redacteur),.dus.uit.de.Eigen.Verklaring.zal.dan.blijken.dat.er.geen.premies.en.loonheffing.ingehouden.hoeven.te.worden ..

Klaas Jan Jansen (boven de inkomensgrens, welke soort VAR?). o.Sportfotograaf. o.Foto’s.voor.diverse.Nederlandse.en.internationale.sportbladen.. o.1500.euro.per.fotoserie. o.Ten.minste.15 .000.euro.per.jaar

Fotograferen.is.creatief.werk.en.het.kan.op.freelance.basis.worden.verricht ..Klaas.Jan.verdient.een.vast.bedrag.per.fotoserie,.dus.geen.royalty’s ..Hij.overschrijdt.de.grens.van.7200.euro.per.jaar.ruimschoots ..Aan.Klaas.Jan.moet.de.uitgever.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Als.de.uitgever.al.weet.dat.Klaas.Jans.hoofdberoep.fotograaf.is,.kan.hij.hem.het.best.direct.vragen.om.een.VAR ..Klaas.Jan.zal.hoogstwaarschijnlijk.wel.een.VAR-WUO.kunnen.overleggen.voor.zijn.werk.als.professioneel.fotograaf ..Als.dit.zo.is.hoeven.er.geen.premies.en.loonheffing.afgedragen.te.worden ..Staat.er.op.de.VAR.ROW.of.Loon,.dan.moet.de.uitgever.nader.onderzoek.verrichten ..Dan.wordt.belangrijk.op.hoeveel.dagen.per.week.Klaas.Jan.zijn.werk.doet.(vaker.of.minder.vaak.dan.op.twee.dagen.per.week?) ..Blijkt.Klaas.Jan.werkzaam.op.twee.dagen.per.week.of.meer,.dan.zal.de.uitgever.waarschijnlijk.premies.en.loonheffing.moeten.gaan.afdragen .


Helma.schrijft.artikelen.en.dat.soort.werk.leent.zich.ervoor.om.door.freelancers.te.worden.verricht ..Helma.verdient.geen.royalty’s,.maar.een.vast.bedrag.per.artikel ..Zij.overschrijdt.wel.de.grens.van.7200.euro ..Op.haar.inkomsten.van.de.uitgeverij.moeten.daarom.misschien.inhoudingen.worden.gepleegd .Om.dit.te.onderzoeken.moet.de.uitgeverij.haar.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ...Dit.doet.Helma.niet,.maar.zij.overhandigt.wel.haar.VAR-WUO,.dus.de.kust.lijkt.veilig ..Echter,.op.haar.VAR-WUO.staat.dat.deze.is.afgegeven.voor.‘juridisch.advies.in.de.brede.zin.van.het.woord’ ..Maar.ook.al.staat.er.‘brede.zin’.van.het.woord,.hieronder.kan.onmogelijk.vallen.het.schrijven.van.artikelen.over.wooninrichting ..Helma.zal.de.Eigen.Verklaring.alsnog.moeten.invullen ..Daarop.zal.zij.dan.aangeven.dat.haar.hoofdberoep.jurist.is,.waardoor.zij.is..uitgezonderd.van.inhoudingen .

Els ter Veld (boven de inkomensgrens, zelfstandig of ander hoofdberoep?). o.Parttime.zelfstandig.advocaat.en.juridisch.adviseur.(voorheen.fulltime,.maar.sinds.een.half.........jaar.nog.maar.twee.dagen.per.week). o.Schrijft.al.twee.jaar.mee.aan.hoofdstukken.in.tal.van.uitgaven.van.één.educatieve.uitgeverij. o.Inkomsten.per.jaar:.24 .000.euro

Schrijven.is.creatief.werk,.ook.als.het.in.een.team.van.auteurs.gebeurt ..Het.schrijfwerk.kan.op.freelance.basis.worden.verricht ..Els.overschrijdt.het.bedrag.van.7200.euro.ruimschoots ..Het.gaat.niet.om.royalty’s ..Aan.Els.zal.de.uitgever.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Let.op:.het.kan.zijn.dat.Els.invult.dat.zij.een.ander.hoofdberoep.heeft,.namelijk.advocaat/juridisch.adviseur ..Het.lijkt.dan.alsof.zij.is.vrijgesteld.van.loonheffing.en.premies ..Misschien.was.dit.in.het.verleden.ook.waar ..Echter,.met.haar.huidige.parttime.arbeidspatroon.is.het.nog.maar.de.vraag.of.zij.inderdaad.ten.minste.50.procent.van.haar.tijd.besteedt.aan.dit.werk.en.daarmee.ten.minste.50.procent.inkomsten.verdient ..Is.dit.niet.zo,.dan.is.haar.hoofdberoep.auteur/redactiemedewerker ..Dan.is.het.nodig.aan.haar.een.VAR.te.vragen.die.duidelijkheid.geeft.over.de.aard.van.haar.inkomsten.met.het.werk.als.auteur ..Overlegt.zij.een.VAR.voor.haar.werkzaamheden.als.zelfstandig.advocaat/juridisch.adviseur,.dan.heeft.de.uitgever.er.niets.aan ..Wel.kan.het.een.indicatie.zijn.dat.zij.een.ander.hoofdberoep.heeft,.dat.kan.blijken.uit.een.in.te.vullen.Eigen.Verklaring .

Patrick de Maille (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep). o.Fulltime.arbeidsrechtadvocaat.. o.Schrijft.al.een.paar.jaar.columns.over.arbeidsrecht.voor.een.feministisch.publiekstijdschrift. o.Is.voor.deze.klus.gevraagd.vanwege.zijn.expertise. o.Vast.bedrag:.1000.euro.per.column. o.Vooralsnog.negen.columns. o.9000.euro.per.jaar.



Daniëlle Bras (boven de inkomensgrens, beroepsmatig illustrator). o.Illustrator.kinderboeken. o.Werkt.voor.een.kinderboekenuitgeverij.en.voor.een.educatief.tijdschrift.. o.15.procent.royalty’s.bij.haar.kinderboekenuitgeverij. o.200.euro.per.illustratie.voor.het.tijdschrift. o.10 .400.euro.honorarium.voor.de.illustraties.per.jaar

Illustratoren.worden.genoemd.in.het.convenant.als.freelancers.waarop.het.convenant.van.toepassing.is ..Daniëlle.is.beroepsmatig.illustrator.van.kinderboeken ..Zij.ontvangt.wel.royalty’s,.maar.niet.bij.deze.uitgeverij ..Hier.krijgt.zij.een.vast.bedrag.per.illustratie.en.daarmee.overschrijdt.zij.het.bedrag.van.7200.euro.per.jaar ..Aan.Daniëlle.moet.de.uitgever.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Omdat.zij.beroepsmatig.illustrator.is.van.kinderboeken.ligt.het.voor.de.hand.dat.zij.een.VAR-WUO.zal.overleggen ..Haar.inkomsten.zijn.dan.ook.vrijgesteld.van.premies.en.loonheffing .

Frans van Rooijen (boven de inkomensgrens, uitkering)o.Werkloze.leraar.Nederlands,.ontvangt.WW-uitkeringo.Verzorgt.de.eindredactie.voor.diverse.tijdschriften.van.één.grote.publiekstijdschriftenuitgeverijo.Een.serie.positieve.artikelen.schrijven.over.de.vastgoedsector.voor.diverse.vakbladen.voor... verschillende.doelgroepen.in.de.vastgoedsectoro.Afgelopen.drie.jaar.7300.euro.per.jaar.gefactureerd

De.eindredacteur.wordt.genoemd.in.het.convenant.als.beroep.dat.op.freelance.basis.mag.worden.uitgeoefend ..Frans.ontvangt.geen.royalty’s,.maar.een.bedrag.per.uur ..Hij.gaat.daarmee.over.de.7200.euro-grens ..Dat.betekent.dat.de.uitgever.moet.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Waarschijnlijk.is.Frans.geen.zelfstandig.ondernemer.en.heeft.hij.geen.VAR-WUO.of.VAR-DGA ..De.uitgever.kan.dus.beter.vragen.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..Bij.het.beoordelen.van.dit.formulier.is.het.belangrijk.te.weten.dat.het.hebben.van.een.uitkering.(bijvoorbeeld.WW.of.pensioen).geldt.als.een.ander.hoofdberoep,.mits.de.uitkering.meer.bedraagt.dan.50.procent.van.het.totale.inkomen .


Linda Beek (boven de inkomensgrens, stockbureau). o.Eigenaar.van.stockbureau.Leidsche.Rijn.. o.Fotograaf. o.Levert.al.jaren.met.grote.regelmaat.foto’s.op.aanvraag.aan.een.regionaal.dagblad. o.Per.foto.factureert.Linda.100-150.euro. o.Sommige.foto’s.heeft.Linda.zelf.gemaakt.(zij.fotografeert.alleen.nog.voor.deze.uitgever),.. . andere.foto’s.zijn.van.de.andere.fotografen. o.Vorig.jaar.heeft.Linda.deze.uitgever.18 .000.euro.gefactureerd. o.Van.die.18 .000.euro.was.7300.euro.voor.foto’s.van.Linda.. o.Het.stockbureau.van.Linda.loopt.goed;.haar.totale.jaarlijkse.omzet.bedraagt.100 .000.euro .

Linda.ontvangt.geen.royalty’s,.zij.krijgt.een.vast.bedrag.per.foto ..Het.totaalbedrag.zit.ruim.boven.de.7200.euro-grens ..Echter,.het.grootste.deel.van.Linda’s.inkomsten.van.deze.uitgever.bestaat.uit.betalingen.voor.foto’s.van.andere.fotografen ...Toch.zit.Linda.zelf.ook.boven.de.7200.euro.per.jaar ..Nader.onderzoek.naar.haar.status.is.nodig ..

De.uitgever.weet.dat.Linda.een.stockbureau.runt ..Een.stockbureau.is.een.ander.beroep.dan.fotograaf,.dus.de.uitgever.zal.Linda.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..Daar.zal.zij.op.invullen.dat.zij.een.ander.hoofdberoep.heeft ..De.uitgever.hoeft.op.betalingen.aan.Linda.niets.in.te.houden .

Wendy Belcanto (waarschijnlijk binnenkort onder de inkomensgrens, wijziging van omstandigheden)o.Tekstschrijvero.Heeft.al.eerder.gewerkt.voor.deze.opdrachtgever.o.Schrijft.een.serie.positieve.artikelen.voor.diverse.vakbladen.voor.verschillende.doelgroepen. in.de.vastgoedsectoro.Vorig.jaar.verdiende.zij.bij.deze.uitgeverij.nog.9000.euro,.maar.er.is.inmiddels.één.redactie... weggevallen.die.voor.meer.dan.de.helft.bijdroeg.aan.Wendy’s.inkomsten.bij.deze.uitgeverij .

Wendy.heeft.vorig.jaar.meer.verdiend.dan.de.grens.van.7200.euro ..Echter,.er.is.een.goede.reden.om.aan.te.nemen.dat.dit.bedrag.dit.jaar.niet.meer.wordt.gehaald,.maar.slechts.4500.euro,.dus.onder.de.grens.van.7200.euro ..De.uitgeverij.hoeft.haar.nog.niet.te.vragen.om.formulieren.in.te.vullen,.maar.pas.op.het.moment.dat.zij.de.7200.euro-grens.toch.blijkt.te.overschrijden ..Pas.op.dat.moment.moet.de.uitgever.haar.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR.en.deze.goed.beoordelen .

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers1

InhoudLeeswijzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Preambule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1. Uitgangspunten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Afspraken.tussen.de.Belastingdienst,.het.UWV.en.het.NUV... . . . . . . . . . . . . . . . . 43.. Toezicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44. Looptijd,.periodieke.evaluatie.en.beëindiging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55. Inwerkingtreding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Annex.1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en redactiemedewerkers

0. Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51. Toetsing.van.de.arbeidsverhouding.van.de.opdrachtnemers. . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 .1. Royalty’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 .2. Winst.uit.onderneming. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1 .3. Dienstbetrekking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 .4. Fictieve.dienstbetrekking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 .4 .1. Uitzondering.auteurs.en.redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 .5. Resultaat.overige.werkzaamheden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 .5 .1. Opgave.IB.47. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2. De.Wet.op.de.identificatieplicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 .1. Eerstedagsmelding.(EDM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. Beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.en.de.Eigen.Verklaring.. auteurs..en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. De.Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Annex.2. Stroomschema.Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . 13

Annex.3. Verklarende.woordenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14/15

Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers


In.hoofdstuk.4.is.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.met.de.toelichting.opgenomen .

In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt.en.een.opgave.IB.47.aan.de.Belastingdienst.dient.te.worden.gezonden .

In.Annex.3.is.een.verklarende.woordenlijst.opgenomen .

Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkersPartijenHet.Nederlands.uitgeversverbond,.gevestigd.Hogehilweg.6,.1101.CC.te.Amsterdam,.in.deze.vertegenwoordigd.door.de.heer.J ..Bommer,.directeur,.en.De.Belastingdienst,.in.deze.vertegenwoordigd.door.W .A .J .M ..Rovers.R .A .,.en.Het.UWV,.in.deze.vertegenwoordigd.door.ir ..P .M .E ..Dirix,.directeur.UWV.Gegevensdiensten,.sluiten.een.convenant ..

PreambulePartijen.beogen.met.dit.convenant.het.aantal.jaarlijks.op.te.maken..“Eigen.Verklaringen.auteurs.en.redactiemedewerkers”.aanzienlijk.te.beperken.ten.einde.de.hierdoor.veroorzaakte.administratieve.lasten.te.verminderen ..Tevens.wordt.invulling.gegeven.aan.het.begrip.beroeps-matige.uitvoering.van.de.door.auteurs.en.redactiemedewerkers.verrichte.werkzaamheden .

1 Uitgangspunten•Rechten.en.verplichtingen.op.basis.van.wet-.en.regelgeving.zijn.en.blijven.zonder.enige... beperking.van.toepassing ..•Partijen.spreken.de.intentie.uit.hun.onderlinge.relatie.te.baseren.op.vertrouwen,.begrip... en.transparantie ..•Partijen.streven.naar.het.bevorderen.van.een.correcte.uitvoering.van.fiscale.regelgeving... binnen.de.branche.ten.aanzien.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.met.betrekking.tot.de... in.dit.convenant.opgenomen.fiscale.en.sociaalverzekeringsrechtelijke.risico’s ..Centraal.staan.. rechtszekerheid,.compliance.en.effectief.toezicht .•Partijen.bevorderen.dat.opdrachtgevers.inzake.werkzaamheden.betreffende.auteurs.en... redactiemedewerkers.de.algemene.uitgangspunten.van.het.convenant.onderschrijven.en.de..


LeeswijzerIn.dit.convenant.worden.in.het.algemene.deel.de.uitgangspunten.en.de.wijze.waarop.partijen.met.elkaar.om.wensen.te.gaan.vastgelegd ..Het.specifieke.deel.betreft.de.afspraken.die.zijn.gemaakt.ten.behoeve.van.de.beoordeling.van.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactie-medewerkers ..In.dit.onderdeel.worden.de.volgende.onderwerpen.behandeld:

In.Annex.1.bij.deze.overeenkomst.hebben.partijen.een.aantal.fiscale.risico’s.in.de.branche.benoemd.met.betrekking.tot.de.beoordeling.van.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.en.hebben.zij.gezamenlijk.een.standpunt.ingenomen.hoe.de.fiscale.gevolgen.van.deze.risico’s.binnen.het.kader.van.de.wet-,.regelgeving.en.jurisprudentie.geduid.moeten.worden ..

In.hoofdstuk.1.zijn.de.beoordelingsmomenten.benoemd .In.de.hoofdstukken.1 .1.tot.en.met.1 .5.zijn.de.mogelijke.beoordelingsresultaten.benoemd.met.de.daarbij.behorende.criteria ..Allereerst.zal.moeten.worden.beoordeeld.of.er.sprake.is.van.een.echte.dienstbetrekking.indien.geen.sprake.is.van.zelfstandige.uitvoering.van.de.werkzaamheden ..Zelfstandige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.kan.worden.aangenomen.indien.een.op.deze.werkzaamheden.betrekking.hebbende.VAR.WUO.of.DGA.wordt.overlegd ..Als.de.werkzaamheden.op.basis.van.een.royaltycontract.worden.uitgevoerd.kunnen.deze.inkomsten.worden.aangemerkt.als.te.zijn.genoten.uit.zelfstandige.arbeid.dan.wel.als.resultaat.uit.overige.werkzaamheden ..Indien.geen.sprake.is.van.zelfstandige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.of.een.echte.dienstbetrekking.zal.nog.moeten.worden.beoordeeld.of.er.sprake.is.van.een.fictieve.dienstbetrekking .

In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.5.Besluit.van.24.artikel.1.en.december,.Stb ..1986,.655.is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als.fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhou-ding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van.beroep.uitvoeren ..De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewer-kers”.als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden .

In.hoofdstuk.3.is.het.begrip.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.nader.uitgewerkt.en.zijn.de.hiermee.verband.houdende.afspraken.vastgelegd .


4 Looptijd, periodieke evaluatie en beëindigingDit.convenant.zal.jaarlijks.worden.geëvalueerd.door.het.Nederlands.uitgeversverbond,.het.UWV.en.de.Belastingdienst/Noord/Kantoor.Groningen ..

Partijen.kunnen.dit.convenant.met.onmiddellijke.ingang.beëindigen ..Zij.zullen.dat.echter.niet.doen.voordat.de.intentie.daartoe.schriftelijk.is.kenbaar.gemaakt ..Daarbij.wordt.het.voornemen.met.redenen.omkleed ..Daarnaast.zal.beëindiging.in.een.mondeling.overleg.worden.toegelicht,.indien.door.ten.minste.één.der.partijen.is.kenbaar.gemaakt.dat.daarop.prijs.wordt.gesteld ..

5 InwerkingtredingDit.convenant.treedt.in.werking.vanaf.het.moment.van.ondertekening.door.de.drie.partijen.en.geldt.vanaf..1.januari.2008 .

J. Bommer W.A.J.M. Rovers R.A. ir. P.M.E. Dirix

Annex 1: Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en redactiemedewerkers

0 InleidingOpdrachtgevers.inzake.werkzaamheden.betreffende.auteurs.en.redactiemedewerkers.kunnen.inhoudingsplichtig.zijn.voor.de.loonheffingen ..Hiervoor.moeten.zij.de.arbeidsverhoudingen.beoordelen ..De.opdrachtnemer.kan.zijn.een.ondernemer,.een.werknemer.(al.dan.niet.in.fictieve.dienstbetrekking).of.een.genieter.van.resultaat.uit.overige.werkzaamheden ..

Indien.in.deze.regeling.wordt.gesproken.over.opdrachtnemers.dan.worden.daarmee.bedoeld.auteurs.en.redactiemedewerkers ..Als.auteur./.redactiemedewerker.wordt.aangemerkt.een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard.meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.de.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/.of.inhoud.van.een.werk.dat.door.een.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld:.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler .

1 Toetsing van de arbeidsverhouding van de opdrachtnemersDe.opdrachtgever.beoordeelt.de.arbeidsverhouding:.•op.het.moment.waarop.een.opdrachtnemer.begint.met.de.werkzaamheden,.dan.wel.een... wijziging.meldt.(bijv ..overlegging.VAR.WUO.of.VAR.DGA);.jaarlijks,.voor.aanvang.van.het... nieuwe.kalenderjaar;.en.

4

. arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.beoordelen.overeenkomstig.de.in.

. het.specifieke.deel.van.het.convenant.gemaakte.afspraken ...•Partijen.hebben.periodiek.(op.initiatief.van.de.Belastingdienst.ten.minste.1.maal.per.jaar).overleg .•Partijen.verstrekken.daarbij.binnen.wet-.en.regelgeving.zonder.terughoudendheid.en.zonder... voorbehoud.inzicht.in.de.feiten.en.omstandigheden .•Partijen.streven.naar.het.gezamenlijk.duiden.van.de.fiscale.en.sociaalverzekeringsrechtelijke... gevolgen.van.de.gesignaleerde.risico’s.in.de.branche.zoals.opgenomen.in.Annex.1 ..

2 Afspraken tussen de Belastingdienst, het UWV en het Nederlands uitgeversverbondPartijen.hebben.in.Annex.1.bij.deze.overeenkomst.een.aantal.fiscale.en.sociaalverzekerings-rechtelijke.risico’s.in.de.branche.benoemd.met.betrekking.tot.de.beoordeling.van.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.en.hebben.gezamenlijk.een.standpunt.ingenomen.hoe.de.fiscale.-.en.sociaalverzekeringsrechtelijke.gevolgen.van.deze.risico’s.binnen.het.kader.van.de.wet-,.regelgeving.en.jurisprudentie.geduid.moeten.worden .

In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655.is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als.fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhou-ding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van.beroep.uitvoeren ..De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewer-kers”.als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden .

In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt .

In.Annex.3.is.een.verklarende.woordenlijst.opgenomen .

3 ToezichtPartijen.bevorderen.dat.de.opdrachtgevers.die.het.convenant.onderschrijven.ten.behoeve.van.de.implementatie.van.de.in.het.convenant.opgenomen.afspraken,.het.convenant.ter.hand.stellen.aan.de.(interne).controleafdeling.van.de.organisatie ..

Partijen.zullen.jaarlijks.in.onderling.overleg.treden.(voor.het.eerst.eind.2008).om.ten.behoeve.van.de.evaluatie.bij.een.aantal.opdrachtgevers.de.naleving.van.het.convenant.te.gaan.toetsen .......

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers


•de.arbeidsverhouding.moet.zijn.aangegaan.voor.een.periode.van.ten.minste.30.dagen,.•de.arbeid.wordt.doorgaans.op.ten.minste.2.dagen.per.week.verricht,.•de.arbeidsbeloning.bedraagt.doorgaans.over.een.week.ten.minste.2/5.van.het.bedrag... genoemd.in.artikel.8,.eerste.lid,.onderdeel.b.van.de.Wet.minimumloon.en... minimumvakantiebijslag .

Als.aan.alle.criteria.is.voldaan,.is.sprake.van.een.fictieve.dienstbetrekking ..De.criteria.zijn.ontleend.aan.artikel.2c.van.het.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655 .

Een.door.de.opdrachtgever.ingenomen.standpunt.met.betrekking.tot.de.kwalificatie.van.de.arbeidsverhouding.als.fictieve.dienstbetrekking.zal.voor.het.resterende.deel.van.het.kalender-jaar.gehandhaafd.blijven.tenzij.blijvende.afwijkingen.van.de.werkzaamheden.en/of.vergoedin-gen.aanleiding.geven.tot.een.herbeoordeling ..(bijv ..af/toename.aantal.opdrachten,.verhoging/verlaging.van.de.vergoeding,.overlegging.VAR.WUO.of.VAR.DGA)

1.4.1 Uitzondering auteurs en redactiemedewerkersIn.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655.is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als.fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever..en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsver-houding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van.beroep.uitvoeren .

In.hoofdstuk.3.hierna.worden.de.door.partijen.overeengekomen.gevallen.benoemd.waar.duidelijkheid.bestaat.over.de.arbeidsverhouding.en.de.onderworpenheid.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen .

In.de.overige.gevallen.kan.de.opdrachtgever.voor.de.bepaling.of.er.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.(zie.hoofdstuk.4.hierna).als.hulpmiddel.gebruiken .In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt .

1.5 Resultaat overige werkzaamhedenAls.de.inkomsten.geen.winst.uit.een.onderneming.of.loon.uit.een.(fictieve).dienstbetrekking.zijn,.worden.zij.gerangschikt.onder.het..“resultaat.uit.overige.werkzaamheden” ..

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 6

•op.het.moment.waarop.de.omvang.van.de.vergoeding.of.de.werkzaamheden.ingrijpend... wijzigt.(.bijv ..de.vergoeding.van.dezelfde.uitgever.overstijgt.in.dit.kalenderjaar.€ 7200,... terwijl.dit.voorheen.niet.zo.was) .

1.1 Royalty’sOpdrachtnemers.die.hun.werkzaamheden.verrichten.op.basis.van.een.royaltycontract..worden.geacht.hun.werkzaamheden.niet.in.(fictieve).dienstbetrekking.uit.te.voeren ..Indien.naast.een.royaltycontract..ook.nog.bij.dezelfde.uitgever.werkzaamheden.worden.verricht.tegen.een.(vast).honorarium.worden.alle.vergoedingen.fiscaal.op.overeenkomstige.wijze.behandeld.en.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.loonheffingen .

1.2 Winst uit ondernemingOpdrachtnemers.kunnen.een.verklaring.van.de.Belastingdienst.hebben.waaruit.blijkt.dat.zij.voor.de.daarin.genoemde.werkzaamheden.als.ondernemer.of.als.directeur/aandeelhouder.zijn.aan.te.merken ..Deze.verklaringen.dragen.de.naam.VAR.WUO.of.VAR.DGA ..Na.overlegging.van.deze.verklaringen.hoeft.de.opdrachtgever.voor.de.in.de.verklaring.genoem-de.werkzaamheden.geen.loonheffingen.in.te.houden ..Wel.moet.de.opdrachtgever.dan.aan.de.normale.verplichtingen.voldoen.die.gelden.bij.het.gebruik.van.dergelijke.verklaringen,.zoals.de.bewaarplicht.en.de.identificatieplicht .

1.3 DienstbetrekkingVoor.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking.gelden.de.volgende.eisen:•de.opdrachtnemer.is.verplicht.de.arbeid.persoonlijk.te.verrichten,•de.opdrachtgever.is.verplicht.tot.betaling.van.loon,• de.opdrachtnemer.staat.in.een.gezagsverhouding.tot.de.opdrachtgever .

Als.aan.alle.eisen.is.voldaan,.is.sprake.van.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking ..

Als.handreiking.voor.de.praktijk.hebben.de.staatssecretaris.van.Financiën.en.het.Uitvoeringsin-stituut.werknemersverzekeringen.voor.de.beoordeling.op.de.aanwezigheid.van.een.dienstbe-trekking,.deze.eisen.in.een.besluit.toegelicht.(Besluit.van.6.juli.2006,.nr ..DGB2006/857M,.Stcrt ..nr ..141) .

1.4 Fictieve dienstbetrekkingAls.de.inkomsten.uit.de.arbeidsverhouding.geen.winst.uit.een.onderneming.of.loon.uit..een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking.zijn,.dienen.de.voor.de.feitelijk.zelf.verrichte.arbeid.betaalde.arbeidsbeloningen.te.worden.getoetst.aan.de.volgende.criteria.van.de.fictieve.dienstbetrekking:


Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van.beroep.uitvoeren .De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.(zie.hoofdstuk.4.hierna).als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden .Partijen.zijn.overeengekomen.dat.in.de.volgende.gevallen.geen.toetsing.van.de.arbeidsverhouding.aan.de.criteria.van.een.fictieve.dienstbetrekking.hoeft.plaats.te.vinden.en.het.gebruik.van.de.“Eigen.Verklaring.auteurs..en.redactiemedewerkers”..achterwege.kan.blijven:

De opdrachtnemera. voert de werkzaamheden uit op basis van een arbeidsovereenkomst; ofEr.is.sprake.van.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking ..De.arbeidsbeloning.is.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen ...b. beschikt over een royaltycontract; of Indien.de.vergoeding.van.de.opdrachtnemer.wordt.bepaald.op.basis.van.een.royaltycontract.zijn.deze.inkomsten.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen ..Indien.bij.dezelfde.uitgever.ook.nog.werkzaamheden.worden.verricht.op.basis.van.een.(vast).honora-rium.dan.worden.ook.deze.inkomsten.op.overeenkomstige.wijze.behandeld .

c. ontvangt op kalenderjaarbasis van dezelfde uitgever naar verwachting hooguit € 7200; of

Indien.de.vergoeding.bij.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.op.kalenderjaarbasis.beneden..€.7200.blijft.wordt.aangenomen.dat.er.geen.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van..de.werkzaamheden ..Als.de.arbeidsverhouding.aanvangt.in.de.loop.van.het.kalenderjaar..dient.het.toetsbedrag.van.€.7200.pro.rata.te.worden.toegepast ..(.=.de.resterende.maanden./.12.x.€.7200)..

De.arbeidsbeloning.is.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen ..

d. beschikt voor deze werkzaamheden over een geldige VAR WUO of VAR DGA. De.vergoeding.wordt.genoten.als.winst.uit.onderneming.c .q ..voor.rekening.en.risico.van.de.eigen.vennootschap.van.de.opdrachtnemer.en.is.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen .

In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs..en.redactiemedewerkers”.dient.te.worden.uitgereikt .


1.5.1 Opgave IB 47Jaarlijks.doet.de.opdrachtgever.van.deze.vergoedingen.aan.de.opdrachtnemer.digitaal.opgave.aan.de.Belastingdienst.via.zogenoemde.“opgaven.IB-47” ..In.deze.opgave.maakt.hij.melding.van.naam,.adres,.woonplaats,.BSN/sofinummer.en.het.totaalbedrag.van.de.vergoeding.(inclusief.kostenver-goedingen.en.exclusief.BTW) ..De.opgave.IB-47.hoeft.niet.te.worden.opgemaakt.indien.de.opdrachtnemer.als.zelfstandig.ondernemer.de.vergoedingen.aan.de.uitgever.factureert .

2 De Wet op de identificatieplicht De.opdrachtgever.zal.vóór.aanvang.van.de.werkzaamheden.zelf.de.identiteit.van.de.opdracht-nemer.controleren.aan.de.hand.van.een.geldig.identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een.rijbewijs).en.indien.van.toepassing.een.verblijfsvergunning ..In.die.gevallen.dat.de.opdrachtnemer.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA.overlegt.dan.wel.de.werkzaamheden.uit.gaat.voeren.in.(fictieve).dienstbetrekking.dient.een.afschrift.van.genoemde.documenten.bij.de.(salaris)administratie.van.de.opdrachtgever.te.worden.bewaard ..Voor.opdrachtnemers.die.niet.tot.de.genoemde.categorieën.behoren.(resultaatgenieters.overige.werkzaamheden).bestaat.geen.specifieke.plicht.om.de.identiteitsgegevens.op.te.nemen.in.de.administratie ..Deze.gegevens.zijn.wel.nodig.voor.een.volledige.aanlevering.van.de.opgave.IB-47.(zie.hoofdstuk.1 .5 .1) ..Indien.van.toepassing.dient.de.opdrachtgever.te.beschikken.over.een.geldige.tewerkstellings-vergunning ..

2.1 Eerstedagsmelding (EDM)Bij.de.overgang.van.Resultaat.Overige.Werkzaamheden.naar.een.(fictieve).dienstbetrekking.dient.een.eerstedagsmelding.(EDM).te.worden.ingediend ..De.melding.dient.plaats.te.vinden.op.de.dag.waarop.op.grond.van.dit.convenant.besloten.wordt.de.arbeidsverhouding.aan.te.gaan.merken.als.(fictieve).dienstbetrekking ..In.ieder.geval.moet.vóór.de.eerste.dag.van.het.loontijdvak.volgend.op.dit.beslissingsmoment.blijken.dat.de.EDM.is.ingediend ..Zolang.de.arbeidsverhouding.voortduurt.hoeft.de.EDM.niet.te.worden.herhaald .Overigens.moet.vóór.de.eerste.dag.dat.een.opdrachtnemer.de.werkzaamheden.aanvangt.een.EDM.worden.ingediend,.als.bij.aanvang.van.de.werkzaamheden.duidelijk.is.dat.hij/zij.in.een.fictief.dienstverband.moet.worden.opgenomen ..Als.de.dienstbetrekking.is.overeengekomen.op.de.datum.waarop.de.werkzaamheden.aanvangen,.moet.de.werkgever.de.melding.doen.vóór.aanvang.van.de.werkzaamheden .

3 Beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden en de Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkersIn.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655.is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als.fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd .


Indien.alle.vragen.met.“ja”.zijn.beantwoord,.dan.dient.de.arbeidsverhouding.te.worden.aangemerkt.als.een.fictieve.dienstbetrekking.en.moet.de.uitgever.loonheffingen.inhouden ..

Wijziging relatie uitgeverIndien.u.deze.verklaring.invult.omdat.er.wijziging.is.gekomen.in.de.relatie.tot.uw.uitgever,.waaruit.bestaat.deze.verandering.dan?

OndertekeningDe.ondergetekende.verklaart.bovenstaande.gegevens.naar.waarheid.te.hebben.verstrekt .

Plaats. . . Datum. . . Handtekening

Verklaring uitgeverGelet.op.bovenstaande.verklaring.acht.ik.genoemde.opdrachtnemer

..wel... ..niet..onderworpen.aan.de.loonheffingen .

Naam.uitgeverPlaats. . . Datum. . . Handtekening

Naam.functionaris.in.bloklettersToelichting

AlgemeenDit.formulier.dient.ertoe.de.arbeidsverhouding.en.daarmee.de.onderworpenheid.aan.de.loonheffingen.(loonbelasting,.premieheffing,.premies.sociale.verzekeringen,.bijdrage.ingevolge.de.zorgverzekeringswet).te.beoordelen .

Deze.verklaring.hoeft.niet.te.worden.ingevuld.indien.de.auteur./.redactiemedewerker:a ..de.werkzaamheden.uitvoert.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst;.ofb ..beschikt.over.een.royaltycontract;.of.c ..op.kalenderjaarbasis.van.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.hooguit.€.7200.ontvangt;.of... Als.de.werkzaamheden.aanvangen.in.de.loop.van.het.kalenderjaar.dient.het.toetsbedrag.van... €.7200.pro.rata.te.worden.toegepast ..(.=.de.resterende.maanden./.12.x.€.7200)d ..beschikt.over.een.geldige.VAR.WUO.of.VAR.DGA ..

In.andere.gevallen.moet.deze.verklaring.door.de.auteur./.redactiemedewerker.en.de.uitgever.worden.ingevuld:a ..éénmaal.per.kalenderjaar.voorafgaande.aan.de.eerste.betaling.door.de.uitgever.in.dat.jaar .


4 De Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

EIGEN.VERKLARING.AUTEURS./.REDACTIEMEDEWERKERSDit.formulier.hoeft.niet.te.worden.ingevuld.als.de.auteur./.redactiemedewerker:a ..de.werkzaamheden.uitvoert.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst,.ofb ..beschikt.over.een.royaltycontract,.of.c ..op.kalenderjaarbasis.van.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.hooguit.€.7200.ontvangt,.ofd ..beschikt.over.een.geldige.VAR.WUO.of.VAR.DGA ..

PersoonsgegevensNaam.en.voorletters.Geboortedatum.Adres.Postcode.en.woonplaats.BSN/sofinummer..Contactpersoon.uitgever.Korte.omschrijving.werkzaamheden.

Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamhedena ..Is.auteur.of.redactiemedewerker.uw.hoofdberoep?

..ja.. ..neen

Hiervan.is.sprake.indien.uw.inkomen.uit.al.uw.werkzaamheden.als.auteur./.redactiemede-werker.naar.verwachting.meer.dan.50%.van.uw.totale.inkomen.uit.arbeid.bedraagt.en.als.uw.werkzaamheden.als.auteur/.redactiemedewerker.naar.verwachting.meer.dan.50%.beslaan.van.de.tijd.die.u.in.totaal.aan.inkomensgenererende.arbeid.besteedt.(zie.toelichting) .

b ..Is.de.arbeidsverhouding.aangegaan.voor.een.periode.langer.dan.een.maand?..ja.. ..neen

c ..Wordt.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.voor.deze.uitgever.arbeid.verricht?.(ongeacht.het.aantal.uren)

..ja.. ..neen......d ..Bedraagt.de.arbeidsbeloning.ontvangen.van.deze.uitgever.per.week.doorgaans.ten.minste.2/5.van.het.wettelijk.minimumloon.(excl ..vakantietoeslag)?

..ja.. ..neen


Annex 2: Beoordeling arbeidsrelatie auteurs en redactiemedewerkers

is er sprake van een privaatrechte dienstbetrekking?

er dient een “Eigen verklaring” te worden uitgereikt

wordt door de auteur/redactiemedewerker als zelfstandig

ondernemer gefactureerd?

de vergoedingen zijn onderworpen aan de loonheffingen

de vergoedingen zijn niet onderworpen aan de loonheffingen

beschikt de auteur/redactiemedewerker voor deze werkzaam-

heden over een royaltycontract?

bedraagt de vergoeding naar verwachting op jaarbasis hooguit

E 7200?

beschikt de auteur/redactiemedewerker voor deze werkzaam-

heden over een VAR WUO of VAR DGA?

geen “Eigen verklaring” nodig

blijkt uit de “Eigen verklaring” dat de arbeidsrelatie moet worden

aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking? (zie hoofdstuk 1.4)

de vergoedingen dienen d.m.v. een opgave IB 47 aan de Belastingdienst

kenbaar te worden gemaakt

ja

ja

ja

ja

ja

nee

nee


b. daarnaast uitsluitend in geval van een ingrijpende, tussentijdse wijziging in de omvang van de werkzaamheden en/of de vergoeding(en).

De opdrachtnemer is gehouden deze verklaring juist en volledig in te vullen. Het volledig ingevulde origineel van deze verklaring dient de uitgever te bewaren bij zijn administratie. Een kopie van deze verklaring wordt desgevraagd, na invulling van het uitgeversgedeelte, aan de opdrachtnemer verstrekt. Zelfstandige beroepsuitoefeningTen aanzien van auteurs / redactiemedewerkers die hun werkzaamheden verrichten als zelfstandige beroepsuitoefenaar (al dan niet via een eigen vennootschap), geldt voor de uitgever geen inhoudingsplicht voor de loonheffingen. Dit kan het geval zijn: als de vergoeding van de auteur / redactiemedewerker voortvloeit uit een royaltycontract (percentage van de omzet of anderszins afhankelijk van het exploitatieresultaat) en/of als de auteur / redactiemedewerker een geldige Verklaring Arbeidsrelatie (VAR WUO/DGA) heeft overgelegd. Als gebruik wordt gemaakt van een VAR dient de auteur / redactiemedewerker door de uitgever te worden geïden-tificeerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs wordt niet aanvaard.

Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamhedenAls auteur / redactiemedewerker wordt aangemerkt een persoon, die met arbeid van creatieve aard meewerkt aan de redactionele leiding en/of de redactionele samenstelling van de vorm en/ of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijv. fotograaf, columnist, illustrator.

a. De opdrachtnemers die een ander hoofdberoep hebben en daarnaast als nevenberoep arbeid verrichten voor bijvoorbeeld Cd-rom of on-line publicaties, zijn uit hoofde van deze arbeid niet onderworpen aan de loonheffingen. Als hoofdberoep kan ook worden aangemerkt: het genieten van WW, ZW, WAO/WIA, VUT, (pre)pensioen en/of AOW, als dit gezien de hoogte en bestendigheid een belangrijker inkomensbron is dan het werk als auteur of redactiemedewerker. De genoemde uitkeringen worden voor de belasting- en premieheffing ook gezien als inkomen uit arbeid.

b t/m d. Van een fictieve dienstbetrekking is sprake indien een arbeidsrelatie wordt aangegaan voor een periode langer dan een maand waarbij doorgaans op ten minste twee dagen per week arbeid wordt verricht tegen een arbeidsbeloning die doorgaans over een week ten minste 2/5 bedraagt van het bedrag genoemd in artikel 8, eerste lid, onderdeel b, van de Wet minimum-loon en minimumvakantiebijslag. Indien u alle vragen van deze rubriek met “ja” hebt beant-woord is sprake van een fictieve dienstbetrekking en geldt dat de uitgever loonheffingen op uw inkomsten moet inhouden.

Loon De.arbeidsbeloning ... . . . . . De.totale.vergoeding.minus.eventuele.. . . . . . kostenvergoedingen .(excl ..btw).

Loonheffingen. . . De.gezamenlijke.heffingen.van.loonbelasting,.. . . . . . premie.volksverzekeringen,.premies.werknemers-.. . . . . . verzekeringen.en.de.inkomensafhankelijke.. . . . . . bijdrage.Zorgverzekeringswet .

VAR WUO. . . Verklaring.dat.inkomsten.voor.de.aangegeven.. . . . . . werkzaamheden.behoren.tot.de.winst.uit.. . . . . . onderneming ..Er.is.geen.inhoudingsplicht .

VAR DGA . . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven.. . . . . . werkzaamheden.worden.genoten.voor.rekening.. . . . . . en.risico.van.de.vennootschap ..Er.is.geen.. . . . . . inhoudingsplicht .

VAR Loon . . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven.. . . . . . werkzaamheden.waarschijnlijk.behoren.tot.loon.... . . . . . uit.dienstbetrekking .

VAR ROW. . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven.. . . . . . werkzaamheden.waarschijnlijk.behoren.tot.het. . . . . . resultaat.overige.werkzaamheden ..

Vergoeding(en). . . Bruto.honorarium.gelijk.aan.de.arbeidsbeloning.. . . . . . plus.eventuele.kostenvergoedingen.(excl ..btw)


Annex 2: Verklarende woordenlijst

Arbeidsbeloning. . . Bruto.honorarium/vergoeding.minus.eventuele.. . . . . . kostenvergoedingen ..(excl ..btw)

Auteur/redactiemedewerker. . Een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard.. . . . . . meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.de.. . . . . . redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/.of.. . . . . . inhoud.van.een.werk.dat.door.een.uitgever.kan/zal.. . . . . . worden.gepubliceerd,.zoals.bijv ..cartoonist,. . . . . . columnist,.eindredacteur,.fotograaf,.illustrator,.. . . . . . vormgever.en.vertaler .

BSN/sofinummer. . . Burgerservicenummer/sofinummer .. . . . . . Uniek.administratief.nummer,.als.getal.gelijk.aan.. . . . . . het.sofinummer ..

Compliance. . . De.wederzijdse.intentie.tot.nakoming.van... . . . . . gemaakte.afspraken.en.naleving.van.wet-.en... . . . . . regelgeving .Transparantie.en.wederzijds.. . . . . . vertrouwen.spelen.hierbij.de.hoofdrol .

Doorgaans. . . Een.regelmatig.patroon.oftewel.in.meer.dan.50%.. . . . . . van.de.gevallen.(hier:.gewerkte.weken).binnen.een...... . . . . . beoordelingstijdvak ..

Identificatieplicht. . . Een.opdrachtgever.zal.vóór.aanvang.van.de. . . . . . werkzaamheden.de.identiteit.van.de.opdracht-. . . . . . nemer.controleren.en.zich.ervan.vergewissen. . . . . . dat.de.opdrachtnemer.de.werkzaamheden.mag. . . . . . uitvoeren ..De.opdrachtnemer.dient.hiertoe.te. . . . . . overleggen.voor.zover.van.toepassing:.een.geldig. . . . . . identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een.rijbewijs).en.een. . . . . . geldige.verblijfsvergunning ..Indien.van.toepassing. . . . . . dient.de.opdrachtgever.te.beschikken.over.een. . . . . . geldige.tewerkstellingsvergunning .


Bijlage: Modelbrieven55

Modelbrief Rappel verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR + opschorten van betaling

Geachte.heer,.mevrouw,

Op.<<datum>>.hebben.wij.u.schriftelijk.verzocht.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.en.aan.ons.te.retourneren,.of.om.ons.een.kopie.van.uw.VAR-WUO.of.VAR-DGA.toe.te.sturen .

Wij.hebben.in.onze.brief.d .d ..<<datum>>.uitgelegd.dat.dit.nodig.is.om.ons.te.verantwoorden.naar.de.Belastingdienst.en.risico’s.op.naheffingen.voor.u.en.ons.zoveel.mogelijk.te.beperken ..De.kans.dat.er.inhoudingen.moeten.plaatsvinden.op.uw.honorarium.is.weliswaar.zeer.klein,.maar.het.gaat.om.het.bewijs.dat.<<naam.uitgeverij>>.terecht.niets.op.uw.honorarium.inhoudt .

Helaas.hebben.wij.de.benodigde.bescheiden.nog.niet.van.u.retour.mogen.ontvangen .Omdat.het.ontbreken.van.bewijs.voor.<<naam.uitgeverij>>.tot.onaanvaardbare.financiële.risico’s.leidt.hebben.wij.moeten.besluiten.vooralsnog.geen.betalingen.meer.aan.u.te.verrichten .

Zodra.wij.van.u.alsnog.de.benodigde.Eigen.Verklaring.of.–indien.van.toepassing-.uw.VAR-WUO/VAR-DGA.ontvangen.zullen.de.betalingen.onmiddellijk.worden.hervat ..Dit.geldt.ook.als.u.op.naam.van.een.bv.werkzaam.bent,.want.dit.enkele.feit.is.voor.de.Belastingdienst.niet.voldoende .

Wij.vertrouwen.op.medewerking.en.zien.uw.Eigen.Verklaring.of.VAR.met.belangstelling.tegemoet .

Met.vriendelijke.groet,

<<naam>><<functie>>

Bijlage: Modelbrieven 54

Modelbrief Verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR(Deze brief gebruikt u wanneer uw freelancer geen royaltyinkomsten geniet en de inkomensgrens van 7200 euro naar verwachting zal overschrijden)

Geachte.heer,.mevrouw,

Sinds.(datum).bent.u.op.freelance.basis.werkzaam.voor.(naam.uitgeverij).als.auteur/redactiemedewerker ..

Met.deze.brief.verzoeken.wij.u.om.bijgevoegde.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.en.aan.ons.te.retourneren,.of.ons.een.kopie.van.uw.VAR-WUO.of.VAR-DGA.toe.te.sturen .

Wij.vragen.u.dit,.omdat.u.binnenkort.een.inkomensgrens.(7200.euro.per.jaar).gaat.overschrij-den,.waardoor.uw.inkomsten.mogelijk.in.aanmerking.komen.voor.inhouding.van.premies.werknemersverzekeringen.en.loonheffing .

De.kans.dat.dit.verplicht.is,.is.niet.groot:.vermoedelijk.valt.u.onder.één.van.de.uitzonderingen.op.de.sociale.verzekeringswetgeving,.zoals.zelfstandig.ondernemerschap.of.het.hebben.van.een.ander.hoofdberoep ..

Echter,.of.dit.het.geval.is.moet.<<naam.uitgeverij>>.kunnen.bewijzen.tijdens.looncontroles,.die.slechts.één.keer.in.de.vijf.jaar.worden.uitgevoerd ..Met.andere.woorden:.er.moet.tijdens.die.controles.bewijs.over.de.afgelopen.vijf.jaar.op.tafel.komen ..U.kunt.zich.wel.voorstellen.dat.na.zoveel.tijd.niet.altijd.meer.makkelijk.mondeling.te.bewijzen.is.hoe.de.situatie.ten.tijde.van.de.betaling.was ..Daarvoor.is.schriftelijk.bewijs.onmisbaar ..Bewijsmiddelen.zijn.de.Eigen.Verklaring.en.de.VAR ..Vandaar.ook.dit.verzoek.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.of.–indien.van.toepassing-.uw.VAR-WUO/VAR-DGA.te.overleggen ..Dit.geldt.ook.als.u.op.naam.van.een.bv.werkzaam.bent,.want.dit.enkele.feit.is.voor.de.Belastingdienst.niet.voldoende .

Wij.vertrouwen.op.uw.medewerking.en.bedanken.u.daarvoor.bij.voorbaat .

Met.vriendelijke.groet,

<<naam>><<functie>>

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in57

•bedrijfsfitness•telewerkvrijstelling (inrichting ‘thuiswerkplek’)

Vertrekpunt.hierbij.is.uiteraard.dat.de.opdrachtgever.bereid.is.deze.fiscale.faciliteiten.aan..te.bieden ..Vanuit.een.oogpunt.van.kostenneutraliteit.zal.dit.betekenen.dat.de.uitgever..met.het.belonings-.en.vergoedingensysteem.creatief.moet.omgaan.(het.zogenoemde.‘cafetariasysteem’) .

De.opdrachtnemer.die.kiest.voor.opting-in.kan.gemaakte.kosten.niet.meer.aftrekken.van.zijn.belastbaar.inkomen ..Uitgaven.die.op.het.grensvlak.van.privé.en.werk.liggen.zijn.voor.een.‘opting-in.freelancer’.vaak.lastig.op.te.voeren.als.aftrekpost ..Dat.soort.kosten.kunnen.soms.wel.weer.worden.gedeclareerd.bij.de.opdrachtgever,.afhankelijk.van.de.inkoopvoorwaarden.die.de.uitgever.zelf.stelt ..De.keuze.voor.opting-in.zal.dan.ook.mede.afhangen.van.de.mogelijkheid.deze.kosten.te.declareren.bij.de.opdrachtgever/uitgever .

Wat zijn de nadelen van opting-in?Voor.de.opdrachtnemer.is,.zoals.hiervoor.aangegeven,.het.belangrijkste.nadeel.dat.na.opting-in.geen.aftrek.van.beroepskosten.meer.mogelijk.is.(met.uitzondering.van.de.reiskostenaftrek.openbaar.vervoer) ..Een.opdrachtnemer.doet.er.dus.verstandig.aan.om.alleen.te.kiezen.voor.opting-in.als.er.een.ruime.mogelijkheid.bestaat.om.kosten.te.declareren.bij.de.uitgever .

Opting-in.kan.voor.de.opdrachtnemer.een.negatief.effect.hebben.op.de.tijdelijke.extra.heffingskorting.(de.overgangsregeling.voor.vijf.jaar.in.verband.met.de.afschaffing.van.de.invorderingsvrijstelling.bij.de.invoering.van.de.Wet.Inkomsten.Belasting.2001) .

Voor.de.uitgever.betekent.opting-in.meer.werk:•uitbreiding salarisadministratie•herziening stelsel van beloningen en vergoedingen in verband met fiscale optimalisering (zie hiervoor)•uitvoering van deze regelingen (bijvoorbeeld bedrijfssparen en kostendeclaraties)

De.uitgever.dient.dit.accuraat.uit.te.voeren,.anders.loopt.de.uitgever.het.risico.van.naheffing.van.loonbelasting/premie.volksverzekeringen.en.de.bijdrage.ZVW ..Bij.opting-in.zijn.ook.de.voorwaarden.van.toepassing.zoals.die.gelden.bij.indiensttreding.van.een.werknemer ..Denk.hierbij.aan.eerstedagsmelding.(EDM),.identificatie.en.gegevensverstrekking,.op.straffe.van.toepassing.van.het.zogenoemde.‘anoniementarief .’

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in 56

Voor- en nadelen van opting-in

Wat is opting-in?‘Opting-in’.is.de.wettelijke.keuzemogelijkheid.om.op.vrijwillige.basis.onder.de.regels.van.de.loonbelasting.te.vallen ..Deze.keuze.maken.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.gezamenlijk ..Opting-in.betekent.dat.de.opdrachtgever.(de.uitgever).voortaan.loonbelasting,.premie.volksverzekeringen.en.de.inkomensafhankelijke.bijdrage.Zorgverzekeringswet.(bijdrage.ZVW).zal.inhouden.op.de.vergoedingen.en.honoraria ..Anders.dan.bij.werknemers.hoeft.de.opdracht-gever.de.bijdrage.ZVW.echter.niet.te.vergoeden ..In.verband.hiermee.bedraagt.de.bijdrage.ZVW.in.dit.geval.5,1.procent,.met.een.maximum.per.jaar.(in.2008.is.dat.maximum.1592.euro) .

Opting-in.geldt.alléén.voor.de.loonbelasting/premie.volksverzekeringen,.het.heeft.geen.gevolgen.voor.de.werknemersverzekeringen ..Evenmin.is.het.van.belang.voor.de.afdrachtver-minderingen.WVA.(Wet.vermindering.afdracht.loonbelasting.en.premie.volksverzekeringen) ..Wie komen in aanmerking voor opting-in?Opting-in.staat.open.voor.allen.die.inkomsten.uit.arbeid.genieten,.met.uitzondering.van:.•degenen die reeds verplicht onder de loonbelasting vallen (die hadden immers al niets te kiezen) en•zelfstandigen.

Bij.de.uitgeverijen.kan.deze.keuzemogelijkheid.bij.vele.opdrachtnemers.een.rol.spelen:.freelance.auteurs,.fotografen,.bezorgers,.depothouders,.rittenrijders,.enz .

Wat zijn de voordelen van opting-in?Op.het.eerste.gezicht.lijkt.de.keuze.voor.opting-in.wellicht.niet.zoveel.verschil.te.maken ..Belasting.moet.immers.toch.worden.betaald,.of.dit.nu.via.de.loonbelasting.of.via.de.inkomsten-belasting.geschiedt ..Toch.is.er.een.belangrijk.verschil.aan.te.wijzen .

Het.voordeel.voor.de.opdrachtnemer.is.dat.door.voor.opting-in.te.kiezen.toegang.wordt.verkregen.tot.de.fiscale.faciliteiten.van.de.loonbelasting,.zoals:•bedrijfsspaarregeling (spaarloon)•vrijgestelde pensioenopbouw•onbelaste vaste kostenvergoedingen•mobiele telefoon, internet, adsl en dergelijke (mits meer dan 10 procent zakelijk gebruik)•onbelaste studiekostenvergoeding•fiets van de zaak

Opting-in.is.voor.een.opdrachtnemer.voordelig.wanneer.de.uitgever.aan.deopdrachtnemer.fiscale.faciliteiten.biedt.die.hij.ook.aan.werknemers.biedt ..Loopt.de.uitgever.daarmee.een.groter.risico.dat.de.arbeidsrelatie.met.de.opdrachtnemer.eerder.als.een.arbeidsovereenkomst.wordt.bestempeld?.Doordat.de.wetgever.deze.mogelijkheid.heeft.geopend,.zou.dat.geen.rol.mogen.spelen ..Bovendien.blijkt.uit.de.gezamenlijke.keuze.van.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.voor.opting-in,.dat.beide.partijen.de.onderlinge.relatie.niet.als.een.arbeidsovereenkomst.beschouwen .

Hoe is de procedure?Opting-in.geschiedt.door.een.gezamenlijke.mededeling.van.de.uitgever.en.de.opdrachtnemer.aan.de.(loonbelasting)inspecteur ..De.inhouding.van.loonbelasting.geldt.dan.vanaf.de.eerstvolgende.betaling.door.de.uitgever.aan.de.opdrachtnemer ..Wil.men.de.opting-in.later.ongedaan.maken,.dan.geldt.eenzelfde.procedure:.gezamenlijke.melding.aan.de.inspecteur ..Als.de.opdrachtnemer.op.enig.moment.de.status.van.zelfstandige.verwerft.en.de.inkomsten.onderdeel.worden.van.de.winst.uit.onderneming,.moet.de.opdrachtnemer.melden.aan.de.inspecteur.dat.niet.langer.wordt.voldaan.aan.de.voorwaarden.voor.opting-in.en.dat.de.opting-in.dientengevolge.komt.te.vervallen .

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in 58

Colofon

© 2008 Nederlands Uitgeversverbond, Amsterdam

Tekst: NUV, mr. Miranda MaasmanEindredactie: NUV, Marja LustenhouwerOntwerp: Ontwerpbureau KCND, LeidenDruk: Veenman Drukkers, Rotterdam

Deze brochure is mede tot stand gekomen met steun van P/flex payrolling

Nederlands Uitgeversverbond

Hogehilweg 61101 CC AMSTERDAM-ZuidoostPostbus 120401100 AA AMSTERDAM-Zuidoost

Telefoon 020 - 430 91 50Telefax 020 - 430 91 99E-mail [email protected] www.nuv.nl

Deze uitgave is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers. Ondanks het feit dat de samenstellers met de grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan en de brochure in overleg met de Belastingdienst tot stand is gekomen, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de weergegeven informatie zijn getreden of dat er interpretatiegeschillen zullen ontstaan. Hiervoor kunnen noch het NUV, noch de samenstellers, noch de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en inzicht. Bij twijfel over juistheid van informatie kunt u contact opnemen met het NUV of met uw eigen accountantskantoor.

Wat moet ik weten over veilig werken met freelancers?Werken met freelance auteurs en redactiemedewerkers behoeft geen risico’s op te leveren, mits u de fiscale en arbeidsrechtelijke spelregels goed naleeft. In de brochure leest u alles over deze spelregels en krijgt u een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen als u onbezorgd wilt werken met freelancers. Een centrale rol in de brochure speelt het Conve-nant Eigen Verklaring (2008), dat tot stand is gekomen op initiatief van het NUV en sinds de invoering heeft gezorgd voor een enorme administratieve lastenverlichting.

De brochure is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers. Dat kunnen bedrijfsjuristen, P&O’ers of administrateurs zijn, maar ook uitgevers of redacteu-ren. Naast de onvermijdelijke theorie is daarom ook veel aandacht besteed aan de praktische toepasbaarheid daarvan: de brochure bevat een handige checklist, een uitgebreide lijst met veelgestelde vragen en een reeks voorbeelden uit de praktijk.

nuv freelancebrochure

Travel