TẠO ĐỊNH DẠNG CHO MỘT BÀI BÁO CÁO KHOA HỌC

Lê Tấn Phùng*

Thông thường, các tạp chí khoa học có những yêu cầu khác nhau về định dạng

(format) bài trình bày. Các yêu cầu này chủ yếu là định dạng các tiêu đề (headings) của báo

cáo. Các tiêu đề thường có trong các báo cáo khoa học bao gồm: Đặt vấn đề, Tổng quan, Đối

tượng và phương pháp nghiên cứu, Kết quả, Bàn luận, Kết luận. Mỗi tiêu đề chính còn có các

tiêu đề phụ, và có thể mỗi tiêu đề phụ lại có những tiêu phụ khác kèm theo. Một ví dụ thường

thấy như sau:

1. Đặt vấn đề

1.1 Tình hình ung thư trên thế giới

1.2 Tình hình ung thư tại Việt Nam

1.2.1 Tại miền Bắc

1.2.2 Tại miền Nam

1.3 Tình hình ung thư tại địa phương

2. Đối tượng và phương pháp

2.1 Đối tượng

2.2 Phương pháp

2.2.1 Chọn mẫu

2.2.1.1 Nhóm bệnh nhân

2.2.1.2 Nhóm nhân viên y tế

2.2.2 Cở mẫu

3. Kết quả

Trên đây là định dạng hay được yêu cầu bởi nhiều tạp chí khoa học ở Việt Nam.

Microsoft Word 2007 đã có sẵn những chương trình tự động đánh số như trên, nhưng

không tự động chia thành các cấp độ (level) khác nhau, do đó sẽ khó khăn khi tạo mục lục,

tạo các tham chiếu v.v...

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo định dạng này trong Microsoft Word 2007 phân theo

các cấp độ khác nhau (level), có thể tạo được mục lục và tham chiếu.

* MD, MPH, PhD Candidate, Sở Y tế Khánh Hòa, Queensland University of Technology, Australia

Các bước tiến hành như sau:

1. Mở tài liệu Word, sau đó kích hoạt cửa sổ style bằng cách bấm phím Ctrl+Sift+Alt+S

hoặc vào menu: Home, click vào góc dưới bên phải của Style (Hình 1).

Hình 1: Kích hoạt cửa sổ Style (bên phải)

2. Xem xét các mục chính trong cửa sổ style nằm bên phải của trang word. Các mục

chính này bao gồm Normal, Title, caption, heading 1, heading 2, heading 3 v.v... Ý

nghĩa của các mục này như sau:

- Normal: Đây là định dạng cho các nội dung của bài viết. Thông thường, sau mỗi tiêu

đề sẽ có nội dung của tiêu đề đó. Nội dung này sẽ được định dạng theo “Normal”. Ví

dụ, ta có tiêu đề: “Khái niệm về thống kê mô tả”, và nội dung trình bày khái niệm này

sẽ được định dạng theo “Normal”, theo hình thức trình bày dưới đây:

Khái niệm về thống kê mô tả. Heading

Thống kê mô tả là các thủ thuật thống kê nhằm đưa ra các kết quả... Normal

- Title: Tên bài báo.

- Caption: Tên của các bảng, hình vẽ, minh hoạ...

- Heading: Là các tiêu đề cần được đánh số như trên (1, 2, 1.1, 1.2, v.v...). Ban đầu, cửa

sổ style chỉ hiển thị heading 1 và heading 2. Khi muốn chỉnh sửa các heading tiếp

theo thì vào biểu tượng “Manage style” (hình vuông thứ 3 từ trái sang, nằm ở cuối cửa

sổ style, Hình 2). Click vào biểu tượng này sẽ mở cửa sổ mange style để chỉnh sửa

các heading cần thiết.

Hình 2: Sử dụng manage style

3. Chỉnh sửa (modify) các mục chính trong style:

Click vào phía bên phải từng mục chính trong cửa sổ style sẽ hiện ra cửa sổ phụ sổ

xuống (Hình 3). Sau đó chọn “Modify” trong cửa sổ này để hiện ra cửa sổ Modify style.

Sau đó chỉnh sửa các mục theo format yêu cầu bằng cách click chọn nút “Format” nằm ở

phía dưới bên trái của cửa sổ “modify style” (Hình 4).

Thông thường, trong mục Normal, chọn font Time New Roman cở chữ 12, đứng,

không đậm, paragraph double, canh lề 2 bên (justified alignment).

Tiếp tục chỉnh sửa format các heading 1, 2, 3... và caption theo yêu cầu của tạp chí,

nhưng thường vẫn giữ double space.

Lưu ý: Không chỉnh sửa phần “Numbering...”.

Hình 3: Click vào Modify ở cửa sổ xổ xuống

Hình 4: Chỉnh sửa format cho các đề mục (trong ví dụ này là Normal)

4. Điều chỉnh heading style của các heading

Đây là điều chỉnh quan trọng để tạo nên định dạng số theo yêu cầu, và chỉ áp dụng

cho các heading mà thôi.

Đối với heading 1 thì không chỉnh sửa gì. Từ heading 2 trở đi, tại mục properties của

cửa sổ Modify style, tại mục “Style based on”, click chọn heading đi trước nó. Ví dụ, đối

với heading 2 thì chọn heading 1 trong “style based on”; đối với heading 3 thì chọn

heading 2 trong “style based on”, v.v... (Hình 5)

Hình 5: Chỉnh sửa properties của heading. Trong hình này, (1) heading đang chỉnh sửa là heading 2, (2) chọn heading 1 (là heading trước heading 2) trong khung “style based on”

5. Định dạng số

Trở về Home, trong phần Paragraph, chọn biểu tượng “Multilevel List” để mở cửa sổ

này rồi chọn “Define New Multilevel List...” ở góc dưới bên trái (Hình 6).

Cửa sổ “Define New Multilevel List” sẽ hiện ra, click vào “More” nằm góc dưới bên

trái của cửa sổ này (Hình 7). Cửa sổ định dạng sẽ hiển thị như Hình 8.

1

2

Hình 6: Chọn multilevel list và Define New Multilevel List...

Hình 7: Click vào “More>>” để bắt đầu định dạng số

Hình 8: Bắt đầu định dạng số

- Tại phần “Click level to modify”, chọn heading cần chỉnh sửa. Cụ thể, đối với

heading 1, chọn số 1, với heading 2, chọn số 2...

- Tại phần “Link level to style”, chọn style đang chỉnh sửa. Ví dụ, đang chỉnh sửa

heading 2 thì chọn “Link level to style” là heading 2. Bỏ qua phần “Link to show in

gallery”.

- Tại phần “Number format”, chọn format dạng số trong mục “Number style for this

level”. Lưu ý thay dấu ) bằng dấu chấm trong mục “Enter formatting for number”

(nếu có).

- Tại mục “Include level number from”, chọn level trên nó. Ví dụ, đang chỉnh sửa

heading 2, thì trong mục này chọn level 1; đang chỉnh sửa heading 3 thì trong mục

này chọn cả level 1 và level 2 theo trình tự này. Lưu ý đặt thêm dấu chấm vào giữa

các số.

- Tại mục “Start at” chọn số 1 nếu muốn bắt đầu bằng 1.

- Click chọn và mục “Restart list after”. Mục này sẽ hiển thị level theo số heading đứng

trước nó. Ví dụ, đanh chỉnh sửa heading 2 thì mục này sẽ hiển thị ‘Level 1”.

- Trong mục “Follow number with”, chọn Space thay cho “Tab paragraph”.

- Cuối cùng, click OK để đóng cửa sổ.

Như vậy, khi soạn thảo, khi cần đặt tiêu đề theo định dạng nào, chỉ cần click vào định dạng

của tiêu đề đó trong cửa sổ Style bên phải, ta sẽ có định dạng như mong muốn.

Để lưu định dạng này, chúng ta có thể lưu dưới dạng template bằng cách chọn “Save as”

bằng cách click vào biểu tượng Office button từ góc trên cùng bên trái của Word, sau đó chọn

Word Template. Đặt tên cho file template để sử dụng sau này.