nuevo siiau vicerrectoría ejecutiva avances en el sistema de innovación de la gestión

NUEVO SIIAU

Vicerrectoría Ejecutiva

Avances en el Sistema de Innovación de la Gestión

2

AVANCES DEL SISTEMASistema de Gestión Financiera

3

Avances del Sistema de Gestión Financiera

Pensiones yjubilaciones

Administración de la plantilla

Administración de catálogos

Sistema de Gestión Financiera

Administración de la nómina

Evaluación

Patrimonio

Planeación y programación

Contabilidad institucional

Ejercicio presupuestal

Financiamiento

Transparencia

Gráfico de avances por módulo

4

Contabilidad Institucional


Financiamiento


0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

AFIN

Fecha de entrega de por módulo

Terminado

Terminado

Oct 2012

Oct 2012

Gráfico de avances por módulo

5

Transparencia

Evaluación

Contabilidad Institucional


Patrimonio


Pensiones y jubilaciones

Administración de plantilla


Financiamiento


0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

NUEVO SIIAU

Fecha de entrega de prioridades por módulo

Nov 2012

Terminado

Ago 2012

Nov 2012

2da fase

Nov 2012

Dic 2012

Oct 2012

Nov 2012

2da fase

Sept 2012

1

2

Notas:1. El avance reflejado corresponde únicamente en documentación.2. Considera el avance en desarrollo (30%), más el avance en

documentación.

6

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA

7

Cumplimiento a la LGCG

Sistemas anteriores

RequerimientosLGCG

Nuevo sistema de gestión financiera

Problemas con la interfaz.

Estructura insuficiente para proyectos de ciertos tipos de fondo.

Proporcionar datos programáticos, administrativos, funcionales, objeto de gasto y tipo de gasto.

Enlazar lo programático-presupuestal y la planeación, que será insumo para la evaluación del desempeño, así como los indicadores financieros e institucionales.

Interfaz optimizada para navegar entre todos los elementos de los proyectos sin cambiar de ventana, así como para registrar los planes de desarrollo de las entidades de Red.

Estructuras diferenciadas de proyectos según el tipo de fondo.

Catálogos no armonizados de acuerdo a la LGCG.

Permitir la interrelación de los diversos documentos normativos emitidos por el CONAC, así como los internos de la institución.

Integra el 100% de catálogos armonizados.Permite dar mantenimiento, altas, bajas y modificaciones a los catálogos

La contabilidad institucional se realizaba con información proveniente de diversos sistemas y no en tiempo real.

Integrar en tiempo real el registro de la contabilidad presupuestal y financiera.

Generar estados financieros en tiempo real

Registra las operaciones al 100%.

Identifica los momentos contables del ingreso y del egreso.

No se registran las modificaciones ni la disponibilidad en tiempo real.

Disponibilidad presupuestal y financiera visibles.

Identificar el estatus en tiempo real.

Registra el presupuesto de ingresos al 1ro. de enero de cada ejercicio.

Permite registrar las modificaciones al presupuesto aprobado por ampliaciones o disminuciones durante el ejercicio.

Procesos




Financiamiento

Cumplimiento a la LGCG

8

Sistema que no atiende las necesidades para la administración oportuna de los movimientos de personal activo, así como de los jubilados y pensionados, se ha dificultado el desarrollo de las mejoras, no permite realizar registros en tiempo real.

No se realizaban registros en tiempo real.

No permitía el registro del ejercicio para el 100% de los fondos.

No se vincula en tiempo real con el sistema financiero.

No permite realizar un ejercicio pertinente de evaluación.



Patrimonio

Evaluación


Independiente a la información institucional.

Informar en tiempo real sobre movimientos e incidencias.

Identificar el estatus en tiempo real.

Se mantienen saldos conciliados al día.

Registrar modificaciones en tiempo real.

Registrar operaciones del 100% de los fondos.

Vinculación en tiempo real con el sistema financiero.Estatus del registro en tiempo real

Generar indicadores financieros e institucionales.Realizar evaluación cualitativa y cuantitativa de los proyectos.

Informar en tiempo real sobre movimientos de incorporación a la plantilla de jubilados y pensionados.Reportes en tiempo real de las prestaciones de seguridad social

Permite registrar el 100% de las operaciones de pago relativas a la plantilla de personal.

Permite: Realizar el registro de solicitudes, pagos y comprobaciones en tiempo real.Que la entidad realice directamente cambios de objetos de gasto dentro de un proyecto y transferencias entre proyectos.Registrar las transferencias presupuestales entre entidades de la Red Universitaria por el pago de bienes o servicios.Registrar el ejercicio financiero conforme a las reglas de operación de los fondos externos.

Cuenta con una valuación inicial del patrimonio.Se genera un alta de control patrimonial a partir de los registros contables de la recepción de los bienes.

Permite realizar la evaluación sistémica aprobada por el Consejo de Rectores en su momentos ex – ante, durante, ex – post y contexto.

Permite realizar los registros del fideicomiso de pensiones.Administración oportuna de las prestaciones de seguridad social.

Sistemas anteriores

RequerimientosLGCG

Nuevo sistema de gestión financieraProcesos

9

AREAS DE OPORTUNIDAD

Aspectos coyunturales

10

Área de oportunidad

Propuesta

Dispersión de ingresos autogenerados al interior de la Entidad de la Red

•La Entidad de Red, podrá asignar a proyectos estratégicos de la misma, recursos recaudados por los diversos conceptos y ligados a distintas URES de la propia Entidad

Entrega de recursos a la Entidad de Red, según financiamiento (subsidios)

•La Entidad de Red podrá solicitar a la Dirección de Finanzas, de acuerdo al financiamiento otorgado por el mes que corresponda, el total de los recursos , solo aplicable para el fondo subsidios, Para la entrega del resto de los fondos deberán solicitarse a través de los distintos tipos de solicitudes.

Pago de anticipos, parcialidades o estimación de obra

•En proceso el desarrollo de la solicitud global, permitirá realizar una solicitud por el total, y de esta realizar diversos pagos o recepción de bienes (parcialidades), realizando la trazabilidad con la solicitud inicial

11

ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN

Capacitación 2011 / 2012

12

Año FechaTipo de Taller

Nombre Dependencias

2011

6 de mayo

Reunión Plenaria

Disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental

Consejo Técnico de Planeación y Finanzas

13 de mayo

Avances del Grupo para la Armonización Contable-Ley General de Contabilidad Gubernamental

4 de julio

Lineamientos para el ejercicio de los recursos establecidos en el Presupuesto de Ingresos y Egresos 2011

14 de noviembreLineamientos Generales para la integración del P3e 2012

2012

13 de febrero al 27 de febrero

Red Universitaria

Módulo para la gestión ejercicio y comprobación de los recursos financieros

15 Centros Universitarios26 Dependencias de la Administración General 1 Empresa UniversitariaSistema de Educación Media SuperiorSistema de Universidad Virtual

23 de abril al 31 de mayo

Formadores de capacitación del Módulo AFIN

15 Centros Universitarios23 Dependencias de la Administración GeneralSistema de Universidad Virtual

18 de mayo al 19 de junio

Taller de Facturación Electrónica

11 Centros UniversitariosSistema de Universidad Virtual4 Dependencias de la Administración General27 Empresas Universitarias

13

SISTEMA INTEGRAL

NUEVO SIIAU

14

Módulos en funcionamiento y/o proceso de desarrollo

• Sistema de Servicio Social• P3e• Facturación Electrónica• Movilidad Estudiantil• Transparencia• Sistema de Admisiones• Escolar SEMS• Sistema de nómina

15

Sistema de Servicio Social

Este sistema impacta de manera positiva no solo a la mayoría de las dependencias de la Red Universitaria que tienen o pretenden tener prestadores de servicio social, también beneficia a todas aquellas instancias con las que existen convenios de colaboración en este ámbito.

El personal de los centros universitarios cuenta con la información de sus prestadores de servicio social y el estatus en que se encuentran las asignaciones de manera inmediata

1era

2da

3era

4ta

5ta

Trámite y registro de convenio

Registro de programas

Inscripción y asignación de servicio social

Registro de reportes parciales y finales

Acreditación

Fase Proceso Avance %

Sistema de servicio social

100%

100%

100%

100%

100%

16

Estadísticas generadas por el sistema, al 13 de julio de 2012

CUNORTE

CUVALLES

CUSUR

CUCI

CUCBA

CUCSH

CUCSUR

CUAAD

SUV

CUCS

CULAGOS

CUCEA

CUALTOS

CUCEI

CUCOSTA

CUTONALÁ

SEMS

0 200 400 600 800 1000 1200

179

336

853

231

300

644

148

579

418

364

303

1083

32

365

142

4

26

Programas capturados en el sistema

6,007

Total

Programas capturados en el sistema

17

Alumnos en el sistema de servicio social, por centro universitario

Alumnos en el sistema de servicio social Calendario 2012 A

7,881

Total

Alumnos en el sistema

CUAAD

CUALTOS

CUCBA

CUCEA

CUCEI

CUCI

CUCS

CUCSH

CUCSUR

CULAGOS

CUNORTE

CUSUR

CUVALLES

SUV

CUCOSTA

0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0

37.0

12.8

28.8

42.4

22.5

3.3

62.3

23.1

53.3

33.7

62.0

21.4

61.0

44.7

0.9

18

Nuevo P3e

El nuevo Sistema P3e está diseñado en un formato novedoso que permite a los usuarios tener acceso a la información de un proyecto desde un mismo formato, sin tener que estar viajando entre diferentes páginas del navegador de internet.

Con esto, adicionalmente, se espera que la curva de aprendizaje en el manejo del sistema disminuya considerablemente.

1era

2da

3era

4ta

Captura de proyecto

Captura del PER

Seguimiento del proyecto

Reportes del sistema

90%

80%

0%

0%


Sistema P3e

19

Sistema de Facturación Electrónica

• El primero de julio se liberó el Sistema de Facturación Electrónica para uso de dependencias universitarias y de empresas universitarias

• El sistema contempla los lineamientos requeridos por el SAT tanto en la emisión de la factura como en el almacenamiento de ésta en la base de datos para posibles auditorías

• Presenta un avance 100%

20

Estadísticas del Sistema de Facturación

Dependencias de la AG

Empresas Universitarias

24

150

36

15

225

CFDI generados al 13 de julio de 2012 Timbres

Facturación electrónica

Centros Universitarios

Centros de investigación

TOTAL

21

Movilidad Estudiantil

El desarrollo del módulo de Movilidad Estudiantil en el Sistema Escolar permitirá a todos los alumnos de los centros universitarios atender cursos de cualquier otro centro, siempre y cuando cumplan con los requerimientos específicos para cada curso.

Los centros universitarios contarán con la facilidad de generar la oferta académica de movilidad para cada ciclo escolar y podrán manejarla con una agenda especial para registro de movilidad.

El personal administrativo de CU pueda registrar a los alumnos de cualquier otro CU en su oferta de movilidad

Los alumnos puedan hacer su registro a cursos de oferta de movilidad aplicándose las reglas establecidas para este proceso

Los usuarios de los CU puedan establecer la oferta de cursos de movilidad que estará a disposición tanto de alumnos del propio centro como de alumnos de otros centros

Los usuarios de los CU puedan generar su agenda de registro de cursos de movilidad. Esta agenda se aplica en las formas de registro a cursos

Procesos realizados Descripción Avance %

Movilidad estudiantil

Registro de alumnos en oferta de movilidad por parte de personal administrativo del CU

Autorregistro de alumnos en oferta de movilidad

Forma de generación de oferta de movilidad

Agenda de registro de movilidad

100%

90%

100%

100%

22

Transparencia (SESIP)

Se iniciaron los trabajos para desarrollar el nuevo Sistema Electrónico de Solicitudes de Información tomando los nuevos lineamientos del ITEI

Se lleva a cabo el análisis y diseño de los procesos

Se tiene establecida la fecha de entrega para el mes de septiembre de 2012

1era

2da

3era

4ta

Registro de usuarios

Registro de solicitudes

Seguimiento a solicitudes

Reportes para CTAG

10%

10%

10%

0%


Sistema Electrónico de Solicitudes de Información para Portal de Transparencia

23

Sistema de Admisiones

El Sistema de Admisiones contiene todos los procesos involucrados en la admisión de alumnos a la Universidad de Guadalajara.

Desde la publicación de la oferta académica por parte de los centros universitarios, el registro de la solicitud de aspirantes y el proceso de dictamen de la información recibida.

Se tendrá un registro de la documentación entregada por cada aspirante, así como los procesos de validación necesarios para su seguimiento en el dictamen.

Una vez terminado un proceso de dictamen, los procesos de admisiones registrarán a los nuevos alumnos en el Sistema Escolar de manera automática a la oferta de su aspiración.

24

Sistema de admisiones

1era

2da

3era

4ta

5ta

Definición de oferta académica para primer ingreso

Registro de solicitudes de aspirantes

Aplicación de examen de admisión

Entrega de documentación para concurso

Proceso de dictamen

90%

30%

25%

5%

0%


Sistema de admisiones

25

Escolar SEMS

• El Sistema Escolar SEMS inició su operación en el calendario 2008B

• Hay 3 generaciones de egresados procesadas desde el sistema.

• La impresión de los certificados totales se ha llevado a cabo por medio del Sistema.

• Actualmente se tienen registrados los alumnos de los planes de estudio siguientes:

• El 100% del Bachillerato General por Competencias (diurno y nocturno)

• Y se está en proceso el Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias

• El sistema cuenta con varias opciones de registro a la oferta académica:

• Registro automático para alumnos de primer ingreso.• Registro por bloques para alumnos a partir de 2do semestre.• Registro por avance de ciclo escolar. Esta opción permite que las

sedes avancen a los alumnos a su siguiente ciclo escolar a los cursos que le corresponden de manera automática.

• Registro individual por alumno o por bloques de cursos.

26

Sistema de Nómina

• El Sistema de Nómina permitirá simplificar los procesos necesarios para obtener el cálculo quincenal

• Será un Sistema reglamentado por parámetros configurables por el usuario, para que de una manera simple se puedan indicar los datos necesarios para el cálculo general de la nómina en cualquier momento

• Incluirá el manejo de incidencias y de nómina para personal pensionado y jubilado

1era

2da

3era




30%

0%

0%


Sistema de nómina

Gracias por su atención.

27


28


SUBPROCESOS AVANCE PARTICIPANTES

• Consulta de catálogos

Terminado

• Dirección de Finanzas• Coordinación General

de Patrimonio• Coordinación de

Planeación y Desarrollo Institucional

• Coordinación General Administrativa

• Vicerrectoría Ejecutiva

• Mantenimiento de catálogos

• Alta de cuentas

• Baja de cuentas

• Edición de cuentas

• Cancelación

• Vinculación de los catálogos y su estructura

• Catálogos para precargar en el sistema y estructura


29

Planeación y Programación

SUBPROCESOS AVANCEPRIORIDAD

ESPARTICIPANT

ES

FECHA COMPROMIS

O

• Revisión, evaluación y actualización del PDI

Terminado• Elaboración de proyectos • Evaluación y aprobación de proyectos

• Dirección de Finanzas

• Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional


Agosto de 2012

• Captura del PDI

• Captura del PER

• Reportes

En proceso

• Calendarización de proyectos

• Elaboración de proyectos

• Evaluación y aprobación de proyectos


30

Patrimonio

SUBPROCESOSAVANC

EPRIORIDADE

SPARTICIPAN

TES

FECHA COMPROMIS

O

• Alta patrimonial

En proceso

Vincular con el resto de los

módulos

• Coordinación General de Patrimonio


• Contraloría General


Octubre de 2012

• Baja patrimonial

• Traslados

• Resguardos

• Reportes de inventarios


31


SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA

COMPROMISO

• Percepciones

En proceso • Cálculo de la nómina • Percepciones• Deducciones• Prestaciones• Obligaciones• Administración de incidencias


• Coordinación General de Recursos Humanos


Noviembre de 2012

• Deducciones

• Prestaciones

• Obligaciones

• Cálculo de nómina

• Aplicación de recursos

• Generación de nómina

• Cancelación de pagos

• Administración de incidencias (horas extras, descuentos, días no laborados)

No iniciado

• Módulo de trámites (percepciones, deducciones, etcétera)

En proceso

• Importación de base de datos 2da. fase


32


SUBPROCESO AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA

COMPROMISO

PendienteEn

proceso

Vincular con el resto de los módulos

• Coordinación General de Recursos Humanos


• Coordinación General de Tecnologías de la Información


Noviembre de 2012


33


SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO

• IMSSEn

proceso

Este módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto



2013• Pensiones y jubilaciones

Terminado

• Seguridad socialTerminad

o


34



COMPROMISO

•Operaciones de ingresos

En proceso

•Ajustes en operaciones de ingresos •Ajustes en operaciones de egresos •Operaciones de nóminas •Conciliación bancaria •Cierre y apertura de ejercicios fiscales •Ajustes en comprobaciones


• Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional



Noviembre de 2012

•Operaciones de egresos•Operaciones de modificaciones al patrimonio•Operaciones de nóminas•Operaciones de fideicomisos•Operaciones de impuestos•Concentrado de operaciones•Conciliación bancaria•Apertura y cierre de períodos•Apertura y cierre de ejercicio fiscal•Generación de reportes y estados financieros y sus notas•Cierre del Ejercicio Fiscal y saldos finales•Apertura del Ejercicio Fiscal y saldos iniciales•Revisión y análisis de registros•Obligaciones fiscales•Comprobaciones •Ejercicios anteriores •Ejercicio actual


35

Financiamiento


COMPROMISO

•Registro del presupuesto de ingresos

En proceso

•Registro del presupuesto de ingresos•Subsidios •Ingresos autogenerados•Donativos•Nota de crédito•Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias)•Facturación electrónica





Noviembre de 2012

•Subsidios

•Ingresos autogenerados

•Apoyos externos

•Facturación electrónica

Terminado

• Donativos

• Nota de crédito

•Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias)


36



COMPROMISO•Registro del presupuesto de egresos Terminado

• Ajustes al registro del presupuesto de egresos• Ajustes en pagos• Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras)• Comprobaciones





Diciembre de 2012

•Pagos•Control de bancos

En proceso•Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras)•Comprobaciones•Depósito a cuenta concentradora

Terminado•Depósito a cuenta ejecutora•Fondos Externos Determinados

Ejercicio de todos los fondos externos


• Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional


• Coordinación General Académica



•PIFI•COECYTJAL

En proceso•CONACYT•FADOEES•FIP

•PROMEP

Terminado

•CompensacionesTodo el módulo


Enero de 2013•Internas (proyectos/recursos)•Externas


37

Evaluación

SUBPROCESOSPRIORIDADE

SPARTICIPANT

ES

FECHA COMPROMIS

O

• Indicadores financierosEste módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto

• Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional



2013

• Indicadores institucionales


38

Transparencia

SUBPROCESO AVANCEPRIORIDADE

SPARTICIPAN

TES

FECHA COMPROMIS

O

Actualización del módulo conforme a los nuevos lineamientos del ITEI

En procesoVincular con el resto de los módulos

• Coordinación General de Transparencia y Archivo General

• Coordinación General de Tecnologías de la Información


Septiembre de 2012

39

Siglario

BGAI Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias

BGC Bachillerato General por Competencias

CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet

CGAC Coordinación General Académica

CGADM Coordinación General Administrativa

CGTI Coordinación General de Tecnologías de Información

COECYTJAL Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología de Jalisco

CONAC Consejo Nacional de Armonización Contable

CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología

COPLADI Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional

CTAG Coordinación de Transparencia y Archivo General

CU Centros Universitarios

CUAAD Centro Universitario de Arte, Arquitectura y Diseño

CUALTOS Centro Universitario de los Altos

CUCBA Centro Universitario de Ciencia Biológicas y Agropecuarias

CUCEA Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas

CUCEI Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías

CUCI Centro Universitario de la Ciénega

CUCOSTA Centro Universitario de la Costa

CUCS Centro Universitario de Ciencias de la Salud

CUCSH Centro Universitario de Ciencias Sociales y Humanidades

CUCSUR Centro Universitario de la Costa Sur

40

Siglario

CULAGOS Centro Universitario de los Lagos

CUSUR Centro Universitario del Sur

CUTONALÁ Centro Universitario de Tonalá

CUVALLES Centro Universitario de los Valles

DF Dirección de Finanzas

FADOEES Fondo para Ampliar y Diversificar la Oferta Educativa en Educación Superior

FIP Fondo Institucional Participable

IMSS Intituto Mexicano del Seguro Social

ITEI Instituto de Transparencia e Información Pública

LGCG Ley General de Contabilidad Gubernamental

PDI Plan de Desarrollo Institucional

PER Plan de la Entidad de Red

PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional

PROMEP Programa de Mejoramiento del Profesorado

RH Recursos Humanos

SAT Servicio de Administración Tributaria

SEMS Sistema de Educación Media Superior

SESIP Sistema Electrónico de Solicitudes de Información Pública

SIIAU Sistema Integral de Información y Administración Universitaria

Sistema AFIN Sistema de Administración Financiera

SUV Sistema de Universidad Virtual

VE Vicerrectoría Ejecutiva

nuevo siiau vicerrectoría ejecutiva avances en el sistema de innovación de la gestión

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