Velkommen til SUHS 2010

ønsker velkommen til

SUHS-konferansen 2010 !

2

Hvem er vi?

UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer)

Kundekoordinator og tjeneste-

leverandør ved utredning, valg,

innføring, drift, videreutvikling og

utskifting av felles administrative

systemer ved universiteter og

høgskoler

Ikke-kommersiell formålsparagraf

Eid av Kunnskapsdepartementet

UNINETT orienterer

SUHS-konferansen

12. November 2010

Terje Aandalen & Bjørn-Are Lyngstad

4

Agenda – Bjørn-Are

Nytt bestillings- og

fakturahåndteringssystem (BFS)

Kostnader og Avtaler BFS

Innføring efaktura

Prioriteringsråd Agresso

Senere i dag?

Hvordan lykkes med ehandel?

5

PRESENTASJON AV VALGT

SYSTEMLØSNING

6

Hvilken prosess skal støttes?

Anskaffelse BestillingFaktura-

håndteringBetaling

Fra anskaffelse til betaling

7

Hvilken systemstøtte gis?

Anskaffelse BestillingFaktura-

håndteringBetaling

Fra anskaffelse til betaling

8

Valgt systemløsning

Bestilling (PM)

Fakturahåndtering

(BI)

PM Admin

Agresso

Markedsplassen

ehandel.no

Meldingssentral

(BT)Elektronisk

faktura

Papir-

fakturaSkanning

Kataloger

Bestillinger

Fakturabilag

Konterings-

data

Tolkning

9

Valgt løsning – nøkkelpkt’er (1)

En leverandør for valgt løsning

SaaS-løsning – Dere kjøper tilgang

Globalt oppsett og Lokalt oppsett

Fellesløsning m/lokale tilpasninger

Ny skanningspartner

Ny fakturaadresse

Ny skanne/tolke prosess

Forvente å bruke noe tid på å få

ønsket kvalitet på skanning /

tolkning

10

Valgt løsning – nøkkelpkt’er (2)

Nytt fakturasystem (elller…?)

Basware Invoice = Contempus.Invoice

v2009

Nytt driftsmiljø hos Basware

Integrasjoner mot Agresso må settes opp

på nytt

1 spesialtilpasning er valgt fjernet

Periodiseringsnøkkel

Må bruke standardfunksjonalitet i BI

11

Valgt løsning – nøkkelpkt’er (3)

Endringer markedsplass

Større ansvar på dere – import av katalog

Endring i mulighet for elektronisk

ordrebekreftelse fra markedsplassen og til

bestillingssystemet.

Her skal det utvikles en bedre integrasjon

i løpet av 2011.

Difi støtter opprettelse av nye integrasjoner

mellom ehandel.no og Basware PM

Egentlig en kostnad på 18.750 per UH

12

Valgt løsning – nøkkelpkt’er (4)

Endringer bestillingssystem

Mulig å ha en rekvirent-rolle

Manuell arbeidsflyt i Basware vs

automatisert arbeidsflyt i Visma

Større fleksibilitet vs større ansvar hos

bruker

Oppsett av punch out til leverandørens

nettbutikk kan gjøres av den enkelte UH

Før en kostnad på ca 30.000 – 40.000

13STATUS FRA AKSEPTANSETESTEN

14

Status akseptansetest

Skal være ferdig til 18.november

Vi har noen utfordringer som kan

forhindrer måloppnåelse

Vil dette påvirke oppstart for øvrige

UH-institusjoner

NEI

15

TIDSPLAN FOR AVVIKLING AV

DAGENS LØSNINGER

16

Tidsplan (fra i fjor!)

2009 2010 2011 2012

VISMA PROCEEDO

CONTEMPUS.INVOICE

FELLES ANSKAFFELSE

NYTT BFS - 2018Publisering

Kontrakt

Pilot start

Godkjennelse

17

Hva er endret siden i fjor?

Hydro Notodden har valgt å legge ned

sin skannetjeneste

Vi har en deadline – 7. feb 2011

18

OVERGANG FRA GAMMEL TIL NY

LØSNING

19

Overgang CI til BI

Alle grunndata og historiske

fakturabilag konvertes over i ny

løsning (inkl logger som viser BDM)

Håndtering av dagens papirfakturaer?

Det kommer en detaljert sjekkliste for

overgangen fra CI til BI

Nei, dere behøver ikke opplæring i BI

20

Tidsplan CI BI

22. november – pilotene i gang

22.11 – 10.12 – forberedelser øvrige

13.12 – 22.12 – Test og informasjon

ut til leverandører og internt

3. januar – Øvrige starter skanning /

tolkning av fakturaer i BI

Avslutte gamle fakturaer i CI, innen

20. januar

7. februar – CI –miljø legges ned

21

Overgang Visma - PM

BDM må dokumenteres manuelt

Rapporter i Visma

Det kommer en detaljert sjekkliste for

overgangen fra Visma til PM

Ja, dere behøver forberedelser og

opplæring i PM

3 Utrullingspuljer – vi starter

forberedelser ca 2 mnd før go-live

22HVA SKAL VI JOBBE MED I 2011?

23

Oppgaver 2011

Utrulling av PM

20 institusjoner (3 puljer)

Kvalitetsheving skanning / tolkning

papirfaktura (ny leverandør)

Flytte volum fra papir til elektronisk

faktura

Endringsønsker

Eget endringsønskeskjema

Dokumentasjon

Eget nettsted

24

Prioriteringsråd for BFS

Medlemmer i prioriteringsrådene skal

sitte i 2 år

Vi har nå kommet til en ny

valgperiode, hvor 2 medlemmer skal

byttes ut

Det er mulig å ta gjenvalg

Vi sender ut invitasjon – men start å

tenkt på dette nå

Vi ønsker 1 økonomidirektør og 1

innkjøpsleder

25KOSTNADER OG AVTALER

26

Kostnader 2011

Forvarsel om tjenesteavgift sendt ut

for alle UNINETT FAS sine tjenester

Detaljert oversikt kostnader for

Basware BFS sendt ut av meg

Denne inkluderer den samme

tjenesteavgiften som i forvarsel

Vi har fortsatt noen kostnads-

elementer som kan endre seg – det

kan komme endringer

27

Avtalehierarki

28STATUS E-FAKTURA

29

Elektronisk meldingssentralStatus per 12 . november 2010

5 av 29 høgskoler i produksjon

Cirka 15 høgskoler er aktivt på saken

600 fakturaer fra 6 leverandører i produksjon

Dette skal vi arbeide mer med i 2011

Alle 29 høgskoler/universiteter som er med på rammeavtalene gjennom UNINETT FAS er klare til å ta i mot elektroniske fakturaer; statens krav er oppfylt i god tid før 1. juli 2011.

30AGRESSO PRIORITERINGSRÅD

31

Bakgrunn for Prio.råd Agresso

KD er kontraktseier, og har gitt

UNINETT FAS i oppdrag å sikre godt

driftstilbud og en videreutvikling av

systemet

Prio.råd skal være sektorens organ for

styring og medvirkning i det arbeidet

som gjøres for å koordinere kundesidens

fellesaktiviteter for forbedring og

videreutvikling av systemet.

Det er ønskelig med forankring og

samordning med UHRs økonomigruppe

32

Samordningstiltak - UHR

Et av Prio.rådsmedlemmene

rekrutteres fra UHRs Øk.gruppe

Referat fra prio.rådsmøter i Agresso

sendes til info for UHRs Øk.gr.

UNINETT FAS er representert som

observatør i UHRs Øk.gr og som

sekretær i Prio.råd.

33

Samordningstiltak – Øvrige Agresso brukere

UMB, UiT og NHH har egne

driftsmiljøer på Agresso

Vi ønsker samarbeid på tvers av

system og driftsmiljøer

UMB, UiT og NHH vil få invitasjon til

å ha en felles representant i

TROFAST-samarbeidets

prioriteringsråd.

34

Mandat og valg

Mandat er godkjent av UNINETT FAS

sitt styre, og følger policy for øvrige

prioriteringsråd i FAS-regi

Mandat forankret hos UHR og KD

Øvrige detaljer blir sendt ut i

invitasjon til å stille som medlem

Invitasjon kommer om kun kort tid!

Utnevnelse gjøres av FAS-styret

35AGRESSO BRUKERSTØTTE

36

Agresso Brukerstøtte

Brukerstøtteavtalen med Ergo er

gjenstand for en årlig fornyelse

Vi nærmer oss en ny avtaleperiode?

Skal UNINETT ta et større ansvar krever

det duplisering av kompetanse.

Er det ønskelig at vi gjennomfører en

undersøkelse i sektoren i forhold til hva

man ønsker på dette området?

37

Spørsmål?

Takk for oppmerksomheten!

38HVORDAN LYKKES MED EHANDEL?

39

Bakgrunn for saken

UNINETT FAS anskaffer i samarbeid

med UH-institusjonene nye systemer

U-FAS har ikke kapasitet eller

kompetanse til å bistå ved

implementering lokalt av nytt system

Vi opplever at ikke alle UH-institusjoner

har tilstrekkelig med ressurser eller

kompetanse om hvordan gjennomføre

endringsprosesser internt.

40

Ehandel i UH-sektoren (1)

Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel:

1) En endring i oppgaveutføring og kompetanse i forhold til dagens situasjon. Hypotesen er at

Dagens innkjøpere vil flytte fokus fra bestillinger til anskaffelser, regelverk, kontraktsforvaltning og kompetanseoppbygging internt

Dagens økonomi/regnskapsavdeling vil flytte fokus fra fakturabehandling og til bestillingstidspunktet

Arbeidsflyten endres slik at attestasjon og budsjettdisponeringsmyndigheten utøves på anskaffelsestidspunktet i stedet for på betalingstidspunktet

41

Ehandel i UH-sektoren (2)

Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel:

2) Det er begrenset med ressurs for å løse oppgavene. Det vil si at nye oppgaver ikke kan legges til uten at eksisterende oppgaver automatiseres eller avvikles.

Det er spesielt på dette området hvor samarbeid på tvers av institusjoner kan bidra til å realisere flere ressurser eller tilgang til ressurser gjennom oppgavedeling eller fellestjenester

42

Samarbeid med Difi

I forbindelse med nytt BFS har Difi

kommet med forslag til samarbeid.

Samarbeidet knytter seg til

bistand rundt modeller og verktøy

for implementering av

organisatoriske endringer knyttet til

e-handel

OG samarbeidsmodeller på tvers

av UH-institusjoner

Pilotene for nytt BFS har sagt seg

villige til å prøve ut opplegget fra Difi

43

Kort om samarbeid m/Difi

Oppdraget til Difi:

Bistå UH-sektoren med

Metoder,

Verktøy,

Støtte,

som kan bidra til at UH-

institusjonene lykkes med ehandel

44

Målsetting for samarbeid

Når vi er ferdig bør deltakerne: Ha fått god forståelse for de organisatoriske

forutsetningene for å lykkes med ehandel

Identifisert egne utfordringer, kritiske

suksessfaktorer og mulige måter å løse disse

på – enten alene eller i samarbeid

Være kjent med og fått tilgang til ulike

metoder og verktøy som kan benyttes i

analyser, planlegging og presentasjoner

Utvikle ferdigheter

Tilgang til andres kunnskaper og erfaringer

Ha fått støtte og veiledning hvis behov for det

Motivasjon for å ta ufordringen alene eller

sammen

45

Programinndeling

• Identifisere og prioritere behov og forutsetninger for endring/utvikling

Identifisere behov

• Finne, prioritere og utvikle løsningerFinne løsning

• Planlegge hvordan løsning skal implementeres Planlegge

• Gjennomføre plan Gjennomføre

• Evaluere resultater. Løse problemer. Feire suksess. Sikre varige resultater

Følge opp

46

2 O

rganis

ering o

g

ledels

e a

v e

handel

7

Ehandels

pro

sess

er

8 R

esu

ltate

r av

ehandel

3 E

handels

stra

tegi

og p

olic

y

9 Kontroll, Læring og utvikling

4 Mennesker

5 Leverandører og partnere

6 Systemer og teknologi

Modell for suksess med ehandel (NB! Det arbeides for tiden med utvikling av ny modell for ehandel. Dette er den siste, og mest sannsynlig endelige, versjonen)

1 Rammevilkår for ehandel

47

Omfang av samarbeid

Endringsprogram bør tilbys alle UH-

institusjoner som skal i gang med nytt

BFS, SAMT øvrige UH-virksomheter

som ønsker det.

Frivillig, men forpliktende

Difi dekker egne kostnader

(selvfinansiert), og får bistand til

utvikling av verktøy, modell og

opplegg fra UH-sektoren

48

Ledelsesforankring

For å lykkes med ehandel kreves det i god

forankring av endringsarbeidet hos øverste

ledelse (Direktør og Rektor)

I tillegg til har man behov for kompetanse,

verktøy og modell for å gjennomføre

endringsarbeidet internt.

UHR vil spille inn dette samarbeids-

prosjektet til UHRs administrasjonsutvalg for

forankring

KD er også invitert med i den første

workshopen med pilotene.