www.etkinbilgi.com

İnsan Kaynaklarının İşine Yarayacak EXCEL Uygulamaları

Verimlilik için ETKİN BİLGİ YÖNETİMİ

Başlarken…

www.etkinbilgi.com

Bu sunuşta 65 slayt var.

Amacımız işinize yarayacak EXCEL uygulamaları konusunda sizleri bilgilendirmek

Ayrıca şirketlerinizde EXCEL Kullanımı konusunda fikirlerinizi dinlemek istiyoruz.

Serkan ÖZGÖZ

Eğitim

•Dokuz Eylül Bilgisayar Programcılığı

•Uludağ İktisat

1994 – 2003

•Otomotiv Ana Sektör •Eğitmenlik •Analist Programcı •Yönetici

2003-Bugün

•Kurucu •Eğitmen •Danışman

www.etkinbilgi.com

Bilgi Sistemi ve Bilgi Yönetimi

www.etkinbilgi.com

Kullanıcılar ve Kültür

Kullanıcı Becerileri

İş-Bilgi Kültürü

Strateji

ERP

Teknik Alt

Yapı

Sistem ve Alt yapı

www.etkinbilgi.com

ETKİN BİLGİ YÖNETİMİ

Mart 2003’te KOSGEB

desteği ile kurulmuş eğitim

ve danışmalık şirketi.

Amacımız müşterilerimizde

bilgi yönetim verimliliğine

katkıda bulunmak.

Bu amaçla kullanıcılar için

eğitim , işletmeler için

danışmanlık hizmetleri

üretiyoruz.

Hizmetlerimiz

www.etkinbilgi.com

Denetim Hizmetleri Yatırım Danışmanlığı

IT Projeleri Yönetimi Kullanıcı Verimliliği İçin

Eğitim Hizmetleri

Bilgi Yönetiminde

Verimlilik

Referanslarımız

www.etkinbilgi.com

Referanslarımız (otomotiv)

www.etkinbilgi.com

Şirketlerde EXCEL Kullanımı

Kim Ne Kadar Biliyor? Kim Ne Kadar Kullanıyor?

www.etkinbilgi.com

Neden EXCEL Kullanıyoruz?

www.etkinbilgi.com

ERP Sistemleri

•Biriken Veriler

•Analiz Gerekleri

•Stratejik Yönetim

•Görselleşme İhtiyacı

EXCEL

•Hesap ve Analiz Yetenekleri

•Görsellik ve Grafikler

•Esneklik ,

•Gelecek Ön Görüleri

2012 EXCEL Yönetici Anketi

www.etkinbilgi.com

Her yıl kullanıcı profillerini belirginleştirmek amacıyla anketler düzenliyoruz.

2012 yılında yaptığımız anketi Yöneticilere odakladık.

Çünkü iş yaşamında ; programların verimsiz kullanımından ,

kötü analizlerden ,

yetersiz yada gecikmiş bilgiden

en çok yöneticilerin ve karar vericilerin etkilendiğini düşünüyoruz.

Anketimize 500’den fazla yönetici katıldı.

Katılımcıların Özellikleri

www.etkinbilgi.com

Hepsi beyaz yaka.

Hepsi karar verici durumda.

Günde Kaç Saat?

www.etkinbilgi.com

EXCEL Temel Beceriler

www.etkinbilgi.com

EXCEL İleri Seviye Beceriler

www.etkinbilgi.com

Kimler EXCEL Kullanıyor?

www.etkinbilgi.com

Beyaz Yaka Operatörler • Veri Girişi • Analiz ve Raporlama • Sunuş

Mavi Yaka Liderler • Veri Girişi • Görselleştirme • Grafikler

Orta Seviye Yönetici • Veri Girişi • Analiz ve Raporlama • Senaryo Yönetimi • Karar Verme

Üst Düzey Yönetici • Analiz • Strateji Yönetimi • Karar Verme

İhtiyaçları Nedir?

Durum İhtiyaç

www.etkinbilgi.com

Okulda görmüştüm.

Kursa gitmiştim.

Arkadaşlarımdan öğrendim.

Yaparak kendim öğrendim.

Yaptığımız seviye

tespitlerde verimlilik

%28 ile %35 arasında.

%70’i pratik bilgilere

%65’i ileri seviye bilgi ve

uzmanlığa ihtiyaç

duyuyor.

Yetkinlikler

www.etkinbilgi.com

Veri Yönetimi

Temel Veri Yönetimi

Bilgisi

Doğru Tablo ve Veri

Yönetimi

Hesaplama ve Analiz

Hesaplama Becerileri

Analiz Yetenekleri

Hızlı ve Pratik Kullanım

Etkili Sonuç ve Karar

Görsellik

Sunuş

Eğitim Hizmetlerimiz

www.etkinbilgi.com

Amacımız Verimlilik , Güvencemiz İçeriklerimiz

Uygulamalı eğitim yapıyoruz. Öğrenme için uygulama önemli.

Seviye tespit ve özel içerik bizim için çok önemli.

Uygulanabilecek ve hemen işe dönecek bilgiler veriyoruz.

Eğitim sonrasında desteklemeye devam ediyoruz.

Eğitim verimliliğini ölçüyoruz.

Eğitim Hizmetlerimiz - 2

www.etkinbilgi.com

Odak Noktamız : Veri Analizi ve Raporlama

Amaçlarımız :

Yazılımların kullanım oranlarını

iyileştirmek

Veri analizi ve raporlama

becerilerini geliştirmek

Kullanım etkinliğini arttırmak

Pratikliği arttırmak , hız

kazandırmak

Eğitimlerimiz

www.etkinbilgi.com

Yöneticiler İçin İleri EXCEL

Uygulamaları Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı

İleri EXCEL Uygulamaları Üretimde EXCEL

Kullanımı ve Veri Görselleştirme

Excel Makroları

Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı

www.etkinbilgi.com

Analiz ve raporlama çok yönlü beceriler gerektiriyor.

Veri ve analiz bilgisi

EXCEL Becerisi

Raporlama Bilgisi

Sunu Becerisi

Tüm bu becerileri barındıran 4 günlük bir eğitim tasarladık.

Veri Analizi ve Raporlama Uzmanı Kimdir?

www.etkinbilgi.com

Veri, veri türleri, veri toplama şekilleri ve yöntemleri konusunda bilgilidir.

Veri grupları, tablolar, çizelgeler, veri tabanları ve bunların eşleştirilmesi ve diğer teknik gereklilikler konusunda bilgilidir.

EXCEL’ i tüm yönleriyle kullanabilir, bu konuda çevresindekileri geliştirebilir.

Veri görselleştirme becerilerine sahiptir. Analiz ve raporlama tekniklerini bilir ve kullanır.

Bilgi yönetimi , veri analizi , iş-süreç geliştirme konusunda kendi departmanında anahtar kullanıcı ( key-user) konumundadır.

Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı

www.etkinbilgi.com

Program Modülleri

Modül 1 : Temel Veri Yönetimi Bilgileri - Veri Yönetim Disiplinlerini Anlamak

Modül 2 : EXCEL Kullanımında Etkinlik – Pratik ve Hızlı Kullanım

Modül 3 : Uygulamalı Veri Analizi Becerileri – Veri Yönetiminde Etkinlik

Modül 4 : Raporlama ve Görselleştirme - Sonuçları Sunuşa Dönüştürme

İnsan Kaynaklarının İşine Yarayacak EXCEL Uygulamaları

Pratik Yöntemler ve Analiz

www.etkinbilgi.com

İçerik

www.etkinbilgi.com

İşinizi kolaylaştıracak birkaç öneri.

Formüllere hakim olmak.

Hücreleri ve tabloları görselleştirmek.

Fonksiyonların gücü.

Veri analizi araçları.

Grafikler.

İşe yarayan diğer araçlar.

İşi Kolaylaştıracak Birkaç Öneri

Pratik bilgiler hız kazandırır.

www.etkinbilgi.com

İşi Kolaylaştıracak Birkaç Öneri

www.etkinbilgi.com

En çok zamanı tabloları düzenlerken harcıyoruz. Bu sebeple; Farenizi doğru kullanın.

Klavyeyi etkili kullanmak size zaman kazandırabilir.

Sürükle – bırak işlemi hızlı hareket etmenizi sağlar.

Fırçayı etkili kullanın.

Farenizi Doğru Kullanın

Farenizi doğru kullanmak size zaman kazandırır.

Farenin hücre üzerinde 3 durumu vardır.

Hücre kenarlarına iki kez tıklamak tabloda hareketi sağlar.

Fare ile sürükle – bırak yapmak eğlencelidir.

Hücre Seçme

Doldurma

Kutucuğu

Sürükle-Bırak

www.etkinbilgi.com

Klavyenin Gücü

CTRL ve SHIFT Zaman Kazandırır.

Hareket ve işaretlemede kullanılırlar.

Tuş Kombinasyonu İşlev

Yön tuşları Aktif hücreyi değiştirir.

SHIFT + Yön tuşları İşaretleme yapar.

CTRL + Yön tuşları Basılan yönde son dolu hücreye atlar.

SHIFT + CTRL + Yön tuşları Basılan yönde son dolu hücreye kadar

işaretler

www.etkinbilgi.com

Klavyenin Gücü -2

SPACE ( boşluk tuşu )

CTRL + A İle Tüm Sayfayı Seç

Tuş Kombinasyonu İşlev

CTRL + SPACE Bulunduğunuz sütunu seçer.

SHIFT + SPACE Bulunduğunuz satırı seçer.

CTRL + SHIFT + SPACE Tüm tabloyu etraftaki dolu hücreleri dikkate

alarak seçer.

CTRL + A Tüm Sayfayı seçer.

www.etkinbilgi.com

Sürükle-Bırak

Tuş Kombinasyonu İşlev

Sürükle - Bırak Taşıma işlemi yapar.

CTRL + Sürükle - Bırak Kopyalama işlemi yapar.

SHIFT + Sürükle - Bırak Araya ekleme yada çıkarma yapabilirsiniz.

ALT + Sürükle - Bırak Sürüklemeyi farklı sayfaya yapabilirsiniz.

Fare sürükle-bırak durumunda ( hücre kenarında dört yönlü ok ) iken sol tuşa basılarak kaydırma yapmaya sürükle-bırak işlemi denir.

www.etkinbilgi.com

Fırçayı Etkili Kullanın

www.etkinbilgi.com

Fırça biçimlendirme yaparken en faydalı araç.

İşlevi biçimleri kopyalamak.

İki kez tıklamak fırçanın kilitlenmesini sağlar.

Böylece istediğiniz biçimi birden fazla yere kopyalar , zaman kazanırsınız.

ESC tuşu kilitli olan fırçayı serbest bırakır.

Formüller ve Sonuçları Yönetmek

Verilerden emin olmadan analize başlanmaz.

www.etkinbilgi.com

Formüller ve Sonuçları Yönetmek

www.etkinbilgi.com

Analiz için doğru hesaplama gerekir.

Bu yüzden formüllere ve sonuçlara hakim olmalısınız Genel Kurallar

Formül Kopyalama

Özel Yapıştırma

Sonuçları Denetleme

Formülleri İzleme

Adları Kullanma

Formül Yazarken

= ile başlayın , eski alışkanlıklarınızı (gereksiz parantezler vb ) unutun.

Matematiksel kurallara uymanız yeterli.

Formülleri doldurmak için hücrenin sağ altına iki kez tıklatın.

Formüllerinizi sadeleştirin.

Formülleri kontrol edin.

www.etkinbilgi.com

Formül Kopyalama - F4 Tuşu

Formülleri kopyaladığınızda EXCEL formülün içindeki referansları kopyaladığınız yere göre ayarlar.

F4 tuşu kopyalarken gerekli referansları sabitlemenizi sağlar.

$b$1 mutlak bir referans

$b1 sütun kilitli bir referans

b$1 satır kilitli bir referans

b1 ise serbest bir referanstır.

www.etkinbilgi.com

Özel Yapıştır İle Tablo Yönetmek

www.etkinbilgi.com

Özel yapıştır birçok işlevi olan faydalı bir araç.

Kopyaladıklarınızın istediğiniz kısmını yapıştırabilirsiniz.

Bir sabit sayı ile verilerinizi işleyebilirsiniz.

Tabloda satır-sütun yer değişikliği yapabilirsiniz.

Sonuçları Denetleme

Formüllerin sonuçlarını girdileri etkileyerek ayarlamak için Veri Menüsünde Durum Çözümlemesi Hedef Ara’yı kullanın.

www.etkinbilgi.com

Değerlere Hakim Olmak

Bu hücreyi değiştirirsem hangi hücreler değişir?

Cevabı için Formül Menüsünde Formül Denetleme Etkilenenleri İzle’yi kullanın.

Etkilenenleri İzlemek bir değeri girdi kabul eden formülleri bulmanızı sağlar.

www.etkinbilgi.com

Formüllere Hakim Olmak

Bu formül hangi hücrelerden etkileniyor.

Cevabı için Formül Menüsünde Formül Denetleme Etkileyenleri İzle’yi kullanın.

Etkileyenleri İzlemek bir değeri girdi kabul eden formülleri bulmanızı sağlar.

www.etkinbilgi.com

Adları Kullanmak – F3 tuşu

Formülleri sadeleştirmek için hücre yada hücre gruplarını isimlendirebilir , bu isimleri formüllerinizde kullanabilirsiniz.

F3 Tuşu ile tanımlı adları ekrana getirin.

Ad kutusu , tabloları adlandırma ve yönetme gibi seçenekleri kullanın.

www.etkinbilgi.com

Sonuçları ve Tabloları Görselleştirmek

Anlatmak istediğiniz veriler arasında kaybolur. Onu Gösterin.

www.etkinbilgi.com

Sonuçları Görselleştirin

Artık çok verimiz var. Ve zamanımız az. Karar vermek için görsellik gerekli. Bu yüzden

Veri görselliği için hücre biçimlerini kullanın.

Tablo biçimlerini kullanarak biçimleri standartlaştırın.

Koşullu biçimler görselliği destekler ve kolaylaştırır.

www.etkinbilgi.com

Hücre Biçimlerini Kullanmak

www.etkinbilgi.com

EXCEL 2007 Hazır hücre biçimleri barındırır.

Hücre biçimlerini kullanmak , hızlıca biçimlendirme sağlar.

Böylelikle biçimler standartlaşır , biçimsel bir kültür oluşur.

Tablo Biçimlerini Kullanmak

www.etkinbilgi.com

EXCEL 2007 Hazır tablo biçimleri barındırır.

Tablo biçimlerini kullanmak , hızlıca biçimlendirme sağlar.

Böylelikle biçimler standartlaşır , biçimsel bir kültür oluşur.

Koşullu Biçimlendirme

www.etkinbilgi.com

Veri görselliğini koşullara göre otomatikleştirir.

Aksiyon Sorumlu Yatırım Maliyeti Yıllık Beklenen Getiri Durum Tamamlanma Önem

A Sarp 10000 22000 OK 0 0

B Beren 7500 36000 NOK 25 1

C Melisa 5000 7500 OK 50 2

D Doruk 7500 12000 NOK 65 0

E Berkay 10000 34000 OK 100 1

F Sarp 12000 21000 OK 25 0

G Beren 9500 35000 NOK 50 1

H Melisa 7000 6500 OK 50 2

J Doruk 9500 11000 NOK 75 0

K Berkay 12000 33000 OK 25 1

L Sarp 14000 20000 OK 50 0

M Beren 11500 34000 NOK 25 1

N Melisa 9000 5500 OK 50 2

O Doruk 11500 10000 NOK 75 0

P Berkay 14000 32000 OK 25 1

Fonksiyonları Gücü

Her işin bir kolayı var!.

www.etkinbilgi.com

Fonksiyonların Gücü

www.etkinbilgi.com

EXCEL’ de çeşitli kategorilerde 300’ün üzerinde fonksiyon bulunuyor.

Fonksiyonları kullanmak güçlü sonuçlara kolayca ulaşmanızı sağlar.

Mantıksal Fonksiyonlar

Bir konuda kararı EXCEL versin , şarta göre değeri yada sonucu belirlesin istersek EĞER fonksiyonu kullanırız.

EĞER fonksiyonu – Karar Verme

EĞER(şart;öyleyse;değilse) // IF(şart;öyleyse;değilse)

www.etkinbilgi.com

=IF(A2="PVC";0,10;0,12)*C2A2 HÜCRESİ PVC'YE EŞİTSE 0,10 , DEĞİLSE 0,12.

=IF(A2<>"PVC";0,12;0,10)*C2

A2 HÜCRESİ PVC'YE EŞİTSE DEĞİLSE 0,12 , EŞİTSE 0,10.

Tarihleri Yönetmek

www.etkinbilgi.com

Sayılardan sonra en çok kullandığımız veri türü tarihler.

Tarihleri yönetmek için tarih grubundaki fonksiyonlarını kullanırız.

=WEEKDAY(A2;2) =WEEKNUM(A3;2) =DAY(A3) =MONTH(A3) =YEAR(A3)

Tarihler Biçimsel Gösterim Haftanın Günü Hafta Numarası Gün Ay Yıl

06.11.2012 Sal 06.11.12 2 46 6 11 2012

07.11.2012 Çar 07.11.12 3 46 7 11 2012

08.11.2012 Per 08.11.12 4 46 8 11 2012

09.11.2012 Cum 09.11.12 5 46 9 11 2012

10.11.2012 Cmt 10.11.12 6 46 10 11 2012

11.11.2012 Paz 11.11.12 7 46 11 11 2012

04.12.2012 Sal 04.12.12 2 50 4 12 2012

06.12.2012 Per 06.12.12 4 50 6 12 2012

08.12.2012 Cmt 08.12.12 6 50 8 12 2012

10.12.2012 Pzt 10.12.12 1 51 10 12 2012

12.12.2012 Çar 12.12.12 3 51 12 12 2012

14.12.2012 Cum 14.12.12 5 51 14 12 2012

Serileri Kullanmak

www.etkinbilgi.com

Tarihleri otomatik doldurmak için serileri kullanırız.

Bir tarih yazıp doldurma kutucuğundan farenin sağ tuşuna basılı tutarak çekin. İstediğiniz seriyi doldurabilirsiniz.

13.12.2012 13.12.2012 02.01.2013 18.01.2013

14.12.2012 14.12.2012 03.01.2013 18.02.2013

15.12.2012 17.12.2012 04.01.2013 18.03.2013

16.12.2012 18.12.2012 05.01.2013 18.04.2013

17.12.2012 19.12.2012 06.01.2013 18.05.2013

18.12.2012 20.12.2012 07.01.2013 18.06.2013

19.12.2012 21.12.2012 08.01.2013 18.07.2013

24.12.2012 09.01.2013 18.08.2013

25.12.2012 10.01.2013 18.09.2013

26.12.2012 11.01.2013 18.10.2013

27.12.2012 12.01.2013 18.11.2013

Tarih Serilerini Kullanmak

Metinsel Fonksiyonlar

LEFT // SOLDAN Fonksiyonu LEFT( Hücre;karakter sayısı)

RIGHT// SAĞDAN Fonksiyonu RIGHT( Hücre;karakter sayısı)

MID // PARÇAAL Fonksiyonu MID( Hücre;başlangıç; karakter sayısı)

LEN // UZUNLUK Fonksiyonu LEN (Hücre)

www.etkinbilgi.com

Ürün Kodu Soldan Ayırma Parça Alma Sağdan AyırmaUzunluk Bulma

101.00.0020 101 00 0020 11

110.01.0022 110 01 0022 11

110.00.0021 110 00 0021 11

110.01.0002 110 01 0002 11

110.00.0005 110 00 0005 11

110.01.0010 110 01 0010 11

Metinleri Ayrıştırmak

Arama & Başvuru Fonksiyonları

İki veri grubunu eşleştirmek için arama ve başvuru fonksiyonları kullanılır.

En çok kullanılanı DÜŞEYARA fonksiyonudur.

VLOOKUP // DÜŞEYARA Fonksiyonu

VLOOKUP (aranan;veri tabanı;sütun;parametre)

www.etkinbilgi.com

Veri Analizi Araçları

Büyük Verilerle Baş Etmek

www.etkinbilgi.com

Sıralama - Sort

Verileri doğru sıralama verilere hakim olmanızı sağlar.

EXCEL verilerinizin başlığını ve tablonuzun boyutlarını tanıyabilir.

Birden fazla sıralama kriteri verilebilir. Kriterlerde renk kullanılabilir.

www.etkinbilgi.com

Filtre - Filter

Sadece istediğimiz kayıtlara ulaşmamızı sağlar.

Gelişmiş filtre, kayıtları başka bir yere kopyalamanızı sağlar.

EXCEL renklere göre filtreleme yapabilir , veri tiplerine göre farklı seçenekler sunar.

www.etkinbilgi.com

Özet Tablo – Pivot Table

Verileri özetlemenin en kolay yolu.

Oransal ve zamansal analizler yapılabilir.

Esnek bir özetleme aracıdır.

Özet tablonun grafiği çizilebilir.

www.etkinbilgi.com

Alt Toplamlar – Sub Totals

Listelerin analizinde ara toplamlar almanızı sağlar.

İç içe alt toplamlar ile farklı fonksiyonlarda analizler yapılabilir.

Gruplar arasında sayfa sonu ile çıktılar sayfalara dağıtılabilir.

www.etkinbilgi.com

Grafikler

Grafik olmazsa olmaz.

www.etkinbilgi.com

Grafiklerle Çalışma

www.etkinbilgi.com

EXCEL çok sayıda grafik tipini destekler.

Grafikler eklendikten sonra kolayca düzenleme yapılabilir.

Grafik Öğeleri

www.etkinbilgi.com

İşe Yarayan Diğer Araçlar

Genel Uygulamalar

www.etkinbilgi.com

İşe Yarayan Diğer Araçlar

www.etkinbilgi.com

Doğrulama Kullanma

Formülleri Koruma

Sayfa Görünümlerini Yönetme

Dosyalara Parola Verme

Sonuç

www.etkinbilgi.com

EXCEL en çok kullanılan veri analizi programı.

Kötü kullanım, kötü analiz , geç ve yetersiz bilgi demek.

Bu konuda yapılacak bir gelişim planı

Şirketinizin en pahalı kaynaklarında

Günde 3 saatte yapılan işi 2 saatte tamamlamak , yani

Zaman kazanma ve verimlilik demektir.

Eğitime ayıracağınız küçük bir bütçe ile bilgi ve yetenek kalitesine yatırım yapın.

Yatırımınızı eğitimden sonraki 1 hafta içinde geri alacağınızı garanti ediyoruz.

Sormak İstedikleriniz

Teşekkürler

www.etkinbilgi.com