nowe narzędzia, nowe możliwości - publikacja zbiorcza

NOWE NARZĘDZIANOWE MOŻLIWOŚCI

nN

mM

MARIUSZ KOZŁOWSKI JUSTYNA KASJANIUK DAGMARA NIEMCZYK AGNIESZKA HALAMA

BEATA WYGONOWSKA

NOWE NARZĘDZIANOWE MOŻLIWOŚCIMARIUSZ KOZŁOWSKI JUSTYNA KASJANIUK DAGMARA NIEMCZYK AGNIESZKA HALAMA BEATA WYGONOWSKA

Wydawnictwo stworzone w ramach projektu „Nowe narzędzia, nowe możliwości”, realizowanegoprzez Stowarzyszenie Kreatywne Podlasie przy wsparciu ze środków publicznych w ramach

Programu FIO 2016 i środków Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Koncepcja publikacji: Damian Dworakowski i Mariusz Kozłowski

Redakcja i skład: Sławomir MojsiuszkoKorekta: Piotr Jać

Zdjęcia: Centroom (9, 10), Paweł Dąbrowski (23), weglowa.pl (26), Sławomir Mojsiuszko (32, 37), Piotr Jać (35), Marcin Połowianiuk (39)

Treść publikacji w całości dostępna na licencji Uznanie autorstwa - Na tych

samych warunkach 3.0 (CC BY-SA 3.0):https://creativecommons.org//licenses/by-sa/3.0/deed.pl

Białystok 2016Wydanie I

Wydawca: .ISBN: 978-83-940117-2-7

Druk i oprawa: Logo-Art

NOWE NARZĘDZIANOWE MOŻLIWOŚCI

6

Stowarzyszenie Kreatywne Podlasie jest inicjatywą pozarządową, zawiązaną przez

aktywnie działających mieszkańców regionu. Działa na Podlasiu od 2008 r. Początkowo

realizowaliśmy projekty w lokalnym środowisku akademickim – badania społeczne, konferencje

naukowe, miejskie obchody Międzynarodowego Dnia Studenta; współtworzyliśmy białostockie

„Juwenalia”. Z biegiem czasu rozszerzyliśmy naszą działalność o różnorodne przedsięwzięcia

obywatelskie, kulturalne, edukacyjne i sportowe, ukierunkowane na wzbudzanie potencjału

wśród mieszkańców miasta Białystok.

O STOWARZYSZENIU

Staramy się aktywizować mieszkańców, pokazywać im możliwości, inicjować projekty, ożywiać rzeczywistość społeczną, wzbudzać kreatywność, uczyć zaangażowania, ograniczać zobojętnienie, marazm i społeczną znieczulicę. Zachęcamy i propagujemy, a także pomagamy w realizacji ciekawych pomysłów, które nastawione są na rozwój naszego regionu. Organizujemy cykliczne projekty kulturalne, np. Festiwal Światła i Sztuki Ulicy „Lumo Bjalistoko”, wojewódzkie targi spółdzielczości, rodzinne pikniki rekonstrukcyjne, jamy graffiti, a w czasie wolnym także sportowe: regionalną ligę turbogolfa. Realizujemy projekty społeczne i obywatelskie, np. „Społeczną koncepcję Węglowej”, warsztaty i szkolenia informatyczne dla seniorów, badania aktywności kulturalnej. Wspieramy organizacje pozarządowe, grupy nieformalne i mieszkańców w ich działalności na rzecz najbliższego otoczenia. Projekt „Nowe narzędzia...” to nasza kolejna propozycja animacji życia społecznego na Podlasiu.

7

O PROJEKCIE„Nowe narzędzia, nowe możliwości” to projekt, który wspiera organizacje pozarządowe i grupy

nieformalne w sferze nowych technologii. Stawiamy sobie za cel zwiększenie potencjału trzeciego sektora w Białymstoku, poprzez wyposażenie aktywnych organizacji i grup nieformalnych w wiedzę i kompetencje dotyczące nowoczesnych, elektronicznych narzędzi zarządzania oraz komunikacji, wdrożenie takich rozwiązań i narzędzi w organizacjach, a także wypromowanie nowych metod, narzędzi i form zarządzania i komunikacji wśród organizacji zarejestrowanych i działających w Białym-stoku. W ramach projektu udostępniliśmy bezpłatną pracownię co-workingową dla wszystkich organizacji pozarządowych i grup nieformalnych, chcących poznać i wykorzystywać w swojej pracy sposoby obniżenia kosztów i zwiększenia potencjału swoich działań. Udostępniamy kilka ergonomicznych stanowisk pracy, wyposażonych w niezbędny sprzęt – laptopy, drukarki, skanery, projektory, magazyny danych cyfrowych, akcesoria biurowe. Wyszkoleni specjaliści na miejscu przekazują wiedzę zakresu sposobu organizacji pracy i realizacji projektów oraz wykorzystania oprogramowania ułatwiającego funkcjonowanie i obni-żającego koszty działalności społecznej. Organizujemy również szkolenia prowadzone przez doświadczonych prowadzących z zakresu współczesnych, elektronicznych narzędzi zarządzania i komunikacji.

Tematyka szkoleń:

Warsztat 1. Metody pracy zdalnej i narzędzia informatyczne obniżające koszty funkcjonowania organizacji. Warsztat 2. Wykorzystanie narzędzi informatycznych do zarządzania projektami.Warsztat 3. Digitalizacja, archiwizacja i zarządzanie zaso- bami w postaci cyfrowej.Warsztat 4. Narzędzia zarządzania i koordynacji pracy w ramach co-workingu.Warsztat 5. Wykorzystanie nowoczesnych kanałów komunikacji i narzędzi informatycznych do promocji działalności organizacji.Warsztat 6. Narzędzia budowania oferty, monitorowania potrzeb oraz ewaluacji oczekiwań wolontariuszy.Warsztat 7. Wykorzystanie elektronicznych narzędzi do kontaktów z administracją publiczną.Warsztat 8. Wykorzystanie narzędzi informatycznych do komunikacji i zarządzania wolontariuszami.

Szczegółowe informacje, terminarz szkoleń, biogramy naszych trenerów i aktualności znajdziesz na stronie inter-netowej projektu: www.nowenarzedzia.pl

8Coraz częściej ludzie wykonują swoją pracę

w domach, ale często nie jest ona efektywna. Trudno się skupić na pracy, gdy wokół

baraszkują dzieci, szczeka pies lub inni lokatorzy budynku nie zachowują się tak cicho, jak byśmy chcieli. Dla takich osób stworzono alternatywę.

Czym jest co-working i czy się opłaca?

Freelancerzy to osoby zajmujące się pracą zdalną dla różnych firm. Mogą to być specjaliści w danej dziedzinie, którzy nie chcąc pracować w tylko jednym przedsię- biorstwie, oferują swoje usługi różnym podmiotom. Najczęściej pracują tak dziennikarze, analitycy, księgowi, a także inni fachowcy w wielu dziedzinach, dla których wynajmowanie pomieszczeń biurowych jest zbędnym obciążeniem. Niestety, to co sprawdza się w wielu przy-

padkach, w innych sprawia problem. Domownicy, dzieci, zwierzęta, a także samo przebywanie w domu, w którym powinniśmy odpoczywać, nie stwarza przyjaznych warun- ków do pracy. Zbyt wiele rzeczy nas rozprasza. Wiele osób przyzwyczajonych jest do codziennego wychodzenia „do pracy”. Aby pójść na rękę takim ludziom, wymyślono co-working. Jest to możliwość wykonywania pracy indywi- dualnie lub w grupach, w wynajmowanych na godziny lub dni pomieszczeniach. Dzięki odpowiedniej aranżacji przestrzeni można uzyskać niemal intymny kącik do skupienia się na problemach, ale można także pracować przy jednym, większym stole z grupą podobnych osób. Biura co-workingowe przygotowano tak, by korzystający z nich mieli zapewniony komfort pracy, czyli dostęp do biurek, wygodne fotele, dostęp do szybkiego łącza internetowego,

W TYM ROZDZIALE DOWIESZ SIĘ:• Czym jest co-working?• Jakie są zalety pracy w ramach co-workingu.• Jakie są zasady pracy w biurze co-workingowym.

Praca w CO-WORKINGU i dlaczego warto korzystać z NOWYCH NARZĘDZI

9RR

gniazdek sieciowych, zaplecza socjalnego. Dodatkowo zwykle na miejscu znajdzie się wpięta w sieć kolorowa drukarka atramentowa lub laserowa, ksero, skaner czy faks. W wielu przypadkach można nawet zarejestrować firmę, podając adres biura co-workingowego i korzystać z sal konferencyjnych, gdy trzeba odbyć spotkanie z kontrahen- tami. Biura udostępniają wolne miejsca na parkingu, a w niektórych ofertach znajduje się także prysznic oraz szafki do składowania swoich rzeczy. Dostępna bywa także sekretarka, która odbierze korespondencję i odłoży ją do odpowiednich szafek, powiadomi nas o tym fakcie telefo-nicznie, e-mailem lub SMSem, a także może na życzenie klienta otwierać, skanować i wysyłać jako załącznik do poczty elektronicznej treści wszystkich nadchodzących pism (co zapewnia bieżący wgląd do nowych dokumentów). Wielu zapyta, czy co-working się opłaca? Odpo- wiedzi trzeba udzielić sobie samemu, gdyż praca w domu będzie na pewno dużo tańsza. Ale już wynajęcie osobnego biura z wymienionymi wyżej usługami i sprzętem będzie kosztowało dużo więcej niż korzystanie z biura co-workingowego, szczególne, że w wielu przypadkach nie będzie- my w nim co dzień, tylko co jakiś czas.

Zalety pracy w biurze co-workingowym:1. Wyjście „do ludzi” – jest to największa zaleta co-workingu. Pracę freelancera można co prawda w zasadzie wykonywać w każdym miejscu (byleby mieć dostęp do Internetu), co jest marzeniem niejednego pracownika etatowego. Po pewnym czasie freelancerzy odkrywają jednak, że praca z domu oznacza brak kontaktu z innymi ludźmi i dlatego decydują

się na wynajem miejsca w biurze co-workingowym.2. Jasne wyznaczenie granicy praca – życie prywatne; pra- cując z domu, trudniej jest ją wyznaczyć. W sumie nie bardzo wiadomo, czy freelancer jest już w domu czy jeszcze w pracy. Może to negatywnie wpływać nie tylko na jego życie prywatne i stosunki z rodziną, ale też na czas, który powinien przeznaczyć na odpoczynek.3. Nawiązywanie kontaktów biznesowych – wybierający biura co-workingowe pracują często w dziedzinach pokre- wnych i nawiązanie kontaktu z sąsiadem z biurka obok może dać efekt w postaci długoterminowej współpracy biznesowej.4. Rozwiązanie tańsze niż wynajem własnego pomieszczenia biurowego, które przy okazji niesie wartość dodaną w postaci kontaktu z innymi ludźmi.5. Możliwość korzystania z sali konferencyjnej – często w biurach co-workingowych są sale konferencyjne i każdy co-worker w ramach abonamentu może z nich korzystać bezpłatnie przez określoną liczbę godzin w miesiącu.

Zasady pracy w biurze co-workingowym:• Razem, ale osobnoCo-working oparty jest niemal zawsze na pracy we wspólnej przestrzeni, bo i możliwość interakcji z innymi użytkownikami jest kluczowa dla tej idei. Owe interakcje nie muszą jednak – i nie powinny – przybierać form, które prze- szkadzają w pracy indywidualnej. Co-working rzadziej niż myślisz oznacza wspólną pracę. Najczęściej jest to praca indywidualna wielu osób we wspólnej przestrzeni i z tego powodu podstawowa zasada brzmi: nie rozpraszaj innych. Toteż atmosfera co-workingowego open-space’u daleka

10

jest od jego korporacyjnego odpowiednika, gdzie panuje nieustanny ruch, hałas, trwają rozmowy, dzwonią telefony i gra radio. Zasadniczo w strefie pracy panuje pełna skupienia cisza wzbogacona o stukot klawiatury, niekiedy tylko przery-wana wymianą zdań. Ale zdarzają się też momenty, gdy wszyscy angażują się we wspólną, spontaniczną dyskusję. • TelefonNie ma nic bardziej denerwującego, niż telefon grający na biurku pod nieobecność jego właściciela. Dlatego też na wstępie wyłącz dzwonek swojego telefonu, ustaw go na wibrowanie i najlepiej miej go zawsze przy sobie. Odebranie telefonu przy biurku i jedno-dwa zdania konwersacji nie są problemem – jednak dłuższe rozmowy prowadź poza miejscem wspólnej pracy. Może to być przestrzeń rekreacyjna biura, korytarz, zamknięta sala czy budka telefoniczna, o ile Twoje biuro takie strefy posiada. Jeśli z góry wiesz, że o zadanej godzinie będziesz prowadził biznesową rozmo- wę telefoniczną czy konferencję za pomocą Skype (bo w sensie relacji z otoczeniem niczym się to nie różni) zad- baj o zarezerwowanie sobie na ten cel zamkniętej sali. Nie możesz swoim działaniem (choć dla Ciebie z pewnością ważnym) uniemożliwić pracy innym osobom z Twojego sąsiedztwa. Jasno trzeba powiedzieć, że nieprzypadkowo biura co-workingowe nie są miejscem pracy handlowców – ta forma pracy polegająca na nieustannej rozmowie jest po prostu nie do pogodzenia z warunkami indywidualnej pracy projektowej, jaka dominuje w co-workingu.• Dobre słuchawkiNie tylko pozwalają się odizolować fizycznie od otoczenia i słuchać ulubionej muzyki (pamiętaj, że wg badań obie-

ktywnie najlepszą muzyką sprzyjającą skupieniu jest muzyka klasyczna). Może nawet ważniejsze, że założone słuchawki są prostym sygnałem Twojej zajętości: „nie przeszkadzaj mi, pracuję”.• Porządek na biurkuMiej rozłożone na biurku tylko to, czego używasz w danej chwili do pracy, nie zajmuj też sąsiednich miejsc. Zachowa- nie porządku jest niezwykle ważne we wspólnej przestrzeni, a dodatkowo taki porządek pozwoli Ci skupić się bardziej na pracy. Podobnie na komputerze pozamykaj wszystkie niepotrzebne strony internetowe, komunikatory i skrzynki pocztowe. Większość wiadomości wcale nie wymaga Twojej natychmiastowej reakcji – wystarczy, że pocztę sprawdzisz co jakiś czas, na przykład przy okazji kolejnej kawy. I oczy- wiście wyłącz głośnik.• Produktywne przerwyPraca przy komputerze potrafi też wciągać bez reszty – mimo to nasz organizm lubi przerwy. Dla zdrowia warto raz na godzinę zafundować mu choć parę minut przerwy w oderwaniu od komputera i biurka: wstać, przespacerować się, napić się, zamienić z kimś słowo. W przestrzeni co-workingowej masz do tego idealne warunki. Z kolei po 3-4 godzinach warto zrobić dłuższą przerwę; możesz ją spędzić na śniadaniu, lunchu, grze w darta czy po prostu na kanapie. To doskonały czas na nawiązywanie rozmów z innymi użytkownikami. Dzięki temu nie tylko naładujesz swoje energetyczne baterie, ale też możesz się czegoś ciekawego dowiedzieć i zyskać wartościowe kontakty.• Networking pod kontroląMożliwość nawiązywania kontaktów biznesowych to

11ogromna zaleta co-workingu. Pamiętaj jednak, że nie jest jego wyłączną treścią – nawiązuj kontakty spontanicznie i przy okazji towarzyskich rozmów. Nie narzucaj się i nie próbuj za wszelką cenę dobić targu. Interes zrobisz tu na pewno, gdy inni poznają Cię jako solidnego fachowca.• Zachowuj spokójByć może przyszedłeś do co-workingu aby uciec przed samotnością, szukasz kontaktu, rozmowy i rozrywki. Jednak większość uciekła przed współlokatorami, rodziną, dziećmi, psem – wszystkim tym, co rozprasza uwagę i uniemożliwia efektywną pracę w domowych pieleszach. Pamiętaj o tym i na luz wrzucaj w miejscach do tego przeznaczonych. Każdy co-working ma większą lub mniejszą strefę chillout z kanapami, kawą i relaksującą muzyką. Nierzadko w biurze jest kuchnia, dart, stół do ping-ponga lub piłkarzyki – to jest doskonałe miejsce do socjalizacji i wypoczynku.

• Pożycz kredkęNieformalna współpraca i wzajemna, koleżeńska pomoc to w co-workingu rzecz codzienna. Zwłaszcza jeśli odbywa się pomiędzy różnymi branżami, jak na przykład gdy tłumacz hiszpańskiego potrzebuje wsparcia czy rady programisty przy publikacji własnej strony. Jednak pamiętaj, aby nie nadużywać koleżeńskiej pomocy – jeśli potrzebujesz jej od kogoś zbyt często, być może powinieneś potraktować to jak płatną usługę. Zawsze też bądź gotowy do odwzajemnie- nia pomocy.• Każda sieć ma swoje ograniczeniaChoć biura co-workingowe mają zwykle łącza internetowe o dużej szybkości, to znaczna ilość użytkowników i ograni-czenia samej technologii Wi-Fi nie pozostają bez wpływu na jej przepustowość. Zanim rozpoczniesz ściąganie wyjątkowo potężnych plików, dowiedz się u prowadzących biuro, czy

Centroom - miejskie biuro co-workingowe. www.centroom.co

12Twoje działania nie spowodują problemów albo czy nie skomplikują pracy Twoim sąsiadom. Może trzeba będzie dostosować się do jakiegoś terminu, a może po prostu do swojego komputera wpiąć kabel sieciowy i zaplanowany transfer zrealizować za pomocą połączenia przewodowego.• Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości......pytaj – obsługę biura lub sąsiadów przy biurku. Zwłaszcza na samym początku korzystania z nowego miejsca warto podpytać, jakie zasady w nim panują. Pozwoli to uniknąć ewentualnych spięć czy nieporozumień. Pamiętaj! Nie ma głupich pytań – takie mogą być tylko odpowiedzi.

Centroom - miejskie biuro co-workingowe.

www.centroom.co

13

Narzędzia ZARZĄDZANIA i koordynacji pracy w ramach CO-WORKINGU

W TYM ROZDZIALE DOWIESZ SIĘ:• Jak można wykorzystać programy

informatyczne do zarządzania projektami?• Jakie są najpopularniejsze programy?

Wielu osobom ciężko rozstać się z pęczniejącymi notesami, kalendarzami zapisanymi po same

marginesy czy żółtymi karteczkami naklejonymi w każdym możliwym miejscu wokół biurka.

Można i tak zarządzać, ale trzeba pamiętać, że ta metoda – nawet doprowadzona do perfekcji – ma ograniczo- ne możliwości. Poza tym dużo czasu trzeba poświęcić na odszukanie właściwych informacji. Do tego dochodzi ryzy- ko, że coś zgubimy w najmniej właściwym momencie. Tymczasem właściwy dobór narzędzi pozwala na skuteczne i – co najważniejsze – efektywne zarządzanie projektem bądź kilkoma projektami. Narzędzia internetowe do zarządzania pozwalają rozpisać w czasie całe zadanie, które mamy do wykonania. Pozwalają przypisać odpowiednie osoby do właściwych czynności. A przede wszystkim dają szybki przepływ informacji pomiędzy uczestnikami projektu i zapewniają jego pełną kontrolę na każdym etapie.

Większość z nowoczesnych rozwiązań w prosty sposób integruje się z pocztą elektroniczną, cyfrowymi kalendarzami czy telefonami komórkowymi. Także możesz mieć kontrolę nad przebiegiem projektu nie tylko korzystając z komputera w biurze, ale posługując się telefonem komórkowym gdziekolwiek tylko się znajdujesz. Większość łatwo dostępnych aplikacji do zarządzania projektami jest webowa. To oznacza, że nie musimy takiego programu fizycznie instalować na swoim komputerze, gdyż jest on obsługiwany przez serwer producenta. Również osoby włączone do projektu, które mają mieć dostęp aplikacji nie muszą posiadać oprogramowania. Z reguły wchodzimy na stronę aplikacji, rejestrujemy konto i otrzymujemy dostęp do panelu aplikacji. Teraz zarządzanie projektem i korzystanie z programu odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Zalogować możemy się z dowolnego komputera – czy to w domu, czy w pracy. To samo dotyczy osób, którym dajemy dostęp do projektu.

14 RR

Po założeniu konta i zalogowaniu się do panelu administracyjnego wpisujemy kolejne osoby, które będą brały udział w projekcie. Dołączenie współpracowników odbywa się za pomocą maila, który aplikacja wysyła do nich wraz z danymi dostępowymi. Następnie, zgodnie z zasadami działania programu, wprowadzamy poszczególne zadania. Określamy czas ich realizacji, priorytet wykonania i przypisujemy właściwym osobom. Dalej zajmujemy się realizacją działań. Każdy skończony etap odznaczamy, śledząc w ten sposób postępy. Większość ogólnodostępnych programów do zarządzania projektami pozwala na ich prostą integrację popularnymi kalendarzami (np. Google) i usługami poczty elektronicznej. Jeśli korzystacie z takich kalendarzy w co- dziennej pracy, to zintegrowanie programu do zarządzania projektem pozwoli na szybkie i automatyczne przeniesienie terminów poszczególnych zadań do Waszego kalendarza. To daje dodatkową kontrolę nad procesem projektowym. Synchronizacja dotyczy również skrzynek pocztowych. Dzięki temu możemy otrzymywać informacje na temat działań naszych współpracowników, zamkniętych zadań, czy powiadomienia o zbliżającym się terminie realizacji kolejnego zadania. Różnica między „programem” a „notesem” Program:• Możliwość jednoczesnego zarządzania ludźmi i zadaniami,• Zebranie w jednym miejscu informacji o zadaniach, ludziach i dokumentach,

• Możliwość bieżącej dokumentacji projektu,• Włącznie w projekt wielu osób,• Szybki czas delegowania zadań,• Możliwość edycji zadań,• Śledzenie zmian w projekcie,• Synchronizacja z pocztą mailową i kalendarzami,• Możliwość zarządzania wieloma projektami w jednym miejscu. Notes:• Brak przypomnień,• Nie ma możliwości wprowadzania zmian,• Może ulec zniszczeniu,• Delegowanie zadań wymaga dodatkowej komunikacji,• Nie można udostępnić od ręki kluczowych informacji współpracownikom,• Brak reprezentacji graficznej w czasie,• Zaleta? Notes mieści się w kieszeni a notowanie przebiega szybko.

Popularne programy do zarządzania projektami: 1) Kalendarz Google To aplikacja, dzięki której użytkownik smartfonu lub tabletu z systemem operacyjnym Android nie zapomni o żadnym istotnym wydarzeniu, spotkaniu, zadaniu lub sprawie do załatwienia. Aplikacja pozwala na synchronizację danych terminarza z innymi urządzeniami, a także wyświetlanie danych zapisanych w urządzeniu. Obecnie stanowi ona nie tylko kalendarz, ale również podręcznego asystenta. Podsta- wową funkcją kalendarza Google jest integracja z kontami założonymi w tej firmie i synchronizacja danych

15R

JUSTYNA KASJANIUK: W założeniu narzędzia informatyczne powinny służyć przyspieszeniu i ułatwieniu pracy nad projektem, a nie być celem samym w sobie. Obecnie na rynku znajdują się narzędzia, które umożliwiają planowanie projektu, zarządzanie i przydzielanie zadań, monitoring postępów oraz szybki przepływ informacji pomiędzy uczestnikami projektu. Istotna jest nie tylko znajomość narzędzi i metod, ale również wiedza dotycząca przydatności i zakresu ich stosowania. Większość narzędzi do zarzą- dzania projektami jest webowa, czyli działa na serwerze producenta. Program nie jest instalowany fizycznie na komputerze, dlatego dostęp do aplikacji możliwy jest z różnych urządzeń. Dobre narzędzia do zarządzania projektami powinny być pomocne przy następujących działaniach:• Planowanie projektuNarzędzia do zarządzania projektami są pomocne przy wyznaczaniu kluczowych zadań z określonym czasem realizacji i priorytetem. Plan projektu pozwala dokładniej określić harmonogram realizacji, czy przypi- sać właściwym osobom odpowiednie zadania.• Zarządzanie zadaniamiProgramy znacznie ułatwiają zarządzanie zadaniami między uczestnikami projektu. Narzędzia pozwalają określić zakres czynności, przypisanie ich do odpowiednich osób, określenie terminu realizacji oraz sprawdzenie i potwierdzenie, że zadania zostały wykonane.

z kalendarzem dostępnym w ramach usługi pocztowej (Gmail). Domyślnie program synchronizuje główne konto, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać następne. Apli- kacja obsługuje ponadto dane z innych kalendarzy, np. pobieranych w ramach firmowego konta Exchange, a także zapisanych lokalnie na urządzeniu poprzez aplikacje przygo-towane przez producenta sprzętu. Zaletą terminarza stwo- rzonego przez Google ma być funkcja asystenta: dzięki integracji z Gmailem pozwala on łatwiej i szybciej zapanować nad zadaniami do wykonania, sam rozpoznaje wydarzenia pojawiające się w mailach i zapisuje je do kalendarza. 2) BasecampProgram stworzony przez 37signals z myślą o zwiększeniu wydajności komunikacji między użytkownikami. Obsługuje wszystkie formaty plików, począwszy od dokumentów, a skończywszy na zdjęciach do tekstów. Jego atutem jest niewątpliwie jasny i przejrzysty sposób zarządzania wieloma projektami z jednego panelu administracyjnego.Wybrane funkcje Basecamp to:• tworzenie dokumentów on-line przez kilka osób jednocześnie,• lista rzeczy do zrobienia,• kamienie milowe,• blog z możliwością komentowania,• kalendarz z terminami,• czat. 3) RedmineTo jeden z najbardziej znanych programów do zarządzania projektami. Został napisany z wykorzystaniem środowiska Ruby on Rails. Jest oparty o licencję GNU GPL v2, dzięki

16

czemu można korzystać z niego za darmo. Potrafi obsłużyć wiele baz danych oraz wyróżnia się wieloplatformowością. By móc zacząć korzystać z Redmine, należy zainstalować go na własnym serwerze. Redmine nie jest programem, który posiada szczególnie bogaty interfejs, ale cechuje się w miarę prostą obsługą oraz niezwykłą funkcjonalnością. Oferuje wszystkim użytkownikom to, co powinien posiadać dobry program do zarządzania projektami.Przykładowe funkcje i możliwości to:• wykresy Gantta i kalendarz,• zgłaszanie błędów,• wiadomości, pliki, zarządzanie dokumentami,• zarządzanie czasem,• kanały i powiadomienia e-mail.Cena uzależniona jest od kosztów utrzymania domeny. 4) TeamLabJest to wielozadaniowa platforma, która pozwala na tworzenie sieci społecznych w organizacji. Ułatwia m.in. zarządza- nie projektami.Do najważniejszych funkcji i możliwości zaliczyć można:• organizowanie zadań,• kamienie milowe,• zarządzanie czasem,• narzędzia społecznościowe: blogi, fora,• komunikator. 5) AssemblaJest programem pozwalającym na zarządzanie projektami, dającym wiele możliwości. Wielość funkcji sprawia, że na początku dość trudno go „ogarnąć”, ale z czasem dochodzi się do wprawy.

Do najważniejszych funkcjonalności zaliczyć można:• zarządzanie zadaniami,• zgłaszanie błędów,• Wiki,• fora dyskusyjne,• nadawanie uprawnień użytkownikom,• zarządzanie czasem,• kamienie milowe. 6) ProjectOpen Project jest dynamicznie rozwijającą się platformą webową, która służy nie tylko do kompleksowego zarzą-dzania projektami, ale także ich realizacji. System stanowi rozbudowane narzędzie przeznaczone do ewidencjonowania wszelkich działań związanych z firmowymi projektami, a także miejsce komunikacji użytkowników (m.in. komen-tarze do zadań, forum, wiki). Open Project wyposażony jest w narzędzia do monitorowania budżetu i czasochłonności projektu, posiada również szereg funkcji związanych z tzw. zwinnymi metodykami realizacji projektów. Warto również wspomnieć, że system posiada tzw. API (interfejs progra-mistyczny), który umożliwia jego łatwą integrację z innym oprogramowaniem przedsiębiorstwa. W internecie dostępna jest polska wersja językowa. Open Project dostępny jest do pobrania ze strony producenta – www.openproject.org 7) TrelloTrello jest świetnym programem do planowania projektów. Daje Ci możliwość stworzenia kilku „tablic”, w zależności od tego, w ile projektów jesteś zaangażowany. Jeśli pracujesz z innymi ludźmi możecie stworzyć swoją osobną „organi-zację”, która ma swój własny zestaw tablic do wykorzystania.

17

• Praca na wspólnych dokumentachPraca podczas realizacji każdego projektu opiera się na różnego rodzaju dokumentach, dlatego też istotną kwestią jest możliwość gromadzenia i przechowywania ich elektronicznych wersji oraz odpowiedni do nich dostęp. • Współdzielenie kalendarza oraz listy kontaktówWspólny projektowy kalendarz i dostęp do listy kontaktów są pomocne szczególnie podczas organizacji spotkań zespołu projektowego. Dostęp do listy kontaktów skraca drogę kontaktu do poszczególnych osób i w sytuacjach kryzowych umożliwia szybki kontakt z odpowiednią osobą.• Śledzenie czasu realizacjiInformacja o postępie realizacji poszczególnych zadań umoż- liwia szybki obraz stanu realizacji całego projektu. Pozwala również oszacowanie realizacji pozostałych zadań.

Rekomendowane programy:• Asana – to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala użytkownikom dostosowywać wygląd do potrzeb. Program opiera się na stworzonych projektach, do których dodawane są zadania. Każde zadanie posiada ustawienia, które można podczas realizacji zmieniać. Narzędzie pozwala delegować zadanie, określać terminy, dodać szczegółowy opis, tag, link czy pliki. Komunikację między członkami zespołu projektowego ułatwia możliwość dodawania komentarzy pod każdym zadaniem. Zarządzanie zespołem jest ułatwione dzięki przypisywaniu zadaniom liderów czy pozwalaniu zainteresowanym osobom śledzić poszczególne zadania i projekty. Korzystanie z Asany jest bezpłatne do 15 użytkowników. Więcej informacji oraz cennik znajduje pod

adresem asana.com• Yammer – to narzędzie Microsoftu, które jest wzorowane na sieciach społecznościowych. Umożliwia kontaktowanie się z odpowiednimi osobami, udostępnianie informacji w ramach różnych zespołów i realizowanie projektów. Osoby mogą tworzyć profile prywatne, zakładać i dołączać do różnych grup, dodawać komentarze, udostępniać pliki czy wysyłać zdjęcia i video. Yammer skupia zespół projektowy, treści rozmów, dane i informacje potrzebne do wykonania pracy w jednym dogodnym miejscu. Do grupy dołączyć mogą jedynie zaproszone osoby, dlatego wiadomości i dane są bezpieczne. Program można spiąć z innymi narzędziami Microsoftu. W podstawowej wersji jest bezpłatny. Więcej informacji oraz cennik znajduje na stronie: www.yammer.com.• Gantter – Gantter to narzędzie do tworzenia harmo- nogramów Gantta zintegrowane z Google Drive. Program pozwala planować zadania z określeniem czasu ich trwania, przydzieleniem odpowiednich osób oraz budowaniem zależności między nimi. Postęp każdego zadania można kontrolować przez ustawienie procentu wykonania. Dodat- kowo umożliwia importowanie projektów stworzonych w programie MS Project (pliki mpp) oraz wyeksportować zadania do formatu PDF, PNG i XML. Utworzony harmonogram zadań zapisywany jest na dysku Google, dostęp nadawany jest przez administratora odpowiednim osobom.

18

Standardowo każda tablica składa się z trzech kolumn: To Do (zrób), Doing (robisz) i Done (zrobione), ale możesz dodawać kolejne. Na początku projektu wszystkie działania masz ułożone w kolumnie To Do i wraz z postępem prac projektowych przeciągasz je najpierw do Doing, a potem Done. Do dyspozycji masz rożne kolory etykiet. Dzięki temu możesz przyporządkować zadanie określonej osobie lub nadać im priorytet. Dodatkowo dla każdego działania mo- żesz określić deadline. Jeśli planujesz działania na cały tydzień do przodu, trzy kolumny mogą okazać się niewystar- czające. Ale można dodać kolejną, którą nazwiecie np. Jutro. W takiej sytuacji w kolumnie To Do wypisujecie wszelkie

działania, które będą miały miejsce w nadchodzącym ty- godniu. I każdego wieczoru te, które będziecie wykonywać jutro, przeciągacie do kolumny o tej nazwie.

pinterest.com/thelaunch-CA/coworking/

19

Wykorzystanie elektronicznych NARZĘDZI do współpracy z ADMINISTRACJĄ

W TYM ROZDZIALE POZNAMY:• Czym jest e-administracja?

• Czym jest Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (E-PUAP)?

• Czym jest Biuletyn Informacji Publicznej (BIP)?• Czym jest System Elektronicznej Skrzynki

Podawczej (EBOI)?

E-administracja (ang. E-Government) według Komisji Europejskiej rozumiane jest jako stosowanie technologii informatycznych w administracji publicznej. Wiąże się to ze zmianami organizacyjnymi i nowymi

umiejętnościami służb publicznych, które mają poprawić jakość świadczonych przez

administrację usług. E-administracja bywa również opisywana jako ciągły proces doskonalenia jakości rządzenia i świadczenia usług administracyjnych poprzez przekształcanie relacji wew-nętrznych i zewnętrznych z wykorzystaniem Internetu oraz nowoczesnych środków komunikacji. Relacje zewnętrzne to

urząd-obywatel, urząd-przedsiębiorca i urząd-usługodawca, natomiast relacje wewnętrzne to np. urząd-urząd i urząd- pracownicy. Celem tworzenia e-administracji jest zwiększenie efektywności działania administracji publicznej w zakresie świadczenia usług. Ma ona uprościć załatwianie spraw urzę- dowych oraz umożliwić uzyskiwanie informacji na ich temat. Przyjęta forma pozwala na zebranie w jednym miejscu spraw należących do kompetencji różnych jednostek administracji publicznej i udostępnienia ich procedur w Internecie. Podlaskim przykładem wykorzystania e-administracji jest strona internetowa regionalnego samorządu terytorialnego, uruchomiona pod nazwą „Wrota Podlasia”: https://www.wrotapodlasia.pl

20

1. Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP)Usługa ePUAP to system informatyczny służący udostępnia-niu obywatelom oraz instytucjom publicznym usług administracyjnych drogą elektroniczną. Platforma (www.epuap.gov.pl), dzięki której obywatele i przedsiębiorcy mogą zała- twiać sprawy urzędowe. ePUAP to także portal, na którym urzędy mogą udostępniać usługi bez konieczności ponoszenia, części lub nawet całości, kosztów wymaganych do ich świadczenia. W Polsce, aby załatwić sprawy administracyjne, zazwyczaj trzeba osobiście stawić się w odpowiednim urzę-dzie. Ponadto wymaga to wypełniania wielu dokumentów, w których nierzadko należy wpisywać te same dane. System ePUAP to zmienia. To alternatywa dla papierowej administracji, dająca możliwość załatwienia wielu spraw urzędo- wych przez internet. Z ePUAPem można kontaktować się z dowolnego miejsca (dom, praca, podróż, szpital) i w dowolnym czasie (weekend, noc, wakacje) – sprawy urzę- dowe można załatwiać przebywając nawet poza granicami Polski. Portal www.epuap.gov.pl to rozwiązanie umożliwia- jące wygodną komunikację obywatela z administracją – na miarę XXI w.2. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Biuletyn został stworzony w celu powszechnego udostępnia-nia informacji publicznej w postaci elektronicznej. Biuletyn ten składa się z:• witryn WWW, na których władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo.

• adresów stron BIP podmiotów zobowiązanych do prowa- dzenia Biuletynu,• podstawowych danych teleadresowych tych podmiotów oraz informacji o redaktorach tzw. stron podmiotowych.Obecnie dostęp do informacji o podmiotach jest możliwy przez spis podmiotów, mapę i moduł wyszukujący. Adres białostockiej strony Biuletynu: bip.bialystok.pl3. System Elektronicznej Skrzynki Podawczej (EBOI)EBOI ma zapewnić klientom „nowoczesnego” urzędu nieograniczony dostęp do usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną. Obecnie to jedno z kluczowych zadań polskiej administracji. Uznanie zasady, że dokument prze- słany do urzędu drogą elektroniczną i opatrzony podpisem elektronicznym jest podstawą do wszczęcia procedury administracyjnej i wydania wiążącej decyzji na podstawie złożonego wniosku, wymaga zastosowania bezpiecznego, zgodnego z prawem i technologicznie zaawansowanego roz- wiązania w zakresie elektronicznej komunikacji na linii klient – instytucja publiczna. Takim rozwiązaniem jest System Elektronicznej Skrzynki Podawczej.Moduły Systemu:• Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP): według definicji prawnej stanowi dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Skrzynka zapewnia spełnienie tych wymogów bez ponoszenia przez urząd nakładów na zakup i utrzymanie infrastruktury.• Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta (EBOI): jest wi- zualną reprezentacją Skrzynki w internecie. To za pośred-

21

DAGMARA NIEMCZYK: Problemy, które mogą wystąpić przy elektronicznych kontaktach z administracją publiczną najczęściej wynikają z powodu nieznajomości przepisów prawa związanych z e-administracją oraz lękiem przed nowym i nieznanym nośnikiem informacji, jakim jest dokument w postaci elektronicznej oraz zasady jakimi się on rządzi. Do skutecznej komunikacji obywateli, przedsię- biorców, czy przedstawicieli organizacji pozarządowych z podmiotami realizującymi zadania publiczne konieczna jest znajomość podstawowych reguł dotyczących e-Administracji. Dnia 17 lutego 2005 roku weszła w życie ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. Dz.U z 2014 r. poz. 1114 z późn. zm.), która nakłada na podmioty publiczne obowią- zek udostępniania i upowszechniania elektronicznych usług. Każdy podmiot publiczny wymieniony ww. ustawie zobligowany został do posiadania elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), oraz udostępniania formularzy elektronicznych pozwalających na wnoszenie dokumentów za po- mocą środków komunikacji elektronicznej. Znowelizowany w 2015 roku Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA) nakłada na podmioty publiczne obowiązek hono- rowania woli interesantów administracji publicznej w zakresie komunikacji z urzędem. Oznacza to, że jeżeli interesant określi, iż w kontaktach z urzędem życzy sobie wy- łącznie komunikacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jego wola musi być uszanowana przez

urząd. Tak się jednak nie dzieje, bowiem w instytucjach publicznych organizacja pracy zwykle jest zorientowana na dokument w postaci papierowej, a urzędnikom brakuje wiedzy w zakresie zarządzania dokumentacją elektro- niczną. Z tego powodu interesant musi w sposób świado- my egzekwować swoich praw. Taki stan będzie miał jeszcze długo miejsce, do czasu gdy podmioty realizujące zadania publiczne będą błądziły pomiędzy światem papie- rowym, a elektronicznym, a urzędów będą w większości napływały pisma w postaci papierowej. Wiele podmiotów realizujących zadania publiczne wyposażonych jest w systemy teleinformatyczne do elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD), jednak nie potrafią i nie chcą z nich korzystać lub wykorzystują je w mini- malnym zakresie, w celu ewidencjonowania wpływającej i wypływającej korespondencji. Zwiększony napływ korespondencji w postaci elektronicznej rokuje zmianą organizacji pracy urzędów, w wyniku której naturalne dokumenty elektroniczne, czyli takie, które od początku swojego istnienia miały postać elektroniczną zostaną zgromadzone, przetwarzane i archiwizowane w tejże postaci.

Środki komunikacji elektronicznej w kontaktach z admi- nistracją publiczną W zależności od potrzeb, w kontaktach z administracją publiczną organizacje pozarządowe mogą wykorzystywać następujące środki komunikacji elektronicznej oraz portale informacyjne:1) Poczta elektroniczna2) Elektroniczne Skrzynki Podawcze (ESP), w tym m.in.:

22R

nictwem Biura klient uzyskuje możliwość elektronicznego załatwiania spraw w urzędzie, śledzenia toku toczącego się postępowania, przeglądania oraz pobierania wydanych elektronicznych decyzji.• Elektroniczne Wnioski – jedna z najwygodniejszych (zarów- no z punktu widzenia klienta, jak i operatora dokumentów w urzędzie) forma komunikacji elektronicznej z admini- stracją. Wypełnienie, podpisanie i przesłanie elektronicznego wniosku umieszczonego w EBOI odbywa się w prosty i kom- fortowy sposób. Jednocześnie po stronie urzędu administra- tor uzyskuje ogromne możliwości związane z zarządzaniem formularzami wniosków.• Narzędzia do podpisywania i weryfikacji złożonych pod- pisów (CryptoVerifier): możliwość weryfikacji podpisów elektronicznych złożonych z użyciem certyfikatów pocho- dzących od różnych wystawców.

System Elektronicznej Skrzynki Podawczej może być przydatny wszędzie tam, gdzie:• istnieje potrzeba zabezpieczenia danych osobowych w komunikacji elektronicznej,• zachodzi konieczność przesyłania dokumentów w okre- ślonym standardzie (struktura dokumentu),• konieczne jest wygenerowanie automatycznego potwier- dzenia dostarczenia informacji (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, HSM),• konieczna jest niezawodna identyfikacja adresata przesy- łanych treści (CryptoVerifier),• wymagana jest precyzyjna identyfikacja czasu dostarczenia określonych informacji,

• konieczne jest usystematyzowane gromadzenie informacji,• istnieje potrzeba zachowania poufności przesyłanych treści.Spełnienie tych warunków jest nieodzowne w komunikacji zachodzącej na linii klient – instytucja publiczna.Link do strony Elektronicznej Skrzynki Podawczej, która działa na potrzeby Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego: https://esp.mkidn.gov.pl/

23

• ePUAP - elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej

• SEKAP - System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej, funkcjonuje w województwie śląskim

• e-BOK - Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta, funkcjonuje w niektórych podmiotach realizujących zadania publiczne

3) Systemy dedykowane do realizacji określonych usług:• PUE ZUS - Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

• Portal podatkowy

• e-Deklaracje - część systemu e-Podatki do składania deklaracji drogą elektroniczną

• CEIDG - Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

• BIP - Biuletyn Informacji Publicznej

• OBYWATEL.GOV.PL - źródło informacji o usługach, które państwo świadczy dla obywateli

24

• Dane Publiczne - dane o szczególnym znaczeniu dla rozwoju innowacyjności w państwie i rozwoju społeczeństwa informacyjnego

Systemy klasy EZD to systemy teleinformatyczne służące do elektronicznego zarządzania dokumentacją (stąd skrót).

Portale i systemy teleinformatyczne wykorzystywane przez administrację publiczną służą do elektronicznego dorę-czania dokumentów, udostępniania danych z rejestrów publicznych, udostępniania informacji publicznej, czy też do gromadzenia dokumentacji odzwierciedlającej prze- bieg realizacji spraw urzędowych. Doręczając i otrzymując dokumenty w kontaktach z podmiotami realizującymi zadania publiczne trzeba uważnie wybierać właściwy kanał komunikacji elektronicznej dla określonego typu dokumentu. Poczta elektroniczna może być wykorzystywana w sytuacjach, gdy nie jest wymagane skuteczne doręczenie, natomiast elektroniczna skrzynka podawcza ma zastosowanie tam, gdzie doręczenie musi być skuteczne, terminowe i wywołuje inne skutki prawne.

Dokument elektroniczny i podpis elektroniczny Obok elektronicznego środka komunikacji elektro-nicznej na szczególną uwagę zasługuje doręczany dokument. Dokument niezależnie od postaci musi zawierać podpis. W przypadku dokumentu w postaci papierowej będzie to podpis własnoręczny, a w przypadku dokumentu w postaci elektronicznej - właściwy podpis elektroniczny. 5 września 2016 r. uchwalona została ustawa o usługach zaufania, identyfikacji elektronicznej oraz zmianie niektórych ustaw, która wprowadza wiele zmian i udogodnień przy podpisywaniu dokumentów elektro-nicznych. Tymczasem najczęściej przy podpisywaniu tego rodzaju dokumentów wykorzystywany jest kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. W ramach upowszechniania się komunikacji elektronicznej i wymiany dokumentów w postaci elektro-nicznej na szczególną uwagę zasługują systemy klasy EZD, zdolne do przyjmowania dokumentów doręczanych środkami komunikacji elektronicznej oraz do weryfikacji podpisów elektronicznych, które zostały dopuszczone do obrotu w Unii Europejskiej.

25Organizacje pozarządowe na dachu

białostockiego magistratu

26

Metody PRACY ZDALNEJ i jej narzędzia INFORMATYCZNE

W TYM ROZDZIALE DOWIEMY SIĘ:• Czym są metody pracy zdalnej?• Jakie są popularne narzędzia informatyczne do pracy zdalnej?

Praca w zespole projektowym (praca grupowa) jest obok networkingu i teleworkingu jedną

z form pracy w organizacji „wirtualnej”. Definiuje się ją jako dynamiczne narzędzie

zarządzania oparte na sieciach komputerowych i możliwościach korzystania z banków informa-

cyjnych (np. Internet) dla poprawy wydajności i efektywności w „rzeczywistej” organizacji.

Praca grupowa dotyczy zwykle kooperacji z innymi podmiotami (organizacjami) lub współdziałania autono-micznych grup w organizacji – w celu realizacji projektu. W zespołach wirtualnych ze względu na znaczne oddalenie uczestników brakuje bezpośredniego kontaktu. W tradycyjnych grupach łatwo możemy obserwować i wyrabiać sobie pogląd na to, czy uczestnicy są zaintere- sowani, czy mają motywację i czy zależy im na tym, aby odegrać swoją rolę. W zespołach wirtualnych jest to

niewątpliwie trudniejsze. Istnieją zatem pewne wymagania dotyczące komunikacji tak, aby była ona:• przewidywalna,• treściwa,• na czas. Z powyższego wynika, że przepływ informacji w obrębie zespołu wirtualnego musi być przede wszystkim regularny. Komunikacja powinna odbywać się na bieżąco, aby uniknąć spraw pojawiających się nagle i zaskakujących. Podczas pracy w zespole wirtualnym ważne jest to, aby ko- munikaty jasno przedstawiały pogląd na daną kwestię i poprzedzone wcześniejszymi uzgodnieniami, co do szyb- kości nadania odpowiedzi, wysyłane były w terminie. W większości wypadków tworzy się zespoły wirtu- alne do wykonywania konkretnego zadania, a po jego zakoń- czeniu grupa ulega rozwiązaniu. Wynika z tego, że członko- stwo w danej grupie będzie zajęciem w niepełnym wymiarze czasu, wykonywanym obok głównej pracy.

27 Realizacja projektów w XXI wieku wymaga narzędzi informatycznych wspierających każde rozwiązanie. Można stosować bardzo wyrafinowane narzędzia, jak i wspierać się narzędziami biurowymi, takimi jak chociażby MS Excel. Dobór aplikacji zależy od skali organizacji lub projektu. Narzędzia wykorzystywane w zdalnej pracy to głównie komputery i oprogramowanie do nich. Często jednak do pracy wystarczą urządzenia przenośne – tablety, smartfony. Niezbędne jest oprogramowanie typu unified messaging: integrujące komunikację faksową, telefoniczną, komunikatory i pocztę elektroniczną oraz pakiety wspierające pracę grupową. Pożądane jest także oprogramowanie umożliwia- jące przejmowanie zdalnej kontroli z domu nad kompu-

Rterami znajdującymi się w biurze. Oferta obejmuje wiele narzędzi klasy PIM (ang. Personal Information Manager), ułatwiających zarządzanie informacją.

Zalety i wady pracy zdalnej: Z pracą wirtualną wiąże się wiele pozytywnych, jak i negatywnych aspektów, zarówno dla kierującego projektem, jak i członków zespołu oraz personelu zewnętrznego.Korzyści:• Spadek kosztów firmy przypadających na jednego pracownika,• Redukcja i spadek kosztów utrzymania powierzchni lokalowej,

28Nowoczesne narzędziana Węglowejw 2009 roku

29R

• Ogromne zmniejszenie kosztów przejazdu,• Wzrost efektywności i jakości pracy a zarazem odpowie-dzialności i satysfakcji,• Dowolnie regulowany czas pracy,• Możliwość udziału w projekcie osób, które z różnych względów nie mogłyby pracować w określonym miejscu lub czasie.Wady:• Duże koszty przy uruchamianiu projektu (komputery, modemy, telefony, koszty połączeń, zabezpieczenia przesyłanych danych),• Zanik więzów międzyludzkich,• Problemy monitoringu i nadzoru pracy.

Popularne narzędzia do pracy zdalnej: Większość programów ułatwiających pracę nadaje się zarówno do pracy samodzielnej, jak i wspólnej z osobami, które mogą się znajdować na drugim krańcu świata. W większości narzędzia przydatne w pracy zdalnej działają „w chmurze”, a więc na zewnętrznych serwerach. Dzięki temu możemy zalogować się na nasze konto z dowolnego kompu-tera lub telefonu i zawsze będziemy mieli dostęp do zapisanych danych. Informacje są na bieżąco synchronizowane na każ- dym urządzeniu, z którego korzystamy.1) Snap Timer – program banalnie prosty, ale zarazem bardzo przydatny. Jest to czasomierz, który może się wyświetlać na pasku zadań lub w formie pływającego okna. Kiedy zaczy- nasz wykonywanie dowolnej czynności, ustaw czas, jaki prze- znaczasz na jej wykonanie. Timer rozpocznie odliczanie. Na koniec usłyszysz brzęczyk lub zobaczysz na ekranie

komunikat. Jeśli na chwilę przerywasz pracę, wybierz pauzę. Dzięki temu programikowi wreszcie zapanujesz nad czasem pracy, a także nauczysz się efektywniej planować czas nie- zbędny do wykonywania poszczególnych zadań. Timer może Cię także zmotywować do skoncentrowana się na pracy. 2) Desktop Calendar – prosta aplikacja na pulpit. Kalendarz w postaci półprzezroczystych okienek pozwala w błyska-wiczny sposób dodawać notatki. Warto korzystać z niego na początku każdego dnia pracy, ustalając plan dnia, a także wpisywać umówione spotkania i zadania na dni kolejne. Każdy zapis możesz w dowolnej chwili zmodyfikować. Dzięki kalendarzowi na pulpicie, swój własny plan dnia, tygodnia i miesiąca będziesz miał cały czas pod ręką.3) Evernote – to jeden z najpopularniejszych na świecie pro- gramów do robienia notatek. Z konta tej usługi możemy korzystać samodzielnie lub zaprosić do niego inne osoby. Notatki możemy synchronizować, logując się przez prze- glądarkę internetową lub za pomocą programu zainstalo- wanego na komputerze. Notatki nie muszą mieć postaci wyłącznie tekstu. Program równie dobrze przyda się do kolekcjonowania zdjęć, obrazków, w tym np. do przechowywania skanów odręcznych notatek ze spotkań. Możemy nawet gromadzić fragmenty stron internetowych lub całe strony pobrane z sieci, albo wrzucać do notatek e-maile wprost ze skrzynki pocztowej. Możliwości Evernote doce- nimy także podczas organizowania notatek: możemy je układać w tematyczne „notatniki”, a grupy notatników w „stosy”. W notatkach możemy stosować znaczniki – czyli słowa kluczowe, które pomogą nam później odnaleźć informacje na określony temat.

30R

4) Google Hangouts – to rozwiązanie, które pozwala na przeprowadzanie wideokonferencji z jednoczesnym udzia- łem nawet do 10 osób. Dzięki temu osoby pracujące zdalnie mogą komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym podczas wirtualnych spotkań.5) Dropbox – wirtualny dysk, do którego dostęp mogą mieć wszyscy, których zaprosisz. Dzięki temu możecie mieć w sieci wspólne miejsce, w którym znajdują się foldery i pliki. Są zorganizowane podobnie jak w stacjonarnym komputerze. Do konta Dropbox możesz mieć dostęp z dowolnego urządzenia i możesz na nim gromadzić pliki dowolnego typu.6) Prezi – program do tworzenia prezentacji, który może działać zarówno „w chmurze”, jak i na komputerze sta-cjonarnym. To, co go wyróżnia, to m.in. możliwość zdalnej i wspólnej pracy nad poszczególnymi projektami. Wiele osób może jednocześnie edytować tę samą prezentację. Prezi pozwala także na organizowanie pokazów gotowych slajdów dla dowolnie dobranego grona odbiorców. Cechą charakte- rystyczną jest również możliwość dynamicznego układania informacji, które następnie łatwo łączy się w ciąg kolejnych kadrów odpowiadających tradycyjnym slajdom. Dla osób, które dotąd korzystały z popularnych kreatorów prezentacji (np. MS PowerPoint) i są znużone ich ofertą graficzną, fun- kcjonalności Prezi mogą być bardzo miłym zaskoczeniem.

Każdy z przedstawionych powyżej programów ma swoje odpowiedniki. Część z nich jest dostępna w środowiskach innych systemów operacyjnych. Niektóre są płatne, inne w całości

lub części można wykorzystywać za darmo. Jeśli więc któryś z tych programów nie będzie Ci do końca odpowiadał, poszukaj innego, ale o podobnych możliwościach. Ważne, abyś dobrał takie oprogramowanie, które najlepiej sprawdzi się konkretnie w Twojej pracy i z którego najwygodniej będzie Ci korzystać. Dzięki tego typu narzędziom praca zdalna może stać się przyjemniejsza, łatwiejsza i przede wszystkim – bardziej efektywna.

31

BEATA WYGONOWSKA:Narzędzia wspierające procesy projektowe:1) Trello – umożliwia wizualne zarządzanie notatkami, czy raczej jak mówią twórcy „wszystkim” i dzielenie się tym ze „wszystkimi”.Narzędzia Trello:• Tablice (ang. Boards) to projekty lub foldery. W nich znajduje się „wszystko”. Do Tablic możemy zapraszać innych uży- tkowników i współdzielić z nimi całą ich zawartość. Tablice mogą mieć charakter prywatny do użytku tylko przez nas lub zaproszonych przez nas użytkowników, albo publiczny, dostępny dla wszystkich.• Listy (ang. Lists) funkcjonują w ramach Tablic. One budują wizualny podział dla Kart. Listy to zbiory Kart. Typowy

podział po otwarciu nowej tablicy to „Do zrobienia”, „Pra- cuję nad tym”, „Skończone”. Przy tak utworzonych listach wystarczy je tylko zapełnić odpowiednimi zadaniami w postaci kart.• Karty (ang. Cards): tu zapisujemy to co zwykle pochłania górę kolorowych postitów. Nie ma żadnych ograniczeń, ani wytycznych co do tego, co powinno być zapisane. Możemy w ramach takiej „kartki” przypisać właściciela lub właścicieli (member), datę ważności karty (due date), listę zadań (checklist), dołączyć dowolny plik (file attachments), czy prowadzić rozmowę w formie komentarzy (comments). Karta również może zyskać etykietę (label), a sama etykieta jest kolorowym oznaczeniem, które z kolei można nazwać.

32

2) Evernote – aplikacja do tworzenia notatek, ale także do pracy grupowej.Zastosowanie aplikacji:- gromadzenie zdjęć,- współdzielenie notatek między komputerami i telefonami. W zestawieniu z Dropboxem, który umożliwia synchro- nizację plików można wygodnie pracować niezależnie od komputera,- zakładki – zamiast korzystać z mechanizmu do zarządzania zakładkami w obrębie przeglądarki, z łatwością możesz do- dawać nowe strony wprost do Evernote.- miejsce do gromadzenia pomysłów i gromadzenia dane.

3) Google Keep – proste narzędzie, które pozwala na wygodne zarządzanie notatkami oraz zadaniami z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji dla urządzeń z systemem Android. Zbiór notatek możemy wyświetlać w formie kafelków lub listy. Na górze dostępne jest menu, które pozwala na szybkie tworzenie notatek oraz list zadań. Mamy również możliwość dodania zdjęć, notatek głosowych lub przeszukania zasobów.Nowe notatki możemy opatrzyć odpowiednim tytułem oraz wybrać ich kolor.

33

4) Platforma e-learningowa Moodle – umożliwia tworzenie kursów i szkoleń prowadzonych przez internet oraz w trybie mieszanym, jak również pozwala na sprawdzanie wiedzy uczestników kursów.• Moodle jest rozwiązaniem bezpłatnym.• Moodle jest udostępniany na licencji wolnego i otwartego oprogramowania – GNU General Public License.• Moodle jest dedykowany dla edukacji. Sprawdza się w organizacjach pozarządowych.• Instalacja skryptu jest prosta i intuicyjna - należy poświęcić 2-4 godziny, łącznie z podstawową konfiguracją. Wystarczy podstawowa wiedza z zakresu IT.• Ciągle jest rozwijany.• Wokół Moodle zgromadzona jest duża społeczność. Jest ona przydatna zwłaszcza wtedy, gdy mamy problem. Niestety

pojawianie się wątpliwości i pytań jest wkalkulowane w korzystanie z platformy.• Moodle jest nietrudny w administrowaniu. Struktura użytkowników oraz ich uprawnienia są przejrzyste. Optymal- na jest liczba typów zasobów i aktywności.• W Internecie jest duży wybór tematów - szablonów (darmo- wych i płatnych). Daje to dużą szansę na stworzenie atrak- cyjnej szaty graficznej naszej platformy.

Oficjalna strona projektu Moodle: http://moodle.org

34Muzycy-wolontariusze na Rynku Kościuszki podczas spektaklu tanecznego „Ugryziona Pietruszka”

Salezjańskiego Ośrodka Misyjnego

35

NOWOCZESNE narzędzia budowania nowoczesnego WOLONTARIATU

W TYM ROZDZIALE POZNAMY:• Korzystanie z narzędzi informatycznych do komunikacji i zarządzania wolontariuszami,

• Narzędzia budowania oferty, monitorowania potrzeb i ewaluacji oczekiwań wolontariuszy.

Generalnie przyjmuje się, że wolontariat to działalność wykonywana dobrowolnie

i bez oczekiwania wynagrodzenia, formalna lub nieformalna, służąca budowaniu dobra

wspólnego, zazwyczaj wykonywana na rzecz organizacji pozarządowych lub inicjatyw

podejmowanych przez społeczności.

Analogicznie „e-wolontariatem” nazwać możemy dobrowolne i świadomie podejmowane działań na rzecz innych, za które nie pobiera się wynagrodzenia, z jednym tylko dodatkowym warunkiem: działania te (w całości lub częściowo) „e-wolontariusz” wykonuje zdalnie, przez Inter- net. By zostać wirtualnym wolontariuszem, trzeba mieć tę samą motywację, co w świecie rzeczywistym – chęć

zaangażowania się w sprawy społeczne. Wolontariat w sieci internetowej opiera się – podobnie jak ten „w realu” – na altruizmie, chęci niesienia pomocy drugiemu człowiekowi czy dążeniu do poprawy świata, na gotowości zaangażo- wania czasu i umiejętności. E-wolontariat to jednak zupełnie nowa jakość – właśnie dlatego, że jest „e”. Wyko- rzystanie Internetu w pracy wolontariusza stwarza nowe perspektywy: pozwala pokonywać bariery czasu i przestrzeni, otwiera na nowe obszary i formy współpracy, nadaje pracy wolontariusza wymiar globalny. Warto zaznaczyć, że celem e-wolontariatu nie jest wyparcie wolontariatu tradycyjnego. Wręcz przeciwnie, e-wolontariat rozszerza jego możliwości. Dzięki wykorzystaniu nowych technologii e-wolontariat znacznie zwiększa zasięg i pole działań pro- jektów; sam w sobie jest też atrakcyjny również dla tych,

36R

którzy nie mają za sobą doświadczenia w działaniach wolontariackich (za to spędzają wiele czasu w sieci, znają jej mechanizmy i możliwości). Dla wielu ludzi e-wolontariat może stać się ulubionym sposobem na działania społeczne, dla niektórych zaś pozo- stanie dodatkiem do zaangażowania tradycyjnego. Internet może stanowić doskonałe narzędzie dla organizacji non-profit, przedsiębiorców oraz wszystkich innych aktyw-nych instytucji i osób, które chcą zmieniać świat na lepsze. Dzięki wykorzystaniu potencjału nowych technologii do realizacji zaplanowanych działań, mogą one zyskać dostęp zarówno do świetnych narzędzi, jak i do zaangażowanych ludzi, którzy wesprą ich pomysły.

Krok 1. Nawiązanie współpracy1. Budowanie oferty:Formułowanie oferty podczas poszukiwania wolontariuszy jest jedną z kluczowych kwestii. Aby trafiła do zainteresowanych, powinna nie tylko zawierać konkretne informacje (kto, co, kiedy?), lecz także być napisana w języku, który podkreśli, na jakie pozafinansowe korzyści może liczyć e-wolontariusz. Pamiętajcie, że współpraca z Wami może być dla e-wolontariusza okazją do realizacji swoich pasji, poznania nowych osób czy zdobycia doświadczenia. Co ważne, pomoc przez Internet umożliwia zaangażowanie grup wykluczonych, np. osób niepełnosprawnych. Wasza oferta dotrze do różnych internautów, dlatego tak ważne jest jej odpowiednie przygotowanie. Warto możliwie naj- dokładniej sformułować zadania, by w przyszłości uniknąć nieporozumień. Określcie więc w kilku zdaniach, jakie

wyzwania stoją przed wolontariuszem, jakie kwalifikacje powinien posiadać, kiedy i w jakiej formie zadania powinny być wykonane. Stosujcie zasadę: im konkretniej, tym lepiej. Unikanie ogólników zdecydowanie pomoże w znalezieniu e-wolontariuszy i ułatwi dalszą współpracę. E-wolontariusz poszukujący dla siebie ciekawego zajęcia chce, przede wszystkim, dowiedzieć się: • kim jest organizator, • w jaki sposób można mu pomóc i ile czasu to zajmie, • jak można się z nim skontaktować. Stworzoną ofertę „puszczamy w świat”. Jak daleki – zależy od charakteru zadań i profilu poszukiwanego kandydata. Promować ją możecie w serwisach na poziomie krajowym lub regionalnym, na portalach społecznościowych, w grupach dyskusyjnych, w lokalnych instytucjach, wśród znanych Wam organizacji, ale także „stacjonarnie”, np. na tablicy ogłoszeń w szkole lub w centrum miasta. Warto dobrze zastanowić się, z jakich kanałów komunikacji korzystają Wasi potencjalni e-wolontariusze oraz w jakich miejscach bywają. Jeśli chcecie dotrzeć do seniorów, warto wziąć pod uwagę Uniwersytety Trzeciego Wieku, organizacje i kluby seniora, a także przychodnie lekarskie. Kanały komunikacji z potencjalnymi e-wolontariuszami mogą też być przedmiotem zespołowej „burzy mózgów” – im więcej pomysłów przyjdzie Wam do głowy, tym większe prawdopodobieństwo znalezienia poszukiwanego lub poszu- kiwanej. Możecie również skorzystać z pomocy społeczności e-wolontariuszy zgromadzonej na platformie www.e-wolontariat.pl – to duża grupa osób z całej Europy, które mogą wesprzeć Was, wykonując zadanie za pośrednictwem

37

platformy. Jak się z nimi skontaktować? To bardzo proste! Wystarczy, że wejdziecie na tę stronę, założycie tam swoje konto i dodacie zadanie.2. RekrutacjaW zależności od potrzeb i specyfiki projektu rekrutacja może być jedno- lub wieloetapowa. Wieloetapowa rekrutacja może zakładać na przykład: • Etap I: wypełnienie formularza on-line, przesłanie CV lub listu motywacyjnego. Formularz on-line może zawierać test sprawdzający umiejętności potencjalnego e-wolontariusza, które będą potrzebne do wykonania zadań (np. stopień znajomości arkuszy kalkulacyjnych). • Etap II: rozwiązanie zadania związanego z charakterem projektu/studium przypadku (np. w projekcie pomocowym – odpowiedź na fikcyjny list osoby potrzebującej). • Etap III: rozmowa on-line. Podczas rekrutacji wiele uwagi należy poświęcić poznaniu oczekiwań i potrzeb kandydatów – ich motywacja jest równie ważna, jak ich kompetencje. Dobre dopasowanie zadań e-wolontariackich i systemu motywacyjnego bardzo pozytywnie wpłynie na jakość współpracy. Rekrutacja zakończona sukcesem? Gratulacje! Możecie teraz śmiało obwieszczać, że zespół Waszej organizacji właśnie powiększył się o nowe osoby. Teraz nadszedł czas na szczegółowe ustalenie zasad współpracy. Z doświad- czenia wynika, że najlepiej w takich sytuacjach sprawdza się rozmowa twarzą w twarz – „w realu” lub wirtualna, na przykład za pośrednictwem telefonu czy w formie wideokonferencji. Warto podczas niej bardziej szczegółowo omó-

wić zakres zadań do wykonania (np. dlaczego te zadania są dla nas ważne, jak wpisują się w nasze pozostałe dzia- łania, czego dotyczy projekt, jakie są jego cele i jak praca e-wolontariuszy przyczyni się do ich realizacji, kim są od- biorcy, co chcemy osiągnąć – wszystko, co pomoże e-wolontariuszom zrozu-mieć sens ich pracy), a także ustalić czę- stotliwość i kanały komunikacji, m.in.: • w jaki sposób przesyłane będą zadania e-wolontariackie (np. e-mail, program do zarządzania, dysk „w chmurze”), • w jaki sposób e-wolontariusze mogą kontaktować się z ko-ordynatorem (np. e-mail, telefon, komunikator internetowy),• w jaki sposób e-wolontariusze mogą kontaktować się ze sobą nawzajem? (np. lista mailingowa, wątek na forum, grupa na portalu społecznościowym),

Turbogolf w Białymstoku.Stowarzyszenie Kreatywne

Podlasie, 2012

38 R

(może ono być zakończone testem sprawdzającym wiedzę), • szkolenie techniczne z obsługi narzędzi używanych do rozdzielania i przesyłania gotowych zadań. Szkolenia mogą być oczywiście kontynuowane także w przyszłości. W ramach systemu motywacyjnego możecie proponować e-wolontariuszom również szkolenia specja-listyczne, np. z kompetencji miękkich i komunikacji czy z zarządzania projektem. Szkolenie może być zorganizowane stacjonarnie lub on-line, np. w formie webinarium, wideokonferencji, kursu e-learningowego. Możecie również zor- ganizować warsztaty i szkolenia bardziej zaawansowane, związane z tematyką projektu lub z inną tematyką, pozwalającą podnosić kompetencje e-wolontariuszy, np. z rozwiązywania konfliktów, zarządzania projektem, po- działu obowiązków. Projekty e-wolontariackie często oparte są na pracy zespołowej. W takich przypadkach ważne jest, aby współpracujący ze sobą e-wolontariusze tworzyli zgrany zespół. Może w tym pomóc spotkanie „w realu” lub wideo- konferencja, podczas której e-wolontariusze poznają się i zintegrują (podczas wideokonferencji można na przykład przeprowadzić proste ćwiczenia animacyjne). Dobrze było- by, aby e-wolontariusze mieli przestrzeń do kontaktu poza- zadaniowego (np. grupę dyskusyjną na portalu Facebook).

Krok 2. Wykonywanie zadań E-wolontariusz powierzone mu zadania wykonuje zdalnie, poza siedzibą organizacji. Do rozdzielania i monitorowania wykonania zadań możemy wykorzystać aplikacje do zarządzania projektem lub umówić się na w inny sposób,

• czy będą organizowane grupowe spotkania lub wideo-konferencje dla całego zespołu e-wolontariuszy, a jeśli tak, to w jaki sposób i z jaką częstotliwością? Wszelkie ustalenia warto spisać, aby móc w przysz-łości łatwo do nich wrócić. W niektórych państwach Europy wymagane jest podpisanie porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych. Jest ono umową między korzystającym (np. organizacją pozarządową lub instytucją) a wolontariuszem, określającą wzajemne prawa i obowiązki. Niezależnie jednak od obowiązku prawnego, porozumienie zawsze warto przygotować – dzięki niemu współpraca bę- dzie przejrzysta dla obu stron. Podpisanie porozumienia może być jednak trudne do wykonania w projektach maso- wych, opartych na crowdsourcingu. W takich przypadkach sugerujemy przygotowanie regulaminu albo kodeksu hono- rowego, których przeczytanie i akceptacja będą warunkiem koniecznym do rozpoczęcia współpracy na zasadzie e-wolontariatu. Na początku współpracy e-wolontariusz powinien zostać również powiadomiony o ewentualnym ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (m.in. jak bezpiecznie korzystać z komputera i Internetu).3. Ewaluacja potrzeb i oczekiwań wolontariuszyE-wolontariusze wybrani, formalności dopełnione. Jeszcze tylko jeden krok dzieli Was od płynnej współpracy: przy-gotowanie e-wolontariuszy do wykonywania zadań. W zależ- ności od specyfiki danego projektu i charakteru zadań do wykonania, warto zadbać o odpowiedni zestaw szkoleń do e-wolontariuszy, np.: • szkolenia merytoryczne z tematyki, której dotyczy projekt

39Harcerze podczas imprezy „Poszukiwanie Środka Miasta”

Fundacji M.I.A.S.T.O. Białystok, 2010

40R

np. na przesyłanie zadań drogą mailową. Przy rozdzielaniu zadań warto upewnić się, czy obie strony dobrze rozumieją polecenie: • jaki efekt chcemy osiągnąć i skąd będziemy wiedzieli, że zadanie zostało wykonane poprawnie, • jaki jest termin wykonania zadania, • w jaki sposób przesłany będzie wynik? Pierwsze zadanie powinno być zadaniem testującym – niezbyt skomplikowanym, którego celem będzie sprawdzenie zarówno rzetelności czy umiejętności e-wolontariusza, jak i wybranych przez nas sposobów komunikacji. Jeśli w trakcie wykonywania zadania nie wystąpią problemy, stopniowo będzie można zwiększać odpowiedzialność danej osoby. Warto również zadbać o wzbogacanie oferty dla e-wolontariuszy różnorodnymi zadaniami – dzięki temu będą oni mogli stale rozwijać swoje umiejętności i zainteresowania oraz sprawdzać się w nowych rolach. Bądźcie również otwarci na propozycje e-wolontariuszy – na pewno sami mają dużo pomysłów na swoje zaangażowanie i rozwijanie swoich pasji w ramach realizowanego z Wami projektu.

Krok 3. Ewaluacja Podczas współpracy z e-wolontariuszami bardzo istotną rolę odgrywa ewaluacja towarzysząca, pozwalająca na bieżąco śledzić stopień i jakość wykonania zadań, a także motywację e-wolontariuszy.

Przykładowe formy ewaluacji to: • anonimowe ankiety (opisywanie trudności, proponowanie zmian) – tzw. feedback forms,

R

R

• spotkania zespołu, podczas których omawiane są zarówno sukcesy, jak i problemy zaistniałe w trakcie realizacji projektu,• rozmowy indywidualne koordynatora i e-wolontariusza, • elektroniczne karty pracy (karty zadań), Anonimowe ankiety wśród beneficjentów projektu, z któ-rymi współpracują e-wolontariusze.

Motywowanie Dla e-wolontariuszy bardzo ważna jest informacja zwrotna (tzw. feedback) i docenianie wykonanej pracy. Nie pozostawiajcie wirtualnych wolontariuszy samym sobie, śmiało chwalcie za postępy w pracy i starajcie się omawiać błędy. Jeżeli nawiązujecie z nimi dłuższą współpracę, pomyślcie o mechanizmach, które pomogą im systematycznie zdoby-wać nowe umiejętności i integrować się z resztą zespołu.

Przydatne strony internetowe, zawierające materiały i narzędzia do pracy z e-wolontariuszami na różnym poziomie:1. Strony do rekrutacji wolontariuszy:• CiviCRM https://civicrm.org/• MailChimp http://mailchimp.com/• Google Forms https://www.google.com/drive/using-drive/2. Przydatne programy do ewaluacji:• Google Forms https://www.google.com/drive/using-drive/3. Komunikatory internetowe: • Jitsi https://jitsi.org/ • Pidgin https://www.pidgin.im/ • Ekiga http://ekiga.org/

41

• Whatsapp http://www.whatsapp.com/• Skype http://www.skype.com/ • Google Hangouts https://www.google.pl/hangouts/• ICQ http://www.icq.com/en4. Wideokonferencje: • Palava.tv http://palava.tv/ • BigBlueButton http://bigbluebutton.org/ • OpenMeetings http://openmeetings.apache.org/ • AppearIn https://appear.in/

• Google Hangouts https://www.google.pl/hangouts/ • Skype http://www.skype.com/ • AnyMeeting http://anymeeting.com/

R

R

Festiwal Światła i Sztuki Ulicy „Lumo Bjalistoko”,

Stowarzyszenie Kreatywne Podlasie, 2014

42

AGNIESZKA HALAMA: Praca woluntarystyczna stanowi złożony, wielowy- miarowy proces, który jest budowany z wykorzystaniem różnorodnych narzędzi pracy z ludźmi. Wolontariat to bezpłatne, świadome i bezinteresowne działanie na rzecz innych, wykraczające poza związki rodzinne, koleżeńskie i przyjacielskie. Jak podaje ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, wolontariusz to osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określo- nych jej przepisami. Wśród prowadzących współpracę z wolontariuszami znajdują się, np. jednostki organizacyjne pomocy społecznej, organizacje pozarządowe, szkoły oraz instytucje kultury.

Wdrażanie wolontariatu powinno być zaplanowanym przedsięwzięciem, obejmującym kilka etapów działań.

1. Diagnoza: rozpoznanie potrzeb w społeczności, ale także wykorzystywanie wolontariatu przez inne osoby, instytucje. Planowanie wolontariatu powinno być adekwatne do (wykonanej na początkowym etapie wdrażania) diagnozy społe-czności lokalnej o charakterze terytorialnym.

2. Przygotowanie instytucji do wdrożenia narzędzia wolontariatu: wybór osoby pełniącej rolę koordynatora, przygotowanie zakresu zadań, podjęcie decyzji i utworzeniu klubu lub koła wolontariuszy, opracowanie

niezbędnej dokumentacji, miejsca na spotkania z wolontariuszami.

Zadania koordynatora:- okresowa ewaluacja struktury wolontariatu w organizacji,- wprowadzenie wolontariusza do zespołu,- szkolenia wstępne i integracyjne,- okresowa ewaluacja wspólnie z wolontariuszami.Cechy dobrego wolontariusza:- lubi i chce pracować z ludźmi,- ma predyspozycje do kierowania innymi,- ma umiejętności komunikacji interpersonalnej,- ma czas na wykonywanie funkcji wolontariusza.

3. Przygotowanie procedur współpracy z wolontariuszami, zapisanych w konkretnych dokumentach (uchwałach, regu- laminach). Zapoznanie z procedurami członków organizacji oraz wolontariuszy.Przykładowe procedury, regulaminy:- zestawienie stanowisk dla wolontariuszy tzw. struktura wolontariatu w organizacji,- zasady rekrutacji,- zasady dotyczące współpracy, jej kontynuowania oraz za- dań na poszczególnych stanowiskach,- zasady koordynowania wolontariatem,- zasady przygotowania ofert pracy woluntaryjnej.

4 Przygotowanie oferty, określenie jak potencjalni wolontariusze zostaną zachęceni, co można im zaproponować. Oferta powinna zawierać zapisy dotyczące pisemnego poro-

43rys. A

GN

IESZKA H

ALA

MA

44ry

s. A

GN

IESZ

KA H

ALA

MA

45rys. A

GN

IESZKA H

ALA

MA

46

zumienia o współpracy, ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków.5. Zaproszenie do współpracy osób zainteresowanych wolontariatem: dzieje się to poprzez różne kanały przepływu informacji (plakaty, ulotki, spotkania), ale ze zwróceniem szczególnej uwagi na mieszkańców lokalnej społeczności, zapoznanych podczas przeprowadzania diagnozy społecz- ności lokalnej.6. Przeprowadzenie rozmów wstępnych: w procesie rekru-tacji należy uwzględniać ofertę usług i ograniczenia wolontariuszy w stosunku do planowanego charakteru pracy. Należy pamiętać, że to wolontariusz ma decydujący wpływ na oferowaną i udzielaną pomoc, zaś rola koordynatora wolontariatu nie powinna zagrażać utrzymaniu woli wyboru przez wolontariusza. Sporządzanie kontraktu:- doprecyzowanie zasad współpracy: należy pamiętać, że profesjonalna praca z wolontariuszami wymaga podpisywania porozumień o współpracy.- porozumienie nie może mieć charakteru uznaniowego, jego zawieranie jest wymagane w profesjonalnym prowadzeniu wolontariatu, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.7. Systematyczna praca z wolontariuszami, polegająca na:- monitorowaniu pracy w środowisku,- organizacji spotkań poświęconych na integrację, wymianę doświadczeń, refleksji z wykonywanej pracy.Spotkania powinny odbywać się w dogodnym dla wolontariuszy czasie i miejscu,

8. Ewaluacja struktury wolontariatu w organizacji:- analiza postępów wykorzystania narzędzia wolontariatu w pracy,- monitorowanie realizowanych działań,- bieżące gromadzenie dokumentacji, m.in.: sprawozdań, zestawień potrzeb, materiału fotograficznego, wypowiedzi wolontariuszy i odbiorców usług.9. Przygotowanie kadry wolontariuszy do realizowania nowych ról, poprzez:- organizowanie spotkań informacyjnych, szkoleń czy też wizyt studyjnych.- nabywanie wiedzy i umiejętności pracy z dziećmi, osobami starszymi, niepełnosprawnymi, organizacji akcji i wydarzeń.

47rys. AGNIESZKA HALAMA

„Nowe narzędzia, nowe możliwości” to projekt, który wspiera organizacje pozarządowe i grupy nieformalne

w sferze nowych technologii.

• Czym jest co-working?• Jakie są zalety pracy w ramach co-workingu.• Jakie są zasady pracy w biurze co-workingowym.• Jak można wykorzystać programy informatyczne do zarządzania projektami?• Jakie są najpopularniejsze programy?• Czym jest e-administracja?• Czym jest Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (E-PUAP)?• Czym jest Biuletyn Informacji Publicznej (BIP)?• Czym jest System Elektronicznej Skrzynki Podawczej (EBOI)?• Czym są metody pracy zdalnej?• Jakie są popularne narzędzia informatyczne do pracy zdalnej?• Korzystanie z narzędzi informatycznych do komunikacji i zarządzania wolontariuszami,• Narzędzia budowania oferty, monitorowania potrzeb i ewaluacji oczekiwań wolontariuszy.

http://www.kreatywnepodlasie.pl/

nowe narzędzia, nowe możliwości - publikacja zbiorcza

Government & Nonprofit