novidades da versão 2010.2

Versão 2010.2 Relação de melhorias e ajustes

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Lista de Melhorias

Horário Escolar

Foi criada nesta versão, a manutenção de horários escolares, os horários podem ser criados e alterados a qualquer momento e emitidos para murais da escola, para alunos e pais dos alunos etc. Para acessar esta função, clicar no menu “Manutenções=>Horário Escolar” , conforme figura abaixo:

Tela demonstrando o menu de acesso para esta nova funcionalidade

Para manutenção de horários escolares é necessário que primeiramente sejam criados os períodos escolares conforme figura abaixo:

Na montagem de horários escolares, é necessário informar a série e turma, e para cada dia da semana que houver aula, a associação de algum período escolar, e após a associação de qual disciplina e professor para cada faixa de horário.

Tela demonstrando a manutenção de Horários Escolares

Após feita a manutenção dos horários escolares, os mesmos podem ser emitidos. Para emissão deve-se escolar a série e turma, para acessar a função de emissão clicar no menu “Emissões=>Manutenções=>Horários Escolares , conforme figura abaixo

Acesso à emissão de horários escolares

Tela para emissão de horários escolares

Horário escolar emitido

Calendário Escolar

Foi disponibilizada a função de manutenção de calendário escolar. Esta funcionalidade tem grande importância ao sistema, pois no calendário escolar são configurados os dias letivos e não letivos para todos os meses do ano, sendo assim outras funções do sistema dependem agora que o calendário esteja configurado para sua utilização.

O Calendário escolar também pode ser emitido para fixação em murais e entrega a pais, professores e alunos.

Para acessar esta função clicar no menu “Manutenções=>Calendário Escolar” conforme figura abaixo:

Acesso à manutenção de calendário escolar

Tela para manutenção do calendário escolar

Após feita a configuração do calendário escolar, o mesmo pode ser emitido. Para emiti-lo, acessar a função no menu “Emissões=>Manutenções=>Calendário Escolar” . A emissão pode ser feita para o ano letivo completo ao apenas para um mês específico, conforme mostrado abaixo:

Acesso a função de emissão de calendário escolar

Tela para emissão do calendário escolar

Calendário Escolar emitido

Ocorrências dos Alunos

Na função de lançamento de ocorrências para alunos, foi acrescentada a opção “Ocorrência Temporal”, para informar que uma ocorrência tem início e fim, por exemplo, suspensões aos alunos.

Esta alteração também é utilizada para impedimento da entrada do aluno na escola, através da função de configurações do monitor de acesso. Para acessar a função clicar no menu “Alunos=>Ocorrências do Aluno” .

Acesso a função de ocorrências dos alunos

Tela de ocorrências dos alunos com a nova opção de ocorrências temporais

Acessos / Frequências

Foi criado no Escolar Manager, um novo menu para tratamento de acessos e frequências dos alunos, este projeto tem como objetivo, dar maior controle aos gestores escolares em relação a entrada de alunos no prédio da escola e acompanhamento diário de suas frequências.

Para acessar clicar no Menu “Acessos / Frequências”.

Menu Acessos/Frequencias

IMPORTANTE: A partir de agora, o Escolar Manager com este novo projeto, dá suporte total a implantação de catracas eletrônicas e/ou leitores biométricos para controle de acesso de alunos, professores e outros colaboradores. Os interessados devem entrar em contato com o departamento comercial da Terabyte Soluções para obter maiores detalhes.

Acesso:

As funcionalidade de acesso do Escolar Manager, tem como objetivo gerenciar a entrada de alunos, professores e colaboradores no prédio da escola, ou seja, quando entraram quando saíram, processar estes registros para frequências(no caso de alunos), e emitir tais acessos.

A primeira parte da divisão do menu “Acessos/Frequências” está destinado para as funções que lidam com controle de acesso, conforme figura abaixo:

Funcionalidades para o controle de acesso

Configurações Monitor de Acesso

Esta funcionalidade tem como objetivo parametrizar itens relevantes para a função “Monitor de Acesso” que será apresentada logo abaixo, suas configurações são:

Não permitir acesso de alunos inadimplentes

Caso esta opção seja marcada, no monitor de acesso aparecerá uma mensagem(escolhida pelo usuário do sistema), caso o aluno esteja inadimplente, sendo assim impedindo seu acesso à escola.

Não permitir acesso de alunos com ocorrências tempo rais ativas no período de acesso

Caso esta opção seja marcada, alunos com ocorrências temporais ativas no período do acesso, que tentarem passar sua carteirinha no monitor de acesso, receberão uma mensagem de impedimento de entrar na escola naquele dia.

Desprezar o registro de acesso caso efetuado em até X minutos após o último

Esta opção serve para desprezar registros de acesso feitos em um intervalo de tempo configurado.

Por exemplo: Se nesta opção o usuário informou 5 minutos, e o aluno passou sua carteirinha de identificação as 07:00hs, e as 07:03 tentasse passar novamente, este último registro seria desprezado.

Abaixo a tela de configuração:

Tela de configurações do Monitor de Acesso

Monitor de Acesso

O Monitor de Acesso, é a tela onde são apresentadas as informações do aluno, no ato da passagem da carteirinha de identificação, e registrado o acesso do mesmo.

Conforme mencionado anteriormente, pode-se registrar o acesso de alunos, professores e colaboradores da escola.

IMPORTANTE: Para utilização desta função, deve-se emitir as carteirinhas de identificação dos alunos no Escolar Manager, e utilizar um leitor manual de código de barras, ou procurar a Terabyte Soluções, no caso de interesse de integração do monitor de acesso com catracas eletrônicas e/ou leitores biométricos.

Abaixo a tela do Monitor de acessos que deve ficar sempre aberta para os registros de acesso:

Tela do Monitode Acesso – Entrada de Aluno

Abaixo tela demonstrando acesso de professores:

Tela do Monitode Acesso – Entrada de Professor

Tela após um aluno em ocorrência temporal ativa, tentando acessar o sistema

Tela do Monitode Acesso – Entrada impedida por ocorrência temporal ativa

Monitor de Acesso

Esta função permite o acompanhamento dos registros de acesso diário, por tipo de acesso (Aluno, Professor ou Colaborador), conforme demonstrado na tela abaixo:

Tela de Consulta diária de Registros de Acesso

Processamento de Registros de Acesso para frequências

Após efetuados os registros de acesso, existe a possibilidade de integrá-los com as frequências dos alunos, para isto é necessário que seja feito o processamento de registros de acesso para frequências de acordo com a tela abaixo:

IMPORTANTE: Não importa quantos registros de acesso existam para o aluno em um determinado dia, o processamento irá apenas levar em consideração que o aluno esteve na escola naquele dia e dará presença para o mesmo naquele dia, e caso a série do aluno tenha frequência por disciplina dará presença para todas as disciplinas do dia em questão. As presenças processadas por esta função poderão ser visualizadas pela tela “Lançamento Diário de Frequência” que será apresentada logo a seguir.

Tela de Processamento de registros de acesso para frequências

Emissão dos registros de acesso

Através do menu “Emissões=>Acessos/Frequências=>Registro de Acesso” , fica disponível a função de emissão de registros de acesso, onde se deve informar o tipo do acesso para impressão e o período.

Menu para a função de emissão de registros de acesso

Tela para emissão de registros de acesso

Emissão de registros de acesso

Frequências:

As funcionalidades de frequências do Escolar Manager têm como objetivo gerenciar a frequência diária dos alunos, ou seja, um analítico de quais dias os alunos tiveram presença ou faltas, para repasse aos pais e controle da escola, fornecendo também insumo para o novo diário de classe.

A segunda parte da divisão do menu “Acessos/Frequências” está destinado para as funções que lidam com frequências, conforme figura abaixo:

Funcionalidades para o controle de frequências

Lançamento Diário de Frequências

Esta funcionalidade é a mais importante no conceito de frequências no Escolar Manager, pois é por ela que são lançadas as frequências e faltas diárias para os alunos, podendo ser mantidas a qualquer momento.

Deve-se escolher a série e turma, e o mês para manutenção das frequências, as colunas com os dias para lançamento de frequências, serão montadas de acordo com os dias letivos configurados no Calendário Escolar conforme a tela abaixo:

Tela de Lançamento Diário de Frequências

Nesta tela há a possibilidade de lançamento de presenças e faltas de forma coletiva, para auxiliar o usuário na operação da função. Para lançar presença ou falta para o mês todo: Clicar na coluna do nome do aluno e escolha a opção desejada.

Para lançar presença ou falta para o dia todo: Clicar na coluna de qualquer dia e escolha a opção desejada.

Lançamento de frequências para séries com frequências por disciplina:

Quando a série escolhida na tela tiver frequência por disciplina, a tela sofrerá uma pequena mudança, aparecerá uma opção para indicar o tipo de lançamento, se será para todas as disciplinas do dia ou por cada disciplina.

Quando for confirmada as frequências para o mês em questão, não será mais permitido mudar a opção, ou seja, ou o lançamento será por disciplina ou para todas as disciplinas do dia em um determinado mês. Caso seja necessário mudar a opção as disciplinas do mês em questão terão que ser excluídas para permitir a mudança.

Processamento de Faltas para Boletim

Esta função tem como objetivo, processar e fazer contagem de faltas no período e lançá-las para o boletim de forma automática.

É necessário que seja informado o bimestre e o período que compõe o mesmo, a série e turma ou todas as séries e turmas da escola e confirmar o processamento.

Tela de Processamento de Faltas para Boletim

Emissão de Frequências Para emissão das frequências dos alunos, cicar no menu “Emissões=>Acessos/Frequências=>Frequências por Período”.

Menu de acesso para emissão de frequências

Na tela de emissão deve-se informar a serie e turma ou o aluno, o período e uma das opções:

• Presenças e Faltas

• Somente Presenças

• Somente Faltas

Tela para emissão de frequências

Emissão de Frequências para séries com frequências diárias:

Emissão de Frequências para séries com frequências por disciplina:

Mapa de Identificação Pessoal

Foi incluída a funcionalidade de emissão de mapa de identificação pessoal de alunos, este relatório tem como finalidade a rápida identificação dos alunos para conselhos de classes, reuniões de professores e diretores da escola etc.

OBS: Como a finalidade deste relatório é a identificação de alunos, os mesmos devem ter suas fotos cadastradas no sistema.

Para acessar esta funcionalidade, clicar no menu “Emissões=>Alunos=>Mapa de Identificação Pessoal”.

Menu de acesso para emissão do mapa de identificação pessoal.

Deve-se informar a série e turma para emissão, e se é para emitir apenas foto, matrícula e nome, se esta opção não estiver marcada outras informações do aluno irão ser emitidas tais como, telefones, filiação etc.

Tela para emissão do mapa de identificação pessoal.

Mapa emitido com a opção “Emitir apenas Foto, Matrícula e Nome” marcada.

Mapa emitido com a opção “Emitir apenas Foto, Matrícula e Nome” desmarcada.

Configurações do Sistema

O sistema passou a disponibilizar novas opções para tratamento de notas e faltas no boletim escolar.

Para acessar esta funcionalidade, basta clicar no menu “Controle” > “Configurações do Sistema”.

Tela demonstrando o menu de acesso para esta nova funcionalidade

As novas opções são: • Não permitir lançamento de faltas pela funcionalidade “Boletim”, pois as faltas serão obtidas

através da função “Processamento de Faltas para o Boletim” – Esta opção deve utilizada somente se a instituição de ensino pretende fazer o controle diário de freqüência do aluno.

• Faixa de notas para o boletim – o sistema passa a possibilitar a definição da faixa de notas no boletim, as opções são: Notas de 0 até 10 ou Notas de 0 até 100. Desta forma o sistema não permite que notas sejam lançadas fora do intervalo definido, evitando assim qualquer erro operacional.

• Precisão decimal das notas – o sistema disponibiliza precisão para uma casa decimal ou duas casas decimais. O sistema não realiza arredondamento de notas, simplesmente utiliza a nota com a precisão decimal determinada.

• Utilizar Recuperação Paralela – o sistema disponibiliza configuração para que a instituição determine se utilizará o conceito de “recuperação paralela”, também conhecida como recuperação bimestral.

• Fórmula de Cálculo da recuperação paralela – caso a instituição utilize recuperação paralela, então o sistema disponibiliza três opções de cálculo, que são:

o Soma aritmética simples; o Média aritmética simples; o Substituição pela maior nota.

Abaixo estamos demonstrando a emissão de uma ata. O relatório lista os alunos, conforme dados informados para emissão, juntamente com a média e o resultado final em cada disciplina.

Boletim (Lançamento de Notas e Faltas por Série e turma)

A funcionalidade de Lançamento de Notas por série e turma passou por reformulação visando melhor usabilidade para o usuário do sistema.

Para acessar esta funcionalidade, basta clicar no menu “Manutenções”, “Manutenção de Boletins” e “Coletivo”.

Tela demonstrando o menu de acesso para esta funcionalidade

Para lançamento de notas e faltas para uma série que utiliza controle de freqüência por série, o sistema disponibiliza o lançamento de notas separado das faltas, através do uso de “abas”. Desta forma as notas devem ser informada através da aba de nome “Lançamento de Notas”. Já as faltas devem informadas através da aba de nome “Lançamento de Faltas”.

O sistema também passou a disponibilizar a numeração de chamada dos alunos, fazendo que os mesmos sejam visualizados na ordem da chamada.

Para melhor usabilidade os botões “Salvar” e “Excluir” estão localizados do lado do campo disciplina.

IMPORTANTE: Pelo de fato de faltas influenciarem no resultado do aluno é necessário que no final do ano, quando a instituição lançar as notas dos 4 bimestres dos alunos e também as faltas, façam uso do cálculo coletivo de notas após o lançamento das faltas.

Tela de lançamento de notas

Para lançamento de notas e faltas para uma série que utiliza controle de freqüência por disciplina, o sistema disponibiliza o lançamento de notas juntamente com as faltas, através do uso de colunas destacadas na cor amarelas.

Para melhor usabilidade os botões “Salvar” e “Excluir” estão localizados do lado do campo disciplina.

Lançamento de Notas utilizando recuperação paralela

Para o lançamento de notas utilizando-se recuperação paralela o sistema disponibiliza uma nova coluna nas tabelas de lançamento de notas, a coluna “N.R.P” em conjunto com a coluna “Média” para cada bimestre.

O uso da recuperação paralela para cada aluno é determinado pelo simples fato de ter o lançamento da nota na coluna “N.R.P.”, pois neste caso a Média do bimestre é obtida automaticamente através de aplicação da formula selecionada na configuração do sistema em conjunto com os campos “Nota” e “N.R.P.”.

Boletim (Lançamento de Notas e Faltas por Aluno)

O sistema passou a disponibilizar o uso de recuperação paralela no lançamento de notas por aluno.

Para acessar esta funcionalidade, basta clicar no menu “Manutenções”, “Manutenção de Boletins” e “Individual”.

Tela demonstrando o menu de acesso para esta funcionalidade

Para que o sistema disponibilize os campos referente a recuperação paralela, é necessário que operador tenha habilitado o uso de recuperação paralela na função Configurações do Sistema. Quando habilitada esta opção, então o sistema disponibiliza os campos “N.R.P.” e “Média” para cada bimestre na tabela de lançamento de notas.

Tela de lançamento de notas e faltas por aluno.

Emissão de Ocorrências

O sistema passou a permitir emissão de todas as ocorrências para determinado período, para isto basta o usuário informar o período desejado e não informar nenhum aluno ou série e turma.

Tela de emissão de ocorrências.

Emissão de declarações sem cabeçalho

Na emissão de declarações de freqüência, matricula e transferência, o sistema passou a disponibilizar opção para não emitir o cabeçalho. O uso desta opção se aplica para instituições que pretendem utilizar papel timbrado para estes documentos.

Emissão de Nota Promissória

Na funcionalidade Matricula de Alunos o sistema passou a permitir, na emissão de notas promissórias, o número da matrícula e o nome do aluno.

Caixa, Baixa Manual de Boletos e Estorno de Duplicatas.

Para estas funcionalidades, quando filtrar pela opção correspondente ao CPF do Responsável, o sistema irá trazer somente os responsáveis que tenham vinculo de duplicatas agregadas.

Geração de arquivo remessa – Banco BRADESCO

Foi incluída funcionalidade para gerar arquivo remessa para o banco Bradesco.

Para acessar esta funcionalidade baste clicar no menu “Financeiro” > “Arquivo de Remessa Bancária”.

Tela de geração de arquivo remessa.

Baixa por Arquivo Retorno – Banco BRADESCO

O sistema passou a disponibilizar o banco Bradesco CNAB 400 para baixa por arquivo retorno.

Tela de baixa por arquivo retorno.

Emissão de Boletos no Formato Paisagem

O sistema passou a disponibilizar vários formatos de emissão do boleto.

Tela de Emissão

Relatório de Cobrança

O sistema passou a as informações de telefone cadastradas na ficha do aluno. Além disso, também foram retiradas as cores de fundo visando economia.

Relatório de Cobrança

Relatório de Duplicatas / Duplicatas Agregadas

A emissão do relatório de duplicatas com o relatório de duplicatas agregadas foram unidos com a finalidade de unificar a totalização do relatório.

Emissão do Diário de Classe

A emissão do Diário de Classe foi totalmente reformulada, contém, novas opções e agora é possível a integração com o novo módulo de freqüência. A assinatura do coordenador também foi adicionada.

Tela de Emissão

Capa do Diário de Classe

Diário de Classe

Emissão do Boletim

A emissão do Boletim foi totalmente reformulada, contém, novas opções e agora é possível emitir notas abaixo da média de vermelho, e também no formato paisagem. Outra opção importante foi a de tirar o cabeçalho padrão podendo ser emitida em papel timbrado.

Tela de Emissão

Boletim Escolar

Lista de Ajustes

Correção no Relatório de Cobrança

Ao emitir o relatório de cobrança e caso tenha mais de um aluno com débitos tendo um mesmo responsável, o sistema lista somente um aluno, sendo que o correto seria listar todos os alunos deste responsável. Além disso, o sistema passou a usar o filtro de ano para filtrar a data de vencimento e não pela data de emissão da duplicata.

Transferência Interna de Alunos

Ao realizar a transferência interna de alunos o sistema reportava mensagem de erro em casos específicos. Com a correção o sistema passou a realizar a transferência de alunos sem reportar mensagem de erro.

Baixa de Boletos por Arquivo Retorno

Ao realizar a baixa de duplicatas por arquivo retorno bancário para duplicatas que foram geradas com finalidades especificas utilizando conta contábil do tipo tesouraria o sistema realizava a baixa corretamente, porém não permitia o estorno da baixa pelo fato da duplicata ser de conta contábil do tipo tesouraria. Com a correção o sistema passou a identificar, durante o processamento de baixa por arquivo retorno, as duplicatas que foram geradas para conta contábil de tesouraria, fazendo com que o usuário informe a conta contábil do tipo bancária para ser utilizada na baixa das duplicatas.

Baixa de Boletos por Arquivo Retorno

Ao consultar as duplicatas baixadas de um arquivo retorno já processado o sistema não listava o valor de juros e desconto utilizados na baixa. Com a correção o sistema passou a mostrar o valor dos juros e descontos utilizados na baixa das duplicatas.

Emissão da Ficha Avaliativa

Ao emitir a Ficha Avaliativa de alunos referente a série que possua controle de freqüência definido por disciplina, o sistema não listava a carga horária total das disciplinas. Com a correção o sistema passou a listar a carga horária total das disciplinas.

Caixa - baixa de duplicatas

Na funcionalidade de Caixa, após ter selecionado uma determinada parcela e posteriormente selecionar esta mesma duplicata e incluir na listagem de itens de caixa pela segunda vez, o sistema reportava mensagem informando que a parcela já estava na listagem e posteriormente reportava uma mensagem de erro. Com a correção o sistema passou a emitir somente a mensagem informativa para o usuário avisando que a duplicata já foi adicionada na lista.

Caixa

Na funcionalidade de Caixa, na aba de duplicatas, após ter informado uma data de pagamento diferente da data disponibilizada inicialmente pelo sistema e depois de ter clicado no botão “Atualiza valores” o sistema não calculava corretamente o valor total da duplicata. Com a correção o sistema passou a considerar corretamente o valor total da duplicata para este cenário.

Matrícula de Alunos, Cancelamento de matricula

Ao cancelar a matricula de alunos que tiveram as duplicatas geradas em ano letivo anterior ao ano letivo atual da matricula, o sistema não cancelava automaticamente as duplicatas de situação EM ABERTO que não estavam vencidas. Com a correção o sistema passou a cancelar automaticamente as duplicatas de situação de EM ABERTO.

Devolução de Cheques

O sistema não disponibilizava botão para confirmar a devolução de cheques. Com a correção o sistema passou a disponibilizar os botões corretamente.

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