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Le rôle de l’équipe webLe rôle de l’équipe webet ses relations avec les autres et ses relations avec les autres
intervenants dans l’application du intervenants dans l’application du nouveau règlementnouveau règlement
Benoît Girard, Benoît Girard,
conseiller stratégique au réseau des webmestresconseiller stratégique au réseau des webmestres
DAPC, MSGDAPC, MSG
IntroductionIntroduction
L’obligation de diffuser l’information par L’obligation de diffuser l’information par défaut crée un lien plus étroit entre les défaut crée un lien plus étroit entre les archivistes et l’équipe Webarchivistes et l’équipe Web
Il faut définir clairement le rôle de chacun Il faut définir clairement le rôle de chacun et jeter les bases de la collaboration plus et jeter les bases de la collaboration plus étroite à venir.étroite à venir.
Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web
Diffuser l’informationDiffuser l’information
Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web
Diffuser l’informationDiffuser l’informationS’assurer que l’information est intelligible S’assurer que l’information est intelligible
pour les usagers à qui elle est destinée;pour les usagers à qui elle est destinée;
Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web
Diffuser l’information;Diffuser l’information;S’assurer que l’information est intelligible S’assurer que l’information est intelligible
pour les usagers à qui elle est destinée;pour les usagers à qui elle est destinée;
Le foyer de toutes les interventions de Le foyer de toutes les interventions de l’équipe Web: l’équipe Web: le service aux usagersle service aux usagers..
Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus
Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.
Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus
Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.
Exactitude du contenuExactitude du contenu
Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus
Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.
Exactitude du contenuExactitude du contenuExhaustivité du contenu;Exhaustivité du contenu;
Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus
Centré sur la qualité des contenus à Centré sur la qualité des contenus à diffuser.diffuser.
Exactitude du contenuExactitude du contenuExhaustivitéExhaustivitéConformité aux normesConformité aux normesEtc.Etc.
Croisement des commandesCroisement des commandes
Pour assurer la diffusion conformément au Pour assurer la diffusion conformément au règlement, les archivistes passent des règlement, les archivistes passent des commandes à l’équipe Web ;commandes à l’équipe Web ;
Pour assurer un service adéquat aux Pour assurer un service adéquat aux usagers, l’équipe Web passe des usagers, l’équipe Web passe des commandes aux détenteurs de contenus commandes aux détenteurs de contenus et aux archivistes.et aux archivistes.
Le contexte de la collaborationLe contexte de la collaboration
La collaboration va se dérouler dans le La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts cadre de deux ensembles distincts d’opérations :d’opérations :La chaîne normale de traitement de La chaîne normale de traitement de
l’informationl’information
Le contexte de la collaborationLe contexte de la collaboration
La collaboration va se dérouler dans le La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts cadre de deux ensembles distincts d’opérations:d’opérations:La chaîne normale de traitement de La chaîne normale de traitement de
l’informationl’informationL’implantation initiale du règlement;L’implantation initiale du règlement;
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au règlementadaptée au règlement
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au règlementadaptée au règlement
Réception du document, nouvellement créé(ou ayant fait l’objet d’une demande d’accès recevable)
Création oudocumentexistant
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Le document arrivant est-il assujetti ? (oui ou nno)Si oui, il est destiné au site Web.
Création oudocumentexistant
Assujetti ?
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Le document est ensuite indexé.
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Le document est ensuite élagué pour en masquerles renseignements personnels à protéger
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Prépa- ration
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Numérisation ?
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Prépa- ration
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Prépa- ration
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?Changement de format ?
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Création ouDocumentexistant
Assujetti? Index- ation
Prépa- ration
Élagage PRP
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ? Changement de format ?Traduction, etc. ?
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Création ouDocumentexistant
Assujetti? Index- ation
Prépa- ration
Élagage PRP
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?Changement de format ?Traduction, etc. ?Multimédia ?
Le document est ensuite préparé pour le site Web.
Prépa- ration
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement
Le document est enfin mis en ligne.
Dépôt du document en ligne.Ajout à la navigation.
Prépa- ration
Mise en ligne
Élagage PRP
Création oudocumentexistant
Assujetti ? Indexa-
tion
Autre terrain de collaborationAutre terrain de collaboration
Les coûts d’opération courante ne sont Les coûts d’opération courante ne sont pas les seuls auxquels les ministères et pas les seuls auxquels les ministères et organismes devront consentir ;organismes devront consentir ;
L’implantation de la nouvelle chaîne de L’implantation de la nouvelle chaîne de traitement constitue une démarche elle-traitement constitue une démarche elle-même onéreuse.même onéreuse.
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationDans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ?En quelle quantité ?
Inventaire
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationDans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ?En quelle quantité ?
Nécessité de statuer surles cas ambigus.
Inventaire
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationCertains documents requis devront peut-être être créés spécialement pour faire partie du site.
Inventaire Création
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationL’information elle-même doit-elleêtre corrigée et nettoyée avantsa diffusion ?
Inventaire Mise à
niveau Création
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationAménager les menus de navigation,les répertoires et les textes de présentation des nouveaux documents.
Inventaire Mise à niveau
Création Adaptation
du site
Une démarche d’implantationUne démarche d’implantation
Inventaire Mise à
niveau
Expliquer les nouvelles responsabilités ;Décréter des consignes et des règles ;S’assurer qu’elles sont correctement appliquées ;Établir des points de contrôle de qualité.
Création Adaptation
du site Nouvelle
procédure
ConclusionConclusion
J’espère que ces quelques remarques J’espère que ces quelques remarques vous aideront à partir du bon pied dans la vous aideront à partir du bon pied dans la collaboration qui vous attend.collaboration qui vous attend.
Je vous invite à amorcer les contacts le Je vous invite à amorcer les contacts le plus tôt possible. Comme tout autre plus tôt possible. Comme tout autre processus d’apprivoisement, celui-ci processus d’apprivoisement, celui-ci nécessite un mûrissement qui prend du nécessite un mûrissement qui prend du temps. temps.
Merci de votre attention Merci de votre attention
Des questions ?Des questions ?