Historia del Archivo General de Protocolos

El Archivo General de Protocolos fue creado segn el Decreto 257 que contena la Ley Orgnica y Reglamentaria del Poder Judicial emitida durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios.

Inicialmente, fue creado para que en l se depositaran los tomos de protocolos de notarios fallecidos, notarios suspendidos en el ejercicio de la profesin y notarios que se encontraran fuera del pas. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicia de la Ciudad de Guatemala, presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia. Un escribiente era el encargado de realizar lo que se le solicitara, permaneciendo en el Archivo los das y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; asimismo, estaba a cargo de llevar el control en un libro de registro de cada protocolo depositado, con expresin del ao o aos que comprendan y el nmero de folios que lo formaban.

Durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios, se emite una nueva Ley Notarial contenida en el Decreto 271 de fecha 20 de febrero de 1882, ampliando las atribuciones del Archivo de las Salas de Justicia, en cuanto al depsito voluntario de los protocolos; y otras regulaciones referentes al vencimiento del trmino de la fianza y no era renovada, la cual se extenda por un trmino de dos aos, cuando en contra de algn notario se hubiera dictado interdiccin judicial o auto de prisin y cuando por cualquier razn los notarios se ausentaran del pas.

La ley notarial contenida en el decreto 271 dedica el captulo XIII al Archivo General de Protocolos y dems Registros Notariales, comprendido del artculo 59 al 62. Estuvo vigente en nuestro pas por mucho tiempo, hasta que fue derogada por una nueva Ley de Notariado. Durante el gobierno del General Jorge Ubico en el ao 1934 se emite una nueva ley notarial, contenida en el decreto 1563. En dicho decreto se establece que el Archivo contina siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el mismo se conocera con el nombre de Archivo General de Registros Notariales y se requera ser notario hbil para el ejercicio de la profesin para optar al cargo de director del mismo.

El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, segn Decreto 1744; en el cual el captulo dcimo quinto es dedicado al Archivo General de Protocolos en los artculos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa fecha, pasa a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo Judicial como lo legislaba la Ley Notarial derogada.El 30 de noviembre de 1946, cuando Congreso de la Repblica promulga el Decreto 314 Cdigo de Notariado, el cual fue promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo ao y entr en vigencia el 1 de enero de 1947. El Decreto No. 314 del Congreso de la Repblica es el Cdigo de Notariado que actualmente rige, el cual regula en el ttulo XI lo referente al Archivo General de Protocolos.

Base Legal

Al Archivo General de Protocolos lo rigen varias normas, desde luego la ms importante es la emanada del Cdigo de Notariado sin embargo existen otras que no regulan su actividad pero que exigen de sta, un cumplimiento exacto de los notarios ante ciertos actos.

En el Cdigo de Notariado, la norma por antonomasia del Archivo General de Protocolos, establece en su artculo 78 que dicha institucin es dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial y le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdiccin voluntaria, que detallar ms adelante, los testimonios especiales de escrituras pblicas y los Protocoles que en l se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario. Asimismo se establece el mbito general de la Institucin as como del Director del Archivo como sus atribuciones, su nombramiento por el Presidente del Organismo Judicial y sus funciones.

En sus artculos posteriores (del 84 al 89) radica la normativa afn a la inspeccin o revisin de protocolos donde bsicamente se velar por que el notario cumpla con todos los requisitos que la ley establece para ejercer el notariado legalmente, como avisos y obligaciones (como la de entregar el protocolo para su revisin cada ao al Archivo). Tambin se especifica el caso de incumplimiento de entregar el protocolo para su inspeccin, se le dar audiencia, por parte del Juez de Primera Instancia despus de haber sido avisado por el inspector, para exponer sus argumentos de falta de cumplimiento de darlo y si el juez falla en su contra deber entregarlo y si an as no lo hiciere, ser a la fuerza.

En caso de no cumplir con la ley en lo que se refiere a obligaciones notariales que establece, no slo este cdigo sino todo el ordenamiento jurdico, se remitir copia certificada del acta correspondiente a la Corte Suprema de Justicia, quienes le darn audiencia y dictarn lo que sea menester.

Para la reposicin de un Protocolo se necesitar, como lo dictan los artculos del 90 al 97 del mismo Cdigo, dar aviso al Juez de primera Instancia quien otear el caso y dictar la reposicin, pidiendo al Archivo copia de los testimonios especiales otorgados por el notario para reponer el protocolo sino existieren, se pedir al Registro de la Propiedad inmueble y se citarn a los otorgantes e interesados.

Las dems leyes que regulan la actividad notarial afn al Archivo General de Protocolos se mencionan a continuacin:

Segn el Acuerdo 7-2012 de la Corte Suprema de Justicia existe obligacin del Archivo as como los Jueces de Primera Instancia del Ramo Civil en los departamentos, de destruir el papel sellado especial para protocolos restante en el protocolo de un notario fallecido, inhabilitados o pensionados por vejez en presencia del Director del Archivo o en su defecto, el Sub Director delegado. La destruccin se debe hacer en un solo acto por cualquier modo siempre que se est seguro de haberse destruido. Ante este acto de destruccin el encargado certificar el acto haciendo constar: el nombre del notario; nmero de colegiado; nmero de clave; nmero de tomos del protocolo entregado y el nmero de papel sellado especial para protocolo sin utilizar.

En caso de que reciban el protocolo de un notario inhbil temporal, por ausencia o por ejercer un cargo pblico, no se destruir el papel sellado especial para protocolo y por lo tanto no pedir que se entregue en conjunto con el tomo o tomos de protocolo.La Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria establece, entre sus normas, que el notario despus de haber terminado un expediente de Jurisdiccin Voluntaria enviar este al Archivo General de Protocolos. Estos expedientes son: Ausencia (art. 8-10 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Disposicin y gravamen de bienes de menores, incapaces y ausentes (arts. 11-13 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Reconocimiento de preez o de parto (arts. 14-17 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Cambio de nombre (arts. 18-20 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Asiento extemporneo de partidas y actas del Registro Civil (nacimiento, defuncin, matrimonio) (art. 21 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Determinacin de edad (art. 22 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Rectificacin de partidas del Registro Civil (art. 23 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Reposicin de Partidas del Registro Civil Identificacin de tercero (art. 440 Cdigo Procesal Civil y Mercantil) Patrimonio Familiar (art. 24-27) Proceso sucesorio Intestado (art.450 Cdigo Procesal Civil y Mercantil) Proceso sucesorio testamentario (art.488 Cdigo Procesal Civil y Mercantil) Expediente de donacin por causa de muerte. (arts. 943 y 1193 Cdigo Civil y art. 2 del Dto. 73-75-Registro de Procesos Sucesorios) Rectificacin de rea de Inmueble (art. 15 de la ley de Rectificacin de rea)

En la solicitud de cancelacin de inscripcin por fallecimiento, opera el Cdigo Civil en su artculo 1717 donde se expone la manera de terminar un mandato, en su inciso 6 especficamente: por muerte o interdiccin del mandante o del mandatario.

Obligaciones del Notario

Obligaciones del Notario para con el Archivo General de Protocolos:

ActividadPlazo

Apertura del ProtocoloAnualmente

Empastado30 das siguientes al cierre

Entrega del protocolo al Archivo General de Protocolos o al JuzgadoAntes de incurrir en la causal(inhabilitacin, por ausencia de ms de un aos)

Cierre del protocoloAl final del ao o antes de dejar de cartular

Revisin o InspeccinPor orden del Director General del Archivo o Juzgado respectivo.

ReposicinAl enterarse de la prdida o destruccin

Envo de expedientes de jurisdiccin voluntariaAl concluirlos. En el caso de rectificaciones de rea, 45 das despus.

Envo de avisos notariales y protocolizaciones de documentos autorizados en el extranjero 10 das despus de la fecha de protocolizacin

Obligaciones Generales:

El sello del Notario debe ser legible, no gastado.

El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un formulario de registro al efecto.

No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se borra con el tiempo, lo que no permite digitalizar documentos.

No repetir o seriar instrumentos con nmero repetido, de conformidad con el artculo 96 del Cdigo del Notariado, se debe realizar diligencias de enmienda en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil.

Los testimonios especiales tienen un plazo de presentacin, 25 das despus de la fecha de autorizacin del instrumento pblico. Deben presentarse fotocopias completas, claras, sin rayas negras, completamente legibles. Las transcripciones deben ser legibles. Todas las hojas deben ser numeradas, firmadas y selladas por el Notario compulsante (por ejemplo, en supuestos de notarios que temporalmente no puedan compulsar, dejando constancia de que se trata de un testimonio especial a ruego. La clave del notario debe ser visible. Un timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se deben inutilizar los timbres notariales o fiscales (con el sello del notario, no perforndolos). El timbre notarial se adhiere en la primera hoja, no en la ltima.

En el caso de testimonios especiales de protocolizacin, el documento protocolizado debe formar parte de la escritura y debe ser insertado en el testimonio especial. En la fotocopia debe estar visible el folio del documento, el impuesto fiscal o notarial. La razn final debe concordar el nmero de instrumentos y el nmero de hojas que lo componen. Si se encuentra compulsado por notario distinto al otorgante "a ruego" deben sealarse las circunstancias y la causa de la imposibilidad. En el caso de los testamentos y donaciones mortis causa abiertos comunes en plica y sus modificaciones o revocaciones, se transcribe el acta, se utilizan sobre oficio, no sobre manila, y se redacta una razn con los requisitos sealados en el artculo 37 del Cdigo del Notariado. La razn debe ir sellada y firmada por el notario. La plica lleva un timbre notarial de Q. 25.00.

En el caso de los ndices de Protocolo, adems de los requisitos generales, el envo al Archivo General de Protocolos debe efectuarse hasta 25 das hbiles despus del cierre del Protocolo. Cada hoja est gravada con timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya tributara la operacin, se debe razonar dicha circunstancia.

Los avisos trimestrales, el plazo es de 25 das hbiles despus de finalizar el trimestre calendario, pudiendo presentarse en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil. Se dirige un memorial del Director del Archivo General de Protocolos, indicando alguno de los siguientes supuestos, y sealando la clave del notario. Firmado y sellado por el notario, en original, sin que est afecto a impuestos. Los supuestos son: Nmero de testimonios y fecha del ltimo autorizado; Nmero y fecha del ltimo cancelado; Mencin de que no autoriz ningn testimonio en el trimestre.

Institucin en la actualidad

Licda. Mara de los ngeles Fajardo Figueroa, Directora del Archivo General de Protocolos. Licda. Flor de Mara Solares, Sub- directora del Archivo General de Protocolos. Organigrama

DELEGACIONES

1. REGIONALES

I. NOR- ORIENTE. Con sede en la ciudad de CHIQUIMULA, tiene competencia para los departamentos de ZACAPA, CHIQUIMULA, JALAPA, JUTIAPA, PETEN, IZABAL Y EL PROGRESO.

II. ALTA VERAPAZ. Con sede en COBAN para los departamentos de ALTA VERAPAZ Y BAJA VERAPAZ.

III. OCCIDENTE. Con sede en QUETZALTENANGO, tiene competencia para los departamentos de QUETZALTENANGO, SAN MARCOS, QUICHE, TOTONICAPAN Y SOLOLA.

IV. SUR. Con sede en ESCUINTLA, tiene competencia para los departamentos de ESCUINTLA, SUCHITEPEQUES Y RETALHULEU.

2. DEPARTAMENTALES

I. HUEHUETENANGOCon sede y competencia en el departamento de HUHUETENANGO.

II. PETENCon sede y competencia en el departamento de PETEN.

III. IZABALCon sede y competencia en el departamento de IZABAL.

IV. SACATEPEQUEZ Con sede y competencia en el departamento de SACATEPEQUEZY CHIMALTENANGO.

V. SAN MARCOSCon sede y competencia en el departamento de SAN MARCOS.

VI. SUCHITEPEQUEZCon sede y competencia en el departamento de SUCHITEPEQUEZ Y RETALHULEU.

VII. JUTIAPA. Con sede y competencia en el departamento de JUTIAPA.

SERVICIOSQUEPRESTANLASDELEGACIONES:

RECEPCIN1.Testimoniosespeciales.2.Testimoniosespecialesenplicadetestamentosodonacionesporcausademuerte.3.ndices4.Avisosdecancelacin5.Avisostrimestrales6.Avisosdeampliacin7.Avisosdeprotocolizacindedocumentosprovenientesdelextranjero8.ExpedientesdeJurisdiccinVoluntaria9.Aperturadeprotocolos10.ProtocolosNotariales11.Avisosqueel (la)notario(a)ejercecargopblico.12.Avisosqueel (la)notario(a) seausentadelpas.13.Avisosqueel (la)notario(a) no hacartulado.14.Avisosdenombramientodedepositario(a).CERTIFICACIONESYCONSTANCIAS1.Testimoniosespeciales.2.ndices3.Avisosdecancelacin4.Avisostrimestrales5.Avisosdeprotocolizacindedocumentosprovenientesdelextranjero6.ExpedientesdeJurisdiccinVoluntaria7.Notarioexcluidodellistadoconimpedimentotemporalparaelejerciciodelnotariado.8.Perodosen loscualeshatenidoel (la)notario(a)impedimento temporalparaelejercicio delnotariado.9.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosfallecidos.10.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosqueentreganen formavoluntaria.11.Actasde derecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosquesalenfueradelpas.12.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosentregadosporordenjudicial.13.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosinhabilitados.14.Certificacindeatestadosde lostomosdeprotocolosdepositadosen elArchivoGeneral deProtocolos.15.Constanciadenegativadeescrituranoautorizada.16.Constanciadeescrituranoexistente.EXTENSINDEINSTRUMENTOSPBLICOSNOTARIALES

1.Testimonioespecial2.Testimonio3.CopiasimplelegalizadaAVISOS

1.Avisodetestamentoodonacinporcausademuerte.2.Avisodematrimonio.3.Avisodecancelacin.4.Avisode noautorizada.5.Avisodeomitida.6.AvisoaDireccinGeneral deCatastroyAvalodeBienesInmuebles7.AvisoaCatastroMunicipal.8.AvisoaDireccinGeneral de Control deArmasyMuniciones.

ANEXOS

Unidades que comprenden el Archivo General de Protocolos:

I. SECRETARA GENERAL

Esta se encarga como sus funciones ms importantes las del Cobro de multa por presentacin extempornea de avisos de contratos traslativos de dominio, el pago por servicios prestados del Archivo y el procedimiento para la devolucin de honorarios por servicios no prestados.

Cobro de multa por presentacin extempornea de avisos de contratos traslativos de dominio: Esto se refiere que a quien deba pagar multas por concepto de avisos presentados fuera del plazo establecido a la Direccin General de Catastro y Avalo de Bienes Inmuebles y a las Oficinas de Catastro Municipal como lo son: los contratos de enajenacin de bienes inmuebles, contratos de donacin de vienen inmuebles, actos o contratos de unificacin de inmuebles y otros que no estn afectados al pago del impuesto, casos de desmembracin de inmuebles en que se formen nuevas fincas y en contratos de permuta.

Se podrn pagar stas multas en el Archivo y en sus delegaciones y al presentar el documento respectivo en la ventanilla se le dar un recibo que se deber cancelar en las cajas de Banrural (ubicadas en el primer nivel del Edificio Jade) y se le devolver el documento ya sellado.

El pago por servicios prestados del Archivo: Este pago de la actividad realizada por el Archivo General de Protocolos se har efectivo al pago en las cajas de Banrural ubicadas en el primer nivel del Edificio Jade

Procedimiento para la devolucin de honorarios por servicios no prestados: Esta solicitud para que se le retribuyan los honorarios, se presentar en el Archivo o sus delegaciones dirigida al Director de dicha Institucin pregonando los argumentos por los cuales solicita la devolucin y firmada por la persona que aparezca en el recibo de pago 220-c. Asimismo solventar un formulario para el registro de cuanta de depsitos monetarios el cual lo emite la Direccin de Tesorera de la Gerencia Financiera donde se depositar, en su caso, la devolucin de los honorarios reclamados. Finalmente el Archivo traslada expediente a Contabilidad del OJ para que contine con el trmite de devolucin.

II. REGISTRO ELECTRNICO DE PODERES

Inscripcin y modificacin de poderes - Requisitos para primer ingreso y reingreso de un poder: 1. Las fotocopias del testimonio original deben presentarse legibles, completas con cartula notarial o en flder[footnoteRef:1]. [1: Artculo 66 del Cdigo de Notariado.]

2. Todas las hojas del testimonio deben estar numeradas, firmadas y sellada por el notario que lo compulse[footnoteRef:2]. [2: Artculo 70 del Cdigo de Notariado.]

3. En la razn del testimonio indicar el nmero de hojas de las que se compone, persona a quien se extiende, el lugar y fecha en que se compulsa[footnoteRef:3]. [3: Artculo 70 del Cdigo de Notariado.]

4. El impuesto al que estn afectos los poderes generales en la primera hoja del testimonio un timbre fiscal del valor de: Q10.00; poderes especiales en la primera hoja del testimonio un timbre fiscal del valor de: Q2.00[footnoteRef:4] [4: Artculo 5 numeral 8 Decreto 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]

5. En los poderes o mandatos judiciales No se cubre impuesto. 6. Indicar en la razn del testimonio el monto de impuesto y citar el nmero de cada uno de los timbres fiscales que utilice[footnoteRef:5]. [5: Artculo 19 del Decreto. 3792 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]

7. En protocolizaciones de poderes o mandatos provenientes del extranjero cubrir el impuesto con timbres fiscales en el documento original, dando fe el notario de tal circunstancia[footnoteRef:6]. [6: Artculos 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y el 16 numeral 2 del Dto. 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]

8. Adherir al testimonio un timbre fiscal de Q.0.50 para la razn del registro[footnoteRef:7]. [7: Artculo 5 numeral 3 del Dto. 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]

9. Si se compulsa el testimonio de un poder proveniente del extranjero mediante el sistema de transcripcin, debern transcribirse en su totalidad los pases de ley; y al presentarlo para su registro, deber acompaar fotocopia de los documentos que se protocolizaron.

Reingreso de un poder suspendido:Para reingresar un poder suspendido, el notario deber subsanar la causa o causas de suspensin sealadas y reingresar el documento con lo siguiente:1. Hoja de suspensin2. Recibo de pago.3. Hoja del testimonio donde consta el nmero asignado.4. Pago de honorarios por suspensin de poder segn acuerdo de tarifas 24-2011 de la Corte Suprema de Justicia.5. Una vez haya sido suspendido su poder, no se aceptan testados, adiciones o entrerrenglonaduras en el instrumento pblico. Por lo tanto, deber aclarar, ampliar o modificar el instrumento pblico, conforme lo establecido en los artculos 1578 del Cdigo Civil y 36 del Cdigo de Notariado.

Los documentos anteriormente descritos son indispensables para reingresar los testimonios de poderes, caso contrario deber pagar nuevamente la inscripcin.

Segundos subsiguientes testimonios:Los interesados que por cualquier motivo necesiten razonar el segundo testimonio de un poder previamente inscrito, debern cumplir con los requisitos de primer ingreso, cuya razn final ser encabezada con la leyenda: ES SEGUNDO TESTIMONIO adhiriendo nicamente un timbre fiscal de Q.0.50 para cubrir la razn registral[footnoteRef:8]. [8: Artculo 5 numeral 3 del Dto. 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]

Modificaciones:1. Aclaracin y ampliacin: Las aclaraciones y ampliaciones realizadas a las escrituras pblicas de mandato siempre que amplen o aclaren el fondo del asunto deben realizarse con intervencin de los comparecientes; si las mismas son de forma el notario la podr realizar por s y ante s[footnoteRef:9]. Los testimonios de las escrituras pblicas de ampliacin o aclaracin, debern reunir los mismos requisitos para el primer ingreso de un poder. [9: Artculos 31 y 77 inciso e) del Cdigo de Notariado.]

2. Sustitucin: Las escrituras pblicas por medio de las cuales se sustituye al mandatario, debern individualizar el mandato, indicando el nmero y la fecha de la escritura pblica por medio de la cual se otorg, indicar en quin se sustituye el mandato y si dicha sustitucin se hace de manera total o parcial (indicar las facultades sustituidas), si es con o sin reserva de ejercicio y nmero de inscripcin registral del Registro de Poderes.3. Revocatoria: Las escrituras pblicas de revocatoria de mandato debe individualizar el poder que se revoca, indicando el nmero y la fecha de la escritura pblica por medio de la cual se otorg, nombre del mandante y del o los mandatarios y nmero de inscripcin registral del Registro de Poderes. 4. Renuncia: Las escrituras pblicas de renuncia del mandatario, deben individualizar el mandato, indicando el nmero y la fecha de la escritura pblica por medio de la cual se otorg y el nmero de inscripcin registral del Registro de Poderes.

Cancelacin de inscripcin y modificacin de razn o denominacin Social:Los interesados que soliciten la cancelacin de una inscripcin o la anotacin en las mismas del cambio de denominacin social de la entidad mandante o mandataria, en el Archivo o sus delegaciones debern presentar:1. Escrito dirigido al Director del Archivo General de Protocolos reuniendo todos los requisitos establecidos para el efecto en el artculo 61 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil. Deber establecerse el motivo que genera la cancelacin de la inscripcin y adjuntar los documentos que comprueban dicho extremo; Artculo 1,717 del Cdigo Civil.2. En el caso de la anotacin de modificacin de razn o denominacin social, adems de los requisitos antes sealados, se debe adjuntar certificacin del Registro Mercantil en el cual conste la inscripcin de la nueva razn o denominacin social;3. La firma del solicitante deber ser legalizada por notario.

Solicitud de certificaciones de inscripcin o modificacin de poderes registrados:1) Presentar solicitud por escrito en la sede del Archivo o sus delegaciones, indicando los datos del poder y el nmero del registro del mismo. Al momento de presentar la solicitud se hace la bsqueda de la inscripcin del poder y se le proporciona la orden para que se le extienda el recibo por concepto del valor de las fotocopias y tarifa de certificacin.2) Aproximadamente 24 horas despus la certificacin ser entregada al solicitante.

Solicitud de cancelacin de inscripcin registral por fallecimiento, interdiccin o quiebra: 1) Presentar solicitud de cancelacin de poder en la sede del Archivo o sus delegaciones con firma legalizada por notario, (representante legal debe acreditar representacin).2) Acompaar duplicado de la solicitud:3) Certificacin, segn sea el caso:a. De la partida de defuncin.b. De la resolucin que declara la interdiccin debidamente inscrita en el Registro Nacional de las Personasc. De la resolucin que declare la quiebra del mandante debidamente inscrita en el Registro Mercantil General de la Repblica.Fundamento Legal: Artculo 1717 del Cdigo Civil.

III. REGISTRO ELECTRNICO DE NOTARIOS

Registro de firma y sello de notarios - Primera inscripcin:1. Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado colegiado activo, solicitando su inscripcin como Abogado y Notario y el registro del sello y la firma que utilizar en el ejercicio de su profesin. Dentro del memorial de solicitud deber consignarse la firma y sello del nuevo profesional y lugar para recibir notificaciones, establecindose si as se desea, correo electrnico para tales efectos.2. Certificacin del acta del examen pblico de tesis y certificacin del acto pblico de graduacin.3. Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de la Corte Suprema de Justicia, en el cual se consigna el nmero de colegiado correspondiente.4. Fotocopia legalizada del recibo de pago de colegiacin profesional.5. Boleta de carencia de antecedentes penales emitida dentro de los tres meses anteriores.6. Certificacin de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres meses anteriores.7. Constancia extendida por el Tribunal Supremo Electoral, de estar vigente en el uso de los derechos civiles y polticos.8. Dos fotocopias legalizadas del documento personal de identificacin.9. Boleto de ornato en original o fotocopia legalizada de ste. Cuadruplicado de la orden y recibo de ingresos judiciales 220-C donde consta el pago de:a. El registro de firma y sello profesional.b. La constancia de inscripcin como Notarioc. Y pago del derecho anual de apertura de protocolo, en su caso.10. El memorial de solicitud y documentos adjuntos debern acompaarse de un duplicado y dos copias adicionales.

Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia emitir la resolucin ordenando el registro, el cual se llevar a cabo con la presencia del notario ante el Registro Electrnico de Notarios en donde registrar la firma y el sello que utilizar en el libro correspondiente.

Modificaciones de firma y/o sello:1. Solicitar formulario forma 2000 en cualquiera de las unidades del Archivo General de Protocolos y sus delegaciones o en el Registro de Abogados.2. Entregar el formulario debidamente lleno en el Registro de Abogados.3. Adjuntar al formulario una copia y el original o copia del recibo de pago.4. En los casos de robo o extravo del sello profesional adems de los requisitos antes sealados, deber adjuntarse al formulario citado fotocopia de la denuncia presentada ante el Ministerio Pblico.5. La Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, autorizar el cambio o modificacin de firma y/o sello mediante la resolucin respectiva, debiendo presentarse el notario ante el Registro de Abogados a efecto de registrar su nueva firma o sello.

Posteriormente con copia de la resolucin el notario debe presentarse al Registro Electrnico de Notarios con su carn de colegiado activo extendido por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala y proceder a registrar el nuevo sello y/o firma si fuera el caso, en el libro respectivo.

Apertura de protocolo:Para pagar el derecho de apertura de protocolo, deber llenarse el formulario correspondiente; el cual se entrega en la unidad de protocolos notariales, el formulario llenado con tinta negra; el receptor verifica que el formulario contenga la informacin completa, la firma y sello del notario y de su depositario. Se extiende un recibo por el valor de cincuenta quetzales.

Recepcin de avisos:1. Notario que ejerce cargo pblico.2. Notario que se ausenta del pas.3. Notario fallecido.4. Notario que no ha cartulado.5. Nombramiento de depositario.6. Notario inhabilitado.

Formato de aviso que el notario se ausenta del pas:

Certificaciones y constancias:El Registro Electrnico de Notarios del Archivo General de Protocolos emiten las siguientes constancias y certificaciones:1. Pago de apertura de protocolo.2. Firma y sello de notario.3. Notario habilitado.4. Notario inhabilitado.5. Notario depositario.6. Notario con cargo pblico.7. Notario ausente del pas.8. Notario fallecido.9. Notario excluido del listado con impedimento temporal para el ejercicio del notariado.10. Perodos en los cuales ha tenido el notario impedimento temporal para el ejercicio del notariado.11. El notario no ha tenido anotaciones en el Registro Electrnico de Notarios.12. El notario ha tenido impedimento.

IV. TESTIMONIOS ESPECIALES

Entrega de testimonio especial:Al presentar testimonios especiales para su recepcin se debe cumplir con los requisitos establecidos en los artculos 37 literal a) y 70 del Cdigo de Notariado y observar lo siguiente:1. Las fotocopias o transcripciones del testimonio deben estar completas, fieles y claramente legibles.2. Las hojas deben estar numeradas, selladas y firmadas por el notario.3. Los datos expresados en la razn del testimonio especial, debe coincidir con el instrumento pblico (nmero de instrumento, lugar y fecha, nmero de hojas); y contener la leyenda: PARA REMITIR AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, lugar y fecha en que extiende o compulsa.4. El nmero de hojas que se consigna en la razn debe coincidir con el nmero de hojas de que est compuesto el instrumento pblico.5. Indicar en la primera pgina de cada testimonio en forma visible, el nmero de clave del notario.6. Adherir a cada hoja fotocopiada o transcrita, timbre fiscal de Q. 0.50, inutilizado.7. Adherir timbres notariales en la primera hoja del testimonio, debidamente inutilizados conforme lo regulado en la Ley y el Reglamento de Timbre Forense y Timbre Notarial.

Testimonio especial en plica de testamento o donacin por causa de muerte y formato:Para la presentacin de las plicas que contienen testimonios especiales de testamentos comunes abiertos o de donaciones por causa de muerte, la plica deber presentarse al operador de testimonios especiales; al Subdirector en las Delegaciones Regionales y Departamentales del Archivo General de Protocolos; o al Secretario en el Juzgado de PrimeraInstancia Civil, en los dems Departamentos de la Repblica. En la plica debe cumplirse los requisitos siguientes:1. Indicar el nmero de clave del notario2. Expresar el nmero de orden, lugar, fecha, hora (de inicio y finalizacin) y objeto del instrumento.3. Nombre del testador o donante4. Identificar los nmeros de orden, registro y quinquenio de las hojas de papel sellado especial para protocolo en las que est contenido el testamento o donacin por causa de muerte.

Testimonio del ndice:En la presentacin del testimonio del ndice del protocolo, el notario deber cumplir con los requisitos siguientes:1. El testimonio del ndice podr extenderlo por medio de fotocopias o transcrito.2. Todas las hojas deben estar claramente legibles, numeradas, firmadas y selladas por el notario.3. Debe cumplir con asentar la razn final correspondiente.4. Indicar el nmero de clave en la primera hoja del testimonio especial.Se entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el comprobante respectivo.

Formas de presentacin[footnoteRef:10]: [10: Artculos 92 del Cdigo de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 delCongreso de la Repblica, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de PapelSellado Especial Para Protocolos.]

Testimonio. Testimonio especial. Fotocopia autenticada por el notario. Copia simple legalizada.

Aviso de cancelacin y formato:

El aviso de cancelacin podr presentarlo en la unidad de testimonios especiales del Archivo General de Protocolos y sus delegaciones, el notario deber cumplir con los requisitos siguientes:1. Nmero de orden y fecha del instrumento cancelado.2. Razn o motivo por el cual se cancela (no es indispensable).3. Lugar y fecha en que se da el aviso.

Avisos trimestrales y formato:Los avisos trimestrales podrn presentarse en la unidad de testimonios especiales del Archivo General de Protocolos y sus delegaciones, el notario deber cumplir con los requisitos siguientes:1. Indicar claramente el trimestre a que corresponda: PRIMER TRIMESTRE, SEGUNDO TRIMESTRE, TERCER TRIMESTRE O CUARTO TRIMESTRE, en su caso.2. Nmero de orden, lugar y fecha del LTIMO instrumento pblico autorizado o cancelado, o en su caso, que no autoriz instrumento pblico alguno durante el trimestre respectivo.3. Lugar y fecha del aviso.4. Firma, sello y numero de clave del notario.

Avisos de ampliacin, modificacin, rectificacin y/o aclaracin de instrumentos pblicos y formato:El aviso de ampliacin, modificacin, rectificacin y/o aclaracin de instrumentos pblicos podrn presentarse en la unidad de testimonios especiales del Archivo y en sus delegaciones, el notario deber cumplir los requisitos siguientes:1. Nmero, fecha y notario autorizante del instrumento pblico que se ampla, modifica, rectifica y/o aclara.2. Nmero y fecha del instrumento pblico de ampliacin, modificacin, rectificacin y/o aclaracin;3. Lugar y fecha del aviso; Firma, sello y nmero de clave del notario.

Rectificacin de avisos entregados al archivo general de Protocolos y formato:

La rectificacin de avisos entregados al Archivo General de Protocolos y sus delegaciones deber contener:1. Nmero y ao del aviso trimestral que se rectifica;2. Nmero y fecha del instrumento pblico que se rectifica y el motivo por el cual se est rectificando el aviso. Lugar y fecha del aviso;3. Firma, sello y nmero de clave del notario.

Avisos de protocolizacin de documentos provenientes del extranjero y formato:El notario debe cumplir en el aviso con los requisitos siguientes:1. Nmero de orden, lugar y fecha del instrumento de protocolizacin.2. Lugar y fecha en que fue expedido el documento proveniente del extranjero.3. Funcionario o notario que lo autoriz.4. Nombre del o los otorgantes.5. Objeto del acto o contrato.6. Clase, monto y especificaciones del impuesto satisfecho en el documento original.7. Lugar y fecha del aviso.8. Firma, sello y nmero de clave del notario.

Razn de cierre y formato:La razn de cierre contendr la fecha, el nmero de instrumentos pblicos de que se compone distribuidos as: nmero de escrituras matrices, razones de legalizacin de firmas, actas de protocolizacin y nmero de instrumentos pblicos cancelados; nmero de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere y la firma del notario[footnoteRef:11]. [11: Artculo 12 del Cdigo de Notariado.]

Razn marginal y formato:El notario pondr al margen de la escritura matriz, razn de haber autorizado otra escritura que la adicione, aclare, modifique, revoque o rescinda; y tambin razonar los ttulos y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra modificacin, en virtud de los instrumentos que hubiere autorizado[footnoteRef:12]. [12: Artculo 36 del Cdigo de Notariado]

Expedientes que se remiten al archivo general de Protocolos:1. Ausencia (Arts. 8 al 10, Dto. 54-77)2. Disposicin y gravamen de bienes de menores, incapaces y ausentes (Arts. 11 al 13, Dto. 54-77)3. Reconocimiento de preez o de parto ( Arts. 14 al 17, Dto. 54-77)4. Cambio de nombre (Arts. 18 al 20, Dto. 54-77)5. Asiento extemporneo de partidas y actas del Registro Civil: nacimiento, defuncin, matrimonio, etctera. (Art. 21, Dto. 54-77).6. Determinacin de edad (Art. 22, Dto. 54-77)7. Rectificacin de partidas del Registro Civil (Art. 23, Dto. 54-77)8. Reposicin de partidas del Registro Civil9. Identificacin de tercero (Art. 440 Cdigo Procesal Civil y Mercantil)10. Patrimonio Familiar (Art. 24 al 27, Dto. 54-77)11. Proceso sucesorio intestado (Art. 450 Cdigo Procesal Civil y Mercantil)12. Proceso sucesorio testamentario (Art. 488 Cdigo Procesal Civil y Mercantil)13. Expediente de donacin por causa de muerte (Arts. 943 y 1193 Cdigo Civil) y 2 e) Dto.73-7514. Rectificacin de rea de inmueble (Art. 15 Decreto Ley 125-83).

Aspectos a revisar:1. Presentacin de aviso de remisin2. Que el expediente sea original y fenecido (en caso de fallecimiento de notario se reciben los expedientes en el estado en que se encuentren).3. Que est foliado en su totalidad

V. MICROFILMACIN

En esta dependencia es la encargada de realizar funciones como: la apertura de plicas de testimonios especiales de testamentos o donaciones por causa de muerte y la entrega y elaboracin de certificaciones y constancias de los testimonios especiales, certificacin de solvencia de entrega de testimonios especiales, certificacin de avisos trimestrales y constancia de entrega de testimonios especiales y avisos trimestrales.

Si el testimonio se pide del ao 1965 al 1995 se verificar su legibilidad y se proceder al pago y en los aos del 1996 a la actualidad slo se buscar el original y se proceder al pago para la respectiva certificacin.

La apertura de plicas de testimonios especiales de testamentos o donaciones por causa de muerte: El que pida esta apertura deber llenar los siguientes requisitos: presentar sus documentos de identificacin y certificacin original de la partida de defuncin del testados o donante y se refutan y escudrian los datos entre la plica y la partida de defuncin y luego en presencia del Directos General del Archivo se proceder a la apertura y tendr que pagar por las fotocopias y honorarios de certificacin para que se le extienda la certificacin solicitada.

Las tarifas de lo anterior son:

VI. SUPERVISIN NOTARIAL

El Director del Archivo General de Protocolos, tiene la facultad de realizar anualmente, revisin ordinaria en los protocolos, labor que lleva a cabo la unidad de supervisin notarial.

Las inspecciones y revisiones de protocolos notariales, las pueden realizar:1. El Director del Archivo General de Protocolos (Artculos 81 y 84 del Cdigo de Notariado).2. Los subdirectores y asesores de las delegaciones regionales y departa mentales del Archivo General de Protocolos.3. El Juez de Primera Instancia Civil Departamental (Acuerdo 54-2000, emitido por la Corte Suprema de Justicia).4. Notarios revisores nombrados por Acuerdo del Presidente del Organismo Judicial (Art. 84 del Cdigo de Notariado).

Para efectuar la revisin se le notificar al notario el da y hora que deber presentarse, en la que se realizar la revisin de los tomos de protocolo que en el oficio de citacin se le indique. El da de la revisin se levantar acta en la que se har constar, entre otros: antecedentes, aspectos generales, observaciones susceptibles de subsanar sin intervencin judicial, con intervencin judicial y de las que nicamente se deja constancia y se informa a la Corte Suprema de Justicia.

En el caso de que el protocolo no cumpla con los requisitos formales que determina el Cdigo de Notariado, se fija al notario un plazo para que cumpla con los mismos.

Clases de revisiones:1. Ordinaria: La que se practica cada ao por el director del archivo general de protocolos, delegaciones regionales y departamentales del mismo, en los departamentos que no estn cubiertos por las mencionadas delegaciones es practicada por los jueces de primera instancia y en su caso, en toda la repblica, por los notarios colegiados activos nombrados para el efecto por la presidencia del Organismo judicial.

2. Extraordinaria: La que ordena efectuar la corte suprema de justicia.

3. Especial:La ordenada por juez competente o el ministerio pblico para la averiguacin de la comisin de un delito.

4. Postmortem:La que se practica en el protocolo y sus comprobantes que son entregados al Archivo general de protocolos o al juzgado de primera instancia civil, por motivo del fallecimiento del notario.

Aspectos que se revisan en las inspecciones y revisiones de Protocolos:1. Del empastado: para inspeccionar la forma en que se encuentra empastado el tomo de protocolo y sus atestados.2. De la foliacin: la forma en que ha sido foliado el protocolo.3. Correlatividad del nmero de orden y registro de las hojas de papel sellado especial para protocolos.4. Nmero de instrumentos pblicos de que consta.5. Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha de pago de derecho de apertura de protocolo.6. Fecha de cierre de protocolo.7. Si la razn de cierre est firmada y coincide con el contenido del protocolo y el ndice.8. El ndice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal correspondiente y coincidir con el contenido del protocolo y la razn de cierre.9. Razones marginales. (Ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones).

Atestados:1. Recibo de pago de derecho de apertura de protocolo.2. Comprobantes de entrega:a. De avisos trimestrales.b. De testimonios especiales.c. De testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por causa de muerte.d. De avisos de cancelacin.e. De avisos de protocolizacin de documentos provenientes del extranjero.f. De ndice.3. Copias con sello de recepcin de los avisos presentados al Registro General de la Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte autorizados.4. Copias con sello de recepcin de los avisos presentados al Registro Nacional de las Personas de los matrimonios celebrados.5. Copias con sello de recepcin de los avisos presentados al DIGECAM de las compraventas de arma de fuego realizadas

Observaciones derivadas de las inspecciones y revisiones de protocolos:A. Susceptibles de subsanar sin intervencin judicial:1. Protocolo sin foliar o foliado a lpiz.2. Razones marginales: cuando autorizan escrituras de ampliacin, aclaracin, modificacin, rescisin etc. y se omite asentar la razn marginal a la escritura matriz.3. No elaboran la razn de cierre despus del ltimo instrumento pblico o la elaboran incorrectamente, de manera que no coincide con el contenido del protocolo (escrituras matrices, actas de protocolizacin, instrumentos cancelados y cantidad de folios).4. No incorporan el ndice original al tomo de protocolo.5. No firman y sellan todas las hojas del ndice, no le colocan el timbre fiscal a cada hoja, no consignan la fecha o no coincide con el contenido del protocolo ni con la razn de cierre.6. La razn de cancelacin de los instrumentos pblicos cancelados no son firmadas por el notario.7. No incorporar a los atestados los avisos notariales que corresponden al protocolo, tales como avisos trimestrales, avisos de cancelacin, las copias con sello de recepcin de los avisos de los matrimonios celebrados, de los testamentos autorizados, de los comprobantes de los avisos de los documentos provenientes del extranjero, del comprobante de la entrega del ndice, de la copia con sello de recepcin del recibo de pago de derecho de apertura de protocolo.8. Actas notariales protocolizadas que carecen de timbre notarial y/o timbre fiscal.9. El o los tomos de protocolo no han sido empastados (cosidos y pegados).10. Un documento protocolizado se inserta entre la razn de cierre y el ndice.11. Cuando el empastar el tomo de protocolo se altera el orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolos.

B. Susceptibles de subsanar con intervencin judicial:1. Alteracin en la foliacin: por repetir nmeros u omitirlos.2. Alteracin de orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolos:i. Por no aparecer dentro del tomo de protocolo una o varias hojas. Extravo, robo etc.ii. Por encontrarse mal insertadas o colocadas.3. Alteracin de la numeracin cardinal de los instrumentos pblicos.i. Por repetir el nmero de instrumento pblicoii. Por omitir nmero de instrumento pblico4. Dejar sin utilizar el anverso, el reverso o la hoja completa del papel sellado especial para protocolos.5. Extravo de hojas en blanco y/o, que contengan instrumentos pblicos autorizados, cancelados o firmados nicamente por los comparecientes.6. Al documento que se protocoliza no le colocan nmero de folio, lo que ocasiona adems de la ampliacin del acta de protocolizacin, diligencias de enmienda por alteracin en la foliacin.7. Instrumentos pblicos que han sido autorizados y sobre ellos imprimen otro texto, lo que ocasiona el deterioro del mismo, procediendo diligencias voluntarias de reposicin de protocolo.

VII. PROTOCOLOS NOTARIALES

Los albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su poder el protocolo de un notario fallecido debern entregarlo dentro de los 30 das siguientes al fallecimiento. Artculo 23 del Cdigo de Notariado.

Requisitos:1) Entrega realizada por la persona que tenga en su poder los tomos de protocolo:a. Certificacin de la partida de defuncin del notario.b. Fotocopia del documento personal de identificacin de la persona que hace la entrega.c. Sello de notario, si los tuviera.d. Formulario de recepcin de Protocolo.

2) Entrega realizada por encargo del depositario del notario fallecidoa. Carta de autorizacin de entrega de tomos de protocolo, firmada y sellada por el notario depositario, con firma autenticada.b. Certificacin de la partida de defuncin del notario.c. Fotocopia del documento personal de identificacin del notario depositario.d. Fotocopia del documento personal de identificacin de la persona que entrega.e. Sellos de hule si los tuviera.f. Formulario de recepcin de protocolo.

3) Entrega voluntaria: Los notarios inhabilitados, los que se ausentan del pas por ms de un ao y aquellos que desearn depositar su protocolo de manera voluntaria. Artculos 26 y 27 del Cdigo de Notariado.

4) Por el propio notarioa. Fotocopia del documento personal de identificacin.b. Formulario de recepcin de protocolo.

5) Entrega por encargo del notarioa. Carta de autorizacin para entregar los tomos del protocolo, firmada y sellada por el notario, con firma autenticada.b. Fotocopia del documento personal de identificacin del notario.c. Fotocopia del documento personal de identificacin de la persona que hace la entrega.d. Formulario de recepcin de protocolo.

6) Entrega por encargo del propio notario por enfermedada. Certificado Mdico.b. Fotocopia de documento personal de identificacin del notario.c. Fotocopia de documento personal de identificacin de la persona que hace la entrega.d. Carta de autorizacin para entregar los tomos de protocolo, firmada y sellada por el notario, si no pudiera firmar debe haberse indicado en el certificado mdico ese aspecto.e. Formulario de recepcin de protocolo.

Consulta y exhibicin de protocolos notariales:Las personas interesadas en consultar algn instrumento pblico contenido en alguno de los tomos de protocolo depositados en el Archivo General de Protocolos, podr solicitarlo al encargado el cual pondr a la vista del interesado el instrumento pblico, previa identificacin del usuario.

La exhibicin y/o consulta de escritura pblicas de testamentos o donaciones por causa de muerte, se realizarn nicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente certificacin de la partida de defuncin del testador o donante, la cual se incorporar al tomo del protocolo consultado.

La Unidad de Protocolos Notariales recibe solicitudes de emisin de copias simples legalizadas, testimonios o testimonios especiales de las escrituras pblicas que se encuentren contenidas en los tomos de protocolo depositados, debiendo el usuario para el efecto:1. Indicar el nombre del notario,2. Nmero y fecha del instrumento pblico;3. En el caso de testimonios, si el contrato que contiene el documento pblico se encuentra afecto al pago del IVA o cualquier otro, el usuario debe adjuntar formulario por medio del cual se realizaron los pagos correspondientes; 4. Las reproducciones de las escrituras pblicas de testamentos o donaciones por causa de muerte, se realizarn nicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente certificacin de la partida de defuncin del testador o donante, la cual se incorporar al tomo del protocolo consultado.

Certificaciones:El usuario podr solicitar certificaciones, constancias y avisos en la unidad de protocolos notariales1. Certificaciones de actas de recepcin, inspeccin y revisin de protocolos de notarios fallecidos.2. Certificaciones de actas de recepcin, inspeccin y revisin de protocolos de notarios que entregan en forma voluntaria.

Constancias:1. Entrega de protocolo de notarios fallecidos.2. Entrega de protocolo de forma voluntaria.3. Entrega de protocolo de notarios que salen fuera del pas.4. Entrega de protocolo por orden judicial.5. Entrega de protocolo de notarios inhabilitados.6. Negativa de escritura no autorizada.7. Negativa de escritura no existente. Avisos1. Aviso de testamento o donacin por causa de muerte.2. Aviso de matrimonio.3. Aviso de cancelacin.4. Aviso de no autorizada.5. Aviso de omitida.6. Aviso a Direccin General de Catastro y Avalo de Bienes Inmuebles7. Aviso a Catastro Municipal.8. Aviso a Direccin General de Control de Armas y Municiones.

Sistemas Registrales

Las normas que rigen la organizacin de los Registros Pblicos de bienes tienen en una gran parte, un componente de abstraccin y forma, es decir, se trata de preceptos encaminados a regular el funcionamiento de las Oficinas Registrales, en un sentido amplio, puesto que comprenden tanto el procedimiento registral como los efectos que con la publicidad se consiguen.[footnoteRef:13] [13: Sistemas Registrales: consultado en http://www.cinder.info/wp-content/uploads/file/DocumentosMoscu/Sistemas%20registrales_%20La%20propiedad%20inscrita%20como%20la%20propiedad%20protegida.pdf Guatemala, 26.03.14, a las 03:29, pg. 1]

En este caso, se abordar el tema del archivo general de protocolos, dependencia de la corte suprema de justicia, y con el cual los notarios tienen mucha relacin.

Para ello, cada pas adopta el sistema acorde a sus capacidades y apegados a su conveniencia, ya que depender de dicho sistema, la solidificacin de la garanta de lo que ah se registre, es decir, la seguridad jurdica pblica, se encuentra determinada por el sistema adoptado.

Clases de sistemas registrales:

1. Formales: Se refiere a la forma en que se presentan los documentos, es decir, si son copias o transcripciones fieles a las originales.

2. Organizacionales: Se refiere a que si el registro se lleva por finca, folio, documento, o por persona.

3. Sistema de inoponibilidad[footnoteRef:14]: Significa que los actos, que por obligacin deben inscribirse, pero que no fueron inscritos, no podrn oponerse ante terceros.[footnoteRef:15] [14: Op. Cit. Sistemas Registrales online: Pg. 2, ] [15: Utilizado principalmente en Francia.]

4. Sistema de inatacabilidad: Significa, que, al registrar un acto o documento, el registro se queda con una copia, y una le queda al particular; en este caso, si se establece que existen diferencias entre ambos documentos, prevalece lo que se mantenga en el registro.Caractersticas: Pblico. (por simples notas, o por certificaciones. Registro completo: Mantener un paralelismo entre el acto y el registro, es decir, contener todos los datos necesarios para representar efectivamente lo que se quiso en el acto.

5. De depuracin de actos: No todos, los actos, son registrables, sino solamente aquellos que tengan consideracin de documentos pblicos.

6. Sistema tecnolgico: El que ofrece realizar consultas va electrnica, a travs de dispositivos de operacin digital.El anterior manifiesta, en nuestra sociedad actual las siguientes ventajas: Fcil acceso a la informacin. Intercomunicacin entre los distintos registros. Posibilidad de firmas electrnicas.No obstante, al adoptar ste sistema, debe tomarse en cuenta que paralelamente deben establecerse mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad de la informacin transmitida.

Adems de los anteriores, el derecho registral, establece los siguientes sistemas:1. Registros de Derechos.2. Registros de Documentos.

APLICADO A GUATEMALA:

Es el caso, que el Archivo General de protocolos sigue, conforme el cdigo de notariado los siguientes sistemas: SISTEMA FORMAL: Acepta, copias y transcripciones.[footnoteRef:16] Segn el artculo 67 del cdigo de notariado. [16: Organismo Ejecutivo, Decreto 314; Cdigo de Notariado, Guatemala, 1946. ]

SISTEMA ORGANIZACIONAL: Por persona. SISTEMA TECNOLGICO: Ya que en la actualidad, permite obtener consultas electrnicas, con usuario y clave del notario, el cual nicamente necesita presentar como requisito para solicitar el servicio su carn de colegiado activo, previo registro. SISTEMA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS: Ya que puede registra: Mandatos Judiciales, expedientes de jurisdiccin voluntaria, testimonios especiales de las escrituras pblicas, y depsitos de protocolos por impedimento, ausencia o muerte del notario.[footnoteRef:17] Sin embargo, aparejado al registro de documentos, tambin conllevan la de garantizar seguridad jurdica en cuanto a derechos y obligaciones contenidos en los documentos por lo tanto tambin registra derechos. [17: Loc. Cit. Decreto 314. Art. 78]