1

NOTA TAKLIMATMODUL PENGURUSAN PRESTASI

2

LATAR BELAKANGFALSAFAHOBJEKTIFFAEDAH

FUNGSI MODUL

PERANAN

ALIRAN PROSES

LANGKAH PELAKSANAAN

KANDUNGAN

3

LATAR BELAKANG - FALSAFAH

Penjajaran matlamat individu kepada matlamat organisasi.

Pemantauan dan penilaian prestasi individu, pasukan dan organisasi.

Pemantauan sendiri untuk mendorong penambahbaikan yang berterusan.

Pengurusan Prestasi sebagai rutin harian pihak pengurusan

4

LATAR BELAKANG - OBJEKTIF

Menetapkan sasaran prestasi setiap individu

Merancang pencapaian serta penilaian prestasi

Memantau dan menilai prestasi individu serta organisasi

Menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta ganjaran

5

INDIVIDU

Memahami kehendak organisasi, memantau prestasi dan pembangunan kerjaya sendiri, dan menggalakkan pembangunan diri

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Menjadikan pengurusan prestasi sebagai rutin harian, membolehkan pemantauan tahap prestasi dan objektif setiap individu dan pasukan secara on-line, dan menilai keberkesanan penggunaan sumber manusia.

ORGANISASIMewujudkan pengukuran standard untuk menilai prestasi individu dan pasukan di semua agensi kerajaan

LATAR BELAKANG - FAEDAH

6

SUBMODUL LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

(LNPT)

7

LATAR BELAKANGFALSAFAHOBJEKTIFFAEDAH

FUNGSI MODUL

PERANAN

ALIRAN PROSES

LANGKAH PELAKSANAAN

KANDUNGAN

8

Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

MODUL PENGURUSAN PRESTASI

Submodul Pengesahan Dalam

Perkhidmatan

FUNGSI MODUL

9

S�������

L������ P�������� P������� T������ �LNPT�

Penilaian Prestasi Bagi

Dalam Tempoh Berkursus

Anugerah Khidmat

Cemerlang

Penilaian Prestasi Tahunan

FUNGSI MODUL

Pengesahan Markah Prestasi Penilaian

Sasaran Kerja Tahunan

Penilaian Prestasi LNPT

Lampiran Kertas Pertimbangan

PPSM

Laporan Penilaian

Prestasi Khas

(sedang dibangunkan)

10

FUNGSI MODUL

Bil. Fungsi Keterangan

1. Penetapan SKT Membolehkan pengguna mengisi aktviti/projek utama yang hendak dilaksanakan beserta petunjuk prestasinya.

2. Penilaian Prestasi Tahunan

Membolehkan pengguna menyelenggara penilaian prestasi bagi dirinya sendiri dan PYD di bawah seliaannya.

3. Penilaian Prestasi Dalam Tempoh Berkursus

Membolehkan Urus Setia PPSM menyelenggara prestasi PYD yang masih dalam tempoh berkursus.

11

FUNGSI MODUL

Bil. Fungsi Keterangan

4. Pengesahan Markah Penilaian Prestasi

Membolehkan Urus Setia PPSM menyelenggara markah penilaian prestasi seperti yang telah disahkan oleh Panel Penilai.

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

Membolehkan Pencadang APC memilih dan mencadangkan calon penerima APC kepada Urus Setia PPSM untuk diputuskan oleh PPSM.

12

LATAR BELAKANGFALSAFAHOBJEKTIFFAEDAH

FUNGSI MODUL

PERANAN

ALIRAN PROSES

LANGKAH PELAKSANAAN

KANDUNGAN

13

PERANAN

BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI

1. Pegawai Yang Dinilai (PYD)

Menetapkan SKT untuk tahun tersebut.Paparan senarai SKT yang ditambah.Paparan senarai SKT yang digugurkan.Kemas kini aktiviti / projek dan petunjuk

prestasi. Papar dan cetak kesemua SKT.Papar pencapaian dalam bentuk

perbandingan. Laporan sasaran pencapaian keseluruhan.Hantar SKT kepada PPP untuk pengesahan. Menyelenggara Kegiatan dan Sumbangan di

Luar Tugas Rasmi. Menyelenggara Senarai program/kursus/

seminar yang telah dihadiri. Menyelenggara Senarai program/kursus/

seminar yang diperlukan untuk tahun berikutnya.

- SKT - Penilaian Prestasi

14

PERANAN

BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI

2. Pegawai Penilai Pertama (PPP)

Mengesahkan SKT untuk kakitangan yang diselia.

Papar senarai SKT tambahan.Papar senarai SKT yang digugurkan.Papar status setiap SKT. Papar dan cetak kesemua SKT. Papar pencapaian dalam bentuk

perbandingan. Laporan dan semak sasaran pencapaian

keseluruhan. Menilai dan mengesahkan kriteria prestasi

PYD

- SKT - Penilaian Prestasi

3. Pegawai Penilai Kedua (PPK)

Menilai dan mengesahkan kriteria prestasi PYD bergantung kepada senarai kriteria yang ditetapkan bagi setiap kumpulan pegawai.

15

BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI

4. Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia

Memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK.

Menyemak markah keseluruhan (purata) yang dikira oleh sistem.

Menganalisa prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan PPSM.

Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan PPSM seperti pergerakan gaji, latihan, penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada PYD.

Memasukkan markah penilaian prestasi yang telah dibuat oleh Penyelia / Academic Registrar / Programme Head ke dalam HRMIS.

-Penilaian Prestasi-Penilaian Prestasi Dalam Tempoh Berkursus

PERANAN

16

BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI

5. Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Membuat penyelarasan dan mengesahkan markah penilaian prestasi.

Mengesyorkan penempatan, pembangunan kerjaya, bimbingan dan kaunseling serta menentukan kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan gaji PYD.

-Penilaian Prestasi

6. Pentadbir Aliran Kerja (PM)

Menetapkan aliran kerja (PM) di dalam aplikasi berdasarkan kepada templet aliran kerja yang telah disiapkan.

-Pentadbiran Sistem

PERANAN

17

LATAR BELAKANGFALSAFAHOBJEKTIFFAEDAH

FUNGSI MODUL

PERANAN

ALIRAN PROSES

LANGKAH PELAKSANAAN

KANDUNGAN

18

ALIRAN PROSES

Pegawai Penilai Pertama (PPP)

Hantar untuk Semakan dan Pengesahan

Penyediaan SKT

Aktiviti/ProjekPetunjuk Prestasi

Bersetuju dan Mengesahkan

SKT

Pegawai Yang Dinilai (PYD)

Semak SKT yang disediakan

Tidak Bersetuju dan arahkan untuk

pindaan

Hantar untuk Pindaan

PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)

19

ALIRAN PROSES

Melengkapkan Maklumat Pegawai

Melengkapkan Kegiatan Dan Sumbangan Di Luar Tugas

rasmi

Pegawai Yang Dinilai (PYD) Pegawai Penilai Pertama (PPP) Pegawai Penilai Kedua (PPK)

Menilai PYD dari segi:

Kepimpinan

Kualiti Peribadi

Penghasilan Kerja

Pengetahuan dan Kepakaran

Memberi Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan

Memberi Ulasan Keseluruhan

Dihantar untuk

Penilaian PPP

Dihantar untuk

Penilaian PPK

KE RAJAH 3

Menilai PYD dari segi:

Kepimpinan

Kualiti Peribadi

Penghasilan Kerja

Pengetahuan dan Kepakaran

PENILAIAN PRESTASI

20

ALIRAN PROSES

Pelarasan Laporan Penilaian Prestasi

Tahunan

Pengesahan Markah Penilaian Prestasi

Dihantar untuk Pelarasan

Dihantar untuk

Pengesahan

DARI RAJAH 2

PENILAIAN PRESTASI (sambungan)

21

ALIRAN PROSES

ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC)

Pemilihan Calon Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang

Pencadang APCUrus Setia Panel

Pembangunan Sumber Manusia

Panel Pembangunan Sumber Manusia

Semakan SenaraiCalon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

KelulusanCalon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

Memilih Kriteria Senarai Pendek

Menjana Senarai Pendek CalonYang Layak Untuk APC

Membuat Pemilihan Calon APC

Senarai Calon Untuk PertimbanganAnugerah

PerkhidmatanCemerlang

Membuat Semakan AtasPemilihanMembuat Perubahan PadaPencalonan BerdasarkanSenarai

Membuat Ulasan dan Mencetak Laporan

Meluluskan PemilihanCalon Hasil DaripadaMesyuarat

22

Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus

Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus – oleh

Penyelia / Academic Registrar / Programme Head

1. Cetak dan hantar kepada Penyelia / Academic Registrar / Programme Head

Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus

Kemas kini ke dalam HRMIS

Menilai Prestasi

3. Hantar kepada Urus Setia

Pegawai Yang Dinilai (PYD)

2. Kembalikan kepada PYD

ALIRAN PROSES PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

PENILAIAN PRESTASI DALAM TEMPOH BERKURSUS

23

LATAR BELAKANGFALSAFAHOBJEKTIFFAEDAH

FUNGSI MODUL

ALIRAN PROSES

PERANAN

LANGKAH PELAKSANAAN

KANDUNGAN

24

LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT

Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab

1. Melengkapkan maklumat dalam Modul Data Perjawatan.

Lengkapkan semua data perjawatan yang disandang oleh PYD.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

2. Melengkapkan Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi.

Lengkapkan semua data rekod peribadi.

PYD / Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

3. Melengkapkan maklumat dalam Profil Perkhidmatan.

Lengkapkan semua maklumat dalam Profil Perkhidmatan.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

4. Melengkapkan templet Profil Pengguna bagi penetapan peranan dalam submodul.

Lengkapkan templet Profil Pengguna yang akan menentukan peranan seperti berikut:I)Pentadbir Sistem (Penilaian Prestasi) II)Pentadbir Aliran Kerja (Penilaian Prestasi)

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

Sebelum Pelaksanaan

25

LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT

Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab

5. Menetapkan peranan di dalam HRMIS mengikut templet yang telah dilengkapkan.

Penetapan peranan di dalam HRMIS mengikut templet yang telah disediakan di Langkah 4.

Pentadbir Sistem – Level 1 atau 2 di agensi.

6. Melengkapkan templet bagi peranan dan aliran kerja PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM.

Lengkapkan templet peranan dan aliran kerja seperti berikut:I)PPP;II)PPK;III)Urus Setia PPSM; dan IV)PPSM.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

7. Menetapkan peranan PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM dalam HRMIS.

Tetapkan peranan bagi PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM.

Pentadbir Sistem – Level 1 atau 2

Sebelum Pelaksanaan

26

LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT

Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab

8. Menetapkan Aliran Kerja (Penilaian Prestasi) di dalam HRMIS berdasarkan templet aliran kerja yang telah disiapkan.

Tetapkan aliran kerja dari PYD kepada PPP dan kemudiannya dari PPP kepada PPK mengikut templet yang disiapkan dalam langkah 6.

Pentadbir Aliran Kerja (Penilaian Prestasi)

9. Memastikan data asas Submodul LNPT adalah lengkap.

Setiap agensi memastikan semua data asas adalah lengkap sebelum Submodul LNPT dapat dilaksanakan.

Agensi Kerajaan

Sebelum Pelaksanaan

27

LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT

Semasa PelaksanaanBil. Langkah Tindakan

Tanggungjawab

1. Merekodkan tarikh Bahagian/Unit atau Cawangan mula melaksanakan Submodul LNPT.

Simpan satu rekod log tarikh pelaksanaan di setiap Bahagian/Unit atau Cawangan bagi tujuan pemantauan.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

2. Memantau secara berterusan pelaksanaan Submodul LNPT.

Pantau pelaksanaan Submodul LNPT dan log isu/masalah yang timbul kepada Helpdesk Tahap 0. Sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan, panjangkan kepada Helpdesk Tahap 1.

Pentadbir Sistem (Penilaian Prestasi)

28

SEKIAN,TERIMA KASIH