nota pengurusan prestasi
TRANSCRIPT
PENGURUSAN PRESTASI
ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM
BAHAGIAN PERKHIDMATANBAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAMJABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIAMALAYSIA
KE ARAH PENGURUSAN SUMBER MANUSIABERASASKAN KOMPETENSI DI BAWAH SISTEM SARAAN
MALAYSIA
PETER F. DRUCKER
MANAGEMENT CHALLENGES FOR THE 21ST CENTURY
The most valuable assets of a 20th – century company were its
production equipment. The most valuable assets of a 21st
century institution, wheather business or nonbusiness, will be
its knowledge workers and their productivity
Konsep Dan Falsafah Pengurusan Prestasi
Penambahbaikan Sistem Penilaian Prestasi Di
bawah Sistem Saraan Malaysia
Proses dan Kaedah Penilaian Prestasi
Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
KANDUNGAN TAKLIMAT
KONSEP & FALSAFAH KONSEP & FALSAFAH PENGURUSAN PRESTASIPENGURUSAN PRESTASI
KONSEP & FALSAFAH KONSEP & FALSAFAH PENGURUSAN PRESTASIPENGURUSAN PRESTASI
ENABLERSENABLERS
THE MODEL OF BUSINESS EXCELLENCETHE MODEL OF BUSINESS EXCELLENCE
RESULTSRESULTS
LEDERSHIP
PEOPLE MANAGEMENT
PP
RR
OO
CC
EE
SS
SS
BU
SIN
ES
S R
ES
ULT
KEY
PER
FO
RM
AN
CE
IND
ICA
TO
RS
PEOPLE
SATISFACTION
CUSTOMER
SATISFACTION
IMPACT ON
SOCIETY
POLICY AND STRATEGY
RESOURCES
Sistem Penilaian Prestasi adalah suatu sistem instrumen penting pengurusan sumber manusia bagi menilai pencapaian prestasi anggota perkhidmatan awam dan pencapaian matlamat organisasi
SISTEM PENILAIAN PRESTASI
MENGAPA PENGURUSAN PRESTASI
• Menghubungkaitkan anggota dgn. rancangan / tindakan kerja organisasi (SKT)
• Maklumbalas
• Membuat petunjuk prestasi, pengukuran dan penilaian
• Kaunseling, motivasi dan insentif
• Menerapkan budaya kerja berprestasi cemerlang
SISTEM PENGURUSAN PRESTASISISTEM PENGURUSAN PRESTASI Perancangan Prestasi Penetapan piawaian prestasi Komunikasi
(pemantauan/coaching) Penilaian prestasi anggota
PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIASUMBER MANUSIA
PERANCANGAN PERANCANGAN STRATEGI ORGANISASISTRATEGI ORGANISASI
KERJAYAKERJAYAANUGERAH (REWARD)ANUGERAH (REWARD)
HUBUNGKAIT PERANCANGAN STRATEGI, PERANCANGAN KERJA AGENSI DAN PERANCANGAN PRESTASI ANGGOTA
KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI
BAHAGIAN
CAWANGAN
UNIT-UNIT
MA
KLU
MB
ALA
S
PERANCANGAN KERJA
PERANCANGAN PRESTASI PERINGKAT ANGGOTA UNIT
PERANCANGAN STRATEGIK & PERANCANGAN KERJA
PERANCANGAN STRATEGIK
PROSES PERANCANGAN KERJA/SASARAN KERJA TAHUNAN
MAKLUM
BALAS
KEMENTERIAN/
JABATAN/AGENSI
BAHAGIANBAHAGIAN
CAWANGAN CAWANGAN CAWANGAN
PERANCANGAN STRATEGI
(a) ……………………..(b) ……………………..
PERANCANGAN STRATEGI & KERJA
(a) ………………………………….(b) ………………………………….
PERANCANGAN KERJA
(a) ……………………(b) ……………………
UNIT UNIT UNIT UNITPERANCANGAN PRESTASI
ANGGOTA (AKTIVITI/PROJEK)
(a) ………………………………….(b) ………………………………….(c) ………………………………….
DISKRIPSI TUGAS & TANGGUNGJAWAB
PENETAPAN PRESTASI
• Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus
• Penialaian prestasi hendaklah berasaskan kepada kompetensi (penghasilan kerja dan tingkahlaku) yang ditunjukkan oleh PYD ke arah pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan
• Menggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti
PRINSIP
CIRI-CIRI SPP
Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Perancangan Tahunan Jabatan/Bahagian/
Cawangan/Unit
Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi
Kajian Semula SKT
Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar
Aspek dan Kriteria penilaian berasaskan kepada peranan setiap kumpulan perkhidmatan serta petunjuk umum yang diterima sejagat
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
Menyelaras markah penilaian prestasi
Pembangunan sumber manusia (latihan, penempatan dan penganugerahan)
CIRI-CIRI SPP
TANGGUNGJAWAB KETUA Jab tan, PEGAWAI PENILAI DAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)
Keberkesanan pelaksanaan SPP bergantung kepada komitmen Ketua Jabatan memastikan sistem ini dilaksanakan mengikut panduan
Pegawai Penilai dan PPSM hendaklah memastikan
penilaian prestasi dilaksanakan secara objektif,
adil dan telus mengikut panduan yang ditetapkan
PENAMBAHBAIKAN SPP PENAMBAHBAIKAN SPP DI BAWAH SISTEM DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIASARAAN MALAYSIA
PENAMBAHBAIKAN SPP PENAMBAHBAIKAN SPP DI BAWAH SISTEM DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIASARAAN MALAYSIA
FOKUS PENAMBAHBAIKAN
Kriteria Penilaian & Wajaran Markah Prestasi
Format dan Kandungan Borang LNPT
Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
Aspek penilaian dan wajaran markah prestasi adalah berasaskan peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan perkhidmatan (JUSA, Gred Khas, P&P dan Sokongan)
ASPEK PENILAIAN DAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
kepimpinan yang strategik dan menjadi role model
KUMPULAN
JUSA
GRED KHAS
PENGURUSAN &
PROFESIONAL
SOKONGAN I
SOKONGAN II
menerajui R & D
merancang, menggubal, mengurus, melaksana, mengesan, menilai dasar dan penguatkuasaan
mengurus kerja operasi, menyelia dan penguatkuasaan
tugas-tugas berbentuk fizikal dan rutin
Aspek dan kriteria Penilaian
Di ubahsuai mengikut peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan pegawai
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
Nota:
Kumpulan Sokongan (I) ialah kelayakan masuk Diploma/STPM/SPM (Gred 17 hingga 40)
Kumpulan Sokongan (II) ialah kelayakan masuk PMR/SRP dan kebawah (Gred 1 hingga 16)
5 Borang LNPT mengikut kumpulan perkhidmatan
JUSA
Gred Khas
P & P
Sokongan I
Sokongan II
KRITERIA PENILAIAN YANG DI GUGURKAN
Kriteria penilaian yang subjektif dan sukar dinilai digugurkan seperti:
Keberkesanan kos
Kebolehan membuat keputusan
Ikram, adil dan saksama
Integriti
Iltizam
Kebolehpercayaan
Perawakan diri
Bertanggungjawab
Aspek Penilaian
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
JUSA
SSB SSM
Penghasilan Kerja
Kepimpinan
Pengetahuan & Kemahiran
Kualiti Peribadi
Jalinan Hubungan & Kerjasama
Kegiatan & Sumbangan
60%
-
15%
15%
5%
5%
-
60%
-
35%
-
5%
Aspek Penilaian
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Gred Khas
SSB SSM
Penghasilan Kerja
Kepimpinan
Pengetahuan & Kemahiran
Kualiti Peribadi
Jalinan Hubungan & Kerjasama
Kegiatan & Sumbangan
60%
-
15%
15%
5%
5%
-
15%
50%
30%
-
5%
Aspek Penilaian
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
P & P
SSB SSM
Penghasilan Kerja
Kepimpinan
Pengetahuan & Kemahiran
Kualiti Peribadi
Jalinan Hubungan & Kerjasama
Kegiatan & Sumbangan
70%
-
10%
10%
5%
5%
50%
-
25%
20%
-
5%
Aspek Penilaian
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Kumpulan Sokongan I
SSB SSM
Penghasilan Kerja
Kepimpinan
Pengetahuan & Kemahiran
Kualiti Peribadi
Jalinan Hubungan & Kerjasama
Kegiatan & Sumbangan
75%
-
10%
10%
-
5%
50%
-
25%
20%
-
5%
Aspek Penilaian
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Kumpulan Sokongan II
SSB SSM
Penghasilan Kerja
Kepimpinan
Pengetahuan & Kemahiran
Kualiti Peribadi
Jalinan Hubungan & Kerjasama
Kegiatan & Sumbangan
75%
-
10%
10%
-
5%
50%
-
20%
25%
-
5%
PROSES DAN KAEDAH PROSES DAN KAEDAH PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASIPROSES DAN KAEDAH PROSES DAN KAEDAH PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI
Setiap elemen dalam aliran proses pengurusan penilaian prestasi hendaklah di laksanakan dan mengikut jadual masa yang ditetapkan.
Perancangan Tahunan Jabatan
( Dis – Jan)
Penyimpanan Maklumat Prestasi
( Mac )
Penyelarasan Penilaian Prestasi
( Jan - Feb )
Penyediaan LNPT
( Dis – Jan )
Penetapan Rancangan Kerja Bhg.
( Dis – Jan)
Penetapan SKT PYD
( Jan )
Pelaksanaan Kerja & Pengesanan
( Jan – Jun )
Kajian Semula Pertengahan Tahun
(Jun – Julai )
Pelaksanaan Kerja & Pengesanan
( Julai – Dis )
ALIRAN PUSINGAN PROSES PENGURUSAN PRESTASI
PENILAIAN PRESTASI
Penilaian yg. Objektif, Adil dan Telus Penilaian secara berterusan berdasarkan
pencapaian kerja sebenar PYD sepanjang tahun yg. dinilai
Pegawai penilai (PPP dan PPK) hendaklah memastikan penilaian dibuat secara
teratur mengikut panduan
PYD hendaklah dinilai berasaskan Aspek dan Kriteria yg. ditetapkan
Menggunakan Skala Penilaian yang ditetapkan
KUANTITI HASIL KERJA
Kuantiti hasil kerja seperti jumlah, bilangan, kadar, kekerapan dan sebagainya berbanding dengan sasaran kuantiti kerja ditetapkan
PPP PPK
CONTOH PENILAIAN PRESTASI MENGIKUT ASPEK DAN KRITERIA PENILAIAN (KUMPULAN
SOKONGAN I)
PENGHASILAN KERJA (Wajaran 50%)
KUALITI HASIL KERJA
• Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur dan kemas
• Dinilai dari segi usaha dan inisiatif untuk mencapai kesempurnaan hasil kerja
TAHAP SKALA PENJELASAN
Sangat Tinggi
Tinggi
Sederhana
Rendah
Sangat Rendah
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan
Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan
Hasil kerja kerapkali dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
SKALA PENGHASILAN KERJA
Panel Pembangunan Sumber Manusia
PPSM menggantikan Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan
Pergerakan Gaji (PPG)
Tanggungjawab
• Mengesahkan markah penilaian prestasi• Mengesyor atau menentukan penempatan dan
pembangunan kerjaya anggota• Mengesyor bimbingan dan kaunseling
Panel Pembangunan Sumber Manusia
Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji, pingat bintang kebesaran dan surat penghargaan
Mengenalpasti keperluan latihan anggota
PENETAPAN SASARAN PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN KERJA TAHUNAN
(SKT)(SKT)
KEPENTINGAN SKT
Sasaran Kerja Tahunan (SKT) penting dalam membantu Pegawai Penilai menilai hasil kerja PYD
SKT memberi gambaran sebenar tahap pencapaian prestasi kerja PYDPenyediaan SKT yang teratur membolehkan penilaian prestasi pegawai dapat dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus
Ketua Jabatan hendaklah memastikan SKT dilaksanakan dengan teratur
PENENTUAN AKTIVITI DAN PROJEK
Senaraikan aktiviti/ projek yang akan dilaksanakan selaras dengan perancangan strategi/ perancangan kerja Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Unit
Pelaksanaan aktiviti/ projek bersesuaian dengan peranan dan tanggung jawab
PETUNJUK PRESTASI
Petunjuk prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap aktiviti/ projek sekurang-kurangnya mempunyai satu petunjuk prestasi
S. M. A. R. T (Specific, Measureable, Achieveable, Realistic, Timebound)
PROSES PENYEDIAAN SKT
PERANCANGAN TAHUNAN ORGANISASI/ AGENSI
PERANCANGAN TAHUNAN ORGANISASI/ AGENSI
PENETAPAN SKT PYD
PENETAPAN SKT PYD
PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN
PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANANKAJIAN SEMULA
PERTENGAHAN TAHUNKAJIAN SEMULA
PERTENGAHAN TAHUN
PENETAPAN RANCANGAN KERJA JABATAN/ BAHAGIAN/
CAWANGAN/ UNIT
PENETAPAN RANCANGAN KERJA JABATAN/ BAHAGIAN/
CAWANGAN/ UNIT
PENYEDIAANPENYEDIAANSKTSKT
PENYEDIAANPENYEDIAANSKTSKT
PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN
PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN
PENILAIAN PANCAPAIANKERJA
PENILAIAN PANCAPAIANKERJA
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)
2.
1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /
projek)
Bil.
3.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /
projek)
Bil.
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun
1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /
projek
Bil.
1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
1.
Aktiviti / ProjekBil.
2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP
1. Laporan / Ulasan Oleh PYD
2. Laporan / Ulasan Oleh PPP
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
CONTOHCONTOH SASARAN KERJA SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)TAHUNAN (SKT)
OPERATOR TELEFON KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan
(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)
Kualiti
Merekodkan semua nombor panggilan yang dipinta dengan tepat
Merekodkan nombor telefon yang dipinta sama ada rasmi atau persendirian
2.
Kualiti
Panggilan dijawab tidak melebihi 3 deringan
Mengendalikan operator console (Papan switch)
1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)
Bil.
Kualiti
Melayan panggilan dengan mesra dan berhemah
Masa
1 – 5 minit setiap permohonan
Melayan permohonan dari pegawai dan kakitangan untuk mendapatkan panggilan keluar (Tempatan / Jauh / Seberang Laut) dan menghantar Phonogram
3.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /
projek)
Bil.
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
T.T T.T
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun
Tiada1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek
Bil.
1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
Tiada1.
Aktiviti / ProjekBil.
2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP
1. Laporan / Ulasan Oleh PYD
SKT dapat dicapai sepenuhnya.
2. Laporan / Ulasan Oleh PPP
Bersetuju dengan ulasan PYD.
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
T.T T.T
PEMBANTU AM RENDAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan
(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)
Masa
10 minit selepas menerima arahan
Mendapatkan fail yang telah dikenalpasti oleh Pembantu Tadbir Fail
2.
Kuantiti
4 kali sehari
Menghantar dan mengambil fail ke / dari bilik pegawai
1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)
Bil.
Kualiti
Mengikut arahan dan spesifikasi oleh pegawai.
Membuat salinan dokumen 3.
Kualiti
Semua fail disimpan di rak fail
Menyimpan semua fail yang telah selesai tindakan di rak fail
4.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa /
Kos )
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)
Bil.
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
T.T T.T
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun
Tiada1.
Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos
Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek
Bil.
1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
Tiada1.
Aktiviti / ProjekBil.
2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP
1. Laporan / Ulasan Oleh PYD
Semua aktiviti dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Laporan / Ulasan Oleh PPP
Bersetuju dengan ulasan PYD.
Tandatangan PPP
Tarikh:………………………
Tandatangan PYD
Tarikh:……………………
T.T T.T