nota 2 - penggunaan menu pengurusan projek
TRANSCRIPT
1
TAKLIMAT
PENGGUNAAN MENU PENGURUSAN
PROJEK
(KW AMANAH)
WAN SALINA WAN SULAIMAN
TIMBALAN BENDAHARI KANAN
BAHAGIAN AKAUN AMANAH
PEJABAT BENDAHARI
Taklimat merangkumi…
1. Pengenalan
- Pekeliling / Arahan Amanah
- Konsep Tabung dan Kod Projek
2. Proses –proses di Sistem FAIS &
Tanggungjawab
3. Semakan Baki & Laporan Kewangan Program
/ Aktiviti
4. Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki
Negatif & Tidak Aktif
2
Pengenalan – Pekeliling & Arahan Amanah
1. Punca Kuasa :
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18
Tahun 2001spp182001.pdf
2. Pengendalian Akaun Amanah
berdasarkan :
Arahan Amanah / Surat Cara / Trust Deed
3
Pengenalan - Konsep Kod Tabung & Kod Projek
• 6 digit
• Merujuk kepada Jabatan / Fakulti / Jawatankuasa Akaun Amanah tertentu
• Contoh : 203801 (Fakulti Sains Gunaan)
(i) Kod Tabung
• 12 digit
• Aktiviti / Program di bawah Kod Tabung
• Contoh : 203801130001 (Seminar Sains & Teknologi)
(ii) Kod Projek
4
203801 KOD TABUNG
13 TAHUN
0001 SIRI
CONTOH :
5
Proses dan Tanggungjawab
Proses
Menu FAIS
Tanggungjawab
1.Mewujudkan Kod Tabung (dibuat
sekali sahaja)
G-Z-4
Ketua Bahagian Akaun
Amanah Shah Alam /
Cawangan / Bahagian
Pengurusan Akaun &
Sistem
2. Mewujudkan Kod Akaun G-Z-1 Ketua Bahagian Akaun
Amanah Shah Alam /
Cawangan / Bahagian
Pengurusan Akaun &
Sistem
3. Mengaktifkan Kod Tabung (dibuat
sekali sahaja)
K-C-1 Ketua Bahagian Akaun
Amanah Shah Alam /
Timbalan Bendahari Bhgn
Pengurusan Akaun &
Sistem
4. Mewujudkan Parameter Kod Zon
Bayaran (dibuat setiap permulaan
tahun baru)
K-Z-3 Ketua Bahagian Akaun
Amanah Shah Alam / UKZ /
Cawangan / Timbalan
Bendahari Bhgn
Pengurusan Akaun &
Sistem
6
Proses dan Tanggungjawab
Proses
Menu FAIS
Tanggungjawab
5.Penyediaan Kod Projek a. K-1-1 (Daftar)
b. K-1-3 (Cipta Vot
Projek/ Sah)
PKA
Penolong Bendahari /
Ketua Bahagian
6. Agihan Peruntukan ke Kod Projek
- melibatkan kod tabung yang sama
sahaja , sbg contoh : peruntukan diluluskan
dari Kod Projek Am
a. K-5-A (Pindah
Projek ke Tabung)
b. K-2-5 (Posting)
c. K-2-3 (Agihan
Tabung Ke Projek)
d. K-2-5 (Posting)
PKA
PKA
PKA
Penolong Bendahari /
Ketua
7
Proses dan Tanggungjawab
Proses
Menu FAIS
Tanggungjawab
7. Agihan Peruntukan ke Kod Projek
- melibatkan kod tabung yang berbeza
sahaja , sbg contoh : peruntukan diluluskan
dari Kod Projek Am ke Tabung Tabung
Amanah Pembangunan Akademik Pelajar @
TAPA
a. K-5-6
Penyediaan Jernal
Pelarasan Projek)
b. K-5-8
(Kelulusan)
c. K-5-9 (Posting)
PKA
Penolong Bendahari /
Ketua
8. Penamatan Kod Projek
a. K-5-1 (Daftar)
b. K-5-2 (Lulus)
c. K-5-3 (Posting)
Pembantu Tadbir
Kewangan / PKA
Penolong Bendahari /
Ketua Bahagian
8
Proses dan Tanggungjawab
Proses
Menu FAIS
Tanggungjawab
9. Semakan Baki Peruntukan a. K-3-M
b. K-3-K / L
(Laporan Baki
Tabung)
c. G-D-9 (Trial
Balance by
Dept/Acc)
d.K-6-1 (Semak
Vot)
Ketua Bahagian Akaun
Amanah Shah Alam /
Penolong Bendahari Bhgn
Akaun Amanah Shah Alam
Pembantu Tadbir
Kewangan /
PKA/
Penolong Bendahari /
Ketua Bahagian
8. Projek Tamat – Agihan mengikut kelulusan JKP
Rujuk :
(i) Keputusan JKP 168 (2) Agenda D 3410 – 26 Julai 2010
(ii) Keputusan JKP 177 Agenda D 3632 – 4 Mei 2012
Kadar Agihan :
9
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K)
10
Kod Tabung
Butiran Baki Awal Siberhutang Hasil Am Hasil F.D
Jumlah Hasil
Baki Tabung
Belanja Dahuluan Simp.Tetap
Jumlah Belanja
Pindah Peruntukan
Baki Boleh Agih
201502
Fakulti Perakauna
n
102,794.0
0 10,000.00 144,201.0
0 -
144,201.00
236,995.00
2,580.00
-
2,580.00 - 234,415.00
Format Laporan Baki Tabung (Menu K-3-K)
Sumber data diperolehi dari Menu G-D-9
*Perlu tahu
sejarah
pengiraan
Laporan
Baki
Tabung…
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K)
Walaubagaimanapun, menu K-3-K/lejer tidak mengambilkira komitmen
seperti Permohonan Belian dan Pesanan Jabatan Tertangguh.
Oleh itu, Baki Boleh Agih perlu ditolak dahulu dengan PB dan LO
tertangguh serta aktiviti-aktiviti yang telah diluluskan, tetapi masih belum
ada belanja.
Buat masa ini, perlu ada pengiraan tambahan untuk dapatkan Baki Boleh
Agih yang muktamad.
Jawatankuasa Penambahbaikan Sistem Pengurusan Projek dalam proses
mengenalpasti kelemahan sedia ada dan akan membuat cadangan
tambahbaik sistem untuk masa hadapan.
11
9. Semakan Baki Peruntukan
Penting!
Perlu sentiasa menyemak baki di Lejer
bagi mengelakkan tabung berbaki negatif
atau terlebih belanja.
Semak baki di Menu K-3-K/L @ G-D-9 dan
buat perkiraan manual untuk komitmen
sedia ada
12
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif
dan Tidak Aktif
Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif
Baki negatif berlaku disebabkan…
1. Kesilapan kenaan kod semasa membuat urusniaga (contoh : Bayaran
menggunakan kod tabung/kod akaun yang salah)
Tindakan – Pembetulan melalui Jernal
2. Terlebih belanja disebabkan pengiraan baki tabung tidak mengambilkira
komitmen (PB & LO Tertangguh serta aktiviti yang telah diluluskan tetapi
belum ada belanja).
Tindakan – Perlu tampung dari Akaun Amanah Am Jabatan
13
*Pihak Audit Dalam
telah mula melihat
baki-baki negatif
dan tidak aktif…
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif
dan Tidak Aktif
Akaun Amanah Yang Tidak Aktif
Contoh Arahan Amanah Zakat…
:
14
“6.0 PENUTUPAN AKAUN
6.1 Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mencapai objektif
penubuhannya atau tidak diperlukan atau tidak aktif lagi.
6.2 Baki kredit di dalam Akaun hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun
Amanah Am Universiti Teknologi MARA Negeri (melainkan terdapat
terma atau syarat lain oleh penyumbang yang menghendaki ianya
dikembalikan). “
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif
dan Tidak Aktif
Ada 2 situasi iaitu yang ada baki dan tiada baki peruntukan.
1. Akaun Amanah Yang Tidak Aktif dan Tiada Baki Peruntukan – Buat
proses penamatan projek.
2. Akaun Amanah Yang Tidak Aktif Tetapi Ada Baki Peruntukan -
i. Lihat semula Arahan Amanah berkaitan, dan buat tindakan
seperti yang dinyatakan.
ii. Kod Akaun Amanah berbeza tetapi mempunyai fungsi yang
sama. Contoh : Akaun Amanah Perkhidmatan Bas (419001
dan 801322).
Tindakan – Tutup akaun amanah yang tidak diperlukan dan
pindahkan baki ke akaun amanah yang aktif.
15
16
Sekian,
Terima Kasih…