normes : les outils indispensables pour être efficaces
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Normes : les outils indispensables pour être efficaces. Elisabeth Thibout , EC / CAC, Présidente de la commission qualité du CRO Philippe Barré , EC / CAC. Les normes …. Ont souvent une mauvaise image Lourdeur administrative Contraintes sans intérêt Coût élevé - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Elisabeth Thibout , EC / CAC, Présidente de la commission qualité du
CRO
Philippe Barré, EC / CAC
Les normes …
Ont souvent une mauvaise image Lourdeur administrative Contraintes sans intérêt Coût élevé
Or, les normes appliquées à bon escient sont sources de sécuritéd’efficacité
Accédez à 25 outils incontournables de conformité et de performance !
Le CRO et la CRCC Paris ont sélectionné 25 outils simples et essentiels qui vous permettront : de respecter intelligemment les normes professionnelles d’améliorer l’efficacité / la performance de votre cabinet
Les outils sont des exemples en format Word ou Excel, très faciles à utiliser (modes d’emploi)
Les outils proposés ne sont pas des modèles ou même des recommandations de l’Ordre ou de la Compagnie. Il s’agit uniquement d’exemples et d’illustrations.
Les outils juste … incontournables !
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Manuel d’organisation
Le manuel d’organisation du cabinet est obligatoire pour les EC et pour les CAC
Le manuel est aussi indispensable à la bonne gestion du cabinet pour améliorer l’efficacité du cabinet
Le manuel est un outild’organisation et de sécurisation des pratiquesde management des hommespour le développement du cabinet
www.monmanuelcabinet.fr
Outild’aide à la rédaction du manuel de procédurescompatible avec les deux professionsadapté aux petits cabinets
3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnellesDiffuser les bonnes pratiques du cabinetCompatible avec la norme ISO 9001
Autodiagnostic performance
Objectif du site : Aider les EC et les CAC à analyser leur cabinet pour s’adapter aux mutations de la
profession
Avantages pour les cabinets réaliser un autodiagnostic multidimensionnel de la gestion de leur cabinet
Projet de cabinet Développement du cabinet Ressources Humaines Organisation et Moyens Missions Management et pilotage Conformité / Respect des textes
obtenir une analyse de leur situation sous la forme d’un mini-rapport obtenir un plan d’actions comprenant des préconisations.
www.mondiagnosticperformance.fr Une fois un questionnaire complété, les utilisateurs ont accès
à : un rapport de diagnostic sur mesure de leur cabinet un plan d’action personnalisé une liste d’outils proposés par le CRO et la CRCC en matière
d’organisation, de communication, de formation…
Les réponses sont conservées sur le site. Il est ainsi possible : suivre l’avancement de son projet revenir sur le site et mettre à jour ses réponses rééditer un nouveau rapport / plan d’actions en fonction de
l’évolution du cabinet
Les autres outils
Deux autres outils pratiques :Le recueil des normes professionnelles à jour
L’abécédaire des outils Retrouvez tous les outils de la profession … sur un
seul site ! Recherchez un thème dans l’index alphabétique Sur chaque thème, les outils sont classés dans 4
rubriques : articles, outils, textes, autres
Les outils de conformité
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Le déroulement d’une mission
Acceptation d'un client Lettre de mission Planification des missions Démarrage de la mission Travaux périodiques Arrêté de comptes Bouclage du dossier Note de synthèse Compte rendu de fin de mission
Acceptation et maintien d'une mission
ObjectifPermettre à l'expert-comptable d'apprécier la
possibilité d'accepter la mission ou de se maintenir s'il s'agit d'un ancien client Applicable à toutes les missions
MéthodologieRemplir le questionnaire
liste non exhaustive à adapter en fonction des missions
Acceptation et maintien d’une missionCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Lutte contre le blanchiment
ObjectifsIdentifier les zones de risques en matière de lutte
contre le blanchiment pour chacun de ses clients Applicable à toutes les missions
Constituer son dossier
MéthodologieRemplir les différents questionnaires
Lutte contre le blanchimentCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Répartition des travaux entre le client et le cabinet
Objectif Etablir la liste de la répartition des travaux entre le client et le
cabinet Mission de Présentation et/ou la mission d’assistance à l’établissement
des comptes et l’enregistrement comptable Estimer le budget d’intervention
Méthodologie Remplir « Qui fait quoi quand? » pour chaque tâche (cases à
cocher) Renseigner le temps à passer par tâche ou au global pour une
estimation du budget d’intervention de la mission
Répartition des travaux entre le client et le cabinet
ESTIMATION DU BUDGET
RÉPARTITION DES TÂCHES
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Suivi des lettres de mission Objectif
Suivre les lettres de mission envoyées S’assurer de remplir ses obligations en formalisant l’envoi d’une
lettre de mission et son retour signé Gérer les alertes en cas de non retour des lettres de mission
signées par le client Disposer d’une synthèse du nombre de lettres de mission
envoyées et l’état d’avancement (accord, refus, etc) Utilisable pour toutes les missions
MéthodologieRemplir les différentes informations demandées pour
chaque lettre de mission rédigée et envoyée
Suivi des lettres de missionSUIVI DES ENVOIS
NATURE ET BUDGETDE LA MISSION
SUIVI DES RÉPONSES
SYNTHÈSE ET ALERTES
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Documents à obtenir du client Objectif
Pour les nouveaux clients : établir la liste des documents nécessaires à la reprise d'un dossier
En fin d’exercice : préparer la liste des documents nécessaires à demander en vue de l'établissement des comptes annuels
Suivre le retour des documents demandés
MéthodologiePréparer la liste des documents nécessaires et
documents reçus en cochant les cases
Documents à obtenir du client
REPRISE D’UN DOSSIER
PRÉPARATION DES COMPTES
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Suivi des échéances des clients Objectif
Ne pas oublier une échéance comptable, fiscale, juridique et TNS sur un dossier client
Suivre l’avancement des travaux sur les dossiersFormaliser la réalisation du travail effectué
MéthodologieAprès avoir renseigné les caractéristiques de vos clients,
l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué
Suivi des échéances des clients
Échéances à faire pour Janvier
Date de réalisation des travaux en Mars
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Suivi des échéances sociales des clients
ObjectifNe pas oublier une échéance sociale d’un clientSuivre l’avancement des travaux sur les dossiersFormaliser la réalisation du travail effectué
MéthodologieAprès avoir renseigné les caractéristiques de vos
clients, l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué
Suivi des échéances sociales des clients
Date de réalisation des travaux
Échéances restant à faire pour la période
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Travaux périodiques à faire sur une mission comptable
ObjectifPrésenter une check-list des tâches à faire pour
chaque client, pour chaque période d'interventionSuivre l’état d’avancement du dossier
Anticiper les retards Gérer les difficultés en amont de la période fiscale
MéthodologiePour chaque tâche et chaque période, indiquer l’état
d’avancement (fait, non fait, en cours, non applicable)
Travaux périodiques à faire sur une mission comptable
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels
ObjectifFournir une liste de contrôles essentiels à mettre
en œuvre dans le cadre de l'arrêté des comptes annuels
MéthodologieRemplir le questionnaire (cases à cocher)
Cette liste peut être adaptée
Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Bouclage final du dossier
ObjectifFournir la liste des documents incontournables à
trouver dans le dossier de révision Méthodologie
Remplir le questionnaire (cases à cocher) Remarque : cette liste peut être adaptée
Bouclage final du dossierCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
La note de synthèseObjectif
Suivre et faire le point en interne sur la mission
Contenu Rappels sur la mission, synthèse de son déroulement
et difficultés rencontrées Aspects économiques Aspects techniques Aspects administratifs Maintien de la mission, lettre de mission
La note de synthèseCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Le compte rendu de missionObjectif
Faire le point sur la mission effectuée Communiquer avec le client
Contenu La mission, les interventions réalisées, les difficultés
rencontrées et points à améliorer Les points techniques particuliers, les
recommandations et informations, l’opinion sur les comptes annuels,...
Les honoraires, la lettre de mission
Le compte-rendu de missionCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Les outils de performance
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Livret d’accueil Client Ce document fixe les règles indispensables pour une
organisation simple et efficace de la gestion quotidienne de l’activité du client.
Ce livret répond à plusieurs objectifs : Fournir les coordonnées des interlocuteurs du client au sein du
cabinet, Définir les modalités d’organisation de la collaboration
client/cabinet, Proposer au client des règles d’organisation comptable et
administrative interne au sein son entreprise, Au travers d’une FAQ (Foire Aux Questions), apporter des
réponses aux principales questions que les chefs d’entreprise se posent
Livret d’accueil clientCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Les outils performance Organisation
Mise en place et suivi des objectifs du cabinet Suivi des actions du cabinet
RH Fiches de fonction Accueil du collaborateur (en cours) Identification des compétences clés du cabinet Entretien d’évaluation
Relations clients Livret d’accueil du client (en cours) Ecoute clients
Autre Gestion de la documentation du cabinet
Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet
Définir les objectifs de votre cabinet, c’est...Rendre opérationnelle votre stratégie en la déclinant
en objectifs concretsIdentifier les moyens nécessairesAssocier votre équipe de manière à ce que chacun
contribue à la réussite de votre projetVous donner les moyens de suivre et de partager les
résultats ...pour réunir toutes les conditions nécessaires à
la réussite de votre projet
Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinetCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Tableau de suivi des actions du cabinet
Suivre les actions décidées pour :définir pour chaque action à mener
un responsable, un délai
suivre les actions jusqu’à la vérification de leur efficacité
faire des recherches rapides pour réaliser un point d’avancement, des statistiques
Finalement, être sûr de mener à bien les décisions prises et en percevoir les bénéfices
Tableau de suivi des actions du cabinetCOPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Fiches de fonction Rédiger les fiches de fonction du cabinet, c’est :
définir les postes et les liens entre euxdéfinir les rôles et missions de chacun, leur niveau
de responsabilitésclarifier auprès de vos collaborateurs leurs rôlesvous en servir lors des entretiens annuels, des
recrutements Pour mettre en place une organisation plus
claire et plus précise
Fiches de fonction A votre disposition :
4 modèles de fiches différents8 exemples de fiches de fonction, couvrant
les métiers du cabinet
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Identification des compétences clé du cabinet
Il s’agit d’identifier :les compétences présentes au sein de votre
cabinet suivant une matrice prédéfinieidentifier les points de progrès et les faiblesses de
chacun de vos collaborateurs mais aussi au niveau de l’équipe
Pour visualiser la cartographie complète des compétences de votre cabinet
Identification des compétencesclé du cabinet
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Entretiens d’évaluation
En réalisant les entretiens, vous pourrez :faire le bilan de l’année écoulée avec vos
collaborateursfaire le bilan de compétences de vos
collaborateursles motiver par un projet communidentifier les points de progrès et trouver les
solutionspréparer l’année suivante en fixant des objectifs
Entretiens d’évaluation A votre disposition:
un mode d’emploi de l’entretien annuel
un modèle de fiche d’entretien comprenant une grille d’évaluation de compétences et des explications
La fiche prêt à l’emploi
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Ecoute clients
En demandant l’avis de vos clients sur la qualité de vos prestations, vous pourrez :évaluer la satisfaction de vos clients, les points sur
lesquels ils sont les plus sensiblesidentifier les orientations ou les nouveaux besoins
de vos clientspromouvoir une nouvelle prestation, un nouvel
outil Pour mieux adapter vos prestations aux
besoins de vos clients
Questionnaire d’écoute clients A votre disposition :
un mode d’emploi pour construire et réaliser une enquête efficace
un modèle de fiche écoute clients expliqué et prêt à être utilisé
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Gestion de la documentation du cabinet
En gérant la documentation, vous pourrez :Être sûr de l’information qui circule au sein de
votre cabinetÊtre sûr que vos collaborateurs utilisent le bon
document, utile et à jourRéduire votre budget documentation
Et ce, sur les 3 aspects de la documentation (interne, technique et archivage)
Outil de gestion de la documentation du cabinet
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Autodiagnostic ISO 9001
Evaluer le fonctionnement de votre cabinet par rapport à la norme iso 9001, c’est...mesurer de manière simple la préparation de
votre cabinet à la certification ISO 9001identifier rapidement les points de progrès et
leurs impacts sur votre organisation (fond ou forme)
trouver rapidement des sources d’amélioration pour un fonctionnement plus efficace et plus sécurisé
Autodiagnostic ISO 9001 A votre disposition :
une grille d’évaluation complète sur les exigences de la norme
Un rapport des points forts / points de progrèsun plan d’actions
COPIE ÉCRAN
DE L’OUTIL
Comment accéder à tous ces outils ?
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Comment accéder à ces outils ? Un portail performance :
www.capsurlaperformance.fr
Des sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr www.mondiagnosticperformance.fr www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html
D’autres outils sont en cours d’élaboration !A suivre sur le site www.capsurlaperformance.fr
A vous la parole !
Normes : les outils indispensables pour être efficaces
Normes : les outils indispensables pour
être efficaces
Elisabeth Thibout Philippe Barré
Merci de votre attention !