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Les normes de description archivistique

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2+Enjeux de la description normalisée

Rédiger des instruments de recherche utilisables par tous systèmes informatiques de consultation pour faire face aux enjeux du partage des données (futurs portails)

Un travail de description normalisée doit être en adéquation avec une politique de publication qui réponds aux besoins des lectorats

Nécessite une réflexion collective des équipes sur les pratiques de classement/description

3+Présentation

publiées par le Conseil international des archives (ICA) depuis les années 1990

4 normes : ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH

définissent des règles de structuration organisées en éléments de description répartis en zones

servent à décrire des unités d’archives de manière intellectuelle et matérielle pour en donner une identification exacte et utile, en expliquer le contexte et en permettre l’exploitation

donnent une structure et un contexte à l’information archivistique qui peut être dense et complexe

les normes sont complémentaires : elles s’articulent les unes par rapport aux autres

la numérotation est purement indicative et ne doit pas prescrire l'ordre et la structure des descriptions

4+Enjeux

Leur application permet une réflexion sur l’harmonisation des pratiques dans

un service d’archives (et entre services), il est important au préalable de s’accorder sur : une méthodologie commune de l’application des normes les choix terminologiques les règles de rédaction typographique

développe la fonction scientifique de l’archiviste est indispensable dans le cadre de la publication en ligne et la

saisie dans des outils d’encodage en EAD.

En dehors des éléments essentiels, la pertinence de la description des éléments doit être évaluée par l’archiviste

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ISAD (G)Norme générale et internationale de description archivistique

6+Principes d’ISAD(G) (1)

grille d’éléments qui permet aussi bien de décrire : un fonds un ensemble de documents rassemblés sous un niveau de

description (titre) un article (dossier, registre, pièces)

description à plusieurs niveaux : du général au particulier informations adaptées aux niveaux de description lien entre les descriptions non-répétition des informations

7+Principes ISAD(G) (2)

⛔️ ne permet pas de décrire les éléments de pure gestion

⛔️ ne donne pas de règles formelles de présentation (typographie, ponctuation)

⛔️ ne donne pas de règles pour faire l’indexation

⛔️ est d’abord destiné à la description des archives historiques (définitive)

8+Les éléments ISAD(G)

Grille de 26 éléments répartis en 7 zones Zone 1. Identification Zone 2. Contexte Zone 3. Contenu et structure Zone 4. Condition d’accès et d’utilisation Zone 5. Sources complémentaires Zone 6. Notes Zone 7. Contrôle de la description

Tous les éléments peuvent être utilisés à n’importe quel niveau de description : un fond, une partie de fonds, un dossier, une pièce

9+6 éléments essentiels

« essentiels pour tout échange international d’information »

dans la zone de l’identification La référence (3.1.1) L’intitulé (3.1.2) La ou les dates (3.1.3) L’importance matérielle de l’unité de description (3.1.5) Le niveau de description (3.1.4)

dans la zone du contexte Le producteur (3.2.2)

10+Les éléments secondaires les plus utilisés (2)

Zone du contexte Histoire administrative (utilisé surtout au niveau du fonds

ou sous-fonds) Historique de la conservation (idem) Modalités d’entrée (par exemple : versement, don, achats,

dépôt)

Zone du contenu et de la structure Présentation du contenu (tous niveaux de description) Évaluation, tri, éliminations, sort final (tous niveaux de

description)

11+Les éléments secondaires les plus utilisés (2)

Zone des conditions d’accès et utilisation Conditions d’accès (tous niveaux de description)

Zone des sources complémentaires Sources complémentaires (fonds, sous-fonds) Bibliographie (fonds, sous-fonds)

12+La description à plusieurs niveaux (1)

Schéma extrait de la norme ISDA(G), 1999, p. 38

La description à plusieurs niveaux

13+La description à plusieurs niveaux (2)

les niveaux de description correspondent aux niveaux de titre de l’instrument de recherche : les titres de niveau supérieur correspondent à des

subdivisions organisationnelles (le fonds, le sous-fonds) les titres de niveau inférieur correspondent à des

subdivisions : par activités ou tâches (série organique, regroupement

de dossier) par dossiers/registres/pièces

🔊 Un versement n’est pas un niveau de description, c’est une partie de fonds (qualifiable en « groupe de document » en EAD)

14+La description à plusieurs niveaux Fonds

Niveau de titre 1

Article

Grille ISAD(G)

Producteur

Référence

Intitulé

Date

Importance matérielle

Niveau description

Grille ISAD(G)

Producteur

Référence

Intitulé

Date

Importance matérielle

Niveau description

Grille ISAD(G)

Producteur

Référence

Intitulé

Date

Importance matérielle

Niveau description

N.B. : Les grilles ISAD (G) présentent ici seulement les éléments essentiels

15+La rédaction de l’intitulé/analyse au niveau du dossier/pièce (1)

Pour les niveaux de description les plus fins, l’intitulé doit être composé dans un certain ordre et rédigé en respectant une certaine ponctuation : l’objet, l’action : la typologie (les dates)

La structure de l’analyse doit être le reflet de la structure du dossier

La ponctuation met en valeur cette structure

Les informations répétées doivent être reportées sur les titres

16+La rédaction de l’intitulé/analyse au niveau du dossier/pièce (2)

Objet : thème/raison pour lequel a été produit le document

Action : action ou procédure pesant sur l’objet

Typologie documentaire : nature des pièces contenues dans le dossier

Agent : auteur de l’action (à mentionner si différents du producteur)

Dates extrêmes ; si la date exacte n’est pas connue : Date(s) approximative(s) : vers 1960 ; entre 1950 et 1960 ; circa 1980 Dates restituées : [1890] ou [1900-1916]

Nature du classement

Exemple : Agent. - Objet, action : typologie (dates), typologie (dates, nature du classement)

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ISAAR (CPF)Norme internationale pour les notices d’autorité collectivités/personnes/familles

18+Principes

Publiée en 1996 et revue en 2004

Objectif : décrire les producteurs d’archives de façon précise et sans ambiguïté afin de préciser le contexte de production des documents

la rédaction de fiches d’autorité de producteur est un travail de longue haleine qui doit être planifié, hiérarchisé, réparti au sein du service d’archives

Que normalise-t-on ? Quelles priorités ?

producteurs privés (grandes familles) ? producteurs publics ? Quel niveau dans l’institution ?

Pourquoi ? Pour le service, pour l’institution, pour le lectorat, pour une meilleure

diffusion des connaissances ?

la politique sera différente selon la nature du service d’archives

19+Les éléments

27 éléments regroupés en 4 zones : 1. Zone d’identification 2. Zone de la description 3. Zone des relations 4. Zone de contrôle

4 éléments essentiels à l’échange d’informations : Type d’entité (5.1.1) Forme autorisée du nom (5.1.2) Dates (5.2.1) Code d’indentification de la notice d’autorité (5.4.1)

20+La base des notices (AAF)

Travail collaboratif mené par l’AAF sous le contrôle du SIAF de rédaction et mise en ligne de notice d’autorité producteur (depuis 2010).

lien

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ISDFNorme internationale pour la description des fonctions

22+Principes

publiée en 2007 http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF FRE.pdf

nombreuses et récurrentes réformes des services versants = une même série de dossiers peut être produite par plusieurs producteurs « l’activité demeure sans l’organigramme »

approche fonctionnelle très pertinente pour décrire le contexte de production des archives administratives contemporaines

rejoint les pratiques de records management

23+Les éléments

Contient 23 éléments répartis en 4 zones : 1. Zone d’identification 2. Zone de la description 3. Zone des relations 4. Zone de contrôle

3 sont essentiels à l'échange d'informations : le type (élément 5.1.1) la forme autorisée de nom de la fonction (5.1.2) l’identifiant de la description de fonction (5.4.1)

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ISDIAHNorme internationale pour la description des services d’archives

25+Principes

publiée en 2008, http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH Fr.pdf

sert à décrire les institutions conservant des fonds d'archives

résolument tournée vers l’information des publics, elle permet de décrire les informations de gestion des services d’archives

Est surtout utile dans les portails de recherche qui rassemble les données de plusieurs services d’archives : la notice descriptive doit être reliée à une notice « lieux de consultation »

26+Les éléments

contient 33 éléments répartis en 6 zones : 1. Zone d’identification 2. Zone de contact 3. Zone de la description 4. Zone de l’accès 5. Zone des services offerts 6. Zone du contrôle

3 sont essentiels à l'échange d'informations :

l’identifiant de l’institution de conservation (5.1.1) la forme autorisée du nom (5.1.2) la localisation et l’adresse (5.2.1)

+ Bibliographie

NOUGARET, Christine, GALLAND, Bruno. Les instruments de recherche dans les archives. Paris : Direction des archives de France, 1999

Portail international archivistique francophone. Module 6.6 : Description contextuelle. 2010

Circulaire DITN/RES/2007/007 : normes de description archivistique, état de la question

Circulaire DITN/RES/2008/007 : parution des normes ISDF et ISDIAH

ARCHIVES DE France. Bulletin sur les ressources archivistiques numériques. Disponible en ligne.

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