normadat: anonimización automática de datos privados en documentación de acceso público

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La digitalización y anonimización

como proceso automatizado

en la gestión de documentación de acceso público

para garantizar su confidencialidad

y la seguridad de la información.

El Acceso a los documentos públicos y la Ley de Transparencia en el contexto de la gestión documental.

QUIQUIÉÉNES SOMOSNES SOMOS

NormadatNormadat es una empresa de Gestión externa de la Información, que viene prestando Servicios de Gestión Documental que abarcan desde el tratamiento de la documentación en formato papel (Custodia, Organización de Archivos, Gestión documental), en formato electrónico (Digitalización de la documentación, Backup Online y Custodia de Backup), hasta su destrucción (DestrucciónConfidencial Certificada) y como evolución natural de su negocio, prestando Asesoría en aspectos deSeguridad de la Información.

Más de 20 años trabajando para aportar a nuestros clientes las mejores soluciones globales en la gestión de la información que faciliten su operativa diaria

Importantes clientes en diversos sectores de actividadEmpresa de servicio, a través de una relación constante y confidencial, que garantiza la

seguridad y fiabilidad por parte de nuestros clientesDe obligado cumplimiento con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de

Diciembre, de Protección de datos de carácter personal (en adelante, LOPD)Importantes instalaciones (Madrid) centralizadas de Archivo (12.000 m2 de armarios compactos

en salas independientes, extinción por gas, etc..)

Posicionamiento basado en ofrecer altos estándares de calidad, apoyados en procedimientos incluidos en los Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001) y en los Sistemas de Seguridad de la Información (ISO27001) certificados por AENOR , con la obtención de la máxima categoría en la homologación

como contratista del Estado en las actividades de tratamiento y captura de información (V1D), Custodia (M5D) y Servicios de gestión documental (L1D).

QUQUÉÉ HACEMOS y en quHACEMOS y en quéé destacamosdestacamos

ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN DE ARCHIVOSN DE ARCHIVOS y GESTIy GESTIÓÓN BIBLIOTECARIAN BIBLIOTECARIA

DIGITALIZACIDIGITALIZACIÓÓN DE DOCUMENTOSN DE DOCUMENTOS

DESTRUCCIDESTRUCCIÓÓN CONFIDENCIAL CERTIFICADAN CONFIDENCIAL CERTIFICADA

BACKUP REMOTO Y CUSTODIA BACKUPBACKUP REMOTO Y CUSTODIA BACKUP

CONSULTORCONSULTORÍÍA EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIA EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓÓNN

Personal especializado en el tratamiento archivístico y trabajos técnicos en Bibliotecas y Centros de Documentación. Software propietario para disponer de un archivo accesible y usable.

Digitalización de fondo documental, bibliógrafico, fotográfico, hemerográfico y audiovisual. Escáneres de alta producción y especiales en fondo antiguo.

Cumpliendo con la normativa LOPD. Destrucción de la información personal o sensible de los empleados, obsoleta o que ha finalizado su vigencia legal. Según UNE-EN 15713:2010

La custodia de backup más competitiva en las mejores instalaciones de seguridad y el backup remoto más eficiente y útil para garantizar la continuidad de negocio.

Los mejores expertos en materia de seguridad de la información, las mayores garantías de utilidad y el mejor aprendizaje ISO 27001.

CUSTODIA y GESTICUSTODIA y GESTIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTALLas más modernas y seguras instalaciones de custodia de España, únicas con extinción de incendio por gas para preservar la documentación que custodiamos.

Ayto Móstoles

Algunos Clientes del SECTOR PAlgunos Clientes del SECTOR PÚÚBLICOBLICO

ALGUNAS REFERENCIASALGUNAS REFERENCIAS

POR QUPOR QUÉÉ SURGESURGE

A menudo, las instituciones deben publicar documentación para que entre otros, pueda ejercerse el derecho de acceso por los ciudadanos, o por las propias administraciones.

Documentación como expedientes de alumnos, sentencias, documentación clínica…,

Estos documentos, que por su contenido pueden servir para actividades de naturaleza docente, investigadora, de uso público etc.. -en muchas ocasiones-contienen información de carácter privado (nombre, dirección, dni …) que no debe ser publicada porque vulneraría la Ley Orgánica de Protección de Datos.

La anonimización consiste en eliminar de una base de datos (estructurada o documental) aquella información sensible que afecta a personas u organizaciones cuya identidad deba protegerse legalmente.

¿Qué podemos hacer?

Normativa aplicableNormativa aplicable

LEGISLACIÓN EUROPEALEGISLACIÓN ESTATALLEGISLACIÓN AUTONÓMICALEGISLACIÓN ADMINISTRACIÓN PÚBLICALEGISLACIÓN UNIVERSITARIA

Algunas de las leyes aplicables:Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de

Carácter Personal.Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC)Proyecto de ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen

Gobierno de 27 de julio de 2012.Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el

Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración Gral del Estado y sus Organismos Públicos y su régimen de accesoLey Orgánica 6/2001 de 21 de diciembre, de Universidades.Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los

Servicios Públicos

LA DIGITALIZACILA DIGITALIZACIÓÓN Y AUTOMATIZACIN Y AUTOMATIZACIÓÓN DE PROCESOS N DE PROCESOS ARCHIVARCHIVÍÍSTICOS Y LOS CUADROS DE ACCESO Y SEGURIDAD STICOS Y LOS CUADROS DE ACCESO Y SEGURIDAD

EN ARCHIVOS DIGITALESEN ARCHIVOS DIGITALES

¿¿CCÓÓMO SE HACE AHORA?MO SE HACE AHORA?

¿Sabes cómo se hace ahora?

Para poder cumplir con la normativa vigente..

SE BUSCA EL DOCUMENTO EN CUALQUIERA QUE SEA LA SITU ACIÓN:





Para poder cumplir con la normativa vigente…

SE VA A HACER UNA FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DEL ORIGINAL

Y SE ESPERA DELANTE DE LA FOTOCOPIADORA PARA ASEGURAR LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS QUE SE ESTÁN TRATANDO(ISO27001)






SE BUSCAN CON MUCHO CUIDADO EN LA FOTOCOPIALAS DENOMINACIONES QUE SE CONSIDERAN DATOS PRIVADOS SEGÚN EL TIPO DE DOCUMENTO

…NombreDniApellidosDirecciónGustosRazaSaludMatrículas…

Mediante el acceso al código postal, la fecha de nacimiento se conoce un 97% de población






SE BORRA O TACHA UNO A UNO CADA DATO PRIVADO

¿Qué opción eliges?






SE VERIFICA COMPLETAMENTE QUE TODOS LOS DATOS PRIVA DOS HAN SIDO ANONIMIZADOS. TENGA O NO SENTIDO EL RESULT ADO OBTENIDO






SE DIGITALIZA PARA PODER PUBLICARLO






SE REPITE LA OPERACIÓN TANTAS VECES COMO DOCUMENTOS TENGA EL EXPEDIENTE:



POR QUPOR QUÉÉ SURGESURGE

Ahora piensa en esta tarea con los expedientes de XXX folios de tu organización.

¿A que nos cansamos solo de pensarlo?

Esto pasa todos los días en innumerables instituciones.

LA DIGITALIZACILA DIGITALIZACIÓÓN Y ANONIMIZACIN Y ANONIMIZACIÓÓN COMO PROCESO N COMO PROCESO

AUTOMATIZADO EN LA GESTIAUTOMATIZADO EN LA GESTIÓÓN DE DOCUMENTACIN DE DOCUMENTACIÓÓN DE N DE

ACCESO PACCESO PÚÚBLICO PARA GARANTIZAR SU CONFIDENCIALIDAD Y BLICO PARA GARANTIZAR SU CONFIDENCIALIDAD Y

LA SEGURIDAD DE LA INFORMACILA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓÓN.N.

LA SOLUCILA SOLUCIÓÓNN

Se digitaliza toda la documentación.

Se procesa el texto completo del documento.

Se extrae toda la información que identifica entidades, conceptos, elementos informativos..

Se clasifica y se agrupa.

Se anonimiza automáticamente el documento digitalizado.

Se presenta el documento anonimizadolisto para su uso público.

El documento original se mantiene intacto.

Anonimización basándonos en procesamiento semántico

Ejemplo de resultado:

D. PERSONA 1, con DNI 1 y domiciliado en DIRECCIÓN 1 … y D. PERSONA 2, con DNI 2 y domiciliado en DIRECCIÓN 2 …

El Sr. PERSONA 1 afirma…a lo que el Sr. PERSONA 2 se opone…

D. José Pérez Rodríguez, con DNI nº 12345678P y domiciliado en la calle del Pez nº 2 de Madrid … y D. Demetrio Madrid López, con DNI 98765432R y domiciliado en la plaza de la Lealtad, nº4 de Barcelona… El Sr. Pérez afirma…a lo que el Sr. Madrid se opone…

D. José Pérez Rodríguez, con DNI nº 12345678P y domiciliado en la calle del Pez nº 2 de Madrid … y D. Demetrio Madrid López, con DNI 98765432R y domiciliado en la plaza de la Lealtad, nº4 de Barcelona… El Sr. Pérez afirma…a lo que el Sr. Madrid se opone…

D. PERSONA 1, con DNI 1y domiciliado en DIRECCIÓN 1 … y D. PERSONA 2, con DNI 2 y domiciliado en DIRECCIÓN 2 … El Sr. PERSONA 1 afirma…a lo que el Sr. PERSONA 2 se opone…

Clave Dato Aias 1 Alias 2

PERSONA 1

José Pérez Rodríguez Sr. Pérez D. José

PERSONA 2

Demetrio Madrid López, Sr. Madrid D. Demetrio

DNI 1 12345678P

DNI 2 98765432R

DIRECCIÓN 1

calle del Pez nº 2 de Madrid

DIRECCIÓN 2

plaza de la Lealtad, nº4 de Barcelona

CCÓÓMO FUNCIONAMO FUNCIONA

Corrección errores

Identif. elementos

Sustitución

NO ES MAGIA, NO ES FNO ES MAGIA, NO ES FÁÁCILCIL

La automatización no es una tarea sencilla, pero al finalizar, el proceso garantiza el ahorro de tiempos en un porcentaje muy alto y un retorno de la inversión muy rápido en comparación con realizar la misma tarea con recursos humanos, que muchas veces no es recuperable de ningún modo.

Taxonomías a medida del cliente/sector

Creación de tesauros por cualquier temática o sector

Asociación e identificación de conceptos dentro de un texto a través de algoritmos computacionales basados en inteligencia artificial. Ejemplo: Telefnica = Telefónica = Empresa Telefónica SA

Procesamiento semántico avanzado

Infraestructuras de tecnología de última generaciónDiferentes perfiles de trabajo unidos para

conseguir el mismo objetivo: documentalistas, ingenieros, programadores, abogados, profesores, administradores de sistemas, historiadores…

No sustituye, sino que complementa a expertos humanos• Control de calidad, mejora continua

Permite tratar grandes volúmenes, tiempos de respuesta instantáneos• Los ordenadores analizan texto decenas de miles de veces más rápido que los humanos

Gran profundidad de anonimización� Nombres, números DNI/CIF, direcciones físicas, direcciones Internet, códigos bancarios, números de matrícula, cantidades económicas, referencias de tiempo…

Alta calidad� Filtran “ruido” de digitalización� Resuelven ambigüedades, p.ej.: Madrid ¿ciudad? ¿equipo? ¿apellido?� Tratan alias, p.ej.: Álvaro Pérez = Sr. Pérez = “El Bigotes”

Disponiblidad y homogeneidad� No depende de la presencia de analistas humanos y elimina variacionesdebidas a diferencias entre ellos

Bajo coste� Comparado con alternativas basadas 100% en analistas

Ventajas de la Ventajas de la anonimizacianonimizacióónn automautomááticatica

Rosario Lorente

Consultor Comercial

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Tlf 687 90 47 33

Normadat SA

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