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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO GUANENTA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR.

( No. 000190 18 Diciembre 2013 )

INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

- SANTANDER

GEMA CATALINA DEL PILAR GOMEZ BRAVO

DIRECTORA

VIGENCIAS 2012

BUCARAMANGA, DICIEMBRE DEL 2013




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub-Contralora Delegada para el Control Fiscal

CLARA INES ARIZA PEÑA Auditor Fiscal Nodo Guanentá

EQUIPO AUDITOR

ASTRID SOLANGEL PLAZAS OVALLE

Profesional Especializado

GLADYS SANMIGUEL DULCEY


MARISOL PINZON SIERRA


RUTH MAPY QUINTANA CABRERA


ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ


BUCARAMANGA, DICIEMBRE DE 2013




INFORME DEFINITIVO


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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 4 1 ANTECEDENTES 5 1.1 GENERALIDADES DE LA ENTIDAD 5

1.2 ALCANCE 5 2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 6 2.1 CONTROL DE GESTION 6 2.1.1 FACTORES EVALUADOS 6 2.1.1.1 EJECUCION CONTRACTUAL 6

2.1.1.2 TECNOLOGIA DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACION TICS Y EVALUACION DE CONTROL INTERNO

12

2.1.1.3 RESULTADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 15 2.1.1.4 SEGUIMIENTO A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA 16 2.1.1.5 QUEJAS Y DENUNCIAS 16 2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 16 2.2.1 ESTADOS CONTABLES-EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO 16 2.2.1.1. ESTADO DE SITUACION FISCAL COMPARATIVA 2010-2012 16 2.2.1.2 BALANCE GENERAL 18 2.2.1.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL 23

2.2.1.4 DICTAMEN U OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

26

2.2.2. EVALUACION A LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

27

3 CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES 33 4 CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS Y COMUNICADAS 35 5 PRONUNCIAMIENTO 35




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los artículos 267° y 272°, de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1993, dando cumplimiento a su Plan General de Auditorías de la vigencia 2013, procedió a practicar Auditoría Regular, durante el período comprendido del 16 de septiembre al 10 octubre 2013 al Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados, por los periodos comprendidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012. Para tal efecto la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por la Directora del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, Doctora Gema Catalina Gómez Bravo, se evaluó las operaciones contables y presupuestales en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la contabilidad pública y el Estatuto Orgánico de Presupuesto, así mismo el proceso de contratación administrativa verificando el cumplimiento de cada una de sus etapas precontractual, contractual y post contractual, igualmente se evaluaron las quejas existentes y el avance del plan de mejoramiento. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los exámenes y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en el cumplimiento de las políticas planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz.

Es importante resaltar que parte de los resultados del trabajo de campo fueron socializados durante la auditoría y los hallazgos configurados serán informados oportunamente a la administración dentro del informe preliminar, los cuales podrán ser controvertidos y las respuestas dadas por la entidad serán analizadas y verificadas, para confirmar o desvirtuar los presuntos hallazgos en el informe definitivo La Contraloría General de Santander espera que éste informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población.




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1. ANTECEDENTES

En la vigencia 2011, se practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad Regular a la vigencia 2011, cuyo resultado arrojó la suscripción de un Plan de Mejoramiento, que es objeto de evaluación en el presente informe. Para el ejercicio del control fiscal a la vigencia fiscal 2012, en cumplimiento del Plan General de Auditorías, se practicó Auditoría Regular al INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DEL MUNICIPIO DE SAN GIL, durante los días del 16 de septiembre al 10 de octubre de 2013. 1.1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD

El Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil fue creado mediante el decreto municipal No. 100-043 A-2009 del 13 de abril de 2009, como ente descentralizado del sector central con autonomía financiera y administrativa, con patrimonio independiente que hace parte integral del sistema nacional de cultura y turismo.

El Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, cuyo Nit: 900301249-3, es la Institución de la Administración Municipal de San Gil, que participa en la formulación de las políticas públicas de cultura y turismo, las ejecuta y evalúa a través de planes, programas y estrategias relacionadas con atracción de turistas, visitantes e inversión sectorial y fortalecimiento de las condiciones del destino que favorezca la democratización de oportunidades y productividad empresarial con la generación de riquezas colectivas, derivadas de procesos productivos y en la articulación dentro de un sistema de gestión del turismo de instancias territoriales y sectoriales.

El objeto del INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO es el de planear, programar, ejecutar, hacer seguimiento y control a las actividades culturales y turísticas. Fomentar la cultura y el turismo, su difusión, coordinar el desarrollo de programas y proyectos con los diferentes organismos del orden nacional e internacional, departamental y Municipal y tiene a su cargo la administración, mantenimiento, construcción y adecuación de los escenarios culturales y turísticos entregados por el municipio para su administración. Asimismo, apoyar y fortalecer la cultura y el turismo a nivel de formación académica, creación de identidad, preservación del patrimonio histórico y realización de eventos.

1.2. ALCANCE La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, se orientará al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad, en la administración de los bienes y recursos y el cumplimiento de su actividad misional, conforme a las normas y principios que regulan el ejercicio de la gestión fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la administración del Instituto. Es responsabilidad del Representante Legal de la Entidad el contenido de la información suministrada. El informe de auditoría, se realizará sobre la base de un análisis y evaluación de información y cifras registradas en la rendición de la cuenta a través de SIA, así




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como la información en medio física y magnética suministrada en el trabajo de campo. El proceso auditor, cubrió las líneas financiera y presupuestal, de contratación, ambiental, avance del plan de mejoramiento de la vigencia 2011, seguimiento a los controles de advertencia, verificación de la operatividad del Sistema de Control Interno, atención a quejas y denuncias. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Para el pronunciamiento de cada una de las líneas de la vigencia auditada, se tomaron como insumos fundamentales los análisis y resultados comunicados en el informe rendido a través del aplicativo SIA a la Contraloría General de Santander, las evidencias encontradas durante el tiempo laborado en el trabajo de campo en el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil. 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1. Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebro 81 contratos por valor de $ 790.976.432 distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Prestación de servicios 70 $ 664.661.185.

Suministro 5 $ 43.770.750.

Consultoría u otros 3 $ 10.000.000.

Obra Publica 3 $ 32.544.497.

TOTAL 81 $ 790.976.432




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Para el proceso auditor se seleccionó una muestra de contratos, tomando los contratos más representativos en cuanto a su valor y su aporte a la sociedad de San gil, determinados por la clase de contrato como lo son: el CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS, CONSULTORIA, OBRAS Y OTRO TIPO DE CONTRATOS, los cuales suman 9 por un valor de $ 289.301.600, que equivalen al 36.57 % aproximado, del valor total de la contratación.

MUESTRA Los contratos que hicieron parte de la muestra auditada, son los que se discriminan en el siguiente cuadro:

# CONTRATISTA OBJETO MODALIDAD VALOR

17 CORPORACIÓN COLOMBIA

SER

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES AL XV FESTIVAL DE MÚSICA COLOMBIANA Y RELIGIOSA PERLA DEL FONCE QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 1 2 3 4 5 6 Y 7 DE ABRIL DEL 2012 EN LA CIUDAD SAN GIL SANTANDER

C.D $ 70.000.000

PROFESIONALES001

JUAN ALBERTO RODRÍGUEZ FORERO

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES AL XV FESTIVAL DE MÚSICA COLOMBIANA Y RELIGIOSA PERLA DEL FONCE QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 1 2 3 4 5 6 Y 7 DE ABRIL DEL 2012 EN LA CIUDAD SAN GIL SANTANDER

C.D 44.301.600

53 ESA SERVICIOS

INTEGRADOS OC

PRESTACIÓN DE SERVICIO A LA GESTIÓN EN LA LOGÍSTICA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES Y TURÍSTICAS EN EL MARCO DEL FESTIVAL DE VERANO EN EL MUNICIPIO DE SAN GIL SANTANDER

C.D $ 40.000.000


SER

PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DEL FESTIVAL CULTURAL ARTE AL PARQUE EN EL MUNICIPIO DE SAN GIL QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 6 7 8 DE ENERO DE 2012

C.D $ 28.000.000

PROFESIONALES 006

ESA SERVICIOS INTEGRADOS OC

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO ACOMPAÑAMIENTO Y ORIENTACIÓN EN EL PROCESO DE REESTRUCTURACIÓN Y FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DISEÑO PAGINA WEBH MANUALES DE FUNCIONES PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

C.D $ 25.000.000


SER

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES A LOS 323 AÑOS DE FUNDACIÓN DE LA VILLA DE SANTA CRUZ Y SAN GIL DE LA NUEVA BAEZA QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 12 13 14 15 16 17 Y 18 DE MARZO DE 2012

C.D $ 22.000.000

40 CORPORACIÓN INGESEM

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LA CONMEMORACIÓN CULTURAL CON MOTIVO DE LAS FESTIVIDADES DEL 20 DE JULIO Y CELEBRACIÓN DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

C.D $ 22.000.000

PROFESIONALES 008

CORPORACIÓN INGESEM

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORÍA EN LA RESTAURACIÓN DE LA FLORA DEL PARQUE GALLINERAL A TRAVÉS DE ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y EL LEVANTAMIENTO DE UN INVENTARIO DE FLORA DEL PARQUE Y LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE MANTENIMIENTO

C.D $ 20.000.000

55 RCN SAN GIL

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO LOGÍSTICO PARA LA PROMOCIÓN Y TRANSMISIÓN DEL EVENTO CULTURAL Y MUSICAL GUANE DE ORO EL CUAL SERA TRASMITIDO A NIVEL LOCAL DEPARTAMENTAL Y NACIONAL POR LAS DIFERENTES EMISORAS AFILIADAS A RCN Y A NIVEL MUNDIAL POR RCN MUNDO

C.D $ 18.000.000




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El análisis detallado de la muestra a la contratación y sus resultados, son los siguientes:

CONTRATO N°. 006.

CONTRATISTA: ESA SERVICIOS INTEGRADOS OC R.L ELIZABETH SILVA ARIAS

NIT: 830.130.670-3

VALOR: $ 25.000.000

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO ACOMPAÑAMIENTO Y ORIENTACIÓN EN EL PROCESO DE REESTRUCTURACIÓN Y FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DISEÑO PAGINA WEBH MANUALES DE FUNCIONES PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 3 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/08/24

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/08/28

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/11/02

CONTRATO N°. 053.

CONTRATISTA: ESA SERVICIOS INTEGRADOS OC R.L ELIZABETH SILVA DE SALAZAR

CC: 830.130.670-3

VALOR: $ 40.000.000

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIO A LA GESTIÓN EN LA LOGÍSTICA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES Y TURÍSTICAS EN EL MARCO DEL FESTIVAL DE VERANO EN EL MUNICIPIO DE SAN GIL SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 15 D




CONTRATO N°. 001.

CONTRATISTA: CORPORACIÓN COLOMBIA SER

R.L DANY MARIA SALAZAR MORENO

NIT: 900.221.381

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DEL FESTIVAL CULTURAL ARTE AL PARQUE EN EL MUNICIPIO DE SAN GIL QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 6 7 8 DE ENERO DE 2012

VALOR: $ 28.000.000

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 8 DÍAS


ACTA DE INICIO: 2012/01/05

ACTA DE RECIBO FINAL: 2012/01/10

CONTRATO N°. 008.

CONTRATISTA: CORPORACIÓN INGESEM “IDEAS QUE CONSTRUYEN FUTURO” Y/O GERMÁN ZAMBRANO




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CALDERÓN

CC: 900.215.407-2

VALOR: $ 20.000.000

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORÍA EN LA RESTAURACIÓN DE LA FLORA DEL PARQUE GALLINERAL A TRAVÉS DE ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y EL LEVANTAMIENTO DE UN INVENTARIO DE FLORA DEL PARQUE Y LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE MANTENIMIENTO

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 45 D




CONVENIO N°. 055. CONTRATISTA: RCN SAN GIL

R.L TIMOLEON RUEDA ROJAS

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO LOGÍSTICO PARA LA PROMOCIÓN Y TRANSMISIÓN DEL EVENTO CULTURAL Y MUSICAL GUANE DE ORO EL CUAL SERA TRASMITIDO A NIVEL LOCAL DEPARTAMENTAL Y NACIONAL POR LAS DIFERENTES EMISORAS AFILIADAS A RCN Y A NIVEL MUNDIAL POR RCN MUNDO

NIT: 890.903.9102

VALOR TOTAL: $ 18.000.000.


FEHA DE SUSCRIPCIÓN 2012/10/10



CONTRATO N°. 016. CONTRATISTA: CORPORACIÓN COLOMBIANA SER

R.L RUTH NARIBE FERREIRA HERRERA

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES A LOS 323 AÑOS DE FUNDACIÓN DE LA VILLA DE SANTA CRUZ Y SAN GIL DE LA NUEVA BAEZA QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 12 13 14 15 16 17 Y 18 DE MARZO DE 2012

NIT: 900.221.381-4

VALOR: $ 22.000.000

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 1 M, 5 D.

FEHA DE SUSCRIPCIÓN: 2012/02/15



ANÁLISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

En los expedientes de los contratos N°. 006, 053, 001, 008, 055, 016; se constata que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, veló porque los contratistas cumplieran, entre otros, con los siguientes requisitos pre-contractuales: no estar incluido en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, no encontrarse inhabilitado para contratar con el Estado, estar afiliado




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como aportante al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, soportes que acrediten la experiencia y/o formación académica del contratista, certificado de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación. Se constata que los contratos fueron debidamente suscritos y firmados por las partes, la designación de los respectivos supervisores, como también la elaboración de los registros presupuestales, actas de iniciación suscritas por los contratistas e interventores, y pólizas de cumplimiento, con los respectivos certificados de aprobación de garantía. Finalmente, se constató que los supervisores de cada contrato, certifican el cumplimiento y recibo a satisfacción de los servicios, lo cual se evidencia en los informes de actividades. OBSERVACIÓN N°. 01: CONTRATOS N°. 040, 017 – 2012. INCONSISTENCIA ENTRE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS, QUE SOPORTAN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL.

CONTRATO N°. 040. CONTRATISTA: CORPORACIÓN INGESEM “IDEAS QUE

CONSTRUYEN FUTURO”

NIT: 900215407-2

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN, PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LA CONMEMORACIÓN CULTURAL CON MOTIVO DE LAS FESTIVIDADES DEL 20 DE JULIO Y CELEBRACIÓN DEL DÍA DE LA FAMILIA.

VALOR $22.000.000

DURACIÓN 5 DÍAS

FECHA DE SUSCRIPCIÓN 17 DE JULIO DEL 2012

ACTA DE INICIO 19 DE JULIO DEL 2012

ACTA DE RECIBO FINAL 23 DE JULIO DEL 2012

Los estudios de conveniencia y oportunidad fueron publicados en el secop fuera de los términos

CONTRATO N°. 017.

CONTRATISTA: CORPORACIÓN COLOMBIASER Y/0 RUTH NAYIBE FERRERÍA HERRERA

NIT: 900221381-4

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN, PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES AL XV FESTIVAL DE MÚSICA COLOMBIANA Y RELIGIOSA PERLA DEL FONCE QUE TENDRÍA LUGAR LOS DÍAS 1,2,3,4,5,6 Y 7.

VALOR $70.000.000

DURACIÓN 1 MES Y 20 DÍAS

FECHA DE SUSCRIPCIÓN 17 / FEBRERO / 2012

ACTA DE INICIO 17 / FEBRERO / 2012




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El Instituto de Cultura fundamentó la contratación en la necesidad de sensibilización y cultura ciudadana a las comunidades locales, bajo una formulación clara, medible y ejecutable de plan estratégico que les permita y las lleve a ser un San Gil con identidad.

Este proyecto fue dirigido a los visitantes, turistas, locales y público en general de todas las edades, encaminado a enriquecer la MUSICA ANDINA COLOMBIANA SACRA, como manifestación cultural autóctona de San Gil.

El día 17 de febrero se convoca a los veedores, para que ejerzan el control a la etapa pre contractual, contractual y pos contractual de esta contratación, sin embargo esta citación se hace el mismo día que se adjudica el contrato.

El estudio de conveniencia y oportunidad no tiene fecha, no habla claramente sobre las actividades que se realizaran, no muestra un presupuesto claro de lo que se requiere, no se pudo verificar fechas puesto que en el secop todo el proceso esta extemporáneo, y el documento no tiene fechas.

Se observa en el paz y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales de los últimos seis meses tiene fecha de 29 de marzo después de firmado y ejecutado el contrato.

Así mismo la información que se publicó en el secop, se realizó después de firmado el contrato, toda vez que el proceso fue creado el día 21 de febrero del 2012.

La invitación a presentar propuesta esta sin fecha por parte del instituto, ni por parte del contratista de recibido.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) GEMA CATALINA DEL PILAR GOMEZ BRAVO. Directora

CONTRATO N°. 001.

CONTRATISTA: JUAN ALBERTO RODRIGUEZ

CC: 91.070.354

VALOR: $ 44.301.600.

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN PROMOCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS E INHERENTES AL XV FESTIVAL DE MÚSICA COLOMBIANA Y RELIGIOSA PERLA DEL FONCE QUE TENDRÁ LUGAR LOS DÍAS 1 2 3 4 5 6 Y 7 DE ABRIL DEL 2012 EN LA CIUDAD SAN GIL SANTANDER





OBSERVACIÓN N° 02: AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS QUE OBRAN EN EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO.




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El expediente contiene documentos y actos administrativos, sin firma de los servidores públicos competentes, lo cual le resta autenticidad a las decisiones y actuaciones en ellos consignadas. Los documentos producidos por la administración cuentan con una presunción de autenticidad y legalidad, lo cual implica su diligenciamiento integro y sin duda alguna, es parte integral de los documentos públicos la firma de quien o quienes participaron en su elaboración, pues de otra manera pierde su característica de autenticidad, máxime tratándose de documentos que hacen parte de procesos contractuales. La omisión referida en el presente hallazgo, contraviene las siguientes normas: Artículo 32 de la ley 80 de 1993 que prevé como parte del contrato todos los actos jurídicos en él contenidos; Artículo 25 Decreto numero 679 de 1994 que establece como formalidad plena de los documentos requeridos por ley 80 de 1993 la firma de los mismos. EVIDENCIA:

- Informe de evaluación de las ofertas sin firma.

OBSERVACIÓN N°. 03 GENERALES A LA CONTRATACIÓN:

En los contratos no se especifica la clausula de liquidación del contrato.

No existe en los contratos tomados como muestra constancia de comunicación y/o notificación del interventor y/o supervisor designado de forma legal en la minuta de los correspondientes contratos. Se procurara por el medio más expedito informar al supervisor o interventor de su designación.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) GEMA CATALINA DEL PILAR GOMEZ BRAVO Directora

2.1.1.2. Tecnologías de las Comunicaciones y la Información (TICS) y

Evaluación de Control interno:

De conformidad con el artículo 9° de la Ley 42 de 1993, y, el artículo 8° del Decreto 2145 de 1999, la Contraloría General de Santander, efectuará el análisis a la cali-dad, eficiencia, el nivel de confianza y el cumplimiento de sus objetivos, que le otorgado por la Ley 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011 al Sistema de Control Interno del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, vigencia 2012.

Asimismo, el equipo auditor en el trabajo de campo incluyen en su evaluación al Sistema de Control Interno del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, temas que implican actos de gestión fiscal como:

Eficiencia en la evaluación interna ambiental.




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Debida participación ciudadana.

Utilización adecuada de las TIC´s (Tecnología en la Información y Comunicación).

Realización de las Auditorias de control fiscal interno.

Seguimientos a las funciones de advertencia y planes de mejoramiento entre otros.

La debida participación ciudadana y el cumplimiento de los mecanismos de información:

Para la atención oportuna a quejas del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, cuenta con:

Línea telefónica: 7244617.

Correo electrónico:[email protected].

Buzón de Sugerencias ubicado en el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil.

En Tecnología en la Información y Comunicación

La entidad no cuenta con una página WEB.

Denuncias y /o quejas:

El Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, no tiene ninguna queja, denuncia y/o requerimiento en su contra.

Control Fiscal Interno.

Realización de las auditorías de control fiscal interno: No se han realizado ninguna.

El Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, no tiene oficina de Control Interno, en la entidad, este proceso no tiene funcionario asignado para realizar estas funciones, incumpliendo la Ley 87 de 1993, lo desarrolla una empleada de la entidad, sin ser nombrada para el cargo, basándose en la experiencia y en la observación de los hechos.

“Artículo 10º.- Jefe de la unidad u oficina de coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. Reglamentado por el Decreto Nacional 1826 de 1994. Ver Oficio No. 2-15054/16.04.99. Unidad de Estudios y Conceptos. Inhabilidades e incompatibilidades en materia contractual. CJA13101999.”

En la evaluación realizada a su representante legal, en las acciones respectivas del manejo de control interno fiscal (CIF), se registró lo siguiente




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MATRIZ EVALUACION GESTION FISCAL-GAT

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación Puntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) 77,7 0,30 23,3

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

78,5 0,70 55,0

TOTAL 1,00 78,3

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Instituto de Cultura y Turismo de San Gil

El equipo auditor, observó que para la vigencia 2012, el proceso de control interno presentó debilidades en sus acciones tanto en la valoración de sus controles (23,3%), son inefectivas en sus controles (55,0%), denotando con ello la inexistencia de la Oficina de Control Interno, por ende, de un responsable de la Oficina de Control Interno. Por lo tanto, el control interno fiscal del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil es DEFICIENTE.

OBSERVACION No. 04 CONTROL INTERNO: La inoperancia administrativa en el funcionamiento del sistema de control interno en el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, denota una fragilidad en los controles en todas sus áreas, aunado este hecho que la entidad es manejada y controlada por la Directora del el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil.

Ahora bien, de lo antes expuesto es claro que el ejercicio y el diseño de métodos y procedimientos de control interno, como lo establece los artículos: 209° y 169° de la Constitución Política de Colombia, son independientes de la existencia de la Oficina de Control Interno, o sea, que una entidad del Estado puede no contar con la existencia de esta oficina, pero debe tener un control interno, ya que el aspecto anterior, no releva al responsable legal de la entidad, de la responsabilidad en materia de control interno.

En este sentido el parágrafo 1o, del artículo 75° de la Ley 617 de 2000 establece que las funciones de control interno y de contaduría podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categorías.

El no ejercer eficiente el control interno, es una deficiencia administrativa que se debe tener en cuenta en el Plan de Mejoramiento.




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OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO

Directora

EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE En desarrollo del proceso auditor, se constata el cumplimiento de la Administración del Instituto Municipal, a lo establecido en la Resolución 357 de julio 23 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. La evaluación cuantitativa del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, permite determinar que los rangos de interpretación o resultados obtenidos en las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control, se interpretan como Adecuado al alcanzar un puntaje de 4.02.

OBSERVACION No. 05 PROCESOS CONTRACTUALES: La revisión a los documentos publicados en el portal único de contratación reflejaron que la entidad pública los contratos en forma extemporánea, dando cumplimiento a la normatividad en contratación estatal vigente en materia de publicación de los documentos de los procesos contractuales desde su etapa precontractual hasta su celebración en forma parcial. La entidad al publicar sus documentos extemporáneamente en el SECOP, se considera como una deficiencia administrativa que se debe tener en cuenta en el Plan de Mejoramiento.


PRESUNTO RESPONSABLE GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO

Directora

2.1.1.3. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Al evaluar el grado de cumplimiento del Plan de Mejoramiento, se obtuvo una calificación de Cumple debido al puntaje alcanzado de 92,5, a través de la evaluación realizada al Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, con fundamento en la aplicación de la Matriz Evaluación Gestión Fiscal: MATRIZ EVALUACION GESTION FISCAL:

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 92,5 0,20 18,5

Efectividad de las acciones 92,5 0,80 74,0

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1,00 92,5




INFORME DEFINITIVO


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Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Fuente: Instituto de Cultura y Turismo de San Gil

El Plan de Mejoramiento del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, a través de la Directora, CUMPLE con eficiencia y eficacia las metas establecidas, cumpliendo con las acciones correctivas y ajustando a los principios legales normativos de la contratación a la entidad en su proceso contractual.

2.1.1.4. SEGUIMIENTO A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA

En la vigencia 2012 no hubo controles de advertencia para el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil.

2.1.1.5 SEGUIMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS. Según la oficina de política institucional y control social de la Contraloría General de Santander no existen quejas radicadas en esta oficina para esta Institución.

2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el control financiero y presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

2.2.1. Estados Contables – Evaluación y Análisis Financiero

2.2.1.1. Estado de Situación Fiscal Comparativa 2.010 - 2012 En el año 2.012, el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que el activo corriente fue superior al pasivo corriente, logrando un superávit fiscal por un valor que asciende a $135.229.678.

Fuente: SIA Contraloría General de Santander- Cifras en pesos

2010 2011 2012

SUPERAVIT FISCAL 88.380.131 55.423.627 135.229.678

88.380.131

55.423.627

135.229.678

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

140.000.000

160.000.000

Cif

ras

en

pe

sos

SUPERAVIT FISCAL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL




INFORME DEFINITIVO


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En la gráfica muestra un comparativo de la evolución de la situación fiscal del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, donde se observa que en la vigencia 2.010, obtuvo un superavit fiscal de $88.380.131, el cual disminuyó y en la vigencia 2.011 obtuvo un superávit por valor de $55.423.627; para nuevamente incrementarse en la vigencia 2012 a un valor de $135.229.678. En el análisis de las cifras realizado al Instituto de Cultura y Turismo, se observa que no ha mantenido una situación fiscal constante en el periodo analizado, debido a la disminución en los activos a corto plazo en la vigencia 2011. En las vigencias 2.010 a 2011, el superávit fiscal disminuyó un 37%, debido a la disminución de los deudores; Entre las vigencias 2.011 y 2.012, el Activo a corto plazo tuvo una variación positiva al incrementarse un 163%, en donde la cuenta que reflejó mayor incremento fue Deudores.


Se evidencia que la situación fiscal del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil ha variado positivamente en las vigencias 2010, 2011 y 2012, al registrar superávit fiscal en todos los años analizados, como se puede observar en la gráfica anterior. INDICE DE LIQUIDEZ

Fuente: SIA Contraloría General de Santander


La relación activos corrientes frente a pasivos corrientes refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2012, en $3,76 indicando que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, posee $3,76 de activos para suplir cada $1 de pasivo, permitiéndole a la entidad tener un respaldo de liquidez inmediato. La liquidez refleja que los activos corrientes tienen capacidad de hacer frente a sus obligaciones corrientes, se observa que la Entidad ha reportado índices elevados, siendo solvente en las vigencias 2010 al 2012.

2010 2011 2012

ACTIVO CORRIENTE 115,426,647 70,157,647 184,241,348

PASIVO CORRIENTE 27,046,516 14,734,020 49,011,670

SUPERAVIT FISCAL 88,380,131 55,423,627 135,229,678

2010 2011 2012

RAZON CORRIENTE 4,27 4,76 3,76

4,27 4,76 3,76

-

2,00

4,00

6,00

RAZON CORRIENTE INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

2010 2011 2012



RAZON CORRIENTE 4.27 4.76 3.76




INFORME DEFINITIVO


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NIVEL DE ENDEUDAMIENTO


Fuente: SIA Contraloría General de Santander

El nivel de endeudamiento refleja índices que van desde un 19% en la vigencia 2010; 10% en la vigencia 2011, aumentó nueve puntos y llegó al 19% en el 2012; presentando niveles bajos de endeudamiento, lo cual le ha permitido efectuar pagos oportunamente a corto plazo, generando estabilidad y disponibilidad de recursos, para seguir desarrollando su objeto social en pro de la cultura y el turismo del Municipio.

2.2.1.2. BALANCE GENERAL El Balance General a 31 de Diciembre de 2012, presentado por la Administración en la rendición de cuenta, se encuentra clasificado y presentado de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.” Descripción y Análisis de los Estados Financieros Con base en los Estados Financieros de la vigencia 2.012 firmados por la Directora del Instituto y el Contador Público y reportados en el aplicativo SIA, correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2012 y de acuerdo a información obtenida en trabajo de campo, encontramos la siguiente información financiera.

2010 2011 2012

ENDEUDAMIENTO 19% 10% 19%

TOTAL ACTIVOS 140,334,804 149,907,032 258,922,154

TOTAL PASIVOS 27,046,516 14,734,020 49,011,670

0%

10%

20%

2010 2011 2012

19%

10%

19%

ENDEUDAMIENTO INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL




INFORME DEFINITIVO


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ACTIVOS

Los Activos de una entidad se clasifican en activo corriente, siendo aquel activo que es susceptible de convertir en dinero en efectivo en un lapso de tiempo igual o menor a un año, como efectivo en caja y bancos, además se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios; luego el activo no corriente es aquel activo que sólo es susceptible de convertirse en efectivo en un periodo superior a un año, en el mediano o largo plazo.

Los activos corrientes son de gran importancia en toda Entidad puesto que es con ellos que la Institución puede operar, pagar nómina, adquirir activos fijos, y pagar sus pasivos entre otros aspectos.

El activo corriente es un factor importante de la situación fiscal, toda vez que éste se determina restando el pasivo corriente al activo corriente. La situación fiscal depende del volumen de activos corrientes que tenga la entidad. Si no se tienen activos corrientes suficientes, la entidad puede presentar dificultades de liquidez, lo cual afecta su relación con proveedores y acreedores. El activo corriente es el que determina la capacidad de pago que tiene la entidad, un aspecto tenido muy en cuenta tanto por las entidades financieras como por los proveedores. A un banco o a un proveedor le interesa más la capacidad de pago de una institución que el monto de sus activos fijos, pues a este le interesa que la entidad le pague en lugar de recibir activos fijos como pago por la deuda.

Entre los activos no corrientes están los activos fijos como maquinaria y equipo, vehículos, construcciones y edificaciones, terrenos, etc. Igualmente dentro de los activos no corrientes tenemos los activos intangibles y las inversiones a largo plazo.

El Instituto de Cultura y Turismo de San Gil presenta un activo total valorado en $258.922.154 a Diciembre 31 de 2.012. Al compararlo con la vigencia anterior tuvo un incremento del 73%, siendo la cuenta de relevancia por su incremento la de

2010 2011 2012

ACTIVOS 140,334,804 149,907,032 258,922,154

PASIVOS 27,046,516 14,734,020 49,011,670

PATRIMONIO 113,288,288 135,173,012 209,910,484

0 50.000.000

100.000.000 150.000.000 200.000.000 250.000.000 300.000.000

2010 2011 2012

ACTIVOS 140.334.804 149.907.032 258.922.154

PASIVOS 27.046.516 14.734.020 49.011.670

PATRIMONIO 113.288.288 135.173.012 209.910.484

Cif

ras

en

pe

sos

ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL




INFORME DEFINITIVO


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Deudores, donde el incremento relacionado con la anterior vigencia se encuentra en un 301%, debido a las transferencias por cobrar de la Alcaldía Municipal de San Gil. Según cuadro que se presenta a continuación:


OBSERVACION No. 06 BANCOS-CONCILIACIONES Se verificó que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, no está elaborando correctamente todas las conciliaciones bancarias, en razón a que se constató que los saldos del libro auxiliar de Bancos y el saldo que reporta la conciliación bancaria no coinciden, como en las cuentas 11100500106, 1110050202, diferencia que se detalla en el cuadro que se presenta a continuación, por lo cual se hace necesario que la Administración elabore, revise, registre y controle detalladamente cada cuenta, mes a mes, además el Instituto sólo maneja 11 cuentas bancarias y no se están conciliando correcta y oportunamente, esta debilidad se debe corregir, con el fin de que los Estados Financieros revelan la realidad de las operaciones de la Entidad. Por la observación realizada en el párrafo anterior, el auditor, tipifica una Observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la


Efectivo 24,266,576 46,165,441 87,999,486

Deudores 91,160,071 23,992,206 96,241,862

ACTIVO NO CORRIENTE 24,908,157 79,749,385 74,680,806

Propiedad, planta y equipo 11,314,557$ 43,655,785$ 38,587,206$

Bienes de beneficio y uso público 22,500,000$ 22,500,000$

Otros Activos 13,593,600$ 13,593,600$ 13,593,600$

TOTAL ACTIVOS 140,334,804 149,907,032 258,922,154


Cuentas por pagar 14,326,338$ 7,556,000$ 36,243,131$

Obligaciones laborales y de seguridad social 7,800,178$ 2,861,020$ 4,109,639$

Otros pasivos 4,920,000$ 4,317,000$ 8,658,900$

PASIVO NO CORRIENTE 0 0 0

Otros Pasivos 0 0 0

TOTAL PASIVOS 27,046,516 14,734,020 49,011,670

PATRIMONIO 113,288,288 135,173,012 209,910,484

Hacienda pública 2,919,889$ 0 0

Patrimonio Institucional 110,368,399$ 135,173,012$ 209,910,484$

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 140,334,804 149,907,032 258,922,154

CUENTA 2010 2011 2012




INFORME DEFINITIVO


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Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorias.

Fuente: Departamento contable Instituto de Cultura y Turismo


PRESUNTO RESPONSABLE

GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO

Directora JUAN ALBERTO RODRIGUEZ FORERO

Asesor Financiero

OBSERVACION No. 07 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Se constató que en la vigencia 2012 El Instituto de Cultura y Turismo de San Gil no presentó y canceló oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales, generando la cancelación adicional de intereses de mora por valor de $166.722, como se presenta en el cuadro que se muestra a continuación. Por la observación realizada en el párrafo anterior, el auditor, tipifica una Observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorias. El equipo auditor consideró no configurar hallazgo fiscal por la mora presentada, en razón a que son valores pequeños, pero se hace la observación que si esta debilidad se sigue presentando, originará hallazgo administrativo, disciplinario y fiscal.

CODIGO

CONTABLE DESCRIPCION CUENTA

SALDO SEGÚN

BALANCE DE

DETALALDO

SALDO SEGÚN

LIBRO AUXILIAR DE

BANCOS-

CONCILIACION

DIFERENCIA

SEGÚN

AUDITORIA OBSERVACIONES

1.11E+09

Cuenta No. 110-

52002432-4 Banco

Popular Estampilla pro

cultura -958,242.00 4,504,557.60 -5,462,799.60

Cuenta con saldo negativo y su

conciliacion no es razonable

con los Estados Financieros.

1.11E+09

Cuenta No.

21002884054 Banco

Caja Social-Fondo

promoción turistica 40,237,134.89 39,278,334.89 958,800.00

Cuenta con saldo

inconsistente con los Estados

Financieros

TOTAL 39,278,892.89 43,782,892.49 -4,503,999.60

INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

BANCOS y CORPORACIONES

A DICIEMBRE 31 DE 2012 (Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


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Fuente: Departamento contable Instituto de Cultura y Turismo





Asesor Financiero

OBSERVACION No. 08 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO El Balance General Detallado del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, a diciembre 31 de 2012, refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo un valor de $38.587.206, código16 el cual no se encuentra individualizado por cada bien adquirido, por lo cual la Administración debe detallar cada activo que posee, así como la depreciación, según lo establece el régimen de contabilidad pública. Por la observación realizada en el párrafo anterior, el auditor, tipifica una Observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías.

PERIDODO

COTIZACION

PENSION FECHA PAGO DIAS DE MORA VALOR MORA

FECHA LIMITE

DE PAGO

01 FEBRERO 16 DE 2012 7 5,615 09-Feb

02 MARZO 15 DE 2012 6 4,125 09-Mar

03 MAYO 02 DE 2012 20 14,102 12-Apr

04 JUNIO 08 DE 2012 28 22,421 10-May

05 JUNIO 08 DE 2012 - 12-Jun

06 AGOSTO 13 DE 2012 32 24,783 11-Jul

07 AGOSTO 13 DE 2012 3 2,187 10-Aug

08 OCTUBRE 8 DE 2012 26 20,998 11-Sep

09 OCTUBRE 31 DE 2012 22 16,518 09-Sep

10 ENERO 3 DE 2013 87 38,759 13-Nov

11 ENERO 3 DE 2014 22 17,214 11-Dec

12 ENERO 3 DE 2015 - 11-Jan

166,722 TOTAL

CONCLUSION: El Instituto de Cultura y Turismo debe cancelar

los aportes a la seguridad social y parafiscales

oportunamente para evitar la cancelación de intereses de

mora.

PAGO DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

A DICIEMBRE 31 DE 2012 (Cifras en pesos)





INFORME DEFINITIVO


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Asesor Financiero

PASIVOS

Los pasivos corrientes hacen referencia a las obligaciones que la entidad debe pagar en un plazo igual o inferior a un año.

Los pasivos de una entidad se clasifican en aquellos pasivos a largo plazo y los pasivos a corto plazo, esto es aquellas deudas que son exigibles en un corto plazo, que son los que se conocen como pasivos corrientes.

El pasivo es un componente de la estructura financiera muy importante de toda entidad, puesto que con este es que por lo general se financia la situación fiscal que requiere la institución para operar, por lo que la entidad debe mostrar buena gestión en su administración.

Para que la entidad pueda hacer una correcta administración de sus pasivos, es preciso que los clasifique adecuadamente, en especial aquellos a corto plazo, para que pueda programar su pago y así no entrar en una eventual mora que le pueda cerrar las puertas a futuras financiaciones.

El pasivo Total del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil en la vigencia 2.012 fue de $49.011.670, presentando un incremento de un 233%, como consecuencia del aumento de las cuentas por pagar, por concepto de cesantías, bibliotecas y seguridad de artistas, prestación de servicios profesionales y estampillas por cultura y pro adulto mayor por cancelar en el mes de enero de la vigencia siguiente. El pasivo disminuyó un 46% entre las vigencias 2010 y 2011, pero entre las vigencias 2011 y 2012 se incrementó considerablemente; obligaciones que están respaldadas en las cuentas por cobrar que tiene el Instituto. PATRIMONIO El patrimonio del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil a diciembre 31 de 2012 reporta un valor de $209.910.484, el cual fue 55% superior en relación a la vigencia anterior y 19% superior en la vigencia 2011 al pasar de $113.288.288 en la vigencia 2010 a $135.173.012 en la vigencia 2011. 2.2.1.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL En el cuadro que se presenta a continuación se observa el comportamiento que han tenido las diferentes cuentas de ingresos, costos y gastos del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, en las vigencias 2010, 2011 y 2012.




INFORME DEFINITIVO


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Fuente: Departamento contable Instituto de Cultura y Turismo de San Gil– Cifras en pesos

INGRESOS LOS INGRESOS NO TRIBUTARIOS: se refieren a ingresos adicionales que obtiene un Estado por la administración de activos y sus utilidades o ventas, como las tasas, intereses, estampillas, publicaciones, venta de servicios y transferencias. A Diciembre 31 de 2012 el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, registró Ingresos totales por valor de $1.029.422.328, los cuales se disminuyeron un 15% entre las vigencias 2010 y 2011; se incrementaron un 18% entre las vigencias 2011 y 2012, debido al incremento de los recursos propios de libre destinación del Instituto e incremento de los recursos del Fondo de promoción turística. Los ingresos del Instituto de Cultura y Turismo son por concepto de Transferencias por un valor de $970.163.065, distribuidos en: Transferencias por Estampilla pro cultura, que representa el 21%, por valor de $216.644.680; Fondo Promoción Turística, participa con un 45%, por valor de $458.257.657, siendo este ingreso la mayor fuente de recursos de la entidad; Transferencias del S.G.P cultura representa el 6% por valor de $60.260.728, Recursos propios libre destinación participa con un 6% por valor de $59.700.000 y recursos propios libre inversión cultura representan el 17% por valor de $175.300.000, de las transferencias que recibió el Instituto en la vigencia 2012.

INGRESOS OPERACIONALES 1,021,238,258 871,348,481 1,029,422,328

TRANSFERENCIAS 977,170,822 825,872,040 970,163,065

Estampilla pro cultura 354,669,311 308,280,772 216,644,680

Fondo Promoción Turistica 485,213,000 403,848,490 458,257,657

S.G.P. Cultura 56,688,511 60,342,778 60,260,728

Recursos propios libre inversión

turismo 69,400,000 12,000,000 59,700,000

Recursos propios libre inversión

cultura11,200,000 41,400,000

175,300,000

GASTOS OPERACIONALES 1,018,318,368 849,463,757 954,684,856

GASTOS DE ADMINISTRACION 676,891,765 518,898,622 354,951,548

PROVISION, AMORTIZACIONES Y

DEPRECIACIONES 6,494,978 6,072,772

7,918,144

GASTO SOCIAL 334,877,874 323,067,052 591,815,164

Actividades Culturales 334,877,874 323,067,052 591,815,164

OTROS INGRESOS 44,067,436 45,476,441 59,259,263

OTROS GASTOS 53,751 1,425,311 -

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 2,919,890 21,884,724 74,737,472

2012CUENTAS 2010 2011




INFORME DEFINITIVO


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Fuente: Departamento contable Instituto de Cultura y Turismo de San Gil

Como se puede evidenciar al definir los ingresos relacionados en el Estado de Actividad Económica, Financiera y Social, en la gráfica, se evidencia que el recaudo de los ingresos no ha tenido un comportamiento estable al reflejar una disminución del 15% entre las vigencias 2010 y 2011, pero entre las vigencias 2011 y 2012 los ingresos operacionales se incrementaron un 18%, debido al aumento de los ingresos propios libre destinación cultura. GASTOS y COSTOS OPERACIONALES El Instituto de Cultura y Turismo de San Gil refleja gastos operacionales de $954.684.856, los cuales tuvieron un aumento del 12% al compararlos con la vigencia 2.011, en donde del total de gastos operacionales un 37% fue para gastos de administración por valor de $354.951.548 un 62% fue para gasto social por valor de $591.815.164, por actividades de cultura y un 1% fue para provisiones, amortizaciones y depreciaciones por valor de $7.918.144. No se registraron otros gastos en la vigencia 2012. En la siguiente gráfica observamos, el comportamiento que ha tenido el Resultado del Ejercicio durante las vigencias analizadas, al compararlos observamos que sus ingresos siempre han sido superiores a los costos y gastos, reflejando excedentes del ejercicio. A diciembre 31 de 2012, el excedente del ejercicio alcanzado fue de $74.737.472, producto del incremento de los ingresos en un 18% y el incremento de los costos y gastos en una menor proporción al llegar a un 12%, así:

-

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

2010 2011 2012

INGRESOS 1.021.238.258 871.348.481 1.029.422.328

GASTOS 1.018.318.368 849.463.757 954.684.856

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 2.919.890 21.884.724 74.737.472

Cif

ras

en

pe

sos

INGRESOS, GASTOS Y EXCEDENTE DEL EJERCICIO INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL




INFORME DEFINITIVO


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Fuente: Departamento contable Instituto de Cultura y Turismo de San Gil

2.2.1.4. DICTAMÉN U OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2012, del INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor sobre la vigencia 2012, generan el siguiente pronunciamiento: Opinión sin Salvedad: En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Contables del INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012, los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Se encontraron debilidades que la Administración debe subsanar, como: Aspectos Relevantes: 1. Dentro de las debilidades encontradas en el proceso Auditor está la falta de

estructuración del control interno dentro de la entidad.

2. La revisión a los documentos publicados en el portal único de contratación reflejaron que la entidad pública los contratos en forma extemporánea, dando cumplimiento a la normatividad en contratación estatal vigente en materia de publicación de los documentos de los procesos contractuales desde su etapa precontractual hasta su celebración en forma parcial

3. Se verificó que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, no está elaborando correctamente todas las conciliaciones bancarias, en razón a que se constató que los saldos del libro auxiliar de Bancos y el saldo que reporta la conciliación bancaria no coinciden, como en las cuentas 11100500106, 1110050202, por lo

2010 2011 2012

Excedente del Ejercicio 2.919.890 21.884.724 74.737.472

2.919.890

21.884.724

74.737.472

-

10.000.000

20.000.000

30.000.000

40.000.000

50.000.000

60.000.000

70.000.000

80.000.000

Cif

ras

en

pe

sos

Excedentes Instituto de Cultura y Turismo de San Gil




INFORME DEFINITIVO


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cual se hace necesario que la Administración elabore, revise, registre y controle detalladamente cada cuenta, mes a mes, además el Instituto sólo maneja 11 cuentas bancarias y no se están conciliando correcta y oportunamente, esta debilidad se debe corregir, con el fin de que los Estados Financieros revelan la realidad de las operaciones de la Entidad.

4. Se constató que en la vigencia 2012 El Instituto de Cultura y Turismo de San

Gil no presentó y cancelado oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales, generando la cancelación adicional de intereses de mora.

5. El Balance General Detallado del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, a

diciembre 31 de 2012, refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo un valor de $38.587.206, código16 el cual no se encuentra individualizado por cada bien adquirido, por lo cual la Administración debe detallar cada activo que posee, así como la depreciación, según lo establece el régimen de contabilidad pública.

2.2.2. EVALUACION A LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y

GASTOS VIGENCIA 2012

Mediante Acuerdo de la Junta Directiva No 001 de Diciembre 26 de 2011 fijan el presupuesto general de Ingresos y Gastos del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil para la vigencia fiscal 2012, por la suma de ochocientos veintiséis millones ochocientos treinta y cinco mil cuatrocientos veintiseite pesos ($826.835.427)discriminados asi: Transferencias Municipales $794.735.426 Otros Ingresos $32.100.001 Total Ingresos Corrientes (No Tributarios) $826.835.427 Durante la vigencia 2012, fueron adicionados al presupuesto de ingresos y gastos recursos por doscientos veintisiete millones novecientos mil diecinueve pesos ($227.900.019) para un presupuesto definitivo de $1.054.735.446.

ACTOS ADMINISTRAVITOS DE ADICION AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2012.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO PRESUPUESTO DE

INGRESOS

PRESUPUESTO DE

GASTOS RESOLUCION No. 32 DE 09 DE SEPTIEMBRE DE 2012 RECURSOS DE SUPERAVIT PRESUPUESTAL

$20.000.000

INVERSION – CULTURA CON ALTURA $20.000.000

RESOLUCION No. 21 DE 15 DE JULIO DE 2012 RECURSOS DE BALANCE DEL FONDO DE PROMOCION TURISTICA

$41.364.146

RECURSOS DE ESTAMPILLA PRO – CULTURA $24.897.924

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO – SERVICIOS PERSONALES

$26.800.000

INVERSIÓN

$39.462.069

RESOLUCION No. 13 DE 30 DE MARZO DE 2012 RECURSOS DE BALANCE DE LIBRE DESTINACION $60.000.000

INVERSION: APOYAR Y PROMOCIONAR ACTIVIDADES QUE CONTRIBUYAN AL DESARROLLO Y CRECIMIENTO DEL TURISMO EN EL MUNICIPIO DE SAN GIL




INFORME DEFINITIVO


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RESOLUCION No. 36 DE SEPTIEMBRE 11 DE 2012.

RECURSOS DE SUPERAVIT PRESUPUESTAL: DEL MUNICIPIO DE SAN GIL,

$79.700.000

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

$1.937.950

INVERSION S.G.P.: FORMULACION, ORGANIZACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LA AGENDA CULTURAL DEL MUNICIPIO.

$1.937.950

CULTURA: FORMULACION Y PUESTA EN MARCHA DE LA AGENDA CULTURAL DEL MUNICIPIO

$40.000.000

TURISMO: DESARROLLO TURISTICO DEADENTRO HACIA AFUERA – REALIZACION DE ACTIVIDADES TURISTICAS.

$39.700.000

TOTAL

$227,900,020

$227,900,020

FUENTE: OFICINA FINANCIERA INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL –CIFRAS EN PESOS

DISTRIBUCIÓN DE INGRESOS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2012

Las principales fuentes de financiación del Instituto de Cultura y Turismo del municipio de San Gil, corresponden a los siguientes Ingresos No Tributarios: fondo de promoción turística, estampilla pro cultura, sistema general de participaciones S.G.P. propósito general – cultura, ingresos corrientes de libre destinación girados por el municipio e ingresos propios.

CONCEPTO PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDOS %

EJECUCIÓN DEL

RECAUDO

PRESUPUESTO DE INGRESOS 826.835.427 227.900.020 - 1.054.735.447 957.410.918 91%

INGRESOS CORRIENTES 826.835.427 227.900.020 - 1.054.735.447 957.410.918 91%

NO TRIBUTARIOS 826.835.427 227.900.020 - 1.054.735.447 957.410.918 91%

TRANSFERENCIAS MUNICIPALES 794.735.426 227.900.020 - 1.022.635.446 898.151.655 88%

ESTAMPILLA PROCULTURA 281.775.399 41.364.146 - 323.139.545 198.721.270 61%

FONDO PROMOCION TURISTICA 396.617.249 24.897.924 - 421.515.173 404.169.657 96%

S.G.P. CULTURA 58.342.778 1.937.950 - 60.280.728 60.260.728 100%

RECURSOS PROPIOS LIBRE INVERSION CULTURA. 44.000.000 139.700.000 - 183.700.000 175.300.000 95%

RECURSOS PROPIOS LIBRE INVERSION TURISMO 14.000.000 20.000.000 - 34.000.000 59.700.000 176%

ARRENDAMIENTOS 29.400.000 - - 29.400.000 59.259.263 202%

FONDO PROMOCION TURISTICA 27.000.000

0 - 27.000.000 49.839.887 185%

CASA DE LA CULTURA 2.400.000 0

- 2.400.000 9.419.376 392%

ESCUELAS DE ARTE Y CULTURA 2.700.001 - - 2.700.001 - 0%

Talleres Artísticos y Culturales 2.700.001 - - 2.700.001 - 0%


Durante la vigencia 2012, los ingresos recaudados fueron de $957.410.918, que equivale a un 91% en relación del valor total definitivo de $1.054.735.446 presentando en su recaudo un aumento del 11.46% en relación a la vigencia 2011.




INFORME DEFINITIVO


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INGRESOS CORRIENTES NO TRIBUTARIOS

Con un presupuesto definitivo de $1.054.735.446 se ejecutaron recursos por $957.410.918 que equivale a un 91% significando que los Ingresos por transferencias municipales se constituyen en la más importante fuente de ingresos para el instituto de cultura y turismo con unos recaudos de $898.151.655 donde la mayor fuente de ingresos en la vigencia 2012 se presentó en las transferencias municipales - fondo promoción turística. DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2012

En la vigencia 2012, el Presupuesto Definitivo que alcanzó la suma de $1.054.735.446, se ejecutó en un 89.5%.

PRESUPUESTO DEFINITIVO Vs COMPROMETIDO

2011 2012

CONCEPTO PTO DEFINITIVO

COMPROME TIDO

% EJECUCI

ON

% PARTICIPA

CIPA

PTO DEFINITIVO

COMPROMETIDO

% EJECUCION

% PARTIC

GASTOS FUNCIONAMIENTO

$ 401.323.895 $ 323.229.818

80.5%

39.7%

325.210.800

305.210.800

93.8%

32%

INVERSIÓN $ 640.686.599 $ 490.321.333

76.5

60.3%

729.524.646

638.259.164

87.5%

68%

TOTAL

$1.042.010.494

$ 813.551.151

78.1%

100

$1.054.735.446

$943.772.477

89.5%

100

EJECUCION GASTOS. CASA DE LA CULTURA 2011-2012-CIFRAS EN PESOS

Los gastos de Funcionamiento en la vigencia 2012, muestran una participación frente al total del presupuesto del 32% y una ejecución del 93.8%.

Series1, TRANSFERENCIAS

MUNICIPALES , 898.151.655, 94%

Series1, ARRENDAMIENTOS , 59.259.263, 6%

DISTRIBUCION INGRESO RECAUDADO INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL 2012

TRANSFERENCIAS MUNICIPALES ARRENDAMIENTOS




INFORME DEFINITIVO


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Los Compromisos adquiridos en gastos de Inversión determinaron un monto global de $638.259.164, con una participación frente al total del presupuesto del 68% y un nivel de ejecución del 87.5%.

El presupuesto total asignado en la vigencia 2012 no tuvo un aumento significativo pues se incremento solo en un 1.22% al pasar de $1.042.010.494 en la vigencia 2011 a $1.054.735.446 en la vigencia 2012. OBSERVACION No.09 EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS Se evidenció que en el Instituto de cultura y turismo la ejecución en los gastos de inversión no fue tan representativo en las vigencias 2011 y 2012, pues su ejecución fue de un 76.5% y 87.5% respectivamente, lo que significa que los recursos no están cumpliendo totalmente con la misión de instituto.





Asesor Financiero

COMPARATIVO HISTORICO PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS 2009 - 2012 COMPARATIVO HISTORICO EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS:


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA FISCAL 2009-2012

VIGENCIA PRESUPUESTO

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES PRESUPUESTO

DEFINITIVO PRESUPUESTO RECAUDADO

PRESUPUESTO POR RECAUDAR

% RECAUDO

2009 $258.841.253 $359.229.067 $ $618.070.320 521.681.948 96.388.372 84.4%

2010 $770.071.097 $369.617.159 $ $1.139.688.256 1.083.861.556 55.826.700 95-1%

2011 $998.429.145 $43.581.349 $ $1.042.010.494 856.915.916

185.094.578 82.2%

2012 $826.835.427 $227.900.019 $ $1.054.735.446 957.410.918 97.324.528 90.8%

La gestión en el recaudo de ingresos durante los cuatro años no ha sido eficiente presentando el siguiente comportamiento: en la vigencia 2009 dejo de recaudar $96.388.372, vigencia 2010 $55.826.700 vigencia 2011 $185.094.578 y vigencia 2012 $97.324.528.




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Durante la vigencia 2012, los ingresos totales del instituto de cultura y turismo de San Gil, alcanzaron un recaudo de $957.410.918 que significó un incremento del 11.02% en términos reales, frente a los resultados obtenidos en la vigencia 2011, en donde los ingresos alcanzaron $856.915.916 y una disminución del 11.7% frente a los ingresos recaudados en el 2010 que fueron de $1.083.861.556 y un aumento en un 83.5% en comparación con la vigencia 2009 que presento un recaudo de $521.681.948.

INGRESOS RECAUDADOS

2009 2010 2011 2012

INGRESOS RECAUDADOS $ 521,681,948 $ 1,083,861,556 $ 856,915,916 $ 957,410,918

FUENTE: EQUIPO AUDITOR C.G.S. – CIFRAS EN PESOS

2009 2010 2011 2012

PRESUPUESTO INICIAL 258.841.253 770.071.097 998.429.145 826.835.427

PRESUPUESTO DEFINITIVO 618.070.320 1.139.688.256 1.042.010.494 1.054.735.446

PRESUPUESTO RECAUDADO 521.681.948 1.083.861.556 856.915.916 957.410.918

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO SAN GIL

INGRESOS RECAUDADOS,

2009, $521.681.948


2010, $1.083.861.556 INGRESOS

RECAUDADOS, 2011,

$856.915.916


2012, $957.410.918

COMPARATIVO INGRESOS RECAUDADOS INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

2009 2010 2011 2012




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COMPARATIVO HISTORICO EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS:

INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA FISCAL 2009-2012 cifras en pesos

VIGENCIA

PRESUPUESTO INICIAL

ADICIONES REDUCIONES CREDITOS CONTRACREDIT

O PRESUPUESTO

DEFINITIVO VALOR

COMPROMETIDO PAGOS

% COMPROME

TIDO/ DEFINITIVO

2009 $ 258,841,253 $ 359,229,067 $ - $ 33,175,466 $ 33,175,466 $ 618,070,320 $ 550,409,227 $ 500,521,086 89.05%

2010 $ 770,071,097 $ 369,617,159 $ - $ 274,773,296 $ 274,773,296 $ 1,139,688,256 $ 1,065,578,647 $ 989,842,771 93.50%

2011 $ 998,429,145 $ 43,581,349 $ - $ 173,622,532 $ 173,622,532 $ 1,042,010,494 $ 813,551,151 $ 805,090,131 78.08%

2012 $ 826,835,427 $ 227,900,019 $ - $ 370,738,546 $ 370,738,546 $ 1,054,735,446 $ 943,495,277 $ 907,762,592 89.45%

FUENTE: EQUIPO AUDITOR C.G.S.


Los gastos ejecutados en la vigencia 2012 presentan una cifra de $943.772.477 es decir ejecutó un 89,45% del valor total asignado, presentando un incremento no muy significativo del 15.97% en comparación con lo ejecutado en la vigencia 2011 que presentó una ejecución de $813.551.151 y una reducción del 11.46% 22.11% en relación al año 2010 el cual presentó una ejecución de $1.065.578.647 y un aumento del 71.4% en relación al año 2009 al ejecutar $550.409. 227.

2009 2010 2011 2012

PRESUPUESTO INICIAL 258.841.253 770.071.097 998.429.145 826.835.427

PRESUPUESTO DEFINITIVO 618.070.320 1.139.688.256 1.042.010.494 1.054.735.446

PRESUPUESTO EJECUTADO O COMPROMETIDO

550.409.227 1.065.578.647 813.551.151 943.495.227

Cif

ras

en

pe

sos

COMPARATIVO HISTORICO EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS INSTIUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

PRESUPUESTO EJECUTADO , 2009,

550.409.227


1.065.578.647 PRESUPUESTO

EJECUTADO , 2011, 813.551.151


943.772.477

PRESUPUESTO EJECUTADO DE GASTOS INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

2009 2010 2011 2012




INFORME DEFINITIVO


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SITUACION PRESUPUESTAL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

2009 2010 2011 2012

INGRESOS RECAUDADOS $ 521,681,948 $ 1,083,861,556 $ 856,915,916 $ 957,410,918

GASTOS O PRESUPUESTO COMPROMETIDO $ 550,409,227 $ 1,065,578,647 $ 813,551,151 $ 943,772,477

SUPERAVIT O DEFICIT -$ 28,727,279 $ 18,282,909 $ 43,364,765 $ 13,638,441


El Instituto de Cultura y Turismo presentó déficit presupuestal en la vigencia 2009 es decir que los gastos comprometidos no fueron suficientes para atender las obligaciones contraídas. En las vigencias 2011 y 2012 presenta Superávit Presupuestal de $43.364.765 y $13.638.441 respectivamente, reflejando que su recaudo de ingresos estuvo por encima de los compromisos, es decir que los compromisos presupuestales adquiridos durante la vigencia conto con el recaudo efectivo de sus fuentes de financiación.

3. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES

2009 2010 2011 2012

INGRESOS RECAUDADOS $521.681.948 $1.083.861.556 $856.915.916 $957.410.918

GASTOS O PRESUPUESTO COMPROMETIDO

$550.409.227 $1.065.578.647 $813.551.151 $943.772.477

SUPERAVIT O DEFICIT -$28.727.279 $18.282.909 $43.364.765 $13.638.441

Cif

ras

en

pe

sos

SITUACION PRESUPUESTAL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL

# A D P F S DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTÍA

PÁGINA DEL INFORME

1 X

CONTRATOS N°. 040, 017 – 2012. INCONSISTENCIA ENTRE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS, QUE SOPORTAN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL.

GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO Directora

10

2 X

AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS QUE OBRAN EN EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO.

EL EXPEDIENTE CONTIENEN DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS, SIN FIRMAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS COMPETENTES, LO CUAL LE RESTA

AUTENTICIDAD A LAS DECISIONES Y ACTUACIONES EN ELLOS CONSIGNADAS

GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO- Directora

12

3 X

GENERALES A LA CONTRATACIÓN: -EN LOS CONTRATOS NO SE ESPECIFICA LA CLAUSULA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

-NO EXISTE EN LOS CONTRATOS TOMADOS COMO MUESTRA CONSTANCIA DE COMUNICACIÓN Y/O GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO- Directora NOTIFICACIÓN DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR DESIGNADO DE FORMA LEGAL EN LA

GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO- Directora

12




INFORME DEFINITIVO


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A= Hallazgo Administrativo D= Hallazgo Disciplinario P= Hallazgo Penal F= Hallazgo Fiscal

S= Solicitud de Apertura Proceso Administrativo Sancionatorio

MINUTA DE LOS CORRESPONDIENTES CONTRATOS. SE PROCURARA POR EL MEDIO MÁS EXPEDITO INFORMAR AL SUPERVISOR O INTERVENTOR DE SU DESIGNACIÓN

4 X

CONTROL INTERNO: La inoperancia administrativa en el funcionamiento del sistema de control interno en el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, denota una fragilidad en los controles en todas sus áreas, aunado este hecho que la entidad es manejada y controlada por el señora Directora del el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, en todas las áreas, incumpliendo la norma establecida en el artículo 6° de la Ley 87 de noviembre de 1993.

GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO- Directora JUAN ALBERTO RODRIGUEZ FORERO Asesor Financiero

14

5 X

PROCESOS CONTRACTUALES: La revisión a los documentos publicados en el portal único de contratación reflejaron que la entidad pública los contratos en forma extemporánea, dando cumplimiento a la normatividad en contratación estatal vigente en materia de publicación de los documentos de los procesos contractuales desde su etapa precontractual hasta su celebración en forma parcial.


15

6 X

BANCOS-CONCILIACIONES Se verificó que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, no está elaborando correctamente todas las conciliaciones bancarias, en razón a que se constató que los saldos del libro auxiliar de Bancos y el saldo que reporta la conciliación bancaria no coinciden, como en las cuentas 11100500106, 1110050202, diferencia que se detalla en el cuadro que se presenta en el texto del informe, por lo cual se hace necesario que la Administración elabore, revise, registre y controle detalladamente cada cuenta, mes a mes, además el Instituto sólo maneja 11 cuentas bancarias y no se están conciliando correcta y oportunamente..


20

7 X

APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Se constató que en la vigencia 2012 El Instituto de Cultura y Turismo de San Gil no presentó y cancelado oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales, generando la cancelación adicional de intereses de mora por valor de $166.722, como se presenta en el cuadro que se muestra en el texto del informe.


21

8 X

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO El Balance General Detallado del Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, a diciembre 31 de 2012, refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo un valor de $38.587.206, código16 el cual no se encuentra individualizado por cada bien adquirido, por lo cual la Administración debe detallar cada activo que posee, así como la depreciación, según lo establece el régimen de contabilidad pública.


22

9 X

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS Se evidenció que en el Instituto de cultura y turismo la ejecución en los gastos de inversión no fue tan representativo en las vigencias 2011 y 2012, pues su ejecución fue de un 76.5% y 87.5% respectivamente, lo que significa que los recursos no están cumpliendo totalmente con la misión de instituto.


30




INFORME DEFINITIVO


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4. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 9

DISCIPLINARIOS

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIOS

TOTAL HALLAZGOS 9

5. PRONUNCIAMIENTO

Por las consideraciones expuestas en el presente informe, teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados que consultan los principios de la función administrativa. OPINIÓN A LA CONTRATACIÓN

Al revisar los contratos seleccionados, se verificó que cumplieran con lo establecido por ley, teniendo en cuenta cada característica contractual de los mismos, y se pudo establecer lo siguiente:

En términos generales revisada la documentación relacionada con los procesos contractuales, estos se ajustan a los requerimientos en materia del ejercicio legal de la contratación pública y al cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia y equidad, con algunas salvedades plasmadas dentro este informe. Como resultado de la Auditoria adelantada, El concepto sobre el control Financiero y presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

AREA FINANCIERA Y CONTABLE En el año 2.012, el Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil, presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que el activo corriente fue superior al pasivo corriente, logrando un superávit fiscal por un valor que asciende a $135.229.678.

La relación activos corrientes frente a pasivos corrientes refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2012, en $3,76 indicando que el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, posee $3,76 de activos para suplir cada $1 de pasivo, permitiéndole a la entidad tener un respaldo de liquidez inmediato. La liquidez refleja que los activos corrientes tienen capacidad de hacer frente a sus obligaciones corrientes, se observa que la Entidad ha reportado índices elevados, siendo solvente en las vigencias 2010 al 2012.

El nivel de endeudamiento refleja índices que van desde un 19% en la vigencia 2010; 10% en la vigencia 2011, aumento nueve puntos y llego al 19% en el 2012; presentando niveles bajos de endeudamiento, lo cual le ha permitido efectuar pagos oportunamente a corto plazo, generando estabilidad y disponibilidad de recursos, para seguir desarrollando su objeto social en pro de la cultura y el turismo del Municipio.




INFORME DEFINITIVO


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El análisis realizado a los Estados Contables presentados por el Instituto de Cultura y Turismo de San Gil, permite establecer que estos cumplen con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y sus cifras son razonables, por lo cual se dio una opinión de razonabilidad sin salvedades. AREA PRESUPUESTAL Mediante Acuerdo de la Junta Directiva No 001 de Diciembre 26 de 2011 fijan el presupuesto general de Ingresos y Gastos del Instituto de Cultura y Turismo del Municipio de San Gil para la vigencia fiscal 2012, por la suma de ochocientos veintiséis millones ochocientos treinta y cinco mil cuatrocientos veintiseite pesos ($826.835.427). Como resultado de la Auditoria adelantada, El concepto sobre el control Financiero y presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las variables seleccionadas La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las debilidades descritas en el presente informe, en aras de lograr el fortalecimiento institucional dentro de un marco de transparencia que les permita a los ciudadanos recobrar la confianza en el orden jurídico político. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente informe financiero de auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados del INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE SAN GIL es favorable, existiendo la observancia de los principios que informan la Función Administrativa, la cuenta rendida sobre la vigencia 2.012 cuyo responsable es para la vigencia 2012 LA DIRECTORA GEMA CATALINA GOMEZ BRAVO, SE FENECE LA CUENTA RENDIDA.

Por la Contraloría General de Santander, (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

GLADYS SANMIGUEL DULCEY RUTH MAPY CABRERA QUINTANA Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ASTRID SOLANGEL PLAZAS OVALLE MARISOL PINZON SIERRA Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

JOSE ALBERTO CASTAÑEDA CLARA INES ARIZA PEÑA Profesional Especializado Auditor Fiscal Nodo Guanenta

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

nodo guanenta informe definitivo de auditorÍa...

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