noções de rotinas da Área administrativa · noÇÕes de rotinas administrativas principais...
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Noes de Rotinas da rea Administrativa
Professora Amanda Lima
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Administrao Geral
NOES DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Leis
Projetos e sanes.
Planejamento
Polticas pblicas; Programas; Plano Plurianual; Oramento.
Execuo oramentria
Receita; Despesas.
Licitaes
Lei 8.666/93 e suas alteraes; Processo administrativo; Compras; Contratos.
Pessoal
Admisses (concurso); Folha; Frias; Transferncias.
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Patrimnio Pblico
Bens; Imveis; Inventrio; Obras; Veculos; Almoxarifado.
Dvida
Divulgao
Oramentos Anuais; Execuo dos Oramentos; Balanos Oramentrios; Demonstrativos de Receitas e Despesas; Resumos dos Instrumentos de Contratos e seus Aditivos; Relaes mensais de todas as Compras.
ROTINAS E PROCEDIMENTOS DEVEM SER
PADRONIZADOS
FLUXOGRAMA
Fluxograma
Demonstrao grfica do que executado na organizao, no que tange as informaes e aos seus percursos. Diagrama.
Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas so feitas, e no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios que as faam; no a maneira segundo a qual o chefe pensa que so feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles so, portanto, uma fotografia exata de uma situao real em foco.
OLIVEIRA, 2002, PP.380.
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O que contm
1. O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito (o que);2. O sentido de circulao ou fluxo de informao (em que ordem);3. As unidades organizacionais em que se realiza cada operao (quem);4. O volume das operaes efetuadas (quanto);5. Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes (onde).
Objetivos
Padronizar a representao dos mtodos e procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos
mais importantes; Possibilita a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do processo; Melhor grau de anlise (viso ampla).
Como se faz
Entrevistas de mapeamento com os executores e gestores dos processos; Lista de todas as entradas, sadas, decises e operaes do processo; Organizao das atividades de modo sequencial, conforme a sua realidade.
Fluxogramas
Vertical Horizontal
Rotinas mais simples Ideal para processos mais complexos
Poucas reas envolvidas Vrias reas envolvidas
nfase na sequncia Tomada de deciso
Pode ser impresso como formulrio padronizado
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Fluxograma linear Fluxograma funcional
Fluxograma horizontal simples
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Fluxograma matricial ou com colunas
REFERNCIAS
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao & Mtodos: O&M uma abordagem gerencial. 13.ed. Sao Paulo: Atlas, 2002.
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Administrao Geral
USO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITRIO
Mobilirio
Materiais
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Tecnologia
CONSERVAO
Organizao; Limpeza; Manuteno.
preventiva; preditiva; corretiva.
OBS: Uso de acordo com os manuais.
USO EFICIENTE
Fazer mais com menos; Economia racional; Evitar perdas de tempo e recursos (retrabalho, desperdcio); Busca do melhor custo-benefcio; Conceitos chave: padronizao e otimizao.
Iluminao
Utilizar de lmpadas fluorescentes/LED; Desligar luzes ao sair de salas desocupadas; Abolir o uso de luminrias de mesa; Utilizar temporizadores.
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Administrao Geral Uso de Equipamentos de Escritrio / Agenda Prof Amanda Lima
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Impressoras
Impresso frente e verso (dupla face); Visualizao de impresso para detectar erros antes de imprimir; Modo econmico de tinta/tonner.
Computadores
Desligar as telas quando o usurio se ausentar; Configurar o modo stand-by (hibernao automtica); Perifricos como scanners ou cmeras digitais, no precisam ficar ligados
na tomada se no estiverem em uso;
OBS: Protetores de tela no reduzem o consumo de energia.
Materiais de expediente
Utilizar com moderao; Avaliar necessidade de impresso e xerox; Reutilizar sempre que possvel (p.ex.folhas);
OBS: Email x telefone.
Agenda = uso eficiente do tempo
Organiza as atividades; Permite pontualidade e cumprimento de prazos; Deve estar sempre atualizada (usar lpis, se agenda fsica); Informaes centralizadas e padronizadas (especialmente se comparti-
lhada);
Uso de ferramentas digitais.